arsip manual dan arsip elektronis.pdf

Download ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

Post on 07-Aug-2018

247 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    1/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 1/15

     A R SIP MANUAL DAN ARSIPELEKTRONIS

    Kamis, 10 April 2014

    Kata yang terucap pertama kali ketika kami sebagai penulis

    menyelesaikan makalah ini adalah Alhamdulillah, segala puji syukur kami

    panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan

    Hidayah-Nya kepada kami, sehingga kami mampu menyelesaikan makalah

    yang berjudul “Arsip Manual dan Arsip Elektronis”.

    Penulisan makalah ini tentu memiliki tujuan, yaitu memenuhi tugas mata

    kuliah, dimana tugas yang diberikan tersebut sebagai wahana untukmembimbing mahasiswa memiliki kemampuan untuk menyusun makalah

    sebagai salah satu tugas kelompok mahasiswa.

    Di dalam penulisan makalah tersebut kami mendapat banyak bantuan

    baik dari segi moril, materil, dan spiritual dari berbagai pihak, untuk itulah kami

    mengucapkan terimakasih kepada:

    1.  Ibu Nina, SKM selaku dosen pembimbing mata kuliah AdministrasiPerkantoran Rumah Sakit Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan IndonesiaMaju

    2.  Orangtua dan teman-teman kami yang turut memberikan semangat,dukungan, dan bantuan demi kelancaran dan kemudahan pembuatanmakalah ini

    Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh

    karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk

    penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini menjadi hal yang bermanfaat

    bagi para pembaca khususnya teman-teman mahasiswa dan semoga juga

    dapat dijadikan sebagai referensi untuk menunjang proses belajar-mengajar.

    Jakarta, Juni 2013

     

    Penulis

    Kata Pengantar 

    Daftar Isi

    BAB I PENDAHULUAN

    Pengertian Arsip

    BAB II PEMBAHASAN

    1.   Arsip Manua l

    1.1  Siklus Hidup Arsip Manual 

    1.2   Penyimpanan Arsip

    1.3  Penyimpanan Ruangan

    1.4  Pemusnahan Arsip

    2.   Arsip Elektro nis

    2.1  Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan

    Kata Pengantar 

    Daftar Isi

    Cica Daryanti 

    Ikuti 9

    Lihat profil lengkapku

    Mengenai Saya

    ▼ 2014 (1)

    ▼  April (1)

    Kata PengantarKatayang t erucappertama kali ketika...

     Arsip Blog

    0   Lainnya Blog Berikut»   Buat Blog  Masuk

    http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858431http://void%280%29/http://cicadaryanti.blogspot.com/search?updated-min=2014-01-01T00:00:00-08:00&updated-max=2015-01-01T00:00:00-08:00&max-results=1https://plus.google.com/114431362232353130754https://plus.google.com/114431362232353130754http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858428http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858435http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858427https://plus.google.com/114431362232353130754http://void%280%29/https://plus.google.com/114431362232353130754http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858433http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858432http://cicadaryanti.blogspot.com/2014_04_01_archive.htmlhttps://plus.google.com/114431362232353130754http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858429http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858431http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858426http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858434http://cicadaryanti.blogspot.com/search?updated-min=2014-01-01T00:00:00-08:00&updated-max=2015-01-01T00:00:00-08:00&max-results=1http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858430http://void%280%29/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858437http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/2014/04/kata-pengantar-katayang-terucap-pertama.htmlhttp://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858436http://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    2/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 2/15

    2.2   Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik 

    2.3  Manajemen Arsip Elektronis

    2.4  Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik 

    2.5   Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik 

    2.6   Penyusutan Arsip Elektronik 

    2.7   Implementasi Arsip Elektronis

    2.8   Retensi Arsip Elektronis

    2.9  Problema Legalitas Arsip Elektronik 

    BAB III PENUTUP

    1.  Kesimpulan

    2.  SaranDaftar Pustaka

    Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche”   yang berarti

    permulaan, menjadi “Ta Archia”,  selanjutnya menjadi “Archeon”   yang berarti gedung

    pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.  (Pengantar 

    Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal.2)

