67  

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambar Umum Perusahaan

Tahun 1975 merupakan awal perjalanan usaha PT. Infomedia

Nusantara menjadi perusahaan pertama penyedia layanan informasi telepon

di Indonesia. Dibawah subdivisi Elnusa GTDI dari anak perusahaan

Pertamina, Infomedia telah menerbitkan Buku Petunjuk Telepon Telkom

Yellow Pages. Perkembangan yang tercatat selanjutnya adalah berdirinya

PT. Elnusa Yellow Pages di tahun 1984 yang berubah nama di tahun 1995

menjadi PT. Infomedia Nusantara pada saat PT. Telkom Tbk menanamkan

investasi. Selanjutnya pada tanggal 30 juni 2009, PT Telekomunikasi

Indonesia (Telkom) melalui PT Multimedia Nusantara (Metra) anak

perusahaan yang dimiliki 99,99% dimiliki oleh Telkom (selanjutnya Telkom

Group) telah menandatangani Shares Slases & Purchase Agreement (SPA)

untuk membeli 49% saham PT Infomedia Nusantara dari PT Elnusa Tbk,

sehingga 100% saham PT Infomedia Nusantara secara resmi dimiliki oleh

Telkom Group. Dengan komposisi kepemilikan saham Infomedia menjadi

49% oleh Metra dan 51% oleh Telkom. Selain itu, untuk mendukung

implementasiGood Corporate Governance dalam setiap aspek kegiatan

  68  

perusahaan Infomedia telah mengeluarkan kebijakan tata kelola. Saat ini,

Sejalan dengan transformasi bisnis di tubuh TELKOM dengan fokus di

bisnis TIMES, Infomedia dengan Visi untuk menjadi yang terdepan dalam

layanan Business Process Management (BPM) di wilayah regional, dan

dalam upayanya untuk mewujudkan visi tersebut telah melakukan

transformasi portofolio bisnis dengan fokus layanan :

1. Analytical Data Consulting.

2. Customer Relationship Management Services.

3. Service Operation Management.

4. Enterprise Shared Services.

Keseluruhan layanan Infomedia adalah komitmen perusahaan

dalam memberikan solusi informasi dan komunikasi yang terbaik bagi

pelanggan khususnya dan bagi masyarakat Indonesia pada umumnya

4.2 Visi dan Misi Perusahaan

4.2.1 Visi

To be the leading player in Business Process Management (BPM)

services in the region.

  

69  

4.2.2 Misi

To create values for our stakeholders by providing excellent and

competitive BPM servicesandto be the role model BPM company.

4.3. Struktur Organisasi

Berikut ini merupakan struktur organisasi yang sedang berjalan pada

PT Infomedia Nusantara Saat ini :

Gambar 4.1 Struktur OrganisasiPT Infomedia Nusantara

Sumber : Pengambilan Data Departement Human Resources

  70  

Berikutadalahtugasdanwewenangdarimasing-masingbagiannya :

1. Direktur Utama

Fungsi utama : Direktur utama dalam fungsinya merupakan pemimpin

tertinggi perusahaannyang memiliki tugas pokok memimpinperusahaan

dalam mengemban misi untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan

sehingga mampu menempatkan perusahaan pada posisi yang unggul

dalam lingkungan kompetisi.

2. Direktur Marketing & Business Development

Fungsi utama : Merencanakan, Menetapkan, Mengevaluasi dan

mengendalikan indikator performansi perusahaan, khususnya operasi

layanan produk dan jasa serta mengambil tindakan - tindakan yang

diperlukan dalam bidang operasi layanan kebijakan marketing, termasuk

didalamnya Project GCC, Project ACS, Project SOM dan Project ESS

sehingga mampu memenuhi kebutuhan pengguna jasa layanan perusahaan.

3. Direktur Operation

Fungsi Utama : Merencanakan, Menetapkan, dalam penjualan tersegment

pada setiap indikator produk dan jasa perusahaan, khususnya operasi

layanan produk dan jasa dalam Group telkom untuk memenuhi kebutuhan

layanan yang sinergi kebijakan yang termasuk didalamnya adalah Project

GCC, Project ACS, Project SOM dan Project ESS sehingga mampu

memenuhi kebutuhan pengguna jasa layanan perusahaan.

  

71  

4. Direktur Engineering Solution

Fungsi utama : Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan

mengendalikan indikator performansi perusahaan, khususnya pada operasi

layanan Planning and Controling, IT engineering serta mengambil

tindakan yang diperlukan dalam mengendalikan kebijakan dan

perencanaan strategik pembinaan dan pengembangan SDM dalam rangka

meningkatkan kompetensidan produktivitas SDM untuk mencapai tingkat

kinerja yang ditetapkan.

5. Direktur keuangan &IT Business Support

Fungsi utama direktur keuangan: Merencanakan, menetapkan,

mengevaluasi serta mengendalikan seluruh fungsi dan kegiatan keuangan

dalam rangka mewujudkan peningkatan kinerja perusahaan dibidang

keuangan secara keseluruhan serta peningkatan nilai perusahaan bagi

pemegang saham. Serta Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan

mengendalikan indikator kebijakan dan perencanaan strategis

pengembangan IT dalam rangka mendukung operasi perusahaan untuk

mencapai tingkat kinerja yang ditetapkan.

  72  

4.4 Produk dan Jasa

Berikut ini adalah jasa atau produk yang dihasilkan oleh PT.

INFOMEDIA NUSANTARA :

Gambar 4.2 Service Lines Infomedia

Sumber : Pengambilan Data Departement Corporate Planning

1. Analytical Consulting Services / Data Analytic Service

Merupakan Layanan yang mengintegrasikan Kebutuhan

pelanggandalam memberikan Solusi maupun value pemasaran yang

semakin kompleks. Melalui layanan ini Infomedia menyediakan layanan

informasi profiling pelanggan atau calon pelanggan, pengelolaan

surveydan riset pemasaran (kuantitatif dan kualitatif) serta analisa

pelanggan (Customer Analytics).Guna mendukung proses analisa data,

  

73  

Infomedia juga mengembangkan Document Management System (DMS)

yang merupakan sebuah aplikasi untuk mengatur digitalisasi dokumen,

sehingga akan lebih mudah untuk melakukan pencarian, penyimpanan

serta pengaturan sesuai dengan pengguna terkait. Pelanggan yang

menggunakan DMS nantinya akan lebih efektif dan efisien dalam

melakukan pencarian dokumen yang tentunya juga meminimalisasi

tingkat Fraud.

Layanan Data Analytics Infomedia telah banyak dimanfaatkan

oleh klien diantaranya untuk layanan indept survey interview, online

survey, telesurveydan penyediaan data profiling. Kini pengguna

layanan Data Analytics masih didominasi oleh sektor sektor industri

seperti Telekomunikasi, perbankan dan advertising. Data Analytics

Infomedia kedepan nya diharapkan dapat menjadi unit yang mampu

memberikan value added bagi seluruh pelanggan dan masyarakat luas.

Data processing adalah sebuah solusi untuk mencari data

mengenai permintaan, pangsa pasar, demografi. Aktifitas dari Data

processing diantaranya : Data survey (Macro/Micro Demand,

Profiling, CSI/CLI, Mystery Guest, Mystery Call), Data Cleansing &

Data Quality Management.

a. Data Acquisition

Data Acquistion adalah sebuah solusi dalam pembaruan sebuah

data dan penambahan data yang diperlukan sesuai kebutuhan.

