TEKNIK PENEMUAN FAKTA&PENEMUAN PERSYARATAN

Requirements Discovery(Penemuan Persyaratan)Proses dan teknik yang digunakan analisis sistem untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memahami persyaratan sistem.

Proses Requirements Discovery(Penemuan Persyaratan)Menemukan dan analisis masalahMenemukan persyaratanMendokumentasikan dan menganalisis persyaratanManajemen Persyaratan

Menemukan Dan Analisis MasalahAlat populer yang digunakan tim pengembang untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menyelesaikan masalah adalah diagram Ishikawa.

Diagram Ishikawa sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengindentifikasi, mengeksplorasi dan menggambarkan suatu masalah, sebab dan akibat dari masalah itu. Sering disebut diagram sebab-akibat atau diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena menyerupai tulang ikan.

Menemukan Persyaratan(1)Fact-finding (Penemuan Fakta) adalah sebuah teknik yang digunakan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase analisis persyaratan.

Fact-finding ( penemuan Fakta)Proses resmi yang menggunakan penelitian, pertemuan, wawancara, kuisioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi mengenai masalah, persyaratan, dan referensi sistem. Disebut juga pengumpulan informasi atau pengumpulan data.

Menemukan Persyaratan(2)Etika Penemuan FaktaTeknik Penemuan FaktaSampling terhadap dokumentasi, form, dan database yang adaMeneliti dan mengunjungi situsObservasi lingkungan kerjaKuisionerWawancaraPrototypingJoint requirements planning

Mendokumentasikan Dan Menganalisis PersyaratanMendokumentasikan Draf PersyaratanMenganalisis PersyaratanMerumuskan Persyaratan

Manajemen PersyaratanRequirements management (Manajemen persyaratan)meliputi kebijakan, prosedur, dan proses yang mengatur bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan dikendalikan.

Manajemen Persyaratan menetapkan bagaimana sebuah perubahan yang dibutuhkan harus dilakukan, bagaimana perubahan dianalisis dalam hal impaknya terhadap lingkup, jadwal, dan biaya, bagaimana perubahan diterima atu ditolak, dan bagaimana perubahan diimplementasikan jika disetujui.

TEKNIK PENEMUAN FAKTASampling Dokumentasi, Laporan, dan FileMengumpulkan fakta dari dokumentasi yang ada.

Mengumpulkan sampel dokumen, form, dan record yang representatif (Sampling).

Contoh dokumen dan file yang sudah ada dapat menyajikan banyak fakta dan detail dengan sedikit atau tanpa komunikasi personal langsung. Analis harus mengumpulkan dokumen historis, manual operasi bisnis beserta formnya, dan dokumen sistem informasi.

TEKNIK PENEMUAN FAKTA Meneliti dan Mengunjungi SitusPenelitian adalah teknik yang sering digunakan berdasarkan studi terhadap aplikasi lain yang serupa. Sekarang penelitian menjadi lebih mudah dengan adanya Internet dan World Wide Web (WWW). Kunjungi situs (Site Visits) merupakan bentuk penelitian khusus.

TEKNIK PENEMUAN FAKTA Observasi Lingkungan KerjaObservation (Observasi) teknik penemuan fakta dimana analis sitem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem.

TEKNIK OBSERVASICiri :Data yang dikumpulkan memiliki tingkat keandalan yang tinggi (ada validitas)Melihat langsung kehidupan (fakta)Dapat menggambarkan lingkungan fisikDapat mengukur tingkat pekerjaan (volume/frekwensi)Orang yang diamati terganggu/tidak nyamanTidak seluruh pekerjaan dapat diamati (tidak mewakili tingkat kesulitan tertentu)Mengganggu aktifitas kehidupanOrang yang diamati cenderung berlaku baik

TEKNIK OBSERVASIYang harus dilakukan :Buat rencana : apa? dimana? kapan? siapa? bagaimana?Minta ijin kepada yang berwenangSelalu rendah hatiMelakukan pencatatan hasil pengamatanKaji ulang hasil pengamatanBerusaha tidak mengganggu aktifitasPilih aktifitas yang dianggap pentingJangan membuat asumsi

TEKNIK PENEMUAN FAKTA KuisionerQuestionnaire (Kuisioner) dokumen bertujuan khusus yang mengizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden.

TEKNIK KUISIONERCiri :Cocok untuk sumber data banyak dan tersebarResponden tidak tergangguHasilnya biasanya lebih objektifResponden merasa dibatasiTidak dapat mengembangkan pertanyaan sesuai dengan situasinyaDaftar pertanyaan yang baik dan lengkap sulit dibuat

TEKNIK KUISIONERPetunjuk :Rencanakan dahulu fakta dan opini yang akan dikumpulkanTentukan pertanyaan yang cocokPertanyaan tidak mengandung kesalahan dan harus jelas/sederhanaCoba dahulu kepada 1 atau 2 responden, bila ada kesulitan segera perbaikiTipe :free format questionerecheck-off questionareyes/no questionerechoice questionareopinion questionare

TEKNIK PENEMUAN FAKTA WawancaraInterview (Wawancara) teknik penelusuran fakta dimana analisi sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to-face.

