administrasi perkantoran · pdf filediharapkan siswa akan mudah berlatih memahami materi...

ii

Modul Siswa

PENGANTAR

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Nama :…………………………………………………………...........

No. Absen : ………………………………………………………………….

iii

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah

“Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran”

Yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si

Penyusun:

Dian Kristiana

NIM. 120412423451

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN SI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

Pengantar Administrasi Perkantoran

Untuk Siswa SMK/MAK Kelas X

iv

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas

berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas modul yang

ditugaskan ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik

dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini

dititikberatkan pada penjabaran materi berdasarkan Kompetensi Dasar

Administrasi Perkantoran yang telah berkurikulum 2013. Sebagai buku pegangan,

modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku

penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai

tes formatif yang berupa soal pilihan ganda dan soal esai. Dengan hal tersebut

diharapkan siswa akan mudah berlatih memahami materi dengan menjawab soal

latihan yang telah ada pada modul.

Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan

mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku

sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat

mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang

telah membantu hingga terselesaikannya modul ini . Semoga modul ini dapat

memberikan manfaat dalam pembelajaran materi mata pelajaran administrasi

perkantoran.

Malang, Desember 2014

Penulis

v

Halaman

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv

DAFTAR ISI ........................................................................................................ v

PETA KEDUDUKAN MODUL......................................................................... vii

GLOSARIUM ................................................................................................ viii

PENDAHULUAN

Petunjuk Belajar .......................................................................................... 1

Kompetensi Inti ............................................................................................ 2

Kompetensi Dasar ........................................................................................ 2

Indikator ....................................................................................................... 3

PEMBELAJARAN

Kegiatan Belajar I: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran …………………... 4

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ………………………………. 5

C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ……………………………6

D. Tujuan Administrasi Perkantoran …………………………………….. 9

Uji Kompetensi I ..................................................................................... 10

Kunci Jawaban ........................................................................................ 14

Penilaian ................................................................................................... 17

Kegiatan Belajar II: Azas-azas Manajemen Perkantoran

A. Pengertian Azas-azas Manajemen Perkantoran …………………….. 19

B. Bagan Azas-azas Manajemen Perkantoran …………………………. 20

C. Kelebihan dan Kelemahan Azas-azas Manajemen Perkantoran …... 21

Uji Kompetensi II .................................................................................... 23

Kunci Jawaban ........................................................................................ 27

Penilaian ................................................................................................... 29

Daftar Isi

vi

Kegiatan Belajar III: Pekerjaan Kantor

A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor ………………………………………….... 31

B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor ……………………………………………... 32

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor …………………………..... 33

Uji Kompetensi III .................................................................................. 37

Kunci Jawaban ........................................................................................ 40

Penilaian ................................................................................................... 42

RUBIK PENILAIAN ......................................................................................... 44

LEMBAR PENILAIAN AFEKTIF .................................................................. 45

LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTORIK ................................................... 46

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... ix

vii

PETA KEDUDUKAN MODUL

Pengantar Administrasi

Perkantoran

Menjelaskan

Paradigma

Administrasi

Perkantoran

Memahami Azas-azas

Manajemen

Perkantoran

Menjelaskan Filosofi

Administrasi

Perkantoran

Menguraikan

Pekerjaan Kantor

GLOSARIUM

Accounting: Pembukuan, Akuntansi

Auditing: pemeriksaan, pengecekan

Budgeting: Penganggaran belanja

Desentralisasi: pisah, pemisahan

Financing: pembiayaan

Management: mengatur, mengarahkan

Office actuating: pengarahan perkantoran

Office controlling: pengawasan perkantoran

Office furniture: perabotan kantor

Office organizing: pengorganisasian kantor

Office planning: perencanaan perkantoran

Office supplies: perbekalan kantor

Organizing: mengelompokan, menyusun

Procure-ment Inventory and Property Control: pengendalian harta benda

Sentralisasi: pusat, pemusatan

Supply Administration: perlengkapan administrasi

Working Force: Tenaga manusia

viii

viii

Dalam modul berjudul “Pengantar Administrasi Perkantoran” ini terdiri

dari tiga kegiatan belajar yaitu Kegiatan Belajar I tentang “Paradigma dan

Filosofi Administrasi Perkantoran”, Kegitan Belajar II tentang “Azas-azas

Manajemen Perkantoran”, dan Kegiatan Belajar III tentang “Pekerjaan

Kantor”. Agar kamu dapat memahami modul Pengantar Administrasi

Perkantoran, maka kamu harus mempelajari materi pokok tentang :

Kegiatan Belajar I, kamu akan belajar tentang paradigma dan filosofi

administrasi perkantoran yang mencakup pengertian, unsur-unsur,

ruang lingkup, dan tujuan dari administrasi perkantoran.

Kegiatan Belajar II, kamu akan belajar tentang azas-azas manajemen

perkantoran yang terdiri dari Azas Sentralisasi, Asaz Desentralisasi,

dan Azas Gabungan.