  74  

b. Data Analytic

Data Analytic adalah sebuah solusi yang memberikan analisa lebih

lanjut melalui Predictive Analytics, Location Analytics & Social

Media Anaytic.

2. Customer Relationship Management Services

Customer Relationship Management ( CRM ) Infomesia merupakan

layanan yang diberikan untuk merespon tuntutan pada manajemen

layanan komunikasi pelanggan yang meliputi multi channel service

delivery dan bisnis proses yang terintegrasi yang meliputi kegiatan

pengorganisasian, automisasi, dan sinkronisasi kegiatan - kegiatan di

seluruh organisasi perusahaan seperti: sales, marketing, customer

service, dan technical support. Layanan ini menawarkan layanan

berbasis suara dan non-suara seperti: penggunaan social media dan

multimedia service. Layanan CRM Infomedia didukung oleh teknologi

Cloud Computing maupun IP-PBX technology, Computer Telephony

Integration (CTI), Call Management System (CMS), Internal Contact

Center (ICC), Redundancy & Back-up System, dan Voice Recording

System, yang mana seluruh teknologi tersebut didukung oleh

pengalaman dan kompetensi terbaik dari tim manajemen Infomedia.

  

75  

Layanan CRM Infomedia akan memberikan beberapa manfaat bagi

perusahaan, diantaranya untuk:

a. Lebih fokus terhadap core competencies perusahaan.

b. Penetrasi market.

c. Meningkatkan image perusahaan.

d. Meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya.

e. Meningkatkan profit perusahaan.

f. Menyajikan komunikasi personal dengan client /pelanggan.

3. Service Operation Management

Merupakan Layanan Bisnis Outsourcing yang fokus pada penyediaan

layanan back offices,mencakup : Operation Support, Network

Installation dan Telecommunication installation. Selain itu Infomedia

juga memberikan layanan BPO Back Offices berupa manajemen

operasional serta menyelenggarakan survei bekerja sama dengan pihak

ketiga. Sedangkan BPO IT services yang dilakukan oleh Infomedia

antara lain instalasi perangkat ATM, TV kabel, pembuatan dan

pemeliharaan aplikasi serta e-ticketing. Penjelasan rinci dari layanan

operation service adalah sebagai berikut :

  76  

a. Document Management

Document Management merupakan salah satu solusi untuk

digitalisasi management antara lain : Scanning document, indexing,

workflow management dan dashboard management.

b. IT Operation Center

IT Operation Center merupakan sebuah solusi terintegrasi untuk

semua permasalahan teknis IT melalui Voice, Chat dan Engineer on

Site.

c. Seat Management Support

Seat Management merupakan sebuah solusi pemenuhan perangkat

dan operasional IT, baik itu notebook, PC server dan perangkat IT

lainnya.

d. Telecommunication Support

Telecommunication Support merupakan sebuah solusi terintegrasi

untuk Network Operation Center, PABX Operation & Maintenance.

e. Security Management support

Security Management Support merupakan sebuah solusi untuk

keamanan, baik itu gedung perusahaan, gudang, serta kendaraan

dengan menggunakan CCTV &Surveillance Manage Service.

4. Enterprise Shared Services

Merupakan layanan Outsourcing dalam pengelolaan sumber daya

manusia (SDM) bagi perusahaan perusahaan yang membutuhkan.

Layanan yang ditawarkan adalah Rekutrasi, Training & Development

  

77  

dan Placement. SDM yang disediakan oleh Infomedia meliputi CRM-

force (Proses layanan pelanggan), Sales-force (Proses akuisisi

pelanggan), Office-force (administrasi dan back office), Techno-force

(dukungan teknis), dan data-force (analis dan proses data). Penyediaan

SDM akan mendukung bisnis proses di berbagai induistri dalam hal

Customer engagement.

Outsourcing tenaga kerja dapat menjadi pilihan untuk melakukan

efisiensi biaya dalam industri yang semakin kompetitif. Dengan adanya

outsourcing SDM, perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti

perusahaan. Infomedia memberikan layanan dari HR Service berupa :

a. Selection and Recruitment

Admnistration & interview, Culture Free intelligent Test (CFIT),

English Test, Pyscho logical Test, HR interview, User Interview,

Tandem.

b. HR Operation Management

Payroll System,Performance Managemet & Operational

Management.

c. HR Supply and Placement

Professional Hire, CSR/CSO, Helpdesk, Contact Center, Collection,

Marketing & Sales, Installer & Enginee on Site project Manager.

  78  

4.5AnalisaLingkunganEksternal Bisnis

4.5.1Analisis Five Forces Porter

Salah satu metode analisis yang digunakan dalam menganalisis

lingkungan eksternal bisnis pada PT Infomedia Nusantara adalah

Analisis Lima (5) Daya Porter. Lima Daya Porter bertujuan untuk

menentukan potensi keuntungan dalam industri yang diukur

berdasarkan pengendalian jangka panjang terhadap modal yang

diinvestasikan serta mendapatkan peran kompetitif sistem informasi

baru untuk dapat berkompetisi dalam industri.

Gambar 4.3Analisa Eksternal Five Force PorterPTInfomedia

Sumber : Pengambilan Data Departement Corporate Planning

  

79  

1. Ancamanpendatangbaru

Dalamkaitannyadenganancaman pendatang baru,terdapatbeberapa

penghalanguntukmencegahpendatangbarumasukdalamindustri

yangsama yaitu :

a. KompleksnyapermodalanberkaitanregulasiyangditetapkanolehTelk

om

dalammenjadikansuatuperusahaanuntukterdaftarsebagaiperusahaan

yang mempunyai jasa, Customer Relationship Management dan

Business Process Management. Hal ini dikarenakan transisi

bisnis pada PT Metra Digital Media yang bergerak dalam

agency and advertising pada produk Yellow pages Community

pada tahun 2013 akhir.

b. Pendatang yang sebagai pemain baru akan hadir dalam persaingan

antar sesama industri, dalam hal ini adalah Vads Indonesia,

VanWellis Indonesia Metranet, Finnet dan Telkomsigma. Dengan

masing masing keunggulan produk yang menonjol daripada PT

Infomedia yang dimana belum cukup berkompetensi dari segi

Infrastruktur yang cukup mendukung setelah pasca transformasi

bisnis PT Metra Digital Media dengan Infomedia pada tgl 1 Maret

2013.

  80  

2. Kekuatanpembeli

Kekuatanpembelidari PT Infomedia Nusantaraadalahdari bonafiditas

jasa/produk perusahaandengan alternatif pilihan dan solusi

yangditawarkan kepada customer serta di perkuat dengan penawaran

yang low cost namun berkualitas dengan tersetifikasi profesional pada

bidang manajemen, SDM dan CRM, di dukung dengan layanan sistem

informasi Demand on service yang disupport oleh Telkom Tbk, PT

Infomedia nusantara juga berkesinambungan dengan berkolaborasi

pada divisi dan produk IT Management & structure serta sinergi dengan

Telkom Group. Khususnya pada layanan CRM Call center Infomedia

yang bersaing ketat kepada perusahaan Call Center dengan

menawarakan featureand benefit pelayanan pelanggan yang berbeda

beda.

