bab 4 perencanaan ulang implementasi 4.1 inisiasi …thesis.binus.ac.id/asli/bab4/2010-1-00581-si...
Post on 08-Mar-2019
220 Views
Preview:
TRANSCRIPT
103
BAB 4
PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI
4.1 Inisiasi Proyek
Implementasi SAP-BPC ini diawali dengan adanya kebutuhan LPS terhadap sistem
yang terintegrasi, efisien dan efektif, yang mampu memperbaiki seluruh masalah teknik
yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran tahunan dan laporan keuangan
dengan menggunakan software Zahir dan Excel Spreadsheet. Beberapa masalah teknik
yang timbul seperti:
• Dalam proses penyusunan anggaran dilakukan dengan mengkonsolidasikan
sejumlah Excel Spreadsheet dengan template yang telah ditentukan sehingga
membutuhkan usaha manual tambahan untuk menggabungkan serta membuat
perhitungan secara manual, serta transfer data realisasi dari Zahir ke Excel
Spreadsheet untuk didistribusikan ke masing-masing divisi dengan usaha manual.
• Perubahan atas asumsi anggaran yang mempengaruhi anggaran akan memerlukan
waktu dan beban tambahan untuk melihat pengaruh perubahan tersebut terhadap
anggaran.
• Tidak adanya jaminan hasil yang bebas dari kesalahan manusia dan kesalahan
perhitungan lainnya.
Untuk itu, LPS melakukan sebuah pitching sistem yang mampu memperbaiki
masalah-masalah di atas. Kemudian PT. Astragraphia Information Technology
mengajukan solusi untuk mengimplementasi SAP-BPC agar dapat mengatasi masalah-
masalah di atas yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran. Dan pihak LPS
104
dapat menerima solusi yang diajukan oleh PT. Astragraphia Information Technology.
Setelah LPS menerima solusi tersebut, maka kedua belah pihak membuat kesepakatan
bersama, bahwa PT. Astragraphia Information Technology bertanggung jawab dan
terlibat secara penuh, dalam melaksanakan pengembangan sistem hingga penerapan
SAP-BPC sesuai dengan kebutuhan LPS atas penyusunan proses bisnis dan konsolidasi
anggaran.
4.2 Tujuan Implementasi SAP-BPC
Adapun beberapa tujuan dari implementasi SAP-BPC di LPS, adalah sebagai berikut:
• Implementasi SAP-BPC ini dapat digunakan sebagai alat perencanaan, koordinasi,
dan pengendalian proses bisnis penyusunan anggaran.
• Mengurangi masalah teknis dalam penyusunan anggaran yang dapat menciptakan
kerumitan dalam penggunaan Excel.
• Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses konsolidasi usulan
• Memperoleh data secara real time.
4.3 Project Charter
Implementasi SAP-BPC
Project Owner : PT. Astragraphia Information Technology
Start Date : 02 Maret 2009
Completion Date : -
Vendor Project Manager : I Made Suwendra
Client Project Manager : Harapan Sinaga
105
4.4 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT
Metodologi implementasi di bawah ini merupakan gabungan antara usulan
perbaikan dan perencanaan awal PT. AGIT untuk mengatasi masalah-masalah yang
timbul pada proses pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengakibatkan
kemunduran waktu go live. Tahapan project preparation tidak dilaksanakan kembali
karena tahapan ini merupakan persiapan awal yang harus dilaksanakan sebelum proyek
ini dimulai. Tahapan-tahapan yang dilakukan untuk melaksanakan perbaikan
implementasi adalah:
• Project Revision
• Business Blueprint
• Realization
• Final Preparation
• Go Live & Support
Gambar 4.1 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC
1. Project Revision
Tahapan project revision merupakan tahapan yang diusulkan untuk mengatasi
masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT, dimana masalah-masalah ini
106
menyebabkan kemunduran proyek implementasi SAP-BPC di LPS. Kegiatan-
kegiatan yang dilakukan dalam tahapan project revision adalah:
• Problem Diagnosis
• Steering Committee Meeting
• Training
Gambar 4.2 Tahapan Project Revision
1.1 Problem Diagnosis
Dengan timbulnya berbagai masalah pada saat pre-UAT, seluruh anggota tim
implementasi melakukan beberapa pertemuan antar tim implementasi untuk
mengidentifikasi dan membahas seluruh masalah yang timbul pada saat pre-UAT.
Setelah penyebab masalah tersebut dapat diidentifikasi oleh tim implementasi,
107
maka tim implementasi me-review kembali seluruh rangkaian kegiatan
implementasi yang telah dilaksanakan dan menentukan solusi agar dapat mengatasi
masalah-masalah tersebut, seperti: pembagian tanggung jawab tim implementasi,
mengadakan training pada tiap tahapan untuk lebih memahami kebutuhan client
dan kemampuan SAP-BPC, melakukan manajemen perubahan organisasi untuk
mengatasi perubahan dan resiko perubahan yang terjadi, dan melakukan
pengecekan kualitas pada tiap tahapan. Langkah-langkah yang dilakukan pada
problem diagnosis adalah:
• Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis: tim implementasi vendor
mengatur jadwal pelaksanaan pertemuan, mempersiapkan materi yang akan
disampaikan, dan menentukan peserta yang terlibat dalam pertemuan ini.
• Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi: pertemuan ini membahas
masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT sehingga dapat
diidentifikasikan penyebabnya, dan bersama-sama mencari solusi untuk
menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
1.2 Steering Committee Meeting
Setelah menentukan solusi masalah yang telah dibahas pada kegiatan
problem diagnosis, lalu tim implementasi mengadakan pertemuan dengan steering
committee untuk menjelaskan permasalahan yang terjadi serta menyampaikan
solusi penyelesaian masalah tersebut. Apabila solusi tersebut disetujui oleh steering
committee, maka tim implementasi dapat merealisasikan solusi mengatasi masalah
yang dapat dijalankan pada kegiatan selanjutnya, dan apabila solusi tidak disetujui
oleh steering committee, maka tim implementasi harus mencari solusi masalah
108
yang lebih baik agar dapat disetujui oleh steering committee. Langkah-langkah
yang dilakukan dalam kegiatan steering committee meeting:
• Mempersiapkan pertemuan steering committee: tim implementasi mengatur
jadwal pertemuan steering committee, dan mempersiapkan materi yang akan
disampaikan.
• Melaksanakan pertemuan steering committee: tim implementasi melakukan
pertemuan dengan steering committee untuk menyampaikan masalah-masalah
yang timbul pada saat pre-UAT, mengusulkan solusi penyelesaian masalah
tersebut, dan meminta persetujuan kepada steering committee untuk
melaksanakan solusi tersebut.
1.3 Training
Usulan kegiatan ini merupakan salah satu solusi dari masalah yang
berhubungan dengan aplikasi SAP-BPC. Usulan kegiatan training untuk
memberikan pelatihan kepada tim implementasi vendor mengenai fitur dan
fungsionalitas sistem SAP-BPC sehingga tim implementasi vendor mendapatkan
pengetahuan teknikal yang lebih mengenai SAP-BPC serta dapat mengoptimalkan
penggunaan SAP-BPC terhadap kebutuhan proses bisnis LPS. Tim implementasi
yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan training ini adalah vendor
project manager. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan training:
• Membuat perencanaan training tim implementasi SAP-BPC: vendor project
manager mengatur jadwal pelaksanaan training, mengembangkan dan
109
mempersiapkan materi training yang akan disampaikan kepada seluruh tim
implementasi.
• Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil pelatihan: tim
implementasi melaksanakan training fitur teknikal SAP-BPC, setelah
pelaksanaan training selesai vendor project manager bertanggung jawab pada
dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.
2. Business Blueprint
Setelah tim implementasi dapat mengidentifikasikan masalah kegagalan pre-
UAT maka dapat disimpulkan bahwa faktor penyebab kegagalan adalah
penggambaran proses bisnis to-be di dalam dokumen blueprint yang terlalu global
dan dokumen blueprint yang belum sign off sudah direalisasikan ke dalam SAP-BPC
oleh tim implementasi.
Untuk mengatasi dan memperbaiki masalah tersebut, maka tim implementasi
melakukan rangkaian kegiatan berikut ini:
• Organizational Change Management
• Workshop
• Blueprint Documentation
• Review Blueprint
• Sign Off Blueprint
110
Gambar 4.3 Tahapan Business Blueprint
2.1 Organizational Change Management
Kegiatan organizational change management merupakan usulan untuk
mengetahui faktor-faktor sumber daya manusia dan sumber daya non-manusia
yang memiliki pengaruh perubahan terhadap implementasi SAP-BPC. Kegiatan ini
perlu dilakukan untuk memberikan dukungan dan asistensi dalam menggunakan
SAP-BPC setelah implementasi. Tim implementasi yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan kegiatan ini adalah application team leader dan functional team
111
yang dapat mengatasi perubahan persepsi perusahaan, serta respon yang diperoleh
terhadap manajemen perubahan yang mungkin timbul. Langkah-langkah yang
perlu dilaksanakan dalam kegiatan organizational change management adalah:
• Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis setelah implementasi
SAP-BPC: membuat gambaran perubahan merupakan langkah awal dari
proses manajemen perubahan organisasi, yang bertujuan untuk
mempermudah tim implementasi menentukan prioritas dari komponen
rencana perubahan.
• Mengembangkan strategi sponsorship: tujuan dari pengembangan strategi
sponsorship untuk memudahkan komunikasi kebutuhan tim implementasi
vendor pada LPS.
• Membangun framework komunikasi perubahan: framework komunikasi berisi
pendekatan penyaluran informasi yang berhubungan dengan proyek dalam
lembaga.
2.2 Workshop
Kegiatan workshop telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase
pencapaian pelaksanaan sebesar 80% yang berarti proses pelaksanaan workshop ini
belum dilakukan secara maksimal sehingga menyebabkan penggambaran proses
bisnis di dalam dokumen blueprint tidak detil. Di dalam workshop ini, seluruh
anggota tim implementasi mengadakan pertemuan untuk menentukan kebutuhan
client yang belum tergambar di dalam dokumen blueprint tersebut.
112
• Membuat persiapan workshop kebutuhan umum dan proses bisnis: tim
implementasi vendor bertanggung jawab untuk membuat persiapan
pelaksanaan workshop proses bisnis yang belum tergambar dalam dokuemn
blueprint. Persiapan yang dilakukan tim implementasii vendor adalah
membuat dan menyusun materi yang akan disampaikan kepada client di
dalam workshop, menjadwalkan workshop, dan menentukan peserta
workshop
• Melakukan workshop kebutuhan umum: tim implementasi untuk
mengkonfirmasikan data records, chart of accounts, neraca, peraturan dan
standar untuk transfer data dengan sistem aplikasi.
• Melakukan workshop proses bisnis: sama seperti halnya dalam pelaksanaan
workshop kebutuhan umum, tim implementasi melakukan pertemuan untuk
melengkapkan seluruh proses bisnis, pelaporan, interface, konversi,
enhancements dan otorisasi yang diharapkan client.
2.3 Blueprint Documentation
Setelah workshop kebutuhan umum dan workshop proses bisnis selesai
dilakukan maka tim implementasi vendor melengkapi dokumen blueprint sesuai
dengan hasil workshop yang telah disepakati oleh pihak client dan pihak vendor. Di
dalam dokumen blueprint berisi proses bisnis to-be lembaga yang telah disesuaikan
dengan fungsi dan kemampuan SAP-BPC secara detil yang menjadi dasar
organisasi dan konfigurasi sistem yang akan dikembangkan.
113
2.4 Review Blueprint
Vendor project manager memberikan dokumen blueprint kepada masing-
masing anggota tim implementasi client untuk review blueprint document yang
telah diperbaiki dan dilengkapi oleh tim implementasi vendor. Hal-hal yang
diperhatikan dalam melaksanakan review blueprint document adalah
penggambaran proses bisnis, struktur organisasi, desain teknikal dan tugas dan
peranan user.
2.5 Sign Off Blueprint
Setelah tim implementasi client selesai melakukan review dokumen blueprint,
maka tim implementasi mengadakan pertemuan kembali untuk verifikasi akhir
kelengkapan dan keakuratan dari semua hasil yang didapatkan yang dituangkan
dalam dokumen blueprint. Setelah tim implementasi menyetujui isi dari dokumen
blueprint tersebut, maka steering committee, client project manager, dan vendor
project manager melakukan sign off pada dokumen blueprint dan proyek berlanjut
ke tahapan selanjutnya.
3. Realization
Waktu go live yang semakin dekat dan dokumen blueprint belum sign off
menyebabkan tim implementasi vendor memutuskan untuk melaksanakan tahapan
realization dan business blueprint secara overlap, sehingga pada tahap realization ini
sistem dikembangkan berdasarkan hasil workshop yang telah dilakukan. Oleh karena
itu, terjadi kegagalan pre-UAT, dimana sistem yang dikembangkan tidak sesuai
dengan kebutuhan user. Dalam melaksanakan perbaikan proyek, dokumen blueprint
114
harus mendapatkan sign off dari steering committee, client project manager, dan
vendor project manager, agar dapat melanjutkan ke tahapan realization. Pada
tahapan realization ini seluruh kebutuhan proses bisnis yang tercantum pada
dokumen blueprint yang telah sign off diimplementasikan sepenuhnya ke dalam
SAP-BPC oleh tim implementasi vendor. Sasaran utamanya pada tahapan realization
adalah implementasi akhir di dalam sistem, pengujian secara keseluruhan, dan
penggunaan sistem untuk operasi produksi.
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahapanan realization, yakni:
• Project Management
• Organizational Change Management
• Training
• System Development
• Internal Testing
• Pre-UAT
• UAT
• Quality Check
115
Gambar 4.4 Tahapan Realization
116
3.1 Project Management
Kegiatan project management merupakan usulan untuk melakukan pertemuan
antar tim implementasi yang bertujuan untuk membangun dan review seluruh
rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan realization implementasi
SAP-BPC, sehingga mempersiapkan proyek implementasi ini dapat berjalan
dengan optimal. Pada kegiatan project management tim implementasi melakukan
pertemuan untuk membahas aktivitas perbaikan yang akan dilakukan dalam
tahapan ini, menentukan ketidakmampuan SAP-BPC untuk memenuhi kebutuhan
LPS (gap), dan menentukan rencana cutover.
