materi pertemuan ketiga teori organisasi (efektivitas organisasi)

KEEFEKTIFAN ORGANISASI TEORI ORGANISASI

MAGISTER ILMU ADMINISTRASI PROGRAM PASCASARJANA STIA BINA TARUNA GORONTALO 2015

Mahasiswa mampu: Mendefinisikan empat pendekatan terhadap

keefektifan organisasi Mendaftarkan asumsi dari setiap pendekatan

keefektifan organisasi Menjelaskan para manajer dapat mengoperasikan

masing-masing pendekatan Menjelaskan nilai dari masing-masing pendekatan

bagi para manajer praktek Membandingkan kondisi-kondisi yang berguna bagi

para manajer

Keefektifan organisasi dapat didefinisikan sebagai tingkatan pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek (tujuan) dan jangka panjang (cara) dengan proses pemilihan yang mencerminkan konstituensi strategis, minat pengevaluasi, dan tingkat kehidupan organisasi.

Membantu para pengambil keputusan dalam suatu organisasi mengoptimalkan struktur dan memahami peran setiap individu dalam melaksanakan sebuah pekerjaan secara efesien Misalnya: Pemasaran Meningkatkan income & market

share Keuangan Menggunakan dana secara optimal Produksi Merencanakan proses produksi

lebih efesien

Keefektifan keseluruhan

Produktivitas Tingkat Efesiensi Perolehan Laba Derajat Kualitas Angka Kecelakaan Tingkat Pertumbuhan Angka Kemangkiran

Turn Over pegawai Kepuasan kerja Tingkat Motivasi Moral/Semangat juang Sistem Kontrol Tingkat Konflik/Solidaritas Fleksibilitas/penyesuaian Perencanaan & penetapan tujuan Komitmen tentang tujuan Internalisasi tujuan organisasi

Tingkat Moral Pegawai Skill Interpersonal

managerial Skill managerial Manajemen informasi

dan komunikasi Kesiapan Organisasi Pemanfaatan lingkungan Evaluasi pihak

luar/Vendor

Stabilitas Organisasi Nilai Sumber Daya Manusia Partisipasi & pengaruh

sumber daya yang digunakan bersama

Penekanan pada pelatihan & pengembangan

Penekanan pada performa

o Mempunyai dampak terhadap tindakan dan penyelesaian pekerjaan

o Selalu dekat dengan end user agar dapat dimengerti secara penuh kebutuhannya

o Memberi otonomi yang tinggi kepada pegawai dan memupuk semangat kewirausahaan (entrepreneurial spirit)

o Berusaha meningkatkan produktivitas lewat partisipasi aktif para pegawai

o Pegawai mengetahui apa yang diinginkan organisasi & pengambil keputusan terlibat aktif pada masalah di semua tingkatan

• Organisasi selalu mendekati aktivitas yang menjadi tujuan organisasi

• Mempunyai struktur yang luwes dan sederhana dengan jumlah individu yang proporsional

• Menggabungkan kontrol yang ketat dengan disentralisasi untuk mengamankan nilai-nilai inti organisasi

• Menggunakan kontrol yang longgar di sisi yang lain untuk mendorong pengambilan risiko serta inovasi yang tinggi

Pendekatan 1

• Pendekatan

pencapaian

tujuan

Pendekat

an 2

• Sistem

Pendekatan 3

• Konstituensi

Strategis

Pendekat

an 4

•Nilai-

Nilai

Bersaing

1

Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approach) menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan (ends) ketimbang cara (means). Yang termasuk kategori pencapaian tujuan antara lain: - Memaksimalkan keuntungan - Memaksa musuh untuk menyerah (dalam peperangan) - Memenangkan suatu pertandingan - Menyembuhkan pasien dari penyakitnya (dokter, dll)

Pendekatan pencapaian tujuan mengasumsikan bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan menginginkan tujuan. Asumsi lain: - Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir - Tujuan organisasi diidentifikasi & ditetapkan dengan baik agar

dapat dimengerti - Tujuan organisasi seminimal mungkin agar mudah dikelola - Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-

tujuan tersebut Akhirnya kemajuan kearah tujuan orgnisasi dapat diukur

ASUMSI-ASUMSI

Pendekatan pencapaian tujuan mengasumsikan bahwa organisasi adalah kesatuan yang dibuat dengan sengaja, rasional, dan mencari tujuan. Asumsi lain: - Organisasi harus mempunyai tujuan-tujuan akhir - Tujuan organisasi diidentifikasi & ditetapkan dengan baik agar dapat

dimengerti - Tujuan organisasi seminimal mungkin agar mudah dikelola - Harus ada consensus atau kesepakatan umum mengenai tujuan-tujuan

tersebut Akhirnya kemajuan kearah tujuan orgnisasi dapat diukur

MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

Masalah – masalah yang sering muncul pada pendekatan pencapaian tujuan adalah • Adanya perbedaan antara tujuan jangka panjang dan tujuan jangka

pendek misalnya tujuan jangka pendek menginginkan profit maksimal sedangkan tujuan jangka panjang menginginkan loyalitas pelanggan

