aksi perubahan sistem manajemen pengolahan...
TRANSCRIPT
AKSI PERUBAHAN
SISTEM MANAJEMEN PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN BERBASIS
SATU DATA UPTD PUSKESMAS GUNUNG SARI ULU
“ SIMBADA”
Oleh:
Rina Marini, S.K.M.
NDH 26
Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I
PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN
DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH LEMBAGA
ADMINISTRASI NEGARA 2020
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
LEMBAR PENGESAHAN
AKSI PERUBAHAN
Yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi Perubahan
Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I tahun 2020 :
Rina ; Rina Marini, S.KM
NDH : 26
NIP : 198108272006042032
Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Instansi : UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu Kota Balikpapan
Judul Aksi Perubahan : SISTEM MANAGEMEN PENGELOLAAN
DATA DAN DOKUMEN SATU DATA
(SIMBADA) UPTD PUSKESMAS GUNUNG
SARI ULU.
TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Aksi Perubahan, pada hari Selasa, 19
Mei 2020 bertempat di Kampus Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Otonomi
Daerah (Puslatbang KDOD) Lembaga Administrasi Negara menggunakan
aplikasi Zoom Meetung.
Narasumber, Coach
Windra Mariani, S.H.,M.M Muhammad Harry R, S.P.i., M.M. NIP. 19820305200501 2 001 NIP. 198510092011011012
i
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warohmatullohi Wabarokatuh, Alhamdulillah puji syukur
kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayahnya
sehingga dalam pelaksanaan implementasi dan penyusunan laporan aksi perubahan
Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis Satu Data
(SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu Kota Balikpapan terselesaikan
dengan baik. Laporan aksi perubahan ini merupakan syarat wajib dalam
menyelesaikan tugas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2020
yang diselenggarakan oleh Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Otonomi Daerah
(Puslatbang KDOD) Lembaga Administrasi Negara Samarinda.
Tentunya jika kegiatan pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini dapat selesai
dengan hasil yang maksimal merupakan suatu keberhasilan bagi kami. Dengan
keterbatasan kami dalam melaksanakan implementasi aksi perubahan, maka ada
beberapa hambatan yang reformer temui di lapangan dan jika pelatihan
kepemimpinan pengawas ini dapat diselesaikan dengan baik tentulah karena bantuan
dan dukungan dari banyak pihak terkait yang telah membantu :
1. Orang tua, Suami dan anak serta keluarga tercinta yang selalu mendukung
dalam proses pelatihan dari awal sampai selesai.
2. Bapak Muhammad Harry R, S.P.i., M.M selaku Coach yang telah banyak
meluangkan waktunya untuk membimbing reformer.
3. Ibu Windra Mariani, S.H.,M.M selaku Narasumber pada seminar
rancangan dan seminar laporan aksi perubahan.
4. Ibu dr. Andi Sri Juliarty, M.Kes Kepala Dinas Kesehatan Kota
Balikpapan.
5. Ibu Dra. Alwiati, Apt Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan selaku
Sponsor yang selalu memberikan Dukungan, Motivasi dan arahan pada
reformer.
6. drg. Farida Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu selaku Mentor
yang selalu setia memberikan Bimbingan, Motivasi serta Arahan kepada
reformer.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
7. Seluruh Tim Efektif serta Pegawai di UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
yang reformer cintai dan banggakan.
8. Seluruh Pegawai di Dinas Kesehatan Kota Balikpapan yang saya
banggakan.
9. Seluruh Kepala UPTD Puskesmas dan Kepala Sub Bagian Tata Usaha di
Kota Balikpapan.
10. Semua Stakeholder yang terlibat dan telah mendukung terlaksananya aksi
perubahan ini.
11. Kepala Pusat dan semua staf pada Puslatbag KOD LAN di Samarinda
12. Serta seluruh peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan 1
Tahun 2020 yang selalu memberi semangat dan solid selama kegiatan ini
berlangsung.
Sehubungan dengan hal tersebut maka reformer ingin menyampaikan rasa
hormat dan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada seluruh pihak yang
telah mendukung hingga terselesaikannya implementasi aksi perubahan ini.
Aksi Perubahan ini merupakan suatu wujud dedikasi yang diberikan untuk
Meningkatkan Kinerja UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, Reformer sangat
berharap bahwa aksi perubahan ini akan sangat bermanfaat bagi siapa saja
yang membaca dan menambah pengetahuan bagi kita semua.
Wabilahi Taufiq Walhidayah
Wassalamualaikum Warohmatullahi Wabarokatuh.
Balikpapan, 17 Mei 2020
Reformer
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN………………………………………... LEMBAR PERSETUJUAN …………………………………………….. KARTU KONSULTASI MENTOR ……………………………………….. KATA PENGANTAR ……………………………………………… EXECUTIVE SUMMARY …………………………………………. DAFTAR GRAFIK ………………………………………………………. DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………………. DAFTAR TABEL ……………………………………………………………. BAB I ……………………………………………………………………… PENDAHULUAN ……………………………………………………………
1.1. DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN …………………………………
1.2. LATAR BELAKANG …………………………………………………
1.3. KONSEP AKSI PERUBAHAN SIMBADA …………………………
1.4. TUJUAN AKSI PERUBAHAN ……………………………………………
1.5. MANFAAT AKSI PERUBAHAN ……………………………………
1.6. TATA KELOLA AREA PERUBAHAN PERUBAHAN DAN TIM EFEKTIF
……
1.7. STAKEHOLDER YANG TERLIBAT
1.8. ESTIMASI ANGGARAN …………………………………………
1.9. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH ………………………
1.10. JADWAL KEGIATAN RENCANA AKSI PEUBAHAN ………………
BAB II ……………………………………………………………………………………
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN ……………………………………………… 2.1. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN ……………………………… 2.1.1. HASIL CAPAIAN AKSI PERUBAHAN ……………………………… 2.1.2. DUKUNGAN STAKEHOLDER ………………………………………………
1. Dukungan dari Walikota Balikpapan ……………………………………… 2. Dukungan dari Sekretaris Dinas ………………………………………… 3. Dukungan dari Kepala Dinas Kesehatan ……………………………
2.1.3. PERUBAHAN PETA STAKEHOLDER …………………………………… 2.2. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN ……………………………
2.2.1. MEMBANGUN INTEGRITAS TIM ……………………………… 2.2.2. PENGELOLAAN TIM …………………………………………………… 2.2.3. KENDALA YANG DIHADAPI ……………………………………… 2.2.1. MEMBANGUN BUDAYA MELAYANI …………………………
2.3. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ………………………………… BAB III ……………………………………………………………… KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………………… 3.1. KESIMPULAN ……………………………………………………………… 3.2. SARAN …………………………………………………………..
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
DAFTAR LAMPIRAN :
1. SK Kepala UPTD Puskemas Gunung Sari Ulu Tentang Pembentukan Tim Efektif
2. SK Kepala UPTD Puskemas Gunung Sari Ulu Tentang Tim Pengelola SIMBADA
3. Edaran Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu tentang Penggunaan SIMBADA
4. SOP Pengelolaan data Dan Dokumen UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
5. Petunjuk Penggunaan SIMBADA
6. Undangan, Daftar Hadir, Notulen Rapat Pembentukan Tim Efektif
7. Undangan, Daftar Hadir, Notulen Sosialisasi “SIMBADA” kepada Pegawai UPTD
Puskesmas Gunung Sari Ulu
8. Undangan, Daftar Hadir, Notulen Monitoring dan Evaluasi “SIMBADA” kepada
Pegawai UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
9. Undangan, Notulen Sosialisasi “SIMBADA” kepada Seluruh UPTD Puskesmas Se-
Kota Balikpapan Melalui Online (Zoom Metting)
10. Surat Dukungan Stakeholder.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Alur Pengumpulan Data saat ini
Gambar 2. Alur Pengumpulan Yang diharapkan
Gambar 3. Gambar Analisis Masalah
Gambar 4. Buku Ekspedisi Pengiriman Laporan Bulanan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Gambar 5. Milestone Gambar 6. Struktur Tim Efektif
Gambar 8. Strategi Komunikasi Dengan Stakeholder
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Data Jenis Laporan Bulanan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Tabel 2. Rekapitulasi Berdasarkan Klasifikasi Jenis Dokumen dan jenis Data
UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Tabel. 5. Jadwal Kegiatan rencana Aksi Perubahan
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
EKSEKUTIF SUMMARY
Ketidakefektifan mekanisme pengolahan data, diterima dan dikirimkan
pengguna data yang mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan.