     Arsip ada lah sekump ulan warka t yang memiliki gun a terte ntu yang disimpan

    secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat

    (Sutarto, 1981:168)

     Arsip ada lah reka man kegia tan atau peris tiwa dala m berb aga i ben tuk dan media

    sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

    diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

    organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

    kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009)

      Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena

    mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan

    kembali”(The Liang Gie, 2000:45)

     Arsip (rec ord ) yang dalam Bahasa Indo nesia diseb ut seba gai Dokume n pad a

    pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk

    gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek

    (pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya

    ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18)

    Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya  A Manua l of Orch ives Administrat ion  (Oxford

    1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama

    transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membenetuk

    sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh

    orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.

    Jadi, dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang

    diciptakan, digunakan, dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa

    aktivitas atau kegiatan telah dilakukan sebelumnya.

    Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar 

    masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang

    dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal

    inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era

    digital saat ini.

    Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan,

    dan/atau pemusnahan, sebagai berikut :

    a)  100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.

    b)  25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif 

    BAB I

    PENDAHULUAN

    Pengertian Arsip

    BAB II

    PEMBAHASAN

    1.   Arsip Manual1.1  Siklus Hidup Arsip Manual

    http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858445http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858449http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858447http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858441http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858448http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858442http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858439http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858438http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858440http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858443http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858444http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858446

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    3/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 3/15

    c)  30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif 

    d)  35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi

    25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat

    diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil

    keputusan operasional sehari–hari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang

    berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi.

    Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun

    pegawai yang dapat mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval 

    (penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat.

    Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip ( life

    cycle model)

    I  Penciptaan.

    Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan

    menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai

    manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan

    penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan

    tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang.

    II  Pemanfaatan.

    Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada

    tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupunpendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana

    pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang

    dikandungnya.

    III  Penyimpanan

    Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh

    sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali

    dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi

    bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun

    tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut

    dipertimbangkan penggunaan

    IV  Retrieval

    Tahap menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan

    melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudahdiilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum.

    Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks.

    V  Disposisi

    Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang

    dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa

    memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan

     Ada tiga sistem peny impana n doku men yang dap at dipe rtimbang kan oleh suat u

    organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan

    kombinasi kedua sistem (Quible, 2001).

    1.  Sistem Sentralisasi

    Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit

    bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan

    dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.

     Ada beb erap a manfaa t pen ggu naa n sistem sentr alisasi, anta ra lain:

      Mencegah duplikasi

      Layanan yang lebih baik

     

     Adany a kese raga man

      Menghemat waktu

     

    Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor 

      Jasa kepada bagian lain

     

    Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu

       Adany a keser aga man dalam pen ang ana n pen didikan dan pelat ihan bag i

    manager dokumen

      Pelayanan dokumen dibawah satu atap

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    4/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 4/15

    Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:

     

    Kesulitan fisik

      Kebocoran informasi

      Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan

       Adany a ketak utan akan hilang nya doku men

     

    Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

    2.  Sistem Desentralisasi

    Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing

    unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain:

      Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalamorganisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsungmemakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untukmendapatkannya.

      Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan

    sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.

      Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutanberkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akandisimpan di sebuah bagian yang bersangkutan.

    Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:

      Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar dimasing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akanmenerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.

      Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkanterjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yangmenjadikannya kurang efisien.

      Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salahastu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkanlayanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional ) tidak diperoleh dalamsistem desentralisasi.

      Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengandokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akanlebih mudah dipecahkan.

     

    Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagiankeuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi akanmenggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensikuiotansi, sementara departemen produksi akan menyesuaikan denganukuran bill of materials yang mereka gunakan.

      Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumenyang sama tersebat diberbagai tempat.

    3.  Sistem Kombinasi

    Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah

    kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya

    adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan.

    Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak manager dokumen atau

    petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah

    organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan

    prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang

    memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.

    Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut :

      Adany a sistem pen yimpana n dan temu balik yang sera gam

      Menekan seminimun mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yanghilang

      Menekan duplikasi dokumen

      Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensibiaya yang lebih baik.

      Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi danpemusnahan

    Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut:

      Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang samaakan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    5/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 5/15

      Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum dan tidak ada

      Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akandibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat meminimalisir apabilapengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat

     Arsip atau doku men kerta s yang dikelola seca ra manua l dap at diklasifika sikan

    menjadi 5 jenis dan tentunya membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama

    lain. Berikut ini uraian jenis umum dokumen dan sistem yang paling sering digunakan

    (Basuki, 2003)

    No Jenis Dokumen Sistem Penyimpanan yang Sering

    Digunakan

    1 Korespondensi

    (surat, memorandum, telegram,

    laporan, lampiran, dsb)

    Menggunakan berkas subjek yang

    dapat membedakannya dengan

    dokumen yang lain

    2 Dokumen Transaksi

    (formulir dan korespondensi yg

    menunjukkan adanya transaksi)

    Susunan alfabetis atau numerik

    berdasar nama atau pengenal numeric

    3 Dokumen Proyek

    (korespondensi, nota, dll yg terkait

    sebuah proyek)

    Biasanya menurut nama proyek atau

    nomor, sering juga dibagi lagi menurut

    subjek dan klasifikasi

    4 Be rk as Ka sus

    (klaim, tuntutan hukum, kontrak,

    asuransi, medical record) yg

    merujuk pada personil atau properti

    tertentu

    Biasanya menurut nama atau nama

    kelompok atau diindeks menurut nomor 

    berkas

    5 Berkas Khas

    (peta, gambar rekayasa, foto sinar 

    x, gambar, kliping, dan berkas

    rujukan tercetak lainnya)

    Biasanya nomor indeks abjad

    Setelah memutuskan sistem penyimpanan dokumen apa yang akan dipakai, tugas

    manager dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang patut

    dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain

    1.   Jenis dokumen yang akan disimpan,

    Contohnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu,

    bentuk mikro, materi audiovisual, bentuk magnetic dan elektronik ataupun

    media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam

    perawatannya.

    2.   Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan,

    Peralatan yang bersifat mobile  agar mampu melayani berbagai lokasi dan

    dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna.

    3.   Kebutuhan ruangan,

    Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas

    simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan

    penyimpanan yang dimiliki.

    4.   Pertimbangan keamanan,

    Yang tentunya akan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi

    dokumen lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan,

    sedangkan sebagian lainnya sangat dirahasiakan oleh perusahaan.

    5.   Biaya peralatan,

    Bandingkan mutu barang buatan dalam negeri dengan luar negeri,

    bandingkan garansi, jaminan after sales service, dll. Tentukan biaya peralatan

    sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan

    6.   Biaya operasional penyimpanan,

    Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen,biaya ATK yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan

    peralatan.

    7.   Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.

    Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.

    1.2  Penyimpanan Arsip

    1.2.1  Dokumen dan sistem penyimpanannya

    1.2.2  Kriteria pemilihan peralatan

    http://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    6/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 6/15

    Karena, semakin banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan

    keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan

    yang leluasa untuk mengaksesnya.

    Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan

    dokumen dikantor, antara lain (Basuki, 2003):

    1.   Kesetaraan (compatibility) peralatan,

    Peralatan simpan semacam folder   harus setara pemanfaatannya dengan

    peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang.

    2.   Efisiensi,

    Efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat

    penting. Pemilihan folder dan penggunaan tanda warna yang tepat dapat

    memudahkan organisasi untuk menyimpan dan mencari dokumen yang

    dibutuhkan sesuai tempatnya.

    3.   Kualitas,

    Kualitas ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam

    pembuatannya.

    4.   Ekonomis

    Meminimumkan biaya merupakan salah satu factor utama dalam

    mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi.

    Pemilihan kualitas alat simpan yang baik akan lebih berorientasi jangka

    panjang sehingga tujuan ekonomis akan tercapai oleh organisasi.

    Dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan

    penyimpanan manual menyediakan. Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga

    pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.

    Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari:

    1.   Spindle file

     Alat untu k menan capk an kerta s-ker tas doku men sepe rti bon , r eken ing,

    dan dokumen kecil lainnya.

    2.   Vertical filing cabinet 

     Alat untu k menyimpan doku men secar a vertica l ( tega k)

    3.   Open-self file

    Jajaran dokumen yang disimpan pada lemari terbuka (seperti rak buku).