3. Kekuatan Pemasok

Perusahaan BPM saat ini banyak memakai beberapa pemasok dengan

kekuatan dari dukungan rekanan dan vendor kepada perusahaan,

khususnya bergerak di bidang BPM, CRM dan BPO lain nya sebagai

bentuk kolaborasi perusahaan dalam pendongkrak income perusahaan

untuk melayani kebutuhan customer yang saat ini kebutuhan akan

dukungan bisnis IS/IT BPM, meningkat. PT Infomedia juga memiliki

rekanan dan vendor yang sudah lama menjalin kerja sama sebagai ke

stabilitas fungsi dan sistem bisnis nya dalam memenuhi kebutuhan

  

81  

pelanggan nya khsusnya pada jasaCRM Call Center yang diperkuat

dengan rekanan dari AVAYA Corp dan CBN Cloud system dan didukung

oleh Telkom Group sendiri (termasuk Telin) dan beberapa rekanan

perusahaan asing.

4. Ancamanproduk pengganti

Ancaman Produk pengganti terus berdatangan dengan banyaknya

pengusaha pengusaha asing yang datang ke Indonesia untuk

mengembangkan bisnisnya. Salah satu ancaman dari PT Infomedia

adalah, kekuatan Brand Image dan Sertifikasi pelayanan manajemen

yang sangat bersaing dan berpengaruh peran kepada mutu manajemen

pelanggan. Ini disebabkan pemain asing sudah banyak memiliki

portofolio keberhasilan dalam service to client yang terbukti di

beberapa negara asing. dalam PT Infomedia dengan bisnis model yang

serupa seperti pada umumnya IT Consultant, Branding Strategic,

Salesforce dan sebagainya Infomedia selalu mengevaluasi perfomance

SDM dalam meningkatkan layanan yang utama dalam BPM didukung

dengan Telkom sebagai arahan strategi, tentunya akan mempengaruhi

dalam inovasi dan perkembangan baru dalam layanan dan jasa bisnis

model PT Infomedia yang baru tersebut.

5. Kekuatanpesaing

Banyak sekali pesaing yang bergelut di industri ini yang sama dengan

perusahaan Infomedia. Dengan kemajuan teknologi yang pesat, dan

pemanfaatan SI/TI yang semakin berinovasi, tentunya akan menjadi

  82  

susah bagi Infomedia untuk meraup untung besar jika tidak selalu

melakukan inovasi dan membuat gebrakan baru seperti apa yang telah

mereka lakukan sebelumnya. Disini Rival yang kompetitif Infomedia

masih berperan kepada pesaing lokal yang memiliki scope bisnis

serupa.

4.5.2Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi)

1. Politik

Peristiwa politik dan sosial yang terjadi di Indonesia saat ini dapat

memberi dampak merugikan pada kegiatan bisnis di Indonesia.

Indonesia telah mengalami proses perubahan demokrasi, yang

mengakibatkan timbulnya berbagai peristiwa sosial dan politik yang

menimbulkan ketidakpastian peta politik di Indonesia. Peristiwa ini

secara umum telah menimbulkan ketidak pastian politik, di samping

gejolak sosial dan sipil yang tercermin dengan adanya sejumlah

kejadian dalam beberapa tahun terakhir.Tidak ada jaminan bahwa

situasi politik di Indonesia akan stabil atau Pemerintah akan

menerapkan kebijakan ekonomi yang kondusif untuk mempertahankan

pertumbuhan ekonomi atau yang tidak berdampak negatif terhadap

kondisi regulasi perusahaan jasa CRM pada saat ini. Tidak ada jaminan

bahwa Pemerintah bisa berkontribusi pada legalitas di setiap

perusahaan khusushnya PT Infomedia Nusantara.

  

83  

Sebagai bagian dalam Group Telkom, intervensi dari

pemerintah kadang membuat Infomedia tidak bisa bersikap dinamis

dengan perubahan pasar, salah satunya adalah pada regulasi pemilihan

umum, pemberlakuan seleksi jaman terhadap inefisiensi dan

inefektivitas pada persaingan produk produk lokal Indonesia dengan

produk luar negri (AFTA) serta ancaman ketenagaaan kerja pada

karyawan dalam sistem Outsourcing serta pemberlakuan kontrak kerja.

Gambar 4.4Analisis PEST Infomedia

Sumber : Pengambilan data melalui Dept Corporate Planning

2. Ekonomi

Tidak ada jaminan bahwa situasi politik di Indonesia akan stabil atau

Pemerintah akan menerapkan kebijakan ekonomi yang kondusif untuk

  84  

mempertahankan pertumbuhan ekonomi atau yang tidak berdampak

negatif terhadap kondisi regulasi telekomunikasi pada saat ini.

Kemungkinan krisis keuangan global akan berdampak buruk secara

material terhadap PT Infomedia Nusantara. Indonesia telah merasa efek

krisis keuangan global. Laju inflasi meningkat, dan laju pertumbuhan

majemuk (CAGR) juga ikut meningkat. Beberapa perusahaan

melaksanakan program-program penurunan jumlah karyawan dan cuti

tanpa gaji. Seluruh faktor tersebut mengakibatkan penurunan

tingkatpembelanjaan konsumen, yang telah berdampak negatif terhadap

pendapatan Infomedia.Dan pada salah satunya adalah dampak kenaikan

UMP yang praktis membuat pengusaha dan pelaku industri berpikir

keras. Regulasi pemerintah mengharuskan mereka untuk

menambah cost agar standard gaji tersebut terpenuhi. Karena jika

ketahuan oleh pemiliki perusahaan tidak memenuhi peraturan yang

berlaku, maka perusahaan dapat dikenakan sanksi berdasarkan UU

Tenaga Kerja No 13 Tahun 2013 Pasal 90 Ayat 1. Karena Sanksi berat

akan dikenakan bagi pemberi kerja yang tak memberi upah yang telah

ditetapkan.

Sisi lain dari kenaikan UMP ternyata tidak selalu suram, ada

beberapa pengaruh positif dari kenaikan UMP di negeri kita, yaitu

peningkatan daya beli masyarakat. Dengan upah yang baru, maka

kemampuan pekerja untuk belanja akan lebih besar dibandingkan

sebelumnya. Selain itu dengan meningkatnya daya beli maka

  

85  

ketersediaan barang mau tak mau harus lebih tinggi, artinya demand

yang tinggi tersebut peluang pasar untuk perusahaan bisa menyediakan

barang atau service yang dibutuhkan masyarakat.Secara ekonomi

makro hal ini bagus, peluang untuk perusahaan juga untuk growth,

karena market yang lebih besar dan konsumen yang punya jual beli.

3. Sosial

Seperti yang kita ketahui bahwa karakterisitik masyarakat indonesia

adalah majemuk. Kemajemukan itu bukan hanya meliputi perbedaan

kesukuan, bahasa, adat istiadat dan faktor sosial, ekonomi melainkan

perkembangan masing masing suku belum lama sama. Hal ini

disebabkan oleh berbagai aspek kehidupan dan penghidupan. Oleh

karena itu terdapat fenomena menarik yang terjadi di indonesia.