Kegiatan Belajar III, kamu akan belajar tentang jenis-jenis pekerjaan

kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor, dan hasil jasa atau prodek dari

pekerjaan kantor.

Untuk memahami materi yang ada pada modul Pengantar Administrasi

Perkantoran, maka ikutilah petunjuk dan pelajarilah modul ini dengan

tekun dan sungguh-sungguh.

Perlu kamu ketahui bahwa modul ini digunakan untuk 2 kali pertemuan

dengan waktu 2 x 35 menit, termasuk untuk mengerjakan tes akhir modul.

Agar mengetahui seberapa besar kamu sudah memahaminya, kamu

harus mengerjakan tugas yang terdapat pada setiap akhir kegiatan.

Selamat Mengerjakan !

BIDANG KEAHLIAN

MANAJEMEN DAN BISNIS

BAB 1

A. Petunjuk Belajar

1

MODUL ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran

Bidang Keahlian : Manajemen dan Bisnis

Kelas/Semester : X/1

Pertemuan ke- : 1

Waktu : 1 x 30 Menit

A. Kompetensi Inti

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya

2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia

3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan

prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora

dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang

spesifik untuk memecahkan masalah

4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung

B. Kompetensi Dasar

1. Menjelaskan Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran

2. Memahami Azas-Azas Manajemen Perkantoran

3. Menguraikan Pekerjaan Kantor

2

C. INDIKATOR

1. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran,

diharapkan siswa mampu menjelaskan pengertian kantor dan administrasi

perkantoran.


diharapkan siswa mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi

perkantoran.


diharapkan siswa mampu menguraikan ruang lingkup administrasi

perkantoran.


diharapkan siswa mampu memahami tujuan administrasi perkantoran.

5. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa

mampu untuk menyebutkan azas-azas manajemen perkantoran.


mampu untuk menjelaskan pengertian masing-masing dari azas

manajemen perkantoran.


mampu untuk mengambarkan azas-azas manajemen perkantoran dalam

bentuk bagan.


mampu untuk menjelaskan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing

azas manajemen perkantoran.


mampu untuk menerapkan penggunaan azas-azas manajemen

perkantoran dalam kehidupan sehari-hari.

10. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk

mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan kantor.


menjelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor.


menjelaskan hasil jasa atau produk dari pekerjaan kantor.

3

2. Materi Pokok

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kamu harus mempelajari materi

tentang hakikat administrasi perkantoran.

3. Uraian Materi

Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman)

akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah

maupun perusahaan secara keseluruhan, karena kantor merupakan

pusat sistem administrasi.

A. PENGERTIAN KANTOR DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

antor merupakan tempat untuk melakukan berbagai aktivitas

perkantoran. Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri

dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Sedangkan

administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah kegiatan

penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis

dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang

membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi

secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata

lain disebut tata usaha.

Jadi kesimpulannya administrasi perkantoran adalah kegiatan

kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan

pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi

dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai

tujuan secara efektif dan efisien.

K

1. Tujuan

Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu :

Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

Kegiatan Belajar I

4

B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran

Modern”, unsur-unsur administrasi perkantoran terdiri dari delapan

yaitu:

ᴥ Pengorganisasian Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni

menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi

dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan

kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit

tersebut.

ᴥ Manajemen Management berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur

dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

ᴥ Tata hubungan Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan

berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik

(public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan

dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan

penelitian opini public di antara mereka.

ᴥ Kepegawaian Kepegawaian merupakan segi yang berkenaan dengan sumber

tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap

usaha kerjasama

ᴥ Keuangan Keuangan merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap

administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang

mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan

(accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan

lainnya dalam bidang keuangan.

ᴥ Perbekalan Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik,

dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi

kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang

juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini

berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan

5

(supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan,

pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat,

pengendalian harta benda (inventory and property control)

ᴥ Tata usaha Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan,

mengada-kan, mengirim, dan menyimpan perbagai keterangan

yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini

berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran

(office administration) atau manajemen perkan-toran (office

management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan

dokumentasi.

ᴥ Perwakilan Unsur perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang

berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan

berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat

sekitar tempat usaha/perusahaan.

C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor

dan sarana fasilitas kerja kantor, penjelasannya sebagai berikut:

1. Kegiatan Kantor

a. Perencanaan perkantoran (office planning):

Perencanaan gedung

Tata ruang kantor

Penerangan/cahaya

Ventilasi

Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Anggaran (budgeting) perkantoran

Standar kualitas kerja

Sistem informasi dan telekomunikasi

6

b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi/perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun

bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis

pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan

pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (office actuating) 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

terhadap bawahan

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

terhadap bawahan

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar

komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada

karyawan

d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran

7

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi

kantor:

1) Faktor keamanan

2) Faktor lingkungan

3) Faktor harga

b. Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan:

1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan

keuntungan)

c. Peralatan

1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci,

dll

2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta

printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d. Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang

pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan,

ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e. Mesin-mesin kantor

Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan

kebutuhan kantor

8

D. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan

administrasi atau manajemen perkantoran antara lain:

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna

pelaksaan tugas organisasi secara efisien

2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai

3. Membantu organisasi atau perusahaan memelihara serta memenuhi

kebutuhannya.