Keterlambatan pelaporan ini diakibatkan padatnya kegiatan pemegang program
diluar gedung seperti kegiatan posyandu atau pelaksananan kegiatan program
kesehatan di masyarakat Dengan merancang suatu system yang mempermudah bagi
Pemegang Program untuk mencatat, mengolah dan melaporkan datanya secara
tranparan dan akuntabilitas maka diperlukan suatu system yaitu “SIMBADA” yang
dapat mengakomodir kebutuhan Puskemas baik untuk memudahkan dalam
pencatatan, mengolah dan Pelaporan data serta penyimpanan Dokumen secara
elektronik dan Online yang otomatis dengan mudah diakses bersama-sama bahkan
menggunakan perangkat laptop,
“SIMBADA” merupakan system yang memanfaatkan layanan
penyimpanan online (cloud Storage) milik Google memudahkan pengguna untuk
menyimpan file melalui internet dan Mengolah data dengan menggunakan Google
Sheet secara bersama-sama dengan menggunakan perangkat yang berbeda yaitu
computer, laptop bahkan android dari proses mengolah dan mengirim dari pengelola
program langsung ke pengguna data salah satu yaitu Dinas Kesehatan Kota
Balikpapan dapat langsung menggunakan aplikasi Bit.ly dan diteruskan ke
Whatsapp pribadi pemegang program sehingga link data hanya satu kali dikirimkan
sehingga menghemat waktu. kentungan bagi Organisasi dalam hal ini UPTD
Puskesmas Gunung Sari Ulu yaitu sistem Data Cloud akan membuat data tetap up
to date. Bahkan mampu berkomunikasi dalam waktu yang sama dengan tim di
Puskesmas sehingga nantinya data dapat mudah serta cepat diolah dan dianalisa
sesuai kebutuhan Internal Puskesmas maupun eksternal Puskesmas. Sehingga
dengan Penggunaan Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis
Satu Data (SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu sebagai salah satu
upaya dalam peningkatan kinerja dan Mutu pelayanan Kesehatan di Puskesmas.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN
SIMBADA adalah Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen
berbasis satu data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu. SIMBADA berisi Kumpulan
data dan format laporan yang dapat digunakan dalam pelaporan kinerja dan
keuangan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu. SIMBADA bertujuan untuk
mewujudkan peningkatan kinerja dan budaya kerja akuntabilitas pengelolaan data
UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu.
1.2 LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 30 Tahun 2018
Tentang Pembentukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Unit
Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pada Dinas Kesehatan Kota Balikpapan. Salah
satu Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Pada Dinas Kesehatan Kota
Balikpapan adalah UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, dipimpin oleh seorang
Kepala Puskesmas yang membawahi dan membawahi Kepala Sub Bagian Tata
Usaha dan Jabatan Fungsional Kesehatan.
Salah satu tugas pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD
Puskesmas Gunung Sari Ulu adalah melakukan pengumpulan dan penyiapan
bahan perencanaan program, keuangan, ketatausahaan, rumah tangga,
perlengkapan, kepegawaian dan kehumasan serta pengelolaan barang milik
Daerah.. Berikut adalah gambaran jenis laporan bulanan yang merupakan tugas
dan fungsi Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPTD Puskesmas Dinas Kesehatan
Kota Balikpapan.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
No Jenis Laporan Unit Laporan Tujuan Laporan
1 Rekapitulasi Daftar Hadir Finger print
Tata Usaha
Dinas Kesehatan, BKPSDM Kota Balikpapapn
2 Rekapitulasi Potongan Kehadiran Pegawai
3 Laporan Realisasi Anggaran
4 Laporan FKTP
5 Laporan HIV
Kesehatan Kerja dan Olah Raga
Dinas Kesehatan
6 Laporan Kesehatan Kerja dan Olahraga
7 Laporan HBSAg
8 laporan ISPA dan Pnemonia
Pencegahan dan Pengendalian Penyakit
9 Laporan Surveilans (Kasus Baru )
10 Laporan Data Kesakitan
11 Laporan SP2TP
12 Laporan PTM (Kasus Baru dan Lama)
13 Laporan Kasus Kematian
14 Rekapitulasi Skrining Usia Produktif
15 Deteksi Faktor Resiko PTM
16 Rekap Pemeriksaan IVA dan Posyandu
17 Laporan10 Penyakit
18 Laporan jumlah kunjungan Paten JKN
19 Kunjungan Peserta BPJS Kesehatan
20 Laporan Imunisasi
Imunisasi
21 Rekapitulasi Imunisasi Ibu Hamil dan Wanita Usia Subur
22 Laporan PKPR
23 Registrasi Imunisasi rutin
24 Laporan Bayi Balita
25 Laporan Buku KIA Kesehatan Ibu dan Anak 27 Laporan KIA
Sumber : UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, 2020
Tabel 1. Data Jenis Laporan Bulanan UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Laporan sebagaimana dimaksud pada tabel 1, merupakan inputan data dari
penanggung jawab program:
1. UKM Esensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat
- Promkes
- Kesling
- KIA/KB-UKM
- Pencegahan Peyakit
- Perkesmas
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
2. UKM Pengembangan
- Kesehatan Lansia
- UKS/UKGS
Data sebagaimana dimaksud selain digunakan oleh penanggung jawab
program juga digunakan oleh penanggung jawab program lainnya, laporan harus
dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota Balikpapan. Banyaknya Jenis yang harus
dipenuhi mengakibatkan dibutuhkannya sistem yang dapat digunakan secara bersama
untuk mempermudah dalam proses pencatatan, pengolahan, dan pelaporan data dari
penanggung jawab program sehingga bertujuan untuk meningkatkan transparansi dan
akuntabilitas.