Fenomena fenomena tersebut yaitu :

a. Pertumbuhan penduduk indonesia masih tetap tinggi dan

kepadatan penduduk masih terkosentrasi di pulau jawa.

b. Tingkat pendidikan sebagian masyarakat cenderung semakin

tinggi, meski ironisnya banyak pula yang putus sekolah

termasuk rendahnya dalam pemanfaatan bahasa asing seperti

(Bahasa inggris, mandarin)

c. Kebutuhan informasi masyrakat semaking tingggi, seiring

dengan peningkatan tingkat pendidikan dan semakin ketatnya

persaingan.

  86  

d. Krisis yang terjadi beberapa tahun lalu menyebabkan sebagian

besar masyarakat indonesia lebih cost conscious.

Fenomena ini akan dirasakan langsung oleh industri jasa BPM,

seperti salah satunya PT infomedia Nusantara. Peluang untuk

meningkatkan penetrasi pasar jelas akan terkosentrasi ke kotakota

besar, sedangkan daerah daerah yang kepadatan penduduk dan

tingkat pendidikannya masih rendah tetap sulit untuk berkembang.

Konsumerisme dan kebutuhan informasi akan memastikan

pertumbuhan pasar yang besar sehingga akan mendorong industri

untuk adu kecepatan dalam perebutan pangsa pasar.

4. Teknologi

Dierapersainganyang

semakinketat,perusahaandihadapkanpadatantangan bertahandariserbuan

pesaingsekaligusmemuaskanpelanggannya. Dengansemakin

meningkatnyabiayaoperasional,sudahsaatnya perusahaan

mengidentifikasisegmen

pelangganmanayangakandipertahankandandiberilayananmaksimaldanse

gmen

manayangtidakperludipertahankanlagi.Dalamduniamanajemendikenald

alilpareto, dimanadarikeseluruhanpelanggan,hanya20%

yangmenyumbangkan80%pada pendapatan perusahaan. Maka

halterpenting bagisetiap bisnisadalahbagaimana

  

87  

mengidentifikasi20%tersebut.Setelahteridentifikasi,barulahperusahaan

mengerahkan seluruhsumberdayauntukmerebutsegmenpelanggan

yangmenjaditargetnya, berusaha

agarmerekasetiapadaproduk/jasayangditawarkan,danbahkanmenjadipel

anggan tetap.Di sinilahTeknologi Informasi(TI) berperan dengan

beragam aplikasi yang sudah trend seperti Social Media, Data analytics

Survey statistic, Quiz statistic system, sudah menjadi bagian yang

sangat berpengaruh dalam sosialitas dan perekonomian dalam

Infomedia nusantara. Salah satu trend masa kini yang sedang

berkembang adalah Cloud Computing yaitu aktifitas menyimpan

datadata, mengolah data yang dapat dilakukan salah satunya melalui

perangkat dan jaringan Cloud, perusahaan penyedia jasa teknologi

Cloud Computing. User dibebaskan dari pemeliharaan rutin,

penyediaan hardware dan aktifitas rutin teknologi IT di sebuah

perusahaan yang lazim. User bisa mempercayakan perawatan,

pemeliharaan, keamanan kepada provider Cloud Computing.

Analoginya seperti kita mengkonsumsi listrik melalui PLN, kita tidak

harus memiliki instalasi listrik sendiri, tapi cukup berlangganan dan

membayar sesuai pemakaian.Efisiensi dan efektifitas memang aspek

yang coba ditawarkan Komputasi Awan. Perusahaan bisa menghemat

biaya pemeliharaan hardware, menghemat pembelian data storage,

pembelian software yang mahal. Hampir semua dapat di alihkan kepada

perusahaan penyedia Cloud Computing. Energi dan fokus perusahaan

  88  

bisa lebih dicurahkan untuk aspek strategis yang menyangkut

corebusiness perusahaan.

4.6 Analisa Lingkungan Internal Bisnis

4.6.1 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)

PT Infomedia Nusantara merupakan perusahaan yang bergerak

dalam bidang jasa Business Process Management (BPM) di wilayah

regional. Analisis value chain pada perusahaan ini dapat dilihat

darienam kegiatan yaitu kegiatan utama dan kegiatan pendukung. Pada

kegiatan utama, PT Infomedia Nusantara sebagai perusahaan

Consulting/ Development dan peran kedua adalah CRM, Berikut ini

adalah Rincian Value Chain PT Infomedia Nusantara :

Gambar 4.5Analisis Rantai nilai PT Infomedia Nusantara

Sumber : Berdasarkan Wawancara & Design Pribadi

  

89  

Keterangan Analisis Rantai :

1. Consutltation Management

Aktivitas ini merupakan tahapan dimana PT Infomedia berperan

sebagai konsulitasi atau sarana profesional yang memberikan resepon

segera, berdasarkan pada pengetahuan mengenai keadaan yang

dibutuhkan klien dalam masalah teknis serta rekomendasi atau

pertimbangan yang dalam bidang produk dan jasa BPM.

2. Training Management

Aktivitas ini merupakan sebuah kegiatan proses yang mengajarkan

pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap, agar karyawan semakin

terampil dan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan

semakin baik, sesuai dengan standar. Dalam jasa HR Service di

Infomedia, tidak hanya sebagai rekrutment tenaga kerja namun

biasanya ada suatu pelatihan yang merujuk pada pengembangan

ketrampilan bekerja (vocational) yang dapat digunakan dengan segera.

Dalam hal ini manfaat finansial bagi perusahaan biasanya terjadi

dengan cepat ataupun dengan perusahaan lain yang di Outsourcing kan

oleh Infomedia. Sementara itu pendidikan memberikan pengetahuan

tentang subyek tertentu, tetapi sifatnya lebih umum dan lebih terstruktur

untuk jangka waktu yang jauh lebih panjang, maka dari itu seleksi

  90  

kandidat calon karyawan yang sudah di arahkan oleh Infomedia sudah

disesuaikan berdasarkan jobdesk tertentu dari status kependidikan calon

karyawan.

3. Information System Management

Aktivitas ini merupakan adalah sebuah aplikasi teknologi informasi

untuk mendukung fungsi utama dan kegiatan baik bisnis sektor swasta

atau lembaga sektor publik. Khususnya berperan dalam Jasa Service

Operation ManagementInfomedia. ISM mendukung proses

pengumpulan, manipulasi, penyimpanan, distribusi dan pemanfaatan

sumber daya organisasi informasi. Manajemen Sistem Informasi utama

adalah besar multi-disiplin yang berfokus pada fusi sistem informasi,

teknologi, dan manajemen bisnis untuk dua tujuan: penggunaan sistem

informasi untuk memecahkan masalah bisnis dan manajemen teknologi,

yang mencakup pengembangan produk baru dan manajemen

perusahaan.

4. Human Resources Center Management

Aktifitas ini merupakan kegiatan yang dimana berperan sebagai

pengelolaan sumber daya manusia (SDM) bagi perusahaan perusahaan

yang membutuhkan. Layanan yang ditawarkan adalah Rekutrasi,

Training & Development dan Placement. SDM yang disediakan oleh

Infomedia meliputi CRM-force (Proses layanan pelanggan), Sales-

force (Proses akuisisi pelanggan), Office-force (administrasi dan back

office), Techno-force (dukungan teknis), dan data-force (analis dan

  

91  

proses data). Penyediaan SDM akan mendukung bisnis proses di

berbagai induistri dalam hal Customer engagement. Outsourcing tenaga

kerja dapat menjadi pilihan untuk melakukan efisiensi biaya.

