gkm ngelaba

GKM NGELABA

Disusun Oleh :

Direktur UtamaMuhammad Afandi

manager Cari Duit

Dhita Deliarwan

Manager cari informasi

Chintya Komala Sari

Manager Coret-CoretNisa Afina

ManagerFoto-foto

Sri Wahyuningsih

Jadwal RencanaNo. Kegiatan

Minggu I Minggu II Minggu III

I II III IV I II III IV I II III IV

1

Menentukan Tema & Judul

2Menganalisa Penyebab

3

Menguji & Menetapkan Penyebab Dominan

4

Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan

5

Meneliti Hasil

6Membuat Standar Baru

7

Mengumpulkan Data Baru & Menentukan Rencana Berikutnya

Aliran ProsesMulai

Menentukan Tema & Judul

Menganalisa Penyebab

Observasi Lapangan Studi Literatur

Menguji & Menetapkan Penyebab Dominan

Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan

Meneliti Hasil

Membuat Standar Baru

Mengumpulkan Data Baru & Menentukan Rencana Berikutnya

Selesai

Dokumentasi Awal

Menentukan Tema & Judul

No Masalah

1 Penjaga kesekretariatan kurang ramah.

2 Tempat antri yang tidak teratur.

3Kurang tersedianya media informasi bila ada info penting.

4 Kurangnya jumlah penjaga yang stand by di loket.

5 Sedikit loket yang tersedia

6 Jam kerja yang tidak menentu

7 Kurangnya Kejelasan Job desk penjaga

8 Kurang banyak tersedia tempat duduk yang ada

9 Penjaga kesekretariatan yang kurang tanggap

Invetarisasi Masalah Stratifikasi Masalah

No. PenyebabData

1.Penjaga Kesekretariatan kurang ramah

IIIII IIIII IIIII

2.Tempat Antrian yang tidak teratur

IIIII IIII

3.Kurang tersedianya media informasi

IIIII IIIII IIIII II

4.Kurangnya jumlah penjaga yang stanby

IIIII I

5. Jam kerja tidak menentuIIIII IIIII III

6. Lain-lainIIIII

Penetapan Tema

N

o.Penyebab Data

%

kompa

ratif

%

kumula

tif

1.Penjaga Kesekretariatan kurang ramah

IIIII

IIIII

IIIII 23,08 23,08

2.Tempat Antrian yang tidak teratur

IIIII

IIII 13,85 36,92

3.Kurang tersedianya media informasi

IIIII

IIIII

IIIII II 26,15 63,08

4.Kurangnya jumlah penjaga yang stanby IIIII I

9,23 72,31

5. Jam kerja tidak menentuIIIII

IIIII

III 20,00 92,31

6. Lain-lain IIIII 7,69 100,00

Co

un

t

Perc

en

t

Penyebab

Count23.1 20.0 13.9 9.2 7.7

Cum % 26.2 49.2 69.2 83.1

26.15

92.3 100.0

23.08 20.00 13.85 9.23 7.69Percent 26.2

100

80

60

40

20

0

100

80

60

40

20

0

Pareto Chart of Penyebab

Peningkatan kualitas pelayanan Kesekretarian di media informasi

Fishbone Diagram

Kurangnya Media Informasi

Lingkungan Manusia

Metode Mesin

Kurangnya informasi terbaruArea mading sempit

KotorWaktu penggantian

informasi tidak menentu

Informasi tidak ter-update

Jarang Dibersihkan

Petugas Kurang Disiplin

Isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan

Tidak ada mading informasi

untuk masing-masing jurusan

Kurangnya lahan

Banyak terdapat informasi-informasi yang sudah lama

Informasi tidak tepat sasaran

Kurangnya jadwal penggantian informasi secara berkala

Minimnya jumlah mading yang tersedia

Penetapan Penyebab Dominan (NGT)

No Penyebab Afandi Chintya Dhita Nisa Sri Total Rank

1. Jarang dibersihkan 3 2 1 1 4 11 5

2. Kurangnya lahan mading 1 1 2 5 1 10 6

3. Petugas kurang disiplin 5 6 6 6 6 29 1

4.Kurangnya jadwal

pergantian informasi6 5 5 3 5 24 2

5.