3.2 Organizational Change Management
Organizational change management merupakan usulan kegiatan yang
menjadi tanggung jawab application team leader dan functional team. Pada
kegiatan ini application team leader dan functional team harus mampu
menunjukkan faktor organisasional dan faktor sumber daya manusia yang
mempengaruhi implementasi SAP-BPC, memastikan keberhasilan implementasi
SAP-BPC berdasarkan perencanaan waktu yang telah ditentukan. Hasil yang
diperoleh dari kegiatan ini adalah mengetahui manajemen resiko tim implementasi
dan manajemen resiko pada lembaga setelah adanya perubahan sistem.
3.3 Training
Training pada tahapan ini merupakan usulan kegiatan yang menjadi tanggung
jawab vendor project manager untuk memberikan training kepada tim
implementasi vendor dengan memberikan pengetahuan mengenai fitur teknikal
117
SAP-BPC secara lebih detil sehingga tim implementasi vendor dapat melaksanakan
customization dengan baik. Hasil yang diperoleh tim implementasi setelah
melaksanakan training adalah penilaian resiko tim implementasi terhadap SAP-
BPC yang sedang dikembangkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan
training adalah:
• Melakukan persiapan pelaksanaan training: vendor project manager mengatur
jadwal, mempersiapkan materi yang akan disampaikan kepada tim
implementasi vendor.
• Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil training: tim
implementasi vendor ikut serta dalam pelaksanaan training. Setelah training
selesai dilaksanakan, vendor project manager bertanggung jawab pada
dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.
3.4 System Development
Kegiatan system development telah dilakukan oleh tim implementasi dengan
persentase pencapaian pelaksanaan 60%. Hal tersebut disebabkan karena sistem
yang telah dikembangkan tidak sesuai dengan harapan user dan kurangnya
pengetahuan tim terhadap SAP-BPC. Hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan ini
adalah:
• Baseline configuration
Pada baseline configuration, application team leader vendor dan
technical team vendor sudah melakukan konfigurasi pengaturan dasar,
seperti: konfigurasi server, instalasi software SAP-BPC dalam desktop tim
118
implementasi. Seiring dengan melaksanakan baseline configuration
seharusnya dilaksanakan unit test master data yang bertujuan untuk
mengurangi kesalahan dasar untuk mengembangkan SAP-BPC yang akan
dibangun oleh karena itu unit test diusulkan untuk dilaksanakan oleh
application team leader vendor dan technical team vendor agar dapat
meminimalisasi kesalahan konfigurasi.
• Final configuration
Setelah baseline configuration selesai dilaksanakan, seluruh tim
implementasi vendor SAP-BPC terlibat sepenuhnya dalam melakukan
pengkonfigurasian proses bisnis yang telah direvisi sesuai dengan fungsi
SAP-BPC. Dalam melaksanakan perbaikan final configuration, maka
diusulkan agar application team leader vendor dan technical team vendor
melaksanakan scenario test yang bertujuan untuk melakukan pengujian
serangkaian transaksi dalam divisi lembaga ataupun lintas divisi.
• Develop programs, interfaces, etc.
Dasar pengembangan otorisasi, laporan, tampilan, konversi,
enhancement, form, archiving, dan ABAP sebelum terjadinya kegagalan pre-
UAT berdasarkan hasil workshop tim implementasi. Hal inilah yang
menyebabkan sistem yang dirancang tidak sesuai dengan keinginan dan
kebutuhan client. Pada kegiatan ini tim implementasi vendor melupakan
migrasi data yang dilakukan pada saat pengembangan sistem. Oleh karena itu,
tim implementasi vendor harus memperbaiki kembali pengembangan
otorisasi, laporan, tampilan, konversi, enhancement, form, archiving, dan
ABAP berdasarkan dokumen blueprint yang telah diperbaiki dan sign off,
119
serta tim implementasi vendor harus melakukan migrasi data pada SAP-BPC
agar dapat mendukung pembuatan laporan yang berhubungan dengan
anggaran. Dalam melakukan keseluruhan pengaturan membutuhkan waktu
paling lama. Beberapa hal yang harus dipahami dalam melakukan pengaturan
adalah:
• ABAP: merupakan bahasa pemograman yang digunakan dalam
melakukan pengaturan sistem termasuk program, tampilan, layout,
otorisasi, pengarsipan, enhancement sesuai dengan dokumen blueprint
yang sudah sign off (sesuai kebutuhan client), guna memenuhi
kebutuhan LPS terhadap sistem penyusunan anggaran yang diinginkan.
• Batch Input dan Direct Input: batch input merupakan metode
pengiriman sekumpulan data ke SAP-BPC melalui ABAP, sedangkan
direct input merupakan metode pengiriman sekumpulan data pada SAP-
BPC secara langsung dan cepat.
• Accelerated Data Exchange: interface advisor menyediakan pusat
informasi untuk membantu dalam merancang dan mengimplementasi
tampilan permanen SAP-BPC, legacy system migration workbench
membantu migrasi data dari SAP R/3 ke SAP non R/3, data transfer
workbench untuk memudahkan pengiriman data
• Change Levels: merupakan cara melakukan pengaturan SAP-BPC untuk
mengembangkan pelanggan, melakukan perbaikan, penyesuaian dan
modifikasi.
120
• Establish Authorization Concept: kemampuan untuk mengatur user
master dalam sistem dan menentukan data yang bisa diakses user.
• Archiving: kemampuan untuk merancang strategi manajemen
pengarsipan (kebutuhan teknis dan bisnis), membuat manajemen
pengarsipan (tanggung jawab, jadwal, dukungan sistem teknis).
3.5 Internal Testing
Kegiatan internal testing yang telah dilaksanakan oleh tim implementasi
memiliki nilai persentase pencapaian pelaksanaan sebesar 50%. Dalam melakukan
perbaikan proyek, diusulkan untuk melaksanakan kembali internal testing secara
detil dan lengkap berdasarkan pengembangan system yang telah diperbaiki.
Beberapa jenis testing yang dilakukan dalam internal testing adalah:
• Unit test dilakukan untuk menguji setiap komponen SAP-BPC.
• Scenario test dilaklukan untuk menguji serangkaian transaksi.
• Integration test dilakukan untuk menguji keseluruhan subsistem yang
digabungkan menjadi satu system.
• Stress test dilakukan untuk menguji kemampuan system untuk menerima dan
menghasilkan data dengan jumlah yang banyak dalam waktu yang
bersamaan.
3.6 Pre-UAT
Kegiatan pre-UAT ini dilakukan berdasarkan permintaan tim implementasi
client yang bertujuan untuk memberikan overview SAP-BPC yang telah dirancang.
121
Kegiatan pre-UAT ini telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase
pencapaian pelaksanaan 20%, yang disebabkan timbulnya berbagai macam
masalah pada saat melakukan pre-UAT sehingga kegiatan pre-UAT dihentikan
tanpa menyelesaikan rencana yang telah disusun. Oleh karena itu, tim
implementasi harus melakukan kembali pre-UAT untuk memberikan overview
kepada end user mengenai sistem yang sudah diperbaiki. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam melakukan kegiatan pre-UAT adalah:
• Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan pre-UAT: vendor project manager
dan technical team vendor mengatur jadwal pelaksanaan pre-UAT yang
disesuaikan dengan waktu end user, dan mempersiapkan materi yang akan
disampaikan.