TEKNIK WAWANCARACiri :Memungkinkan jawaban bebas dan terbukaDapat mengembangkan pertanyaan sesuai situasiDapat menilai kebenaran dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancaraiDapat menanyakan kegiatan khususMembutuhkan waktu lamaTergantung pada kepandaian pewawancara (human relation)Tidak selalu tepat untuk kondisi tempat tertentuSanggat mengganggu kerja orang yang diwawancarai

TEKNIK WAWANCARASifat pertanyaan :Gunakan bahasa yang baik, sopan dan jelas ; jaga penampilanJangan memasukan pendapat pribadiHindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belitHindari pertanyaan yang menakutkan/ mengkhawatirkanHindari pertanyaan yang mengkritikJangan menggunakan kata anda, kamu dsb, dan carilah kata yang cocok bila yang diinginkan adalah pernyataan groupPersiapan :Atur pertemuan dengan orang yang akan diwawancariAtur waktu yang tepatBuat jadualBuat panduan wawancara

TEKNIK WAWANCARAMelakukan wawancara :Mengenalkan diriMenjelaskan tujuan wawancaraMenjelaskan peran dari orang ang diwawancaraiMenghilangkan kesan menginterogasiHarus mendengarkan dengan teliti dan jangan banyak bicaraJaga suasana wawancara tetap santai, tapi terarah dan menyenangkanJangan memotong pembicaraanMintalah pendapat/ide-ide tambahanJangan membuat asumsi jawaban yang tidak mendasarJangan memakai istilah yang sulit dimengertiPada akhir wawancara, bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan minta orang yang diwawancara untuk membetulkan bila ada kesalahanUcapkan terima kasih dan intalah kesediaan kembali untuk dihubungi/untuk diadakan wawancara kembali bila perlu

TEKNIK PENEMUAN FAKTA Prototyping PenemuanDiscovery Prototyping tindakan membuat representatif skala kecil atau model kerja dari persyaratan pengguna untuk menemukan atau menguji persyaratan tersebut.

TEKNIK PENEMUAN FAKTA Joint Requirements Planning(JRP)Joint Requirements Planning (JRP) proses yang dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan persyaratan.

Strategi Penemuan FaktaPelajari dokumen-dokumen yang ada, form, laporan, dan file. Analis dapat mempelajari banyak hal tanpa kontak dengan orang.Jika penting, observasi sistem saat sistem bekerjaDengan semua fakta yang telah terkumpul, buat dan sebarkan kuisioner untuk memperjelas hal-hal yang belum dipahami dengan baik.Lakukan wawancara (atau sesi kerja kelompok). Kareana kebanyakan fakta yang berhubungan telah dikumpulkan dengan metode low-user-contact, maka wawancara dapat digunakan untuk menguji dan memperjelas isu-isu dan masalah yang paling sulit (sebagai alternatif, gunakan teknik JRP untuk mengganti atau melengkapi wawancara).(Opsional). Buatlah prototipe penemuan untuk semua persyaratan fungsional yang tidak dipahami atau untuk persyaratan yang perlu divalidasi.Tindak lanjut. Gunakan teknik penemuan fakta yang tepat untuk menguji fakta (biasanya wawancara atau observasi).

Fakta Yang Harus DidapatkanFakta Organisasi :Bidang usaha dan sejarah singkat organisasi Objektifitas organisasi / tujuan organisasi secara umumStruktur organisasi lengkap atau parsial (cabang/unit/bagian tertentu )Job deskripsi / wewenang dan tanggungjawab (lengkap / parsial)

Fakta Kegiatan :Aktifitas kerja / kegiatanOrang atau pelaku di setiap kegiatanAlat / perangkat kerja (fisik)Formulir-formulir atau dokumen yg digunakan dalam setiap aktifitasAturan/norma/prosedur kerja (baku atau tidak) yang diberlakukan pada setiap aktifitas Pihak-pihak lain yang terlibat dalam setiap aktifitas (lingkungan luar)

Fakta Yang Harus DidapatkanFakta Proses & Data (detail) :Proses (proses detail, periode, struktur proses, beban, performansi, detail pelaku dsb) Data (data detail, cakupan, periode, volume, aliran data, sumber, arsip/penyimpanan, dsb)Fakta kebutuhan informasi bagi manajemen :Mengetahui laporan-laporan apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem yang diangkatMengetahui detail kualitas informasi ( cakupan data, perolehan informasi (proses pd, kecepatan, akurasi), media / perangkat yg digunakan, format, target / fungsi, dsb )Fakta harapan user /pengguna :Mengetahui harapan pihak manajemen / user / pihak terkait terhadap sistem yang adaMengetahui kemungkinan perubahan kebijakan manajemen khususnya menyangkut performansi sistem

Detail Fakta ProsedurProsedur KerjaNama dan deskripsi/fungsi prosedurHukum atau norma yang berlaku untuk setiap prosedur dan deskripsi/penjelasannyaProses-proses yang ada pada prosedur dan keterkaitan antar prosesPelaku yang menjalankan prosedur ( deskripsi dan jabatannya )Permasalahan yang muncul dalam penerapan prosedur (kesulitan pelaku, ketidakjelasan / ketidak-baku-an prosedur, penyebab lamanya layanan, dsb)

Detail Fakta FormulirFormulir / DokumenNama dan deskripsi/fungsi formulirItem data setiap formulirTingkat keterbacaan formulirKemudahan pengisian formulirKemudahan dokumentasi dan pengambilan kembaliPeriode dan volume/frekuensi formulirIdentifikasi formulirPermasalahan yang muncul berkaitan dengan formulir (kesulitan pemakai menggunakan, kesulitan dokumentasi, ketidak-lengkapan / ketidak-baku-an, dsb)

Detail Fakta PersonilPersonilNama dan deskripsi personilJob DeskripsiJabatan & rangkapan kerjaKinerja Personil (Performansi kerja, beban kerja personil, intelegensia/pendidikan)Permasalahan yang muncul dari personil atau penilaian sementara atas keberadaan yang bersangkutan. ( kinerjanya, keluhan personil, menyangkut beban, dsb)

TERIMA KASIH Whitten, L. Jeffrey, Bentley, D.Lonnie, Dittman C. Kevin, System Analysis and Design Methods, McGraw-Hill Companies, 2004