5. Logistik & procurement Management

Aktifitas ini merupakan suatu proses penyediaan kebutuhan; materials,

tools, product, & services pada suatu korporasi/institusi, yang di

dukung oleh sistem & prosedur yang terintegrasi, di mana seluruh

tahapan proses procurement/purchasing, mulai dari planning,

budgeting, sourcing, bidding, contract, purchase order, monitoring

order, handover process, hingga evaluasi kinerja supplier/vendor,

dilakukan secara sistematis, akuntabel, & transparan yang khususnya

diminati dalam perangkat pendukung Call Centre Infomedia.

4.6.1.1Workflow Business Model

  92  

Gambar 4.6Proses Bisnis CRM Services

Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR

1. Customer Relationship Management Services

CRM adalah suatu sistem yang mengatur segala aktifitas yang

dilakukan terhadap pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan.

Tujuan akhir dari CRM adalah peningkatan penjualan melalui

pengenalan dan interaksi dengan pelanggan secara lebih baik. hal itu

dapat berupa penyediaan barang / jasa yang sangat dibutuhkan oleh

pelanggan serta memberikan pelayanan yang lebih baik dan

peningkatan penjualan. Efek dari CRM salah satu nya adalah

Jumlahpelanggan baru yang meningkat, jumlah pelanggan lama yang

semakin loyal, tercapainya aktivitas pelayanan yang lebih

baik.Berikut adalah Pemaparan Business Model Customer

Relationship Management.

a. Revenue Stream

Aliran revenue didapatkan dari 2 faktor yaitu : pelanggan ritel

dan korporasi. Jumlah rata rata biaya yang dibelanjakan oleh

pelanggan ritel adalah 2-3 juta (hosted) jumlah rata rata biaya

yang dibelanjakan oleh pelanggan korporasi adalah 5-7 juta

(wholesale). Contoh pelanggan korporasi infomedia salah

  

93  

satunya adalah Telkom Indonesia, Garuda Indonesia, dan

Bank Permata.

b. CRM Services : Aktivitas utama dalam Layanan CRM adalah

Manage Services Operation.

c. Cost Structure : Dari aktifitas poin 2, biaya yang dikeluarkan

terbagi menjadi 2 faktor yaitu biaya marketing dan biaya

operasi dengan rincian sebagai berikut : Biaya marketing :

Marketing Fee sebesar 2-3% diberikan pada Telkom Group,

Non Group dan Internal, Biaya Operasional : Agency Fee

sebesar 5-10% diberikan pada HR Provider yang mengelola

agen, Biaya IT untuk Supplier per Order dan biaya untuk

building space per meter kuadrat.

Poin penting dalam CRM adalah informasi pelanggan, jenis jenis

informasi pelanggan salah satunya adalah : janji meeting,

laporankomplain, status pembayaran, pengungkapan kebutuhan,

ucapan terima kasih, dan lain lain. Informasi pelanggan dapat

disampaikan melalui berbagai media seperti telepon, email, social

media, hasil meeting, testimoni, kunjungan ke perusahaan/kantor,

customer gathering, obrolan dan lain lain. Oleh karena itu

historikal informasi yang diterima akan disimpan pada banyak

media, maka dibutuhkan suatu platform agar media dapat terkait

satu sama lain. Dengan platform CRM , efesiensi dan efektifitas

  94  

perusahaan lebih mudah didapat dalam melakukan fungsi

pencarian data, agregasi data, klasifikasi pelanggan, sales

steering, prioritas peluang dan peningkatan penjualan.

Gambar 4.7 Proses Bisnis HR Services / Enterprise shared service

Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR

2. Enterprise shared service / HR service

Merupakan sebuah bentuklayanan berupa penglolaan sumber daya

manusia dalam sebuah organisasi dalam 7 aspek, yaitu seleksi dan

rekrutment, pelatihan dan pengembangan (training and

Development), Compesation and benefit, Manajemen Kerja,

perencanaan karir (Career Planning), hubungan karyawan (Employee

  

95  

Relations), dan HR Administrations. Masing masing pilar inilah yang

akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat

menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab

kebutuhan bisnis dalam organisasi perusahaan yang diberikan oleh PT

infomedia. Seleksi dan rekrutment bertanggung jawab untuk

menjawab kebutuhan pegawai pegawai melalui penerimaan pegawain

hingga para pegawai baru tersebut di posisi posisi yang tepat. Berikut

adalah bisnis proses PT Infomedia Nusantara dalam jasa Enterprise

Shared Service kepada pelanggannya.

Berikut adalah Pemaparan Business Model Customer Relationship

Management.

a. Revenue Stream

Aliran margin feedan marketing fee pada HR services didapatkan

dari 3 faktor yaitu : Internal, pelanggan ritel, Telkom Group.

Pelanggan besar Telkom Group memberi margin fee dalam

penanganan rekruitmen karyawan baru yang dikelola oleh PT

Infomedia Nusantara. Jumlah rata ratapersentase fee yang

diberikan kepada HR Provider, baik dari segi aspek training,

recruitment, database, dan agency sebesar 5 – 10% fee,

sedangkan untukkebutuhan marketing fee yang diberikan kepada

Telkom Groupsebesar 2-3%. Contoh pelanggan korporasi terbesar

infomediasalah satunya adalah Telkom Indonesia.

b. HR Consultacy : Aktivitas utama dalam Layanan HR

  96  

Consutlacy adalah menyalurakan SDM dari pekerjaan eksisting ke

pekerjaan yang lain baik dengan berbagai kriteria pekerjaan,

untuk yang sifatnya full time dan siap dipakai.

c. HR Shared Services : Aktivitas utama dalam Layanan HR

Shared Services adalah penyedia jasa yang terfokus pada

kompetensi kompetensi CRM, Sales dan kompetensi yang

dibangun partnership.

d. Cost Structure : Dari aktifitas diatas, terdapat biaya yang

dikeluarkan terbagi menjadi 2 faktor yaitu biaya. marketing dan

biaya operasi dengan rincian sebagai berikut : Biaya Database

untuk Academy Database: Marketing Feesebesar 2-3% diberikan

pada Telkom Group, Non Group dan Internal.

  

97  

Gambar 4.8 Proses Bisnis Operation Services

Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR

3. Operation Services

Proses Bisnis dalam Operation Service PT Infomedia Nusantara

menyatakan bahwa operasi jasa menitik beratkan pada alokasi dalam

mengidentifikasi asset operasi jasa, yaitu seperti dalam pengelolaan

fasilitas fisik, peralatan, informasi dan teknologi komunikasi,

sehingga menghasilkan konsep operasi jasa yang mencakup

geographic scope of operations, scheduling, facilities design and

layout, operating assets deployment, leverage through intermediaries,

leverage through customer assets, specific tasks assigned to front

stage and back stage operations yang akan di berikan kepada

pelanggan Infomedia yang terdiri dari Telkom Group maupun Non

Group. pada proses bisnisgambar di atas, menunjukan bahwa ada

kesamaan aspek yang mirip dengan peran proses bisnis HR services

yang akan tampil sebagai agency untuk di Outsource kan kepada

perusahaan lain. tetapi hal ini terfokus dalam jasa penyaluran

ketenaga kerjaan dalam bidang technical maupun inftratruktur IT.