• Melaksanakan pre-UAT: end user ikut serta dalam pelaksanaan pre-UAT yang
dipimpin oleh application team leader vendor dan technical team vendor
untuk memberikan overview SAP-BPC.
3.7 User Acceptance Test
Setelah melakukan kegiatan pre-UAT, maka tim implementasi vendor
mengadakan kegiatan User Acceptance Test (UAT). Pada kegiatan UAT
melibatkan end user yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang
dirancang sesuai dengan kebutuhan client atau tidak. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam melakukan kegiatan UAT adalah:
• Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan UAT: vendor project manager dan
technical team vendor mengatur jadwal pelaksanaan UAT yang disesuaikan
122
dengan waktu end user, dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan
dalam bentuk UAT Script.
• Melaksanakan UAT: end user melaksanakan UAT yang dipimpin oleh
application team leader vendor dan technical team vendor. Dalam kegiatan
UAT, end user melakukan testing sistem dengan cara menginput data,
menjalankan program, memeriksa kelengkapan sistem yang telah
dikembangkan.
• Menyusun dokumen hasil UAT: tim implementasi menyusun dokumen ini yang
berisi hasil pelaksanaan UAT yang dilakukan oleh end user.
3.8 Quality Check
Kegiatan akhir yang diusulkan dalam tahapan realization adalah quality
check. Quality check ini dilakukan oleh project manager yang bertujuan untuk
memberikan verifikasi akhir pencapaian kinerja tim implementasi dalam
melaksanakan tahapan realization. Pengecekan kualitas untuk konfigurasi SAP-
BPC ini meliputi kemampuan sistem yang telah dibangun dapat memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan dalam dokumen blueprint, seperti: program
konversi data, tampilan, laporan, dan prosedur manajemen sistem. Langkah yang
dilakukan dalam kegiatan quality check adalah review tahapan realisasi.
4. Final Preparation
Tahapan final preparation belum dilaksanakan oleh tim implementasi sehingga
pada tahapan ini diberikan usulan pengembangan kegiatan yang dapat dilaksanakan
oleh tim implementasi. Tujuan tahapan ini untuk memberikan persiapan akhir sistem
123
sebelum go live. Keberhasilan pada tahapan ini dilihat dari seberapa besar kesiapan
SAP-BPC dapat berjalan di dalam proses bisnis client. Pada tahapan final
preparation tim implementasi SAP-BPC melakukan beberapa kegiatan, seperti:
• Project Management
• End User Training
• Finalized System and Cutover
• Quality Check
Gambar 4.5 Tahapan Final Preparation
124
4.1 Project Management
Kegiatan project management merupakan usulan yang dilakukan pertama
pada tahapan final preparation. Pada kegiatan ini seluruh tim implementasi
melakukan pertemuan yang bertujuan untuk membangun dan me-review seluruh
rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan final preparation
implementasi SAP-BPC, sehingga dapat mempersiapkan dan menjamin seluruh
rangkaian aktivitas yang hendak dilaksanakan dalam tahapan ini agar berjalan baik
dan mampu memenuhi kebutuhan LPS, dengan melakukan pertemuan antar tim
implementasi.
4.2 End User Training
Setelah project management selesai dilaksanakan, maka vendor project
manager dan application team leader vendor harus mempersiapkan dan
mengembangkan materi training yang akan disampaikan kepada end user. Tujuan
dari pelaksanaan kegiatan training pada tahapan final preparation untuk menjamin
seluruh end user mampu beradaptasi dan mengerti penggunaan SAP-BPC dengan
baik sebelum sistem go live.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan training
untuk end user adalah:
• Mempersiapkan training kepada end user: vendor project manager dan
application team leader vendor mengatur jadwal pelaksanaan end user
training dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan pada end user.
• Melaksanakan end user training: vendor project manager dan application team
leader vendor memimpin pelaksanaan end user training. End user akan diberi
125
training sehingga pada saat production end user memiliki kemampuan untuk
mengoperasikan aplikasi.
• Menyusun end user training documentation: setelah melaksanakan end user
training, tim implementasi vendor menyusun dokumen end user training.
4.3 Finalized System and Cutover
Pada kegiatan finalized system and cutover tim implementasi akan
melaksanakan system management, detailed project planning, dan cutover sebagai
persiapan akhir sebelum go live. Langkah-langkah yang dilakukan dalam
melaksanakan kegiatan finalized system and cutover adalah:
• System management: tim implementasi melakukan pengujian fax, printer, LAN,
dan stress test, serta menguji prosedur pengiriman, backup, recovery. System
management ini dilaksanakan untuk melakukan verifikasi konfigurasi dan
prosedur yang telah ditetapkan dalam lingkungan sistem produksi.
• Detailed project planning: tim implementasi menyempurnakan perencanaan
cutover SAP-BPC yang telah dikonfigurasikan untuk digunakan end user, dan
menyempurnakan perencanaan production support.
• Cutover: tim implementasi melakukan cutover SAP-BPC dengan membuat
final production sistem sebelum go live serta menyiapkan dan
mengkonfigurasikan kelengkapan teknikal dan aplikasi atas lingkungan
sistem produksi.
126
4.4 Quality Check
Kegiatan yang diusulkan dalam akhir pelaksanaan tahapan final preparation
adalah quality check. Pada kegiatan quality check akan dilakukan verifikasi dari
keseluruhan kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahapan final preparation.
Kelengkapan dokumentasi quality check yang disusun oleh vendor project
manager, sangat diperlukan sebagai pengukuran kesiapan sistem untuk go live.
Langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan quality check adalah
menampilkan keseluruhan cek dan sign off final. Keseluruhan cek dalam tahapan
final preparation meliputi: pengujian sistem, pelaksanaan dan hasil end user
training, perubahan organisasi manajemen, menguji cutover.
5. Go Live and Support
Tahapan akhir go live and support belum dilaksanakan oleh tim implementasi
sehingga pada tahapan ini diberikan usulan pengembangan kegiatan yang dapat
dilaksanakan oleh tim implementasi. Tujuan tahapan ini untuk mengubah lingkungan
sistem dari pre-production (yaitu sistem yang telah melakukan tahapan realisasi) ke
production. Production support dilaksanakan pada awal-awal pengoperasian sistem
dan ditetapkan production support untuk jangka panjang. Dan pada akhirnya proyek
selesai dimana masalah-masalah yang timbul setelah go live di review dan di close..
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahapan go live and support adalah:
• Go Live & Support
• Project Closing
127
Gambar 4.6 Tahapan Go Live and Support
5.1 Go Live & Support
Ketika sistem dinyatakan go live maka keadaan sistem dari pre-production
(yaitu sistem yang telah melakukan tahapan realisasi) memasuki keadaan
production. Setelah sistem go live, maka dilanjutkan dengan production support
bertujuan memberikan dukungan kepada end user dan mengoptimalkan kinerja
sistem. Production support dilaksanakan untuk memantau sistem transaksi
operasional sehari-hari dan mengoptimalkan kinerja sistem. Langkah-langkah yang
dilakukan pada kegiatan go live & production support:
• Go live and support review: tim implementasi melakukan review rencana
support.