Isi mading tidak

memenuhi kriteria

perkuliahan

4 4 4 4 3 15 3

6.Minimnya jumlah mading

yang tersedia2 3 3 2 2 12 4

Penetapan Penyebab Dominan (PIE CHART)

No F-1 Akibat

F-2 Akibat

F-3 Akibat

F-4 Akibat F-5 Akibat

1

Petugas kurang diidplin

Waktu penggantian informasi tidak menentu

Kurangnya lahan

Area madd

ing semp

it

Jarang

dibersihka

n

Banyak terdapat informasi-informasi yang sudah lama

Minimnya jumla

h madd

ing yang tersedia

Tidak ada

mading informasi untuk masing-masing jurusan

Kurangnya

jadwal penggantian inform

asi secar

a berkal

a

Informasi tidak ter-update

2 Kurangnyya informasi terbaru

kotor

Isi madin

g tidak

memenuhi

criteria

perkuliahan

Informasi tidak tepat sasaran

Rencana PerbaikanNo Faktor Why What Where When Who How How Much

1 Petugas kurang disiplin

a. Kurangnya kesadaran diri dari masing-masing petugas

b. Kurang ketatnya pengaturan jadwal antar karyawan

Ketidak disiplinan spesifikasi jobdesc antar karyawan

Sistem manajemen pada karyawan di sekretariatan

Pelaksanaan program kerja ke sekretariatan

Petugas sekretariatan - Jam kerja tidak optimal- Manajemen waktu antar petugas tidak

baik

1/3 jam kerja (setiap 1/3 jam kerja akan ngerasa jenuh dan melakukan kegiatan non-produktif

2 Kurangnya lahan Lahan mading yang disediakan oleh kesekretariatan tidak mencukupi

Jumlah area mading kesekretariatan

Area di depan kesekretariatan

Setiap semester (sejak kesekretariatan dibangun)

Kesekretariatan divisi humas

- Informasi yang dapat disediakan oleh kesekretariatan menjadi kurang optimal- Tida ada spesifikasi mading untuk masing-masing jurusan.-

Semenjak mading disediakan/ dibuat tidak mengalami perubahan

3 Jarang dibersihkan Tidak terdapat jadwal piket untuk petugas kesekretariatanTidak ada jadwal pemeriksaan secara berkala pada sekretarian

Area madingArea loket kesekretariatan

Area mading dan area loket kesekretariatan

Untuk mading per minggu/sekaliUntuk loket per up date informasi

Petugas kesekretarian dan petugas kebersihan kampus.

Banyaknya pamflet-pamflet berisi informasi yang sudah usang masih terpampang di mading dan loket kesekretariatn sehingga mengurangi lahan mading yang tersedia untuk info selanjutnya.

Setiap ada up date-an informasi

4 Minimnya jumlah mading yang tersedia

Karena sebagai fungsi utamanya bahwa sebagian besar informasi dari kesekretariatan akan dicantumkan di mading, sehingga dengan jumlah mading yang sedikit akan mempengaruhi banyaknya informasi yang bisa disampaikan dan tidak dapat dilakukan spesifikasi informasi per jurusan di mading.

Jumlah madingYang ada hanya 1 buah

Area depan kesekretariatan

Sejak mading kesekretariatan dibuat

Petugas kesekretariatan divisi humas

Menumpuknya pamflet-pamflet info yang tertempel di mading dan tidak terdapat spesifikasi jenis informasi (akademik,iklan,proker,jurusan,dll) yang tertempel di mading

setiap periode pergantian semester.

