handout problem solving - advance leadership for manager

Oleh :Arief Alamsyah

Problem Solving & Decision Making

Exercise

• Anda berjalan ke dalam sebuah ruangan dan melihat benda ini :

– Benda apa ini ?– Untuk apa benda ini ?– Siapa pemilik benda ini ?

Exercise

• Bagaimana ya kejadiannya.....koq orang ini bisa terperangkap disini ?

“If your only tool is a hammer, you’ll see every problem as a nail.”

—Abraham Maslow

1- Experience and knowledge .2- Creative thinking.3- Self concept.4- Stress5- Interpersonal conflict6- Time available. , money, energy

Factors affecting decision making

Otak Depan Letih - CPF bermasalah(Dr. Daniel Amen)

• Short attention span– Sulit konsentrasi dalam waktu lama

• Conflict seeking– Suka mencari konflik

• Disorganization– Sulit meng-organisasi sesuatu

• Start Many Projects but finish few– Memulai banyak pekerjaan tapi sedikit yang tuntas

• Procrastination– Menunda-nunda

• Distractiblity– Mudah ter-alih /terganggu

• Impulsivity– Meledak ledak

• Moodiness dan negative thinking

Exercise

Bayangkan siapa yang duduk di kursi ini......

Types of Decisions

• Individual decisions– Dibuat oleh 1 orang (leader, manager, supervisor dll)– Bentuknya : imposition (ada unsur pemaksaan) dan mandated solution

• Minority decisions– Dibuat oleh sedikit orang (subgroup)– Dapat dianggap ada vested interest tertentu

• Majority decisions– Dibuat oleh separuh atau lebih orang. Sulit bersepakat

• Consensus decisions– Harus ada kejelasan dan kejujuran. – 70 agreement, 100 % commitment

• Unanimous decisions– 100 % agreement

Types of Problems & Level In the Organization

ProgrammedDecisions

NonprogrammedDecisions Level in

Organization

Top

LowerWell-structured

Poorly-structured

Type ofProblem

Decision Making Styles (Versi Scott and Bruce,1995)

• Rational decision making• Intuitive decision making• Dependent decision making• Avoidant decision making• Spontaneous decision making

Intuitive Decision Making

• Kemampuan intuisi top managers rata-rata 6.5, middle/lower managers rata-rata 5.8

• Intuisi wanita rata-rata 0.6 kali lebih tinggi daripada pria

• Manajer Asia memiliki intuisi 0,3 lebih tinggi daripada manajer Kaukasian

Agor’s Survey: Intuitive Ability

Group Decision Making

• Lebih superior dibanding individual decision makin process

• Lebih sedikit bias• Dapat menggabungkan berbagai macam skills

dari anggota• Meningkatkan kemampuan mencari alternatif

yang lebih banyak

Group Decision Making

• Potential Disadvantages– Memakan waktu lama – Lebih sulit mencari kesepahaman keputusan karena

perbedaan interest dan kecenderungan

Improved Group Decision Making

• Devil’s Advocacy– Bentuknya adalah critical analysis dari sebuah

alternatif solusi baik dari sisi kekuatan maupun kelemahan sebelum diimplementasikan

– Seorang anggota group berfungsi sebagai pengacara buruk (devil’s advocate) yang akan meng-kritik dengan sungguh-sungguh

Improved Group Decision Making

• Dialectical Inquiry– Dua kelompok mencari alternatif penyelesaian kemudian

dievaluasi dan menentukan alternatif mana yang dipilih– Top managers mendengar presentasi kedua group termasuk

mempersilakan masing-masing group saling mengkritik kemudia manajer memimpin dialog untuk memilih satu alternatif .

• Promote Diversity– Mempersilakan setiap orang untuk memberikan masukan yang

berbeda-beda tanpa dikritik dulu (bebas memberikan ide apapun).

Devil’s Advocacy and Dialectical Inquiry

Jika anda Pilot Helikopter.....

