laporan tugas akhir prosedur pengelolaan arsip … · persetujuan prosedur pengelolaan arsip rekam...
Post on 18-Aug-2020
15 Views
Preview:
TRANSCRIPT
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO
GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya
( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO
GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN
Disus un Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 13 April 2017
Pembimbing,
Drs. Suryatmojo, M.Si
NIP. 195308121986011001
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Disusun Oleh :
MONICA BUDI OKTAVIA
D1514066
Tim Penguji Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Dra. Retno Suryawati, M.Si
2. Penguji 2 Drs. Suryatmojo, M.Si
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si
NIP. 196108251986012001
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
iv
PERNYATAAN
Nama : Monica Budi Oktavia
N I M : D1514066
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENGELOLAAN ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM
DAERAH (RSUD) DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN”
adalah betul-betul karya sendiri. hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir
tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 13 April 2017
Yang Membuat Pernyataan,
Monica Budi Oktavia
D1514066
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
v
MOTTO
“Percaya bahwa di dunia ini tak ada yang sia-sia. Membiarkan hidup dengan
caranya sendiri menggiring kita menuju sebuah jawaban”
(Dewi Lestari – Supernova)
“Waktu tidak berpihak pada siapapun, tapi waktu dapat menjadi sahabat bagi
mereka yang memegang dan memperlakukannya dengan baik”.
(Winston Churchill)
“Jangan pernah menyerah, karena ada tempat dan saat dimana ombak paling
tinggi sekalipun akan berbalik arah”
(Harriet Beecher Stowe)
“Do the best, Be the best, God takes the rest”
(Marching Band Sebelas Maret Surakarta)
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini saya persembahkan kepada :
1. Kedua orang tua tercinta (Bapak Budiyanto dan Ibu Sulastri) dan adikku
tersayang (Fery Budi Satria), serta keluarga besar.
2. Teman-teman tersayang Indra Setiawan, Novita Dia P, Citra Dewi Eka,
Dyah Ambarwati, El-mira Tsalatsa, Erlina Effendi, dan Rita Ambarwati.
3. Teman-teman Marchingband Sebelas Maret Surakarta.
4. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini
yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.
Terimakasih atas doa, dukungan dan semangat yang telah diberikan
kepada saya, sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga
Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi saya dan bagi yang membaca.
Terimakasih
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
tugas akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis di Rumah
Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen” dengan
sebaik-baiknya sebagai syarat untuk memperoleh gelar Profesi Ahli Madya dalam
bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini segala hambatan dan rintangan
dapat teratasi dengan baik berkat arahan, bimbingan, serta bantuan dari beberapa
pihak secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan
ini penulis mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang
telah membantu kelancaran dalam penyelesaian penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis sampaikan terimakasih kepada :
1. Bapak Drs. Suryatmojo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang
selalu bersedia meluangkan waktu dan memberikan arahan, bimbingan, serta
masukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Penguji 1.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi.
4. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi, Fakultas Imu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret
Surakarta, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan yang bermanfaat
bagi penulis.
6. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah
memberikan bimbingan terkait penulisan Tugas Akhir ini.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
viii
7. Bapak dr. Agus Trijono, M.Kes selaku Direktur, Bapak Januriadi Farudin
A.Md selaku Kepala Unit Rekam Medis serta Ibu dr. Enny Suramto selaku
Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang telah memberikan ijin untuk melakukan
kuliah kerja magang di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen.
8. Seluruh karyawan khususnya di unit rekam medis yang telah memberikan
arahan, bimbingan, serta membantu kelancaran Kuliah Kerja Magang di
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten
Sragen.
9. Teman-teman dekat, teman-teman Manajemen Administrasi B 2014.
Terimakasih untuk semangat dan dukungan yang telah diberikan.
10. Semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Tugas Akhir ini
yang tidak dapat saya sebutkan satu-persatu.
Akhirnya diharapkan, semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat memberikan
manfaat kepada pihak-pihak yang membutuhkan informasi terkait, bagi para
pembaca, dan bagi penulis. Terimakasih
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, 13 April 2017
Penulis
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
PERSETUJUAN ............................................................................................ ii
PENGESAHAN ............................................................................................. iv
PERNYATAAN ............................................................................................. v
MOTTO ......................................................................................................... vi
PERSEMBAHAN .......................................................................................... vii
KATA PENGANTAR ................................................................................... viii
DAFTAR ISI .................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL .......................................................................................... xii
DAFTAR BAGAN ........................................................................................ xiii
DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................. xiv
ABSTRAK ..................................................................................................... xv
ABSTRACT ................................................................................................... xvi
BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1
A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1
B. Rumusan Masalah .......................................................................... 3
C. Tujuan Pengamatan ........................................................................ 3
D. Manfaat Pengamatan ...................................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........... 5
A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................... 5
1. Pengertian Prosedur ..................................................................... 5
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
x
2. Pengertian Pengelolaan ............................................................... 7
3. Pengertian Arsip .......................................................................... 8
4. Pengertian Rekam Medis............................................................. 17
5. Pengelolaan Arsip Rekam Medis ............................................ 19
B. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan................................................................... 24
2. Jenis Pengamatan ..................................................................... 24
3. Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 24
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 26
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen ....................................... 26
B. Pelayanan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen ........................................................ 30
C. Sumber Daya Manusia Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)
dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen................................ 32