Data yang dikumpulkan sebagai dasar yang kemudian dipergunakan oleh
Pengambil Keputusan atau Kebijakan dalam hal ini Kepala Puskesmas bersama sama
dengan Kepala Sub Bagian tata Usaha dengan seluruh penanggung jawab program
kesehatan untuk menyusun perencanaan kegiatan juga sebagai dasar analisis
masalah kesehatan masyarakat dan kebutuhan masyarakat, dan juga perencanaan
kebutuhan dan peningkatan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas yang nilai
akhir dari proses pencatatan, pelaporan dan evaluasi terhadap akses, mutu dan
cakupan pelayanan kesehatan.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
NO Unit Jenis Dokumen Jenis Data
1 Kepegawaian Kenaikan Gaji Berkala Data Penjagaan Kenaikan
Gaji Berkala
Kenaikan Pangkat Data Usulan Kenaikan Pangkat
Evaluasi Penilaian Kinerja Pegawai
Data Rekapitulasi Evaluasi Penilaian Kinerja Pegawai
Daftar Urutan Kepangkatan Pegawai Data Umum Pegawai
SOP Kepegawaian Data Identifikasi Diklat
Pegawai Tahunan
Juknik Tata Naskah Surat UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Data Rekapitulasi Cuti Tahunan Pegawai
Diklat Pegawai
Rekapitulasi Absensi Bulanan dan Tahunan Pegawai
Cuti Pegawai Rekapitulasi Pemotongan Tunjangan Kinerja atas Absensi Kehadiran Bulanan dan Tahunan Pegawai STR dan SIP Pegawai
Laporan Bulanan Program Kesehatan di Puskesmas
Rekapitulasi Data Keberlakuan STR dan SIP tenaga Medis dan Paramedis
Data Pelaporan Kewajiban Pajak Pribadi Pegawai (LP2P, Siharka, LHKPN, SPT Tahunan)
2 Keuangan Realisasi Anggaran (Monev) Laporan Realisasi Bulanan Monev
SP2D BOK dan JKN
Matriks Penjagaan Anggaran Pelaksanaan Kegiatan BOK berdasarkan RPK Puskesmas
Laporan Retribusi
Rekapitulasi Pencairan SP2D Anggaran BOK dan JKN
3
Rumah Tangga
Daftar Inventaris barang dan kendraan Aset Puskesmas
Data Bulanan Persediaan Barang
Data Cek list Kebersihan Fasilitasi Pelayanan di Puskesmas
Data Pemelihaaraan Kendaraan Puskesmas (Ambulan dan Mobil Operasional Puskesmas) Ceklist Harian
Data Sarana dan Prasarana (Aset Puskesmas)
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
NO Unit Jenis Dokumen Jenis Data
4 Sistem Informasi
Data Kunjungan Bulanan kunjungan Pelayanan Data Kunjungan Masyarakat Miskin
Data Kepuasan Pelanggan 5
Manajemen Mutu
Daftar Saran dan Kritik dari Kotak Saran
Tabel 2. Rekapitulasi Berdasarkan Klasifikasi Jenis Dokumen dan jenis Data
UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Pelaksanaan pengumpulan dan penyiapan bahan perencanaan program,
keuangan, ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, kepegawaian dan
kehumasan serta pengelolaan barang milik Daerah pada UPTD Puskesmas Gunung
Sari digambarkan melalui diagram Alur sebagai berikut :
Gambar 1. Alur Pengumpulan Data saat ini
Tanda Tangan Kapus
(Validasi)
Pengarsipan di Bagian Tata
Usaha
Rangkap Berkas diserahkan ke PJ Program
Laporan dikirim
Singkronisasi Data
Bagian Tata Usaha
Pengolah Data (Penanggung Jawab
Program) 1. KIA 2. Imunisasi 3 Perkesmas 4. PKPR 5. Kesehatan Lingkungan 6. Gizi 7. Promkes 8. P2 Penyakit 9. Kesehatan Lansia 10. UKS/UKGS
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 2. Alur Pengumpulan Yang diharapkan
Dari Gambar diatas menunjukan adanya keterlambatan penyampaian laporan
kepada Dinas Kesehatan yang seharusnya dikirim sebelum tanggal 5 setiap bulannya
sedangkan laporan sudah disampaikan kepada Sub Bagian Tata Usaha UPTD
Puskesmas adalah tanggal 2 setiap Bulannya. Keterlambatan pelaporan ini
diakibatkan padatnya kegiatan pemegang program diluar gedung seperti kegiatan
posyandu atau pelaksananan kegiatan program kesehatan di masyarakat.
Bagian Tata
Usaha
Tanda Tangan Kapus
(Validasi)
Laporan dikirim
Pengolah Data (Penanggung Jawab
Program)
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 3. Gambar Analisis Masalah
KONDISI SAAT INI
1. Data dan dokumen
tidak terintegrasi
sehingga
membutuhkan
waktu untuk
singkronisasi data
dan validasi
2. Tingginya
permintaan data
dan dokumen
3. Laporan yang
dikirim terlambat
KONDISI YANG DIHARAPKAN
1. Laporan terkirim
tepat waktu
2. Tersedianya data
dan dokumen yang
real time.
TEROBOSAN
Membangun Sajian Data
Puskesmas untuk
pengambilan keputusan
dan mempercepat
penyediaan data bagi
pihak eksternal
INOVASI DALAM BENTUK AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN
PELAYANAN PUBLIK
Sistem Manajemen Pengelolaan
data dan dokumen berbasis satu
data UPTD Puskemas Gunung
Sari Ulu (SIMBADA) dengan
pemanfatan Google Drive
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 4. Buku Ekspedisi Pengiriman Laporan Bulanan
UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Gambar diatas menunjukkan keterlambatan dalam pengiriman laporan kepada
Dinas Kesehatan yang seharusnya dikirim sebelum tanggal 5 setiap bulannya, yang
seharusnya laporan bulanan diserahkan kepada Bagian Tata Usaha sebelum tanggal 2
Setiap Bulannya.
1.3 KONSEP AKSI PERUBAHAN
Dari Permasalahan yang muncul Ketidakefektifan mekanisme alur
tersebut mengakibatkan keterlambatan dalam penyampaian laporan berikut contoh
adanya keterlambatan penyampaian laporan kepada Dinas Kesehatan yang seharusnya
dikirim sebelum tanggal 5 setiap bulannya dan batas waktu laporan diterima oleh
Kepala Sub Bagian Tata Usaha adalah tanggal 2 setiap Bulannya. Keterlambatan
pelaporan ini diakibatkan padatnya kegiatan pemegang program diluar gedung seperti
kegiatan posyandu atau pelaksananan kegiatan program kesehatan di masyarakat
Dengan merancang suatu system yang mempermudah bagi Pemegang Program untuk
mencatat, mengolah dan melaporkan datanya secara tranparan dan akuntabilitas maka
diperlukan suatu system yaitu “SIMBADA” yang dapat mengakomodir kebutuhan
Puskemas baik untuk memudahkan dalam pencatatan, mengolah dan Pelaporan data
serta penyimpanan Dokumen secara elektronik dan Online yang otomatis dengan
mudah diakses bersama-sama bahkan menggunakan perangkat laptop,
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Komputer dan android. Sehingga SIMBADA akan memangkas waktu dari
proses pengelolaan hingga pengumpulan laporan Program Kesehatan di Wilayah Kerja
Puskesmas.
“SIMBADA” merupakan system yang memanfaatkan google drive yang
merupakan layanan penyimpanan online (cloud Storage) milik Google yang telah
diluncurkan sejak April 2012 yang lalu. Google Drive memudahkan pengguna untuk
menyimpan file melalui internet dan Mengolah data dengan menggunakan Google Sheet
secara bersama-sama dengan menggunakan perangkat yang berbeda yaitu computer,
laptop bahkan android dan mudah mengaksesnya dimanapun dan kapanpun, Data tetap
aman dengan memanfaatkan fitur Siapa saja yang mengedit dan melihat atau
mengomentari dokumen sehingga data dan dokumen Anda tidak akan hilang, Untuk
pengolahan data menggunakan google Sheet memiliki kentungan bagi Organisasi dalam
hal ini UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu yaitu sistem Data Cloud akan membuat data
tetap up to date. Bahkan mampu berkomunikasi dalam waktu yang sama dengan tim di
Puskesmas sehingga nantinya data dapat mudah serta cepat diolah dan dianalisa sesuai
kebutuhan Internal Puskesmas maupun eksternal Puskesmas. Yang nantinya data akan
terintegrasi dari berbagai macam sumber data pemegang program.
1.4 TUJUAN AKSI PERUBAHAN
1. Tujuan Jangka Pendek
Terimplementasinya dan tersedianya Laporan di 1 Unit (Bagian Tata Usaha)
melalui Sistem Manajemen Pengelolaan data dan dokumen berbasis satu data
UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu (SIMBADA)
2. Tujuan Jangka Menengah
1. Terimplementasinya dan tersediannya Laporan dari Seluruh Unit
melalui system manajemen pengelolaan data dan dokumen berbasis
satu data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu.(SIMBADA)
2. Tersedianya SIMBADA yang dapat diterapkan di semua Puskesmas
3. Tujuan Jangka Panjang
Terwujudnya Peningkatan kinerja dan budaya kerja Akuntabilitas
pengelolaan data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
1.5 MANFAAT AKSI PERUBAHAN
1. Internal
a. Memudahkan Penanggung Jawab program dan Kasubbag Tata Usaha
dalam penyampaian pelaporan kepada Dinas Kesehatan Kota
Balikpapan
b. Memudahkan Penanggung Jawab program dan Kasubbag Tata Usaha
dalam akses telusur data dan dokumen.
c. Laporan yang akuntabel dapat memudahkan kepala puskesmas dalam
pengambilan keputusan atau kebijakan terkait pencapaian kinerja.
2. Eksternal
a. Meningkatkan Mutu pelayanan kesehatan di UPTD Puskesmas
Gunung Sari Ulu b. Terpenuhinya kebutuhan Data dan Dokumen yang diperlukan oleh
pihak Ekternal (Stakeholder) dalam menyusun kebijakan atau
Perencanaan Program Kesehatan
c. Meningkatkan kecepatan retrieving Data yang diperlukan pihak
eksternal.