Types of Cognitive Biases (1)

• Prior Hypothesis Bias– Berpegang teguh pada sebuah keyakinan akan

hubungan variabel yang mempengaruhi keputusan walaupun bukti menunjukkan bahwa keyakinan itu salah

• Representativeness– Kecenderungan melakukan generalisasi secara tidak

tepat dari kejadian yang kecil atau tunggal

Types of Cognitive Biases (2)

• Illusion of Control– Tendensi untuk bersikap overestimate terhadap

kemampuan anak buah mengontrol sebuah situasi.• Escalating Commitment

– Komitmen pada sebuah project walaupun bukti menunjukkan project tersebut telah gagal (komitmen membabi buta tetapi tidak segera mengambil pelajaran dan mengambil keputusan lain/ turn around)

Types of Problems

– Well-Structured Problems • Sudah sering dialami• Mudah diurai• Akar masalahnya hampir atau sudah jelas

– Poorly-Structured Problems • Masalah baru• Masalah yang ambigu dan tidak komplet

Problem Solving Methode

• Brainstorming• Nominal Group Technique (NGT)• Delphi • Fishbone• ParetoYang Kreatif :• Six Thinking hats

TOOLS & TECHNIQUES

BRAINSTORMING

Purpose: To generate a large number of ideas in a short period of time.

BRAINSTORMING

Rules for Brainstorming:

– The more ideas the better! – No discussion – No idea is a bad idea – Build on one another’s ideas– Display all ideas

1. Practice question: How Do We Motivate Our Local Optimist Club Members?

2. Clarify understanding. Once all the ideas have been generated (it may take approximately 5 to 6 minutes),

BRAINSTORMING GUIDELINES

RememberCreativeThinking

What did you mean by that?!!!

Re-state the question to keep the process going

BRAINSTORMING GUIDELINES

3. Combine items that are similar and/or eliminate duplicates.

4. Completion.

Let’s combine ideas!!!

Are wedone yet?

Six Thinking Hats(Enam Topi Pemikiran)

• Salah satu cara kreatif dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan

Dr. Edward de Bono

• M.D., Ph.D., (philosophy, medicine & psychology), Rhodes scholar

• Konsultan ternama dunia untuk bidang bisnis, pemerintah, pendidikan, dan industri

• Pengarang dari 62 buku yang diterjemahkan ke dalam 40 bahasa

• Pemikir dasar dari Six Thinking Hats, Lateral Thinking, dan Direct Attention Thinking Tools

Kegunaan dari 6 Topi Pemikiran

• Untuk mencari pemecahan masalah• Untuk membuat perencanaan kegiatan• Membantu kelancaran pelaksanaan diskusi

dalam meeting• Dalam setiap kesempatan dimana anda

harus mengambil keputusan dengan berbagai pertimbangan!

Using the hats

• Gunakan topi apa saja sesuai kebutuhan• Tidak harus menggunakan semua topi• Waktu penggunaan setiap topi tergantung

ketersediaan waktu (fleksibel saja)• Disiplin

– Saat menggunakan topi, menggunakan cara berpikir topi tsb• Dapat digunakan sendiri atau dalam group (meeting)

The blue hat

• Meng-organisasi pemikiran• Mengontrol topi-topi lainnya• Disiplin dan fokus• Mengawali dan mengakhiri setiap sesi diskusi• Digunakan oleh fasilitator

Open with the blue hat…

• Kenapa kita disini ?• Apa sedang kita pikirkan bersama ?• Apa situasi atau masalahnya• Apa yang akan kita hasilkan ?• Bagaimana step by step rencananya

…and close with the blue hat

• Apa yang sudah kita hasilkan• Outcome• Kesimpulan• Desain• Solusi• Langkah selanjutnya (next steps)