• Setiap organisasi mempunyai tujuan majemuk antar department yang saling bertentangan dan kadang tumpang tindih misalnya department lost & prevention menginginkan low cost sedangkan department pemasaran membutuhkan high cost untuk memaksimalkan keuntungan

MASALAH – MASALAH

Pendekatan pencapaian tujuan memberikan nilai bagi para pengambil keputusan untuk bertindak dengan mekanisme: • Memastikan bahwa semua input diterima dari semua pihak • Menyertakan tujuan yang sebenarnya yang diperoleh melalui

pengamatan perilaku individu dalam organisasi • Mengakui bahwa organisasi mengejar tujuan jangka pendek & jangka

panjang • Menekankan tujuan-tujuan yang nyata yang dapat di verifikasi dan

diukur • Melihat tujuan sebagai kesatuan yang dinamis yang dapat berubah

dari waktu ke waktu

NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

Pendekatan 1

• Pendekatan

pencapaian

tujuan

Pendekat

an 2

• Sistem

Pendekatan 3

• Konstituensi

Strategis

Pendekat

an 4

•Nilai-

Nilai

Bersaing

2

Dengan pendekatan sistem, tujuan akhir tidak diabaikan namun dipandang sebagai satu elemen di dalam kumpulan kriteria yang lebih kompleks. Model sistem menekankan kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi seperti kemampuan organisasi untuk memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara internal, dan berintegrasi dengan lingkungan eksternalnya

• Pendekatan pencapaian sistem mengasumsikan bahwa efektifitas organisasi terdiri dari sub-sub bagian yang saling berhubungan. Jika salah satu dari sub bagian ini memperoleh performa yang buruk maka akan timbul dampak yang negatif terhadap performa seluruh sistem.

• Keefektifan dalam organisasi membutuhkan kesadaran dan interaksi yang berhasil dengan konstituensi lingkungan.

• Manajemen tidak boleh gagal dalam mempertahankan hubungan yang baik dengan stakeholders

• Kelangsungan hidup organisasi membutuhkan perubahan yang terus menerus untuk sumber daya bermanfaat/terbaru.

ASUMSI-ASUMSI

Salah satu perhatian dari pendekatan sistem yang akan membuat tujuan menjadi operasional adalah melihat faktor-faktor yang berhubungan dengan lingkungan dan memastikan adanya penerimaan yang menguntungkan dari output, fleksibilitas respon terhadap perubahan lingkungan, efesiensi yang digunakan, kejelasan komunikasi internal, tingkat konflik yang rendah diantara kelompok-kelompok dalam organisasi dan tingkat kepuasan kerja para pegawai

MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

• Masalah yang sering timbul dalam pendekatan sistem adalah pengukuran tujuan akhir tertentu selalu dianggap mudah dibandingkan dengan percobaan untuk mengukur variabel proses.

• Pengembangan instrumen untuk memperoleh kuantitas atau intensitas hasil tidak menjadi prioritas

• Pendekatan ini berfokus pada cara-cara yang diperlukan untuk mencapai keefektifan secara umum daripada keefektifan tujuan organisasi itu sendiri

MASALAH – MASALAH

Para pengambil keputusan yang menggunakan pendekatan sistem terhadap keefektifan organisasi cenderung kurang mementingkan hasil yang cepat dan pendekatan ini akan meningkatkan kesadaran bari para pengambil keputusan tentang adanya saling ketergantungan diantara aktivitas-aktivitas organisasi. Keunggulan akhir dari pendekatan sistem adalah adanya kemampuan untuk mengaplikasikan performa terbaik jika tujuan akhir sangat samar atau tidak dapat diukur.

NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

Pendekatan 1

• Pendekatan

pencapaian

tujuan

Pendekat

an 2

• Sistem

Pendekatan 3

• Konstituensi

Strategis

Pendekat

an 4

•Nilai-

Nilai

Bersaing

3

Pendekatan konstituensi strategis mengemukakan bahwa organisasi dikatakan efektif apabila dapat memenuhi tuntutan dari konstituensi yang terdapat di lingkungan organisasi yang menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi. Perspektif yang digunakan oleh pendekatan konstituensi strategis adalah memenuhi tuntutan sebagian dari hal-hal di dalam lingkungan organisasi yang dapat mengancam kelangsungan hidup organisasi.