1.6 KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS
Aksi perubahan tentang Sistem Manajemen pengelolaan data terpadu
menggunakan satu data puskesmas Gunung Sari Ulu (SIMBADA) bertujuan untuk
meningkatkan akuntabilitas adalah salah satu aspek yang perlu dikembangkan dalam
rangka menerapkan tata kelola pemerintahan yang baik (good govermemance).
Penerapan good governace pada akhirnya dapat meningkatkan presepsi masyarakat
terhadap pemerintah daerah.
Aksi perubahan ini sejalan dengan salah satu isu strategis pembangunan jangka
menengah daerah Kota Balikpapan periode 2016-2021 yaitu Pemantapan Reformasi
Birokrasi untuk Mewujudkan Tata Kelola Kepemerintahan yang Baik dalam Rangka
Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
1.7 PENTAHAPAN (MILESTONE) DAN OUTPUT UTAMA
Gambar 5. Milestone
Jangka Pendek (60 hari)
a. Terbentuknya Tim Kerja
b.Merancang Konsep SIMBADA
c. Koordinasi dan Harmonisasi
terkait dengan Data – data
Laporan Dengan Dinas
Kesehatan Kota
d. Rapat Finalisasi “SIMBADA”
e. Koordinasi Stakeholder
f. Pembuatan Surat Edaran
Kepala Puskesmas Tentang
Penerapan SIMBADA
g. Sosialisasi “SIMBADA”
h. Implementasi “SIMBADA” pada
1 Unit (Unit Bagian Tata
Usaha)
i. Monitoring dan Evaluasi
Jangka Panjang (1-3 Tahun)
a. Terwujudnya
Peningkatan kinerja
dan budaya kerja
Akuntabilitas
pengelolaan data
UPTD Puskesmas
Gunung Sari Ulu
Jangka Menengah (3 bulan -1 Tahun )
a. Terimplementasi
“SIMBADA” disemua Unit
Laporan
b. Tersediannya SIMBADA yang
dapat diterapkan pada Semua
Puskesmas
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
1.8 Tata Kelola Aksi Perubahan
Gambar 6. Struktur Tim Efektif
Penjelasan Tugas masing-masing sebagaimana yang tergambar dalam struktur
Tim Efektif aksi perubahan, sebagai berikut :
1. Sponsor
a. Memberikan dukungan arahan dan Motivasi dalam penyusunan aksi
perubahan
2. Mentor
a. Memberikan dukungan arahan dan binbingan serta Motivasi dalam
penyusunan dan implementasi rancangan secara keseluruhan aksi
perubahan
Struktur Tim Efektif
Tim Teknis
1. Indra M , S.Kom
2. Dewi A, SKM
3. Selviana, AMd, Kes
Tim Administrasi 1. Nofra Y J, A.Mkg 2. Wicaksana
Bagus Permana
Sponsor Dra. Alwiaty, A.pt Sekretaris Dinas
Mentor drg. Farida
Kepala Puskesmas Gunung Sari Ulu
Reformer Rina Marini
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Coach M. Harry Rahmadi,
S.Pi, MM
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
b. Membantu reformer /Penggagas untuk menyelesaikan permasalahan
di luar kewenangan reformer
3. Coach
a. Memberikan bimbingan teknis penyusunan proyek perubahan yang
akan dilakukan oleh reformer /penggagas terkait sistematika
penulisan, tata cara menganalisa dan mengelola stakeholder yang
terlibat dalam prnyusunan tim yang efektif untuk menyelesaikan
permasalahan yang ada pada area perubahan.
b. Membantu mengevaluasi progress penyusunan proyek perubahan
agar tetap konsisten dan sesuai dengan alur yang diharapkan dalam
menyelesaikan permasalahan dengan kreatif dan inofatif
4. Reformer
a. Merencanakan, mengkomunikasikan, dan berkoordinasi pada tim
terkait
b. Membangun tim yang akan melaksanakan aksi perubahan c. Melakukan kerjasama dan koordinasi dengan stakeholder d. Menyiapkan, mengelola dan mengatur secara administrasi seluruh
kegiatan aksi perubahan e. Melaporkan perkembangan aksi perubahan
5. Koordinator Tim Tekhnis
a. Membuat dan menyusun Template
b. Melaporkan setiap perkembangan dan kendala kepada Reformer
6. Koordinator Tim Administrasi Bertanggung jawab atas kegiatan yang keterkaitan dengan administrasi
seperti surat menyurat, undangan rapat, daftar hadir, dokumentasi dan
laporan kegiatan, serta kegiatan administrasi lainnya.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
1.9 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI
High Influens, Low Interes (Tinggi Pengaruh, Rendah
Minat)
(LATENTS)
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Low Influens, High Interes (Rendah Pengaruh,Tinggi
Minat)
(Defenders)
Ka. Sie Kesga
• Ka.Sie. Promkesling
• Ka.sie Gizi, Kesjaor
• Ka.sie Surveilans dan
Imunisasi
• Ka.sie Penyakit
Menular
• Ka.sie SDM dan sarana
• Ka.sie Pel Kes primer
• Ka.sie. Pelayanan
Kesehatan Rujkan
• Ka.sie Mutu Pel kes
Tradisional
• Ka.sie PTM
• Ka.sieKefarmasian
• Ka.sie Alkes
• Kasie Kersipan Dinas
Perpustakaan
• Lurah Gunung Sari
Ulu
• Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
• Kepala BKPSDM Kota Balikpapan
• Kasubbag Umum Dinkes
• Kasubbag Program Dinkes
• Kasubbag Keuangan
Pengelola Laporan
Pegawai
High Influens, High Interes (Tinggi Pengaruh, Tinggi Minat)
(Promoters)
High Influens, Low Interes (Rendah Pengaruh, Rendah
Minat)
(Apathetic)
INTERES
INfLUENCE
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Hasil analisis pengelompokan Stakeholder menunjukkan bahwa dalam Rencana
Aksi perubahan ini kelompok stakeholder terdistribusi pada kelompok Promoters,
Latens dan Defenders saja dan diharapkan pada Hasil Aksi perubahan bergeser pada
Kelompok Stakeholde Promoters.