• Menyediakan production support: tim implementasi memberikan support untuk
menunjukkan permasalahan dan isu yang timbul, dan mengatasi
permasalahan yang timbul.
128
• Memvalidasikan proses bisnis: tim implementasi mengatasi isu, lalu melakukan
konfirmasi live environment.
• Melakukan training kepada end user setelah go live: tim implementasi
mengevaluasi kinerja sistem yang sedang berjalan dan melakukan end user
training, menyusun dokumentasi end user training setelah go live.
5.2 Project Closing
Setelah production support selesai dilaksanakan, maka dilanjutkan pada
pelaksanaan kegiatan project closing yang bertujuan untuk mengatasi isu yang
terjadi dan secara resmi mengakhiri proyek implementasi. Hasil review ini
diberikan kepada steering committee. Evaluasi prosedur biasanya dengan
memperhatikan keuntungan yang dapat dihasilkan dengan adanya implementasi
SAP-BPC. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan project closing
adalah:
• Review isu yang terjadi dan penyelesaiannya: tim implementasi melakukan
review dan cara mengatasi isu yang terjadi.
• Review keuntungan bisnis: tim implementasi melakukan review keuntungan
penggunaan SAP-BPC.
• Meringkas dan review perubahan: tim implementasi meringkas dan
melakukan review atas proses perubahan sistem yang terjadi.
• Sign off dan close issue list: tim implementasi melakukan sign off dan membuat
daftar isu yang telah diselesaikan.
129
4.5 Perencanaan Waktu Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT
Perencanaan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT didasarkan pada hasil pencapaian
pelaksanaan implementasi SAP-BPC, kinerja dan ketersediaan sumber daya yang ada, masalah yang terjadi dalam
pelaksanaan implementasi SAP-BPC, perencanaan implementasi yang telah disusun tim implementasi, dan skala proyek.
Berikut adalah table estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC yang terdiri dari
aktivitas dan jumlah waktu yang telah direncanakan oleh tim implementasi, serta usulan aktivitas dan estimasi waktu yang
diperlukan untuk mengatasi seluruh masalah yang timbul di dalam proses implementasi SAP-BPC di LPS, yaitu:
No Tasks Vendor Planned
Days
Additional Planned
Days
Total Days
Predecesors
Resources Description
1 Project Preparation 17 - - Telah dilakukan
2 a.Initial Project Planning 10 days - -
3 - Membuat project charter 3 - - SC, PM
4 - Review dan merevisi strategi implementasi 1 - - PM
5 - Review proposal implementasi 1 - - PM
6 - Membentuk lingkungan kerja tim implementasi 2 - - ST, PM
7 - Menentukan struktur organisasi tim implementasi 1 - - PM
8 - Menyusun rencana proyek implementasi SAP-BPC 2 - - PM
9 b.Project Procedures 3 days - - 2
10 - Menentukan standar dan prosedur manajemen proyek 1 - - PM
130
11 - Menentukan standar dan prosedur implementasi 1 - - FU, PM
12 - Menentukan strategi pembangunan arsitektur server 1 - - PM, TE
13 c.Project Kick Off 2 days - - 9
14 - Kick off meeting 1 - - All team
15 - Project team standards meeting 1 - - All team
16 d.Technical Requirements 2 days - - 13 PM,TE
17 Project Revision - 8 8 Usulan tahapan
18 a.Problem Diagnosis - 3 days 3 days 16 Usulan kegiatan
19 - Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis - 1 1 PM
20 - Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi - 2 2 All team
21 b.Steering Committee Meeting - 2 days 2 days 18 Usulan kegiatan
22 - Mempersiapkan pertemuan steering committee - 1 1 PM
23 - Melaksanakan pertemuan steering committee - 1 1 SC,PM, TE, AL
24 c.Training - 3 days 3 days 21 Usulan kegiatan
25 - Membuat perencanaan training tim implementasi - 1 1 TR
26 - Melaksanakan training dan membuat dokumentasi - 2 2 TR
27 Business Blueprint 23 14 15
28 a.Organizational Change Management - 3 days 3 days 24 Usulan kegiatan
29 - Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis - 2 2 CH
30 - Mengembangkan strategi sponsorship - 1 1 CH
31 - Membangun framework komunikasi perubahan - 1 1 CH Overlap 30
131
32 b.Workshop 10 days 3 days 3 days 28 Melengkapi
33 - Membuat persiapan workshop 2 1 1 PM, AL, TE
34 - Melakukan workshop kebutuhan umum 4 1 1 PM, AL, TE, FU
35 - Melakukan workshop proses bisnis 4 1 1 PM, AL, TE, FU
36 c.Blueprint Documentation 8 days 5 days 5 days 32 AL, TE Melengkapi
37 d.Review Blueprint 4 days 3 days 3 days 36 PM, FU Pengulangan
38 e.Sign Off Blueprint 1 days - 1 days 37 PM Belum dilakukan
39 Realization 65 41 48
40 a.Project Management - 2 days 2 days 38 Usulan kegiatan
41 - Mempersiapkan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM
42 - Melaksanakan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM
43 b.Organizational Change Management - 3 days 3 days 40 Usulan kegiatan
44 - Menentukan faktor yang mempengaruhi implementasi - 1 1 AL, FU
45 - Membuat gambaran resiko tim dan organisasi - 2 2 AL, FU
46 c.Training - 3 days 3 days 43 Usulan kegiatan
47 - Melakukan persiapan pelaksanaan training - 1 1 AL
48 - Melaksanakan training dan membuat dokumentasi - 2 2 AL
49 d.System Development 50 days 24 days 24 days 46 Melengkapi
50 - Baseline configuration 5 1 1 AL, TE Testing ulang
51 - Final configuration 10 4 4 AL, TE Testing ulang
52 - Develop program, interface, etc 35 19 19 AL, TE
132
53 e.Internal Test 5 days 5 days 5 days 49 - Testing ulang
54 f.Pre-UAT 3 days 3 days 3 days 55 Pengulangan
55 - Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan pre-UAT 1 1 1 FU, AL, TE
56 - Melaksanakan pre-UAT 2 2 2 AL, CO
57 g.User Acceptance Test 7 days - 7 days 56 Belum dilakukan
58 - Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan UAT 2 - 2 TE, AL
59 - Melaksanakan UAT 4 - 4 TE, AL
60 - Menyusun dokumen hasil UAT 1 - 1 AL
61 h.Quality Check - 1 days 1 days 59 PM Usulan kegiatan
62 Final Preparation 8 5 13
63 a.Project Management - 2 days 2 days 63 Usulan kegiatan
64 - Mempersiapkan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM
65 - Melaksanakan pertemuan tim implementasi - 1 1 PM
66 b.End User Training 5 days - 5 days 65 Belum dilakukan
67 - Mempersiapkan training kepada end user 1 - 1 PM
68 - Melaksanakan end user training 3 - 3 PM
69 - Menyusun end user training documentation 1 - 1 PM
70 c.Finalized System and Cutover 3 days 2 days 5 days 68 Pengembangan
71 - System management 1 1 PM,TE, AL
72 - Detailed project planning 1 1 2 PM,TE
73 - Cutover 1 1 2 TE
133
74 d.Quality Check - 1 days 1 days 72 PM Usulan kegiatan
75 Go Live and Support 6 4 10
76 a.Go Live & Support 1 days 3 days 4 days 76 Pengembangan
77 - Go live and support review 1 1 2 PM
78 - Menyediakan production support 1 1 2 PM, TE Overlap 77
79 - Memvalidasikan proses bisnis 1 1 2 PM, AL Overlap 77
80 - Melakukan training kepada end user setelah go live - 2 2 PM
81 b.Project Closing 5 days 1 days 6 days 78 Pengembangan
82 - Review isu - 1 1 PM
83 - Review keuntungan bisnis - 1 1 SC, PM Overlap 82
84 - Meringkas dan review perubahan 3 - 3 PM
85 - Sign off dan close issue list 2 - 2 PM
86 Total Waktu 119 72 94
Tabel 4.1 Estimasi Waktu Perencanaan Implementasi
134
Keterangan:
SC = Steering Committee
PM = Project Manager
AL = Application Team Leader
TE = Technical Team
FU = Functional Team
• Total perencanaan implementasi yang disusun tim implementasi (119 hari) =
Perencanaan implementasi sudah terjadi (97 hari) + Perencanaan implementasi belum terjadi (22 hari)
• Total perencanaan waktu yang diusulkan (94 hari) =
Usulan penambahan hari (72 hari) + Perencanaan implementasi yang belum terjadi (22 hari)
.