    Dapat diakses dari samping.

    4.   Leteral file

    Unit penyimpanan dokumen yang dapat diakses dari samping secara

    horizontal

    5.   Box file

    Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

    terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.

    6.   Unit box leteral file

    Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak

    miring untuk mempercepat rujukan.

    7.   Card file

     Alat yang diper gun akan untu k menyimpan arsip yang beru pa kartu den gan

    mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-

    kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudahdilihat.l

    8.   File media lainnya seperti CD, DVD, Disket, dll 

    Berbagai macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan

    dokumen

    1.2.3  Faktor yang perlu dipertimbangkan

    1.2.4  Peralatan Penyimpanan

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    7/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 7/15

    Salah satu yang patut di pertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan

    adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan di simpan pada ruang

    tersebut. Sebaiknya ruang penyimpanan harus di tempatkan pada lantai bawah ,sehingga

    beban lantai dapat diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan,dapat diperkirakan tembok

    maupun gedung kantor akan retak. Dengan memperhatikan hal tersebut, dapat pemilihan

    peralatan penyimpanan akan di dapatkan alternatif yang mampu menyimpan jumlah

    dokumen yang direncanakan dengan bobot total lebih sedikit .sehingga beban lantai akan

    berkurang.

    Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan

    yang dapat disangga oleh lantai dengan aman.Kapasitas beban lantai dihitung dengan

    cara mengalikan daya beban lantai (yang dihitung dalam kilogram per meter persegi)

    dengan jumlah ruang yang tersedia (di ukur dalam meter persegi). Karena bobot

    peralatan penyimpan dokumen bersifat non produktif, sedangkan berat isi dokumen

    bersifat produktif (dapat berubah sewaktu waktu), maka harus ada perbedaan di antara

    keduanya yang diilustrasikan pada tabel berikut.

    Tabel 7.2 Perbandingan bobot nonproduktif dangan bobot produktif 

    Jenis peralatan Bobot perangkat

    keras

    (dalam kilogram)

    Kapasitas

    (sentimeter)

    Bobot persentimeter 

    pemberkasan (kg)

    Elektrofis 625 280 2,32

    Elevator file 1.500 373 4,02

    File emoat laci 80 40 2,0

    Roll-out shelves 150 80 1,875

    Filr fis 8 laci

    (kompartemen

    dobel)

    98 170 0,58

    Lateral open-shelf 73 82 0,89

    Sumber: Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998

    *Dengan asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing

    **Bobot per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus

    bobot perangkat keras (dalam kg\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm))

    Bobot Produktif dapat ditentukan dengan menggunakan rumus berikut ini:

    Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi

    sudah tidak diperukan lagi atau habis masa kadarluarsanya (Charman, 1998). Kegiatan

    ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang

    ditunjuk.

    Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :

    1.   Pencacahan.

    Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen

    dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang

    dinamakan shredden.

    2.   Pembakaran.

    Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman.

    Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurangbersahabat dengan lingkungan.

    3.   Pemusnahan kimiawi.

    Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi

    yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.

    4.   Pembuburan.

    Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak

    terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan organisasi lain

    yang menuntut pengamanan yang tinggi.

    Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini:

      Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan

     

    Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnyaberagam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan ke semuanya

    dengan cara yang paling efesien dan efektif 

      Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan

      Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan

    1.3  Penyimpanan Ruangan

    1.4  Pemusnahan Arsip

    http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    8/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 8/15

    pemusnahan dokumen inaktif 

      Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat di

    perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri

      Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan

    merupakan dokumen rahasia.

    Berita acara tersebut memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnahkan,

    tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan. Yang digunakan surat

    perintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara. Bahkan untuk beberapainstansi tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif yang

    telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan apabila ada

    tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah dimusnahkan.

    Contoh berita acara pemusnahan arsip :

    Dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan

    namanya berubah menjadi arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen terebut harus

    dicatat dulu pada daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas. Yang

    dicatat ialah organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan tahunnya,

    bentuk fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya, pemindahan

    dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan.