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ............................... 40
A. Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam Medis ............... 41
B. Pendistribusian Arsip Rekam Medis .............................................. 43
C. Assembling, Coding, Indexing, dan Pelaporan ........................... 44
D. Penyimpanan Arsip Rekam Medis ............................................... 46
E. Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis .................... 47
F. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis .......................... 49
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ....................................................... 50
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xi
A. Kesimpulan.………………………………………………………. 51
B. Saran ............................................................................................... 52
Daftar Pustaka ............................................................................................. 53
Lampiran-lampiran
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Ketenagaan ............................................................................ 34
Tabel 4.1 Jadwal Retensi Dokumen Rekam Medis ............................... 49
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xiii
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 3.1 Struktur Organisasi ............................................................... 35
Bagan 3. 2 Struktur Organsiasi Unit Rekam Medis .............................. 38
Bagan 4.1 Prosedur Pengelolaan Arsip Rekam Medis ........................... 40
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Pedoman Wawancara ................................................................................... 1
Surat Tugas .................................................................................................. 2
Daftar Presensi Magang ............................................................................... 3
Form Monitoring Magang ............................................................................ 4
Form Penilaian Magang .............................................................................. 8
Surat Keterangan Selesai Magang ............................................................... 9
Sampul Arsip Pasien Rawat Inap .............................................................. 10
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ............................................................. 11
Kartu Identitas Berobat (KIB) ...................................................................... 12
Ringkasan Riwayat Poliklinik ...................................................................... 13
Pengantar Rawat Inap .................................................................................. 14
Lembar Masuk dan Keluar Pasien Dewasa .................................................. 15
Lembar Pernyataan...................................................................................... 16
Lembar Pemeriksaan ................................................................................... 17
Lembar Hasil Pemeriksaan Laboratorium .................................................. 18
Catatan Perkembangan ................................................................................ 19
Persetujuan Tindakan Dokter ...................................................................... 20
Penolakan Tindakan Dokter ......................................................................... 21
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xv
ABSTRAK
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066, PROSEDUR PENGELOLAAN
ARSIP REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH (RSUD)
DR. SOERATNO GEMOLONG KABUPATEN SRAGEN. Program Diploma
III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta. 53 Halaman.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk memperoleh gambaran yang lebih
mendalam mengenai prosedur pengelolaan arsip rekam medis di Rumah Sakit
Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Arsip rekam
medis ini sangat penting karena kegunaannya sebagai sumber ingatan yang harus
didokumentasikan, bahan pertanggungjawaban, laporan, serta melindungi
kepentingan hukum pasien, rumah sakit, maupun dokter dan tenaga lainnya.
Pengamatan ini dilakukan di unit rekam medis Rumah Sakit Umum
Daerah (RSUD) dr. Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen. Jenis pengamatan
menggunakan jenis penelitian observasi berperan aktif, yaitu dengan ikut serta
mengerjakan pekerjaan yang ada di unit rekam medis. Teknik pengumpulan yang
dilakukan ialah wawancara, observasi dan dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr.
Soeratno Gemolong Kabupaten Sragen, terdapat prosedur pengelolaan arsip
rekam medis, yaitu: Pertama, Penerimaan Pasien dan Pencatatan Arsip Rekam
Medis. Kedua, Pendistribusian Arsip Rekam Medis. Ketiga, Assembling, Coding,
Indexing dan Pelaporan. Keempat, Penyimpanan Arsip Rekam Medis. Kelima,
Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis. Ketujuh ialah Penyusutan
dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Secara keseluruhan, prosedur pengelolaan
arsip rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr. Soeratno
Gemolong Kabupaten Sragen sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
oleh rumah sakit. Akan tetapi, terdapat beberapa masalah dalam pengelolaan yaitu
kurangnya pengawasan dalam peminjaman dan pengembalian arsip yang
mengakibatkan terselipnya arsip, dan terbatasnya rak penyimpanan yang
menjadikan arsip diletakkan tidak pada tempatnya. Dari beberapa masalah yang
dihadapi di unit rekam medis, penulis memberikan saran untuk menambah rak
penyimpanan dan menambah pengawasan sehingga arsip rekam medis lebih
terjaga dan terlindungi.
Kata kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip, Rekam Medis
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xvi
ABSTRACT
MONICA BUDI OKTAVIA D1514066. THE PROCEDURE OF MEDICAL
RECORD ARCHIVE MANAGEMENT IN DR. SOERATNO LOCAL
GENERAL HOSPITAL (RSUD) OF SRAGEN REGENCY. Administration
Management Undergraduate Program of Social and Political Sciences Faculty of
Surakarta Sebelas Maret University. 53 pages.
The objective of research was to get an in-depth description about the
procedure of medical record archive management in dr. Soeratno local general
hospital (RSUD) of Gemolong, Sragen Regency. This medical record archive is
very important because its use as the source of memory to be documented,
accountability material, report, and protecting the patient’s law interest, hospital
or physicians and other personnel.
This research was taken place in dr. Soeratno Local General Hospital of
Gemolong, Sragen Regency. This study was a participatory observation research
by participating in the work existing in medical record unit. Techniques of
collecting data used were interview, observation, and documentation.
Considering the result of observation on dr. Soeratno Local General
Hospital of Gemolong, Sragen Regency, there was a procedure of medical record
archive management including firstly: Patient admission and Medical Record
Archive Documentation; secondly, Medical Record Archive Distribution; thirdly,
Assembling, Coding, Indexing and Reporting; fourthly, Medical Record Archive
Storage; fifthly, Medical Record Borrowing and Return; and sixthly Medical
Record Archive Shrinkage and Annihilation. Overall, the procedure of medical
record archive management in dr. Soeratno Local General Hospital of Gemolong,
Sragen Regency had been consistent with the procedure specified by the hospital.
However, there are some problems in management including inadequate
supervision over archive borrowing and return resulting in the hidden archive and
limited storage shelf available leading the archive not to be put on its place.
Considering these problems, the writer recommended to increase the number of
storage shelf and to improve the supervision to maintain and to protect the
medical record archive better.
Keywords: Procedure, Management, Archive, Medical Record
top related