135
4.6 Critical Path Method
4.6.1 Gambar Critical Path Method
Gambar critical path method untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC di
LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT menggunakan model waterfall dimana tiap
tahapan dan aktivitas dilaksanakan secara berurutan agar dapat meminimalisasi
pengulangan proyek, membantu dalam mengkoordinasikan tim implementasi, dan
mempermudah analisa perubahan. Tujuan dari penggambaran critical path method
ini untuk mengetahui durasi total proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan
proyek implementasi SAP-BPC di LPS.
Gambar 4.7 Diagram Critical Path Method
49
24
31
5531
55
18
3
0
30
3 21
2
3
53
5 24
3
5
85
8
28
3
8
118
11
32
3
11
1411
1436
5
14
1914
19
37
3
19
2219
22
38
1
22
2322
23 40
2
23
2523
25
43
3
25
2825
28
46
3
28
3128
31
53
5
55
6055
60
54
3
60
6360
63 57
7
63
7063
70
61
1
70
7170
71
63
2
71
7371
7366
5
73
7873
78
70
5
78
8378
83
74
1
83
8483
84 76
4
84
8884
88 81
6
88
9488
94
136
Keterangan:
a c d
b e f
a = Nomor kegiatan
b = Jumlah hari yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
c = Early Start
d = Early Finish
e = Late Start
f = Late Finish
Urutan berjalannya aktivitas
137
4.6.2 Analisa Hitungan Maju
Dalam mengidentifikasi jalur kritis, digunakan cara hitungan maju berdasarkan gambar diagram critical path
method, dengan menggunakan rumus :
Early Finish = Early Start + Duration. Tabel di bawah merupakan tabel hitungan maju.
No Tasks Duration Predecesors Early Start Early Finish
Project Revision
18 a. Problem Diagnosis 3 days - 0 3
21 b. Steering Committee Meeting 2 days 18 3 5
24 c. Training 3 days 21 5 8
Business Blueprint
28 a. Organizational Change Management 3 days 24 8 11
32 b. Workshop 3 days 28 11 14
36 c. Blueprint Documentation 5 days 32 14 19
37 d. Review Blueprint 3 days 36 19 22
38 e. Sign Off Blueprint 1 days 37 22 23
Realization
138
40 a. Project Management 2 days 38 23 25
43 b. Organizational Change Management 3 days 40 25 28
46 c. Training 3 days 43 28 31
49 d. System Development 24 days 46 31 55
55 e. Internal Test 5 days 49 55 60
56 f. Pre-UAT 3 days 55 60 73
59 g. User Acceptance Test 7 days 56 63 70
63 h. Quality Check 1 days 59 70 71
Final Preparation
65 a. Project Management 2 days 63 71 73
68 b. End User Training 5 days 65 73 78
72 c. Finalized System and Cutover 5 days 68 78 83
76 d. Quality Check 1 days 72 83 84
Go Live and Support
78 a. Go Live & Support 4 days 76 84 88
83 b. Project Closing 6 days 78 88 94
Tabel 4.2 Analisa Hitungan Maju
139
4.6.3 Analisa Hitungan Mundur
Dalam mengidentifikasi jalur kritis, digunakan cara hitungan mundur berdasarkan gambar diagram critical path
method dengan menggunakan rumus :
Late Start =Late Finish – Duration . Tabel di bawah merupakan tabel hitungan mundur.
No Tasks Duration Predecesors Late Start Late Finish
Go Live and Support
83 b. Project Closing 6 days 78 88 94
78 a. Go Live & Support 4 days 76 84 88
Final Preparation
76 d. Quality Check 1 days 72 83 84
72 c. Finalized System and Cutover 5 days 68 78 83
68 b. End User Training 5 days 65 73 78
65 a. Project Management 2 days 63 71 73
Realization
63 h. Quality Check 1 days 59 70 71
59 g. User Acceptance Test 7 days 56 63 70
140
56 f. Pre-UAT 3 days 55 60 73
55 e. Internal Test 5 days 49 55 60
49 d. System Development 24 days 46 31 55
46 c. Training 3 days 43 28 31
43 b. Organizational Change Management 3 days 40 25 28
40 a. Project Management 2 days 38 23 25
Business Blueprint
38 e. Sign Off Blueprint 1 days 37 22 23
37 d. Review Blueprint 3 days 36 19 22
36 c. Blueprint Documentation 5 days 32 14 19
32 b. Workshop 3 days 28 11 14
28 a. Organizational Change Management 3 days 24 8 11
Project Revision
24 c. Training 3 days 21 5 8
21 b. Steering Committee Meeting 2 days 18 3 5
18 a. Problem Diagnosis 3 days - 0 3
Tabel 4.3 Analisa Hitungan Mundur
141
4.6.4 Analisa Hitungan Slack
Slack adalah perbedaan antara early start dengan late start atau antara early finish dengan late finish berdasarkan
gambar diagram critical path method. Tabel di bawah ini merupakan table analisa hitungan slack.
No Tasks Duration Predecesors Early Start Late Start Slack
Project Revision
18 a. Problem Diagnosis 3 days - 0 0 -
21 b. Steering Committee Meeting 2 days 18 3 3 -
24 c. Training 3 days 21 5 5 -
Business Blueprint
28 a. Organizational Change Management 3 days 24 8 8 -
32 b. Workshop 3 days 28 11 11 -
36 c. Blueprint Documentation 5 days 32 14 14 -
37 d. Review Blueprint 3 days 36 19 19 -
38 e. Sign Off Blueprint 1 days 37 22 22 -
Realization
40 a. Project Management 2 days 38 23 23 -
142
43 b. Organizational Change Management 3 days 40 25 25 -
46 c. Training 3 days 43 28 28 -
49 d. System Development 24 days 46 31 31 -
55 e. Internal Test 5 days 49 55 55 -
56 f. Pre-UAT 3 days 55 60 60 -
59 g. User Acceptance Test 7 days 56 63 63 -
63 h. Quality Check 1 days 59 70 70 -
Final Preparation
65 a. Project Management 2 days 63 71 71 -
68 b. End User Training 5 days 65 73 73 -
72 c. Finalized System and Cutover 5 days 68 78 78 -
76 d. Quality Check 1 days 72 83 83 -
Go Live and Support
78 a. Go Live & Support 4 days 76 84 84 -
83 b. Project Closing 6 days 78 88 88 -
Tabel 4.4 Analisa Hitungan Slack
143
4.7 Gantt Chart Perencanaan Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT
Gantt chart di bawah ini merupakan penggambaran urutan aktivitas dan jumlah waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT. Penggambaran gantt chart ini berdasarkan
Gambar 4.7 Diagram Critical Path Method yang menampilkan jalur kritis pelaksanaan aktivitas dengan menggunakan model
waterfall.