5. Kurangnya jadwal penggantian informasi secara berkala

Tidak adanya spesifikasi pembagian jadwal penggantian informasi secara berkala

informasi Di mading dan loket kesekretariatan

Setiap pergantian kepengurusan

Petugas kesekretariatn Terbengkalainya informasi-informasi yang tercantum di mading sehingga tidak ada kejelasan antara info yang up date dan yang tidak

Setiap minggu

6. Isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan

Tidak terdapat aturan baku mengenai pengisian mading

Informasi yang menjadi isi dalam mading

Dalam area mading Sejak mading diadakan Petugas kesekretariatan divisi humas

Banyaknya informasi-informasi yang diluar sasaran perkuliahan

Setiap periode pengisian mading

Melaksanakan Perbaikan• faktor yang diperbaiki• Petugas Kurang Disiplin, kurangnya lahan yang tersedia, jarangnya mading dibersihkan, jumlah mading yang tersedia,

kurangnya jadwal informasi secara berkala dan isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan,• Sasaran /tujuan perbaikan• Media Informasi Kesekretariatan FT UNTIRTA• Usulan perbaikan• Peningkatan perbaikan kualitas dan kesadaran diri terhadap pekerjaan dengan cara diberikan penyuluhan• Penyusunan ulang jadwal karyawan secara terperinci agar jelas dan tidak terjadi penyimpangan Jobdesk.• Memaksimalkan area yang tersedia seoptimal mungkin dengan mebersihkan pamflet informasi yang sekiranya sudah tidak

penting.• Pembuatan jadwal piket untuk petugas kesekretariatan agar petugas menjadi lebih tertib dan disiplin akan tugasnya masing

– masing.• Diterapkan peraturan penggunaan lahan mading, agar fungsi mading yang terdapat pada kesekretariatan sesuai dengan

konten yang diharapkan dengan cara melarang pamflet – pamflet non akademik dipasang di area mading sekretariat.• Lokasi perbaikan• Mading Kesekretariatan• Pelaksanaan (Periode Kegiatan)• Juni 2011• Pelaksana Perbaikan• Petugas Sekretariat dan Team NGELABA• Cara pelaksanaan • Penyuluhan dan memonitoring Usulan Perbaikan Secara Berkala.

Meneliti hasil

• Dampak positif dari usulan perbaikan untuk kesekretariatan adalah terkoordinirnya spesifikasi area mading untuk setiap jurusan, pengelolaan mading menjadi lebih optimal. Lahan-lahan tidak terisi oleh informasi yang tidak jelas sasaran objektifnya, dibuatnya jadwal penggantian informasi secara periodik, dan isi mading sesuai dengan silabus perkuliahan.

Pareto PerbaikanCount

Perc

ent

C1

Count23,8 14,9 11,9 10,9 9,9

29 24 15 12 11 10Percent 28,7

100

80

60

40

20

0

100

80

60

40

20

0

Pareto Setelah Perbaikan

Dampak Perbaikan

• Dampak PositifTerkonsepnya mading-mading pada setiap jurusan sehingga tidak tercampurnya informasi-informasi terbaru.

Dampak NegatifDana yang dikeluarkan tidak sedikit, sehingga harus ada dari pihak kampus yang mengatur dana, luas lahan sekertariatan menjadi sempit.

Standarisasi– Standarisasi Prosedur

• Peningkatan perbaikan kualitas dan kesadaran diri terhadap pekerjaan dengan cara diberikan penyuluhan.

• Penyusunan ulang jadwal karyawan secara terperinci agar jelas dan tidak terjadi penyimpangan Jobdesk.

• Memaksimalkan area yang tersedia seoptimal mungkin dengan mebersihkan pamflet informasi yang sekiranya sudah tidak penting.

• Pembuatan jadwal piket untuk petugas kesekretariatan agar petugas menjadi lebih tertib dan disiplin akan tugasnya masing – masing.

• Diterapkan peraturan penggunaan lahan mading, agar fungsi mading yang terdapat pada kesekretariatan sesuai dengan konten yang diharapkan dengan cara melarang pamflet – pamflet non akademik dipasang di area mading sekretariat.

– Standar Hasil• Peningkatan perbaikan kualitas. • Terdapat susunan jadwal karyawan.• Memaksimalkan area yang tersedia secara optimal.• Terdapat spesifikasi mading dengan jumlah area mading yang sesuai.

Manfaat GKM

• Dengan penelitian GKM ini didapatkan manfaat mading kesekretariatan menyiadakan lahan mading yang cukup sehingga informasi yang disediakan dapat maksimalkan untuk seluruh mahasiswa.

SEKIAN dan Terimakasih

NGELABA Team