4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan

secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.

5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat),

akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

9

A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar !

1. Sistem atau proses dan kegiatan

perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengawasan

sumberdaya manusia untuk

mencapai tujuan adalah . . .

a. Admnistrasi

b. Pengorganisasian

c. Manajemen

d. Pengarahan

e. Perencanaan

2. Administrasi perkantoran adalah

proses kerjasama di dalam kantor

untuk mencapai tujuan kantor

yang telah ditetapkan dengan

melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen adalah pengertian

administrasi perkantoran menurut

. . .

a. William Spriegel

b. Ernest Davies

c. Dr. SP. Siagian

d. George R. Terry

e. Dra. Suparjati

3. Menurut KBBI, adalah balai

(gedung, rumah, ruang) tempat

mengurus suatu pekerjaan

(perusahaan), tempat bekerja

merupakan definisi dari ....

a. Kantor

b. Gedung

c. Rumah

d. Kelas

e. Ruang

4. Kegiatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan,

mengirim dan menyimpan

keterangan yang diperlukan

adalah arti dari . . .

a. Tata usaha

b. Humas

c. Manajemen

d. Perbekalan

e. Komunikasi

5. Tata usaha merupakan unsur

administrasi, kegiatan yang

dilakukan dalam bagian tata

usaha meliputi ....

a. Memelihara, mencatat

b. Menghimpun, memelihara

c. Menghimpun, mencatat

d. Mencatat, menyingkirkan

e. Mengadakan, mencatat

6. Salah satu sarana dan fasilitas

kerja perkantoran yang

merupakan bangunan dimana

harus memenuhi faktor

keamanan, kesehatan, fasilitas

memadai adalah . . .

Uji Kompetensi I

10

a. Lokasi

b. Kantor

c. Ruang

d. Gedung

e. Bangunan

7. Peralatan dibedakan menjadi dua,

perabot dan

perbekalan/perlengkapan.

Contoh perabot dan

perbekalan/perlengkapan yaitu …

a. Meja, kursi, lemari, brankas,

rak

b. Alat tulis, tinta, kertas

c. Komputer, mesin fotokopi,

printer

d. Meja, kursi, lemari, alat tulis,

tinta

e. Komputer, printer, meja, tinta

8. Proses menentukan arah kegiatan

kantor, dengan cara meninjau

kembali faktor-faktor yang

mempengaruhi tercapainya

tujuan kantor adalah pengertian

dari . . .

a. Perencanaan

b. Pengamanan

c. Pengorganisasian

d. Pengarahan

e. Pengawasan

9. Pembagian tugas dan pekerjaan

agar lebih efisien dalam

organisasi/perusahaan merupakan

bagian dari . . .

a. Manajemen

b. Pengawasan

c. Pengorganisasi

d. Pengarahan

e. Pengamanan

10. Berikut ini adalah fungsi kerja

kantor, kecuali . . .

a. Menerima informasi

b. Memberikan informasi

c. Menyiapkan kegiatan

d. Mengatur informasi

e. Merekam dan menyimpan

data

11

B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan

jelas !

1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas

dan arti sempit!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

2. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

3. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan.

Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

12

۞ Kamu telah menyelesaikan kegiatan belajar II. Nah untuk mengetahui

seberapa besar kamu memahami materi yang ada pada kegiatan

belajar II, kerjakanlah tugas berikut !

Kegiatanmu

1. Membentuk kelompok masing-masing 5 orang siswa .

2. Lalu carilah informasi melalui internet mengenai sarana dan

fasilitas kantor yang menunjang kerja di perusahaan.

3. Setelah itu buatlah kliping gambar tempelkan pada kertas manila

dan hias semenarik mungkin

4. Hasil akhir akan di presentasikan oleh masing-masing kelompok !

Mari Berlatih

******Selamat Mengerjakan*****

13

Pilihan Ganda !

1. C

2. E

3. A

4. A

5. C

6. D

7. D

8. A

9. C

10. C

Uraian !

1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam

mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara

berdaya guna dan berhasil guna.

Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat

ketatausahaan.

2. Ciri-ciri administrasi perkantoran:

Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih)

Adanya kerjasama

Adanya proses/usaha/kegiatan

Adanya tujuan

Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib)

3. Fungsi kerja kantor meliputi:

a. Menerima informasi (to receive information)

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan,

faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record

information)

Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera

mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa

rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti

Kunci Jawaban

14

anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau

disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan

pengendalian perusahaan.

c. Mengatur informasi (to arrange information)

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama

layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-

sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor

bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam

melayani manajemen.

d. Memberi informasi (to give infinmation)

Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor

memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian

informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus.

Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan.

e. Melindungi aset (to safeguard assets)

Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti

diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak

menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya

kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin

tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati

terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang

memerlukan tindakan manajemen.