No Kelompok Strategi komunikasi
1 Promoters
Koordinasi langsung dengan Sekretaris Dinas tentang
Penerapan SIMBADA untuk Peningkatan
Akuntabilatas laporan yg merupakan Isu penting
(Pengaruh tinggi,
kepentingan tinggi)
2 Latents
- Meminta dukungan kepala Puskesmas melalui
Surat Edaran tentang penerapan SIMBADA untuk
mempengaruhi penanggung jawab program dalam
menerapkan SIMBADA dalam pelaporan Kinerja
- Meminta dukungan dari Dinas Kesehatan tentang
pentingnya penerapan SIMBADA dalam
pengelolaan dana dan dokumen
(Pengaruh tinggi,
Kepentingan
rendah)
3 Defenders
(Pengaruh rendah,
Melakukan pendekatan persuasif, berkoordinasi,
berdiskusi serta menjaga komunikasi dan hubungan
Baik
kepentingan tinggi)
4 Apathetics
(Pengaruh rendah,
Kepentingan
rendah)
Gambar 8. Strategi Komunikasi Dengan Stakeholder
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
1.10. ESTIMASI ANGGARAN
No Pengeluaran Biaya
1
Konsumsi Sosialisi dan Rapat evaluasi
(APBD) Rp. 1.440.000,-
2 Spanduk dan media promosi (APBD) Rp. 500.000,-
Tabel 3. Estimasi Anggaran Aksi Perubahan
1.11 IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA / MASALAH DAN STRATEGI
MENGHADAPI KENDALA / MASALAH
Dalam upaya merealisasikan kegiatan aksi perubahan, penting untuk
melakukan identifikasi potensi kendala dan strategi mengatasinya berikut ini :
No. Kendala yang
Mungkin Muncul
Resiko yang Harus Diantisipasi bagi keberhasilan Aksi
Perubahan
Strategi Mengatasi Kendala
1. Waktu yang terbatas SIMBADA tidak dapat diimplementasikan sesuai jadwal yang telah ditentukan
Reformer akan melaksanakan petahapan yang telah dibuat
2. Keamanan SIMBADA Hilang Data pada Sistem Backup data secara reguler
Tabel 4. Potensi Masalah dan Strategi Mengatasinya
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
1.11. JADWAL KEGIATAN RENCANA AKSI PERUBAHAN
N
o Kegiatan Waktu output Aktor
1. Rapat Pembentukan Tim
efektif
Maret
Minggu III SK Tim 1 Mentor
- Penetapan Tim Efektif Dokumentasi 2 Reformer
- Pembagian Tugas Tim
Efektif
Undangan 3 Tim efektif
- Penetapan SK Tim Daftar Hadir
- Pemantapan rencana
kegiatan
Notulen rapat
2. Merancang Konsep
“SIMBADA”
Maret
Minggu III
Data Hasil
Pemetaan 1 Reformer
- Pemetaan Kebutuhan
Data desain Format 2 Tim Efektif
- Mendisign Format /
Templet Data
3
Penanggung Jawab
Program
- Rapat Penentuan Isi
SIMBADA
3. Koordinasi dan harmonisasi
terkait laporan dengan Dinas
Kesehatan Kota Balikpapan
serta Ka.Sie Kearsipan
Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Balikpapa
Maret
Minggu Ke
III
Notulen 1 Reformer
Lembar
Koordinasi
2
3
Tim Efektif
Ka sie Kearsipan Kantor
Perpustakaan dan Arsip
Format laporan 4 Kasubbag Umum
5 Kasubbag Program
6 Kasubbag Keuangan
7 Ka. Sie Kesga,
8 Ka.Sie. Promkesling
9 Ka.sie Gizi
10 Ka.sie Kesjaor
11 Ka.sie Surveilans dan
Imunisasi
12 Ka.sie P2P,
13 Ka.sie PTM,
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
N
o Kegiatan Waktu output Aktor
14 Ka.sie Pel Kes primer
15 Ka.sie. Pelayanan
Kesehatan Rujkan,
16 Ka.sie Mutu Pel kes
Tradisional,
17 Ka.sie Kefarmasian,
18 Ka.sie Alkes
19 Ka.sie SDM dan sarana
20 BPSDM Balikpapan
4. Rapat Finalisasi Template
Laporan
Maret
Minggu IV Undangan 1 Reformer
Daftar Hadir 2 Tim Efektif
Notulen rapat
Dokumentasi
5.
Pembuatan Surat Edaran
Kepala Puskesmas tentang
Penerapan SIMBADA
Maret
Minggu IV Surat Edaran 1. Mentor
2. Reformer
3. Tim Efektif
6. Sosialisasi "SIMBADA"
Maret
Minggu ke
IV
Undangan 1. Mentor
- Rapat Persiapan
Sosialisasi
Daftar Hadir 2. Reformer
- Sosialisasi SIMBADA Notulen rapat 3. Tim Efektif
- Distribusi Surat Edaran
Tentang Penerapan
SIMBADA
Dokumentasi
4 Pengelola Laporan
lembar
Dukungan
5
Pegawai
7.
Implementasi "SIMBADA"
April
Minggu ke
I
Laporan
Bulanan
Program
Penanggung Jawab Program
Puskesmas
Laporan
realisasi
Keuangan
8. Monitoring dan evaluasi Mei Hasil 1. Mentor
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
N
o Kegiatan Waktu output Aktor
penerapan'SIMBADA" Minggu II Monitoring dan
Evaluasi
Rencana Tindak
Lanjut 2. Reformer
3. Tim Efektif
Tabel. 5. Jadwal Kegiatan rencana Aksi Perubahan
BAB II
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
2.1 DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN
2.1.1 HASIL CAPAIAN AKSI PERUBAHAN
1. Rapat Pembentukan Tim Efektif
Pelaksanaan Rapat pembentukan Tim Efektif telah terlaksana pada hari Senin Tanggal
23 Maret 2020 bertempat di Ruang Rapat Puskesmas Gunung Sari Ulu. Ada beberapa
Anggota Tim yang tidak hadir dikarenakan sedang melakukan tugas lapangan, Rapat
Pembentukan Tim ini dihadiri oleh Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
sekaligus memberikan beberapa arahan agar aksi perubahan ini berjalan sesuai
Milestone yang telah ditetapkan.
Dalam rapat pembentukan Tim Efektif ini, menghasilkan beberapa hal sebagai berikut
yaitu :
Penyampaian Penjelasan aksi Perubahan oleh reformer
Penjelasan Milestone baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang
yang harus dilaksanakan bersama-sama oleh Tim..
Penjelasan Pembagian tugas kepada masing-masing Anggota Tim yang
terdiri dari tim Teknis dan Tim Administrasi
Penentuan Target, Jadwal dan Sasaran kegiatan ( Penetapan Rencana
Kegiatan berdasarkan Milestone)
Penambahan kegiatan yaitu Menyusun Petunjuk Penggunaan SIMBADA
yang dimasukkan ke dalam Pentahapan atau Milestone, dan Pembuatan
SOP Pengelolaan Data dan Dokumen, Surat keputusan kepala Puskesmas
tentang Pembentukan Tim Pengelola Sistem Manajemen Pengelolaan data
dan dokumen berbasis satu data dan Edaran Kepala Puskesmas tentang
Pemanfaatan SIMBADA di UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu,
Penentuan Agenda Kegiatan selanjutnya berdasarkan milestone yaitu
Merancang konsep yang direncanakan akan dilaksanakan pada hari Sabtu
tanggal 24 Maret 2020 namun dikarenakan Protokol Covid-19 maka tim
memodifikasi Rapat dengan Diskusi Perorang sehingga tujuan kegiatan
tercapai tanpa melanggar Protokol Covid-19 serta akan membuat WAG
Khusus Pengelola Data Program dan Tim Efektif di UPTD Puskesmas
Gunung Sari Ulu.
Dilakukan Tahap Finalisasi Template Laporan yang kemudian dilanjutkan
dengan kegiatan Uji Coba menginput laporan bulan Maret 2020.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Arahan Kepala UPTD Puskesmas selaku mentor mengharapkan semua
pelaporan di Puskesmas dapat tertuang di dalam system ini nantinya.
Gambar 9. Rapat Pembentukan Tim Efektif
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 10. SK Tim Efektif
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 11. Undangan Rapat Pembentukan Tim Efektif
2. Merancang Konsep.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Sejak ditetapkan Pandemi COVID-19 di bulan Maret hingga terjadi pembatasan
kegiatan untuk Merancang Konsep Pertemuan dilakukan Modifikasi Kegiatan yaitu
melalui Diskusi perorangan yang dilaksanakan pada tanggal 24 Maret 2020 kepada
Pengelola program dan dibentuk WAG Bagi pengelola data puskesmas, memperoleh
Hasil sebagai Berikut
Perancangan Konsep dilakukan Oleh Tim Teknis berdasarkan Kebutuhan Data
dari Masing-Masing Pengelola Data
Diperoleh hasil sebagai berikut :
Diperoleh Pemetaan Kebutuhan Data bagi Pengelola Data Pemegang Program
Puskesmas, ada beberapa jenis laporan yang tidak dapat dimasukkan ke dalam
system ini yaitu Laporan Malaria dan Diare karena susah dalam bentuk
Aplikasi.
Dimasukkan pada Sistem SIMBADA adalah jenis Dokumen yang sifatnya
Dinamis.
dan dilakukan Diskusi langsung dengan pengelola juga tim efektif untuk
mempermudah proses merancang Konsep.