Pada pendekatan konstituensi strategis, organisasi di asumsikan sebagai arena politik, tempat kelompok-kelompok yang berkepentingan bersaing untuk mengendalikan sumber daya yang ada. Keefektifan organisasi menjadi sebuah penilaian tentang sejauh mana keberhasilan sebuah organisasi dalam memenuhi tuntutan konstituensi kritisnya yaitu pihak-pihak yang menjadi tempat bergantung organisasi tersebut untuk kelangsungan hidup dimasa yang akan datang

ASUMSI-ASUMSI

Pengambil keputusan yang ingin mengaplikasikan perspektif ini dapat memulai dengan meminta para anggota melihat dominant coalition yang ada disekitar organisasi kemudian mengidentifikasi konstituensi mana yang mereka rasakan kritis dan menjadi penentu bagi kelangsungan hidup organisasi. Input yang ada dapat dikombinasikan dan disatukan sehingga akan diperoleh sebuah rumusan atau daftar mengenai konstituensi strategis dalam organisasi.

MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

Dalam praktek, tugas untuk memisahkan konstituensi strategis dari lingkungan yang lebih besar mudah untuk diucapkan, tetapi sukar untuk dilaksanakan karena lingkungan yang selalu berubah dengan cepat dan banyak keterikatan satu sama lain disetiap unsur-unsur yang ada, apa yang sebelumnya dianggap kritis bagi organisasi mungkin tidak lagi untuk hari-hari berikutnya. Sehingga perlu ada konsistensi dan kontinuitas dalam membina hubungan dengan konstituensi tersebut.

MASALAH – MASALAH

Jika kelangsungan hidup penting bagi sebuah organisasi maka adalah kewajiban bagi para pengambil keputusan untuk mengerti kepada siapa organisasi itu bergantung. Dengan mengoperasikan pendekatan konstituensi strategis para pengambil keputusan mengurangi kemungkinan mengabaikan atau keinginan mengganggu sebuah kelompok yang kekuasaannya dapat menghambat kegiatan-kegiatan sebuah organsasi secara nyata.

NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

Pendekatan 1

• Pendekatan

pencapaian

tujuan

Pendekat

an 2

• Sistem

Pendekatan 3

• Konstituensi

Strategis

Pendekat

an 4

•Nilai-

Nilai

Bersaing

4

Tema utama yang mendasari pendekatan nilai-nilai bersaing adalah bahwa kriteria yang dinilai dan digunakan dalam menilai keefektifan organisasi yaitu profit atas investasi, marketshare, renewal product, keamanan kerja/K3. Pendekatan nilai-nilai bersaing menawarkan kerangka kerja yang integratif yang menginginkan perolehan menyeluruh tentang keefektifan organisasi yang mengidentifikasi seluruh variabel utama yang terdapat dalam bidang keefektifan kemudian menentukan keterkaitan antar variabel yang ada.

Pendekatan nilai-nilai bersaing menentukan asumsi-asumsi bahwa tidak ada kriteria paling baik untuk menilai keefektifan sebuah organisasi. Tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui oleh semua orang dan juga tidak ada konsensus yang menetapkan tujuan mana yang harus didahulukan dari tujuan yang lainnya. Oleh karena itu, konsep efektifitas organisasi yang ditawarkan oleh pendekatan nilai-nilai bersaing sangat subjektif dan tujuan yang dipilih oleh penilai berdasarkan atas nilai-nilai pribadi, preferensi serta minatnya.

ASUMSI-ASUMSI

Pendekatan ini menggunakan kumpulan dasar mengenai nilai-nilai bersaing untuk membuat tujuan menjadi operasional yakni: • Fleksibilitas versus kontrol/pengawasan/pengendalian

(fleksibilitas menghargai inovasi, penyesuaian dan perubahan sedangkan kontrol mengarah pada stabilitas, ketentraman, dan kemungkinan prediksi)

• Penekanan pada kesejahteraan dan pengembangan manusia

MEMBUAT TUJUAN MENJADI OPERASIONAL

Karena model nilai-nilai bersaing meliputi tujuan maupun sistem maka model ini mengatasi masalah yang timbul jika menggunakan pendekatan pencapaian tujuan dan sistem karena pendekatan ini mengintegrasikan kedua pendekatan tersebut. Nilai-nilai bersaing mencakup konstituensi strategis mengenai seberapa baik sebuah organisasi itu mengerjakan kriteria yang ditekankan konstituensinya.

MASALAH – MASALAH

Nilai-nilai bersaing mengakui bahwa kriteria majemuk dan kepentingan-kepentingan yang saling bertentangan mendasari setiap usaha dalam menentukan dan menilai efektivitas organisasi. Pendekatan nilai-nilai bersaing dapat membantu para pengambil keputusan dalam mengidentifikasi kecocokan dari berbagai kriteria bagi konstituensi yang berbeda-beda serta daur hidup yang berbeda-beda pula.

NILAI BAGI PARA PENGAMBIL KEPUTUSAN

SEKIAN DAN

TERIMA KASIH