4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu:

Bersifat pelayanan

Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar

pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan

tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi

sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai

keuntungan terbaik.

Terbuka dan luas

Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi,

tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor.

15

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi

sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

5. Bersifat pelayanan : berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan

utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan

efisien.

Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam

menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan

seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain

sebagainya.

16

Penilaian

A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda

Nomor Soal Bobot Soal

1-10 1

Jumlah Skor

Maksimal 10

(1 soal benar bernilai 1)

Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10

Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka

mendapatkan skor 0

Penentuan Nilai:

Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice)

Rumus : S = ƩB –

Keterangan :

S = skor yang dicari

ƩB = jumlah jawaban benar

ƩS = jumlah jawaban salah

n = jumlah alternative jawaban yang disediakan

1 = bilangan tetap

Rumus :

17

B. Petunjuk Penilaian Soal Essay

Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk

uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya.

No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor

Akhir 0 5 10 15 20 25

1

Jelaskan perbedaan

pengertian administrasi dalam

arti luas dan arti sempit!

25

2 Sebutkan ciri-ciri dari

administrasi perkantoran! 25

3

Sebutkan apa saja fungsi

kerja perkantoran? Jelaskan

secara singkat!

15

4 Jelaskan apa saja karakteristik

administrasi perkantoran! 20

5

Salah satu karakteristik

administrasi perkantoran

adalah bersifat pelayan.

Jelaskan apa maksudnya dan

berikan contohnya!

15

18

2. Materi Pokok

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kamu harus mempelajari materi

tentang azas-azas manajemen perkantoran.

3. Uraian Materi

A. PENGERTIAN AZAS-AZAS MANAJEMEN KANTOR

Azas Sentralisasi, adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata

usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu

satuan organisasi tersendiri yang khusus menangani pekerjaan kantor atau

menangani informasi.

Azas Desentralisasi, adalah pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam

bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-

masing unit bersangkutan.

Azas Gabungan, merupakan penggabungan dari azas sentralisasi dan

desntralisasi. Setiap satuan kerja yang menangani kegiatan teknis satuan kerjanya,

menangani informasi untuk keperluan masing-masing satuan kerja. Disamping itu

dibentuk pula satuan kerja yang secara khusus bertugas menangani informasi

untuk keperluan organisasi secara menyeluruh.

1. Tujuan


Memahami azas-azas manajemen perkantoran

Dalam melakukan kegiatan perkantoran, sebelumnya kita harus

dapat mengidentifikasi azas-azaz manajemen perkantoran yang telah ada.

Supaya kita dapat menjalankan aktivitas kantor sesuai aturan yang ada.

Untuk itu, pada pembelajaran ini akan dipelajari secara menyeluruh

mengenai azas-azas manajmen perkatoran secara lengkap dan terperinci.

Kegiatan Belajar Ii

19

B. BAGAN AZAS-AZAS MANAJEMEN KANTOR

Gambar 3.2.1 Pada asas ini manajer kantor memegang

peranan yang menentukan, artinya kepala kantor

bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor

kepada Top Manajer. Di atas dapat kita lihat bagan asas

pemusatan (Azas Sentralisasi) secara skematis

Gambar 3.2.2 Contoh Bagan Asas Desentralisasi

Coba bedakan

antara kedua

bagan tersebut

! Deskripsikan

20

C. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN AZAS-AZAS MANAJEMEN

PERKANTORAN

Pada setiap organisasi perkantoran biasanya memiliki azas-

azas manajemen perkantoran yang masing-masing berbeda antara

organisasi atau instansi perusahaan satu dengan lainnya.

Azas juga dipergunakan di dalam pelaksanaan aktivitas

kantor, berkaitan dengan hal itu pastinya azas yang digunakan

terdapat kelebihan dan kelemahan di dalam pelaksaannya di

perusahaan. Berikut kelebihan dan kelemahannya:

Kelebihan azas sentralisasi ialah:

1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua

pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancar jalannya

2. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran

3. Dapat Mencegah duplikasi fungsi

4. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan

5. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap

6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi

7. Mudah menyeragamkan cara kerja

Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara

cepat dan seragam)

8. Mudah melakukan pengawasan

9. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat

Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

10. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor

11. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel

12. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya

Kelemahan azas sentralisasi ialah:

1. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk

menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang

penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan

21

2. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai

hambatan

3. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani

kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian

4. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu)

5. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit

6. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh

7. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi

8. Menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat

Kelebihan azas desentralisasi ialah:

1. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya

masing-masing

2. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang

bersangkutan

3. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan

syarat-syarat tertentu

4. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif

5. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan

Kelemahan azas desentralisasi ialah:

1. Pekerjaan akan terlalu bebas

2. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi

3. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip

4. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya

pemborosan biaya).