    Berdasarkan kateristik arsip dan waktu pemindahan, secara umum dikenal

    dengan dua cara pemindahan arsip yaitu:1.  Perpindahan secara continu (prepectual)

    Arsip dipindahkan ketika arsip tersebut selesai digunakan, dengan waktu pemindahan

    tidak tentu.

    2.  Pemindahan Secara Periodik

    Arsip dipindahkan setelah satu periode ( umumnya 1 tahun). Ada dua cara pemindahan

    periodic yaitu:

    a) 

    Pemindahan tunggal (satu periode) yaitu setelah 1 periode berlalu, arsip inaktif 

    dipindahkan ketempat penyimpanan arsip lain, sehingga arsip yang ada pada filling

    cabinet hannya arsip aktif.

    b)  Pemindahan ganda (dua periode) yaitu setelah satu periode berlalu masih ada

    arsip‐arsip inaktif tetapi lokasi penyimpanannya terpisah dengan arsip aktif.

    Contoh berita acara penyerahan arsip statis:

    Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai

    dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan

    berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak

    khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.

    Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan

    perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan

     Arsip yang cend erun g selalu beru bah . Untuk itu para pen gelola kear sipan hen dakn ya

    selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat

    dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.

    Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip

    elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format,

    dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik

    seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.

    Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang

    mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsipelektronis diantaranya adalah:

    1.   Cepat ditemukan  dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen

    tanpa meninggalkan meja kerja.

    2.   Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi  berdasarkan

    prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

    1.4.1  Berita Acara Pemusnahan

    1.4.2  Pemindahan ke Depo Arsip

    2.   Arsip Elektronis2.1  Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan

    2.2  Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik

    2.2.1  Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis

    http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    9/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 9/15

    3.   Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci

    maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

    4.   Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya

    dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.

    5.   Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB

    akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari

    700 lembar .

    6.   Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau

    buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..

    7.   Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega

    maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet.8.   Meningkatken keamanan,  karena mekanisme control secara jelas

    dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang

    yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.

    9.   Mudah dalam melakukan recovery data,  dengan memback-up data

    kedalam media penyimpanan yang compatible.

    Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative

    berikut (Skupsky, 1999):

    1.    Adany a pelua ng untu k memanipu lasi file – mencipta kan, menyimpan ,

    memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;

    2.   Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan

    atau akses untuk berbagi file dengan yang lain;

    3.   Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanya indikasi terlebih

    dahulu;

    Kerangka kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikan manajemen arsip

    elektronis yang di tawarkan oleh An (2003), yaitu:

    Gambar 8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip Elektronis

    Kerangka kerja di atas mempunyai 3 Unsur:

    1.  Kerangka kerja terintegrasi, yaitu manajemen peng arsipan sebagai salah satu fungsi

    organisasi yang dapat meningkatkan nilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;

      Budaya bersama

      Standar bersama

      Pembagian informasi

      Koordinasi

      Kolaborasi

    2.  Pendekatan terintegrasi,  dengan menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam

    menjamin reliabilitas, yang terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders.

    3 alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:

      Strategi yang berfokus pada pelanggan

      Pemikiran arsip post-modern

      Model arsip berkelanjutan

    3.  Kontrol terintegrasi,  terdiri dari:

      Kontrol produk (arsip)

      Kontrol proses

      Kontrol servis

     Ada 12 kompon en yang har us diper hatika n sebe lum mengg una kan arsip

    elektronis (Compulink Management Centre, 2003) yaitu:

    1.  Kebijakan dan prosedur.  Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam

    organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijakan,

    peraturan, standar, dan prosedur yang mencangkup hal-hal berikut ini:

      Menjelasken metode men-scan dan memasukan data

      Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan penghapusan arsip

     

    Buku pedoman dari hardwere dan soft were, termasuk soft were, nomor,

    tanggal, instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi yang digunakan

     

    Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip di indeks

      Kebijakan akses(control log-on)

     

    Struktur dan isi data, layout, file dan kamus data

      Konvensi dan hierarki nama file

     

    Pengembangan algoritma

      Prosedur mem-back up untuk disk, Dll.

