tugas arsip

6
 Latar Belakang Komputerisasi Dalam Kearsipan

Upload: yana-maulana

Post on 20-Jul-2015

60 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: tugas arsip

5/17/2018 tugas arsip - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-arsip 1/6

Latar Belakang KomputerisasiDalam Kearsipan

Page 2: tugas arsip

5/17/2018 tugas arsip - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-arsip 2/6

Latar Belakang....

Setiap pekerjaan dan kegiatan di

perkantoran memerlukan data dan informasi. Salahsatu sumber data atau informasi adalah arsip, karenaarsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatanatau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (dibagian loket dan tempat pembayaran) sampai

kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan.Untuk pengambilan keputusan, arsip sebagai datadiolah baik secara manual maupun melalui bantuankomputer menjadi informasi.

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan

dan teknologi modern, maka hal itu berdampak padapola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipanyang semakin baik. Pengaruh teknologi modernmemungkinkan dimanfaatkannya sarana kearsipanberupa mesin-mesin yang serba otomatis.

Page 3: tugas arsip

5/17/2018 tugas arsip - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-arsip 3/6

  Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan,diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepadapengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, telahterbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan

menggunakan alat-alat elektronik.

Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip akan terus berkembangseirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang bersangkutan.Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tatakerja danperalatan/fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang

kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.

Sampai saat ini tampaknya masalahkearsipan masih kurang mendapat perhatianyang semestinya oleh berbagai instansi (baik

pemerintah maupun swasta). Kurangnyaperhatian terhadap kearsipan tidak hanya darisegi pemeliharaan dan pengamanan arsip,tetapi juga dari segi sistem filing -nya, sehinggamengakibatkan arsip sulit ditemukan kembaliapabila sewaktu-waktu diperlukan. 

Page 4: tugas arsip

5/17/2018 tugas arsip - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-arsip 4/6

 Pengelolaan arsip secara modern atau tata kearsipan otomatis

merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan datasecara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologiinformasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikanpeluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip.

Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwaklasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronikdapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagaiformat dan berbagai media penyimpanan.

Otomasi Arsip

Penggunaan media otomasi arsip bukan

saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampumengurangi atau mengembangkan kebutuhanduplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman,pemrosesan, penyimpanan dan penemuannyakembali informasi dapat dilakukan melalui sistemyang bekerja secara otomatis.

Page 5: tugas arsip

5/17/2018 tugas arsip - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-arsip 5/6

  Otomasi memungkinkan informasidisusun dalam berbagai macam pola sesuaidengan berbagai kebutuhan calon pengguna.Otomasi dapat mengumpulkan secara cepatberbagai informasi yang penyimpanannyaterpisah melalui indexing  yang tepat dancanggih.

Otomasi memungkinkan informasidisusun dalam berbagai macam pola sesuaidengan berbagai kebutuhan calon pengguna.Otomasi dapat mengumpulkan secara cepatberbagai informasi yang penyimpanannya

terpisah melalui indexing  yang tepat dancanggih.Salah satu teknik pemanfaatan

teknologi modern dalam mengelola arsip

adalah dengan sistem document imaging . 

Page 6: tugas arsip

5/17/2018 tugas arsip - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/tugas-arsip 6/6

Sistem Komputerisasi

Dalam Kearsipan

Biaya arsiparis lebihhemat

Efisiensi waktu

Biaya mengindeksarsip lebih kecil

Keamanan lebihterjaga

Dll.