22


1. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan administrasi pada suatu bagian/unit tertentu

adalah pengertian dari .....

a. Azas Gabungan

b. Azas Perkantoran

c. Azas Perorganisasian

d. Azas Sentralisasi

e. Azas Desentralisasi

2. Berikut ini adalah azas-azas manajemen perkantoran, kecuali . . .

a. Azas Sentralisasi

b. Azas Desentralisasi

c. Azas Tata Usaha

d. Azas Gabungan

e. Azas Pemusatan

3. Pada azas ini manajer kantor memegang peranan menentukan, azas yang

dimaksud adalah . . .

a. Azas Sentralisasi

b. Azas Gabungan

c. Azas Perkantoran

d. Azas Perorganisasian

e. Azas Desentralisasi

4. Dapat mencegah duplikasi fungsi merupakan . . .

a. Kelebihan sentralisasi

b. Kekurangan desentralisasi

c. Kelebihan dekonsentralisasi

d. Kelebihan desentralisasi

e. Kekurangan sentralisasi

5. Berikut ini bukan merupakan kekurangan dari azas sentralisasi yaitu . . .

a. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu)

b. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya

pemborosan biaya)

c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit

d. Menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat

e. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh

6. Kelebihan dari azas desentralisasi adalah . . .

a. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai

hambatan

b. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan

c. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor

Uji Kompetensi II

23

d. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat

e. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya

masing-masing

7. Terjadi pemborosan pada pelaksanaan pekerjaan kantor adalah dampak dari

azas . . .

a. Gabungan

b. Desentralisasi

c. Sentralisasi

d. Gabungan

e. Pengorganisasian

8. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang

bersangkutan adalah . . .

a. Kelebihan azas Desentralisasi

b. Kelebihan azas Sentralisasi

c. Kelemahan azas

Desentralisasi

d. Kelemahan azas Sentralisasi

e. Kelebihan azas Gabungan

9. Perhatikan kelebihan-kelebihan azas di bawah ini!

(a) Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

(b) Pengawasan dilaksanakan secara efektif

(c) Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan

(d) Dapat mencegah duplikasi fungsi

(e) Menghindari penumpukan pekerjaan

Dari data di atas, yang merupakan kelebihan azas desentralisasi adalah ....

a. (a), (b), (c)

b. (c), (d), (e)

c. (a), (c), (e)

d. (b), (c), (e)

e. (a), (d), (e)

10. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi dalam bekerja

merupakan dampak . . .

a. Kelemahan azas Desentralisasi

b. Kelebihan azas Sentralisasi

c. Kelebihan Desentralisasi

d. Kelemahan azas sentralisasi

e. b,c jawaban benar

24

B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas !

1. Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

2. Bagaimana penerapan pada masing-masing azas manajemen perkantoran?

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

3. Jelaskan perbedaan bagan azas desentralisasi dengan azas sentralisasi!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

4. Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi.

Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

5. Sebutkan masalah yang timbul dari azas sentralisasi?

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

25

۞ Kamu telah menyelesaikan kegiatan belajar I. Nah untuk mengetahui

seberapa besar kamu memahami materi yang ada pada kegiatan

belajar I, kerjakanlah tugas 1 berikut !

Tugas I:

Buatlah karangan mengenai studi kasus masalah yang terjadi di lingkup

perusahaan lalu temukan solusi pemecah masalah dengan menggunakan

azas-azas manajemen perkantoran.

Sumber bacaan dapat kamu peroleh dari buku-buku perpustakaan atau

di internet.

Mari Berlatih

26

Pilihan Ganda !

1. D

2. C

3. A

4. A

5. B

6. E

7. B

8. A

9. D

10. D

Uraian !

1. Azas sentralisasi pemusatan dari kegiatan kegiatan kantor yang bersifat

pelayanan pada suatu bidang/unit yang ahli, misalnya tata usaha, sekretaris

Azas desentralisasi persebaran, pemencaran. Semua pelaksanaan kegiatan

yang bersifat pelayanan dibidang tata usaha diurus sendiri-sendiri oleh setiap

bidang/unit dalam organisasi.

Azas dekonsentralisasi penggabungan dari azas sentralisasi dan

desentralisasi.

2. Azas sentralisasi cocok diterapkan pada perusahaan yang bergerak dibidang

jasa karena tanggung jawab pekerjaan diserahkan langsung terhadap pimpinan

(top manajer) sehingga pimpinan akan mengetahui secara langsung keluhan

ataupun keinginan konsumen dengan begitu maka perusahaan akan segera

memperbaiki pelayanan.

Azas desentralisasi sesuai dengan perusahaan yang menjalakan usaha dagang

karena pada setiap unit manajer tanggung jawab berperan penting dalam setiap

masalah unitnya. Yang pada akhirnya akan dilaporkan kepada pimpinan

tertinggi secara detail dan jelas.

3. Pada bagan azas sentralisasi manajer kantor memegang peranan yang

menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan

pekerjaan kantor kepada top manajer. Sedangkan pada azas desentralisasi

pekerjaan tanggung jawab berada pada masing-masing unit manajernya.

4. Dapat mencegah duplikasi fungsi maksudnya yaitu karena azas sentralisasi

merupakan pemusatan yaitu kegiatan kantor ditangani oleh satu bidang ahli

Kunci Jawaban

27

maka adanya duplikasi fungsi/duplikasi pekerjaan dapat dihindarkan. Jadi satu

bidang ahli hanya fokus pada pekerjaannya saja..