     

    Prosedur untuk pengetes pembaca data

      Prosedur penyimpanan online dan offline

     

    Pendisposisian arsip

    2.2.2  Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum)

    2.2.3  Cheklist

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    10/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 10/15

      Jadwal pemusnahan arsip elektronis

    2.  Pendidikan dan training, seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti

    mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila sosialisasi

    mengenai hal tersebut

    3.  Kerahasiaan dan kejujuran, hel ini merupakan salah satu persyaratan agar arsip dapat

    terjaga kerahasiaan nya dan keaslian nya

    4.  Cakupan dokumen, pegawai harus memperhatikan 3 element arsip – isi, struktur, dan

    konteks dalam membuet arsip

    5.  Meta data, hal ini menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan

    6.  Manajeman file

    7.  Manajemen penyimpanan8.  Ketersediaan arsip,  arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau

    gambar pada layar monitor 

    9.  Audit trail, audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan, dan mengapa arsip tersebut di

    simpan

    10.   Retensi, sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen seprti

    yang berlaku pada arsip kertas

    11.   Pembaruan media atau transfer , ada 3 komponen yang terlibat yaitu:

      Pembaruan media (renewal) dengan mengopi arsip dari stu jenis media ke

    media yang sama

      Meng-kopi media (copying) adalah mengubah format arsip dari satu media

    ke media lain

      Mentransfer arsip (transfer atau migration) dengan mengubah format arsip,

    misalnya dari format PPT (power point) Ke format PDF .12.   Disposal, merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi, mendapatkan otoritas, dan

    membersihkan nya dari sistem komputer 

    3 sistem pengarsipan yang umum dipasaran:

    1.   Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system

     – EDMS)

    Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui

    komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb;

    2.   Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system  – EIS)

     Akan menge lola doku men beru pa hasil peminda ian (scan );

    3.   Software manajemen dokumen (records management software  – RMS)

    Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat

    penyimpanan dokumen.

    Beberapa komponen dasar dalam memilih sistem pengarsipan yang baik :

    1.  Memindahkan dokumen

    Beberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi

    dokumen (www.GeorgiaArchives.org):

      Scanning   memindai atau men-scan  dokumen yang menghasilkan data

    gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang harus

    diperhatikan dalam pemilihan scanner   diantaranya adalah:

      Memiliki  Automatic Documen t Feede r (ADF) yang memungkinkan

    sejumlah kertas diletakkan pada tray   dan secara otomatis masuk ke

    dalam scanner 

      Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas

      Kecepatan men-scan  dokumen

      Conversion    proses mengubah dokumen word processor   atau

    spreadsheet   menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem

    komputerisasi.

      Importing    memindahkan data elektronik ke dalam sistem pengarsipan

    elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop  ke sistem

    dan tetap menggunakan format data aslinya.

    2.  Menyimpan dokumen

    Sistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan

    teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.

    Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang

    sekarang tersedia – juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akan

    penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format

    dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen

    tidak hanya dalam satu format, tetapi dalam berbagai format.

    Lima pilihan media penyimpanan diantaranya:

      Magnetic Media (Hard Drives)

    2.3  Manajemen Arsip Elektronis

    http://cicadaryanti.blogspot.com/http://www.georgiaarchives.org/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    11/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 11/15

     

    Magneto-Optical Storage

      Compact Disc (CD)

      DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)

      WORM (Write Once, Read Many)

    3.  Mengindeks dokumen

    Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat

    untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan

    pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola agar 

    informasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode

    dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:

      Index Fields

    Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional

    yang digunakan dalam dokumen kertas.

      Full-text Indexing 

    Menggunakan software optical character recognition(ocr).

      Folder/File Structure

    Menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.

    4.  Mengontrol akses

    Sistem kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem pengarsipan elektronik,

    karena hampir semua orang dapat mengakses data tersebut di computer yang

    dihubungkan deng an LAN di seluruh area kantor. Untuk itu terdapat dua hal yang harus

    dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis:

      Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan

    beberapa cara untuk mengakses suatu file

      Keamanan yang komprehensif 

    Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan dengan

    didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record

    atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system

    operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang

    bersangkutan.

    Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau disk optic

    yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat

    dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media

    penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal

    yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama.

    Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file

    dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai

    tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb.

    Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara

    standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide

    indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan

    sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.

    Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,

    dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh

    brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot

    sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic

    memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak

    pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada

    temperature antara 500 sampai 1250F

    Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak

    pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias

    diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.

    Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya tahan

    yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh karenanya

    penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada sistem desain atau tahap

    perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.

     Ada beb erap a aspe k yang perlu diper hatika n sebe lum orga nisasi mengimplemen tasika nprogram pengarsipan secara elektronis, antara lain:

    1.  Mengevaluasi kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan

    dipertimbangkan sebelum mengimplementasian manajemen arsip elektronis

    adalah.

      Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasuk

    2.4  Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

    2.5  Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik

    2.6  Penyusutan Arsip Elektronik

    2.7  Implementasi Arsip Elektronis

    http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    12/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 12/15

    dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan

    pertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi volume dokumen

    yang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media

    menyimpan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun biaya

    sistem yang harus disediakan;

     

    Berapa banyak user yang akan menggunakan system? hal ini akan

    menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang

    dibutuhkan;

      Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapat

    mengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level

    keamanan yang dibutuhkan;

     

    Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus

    diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan sfisien sehingga

    meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi

    tentang pungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama

    dan pilihan dari keberadaan sebuah system sertapakah modifikasi

    dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan dating;

       Apaka h dibu tuhka n solusi temu balik atau dap at dimodifikas i send iri oleh

    pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan perlu tidaknya

    keberadaan konsultan, pen ginsta ll-an, trainin g , konfigurasi, dan dukungan

    yang dibutuhkan;

      Network  jenis apa kah yang akan digu naka n – NT, NLM, LAN atau yang

    lainnya- dan apakah akan digunakan selamanya? Hal ini akan

    menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah netwok , konfigurasisystem, dan peng-upgrade-an stasiun kerja

    2.  Menskala pilot  project ke solusi prusahaan. Cara terbaik yang dapat

    dilakukan sebuah organisasi adalah dengan melakukan pilot pro ject   di sebuah

    unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada department kearsipan,

    namun juga bisa dimulai pada department yang lain dengan melakukan  pilot 

     pro ject   akan dapat mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun

    dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.

    3.  Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasikan adalah inspeksi

    yang dilakukan oleh vendor softwer maupun konsultan IT guna melihat

    penempataan, men-setting , dan mengkoneksikan hardwer secara tepat serta

    mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan

    dibangundapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Setelah

    konektivitas dilakukan, instalasi software imaging system  akan dilakukan padaserver dan unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakah semuanya dapat

    beroprasi sebagaiman mestinya dengan didampingi oleh personil IT.

    4.  Training. program platihan harus memperhatikan kepentingan pengguna.

     Ada 4 hal yang per lu dipe rhat ikan:

      End user . Dilakukan dengan mengajari end user   (pengguna) dasa-dsar 

    pengguan system sehari-hari pada computer masing-masing. Training

    yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program

    computer yang akan digunakan. System yang user friendly   dengan

    prubahan yang minimal akan menjadikan pengguna lebih cepat

    bradaptasi;

      System administrasi. Untuk memastikan system berjalan dengan lancar,

    sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai

    bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis;  Konsultasi.  Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalam mengembangkan

    hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransfer arsip kertas dan meng-

    indeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training tergantung

    pada kompleksitas system yang akan dibangun;

     

    Pengawas implementasi.  Hal ini mencakup pengawas terhadap pegawai

    yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa aman dan

    nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang

    dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.

    5.  Isu-isu hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakn, maka

    banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunanya. Di banyak Negara

    maju, kantor pemerintah menerima arsip jenis ini dengan syarat brikut:

      arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin rusak,

    misalnya, CD, DVD maupun WORM;  sistem mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan, integritas

    maupun realiabilitas sebuah arsip;

      sistem harus menyediakan beberapa jenis audit   trail   untuk menjaga dan

    menditeksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip;

      transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    13/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 13/15

      mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip;

      sistem harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan sebagaimana

    aslinya;

      sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software  yang

    lain;

      sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software

    bekerja dan melakukan penyettingan.

    Hal ini tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai

    hal tersebut perlu dilakukan sebelum memplementasikan sistem pengarsipan

    secara elektronis.