  98  

Gambar 4.9 ProsesAnalytical Consulting Service

Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR

4. Analytical Consulting Service

Analisis data saat ini merupakan faktor dalam penentuan

keberhasilan suatu perusahaan dimana analisis ini akan digunakan

oleh perusahaan dalam pengambilan keputusan. Pada PT Infomedia

perkembangan bisnisAnalytical Consulting Service berfungsi sebagai

  

99  

pendukung serta konsultan dalam pengambilan keputusan dengan

cara tradisional yang mengandalkan intuisi. Business Intelligence

adalah suatu alat yang dapat dijadikan solusi untuk permasalahan

tersebut.Business intelligence Infomedia dapat digunakan untuk

membantu pengambilan informasi dengan mengubah data menjadi

informasi dan mengolahnya menjadi sebuah pengetahuan yang dapat

digunakan untuk membantu perusahaan atau pelanggan dalam

pengambilan keputusan. Salah satunya dengan konsep Computerized

Telesurvey, Database Management & Analytics, ini adalah bagian

Business intelligence infomedia yang dapat digunakan untuk

membantu pengklasifikasian dari sebuah data baru berdasarkan pola

yang ditemukan dari data lama yang dimiliki perusahaan untuk ke

pelanggan. Dari gambar diatas dijelaskan bahwa terdapat banyak

Project Fee dari sisi Revenue yang didapat Infomedia dalam

penjualan jasa Analytics kepada pelanggan nya dengan berkolaborasi

pada Data yang dimiliki oleh Telkom. lalu dari sebuat data dan

konsep tersebut di jadikan suatu produk dan jasa yang berpeluang

untuk di tawarkan kepada perusahaan consultan / Data provider

sebagai Bisins Core Infomeda dalam Data Analytics.

  100  

4.7 Analisis Eksternal SI/TI

4.7.1 Identifikasi SI/TI Eksternal(SWOT)Infomedia

AnalisisSWOTdilakukanuntukmenggambarkankondisilingkun

ganpada PT Infomedia Nusantarabaikinternal(kekuatandankelemahan)

maupuneksternal(peluangdan

ancaman),halinibertujuanuntukmembantudalammenentukantujuan

sertaobjektif instansi. Berikut adalah SWOT dari PT Infomedia

Nusantara.

Tabel 4.1Analisis SWOT Level Sistem Informasi

Strength

1. Memiliki Bank Dataperusahaan

terbanyak pada layanan Buku Yellow

Pages dan telefon.

2. Memiliki investasiIT secara infrastruktur

yang di support penuh oleh Telkom.

3. Terbaik dalam layanan Jasa Penjualan

Iklan Yellow Pages dan Bisnis Call

Centre.

Weakness

1. Saat ini belum adanya sistem

pendukung berupa aplikasi untuk

memonitoring akitifitas sales

Infomedia.

2. Tata kelola manajemen yang selalu

berubah setiap tahun dan cukup

berdampak pada profit perusahaan.

3. Belum adanya perencanaan strategis

secara SI/TI karena hanya bersifat

support saja.

  

101  

Opportunities

1. Terbesarnya Bank Data yang semakin

dikembangkan Infomedia saat ini

berpeluang menjadi sasaran perusahaan

besar asing dalam kebutuhan layanan

data.

2. Dengan diadakan training LeanSix

Sigma dan COBIT IT Governance, dapat

berpeluang membentuk baruperencanaan

strategi bisnis maupun IT yang terarah

dan terfokus sesuai dengan Visi dan Misi

Infomedia.

Threat.

1. Perubahan struktur organisasi yang

berubah setiap tahun, berdampak pada

Services yang kurang maksimal kepada

pelanggan serta regulasi peraturan baru

yang kurang tepat sasaran bagi

karyawan Infomedia.

2. Banyaknya perusahaan asing yang

berdatangan dan bersaing ketat dalam

bisnis proses manajemen seperti

Infomedia.

1. Kekuatan(Strengths)

a. Memiliki Bank Dataperusahaan terbanyak pada layanan Buku

YellowPages dan telefon.

b. Memiliki investasiIT secara infrastruktur yang disupport penuh oleh

Telkom.

c. Terbaik dalam layanan Jasa Penjualan Iklan Yellow Pages dan

BisnisCall Centre.

2. Kelemahan (Weaknesses)

a. Saat ini belum adanya sistem pendukung berupa aplikasi untuk

memonitoring akitifitas sales Infomedia.

  102  

b. Tata kelola manajemen yang selalu berubah setiap tahun dan cukup

berdampak pada profit perusahaan.

c. Belum adanya perencanaan strategis secara SI/TI.

3. Peluang(Opportunities)

a. Terbesarnya Bank Data yang semakin dikembangkan Infomedia

saat ini berpeluang menjadi sasaran perusahaan besar asing dalam

kebutuhan layanan data.

b. Dengan diadakan training Lean Six Sigma dan COBIT IT

Governance, dapat berpeluang membentuk baru perencanaan

strategi bisnis maupun IT yang terarah dan terfokus sesuai dengan

Visi dan Misi Infomedia.

4. Ancaman(Threats)

a. Perubahan struktur organisasi yang berubah setiap tahun,

berdampak pada Services yang kurang maksimal kepada

pelanggan serta regulasi peraturan baru yang kurang tepat sasaran

bagi karyawan Infomedia.

b. Banyaknya perusahaan asing yang berdatangan dan bersaing ketat

dalam bisnis proses manajemen seperti Infomedia.

  

103  

4.7.2 Matriks SWOT PT Infomedia Nusantara

Berdasarkan pemetaan Analisa Strategi Sistem informasi di atas, maka

bisa digambarkan secara Matriks SWOT bahwa posisi tersebut memperoleh

beberapa strategi dalam cakupanStrategi Eksternal SI/TI pada PT Infomedia

dengan menggunakan matriks SWOT berikut ini :

Tabel 4.2 Analisa Matriks SWOT PT Infomedia Nusantara

  104  

IFAS

EFAS

Strenght

S-1 :Memiliki Bank Data

perusahaan terbanyak pada

layanan Buku Yellow Pages dan

telefon.

S-2 :Memiliki investasi IT secara

infrastruktur yang di support

penuh oleh Telkom.

S-3 :Terbaik dalam layanan Jasa

Penjualan Iklan Yellow Pages dan

Bisnis Call Centre.

Weakness

W-1 :Saat ini belum adanya

sistem pendukung berupa

aplikasi untuk memonitoring

akitifitas sales Infomedia.

W-2 :Tata kelola manajemen

yang selalu berubah setiap tahun

dan cukup berdampak pada

profit perusahaan.

W-3 :Belum adanya

perencanaan strategis secara

SI/TI karena hanya bersifat

support saja.

Opportunities

O-1 : Terbesarnya Bank Data yang

semakin dikembangkan Infomedia

saat ini berpeluang menjadi sasaran

Perusahaan besar asing dalam

kebutuhan layanan Data.

O-2 :Dengan diadakan training

COBIT IT Governance, dapat

berpeluang membentuk baru

perencanaan strategi bisnis maupun

IT yang terarah dan terfokus sesuai

dengan Visi dan Misi Infomedia.