5. Masalah yang timbul pada azas sentralisasi antara lain:

Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit

Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh

pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi pada karyawan,

sehingga akan menurunnya kinerja produktivitas pegawai.

Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu) karena

pegawai merasa frustasi.

Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai

hambatan

28

Penilaian



1-10 1

Jumlah Skor

Maksimal 10




mendapatkan skor 0

Penentuan Nilai:


Rumus : S = ƩB –

Keterangan :





2 = bilangan tetap

Rumus :

29





Akhir 0 5 10 15 20 25

1 Sebutkan masalah yang

timbul dari azas sentralisasi? 20

2

Salah satu kelebihan azas

sentralisasi adalah dapat

mencegah duplikasi fungsi.

Jelaskan maksud dari

mencegah duplikasi fungsi!

15

3

Jelaskan perbedaan bagan

azas desentralisasi dengan

azas sentralisasi!

20

4

Bagaimana penerapan pada

masing-masing azas

manajemen perkantoran?

20

5

Jelaskan mengenai 3 azas

manajemen dengan bahasamu

sendiri!

25

30

2. Materi Pokok

Untuk mencapai tujuan tersebut maka, kamu harus mempelajari materi

tentang pekerjaan kantor secara keseluruhan.

3. Uraian Materi

Di dalam setiap organisasi atau perusahaan akan melakukan aktivitas

pekerjaan kantor sebagai langkah untuk mencapai suatu tujuan dari

organisasi itu sendiri. Hal itu akan dibahas secara terperinci dalam materi

ini.

A. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor berdasarkan jenis-jenisnya adalah sebagai

berikut:

1) Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping,

serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

2) Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat

tulisan di berbagai media

3) Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau

risograph

1. Tujuan


Menguraikan Pekerjaan Kantor

Kegiatan Belajar III

31

4) Mengirim

Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan

mendistribusikan informasi

5) Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke

komputer dan menyusun buku di perpustakaan

6) Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

7) Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana

dan prasarana

8) Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas

utama perusahaan adalah :

Typing : 24,6%

Calculating : 19,5%

Checking : 12,3%

Filling : 10,2%

Telephoning : 8,8%

Duplicating : 6,4%

Mailing : 5,5%

Other : 12,7%

Total : 100%

B. CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan yang dilakukan dalam suatu instansi memiliki ciri-ciri

sebagai berikut:

¤ Bersifat pelayanan

¤ Terbuka dan luas

¤ Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

32

C. HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR

1. Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau

informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan

tanggapan.

a. Kegunaan surat:

” Sebagai alat komunikasi secara tertulis

” Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

” Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

” Dapat menjadi nilai historis

” Sebagai duta organisasi

” Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

b. Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat:

‡ Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan

swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan

‡ Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur

dan bentuk yang dipilih

‡ Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak

bertele-tele

‡ Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik

secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan

pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

a. Fungsi laporan:

” Sebagai bahan pertanggungjawaban

” Alat menyampaikan informasi

” Alat pengawasan

” Bahan penilaian

” Bahan pengambilan keputusan

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

‡ Harus jelas dan cermat

‡ Mengandung kebenaran dan objektifitas

‡ Lengkap

33

‡ Tegas dan konsisten

‡ Langsung mengenai sasaran

‡ Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

‡ Disertai dengan saran-saran

‡ Tepat waktu

c. Jenis-jenis laporan:

Laporan berdasarkan waktu

Laporan berkala laporan yang dibuat secara periodik atau rutin

dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan,

atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan

Laporan insidental laporan yang dibuat apabila diperlukan

Laporan berdasarkan bentuk

Laporan berbentuk surat laporan yang dibuat secara tertulis

dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman.

Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

Laporan berbentuk naskah laporan disampaikan dalam bentuk

naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan

kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat

Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis menggunakan

memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan

dilakukan antar pejabat/pimpinan.

Laporan berdasarkan penyampaian

Laporan lisan laporan yang disampaikan secara langsung

Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan memo

Laporan visual laporan yang disampaikan melalui penglihatan

Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

Laporan berdasarkan sifat

Laporan biasa laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak

rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak

menimbulkan dampak negatif

34

Laporan penting laporan yang isinya bersifat penting dan

rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh

mengetahuinya

Laporan berdasarkan isinya:

Laporan informatif laporan yang isinya hanya berisi informasi

saja

Laporan rekomendasi laporan yang isinya bersifat penilaian

sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

Laporan analisa laporan yang isinya berupa hasil analisa secara

mendalam

Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi tentang hasil

penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi

pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan

yang memberi tugas tersebut.

d. Langkah-langkah membuat laporan

” Menentukan masalah yang akan dilaporkan

” Mengumpulkan bahan, data dan fakta

” Mengklasifikasi data

” Mengevaluasi dan mengolah data

” Membuat kerangka laporan

3. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang

didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada

beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.

a. Keuntungan membuat formulir:

” Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat

biaya dalam hal penggunaan kertas

” Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

” Adanya keseragaman

” Mengurangi kegiatan foto kopi

b. Fungsi formulir

‡ Mencari suatu keterangan

35

‡ Menghimpun data yang sama

‡ Menyampaikan informasi yang sama

‡ Sebagai bukti fisik

‡ Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

Dibuat secara sederhana

Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang

kosong yang cukup

Harus ada judul nama formulir

Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis

Dokumen tertulis lain seperti tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper.

Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan

memberikan informasi secara langsung

5. Arsip

Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam

berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat

digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

36


1. Mengumpulkan data, mencari

informasi, membuat kliping, serta

mengumpulkan berita dan

menyusunnya, merupakan jenis

pekerjaan kantor yaitu ....

a. Mencatat

b. Menghitung

c. Mengirim

d. Menyimpan

e. Menghimpun

2. Berikut ini yang merupakan hasil

jasa atau produk pekerjaan kantor

adalah . . .

a. Surat, kaset, laporan

b. Formulir, laporan, faktur

c. Surat, formulir, kaset

d. Arsip, formulir, faktur

e. Surat, laporan, formulir

3. Perhatikan data di bawah ini!

i. Laporan informatif

ii. Laporan berkala

iii. Laporan tertulis

iv. Laporan analisa

v. Laporan rekomendasi

Yang termasuk laporan

berdasarkan isinya adalah . . .

a. (i), (ii), (iii)

b. (i), (iv), (v)

c. (iii), (iv), (v)

d. (ii), (iii), (v)

e. (i), (iii), (v)

4. Kegiatan menaruh atau

meletakkan dengan berbagai cara

dengan alat tempat tertentu

sehingga sistematis dan aman

dinamakan . . .

a. Mencatat

b. Mengumpulkan

c. Menggandakan

d. Mengindeks

e. Menyimpan

5. Berikut ini yang merupakan

pekerjaan kantor yang bersifat

ketatausahaan antara lain . . .

a. tata keuangan

b. memelihara gedung

c. menerima telepon

d. pelayanan keamanan

e. menerima tamu

6. Penghematan yang diperoleh dari

penggunaan perlengkapan atau

mesin-mesin kantor dipengaruhi

oleh luasnya kesatuan yang dapat

digunakan untuk bermacam-

macam jenis pekerjaan dalam

kantor, hal ini terkait erat dengan

. . .

a. harga dan penanaman modal

b. fleksibilitas penggunaannya

c. nilai keindahan

Uji Kompetensi III

37

d. kualitas mesin

e. kualitas pekerjaan

7. Berikut ini adalah termasuk hasil

jasa atau produk pekerjaan

kantor, kecuali …

a. Arsip

b. Dokumen

c. Formulir

d. Piagam

e. Laporan

8. Menurut George R. Terry,

persentase pekerjaan kantor yang

paling tinggi dalam menunjang

tugas utama perusahaan adalah . .

.

a. Mailing

b. Duplicating

c. Typing

d. Telephoning

e. Checking

9. Contoh laporan dalam bentuk

visual adalah . . .

a. Memo

b. Naskah

c. Presentasi Power Point

d. Surat

e. Video

10. Ciri-ciri pekerjaan kantor terbuka

dan luas maksudnya adalah . . .

a. Pekerjaan dilakukan secara

bebas

b. Pekerjaan dapat dilakuan di

luar lingkungan kantor

c. Lingkup pekerjaan dilakukan

seluas-luasnya

d. Setiap divisi melakukan

pekerjaan secara bersamaan

e. Penangganan pekerjaan

kantor dilakukan secara

transparan

38

B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan

jelas !

1. Jelaskan pekerjaan kantor berdasarkan jenisnya!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

2. Surat adalah salah satu hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Surat

merupakan media komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain.

Sebutkan apa saja kegunaan surat!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip!

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

4. Apa yang dimaksud dengan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor?

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

5. Bagaimana langkah dalam membuat formulir?

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

39

Pilihan Ganda !

1. E

2. D

3. B

4. E

5. A

6. B

7. D

8. C

9. C

10. B

Uraian !

1. Pekerjaan kantor berdasarkan jenis-jenisnya antara lain :

a) Menghimpun

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta

mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b) Mencatat

Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di

berbagai media

c) Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d) Mengirim

Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan

informasi

e) Menyimpan

Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer

dan menyusun buku di perpustakaan

f) Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g) Menghitung

Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan

prasarana

h) Pekerjaan lainnya

Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Kunci Jawaban

40

2. Kegunaan surat ialah:

ᴥ Sebagai alat komunikasi secara tertulis

ᴥ Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

ᴥ Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

ᴥ Dapat menjadi nilai historis

ᴥ Sebagai duta organisasi

ᴥ Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

3. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam

berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang

disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat

digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

4. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah hasil yang diperoleh dari

pekerjaan yang dilakukan di kantor baik berupa jasa maupun produk.

Misalnya hasil produk adalah pengembangan inovasi produk baru, sedangkan

hasil jasa berupa pelayanan yang semakin ditingkatkan untuk memberikan

kepuasan kepada pelanggan.