Gambar 4.8 Gantt Chart Perencanaan Implementasi SAP-BPC
144
4.8 Ketersediaan Anggaran
Dalam menjalankan implementasi SAP-BPC, pihak client (LPS) dan pihak vendor
(AGIT) telah menandatangani kontrak, perjanjian kerja selama 7 bulan dan jumlah biaya
yang telah disepakati oleh kedua belah pihak untuk melaksanakan implementasi SAP-
BPC di LPS. Berikut ini adalah persentase biaya yang dikeluarkan untuk implementasi
SAP-BPC:
• Biaya kontrak SAP-BPC = 100%
o Lisensi aplikasi SAP-BPC = 47%
o Biaya pelaksanaan implementasi = 53%
• Annual Tax Statement (ATS) per-tahun = 22% *lisensi aplikasi SAP-BPC
Sedangkan untuk anggaran SAP-BPC yang telah melampaui waktu perjanjian kerja
awal yaitu 7 bulan, maka seluruh biaya perpanjangan implementasi SAP-BPC
merupakan tanggung jawab pihak vendor (AGIT). Hal tersebut dikarenakan adanya
penyusunan blueprint yang terlalu global, kurangnya pemahaman pihak vendor terhadap
kebutuhan LPS dan metodologi SAP tidak berjalan sebagaimana mestinya sehingga
menyebabkan implementasi SAP-BPC tidak berjalan dengan tepat waktu.
Dengan adanya keadaan tersebut, maka pihak client (LPS) tidak melakukan
penambahan biaya atas perbaikan dan perpanjangan kontrak kerja dalam melaksanakan
implementasi SAP-BPC di LPS.
145
4.9 Sumber Daya
4.8.1 Kriteria Kebutuhan Teknologi
Untuk mendukung proyek implementasi SAP-BPC di LPS maka dibutuhkan
teknologi:
• Berikut adalah hardware yang dibutuhkan tim implementasi untuk
melaksanakan implementasi SAP-BPC di LPS pada saat development dan
production:
No Hardware Development Production
1 CPU’s 5 4
2 RAM GB 4 GB 8 GB
3 Disk GB 72 GB 144 GB
4 RAID level OS-RAID 1
Data-RAID 1+0
OS-RAID 1
Data-RAID 1+0
5 OS
• Windows 2003 standard
and Enterprise Edition
SP2/R2 (32 bit)
• SQL 2005 Enterprise
Edition or Developer
edition 32 bit
• Windows 2003
standard and
Enterprise Edition
SP2/R2 (32 bit)
• SQL 2005 Enterprise
Edition or Developer
edition 32 bit
Tabel 4.5 Hadware Tim Implementasi
146
• Berikut adalah standarisasi kriteria hardware yang dipenuhi oleh pihak client
agar dapat menggunakan SAP-BPC dalam kegiatan penyusunan anggaran di
lembaga, adalah:
No Hardware Standard User Power User Admin User
1 CPU X86 (600 MHz) X86 (1.4 GHz) X86 (1.6 GHz)
2 RAM 256 MB 512 MB 512 MB
3 Hard Drive 150 MB 500 MB 1 GB
4 Other NIC 100 MBit
SVGA 800 x600
Tabel 4.6 Kebutuhan Hardware Client
• Berikut adalah beberapa standarisasi kriteria software yang harus dipenuhi oleh
pihak client untuk masing-masing desktop user agar dapat menjalankan aplikasi
SAP-BPC yang akan digunakan dalam kegiatan penyusunan anggaran di
lembaga, adalah:
147
No Software
1 Window XP SP1
2 Internet Explorer 6.0 SP1
3 Microsoft Office XP SP2, 2003 SP3, 2007
4 Microsoft XML 3.0 SP1
5 Microsoft .NET Framework 1.1
6 PDF Reader (optional)
Tabel 4.7 Kebutuhan Software Client
• Berikut adalah server dan storage yang telah dimiliki oleh pihak client untuk
mendukung implementasi dan penggunaan SAP-BPC di dalam lembaga,
adalah:
No Server & Storage
1 Server IBM Blade Center
2 Storage SUN (IBM)
Tabel 4.8 Kebutuhan Server Client
148
4.8.2 Manusia
4.8.2.1 Usulan Struktur Tim Implementasi
Dalam mendukung pelaksanaan implementasi SAP-BPC setelah timbulnya
berbagai masalah pada saat pre-UAT, maka diusulkan tim implementasi yang telah
dibentuk untuk memperjelas peran dan tanggung jawab masing-masing
berdasarkan kompetensinya. Berikut adalah struktur organisasi proyek
implementasi:
Gambar 4.9 Usulan Struktur Tim Implementasi
149
Pada penggambaran struktur organisasi tim implementasi ini, anggota tim proyek
implementasi SAP-BPC di LPS yang diusulkan, terdiri dari:
1. Steering Committee : 4 Orang
2. Project Manager : 2 Orang
a. Vendor Project Manager : 1 Orang
b. Client Project Manager : 1 Orang
3. Application Team Leader : 2 Orang
a Vendor Application Team Leader : 1 Orang
b Client Application Team Leader : 1 Orang
4. Application Team : 4 Orang
a. Vendor Application Team : 3 Orang
b. Client Application Team : 1 Orang
5. Client Functional Team : 18 orang
a. SI : 2 Orang
b. Umum : 2 Orang
c. SDM : 2 Orang
d. Sekretaris Lembaga : 2 Orang
e. Investasi : 2 Orang
f. Keuangan : 2 Orang
g. Akuntansi dan Anggaran : 2 Orang
h. Klaim : 2 Orang
i. Penjaminan : 2 Orang
150
4.8.2.2 Tanggung Jawab Usulan Tim Implementasi
Berikut adalah beberapa tugas dan wewenang masing-masing anggota usulantim
implementasi SAP-BPC, yaitu:
1. Steering Committee
• Mengawasi pelaksanaan proses implementasi SAP-BPC secara
keseluruhan
• Menyetujui perencanaan implementasi, proses pelaksanaan
implementasi, dan laporan perkembangan implementasi
• Mengevaluasi dan menyetujui perubahan-perubahan yang terjadi pada
ruang lingkup implementasi, waktu implementasi, dan biaya
• Menghadiri rapat Steering Committee
2. Project Manager
a. Client Project Manager
• Memberikan usulan perubahan yang berhubungan dengan manajemen
proyek pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS baik aktivitas
maupun sumber daya
• Menyetujui perencanaan implementasi SAP-BPC di LPS
• Menerima draft blueprint dan review dokumen blueprint SAP-BPC
• Mengawasi jalannya proses implementasi secara keseluruhan
berdasarkan perencanaan waktu yang telah ditentukan dan kualitas
sistem yang dirancang
• Menyediakan kebutuhan yang diperlukan oleh tim implementasi
• Menyetujui standar manajemen proyek dan prosedur implementasi
151
• Menerima laporan dari vendor project manager kinerja setiap tahapan
implementasi SAP-BPC
• Menerima dan menyetujui review dari tiap tahapan implementasi
b. Vendor Project Manager
• Membuat dan menetapkan perencanaan implementasi SAP-BPC
• Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proses implementasi SAP-
BPC serta menentukan alokasi sumber daya dalam pelaksanaan
implementasi SAP-BPC yang akan dilaksanakan
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan pertemuan
• Membuat standar manajemen proyek dan prosedur implementasi
• Membentuk, mengatur, dan memberikan movitasi kepada tim
implementasi
• Mengkoordinasi pelaksanaan implementasi SAP-BPC agar berjalan
sesuai jadwal dan sesuai dengan permintaan client
• Mengantisipasi dan memberikan solusi terhadap masalah yang mungkin
timbul dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC
• Mengawasi tenaga kerja dan sumber daya teknis yang digunakan
• Bertanggung jawab pada pelaksanaan training tim implementasi
• Melaksanakan review dari tiap tahapan implementasi
• Memastikan penjadwalan implementasi sesuai dengan standarisasi dan
panduan metodologi implementasi SAP
• Mengawasi dan meninjau kemajuan implementasi dan hasilnya dari tiap
tahapan implementasi yang dilaksanakan
152
• Memastikan hasil proses testing sistem yang akan diimplementasikan
sesuai dengan kebutuhan dan permintaan client
3. Application Team Leader
a Vendor Application Team Leader
• Merancang aplikasi sesuai dengan proses to-be
• Menentukan master record
• Merancang konfigurasi SAP-BPC, server, dan network
• Merancang pelaksanaan cutover
• Ikut terlibat dalam pelaksanaan internal testing
• Ikut serta membuat perancangan proses bisnis to-be dengan functional
team client.