White Hat Thinking

• Netral, informasi obyektif• Fakta dan data• Questions: Data apa yang kita punya/tidak

punya? data apa yang harus kita miliki ?• Hindari opini/penilaian tanpa data• Hilangkan perasaaan

Red Hat Thinking

• Pakai emosi dan perasaan• Intuisi dan impresi• Tidak harus logis atau konsisten• Tidak perlu harus ada alasan

Yellow Hat Thinking

• Positif, lihat peluang• Positive thinking, optimis• Lihat keuntungan (benefit nya)• Skenario terbaik

Green Hat Thinking

• Ide baru• Kreasi tanpa batas• Alternatives and more alternatives• New approaches to problems• Creative & lateral thinking

Black Hat Thinking

• Sangat hati-hati• Logical negative – kenapa “ini” tidak bekerja• Kritis cenderung pesimis• Focus on errors dan conclusions

Six Hats Summary

Biru: Berpikir ter-arah dan terorganisir

Putih: Objektif berdasarkan fakta dan data

Merah: Menggunakan perasaan dan emosi

Kuning : positif, harapan, berani ambil resiko

Hijau: kreatif, tidak biasa/tanpa batas

Black: berhati-hati sekali, cenderung pesimis

Metafora

Merah Kuning

Hitam HijauBiru

White HatInformasi & Data

Netral & ObjektifChecked & Believed Facts

Informasi apa yang kurang & bagaimana mendapatkannya?

Red HatEmosi & Intuisi

Perasaan dan Insting “At This Point”

Tidak perlu alasan atau pertimbangan nyata

Lakukan sesebentar mungkin

Black Hat

Mengapa ini akan GAGALWaspada Bahaya

Masalah Kesalahan Sebisa mungkin punya alasan logis

Yellow HatMengapa ini akan

BERHASILValue & Keuntungan(Nyata & Potensial)Semua Kebaikannya

Alasan Logis yang menunjang keberhasilan

Green HatBerpikir Kreatif

Kemungkinan Alternatif Ide Baru Konsep baru

Mengatasi pesimisme Topi Hitam dan memperkuat optimisme Topi

Kuning

Blue HatBerpikir secara Struktural

Menciptakan fokusMembuat kesimpulan

OverviewMerencanakan langkah selanjutnya

FOCUS

Jika anda diwarisi orang tua rumah ini......

The Rules are…• Fokus pada arah pemikiran

– Aturlah agar hanya satu ‘topi’ yang dipakai dalam satu waktu “Marilah berpikir dengan topi hijau”

– Ex: Topi Hijau SEMUA harus berpikir kreatif saat itu, tidak perlu berdasarkan fakta atau data.

• Jangan menyamakan orang dengan warna topinya– “Dia adalah orang topi hitam, selalu mengkritik dan berpikiran

negatip.”– Semua orang harus memakai semua topi.

• Jangan saling menyalahkan pendapat, tidak fokus pada siapa benar siapa salah, tapi secara konstruktif berpikir kearah yang sama.

• Pakailah topi – topi yang diperlukan saja (tergantung pada besar kecilnya/darurat tidaknya masalahnya)

Keuntungan menggunakan ‘6 Topi’

• Menciptakan kesamaan kondisi pemikiran, sehingga tercipta ‘bahasa pemikiran’ yang sama, mengoptimalkan kerja otak (Fokus).

• Diversity, keragaman pemikiran orang banyak akan menghasilkan pemikiran lebih baik.

• Membantu anggota tim untuk berpikir tanpa dipengaruhi karakternya.

• Menghilangkan “Ego” masing-masing orang.• Mengurangi perdebatan.• Kita akan memakai lebih kreatif karena keterpaksaan

untuk berpikir di masing-masing jalur topi.

Kebingungan dalam berpikirakan membuat kebingungandalam mencari solusi yang

paling tepat.

Bila kita sadar akan Topi Kitamaka persoalan akan lebih

mudah selesai.

Otak kita akan lebihJERNIH dalam berpikir.