5. Langkah dalam pembuatan formulir yaitu:

Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

Dibuat secara sederhana

Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong

yang cukup

Harus ada judul nama formulir

Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan

direncanakan secara matang

41

Penilaian



1-10 1

Jumlah Skor

Maksimal 10




mendapatkan skor 0

Penentuan Nilai:


Rumus : S = ƩB –

Keterangan :





3 = bilangan tetap

Rumus :

42





Akhir 0 5 10 15 20 25

1 Jelaskan pekerjaan kantor

berdasarkan jenisnya! 25

2 Sebutkan apa saja kegunaan

surat! 20

3 Jelaskan apa yang dimaksud

dengan arsip! 15

4

Apa yang dimaksud dengan

hasil jasa atau produk

pekerjaan kantor?

20

5 Bagaimana langkah dalam

membuat formulir? 20

43

RUBIK PENILAIAN:

۞ Petunjuk Penyekoran Soal Uraian Non Objektif

a) Soal nomor 1-3

Skor 20 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan

kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 15 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian

teori pada modul pembelajaran.

Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan


Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada

modul pembelajaran.

Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan.

b) Soal nomor 4








c) Soal nomor 5







Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada

modul pembelajaran.


Keterangan:

A : 81-100 = Sangat Baik

B : 61-80 = Baik

C : 41-60 = Cukup

D : ≤ 40 = Kurang

44

Kriteria Pemberian Skor

2 = (Sangat Baik)

1 = (Baik)

0 = (Tidak Baik)

Tujuan “Lembar Penilaian Afektif” digunakan oleh guru untuk mengakses

(mendapatkan informasi tentang minat dan motivasi

siswa saat proses pembelajaran berlangsung).

Petunjuk:

1. Amati komponen afektif yang tampak dalam

proses pembelajaran

2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang

diamati.

3. Berilah tanda cek (√) pada jalur yang sesuai.

No. Aspek Yang Dinilai Skor Nama Siswa

A B C D ….

1. Memperhatikan penjelasan

guru

0

1

2

2. Mengikuti proses

pembelajaran dengan

serius.

0

1

2

3. Memperhatikan media

pembelajaran.

0

1

2

4. Menghargai pendapat

teman lain baik lisan

maupun tingkah laku.

0

1

2

5. Mengungkapkan

gagasan/pendapat dengan

baik.

0

1

2

6. Menjawab pertanyaan yang

diajukan oleh guru/teman.

0

1

2

Jumlah

45

Tujuan :

Lembar Penilaian Psikomotor digunakan oleh guru untuk mengakses

(mendapatkan informasi) tentang keterampilan psikomotor siswa saat proses

pembelajaran sedang berlangsung.

Petunjuk :

1. Amati komponen-komponen psikomotor yang tampak dalam proses

pembelajaran.

2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang diamati.

3. Berilah tanda (√) pada skor yang sesuai.

Nama Siswa: ___________________

No Aspek Keterampilan Skor

1 2 3 4 5

1. Siswa mampu mandiri mengembangakan

imajinasi kreatif dalam membuat hasil

kliping

2. Melakukan kerja kelompok secara bersama-

sama dan saling membantu

3. Menyampaikan hasil dari kelompok dengan

menggunakan bahasa yang jelas dan

dipahami

…

Jumlah

46

ix

Buhari, Bustang. 2010. Four-D Model (Model Pengembangan Perangkat

Pembelajaran dari Thiagarajan, dkk). (online),

(http://bustangbuhari.wordpress.com/2011/08/25/four-d-model-model-

pengembangan-perangkat-pembelajaran-dari-thiagarajan-dkk/), diakses 3

Pebruari 2013.

Depdiknas. 2008. Panduan Pengembangan Bahan Pembelajaran. (online),

(http://www.Guru pembaharu.com), diakses 20 januari 2013.

Endang, Sri. 2008. Modul Kearsipan Untuk Siswa SMK/MAK Kelas X. Jakarta:

Erlangga.

(http://insfire.htm.com), di akses 26 Agustus 2012

Kemendiknas. 2013. Sosialisasi Kurikulum 2013: Pengembangan bahan ajar.

Jakarta: Kemendiknas RI.

Sungkono. 2009. Pengembangan dan Pemanfaatan Bahan Ajar Modul dalam

Proses Pembelajaran. Majalah Ilmiah Pembelajaran, 5(1):49-62.

The Liang Gie. Pengantar Administrasi Perkantoran Modern untuk kelas X

SMK/MAK. Jakarta: Depdiknas.

http://bustangbuhari.wordpress.com/2011/08/25/four-d-model-model-pengembangan-perangkat-pembelajaran-dari-thiagarajan-dkk/

http://bustangbuhari.wordpress.com/2011/08/25/four-d-model-model-pengembangan-perangkat-pembelajaran-dari-thiagarajan-dkk/

http://insfire.htm.com/

administrasi perkantoran · pdf filediharapkan siswa akan mudah berlatih memahami materi...

Documents