Gambar 13 . Merancang Konsep dengan Pengelola data Laporan
Program Lansia dan JKN
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 14. WhatsApp Group Pengelola Data Puskesmas dan Tim Efektif UPTD
Puskesmas Gunung Sari Ulu
3. Koordinasi Dan Harmonisasi
Koordinasi dengan Dinas Kesehatan Kota Balikpapan dengan Beberapa
Bidang dan Seksi di Dinas Kesehatan Kota Balikpapan Mereka merasa Aksi
perubahan ini sangatlah efektif untuk kinerja para pengelola data di Dinas
Kesehatan Kota Umumnya dan Puskesmas Gunung Sari Ulu Khususnya.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 15. Koordinasi Dengan Seksi Kesehatan Keluarga Dinkes Kota
Gambar 16. Koordinasi Dengan Sub Bagian Perencanaan Dinkes Kota
Koordinasi dengan Bagian Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsian
berdiskusi dengan kepala bidang kearsipan dan arsiparis yang memberikan
arahan bahwa aksi perubahan ini sesuai dengan kebutuhan organisasi saat ini
dengan menggunakan Teknologi mengalihkan dokumen secara digital yang
membantu pekerjaan dan pegawai yang sesuai dengan tata kelola kearsipan
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 17. Koordinasi dengan Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip
Kota Balikpapan
4. Rapat Finalisasi Template Laporan
Pelaksanaan Tahapan ini seharusnya melalui Rapat namun dikarenakan adanya
pembatasan kegiatan karena pandemic maka kami memodifikasinya dalam bentuk
diskusi dua arah yang dilakukan pada tanggal 25 maret 2020 oleh Tim Efektif dan
Reformer dan setelah diperoleh Templete Laporan yang baku maka Uji Coba dapat
dilaksanakan, Berikut adalah Tampilan dan Isi SIMBADA :
Gambar 18. Finalisasi Template Laporan bersama dengan Tim Efektif
a. Tampilan Simbada
Simbada dengan menggunakan sistem Cloude Storage (Penyimpanan Awan)
melalui Google Drive dengan cara kerja menyimpan berbagai bentuk
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
penyimpanan data dan dokumen yang daapat digunakan bersama-sama, ini adalah
design SIMBADA yang didalamnya terdiri atas Folder Pengelompokan merujuk
pada Struktur Organisasi UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
Gambar 19. Tampilan SIMBADA
Gambar 20. Tampilan Folder Data Laporan Bulanan dalam SIMBADA
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 21. Tampilan Folder Data Laporan Bulanan berdasarkan nama Pengelola Data
5. Pembuatan Surat Edaran Kepala Puskesmas tentang Penerapan SIMBADA
Dalam pentahapan ini telah disusun dan diterbitkan Surat Edaran Kepala UPTD
Puskesmas Gunung Sari Ulu Nomor : 440/91/PKM-GSU tentang Penggunaan
SIMBADA Tanggal 26 Maret 2020. Serta penerbitan beberapa aturan yang
diterbitkan oleh Kepala Puskesmas antara lain SOP Pengelolaan data dan dokumen
serta SK Pengelola Sistem manajemen pengolahan data dan dokumen berbasis satu
data UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, adapun berikut adalah bentuk
dokumennya.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 22. Edaran Kepala UPTD Puskesmas tentang Pemanfaatan SIMBADA
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 23. SOP Pengelolaan data dan dokumen
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
6. Sosialisasi SIMBADA
Sosialisasi ini dilaksanakan pada tanggal 28 Maret 2020 yang dihadiri oleh
Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu, pengelola data laporan bulanan
dan seluruh pegawai
Rapat dibuka dengan penyampaian arahan oleh Kepala UPTD Puskesmas
Gunung Sari Ulu
Penyampaian Penjelasan aksi Perubahan oleh reformer dengan Judul Sistem
Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis Satu Data UPTD
Puskesmas Gunung Sari Ulu
Penjelasan Latar Belakang, Tujuan dan Manfaat dari SIMBADA
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Penjelasan Milestone baik jangka pendek, menengah dan jangka panjang
Petunjuk Penggunaan Sistem Manajemen Pengelolaan Data Dan Dokumen
Berbasis Satu Data (SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu dapat
diakses dengan alamat link sebagai berikut
https://bit.ly/PetunjukSimbadaGSU
Untuk menginput data Laporan pada Sistem ini dapat diakses dengan
menggunakan Link https://bit.ly/LaporanBulananGSU dapat dipergunakan
bersama-sama oleh pengelola data Puskesmas.
Untuk Keperluan Dokumen Kepegawaian masing-masing pegawai dapat
mengakses link https://bit.ly/KepegawaianGSU
Pada Kegiatan Finalisasi Template Kita telah membuat template Laporan
Bulanan di semua unit pengelola data yang siap untuk Uji coba pada laporan
bulan Maret 2020, sementara ini adalah tujuan jangka menengah poin
pertama
Gambar 22. Sosialisasi “SIMBADA”
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 23. Undangan Sosialisasi “SIMBADA”
Gambar 24. Daftar Hadir Sosialisasi “SIMBADA”
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 25. Notulensi Sosialisasi “SIMBADA”
7. Implementasi SIMBADA
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Secara Keseluruhan Aksi Perubahan ini telah dilakukan Secara Bertahap sesuai
Milestone, dan tercapai pada Milestone Jangka Pendek yaitu terimpelmentasi pada
Unit Pelaporan Tata Usaha dan seluruh unit Pelapporan dan ini merupakan
Milesttone Jangka Menegah, Untuk Milestone Jangka Menengah Telah dilakukan
Simbada pada semua Unit Penanggung Jawab Program juga Sosialisasi SIMBADA
Kepada Seluruh Kepala Sub Bagian Tata Usaha Puksesmas Se-Kota Balikpapan
melalui Zoom Metting yang telah dilaksanakan pada Tanggal 14 Mei 2020, dengan
hasil yaitu seluruh Ka Sub. Bag Tata Usaha mengharapkan kegiatan ini dapat
dilakukan secara mendetail menggunakan metode pelatihan setelah pandemi Covid-
19 dan mengharapkan difasilitasi kembali oleh Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
Gambar 26. Implementasi “SIMBADA” pada semua unit Pengola Data Puskesmas
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 24. Sosialisasi “SIMBADA” Kepada Seluruh Puskesmas Se-Kota
Balikpapan
Gambar 25. Undangan Sosialisasi “SIMBADA” Kepada Seluruh Puskesmas
Se-Kota Balikpapan
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 26. Notulensi Sosialisasi “SIMBADA” Kepada Seluruh Puskesmas
Se-Kota Balikpapan
8. Rapat Monitoring dan Evaluasi
Rapat Monitoring dan Evaluasi dilaksanakan pada tanggal 8 Mei 2020, dengan hasil
sebagai berikut :
Kegiatan yang dilakukan di bulan Februari berjalan dengan baik, namun
dipertengahan Maret, dengan terjadinya pandemic Covid-19 maka dilakukan
penyesuaian kegiatan :
Dari tahap awal penggunaan system ini beberapa pengelola data mengalami
beberapa permasalahan untuk mengakses dan menginput data sehingga
pelatihan kepada petugas pengelola data yang rencananya akan dilakukan
secara bersamaan namun dilakukan secara personal
Beberapa format laporan ada yang tidak dimasukkan ke dalam sistem ini
karena dalam bentuk aplikasi.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 25. Rapat Monitoring dan Evaluasi
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 26. Undangan Rapat Monitoring dan Evaluasi
Gambar 27. Notulen Rapat Monitoring dan Evaluasi
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 28. Absen Rapat Monitoring dan Evaluasi
2.1.2 DUKUNGAN STAKEHOLDER
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 26. Dukungan Wali Kota
Dukungan Wali Kota Balikpapan
H. M. Rizal Effedi, S.E
Wali Kota memberikan dukungan dan berharap aksi perubahan ini dapat meningkatkan kinerja
Pelayanan Publik
Gambar 27. Dukungan Kepala Dinas
Kesehatan Kota Balikpapan
Dukungan Kepala Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
dr. Andi Sri Juliarty, M.Kes.
Kepala Dinas Mendukung dan Berharap Aksi Peubahan ini dapat meningkatkan kinerja
Puskesmas
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 19. Dukungan Kepala Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
Gambar 28. Dukungan Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
Dukungan dari Sekretaris Dinas Kesehatan
Kota Balikpapan Drs. Alwiati, Apt.