    6.  Support and pemeliharaan. Layak nya menjaga agar mobil dapat berjalansesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama

    operasi berjalan. Vendor harus menyediakan upgrading   software  secara

    legular dan simultan. Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut

    adalah:

      Ukuran dari sistem yang dibeli;

      Jumlah sistem yang digunakan;

      Misi dari sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7 hari;

      Level pengalaman personil departemen IT terhadap manjemen arsip

    elektronis;

      Akses intern et;

      Perubahan terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yang lain;

      Turnover personil, di man pergantian personil akan memerlikan training dan

    hal lain yang tentunya akan memerlikan tenaga, waktu, dan biaya suatuorganisasi.

    Berikut adalah gambar desain sebuah arsitektur sistem arsip elektronis di

    sebuah organisasi yang terhubung dengan internet.

    Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis

    (skupsky, 1999,) yaitu:

    Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada

    masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun

    pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

      Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi

    dokumen;

      Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin

    tridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama;

      Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi

    merestrukturisasi organisasinya;

      Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu

    karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;

    Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan

    menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis

    berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut

    merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan,

    hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah

    disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan

    tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode

    penyimpanan.

    Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada

    beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:

      Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi

    dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi

    dokumen;

      Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan

    modul retensi;

      Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode

    retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiri atas;

    i.  Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi

    berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun);

    ii.  Tanggal kejadian (event-drive)   dengan menghitung retensi

    berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP

    (dalam proses) dan SP (suda proses);

    iii.  Tanpa penjelasan (indefinite)  dimana dokumen tidak akan

    dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan

    melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);

    2.8  Retensi Arsip Elektronis

    2.8.1  Retensi dokumen tradisional,

    2.8.2  Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan,

    http://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    14/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS

    http://cicadaryanti.blogspot.com/ 14/15

    Beranda

    Langganan: Entri (Atom)

    Diposkan oleh Cica Daryanti di 02.00  1 komentar:

    Label: mata kuliah kearsipan

    Lokasi: Jakarta, Indonesia

    iv.  Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat

    namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode

    retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);

     

    Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi

    apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;

     

    Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang

    dianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan

    sebagainya;

      Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan

    dimusnahkan;

      Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;

     

    Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah

    disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang

    digunakan untuk menyimpan dokumen;

      Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus,

    harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data

    tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;

      Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat

    dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;

      Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang

    telah dihancurkan;

      Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak

    dapat di-copy kembali;

    Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya

    Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :

    1.  Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada

    proses awal penciptaannya menggunakan komputer.

    2.  Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan

    tercipta di lingkungan

    Pengelolaan arsip secara manual ataupun elektronis sama-sama memiliki

    penggunaan untuk mengelola

    Dra. Sumartini. "Pengantar Kearsipan." 1.

    Hasugian, M.Si, Drs.Jonner. "Pengantar Kearsipan." 2003: 6.

    Lastiyani, Monika Nur.

    http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf (accessed June

    23, 2013).

    Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.  Jakarta: Erlangga,

    2007.

    2.9  Problema Legalitas Arsip Elektronik

    BAB III

    PENUTUP

    1.  Kesimpulan

    2.  Saran

    Daftar Pustaka

    +1 Rekomendasikan ini di Google

    Template Watermark. Diberdayakan oleh Blogger .

    http://cicadaryanti.blogspot.com/https://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=emailhttp://cicadaryanti.blogspot.com/2014/04/kata-pengantar-katayang-terucap-pertama.html#comment-formhttp://cicadaryanti.blogspot.com/2014/04/kata-pengantar-katayang-terucap-pertama.htmlhttp://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/feeds/posts/defaulthttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=bloghttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=twitterhttps://maps.google.com/maps?q=Jakarta,[email protected],106.84559899999999&z=10https://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=facebookhttp://cicadaryanti.blogspot.com/https://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=pinteresthttp://cicadaryanti.blogspot.com/https://www.blogger.com/https://plus.google.com/114431362232353130754http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/search/label/mata%20kuliah%20kearsipanhttp://cicadaryanti.blogspot.com/

  • 8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf

    15/15

    13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS