gkm ngelaba
DESCRIPTION
GKM NGELABA. Disusun Oleh :. Jadwal Rencana. Aliran Proses. Dokumentasi Awal. Menentukan Tema & Judul. Invetarisasi Masalah. Stratifikasi Masalah. Penetapan Tema. Peningkatan kualitas pelayanan Kesekretarian di media informasi. Fishbone Diagram. Penetapan Penyebab Dominan (NGT). - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
GKM NGELABA
Disusun Oleh :
Direktur UtamaMuhammad Afandi
manager Cari Duit
Dhita Deliarwan
Manager cari informasi
Chintya Komala Sari
Manager Coret-CoretNisa Afina
ManagerFoto-foto
Sri Wahyuningsih
Jadwal RencanaNo. Kegiatan
Minggu I Minggu II Minggu III
I II III IV I II III IV I II III IV
1
Menentukan Tema & Judul
2Menganalisa Penyebab
3
Menguji & Menetapkan Penyebab Dominan
4
Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan
5
Meneliti Hasil
6Membuat Standar Baru
7
Mengumpulkan Data Baru & Menentukan Rencana Berikutnya
Aliran ProsesMulai
Menentukan Tema & Judul
Menganalisa Penyebab
Observasi Lapangan Studi Literatur
Menguji & Menetapkan Penyebab Dominan
Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan
Meneliti Hasil
Membuat Standar Baru
Mengumpulkan Data Baru & Menentukan Rencana Berikutnya
Selesai
Dokumentasi Awal
Menentukan Tema & Judul
No Masalah
1 Penjaga kesekretariatan kurang ramah.
2 Tempat antri yang tidak teratur.
3Kurang tersedianya media informasi bila ada info penting.
4 Kurangnya jumlah penjaga yang stand by di loket.
5 Sedikit loket yang tersedia
6 Jam kerja yang tidak menentu
7 Kurangnya Kejelasan Job desk penjaga
8 Kurang banyak tersedia tempat duduk yang ada
9 Penjaga kesekretariatan yang kurang tanggap
Invetarisasi Masalah Stratifikasi Masalah
No. PenyebabData
1.Penjaga Kesekretariatan kurang ramah
IIIII IIIII IIIII
2.Tempat Antrian yang tidak teratur
IIIII IIII
3.Kurang tersedianya media informasi
IIIII IIIII IIIII II
4.Kurangnya jumlah penjaga yang stanby
IIIII I
5. Jam kerja tidak menentuIIIII IIIII III
6. Lain-lainIIIII
Penetapan Tema
N
o.Penyebab Data
%
kompa
ratif
%
kumula
tif
1.Penjaga Kesekretariatan kurang ramah
IIIII
IIIII
IIIII 23,08 23,08
2.Tempat Antrian yang tidak teratur
IIIII
IIII 13,85 36,92
3.Kurang tersedianya media informasi
IIIII
IIIII
IIIII II 26,15 63,08
4.Kurangnya jumlah penjaga yang stanby IIIII I
9,23 72,31
5. Jam kerja tidak menentuIIIII
IIIII
III 20,00 92,31
6. Lain-lain IIIII 7,69 100,00
Co
un
t
Perc
en
t
Penyebab
Count23.1 20.0 13.9 9.2 7.7
Cum % 26.2 49.2 69.2 83.1
26.15
92.3 100.0
23.08 20.00 13.85 9.23 7.69Percent 26.2
100
80
60
40
20
0
100
80
60
40
20
0
Pareto Chart of Penyebab
Peningkatan kualitas pelayanan Kesekretarian di media informasi
Fishbone Diagram
Kurangnya Media Informasi
Lingkungan Manusia
Metode Mesin
Kurangnya informasi terbaruArea mading sempit
KotorWaktu penggantian
informasi tidak menentu
Informasi tidak ter-update
Jarang Dibersihkan
Petugas Kurang Disiplin
Isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan
Tidak ada mading informasi
untuk masing-masing jurusan
Kurangnya lahan
Banyak terdapat informasi-informasi yang sudah lama
Informasi tidak tepat sasaran
Kurangnya jadwal penggantian informasi secara berkala
Minimnya jumlah mading yang tersedia
Penetapan Penyebab Dominan (NGT)
No Penyebab Afandi Chintya Dhita Nisa Sri Total Rank
1. Jarang dibersihkan 3 2 1 1 4 11 5
2. Kurangnya lahan mading 1 1 2 5 1 10 6
3. Petugas kurang disiplin 5 6 6 6 6 29 1
4.Kurangnya jadwal
pergantian informasi6 5 5 3 5 24 2
5.
Isi mading tidak
memenuhi kriteria
perkuliahan
4 4 4 4 3 15 3
6.Minimnya jumlah mading
yang tersedia2 3 3 2 2 12 4
Penetapan Penyebab Dominan (PIE CHART)
No F-1 Akibat
F-2 Akibat
F-3 Akibat
F-4 Akibat F-5 Akibat
1
Petugas kurang diidplin
Waktu penggantian informasi tidak menentu
Kurangnya lahan
Area madd
ing semp
it
Jarang
dibersihka
n
Banyak terdapat informasi-informasi yang sudah lama
Minimnya jumla
h madd
ing yang tersedia
Tidak ada
mading informasi untuk masing-masing jurusan
Kurangnya
jadwal penggantian inform
asi secar
a berkal
a
Informasi tidak ter-update
2 Kurangnyya informasi terbaru
kotor
Isi madin
g tidak
memenuhi
criteria
perkuliahan
Informasi tidak tepat sasaran
Rencana PerbaikanNo Faktor Why What Where When Who How How Much
1 Petugas kurang disiplin
a. Kurangnya kesadaran diri dari masing-masing petugas
b. Kurang ketatnya pengaturan jadwal antar karyawan
Ketidak disiplinan spesifikasi jobdesc antar karyawan
Sistem manajemen pada karyawan di sekretariatan
Pelaksanaan program kerja ke sekretariatan
Petugas sekretariatan - Jam kerja tidak optimal- Manajemen waktu antar petugas tidak
baik
1/3 jam kerja (setiap 1/3 jam kerja akan ngerasa jenuh dan melakukan kegiatan non-produktif
2 Kurangnya lahan Lahan mading yang disediakan oleh kesekretariatan tidak mencukupi
Jumlah area mading kesekretariatan
Area di depan kesekretariatan
Setiap semester (sejak kesekretariatan dibangun)
Kesekretariatan divisi humas
- Informasi yang dapat disediakan oleh kesekretariatan menjadi kurang optimal- Tida ada spesifikasi mading untuk masing-masing jurusan.-
Semenjak mading disediakan/ dibuat tidak mengalami perubahan
3 Jarang dibersihkan Tidak terdapat jadwal piket untuk petugas kesekretariatanTidak ada jadwal pemeriksaan secara berkala pada sekretarian
Area madingArea loket kesekretariatan
Area mading dan area loket kesekretariatan
Untuk mading per minggu/sekaliUntuk loket per up date informasi
Petugas kesekretarian dan petugas kebersihan kampus.
Banyaknya pamflet-pamflet berisi informasi yang sudah usang masih terpampang di mading dan loket kesekretariatn sehingga mengurangi lahan mading yang tersedia untuk info selanjutnya.
Setiap ada up date-an informasi
4 Minimnya jumlah mading yang tersedia
Karena sebagai fungsi utamanya bahwa sebagian besar informasi dari kesekretariatan akan dicantumkan di mading, sehingga dengan jumlah mading yang sedikit akan mempengaruhi banyaknya informasi yang bisa disampaikan dan tidak dapat dilakukan spesifikasi informasi per jurusan di mading.
Jumlah madingYang ada hanya 1 buah
Area depan kesekretariatan
Sejak mading kesekretariatan dibuat
Petugas kesekretariatan divisi humas
Menumpuknya pamflet-pamflet info yang tertempel di mading dan tidak terdapat spesifikasi jenis informasi (akademik,iklan,proker,jurusan,dll) yang tertempel di mading
setiap periode pergantian semester.
5. Kurangnya jadwal penggantian informasi secara berkala
Tidak adanya spesifikasi pembagian jadwal penggantian informasi secara berkala
informasi Di mading dan loket kesekretariatan
Setiap pergantian kepengurusan
Petugas kesekretariatn Terbengkalainya informasi-informasi yang tercantum di mading sehingga tidak ada kejelasan antara info yang up date dan yang tidak
Setiap minggu
6. Isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan
Tidak terdapat aturan baku mengenai pengisian mading
Informasi yang menjadi isi dalam mading
Dalam area mading Sejak mading diadakan Petugas kesekretariatan divisi humas
Banyaknya informasi-informasi yang diluar sasaran perkuliahan
Setiap periode pengisian mading
Melaksanakan Perbaikan• faktor yang diperbaiki• Petugas Kurang Disiplin, kurangnya lahan yang tersedia, jarangnya mading dibersihkan, jumlah mading yang tersedia,
kurangnya jadwal informasi secara berkala dan isi mading tidak memenuhi kriteria perkuliahan,• Sasaran /tujuan perbaikan• Media Informasi Kesekretariatan FT UNTIRTA• Usulan perbaikan• Peningkatan perbaikan kualitas dan kesadaran diri terhadap pekerjaan dengan cara diberikan penyuluhan• Penyusunan ulang jadwal karyawan secara terperinci agar jelas dan tidak terjadi penyimpangan Jobdesk.• Memaksimalkan area yang tersedia seoptimal mungkin dengan mebersihkan pamflet informasi yang sekiranya sudah tidak
penting.• Pembuatan jadwal piket untuk petugas kesekretariatan agar petugas menjadi lebih tertib dan disiplin akan tugasnya masing
– masing.• Diterapkan peraturan penggunaan lahan mading, agar fungsi mading yang terdapat pada kesekretariatan sesuai dengan
konten yang diharapkan dengan cara melarang pamflet – pamflet non akademik dipasang di area mading sekretariat.• Lokasi perbaikan• Mading Kesekretariatan• Pelaksanaan (Periode Kegiatan)• Juni 2011• Pelaksana Perbaikan• Petugas Sekretariat dan Team NGELABA• Cara pelaksanaan • Penyuluhan dan memonitoring Usulan Perbaikan Secara Berkala.
Meneliti hasil
• Dampak positif dari usulan perbaikan untuk kesekretariatan adalah terkoordinirnya spesifikasi area mading untuk setiap jurusan, pengelolaan mading menjadi lebih optimal. Lahan-lahan tidak terisi oleh informasi yang tidak jelas sasaran objektifnya, dibuatnya jadwal penggantian informasi secara periodik, dan isi mading sesuai dengan silabus perkuliahan.
Pareto PerbaikanCount
Perc
ent
C1
Count23,8 14,9 11,9 10,9 9,9
29 24 15 12 11 10Percent 28,7
100
80
60
40
20
0
100
80
60
40
20
0
Pareto Setelah Perbaikan
Dampak Perbaikan
• Dampak PositifTerkonsepnya mading-mading pada setiap jurusan sehingga tidak tercampurnya informasi-informasi terbaru.
Dampak NegatifDana yang dikeluarkan tidak sedikit, sehingga harus ada dari pihak kampus yang mengatur dana, luas lahan sekertariatan menjadi sempit.
Standarisasi– Standarisasi Prosedur
• Peningkatan perbaikan kualitas dan kesadaran diri terhadap pekerjaan dengan cara diberikan penyuluhan.
• Penyusunan ulang jadwal karyawan secara terperinci agar jelas dan tidak terjadi penyimpangan Jobdesk.
• Memaksimalkan area yang tersedia seoptimal mungkin dengan mebersihkan pamflet informasi yang sekiranya sudah tidak penting.
• Pembuatan jadwal piket untuk petugas kesekretariatan agar petugas menjadi lebih tertib dan disiplin akan tugasnya masing – masing.
• Diterapkan peraturan penggunaan lahan mading, agar fungsi mading yang terdapat pada kesekretariatan sesuai dengan konten yang diharapkan dengan cara melarang pamflet – pamflet non akademik dipasang di area mading sekretariat.
– Standar Hasil• Peningkatan perbaikan kualitas. • Terdapat susunan jadwal karyawan.• Memaksimalkan area yang tersedia secara optimal.• Terdapat spesifikasi mading dengan jumlah area mading yang sesuai.
Manfaat GKM
• Dengan penelitian GKM ini didapatkan manfaat mading kesekretariatan menyiadakan lahan mading yang cukup sehingga informasi yang disediakan dapat maksimalkan untuk seluruh mahasiswa.
SEKIAN dan Terimakasih
NGELABA Team