Sekretaris Dinas Mendukung dan Berharap Aksi Perubahan ini dapat Meningkatkan Kinerja
Puskesmas dan dapat diterapkan pada Semua Puskesmas di Kota Balikpapan
Gambar 29. Dukungan Ka. BKPSDM Kota Balikpapan
Dukungan dari Kepala BKPSDM Kota
Balikpapan Bapak Robi Ruswanto, S.Sos
Kepala BKPSDM Mendukung dan Berharap Aksi Perubahan ini dapat Meningkatkan Kinerja Pegawai.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 30. Dukungan Ka. Bid Kearsipan Kota Balikpapan
Dukungan Kepala Bidang Kearsipan Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan
Bapak Doli Hutagalung, S. Sos
Kepala Bid. Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Arsip Mendukung dan Berharap Aksi
Perubahan ini diadopsi oleh Puskesmas Lainnya dalam rangka meningkatkan knerja pegawai
pada tata kelola arsip.
Gambar 31. Dukungan Lurah Gunung Sari
Ulu
Dukungan dari Lurah Gunung Sari Ulu
Ibu Ririn risnawati, S.STP
Lurah Gunung Sari Ulu Mendukung dan Berharap Aksi Perubahan ini dapat Diadopsi oleh Kelurahan
atau OPD di Kota Balikpapan.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
2.1.3 PERUBAHAN PETA STAKEHOLDER
Pada Bab I Pendahulu bagian 1.9 Stakeholder yang terlibat dapat terlihat kuadran
stakeholder sebelum implementasi aksi perubahan. dan Setelah pelaksanaan aksi
perubahan, semua stakeholder mendukung pelaksanaan aksi perubahan seperti
tergambar pada kuadran ini :
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
latens
promoters
•Walikota Balikpapan
•Ka Dinkes
•Ka Dinas Perpustakaan dan Arsip
•Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
•Kepala BKPSDM Kota Balikpapan
•Ka. Bag Organisasi Setdakot
•Ka. Sub Bag. Tata Laksana dan Pembunaan Layanan Pabic
•Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu
•Kasubbag Umum Dinkes
•Kasubbag Program Dinkes
•Kasubbag Keuangan
•Ka. Sie Kesga
•Ka.Sie. Promkesling
•Ka.sie Gizi, Kesjaor
•Ka.sie Surveilans dan Imunisasi
•Ka.sie Penyakit Menular
•Ka.sie SDM dan sarana
•Ka.sie Pel Kes primer
•Ka.sie. Pelayanan Kesehatan Rujkan
•Ka.sie Mutu Pel kes Tradisional
•Ka.sie PTM
•Ka.sieKefarmasian
•Ka.sie Alkes
•Ka.Bid Kersipan Dinas Perpustakaan
• Lurah Gunung Sari Ulu
•Ketua TP-PKk Kel. Gunung Sari Ulu
•Babinkantibmas
•Babinsa
•Ka. Sie Pemberdayaan Masyarakat kelurahan Gunung Sari Ulu
Apathetics
Defenders
Ketua LPM
Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan
Kader
Pengolah Data Dinas Kesehatan
Pegawai
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Gambar 32. Kuadran Stakeholder setelah Aksi Perubahan
Berikut ini dijelaskan peran keterlibatan dan dukungan stakeholder selama
implementasi aksi perubahan maupun berkelanjutan aksi perubahan pada jangka
panjang.
1. Kepala Dinas Kesehatan menyataan dukungannya terhadap aksi perubahan dan
keberlangsungan aksi perubahan ini dalam jangka panjang dengan
tersosialisasinya Sistem ini kepada seluruh UPTD Puskesmas di Kota
Balikpapan ini merupakan jangka menengah yang telah terpenuhi dalam
pentahapan aksi perubahan ini.
2. Kepala BKPSDM Kota Balikpapan sangat mendukung dengan pemanfaatan
Teknologi digital yang berguna untuk meningkatkan kinerja Petugas Kesehatan
3. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Balikpapan beserta Kepala Bidang
Arsip dan Arsiparis sangat mendukung dengan penyimpanan dokumen
menggunakan SIMBADA karena sesuai dangan Tata Kelola Arsip.
4. Sekretaris Dinas Kesehatan Kota Balikpapan menyatakan mendukung aksi
perubahan ini dalam hal memfasilitasi untuk kegiatan sosialisasi Sistem
Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen Berbasis Satu Data (SIMBADA)
ke seluruh Puskesmas yang ada di Kota Balikpapan ini merupakan Tujuan
Jangka Menengah.
5. Kepala Bidang dan Sub Bagian di Lingkungan Dinas Kesehatan Kota
Balikpapan mendukung aksi perubahan ini dengan memberikan masukkan
terhadap aksi perubahan.
6. Kepala Seksi di Lingkungan Dinas Kesehatan Kota Balikpapan mendukung aksi
perubahan ini dengan memberikan tanggapan yang positif bahwa aksi ini
memang sangat dibutuhkan oleh Pengelola data baik di Puskesmas dan di Dinas
Kesehatan Kota Balikpapan sehingga mengefisiensikan pekerjaan pengelola
data.
7. Lurah Gunung Sari Ulu sangat mendukung aksi perubahan ini dan berharap aksi
perubahan ini dapat diadopsi oleh pegawai kelurahan ataupun seluruh OPD di
Kta Balikpapan.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
2.1.4 MANFAAT HASIL PERUBAHAN
Pada Aksi perubahan ini manfaat yang diberikan kepada Konsumen Internal dan
Konsumen Ektenal sama yang dirasakan baik pegawai, pengelola data program
kesehatan di puskesmas maupun Pengelola Data di Dinas Kesehatan karena dapat
meningkatkan kinerja pegawai dalam bekerja dan memberikan pelayanan kepada
masyarakat begitu pula Puskesmas dapat meningkatkan Capaian Kinerjanya , berikut
Testimoninya :
Testimoni Konsumen Internal Testimoni Konsumen Eksternal
Gambar 33. Testimoni dari Pegawai UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu dan Pengelola
Data Program Dinas Kesehatan Kota Balikpapan
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
2.2. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN
2.2.1 MEMBANGUN INTEGRITAS TIM
Membangun Integritas Tim dapat terlihat dari Milestone yang teralh dilaksanakan yaitu :
a. Rapat Pembentukan Tim Efektif.
Dalam rapat ini semua anggota berkomitmen untuk bersedia dan bekerja sama
berkolaborasi untuk mencapai tujuan bersama .
b. Merancang Konsep “SIMBADA”
Semua anggota Tim yang telah ditugaskan bersedia melaksanakan tugas-tugas sesuai
pembagian tugas mendesign Format/ Template Data pada SIMBADA
c. Finalisasi Template Laporan
Tim yang telah ditugaskan bersedia dan mau berperan aktif dalam memberikan
dampingan kepada Pengelola data di Puskesmas.
d. Pembuatan Surat Edaran
Pembuatan Surat edaran telah dikerjakan oleh Tim yang telah ditugaskan.
e. Sosialisasi “SIMBADA”
Pelaksananaan Sosialisasi SIMBADA terselenggara dengan baik dengan usaha
maksimal dari Tim yang telah ditugaskan.
f. Implementasi Simbada
Tim yang telah ditugaskan bersedia dan mau berperan aktif dalam memberikan
dampingan kepada Pengelola data di Puskesmas.
g. Monitoring dan Evaluasi penerapan “SIMBADA”
Melakukan Memonitoring dan evaluasi atas hasil kerja semua anggota Tim.Tim
2.2.2. PENGELOLAAN TIM KERJA
Pengelolaan Tim Kerja dilakukan dengan :
a. Selalu menjalin komunikasi yang efektif secara 360 derajat, artinya komunikasi dengan
atasan, komunikasi dengan rekan sejawat, dan komunikasi dengan bawahan.
Komunikasi yang efektif dilaksanakan setap saat mulai dari perencanaan aksi
perubahan, pelaksanaan, serta saat monitoring, dan evaluasi.
b. Sosialisasi uraian tugas bagi semua anggota tim pada saat rapat tim efektif, termasuk
didalamnya pembagian tugas yang jelas.