• Menyiapkan pelaksanaan kick off meeting
• Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan
• Melaksanakan dan memimpin berjalannya seluruh rangkaian workshop
kebutuhan umum, dan proses bisnis
• Membuat dan me-review dokumen blueprint
• Melakukan analisa gap
• Ikut terlibat dalam pelaksanaan UAT
b Client Application Team Leader
• Menyetujui strategi pengembangan implementasi SAP-BPC
• Meninjau dan menyetujui blueprint document yang dibuat oleh tim
vendor
• Membuat keputusan yang berhubungan dengan proses bisnis to-be
153
• Menentukan master data yang berhubungan dengan sistem yang akan
dirancang
• Menganalisa resiko implementasi
• Menyiapkan pelaksanaan kick off meeting
• Membantu pelaksanaan end user training
• Mengevaluasi kinerja dan aplikasi SAP-BPC setelah go live
4. Functional
a Vendor Functional
• Ikut serta dalam kick off meeting
• Ikut serta membuat perancangan proses bisnis to-be dengan functional
team client.
• Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan
• Melakukan analisa gap
• Membuat dan me-review dokumen blueprint
• Melaksanakan dan memimpin berjalannya seluruh rangkaian workshop
kebutuhan umum, dan proses bisnis
• Menentukan master record
• Membantu pelaksanaan training tim implementasi dan end user
• Membuat UAT script
b Functional Team Client
• Ikut serta dalam kick off meeting
• Menyampaikan dan menjelaskan proses bisnis as-is kepada tim
implementasi vendor
154
• Ikut serta dalam pelaksanaan workshop kebutuhan umum dan proses
bisnis
• Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan
• Meninjau dan menyetujui perubahan proses bisnis yang tergambar
dalam dokumen blueprint
• Membantu untuk menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan tim
implementasi vendor untuk migrasi data
• Melaksanakan end user training dan change management
• Ikut serta dalam pelaksanaan UAT
• Mengevaluasi kinerja dan aplikasi SAP-BPC setelah go live
5. Technical Team
a Vendor Technical Team
• Menentukan kebutuhan hardware dan software
• Membuat strategi implementasi SAP-BPC dan strategi pengembangan
implementasi SAP-BPC
• Melaksanakan konfigurasi server, desktop dan instalasi SAP-BPC
• Melakukan penyesuaian (customization) pada pengembangan aplikasi
SAP dan server
• Mengatasi GAP dengan melakukan enchement
• Melaksanakan unit test, integration test, scenario test, dan, internal
testing
• Ikut serta dalam kegiatan training yang dilaksanakan pada tiap tahapan
• Memimpin pelaksanaan UAT
155
• Melaksanakan cutover dan go live SAP-BPC
• Memberikan solusi permasalahan yang dihadapi dalam
pengkonfigurasian sistem
• Membuat dokumentasi teknikal secara keseluruhan
• Membuat dan merencanakan otorisasi standar sistem sesuai dengan
kebutuhan LPS
• Menyampaikan dan meminta persetujuan tim implementasi client atas
rencana otorisasi standar sistem yang telah disusun
• Melaksanakan review strategi otorisasi implementasi SAP-BPC
b Technical Client
• Membantu dalam pengadaan hardware dan software
• Menyetujui strategi pengembangan implementasi SAP-BPC yang telah
dirancang
• Ikut serta dalam kegiatan training yang diadakan pada tiap tahapan
Meninjau dan menyetujui standar otorisasi dokumen dan proses bisnis
to-be yang telah tergambar didalam dokumen blueprint yang telah
disusun oleh tim implementasi vendor
Membantu pengembangan SAP-BPC didalam jalur proses bisnis
Menyampaikan permasalahan yang dihadapi kepada project manager
untuk mendapatkan pemecahan masalah.
156
4.10 Manajemen Masalah
Berikut adalah beberapa usulan untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi
dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS, yaitu:
• Penyusunan dokumen blueprint yang terlalu global dapat diatasi dengan adanya
penambahan waktu workshop dan tim implementasi yang bertanggung jawab
adalah application team leader vendor, dimana pada awalnya penyusunan
blueprint dan pengembangan aplikasi dilakukan secara bersamaan oleh application
team.
• Kurangnya pemahaman kebutuhan end user dan fitur SAP-BPC dapat diatasi
dengan melakukan pertemuan antartim implementasi, dan mengadakan training tim
implementasi untuk lebih memahami fungsi dan kemampuan SAP-BPC terhadap
kebutuhan client.
• Kurangnya kemampuan end user untuk beradaptasi dan menerima sistem SAP-
BPC dapat diatasi dengan melaksanakan kegiatan organizational change
management dan end user training.
• Pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengalami kemunduran proyek
dapat diatasi dengan menerapkan model waterfall yang dilakukan tahap demi
tahap.
• Tim implementasi diusulkan untuk melaksanakan kegiatan project management
dan quality check untuk menghindari kesalahan implementasi yang berkelanjutan.
• Tim implementasi yang telah dibentuk harus memperjelas peran dan tanggung
jawab masing-masing berdasarkan kompetensinya untuk mengatasi kerancuan
peran dan tanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.
top related