Strategi SO

1. Optimalisasi pelayanan

dalam Bisnis Analytic

Consutling Services. (S-1 ,

O-1)

2. Mengelola strategi

manajamen dalam layanan

pelanggan dan sistem

Infrastruktur dengan bekerja

sama pada Telkom Group.

(S-1 O-2)

Strategi WO

1. Menganalisa dan

merancang sistem secara

Blueprint aplikasi Sales

Activity Management. (W-

1, O-2).

2. Segera melakukan

Penerapan IT Governance

yang baik.(W-2, O2)

Threat

T-1 :Perubahan struktur organisasi

yang berubah setiap tahun,

berdampak pada Services yang

kurang maksimal kepada pelanggan

serta regulasi peraturan baru yang

Strategi Threat

1. Pemberian Training dalam

pelayanan konsumen yang

lebih baik dengan adanya

pelatihan Lean Six Sigma.(S-

3, T 1)

Strategi WT

1. Melakukan perubahan

dengan tata kelola IT

dengan metode COBIT / IT

Governance. (W-3, T-1)

  

105  

kurang tepat sasaran bagi karyawan

Infomedia.

T-2 : Banyaknyaperusahaan asing

yang berdatangan dan bersaing ketat

dalam bisnis proses manajemen

seperti Infomedia.

2. Mensosialisasikan bentuk

perubahan tanpa harus

menghambat kinerja

perusahaan dengan

kolaborasi strategi dengan

Telkom. (S-1, T-1)

Berdasarkan matriks SWOT pada tabel di atas, dapat

disimpulkan strategi dalam kaitannya dengan pemanfaatan sistem

informasi yang diperoleh dari hasil analisis internal dan eksternal,

yaitu: strategi pengembangan sistem informasi untuk menghasilkan

ketersediaan data dan informasi yang berkualitas.Berikut merupakan

strategi bisnis yang dirumuskan dari matriks SWOT, yaitu:

a. Optimalisasi pelayanan dalam Bisnis Analytic Consutling

Services.(S-1 , O-1).

b. Mengelola strategi manajamen dalam layanan pelanggan dan

sistem Infrastruktur dengan bekerja sama pada Telkom Group. (S-1

, O-2).

c. Menganalisa dan merancang sistem secara Blueprint aplikasi Sales

Activity Management. (W-1, O-2).

d. Melakukan internal audit dan menerapkan usulan COBIT IT

Governance yang baik.(W-2, O2).

  106  

e. Mengadakan programCoaching, training and education dalam

pelayanan Service to Customer yang lebih baik dengan adanya

koordinasi kepada sesama Telkom Group.(S-3, T 1)

f. Mensosialisasikan secara menyeluruhrencana perubahan organisasi

sesuai dengan prosedur manajemen SI/TI tanpa harus menghambat

kinerja perusahaan. (S-1, T-1)

g. Melakukan perubahan dengan tata kelola IT dengan metode

COBIT / IT Governancesetalah di identifikasi melalui audit

internal. (W-3, T-1)

4.7.3Matriks IFAS dan EFAS

Berikut ini merupakan matriks IFAS dan EFAS dari hasil evaluasi

faktor internal dan eksternal, kemudian diberikan pembobotan dengan

menggunakan metode perbandingan berpasangan (pairwise).

Tabel 4.3Matriks IFAS

Strengths

Bobot

Rating

NilaiIFA

S

S1 Memiliki Bank Data perusahaan terbanyak

pada layanan Buku Yellow Pages dan telefon.

2

4

0,60

S2 Memiliki investasi IT secara infrastruktur yang

di support penuh oleh Telkom.

3

4

0.44

S3 Terbaik dalam layanan Jasa Penjualan Iklan

Yellow Pages dan Bisnis Call Centre.

2 3 0,06

Subtotal 1,54

  

107  

Weaknesses

Bobot

Rating

NilaiIFA

S

W1 Saat ini belum adanya sistem pendukung berupa

aplikasi untuk memonitoring akitifitas sales

Infomedia

2

2

0,62

W2 Tata kelola manajemen yang selalu berubah

setiap tahun dan cukup berdampak pada profit

perusahaan.

2

1

0,17

W3 Manajemen IT yang kurang terstruktur karena

hanya bersifat support saja.

2

1

0,17 Subtotal 1,03

TOTAL 11 2,57

Table 4.4Matriks EFAS

Opportunities

Bobot

Rating

Nilai

IFAS

O1

Terbesarnya Bank Data yang semakin

dikembangkan Infomedia saat ini berpeluang

menjadi incaran Perusahaan besar asing dalam

kebutuhan layanan Data.

2

4

0,44

O2 Dengan diadakan training Lean Six Sigma dan

COBIT IT Governance, dapat berpeluang

membentuk baru perencanaan strategi bisnis

maupun IT yang terarah dan terfokus sesuai dengan

Visi dan Misi Infomedia.

2 3 0.06

Subtotal 1,54

Threat

Bobot

Rating

Nilai

IFAS

T1 Perubahan struktur organisasi yang berubah

setiap tahun, berdampak pada Services yang

kurang maksimal kepada pelanggan serta regulasi

peraturan baru yang kurang tepat sasaran bagi

karyawan Infomedia.

3

1

0,17

  108  

T2 Banyaknyaperusahaan asing yang berdatangan

dan bersaing ketat dalam bisnis proses

manajemen seperti Infomedia.

2

2

0,62

Subtotal 1,21

TOTAL 12 2,75

Analisa IFAS dan EFAS digunakan karena untuk mendapatkan posisi

PT Infomedia Nusantara berada pada kuadran apa, sehingga dapat

diidentifikasi faktor – faktor yang perlu dicermati dan diperbaiki dengan

segera untuk meningkatkan kegiatan bisnisnya.

Pada analisa IFAS dan EFAS diatas, bobot didapatkan dari hasil

analisa pengaruh faktor internal dan eksternal terhadap posisi strategis PT

Infomedia Nusantara, sedangkan rating diperoleh berdasarkan hasil

penilaian dilakukan bersama dengan pihak dari PT Infomedia Nusantara.

Setelah memperoleh hasil penilaian dari setiap faktor pada tabel diatas,

setelah itu selanjutnya menghitung total dari setiap faktor kemudian

memetakannya ke dalam diagram SWOT sehingga akan didapat posisi PT

Infomedia Nusantara dalam kuadran tertentu.

Titik X = Total Strength – Total Weakness

Titik X = 1,54 - 1,03 = 0,51

Titik Y = Total Opportunities – Total Threat

Titik Y = 1,54 – 1,21 = 0,33

  

109  

Gambar4.10DiagramEFAS IFASPT Infomedia Nusantara

4.8 Analisis Lingkungan Internal SI/TI

Analisalingkungan

internalSI/TIberfungsiuntukmelihatsejauhmanaPT.Infomedia Nusantara

menerapkanSI/TIpada

lingkunganinternalperusahaansehinggadapatdianalisastrategi apa yang perlu

dilakukan dalam meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan

denganmenyesuaikannya dengankebutuhanperusahaanselainitujugauntuk

memberikanmasukantentangbagaimana kondisilingkungan internalSI/TIuntuk

implementasitargetbisnisPT.Infomedia

Nusantara.Adabeberapafaktoryangperludianalisa,antaralain

adalahsebagaiberikut:

  110  

4.8.1 Identifikasi SI/TI Internal Saat ini

DalammenganalisalingkunganinternalSI/TIPT.Infomedia

Nusantara,perlu dilakukan identifikasi terhadapPerencanaan Strategi

yang berjalaan saat ini sebagai acuanuntuk dijadikansebagaiinput

pemetaan dalam pencapaian targetbisnisPT.Infomedia Nusantara

kedepan.Perlu diketahui bahwa cabang layanan jasa Representative

Office Call center Infomediadibeberapa kota yaitu Balikpapan,

Surabaya, Bandung, Makassar, Medan, Batam, dan Pekan Baru.Untuk

mempermudahIdentifikasiSI/TIinternalpadaPT.Infomedia

Nusantara,yaitusebagaiberikut.

