Management of Change(Manajemen Perubahan)Anwar Wardy WFKK UMJ

MENGAPA PERLU BELAJAR MANAJEMEN PERUBAHAN ?MASA LAMPAUMASA KINIDIPERCAYAKAN PADA SEKELOMPOK KECIL ORANG DI PUCUK PIMPINAN PERUSAHAANMELIBATKAN HAMPIR SEMUA ORANG PADA ORGANISASI SETIAP ORANG DITUNTUT MENJADI AGEN PERUBAHAN DAN MANAJER PERUBAHAN

MANAJEMEN PERUBAHAN (CHANGE MANAGEMENT)MENGAPA PERLU BERUBAH ?APA YANG PERLU DIUBAH ?BAGAIMANA BERUBAH DAN MENGELOLA PERUBAHAN ITU ?BAGAIMANA MENGATASI KEGAGALAN MENUJU PERUBAHAN ?

MENGAPA PERLU BERUBAH ?ALASAN KLASIK PERLUNYA PERUBAHAN: KEGAGALAN; ANCAMAN; PERSAINGAN; DESAKAN DARI LUAR;ALASAN YANG BENAR:PERUBAHAN SELALU DIPERLUKAN BAIK PADA SAAT MENGALAMI KEGAGALAN MAUPUN SAAT SUKSES (MIS: MEMANFAATKAN PELUANG);PERUBAHAN DIPERLUKAN UNTUK MEWUJUDKAN VISI LEBIH CEPAT

Pendapat: Kuntoro MangkusubrotoBahwa seseorang atau sekelompok orang melakukan perubahan dapat didasarkan atas 2 alasan:untuk mempertahankan hidup (survive);mencoba mengubah tantangan/ancaman/ ketidakpastian menjadi peluang

Pendapat: Alvin TofflerKehidupan di dunia ditandai dengan kesementaraan. Semuanya menjadi makin sementara:produk yang dihasilkan daur hidupnya makin lama makin pendek;teknologi makin cepat ketinggalan jaman;cara pandang, cara kerja dalam relatif singkat menjadi tidak relevan dengan keadaan yang baru.ANCAMAN KEUSANGANKONSEKUENSI: Organisasi harus terus menerus mencari cara untuk mengatasi ancaman keusangan ini

THE GLOBALIZATION OF MARKETS AND COMPETITIONMORE HAZARDSMORE OPPORTUNITIESMORE LARGE-SCALE CHANGE IN ORGANIZATIONSOrganization must become stronger competitors

BERBAGAI TINGKATAN ORGANISASI DIBANDINGKAN DENGAN PERUBAHANMEMIMPIN PERUBAHAN:MENGIKUTI PERUBAHAN:DITINGGALKAN PERUBAHAN:perubahanperubahanperubahanOrganisasi kitaOrganisasi kitaOrganisasi kita

LESTHER THOUROW:Failure requires change, but so does successMengapa perlu perubahan ?

Mengenali perlunya perubahan:Apakah masalah itu masalah yang sesungguhnya ? Ataukah hanya sekedar gejala dari masalah lain ?Apakah saran bagi pemecahan masalah itu akan menyelesaikan masalah yang sesungguhnya ? Ataukah malahan menjadi masalah baru ?Apakah akan timbul efek sampingan ?Apakah ada solusi lain yang lebih baik ?

APA YANG MAU DIUBAH ? (APA YANG PERLU PERUBAHAN ? )HARD (teknis ekonomis): STRUKTUR (ORGANISASI, KEUANGAN, DSB) SISTEM DAN PROSEDUR METODE KERJA, TEKNOLOGI. SARANA & PRASARANA, DSB.SOFT (psiko-sosial):

SDM KULTUR NILAI (VALUE) VISI PARAGIDMA PERSEPSI, SIKAP.

Apa yang perlu berubah ?Secara Keseluruhan Hal-hal Yang Perlu Berubah Pada Organisasi Adalah: NILAI-NILAI STRUKTUR BUDAYA VISI SISTEM KOMPETENSI STAF

Hubungan antara jenis perubahan dengan apa yang perlu berubah:Budaya : behavior & attitudeOrangStrukturMekanisme kontrolSistem & teknologiMetode & Prosedur

PROSES PERUBAHANPengenalan Masalah atau PeluangPenetapan Perubahan yang diperlukanPelaksanaan SolusiEvaluasi Perubahan

PROSES BELAJAR UNTUK BERUBAHTidak menyadari ketidaktahuanMenyadari ketidaktahuanProses BelajarMenyadari kemampuan diriProses BelajarMenjadi trampil dengan semangat yakin

THE RELATIONSHIP OF VISION, STRATEGIES, PLANS, AND BUDGETSLEADERSHIPCREATES{VISIONSTRATEGIESMANAGEMENTCREATES{PLANSBUDGETSA sensible and appealing picture of the futureA logic for how the vision can be achievedSpecific steps and timetables to implement the strategiesPlans converted into financial projections and goals

MANAGEMENT VS LEADERSHIPMANAGEMENTPlanning and budgetingOrganizing and staffingControlling and problem solvingProduces a degree of predictability and order and has the potential to consistently produce the short-term results expected by various stake-holdersLEADERSHIPEstablishing directionAligning peopleMotivating and inspiringProduces change, often to a dramatic degree, and has the potential to produce extremely useful change

BAGAIMANA MELAKUKAN PERUBAHAN ?(Bagaimana mengelola perubahan agar berhasil)Tahap dalam proses perubahan: Mengenali perlunya dilakukan perubahan; Mengidentifikasikan perubahan yang diperlukan; Menerapkan perubahan Penilaian atau evaluasi terhadap perubahan.

ReengineeringRestructuringQuality programsMergers and acquisitionsStrategic changeCultural changeTYPICAL TRANSFORMATION METHODS:

The Eight-Stage Process of Creating Major Change1. Establishing a sense of urgency2. Creating the guiding coalition3. Developing a vision and strategy4. Communicating the change vision5. Empowering broad-based action6. Generating short-term wins7. Consolidating gains and producing more change8. Anchoring new approaches in the culture

Establishing a sense of urgency: Menumbuhkan kebutuhan yang sangat mendesak untuk berubah. Rasa keterdesakan yang cukup untuk menggerakkan perubahan. Hal ini dilakukan dengan mengkaji keadaan pasar dan realitas persaingan, mengidentifikasi krisis yang dihadapi organisasi pada saat ini, memperkira-kan krisi dan peluang yang mungkin terjadi di masa datang

Creating the Guiding Coalition:Membentuk kelompok pelopor perubahan yang terdiri dari mereka yang sangat yakin mengenai perlunya perubahan segera dilakukan dan berani serta mampu bertindak memimpin perubahan. Kelompok ini dianjurkan bekerja dalam tim.

Developing a vision and strategy:Menciptakan visi yang dapat menunjukkan arah perubahan dengan jelas dan merumuskan strategi untuk mewujudkan visi tersebut.

Communicating the Change Vision:Mengkomunikaskan visi dan strategi secara intensif dan ekstensif melalui semua saluran komunikasi dan melalui keteladanan pola tingkah laku baru oleh para pelopor perubahan.

Empowering Broad-based Action: Menghilangkan hambatan dalam mewujudkan visi baru, khususnya yang berasal dari infrastruktur organisasi, seperti sistem dan struktur yang terbentuk berdasarkan paradigma lama. Langkah nyata dalam memulai perubahan harus sudah kelihatan.

Generating Short-term Wins:Merencanakan perbaikan kinerja yang terlihat, berusaha keras mencapai target perbaikan, merayakan keberhasilan dengan menghargai anggota organisasi yang terlibat dalam upaya perbaikan;Langkah menciptakan sukses-sukses kecil ini akan memacu sukses yang lebih besar.

Consolidating gains and producing more change:Mengkonsolidasikan hasil-hasil perbaikan, dan menciptakan perubahan-perubahan baru pada dimensi organisasi yang belum sepenuhnya menunjang usah mewujudkan visi

Anchoring new approaches in the culture:Melembagakan pendekatan baru ke dalam budaya perusahaan, menjelaskan hubungan antara sikap dan pola tingkah laku baru dengan keberhasilan organisasi, serta menciptakan cara-2 untuk mengembangkan dan pergantian pimpinan.

Penyebab kegagalan organisasi berubah:John P Kotter: Allowing to much complacency Failing to create a sufficiently a powerful guiding coalition Underestimating the power of vision Undercommunication the vision Permitting obstacle to block the new vision Failing to create short-term wins Declaring victory too soon Neglecting to anchor changes firmly in the corporate culture.

Strategi untuk menangani sikap menolak perubahan:StrategiDefinisiPendidikan dan komunikasiPartisipasi dan keterlibatanFasilitas dan dukunganNegosiasi dan persetujuanManipulasi dan KooptasiPaksaan eksplisit dan implisit

Berbicara, mengajarBekerja bersamaMembantuTukar menukarMempengaruhiMenggunakan kekuatan