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
c. Penjadwalan kegiatan dan pendataan sumberdaya yang ada sesuai dengan kemampuan
masing-masing anggota tim. Anggota tim teknis bertugas dalam merancang konsep dan
Finalisasi Laporan. Serta membantu dalam penyediaan data yang dari Unit Pelaporan
Sedangkan Tim administrasi bertugas dalam hal-hal yang bersifat administrasi
misalnya, surat menyurat, dokumentasi kegiatan.
d. Memberikan Motivasi pada anggota TIM untuk dapat mengelola pekerjaan dan tugas-
tugasnya dengan baik dan juga mendorong mereka untuk berfikir inovatif dan kreatif
dalam melaksanakan pekerjaan termasuk ketika menemui kendala dalam pelaksanaan
tugas.
e. Memberikan pelatihan bagi anggota tim dan update pengetahuan dan informasi atau
perturan yang terkait pekerjaan dan tugas=tugasnya.
f. Melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin untuk memastikan semua anggota tim
melaksanakan tugasnya dengan baik serta mematikan semua anggota tim berkontribusi
untuk bersama-sama mecapai tujuan bersamaa
g. Melakukan manajemen mutu yakni bagaimana kita dapat meningkatkan kualitas
pelayanan kita dan terus menerus melakukan perbaikan yang berkesinambungan untuk
mempertahankan bahkan meningkatkan mutu layanan
1.2.3. KENDALA YANG DIHADAPI
Dalam megimplementasikan aksi perubahan ditemukan beberapa kendala yang dihadapi
baik Internal maupun eksternal sebagai berikut :
No PERMASALAHAN YANG DIHADAPI SOLUSI
A KENDALA INTERNAL
1 Tim efektif dan pengelola data puskesmas terlibat
dalam screning ODP Covid-19 serta KIE
pencegahan Covid-19 setiap harinya juga
Menjalin Komunikasi
dengan Tim dan antar
anggota Tim dengan
menggunakan WAG
2 Sulitnya melakukan pertemuan yang bersifai
sosialisasi SIMBADA kepada Seluruh Puskesmas
dengan kondisi pandemi Covid-19
Sosialisasi SIMBADA
kepada seluruh Puskesmas
Menggunakan Zoom
Metting
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
B KENDALA EKSTERNAL
1 Padatnya kegiatan Dinas Kesehatan serta
Kesibukan dalam penangganan Covid-19
Sehingga proses Koordinasi yang dilakukan
mengalami sedikit hambatan yaitu sering tidak
bertemu dengan pengelola program di Dinas
Kesehatan.
Koordinasi dengan janji
temu menggunakan media
1.2.4. MEMBANGUN BUDAYA MELAYANI
Aksi perubahan SIMBADA ini memiliki manfaat untuk mendorong pegawai atau pengelola data
Untuk meningkatkan kinerja dan budaya kerjanya sehingga dalam lebih mudah dan cepat dalam
proses pengiriman laporan ke pihak ekternal sebagai pengguna data.
Sedangkan dalam proses implementasi aksi perubahan sendiri kontribusi dalam membangun
budaya melayani dari Tim adalah :
1. Memperhatikan kebutuhan konsumen Ekternal ( Baca : Pengelola Data) sehingga tercetuslah
ide aksi perubahan SIMBADA ini
2. Pemanfaatan Teknologi dan Informasi Untuk efisiensi dan efektifitas kerja.
2.3. EBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Sebagaimana kriteria keberhasilan yang diharapkan, hasil kegiatan pada jangka pendek telah
dilaksanakan begitu pula tujuan jangka menengah . Capaian Jangka pendek dan jangka Panjang
dapat terlihat ditabel berikut :
No Kegiatan Waktu Capaian
1. Rapat Pembentukan Tim
efektif Maret Minggu III 23 Maret 2020
- Penetapan Tim Efektif
- Pembagian Tugas Tim
Efektif
- Penetapan SK Tim
- Pemantapan rencana
kegiatan
2. Merancang Konsep
“SIMBADA” Maret Minggu III 24 Maret 2020
- Pemetaan Kebutuhan
Data
-
Mendisign Format /
Templet Data
- Rapat Penentuan Isi
SIMBADA
3. Koordinasi dan harmonisasi
terkait laporan dengan Dinas
Kesehatan Kota Balikpapan
serta Ka.Sie Kearsipan
Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kota Balikpapan
Maret Minggu Ke III Maret-April
4.
Rapat Finalisasi Template
Laporan Maret Minggu IV 25 Maret 2020
5.
Pembuatan Surat Edaran
Kepala Puskesmas tentang
Penerapan SIMBADA
Maret Minggu IV 26 Maret 2020
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
No Kegiatan Waktu Capaian
6. Sosialisasi "SIMBADA"
Maret Minggu ke IV
28 Maret 2020
- Rapat Persiapan
Sosialisasi
- Sosialisasi SIMBADA
- Distribusi Surat Edaran
Tentang Penerapan
SIMBADA
7. Implementasi "SIMBADA" April Minggu ke I Maret-April
8. Monitoring dan evaluasi
penerapan'SIMBADA" Mei Minggu II 8 Mei 2020
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1. KESIMPULAN
Aksi perubahan SIMBADA (Sistem Manajemen Pengelolaan Data dan Dokumen
Berbasis Satu Data) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu Kota Balikpapan telah
berhasil dilaksanakan. Semua rencana kegiatan Jangka Pendek dapat
terlaksana sesuai milestone yang telah dibuat, dan dalam 2 (Dua) Bulan aksi
perubahan ini juga melaksanakan Milestone jangka panjang yaitu penerapan
Sistem ini di semua unit pelaporan dalam hal ini juga kami telah memasukkan
Monitoring Bulan Realisasi Keuangan, Pelaporan pada sistem Informasi
Kesehatan yang bersinergi dengan sistem ini, dan kami sedang mendesign
lembar kerja untuk Bidang Rumah Tangga yaitu Persediaan Barang dan lembar
kerja Cek Berkala Kendaran ambulance dan Mobil Operasional Puskesmas dan
Terimplementasinya Sistem Manajemen Pengolahan dana dan Dokumen
Berbasis Satu Data (SIMBADA) UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu di Seluruh
UPTD Puskesmas Kota Balikpapan dengan sosialisasi ini, Kepala Sub Bagian
Tata Usaha UPTD Puskesmas Se-Kota Balikapan berharap kedepan dapat
diberikan pelatihan untuk Produk SIMBADA ini yang di Fasilitasi kembali oleh
Dinas Kesehatan Kota Balikpapan yang isinya bukan hanya sajian sistem
namun lebih dari itu yaitu paket sistem ini sendiri seperti SOP dan Kelengkapan
Administrasinya sehingga ini menunjang kinerja Puskesmas kedepannya dan
menunjang Akreditasi Puskesmas dalam rangka peningkatan Kinerja
Puskesmas.
3.2. SARAN
1. Penerapan SIMBADA selanjutnya akan dipergunakan pada seluruh Unit di
UPTD Puskemas Gunung Sari Ulu bukan hanya terbatas pada laporan
bulanan bahkan pada Unit Rumah Tangga (Persediaan Barang) dan pada
Pengawasan Cek Rutin Kendaraan Ambulan dan Operasional sehingga
laporan itu dapat mudah dan cepat dipantau dan dievaluasi baik oleh
AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 1 TAHUN 2020
1
Penanggung Jawab Rumah Tangga, Kepala Tata Usaha juga Kepala
UPTD Puskesmas.
2. Keberlanjutan pelaksanaan pengembangan SIMBADA ini memerlukan
komiten Kepala UPTD Puskesmas Gunung Sari Ulu serta seluruh Pegawai.
3. Dinas Kesehatan dapat terus memfasilitasi seluruh Puskesmas yang ada di
Kota Balikpapan dalam rangka Bimbingan Teknis Penggunaan SIMBADA
ini.
4. Dari Hasil Koordinasi dengan Beberapa Stakeholder kami mendapatkan
masukan untuk Kedepannya SIMBADA dapat di adopsi di lingkungan
Organisasi Pemerintah Daerah Kota Balikpapan salah satunya yaitu
Kelurahan Gunung Sari Ulu dalam hal ini yaitu Ibu lurah, sekretaris lurah
dan Ka. Sie Pemberdayaan Masyarakat berharap dapat diimplementasikan
pada Instansi Mereka.