4.8.1.1 Hardware

Perangkatkeras(hardware) perludianalisiskarenadigunakan

oleh perusahaanuntukmenunjangkegiatan khususnyadalam bidang

SI/TI.DalamPT. Infomedia

NusantarahardwareyangdigunakandibidangSI/TIterbagimenjadibeber

apajenisyaituserver,workstations,dan Laptop secara Umum yang

diperoleh datanya dari kantor cabang Mampang dan Kantor pusat (Jl.

RS.Fatmawati).Adapunsalah satu

spesifikasipenggunaanhardwareyang digunakanolehPT.Infomedia

Nunsantarasertahallainyangditemukanadalahsebagaiberikut:

  

111  

1. Spesifikasiserver

Servermerupakan perangkatyangsangatpentingdalammenunjang

kegiatanoperasionalperusahaankhususnya dalambidangSI/TIkarena

serverdigunakansebagaisentralpenyimpanan

database,manajemenuser

ataupunsecuritypenggunaanaplikasi,sehinggahardwareyangdiguna

kan harusbenar–benardiperhatikan.

PT.Infomediamempunyaiserveryang ter-sentralizeyaitu Database

Server pusat yang bertempatan di Jl. RS Fatmawati 77-81yang

berfungsi menyimpan dan memonitor database yangdigunakan

olehaplikasi–aplikasiPT.Infomedia, dan server cabang di titik 7

lokasi lain nyaAdapunspesifikasi salah satu

perangkatkerasyangdipakaidi server

pusatPT.Infomediaadalahsebagaiberikut:

Tabel4.5SpesifikasiServerPT.Infomedia

Merk IBM HS22 7870

SistemOperasi WindowsServer2008 Motherboard Intel 5520 chipset and offers a total of 1/2processor sockets Processor AMD Sempron Memory 12GBofRAM adaptor Intel®82566DM-2GigabyteNetworkconnection

Network Broadcom BCM5709S

  112  

Sumber : Data diperoleh melalui Staff Asset & Management Building

Tabel 4.6Fungsi dan kapasitas server PT Infomedia Nusantara

Sumber : Data diperoleh melalui Department IT Development

2. SpesifikasiWorkstations

Workstations atauPersonalComputer(PC)yangdigunakanoleh

karyawan PT.InfomediabaikdiHeadofficemaupundiRO

Callcentersebagian

No Type Server Perangkat Fisik Virtual Capacity & Function

1 Server Virtual Machine HP DL380GS X

2 IBM BLADE H522 X 3 IBM BLADE H523 X 4 IBM Backup Tape X Backup Device 5 IBM Storwize X Storage 10 TB 6 Synologi Backup X Backup Device 7 IBM Storage D53XXX X 8 HRMSSAP X x SAP-HRMS 9 HRSAP X x SAP-HR 10 Sophos Appliance X Perangkat AV 11 Mobile modin.infomedia X X Mobile memo Dinas 12 Smartweb X Absensi 13 SLB1 X Load Balance 14 Viproxy01.info X Virtual Proxy 15 Dev_dashboard X DEV 16 DC vCenter Server X V Center 17 AMTS.infomedia.co.id X ASET MGT 18 34_dns_1729.123 X Domain Name Server 19 26_poin X Poin Portal 20 24_fast X Finance App 21 17_webservice2.53 X Webservices 22 12_scm X Logistic SCM

  

113  

besarmempunyaispesifikasihardwarePCsebagaiberikut:

Tabel4.7SpesifikasiworkstationsPT. Infomedia

Merk GearServerIntelE3110

Sistemoperasi Windows7 Ultimate

Motherboard AsusP5kpl-AMSE

Processor IntelPentiumDualCoreE53002.6GHz

Memory 4GBofRAM

Hardisk 500GB

Networkadaptor RealTekPCIeFEFamilyController Intel®PRO/1000MTNetworkconnection

Sumber : Data diperoleh melalui Staff Asset & Management Building

SetiapPCmempunyai berbagaiversisesuaidengankebutuhandan

perkembangan teknologi,tetapisecaraumumspesifikasiyangdigunakan

adalahyangtercantumdalamTabeldiatas.Setelahdiidentifikasilebihlanjut

,spesifikasitersebutmasihsangat minimuntukdigunakandi RO

Callcenterdenganjumlahpemakaian 24

jamperhari,olehkarenaitudibutuhkan

spesifikasiworkstationyanglebihtinggiterutamamemorydanhardisksehin

gga dapatmenjaga kestabilan.

3. SpesifikasiLaptop

Laptopdigunakan untukkaryawan yangseringmobileuntuk

kepentinganperusahaanyangsebagianbesarmenggunakan spesifikasi

  114  

sebagaiberikut:

Tabel 4.8SpesifikasilaptopPT.Infomedia

Merk AsusA55OLD

Sistemoperasi Windows 7 ultimate

Motherboard CompactPresarioV3839TU

Processor Corei52.0GHzwith2MBL2Cache

Memory 4GBofRAM

Hardisk 500GB

Sumber : Data diperoleh melalui Staff Asset & Management Building

Setiaplaptopmempunyaiberbagaiversisesuaidengankebutuhan

danperkembangan teknologi,tetapisecaraumumspesifikasiyang

digunakanadalahyangtercantumdalamTabeldiatas.

4.8.1.2Software

Perangkatlunak(software)digunakanuntukmenunjang kegiatan

khususnyadalambidangSI/TI.DalamPT.Infomediasoftwareyangdiguna

kandibidang

SI/TIterbagimenjadibeberapajenisyaitusoftwareyangolehpenggunadans

oftwareyangolehperusahaan.Adapunspesifikasipenggunaansoftwareya

ng digunakanolehPT.Infomedia

sertahallainyangditemukanadalahsebagaiberikut.

  

115  

1. SoftwarePengguna

Setelahdilakukanassesmentsoftwareyangdigunakanolehusermaka

diperolehinformasibahwa:

a. Setiapuserdapatmenginstallsendirisoftwareyangmerekamau

, sehinggaditemukansoftware

yangtidakmempunyailisensi,halini sangatmembahayakan

keamananperusahaankarenaberpeluang

terjangkitvirussertamelanggar

UUHAKItentangpembajakan

lisensisoftwareyangdapatmenurunkan citraperusahaan,oleh

karenaitu

dibutuhkanpembatasanotorisasiusersehinggausertidak

dapatmenginstallsoftwarekecualiataspersetujuanperusahaan

.

b. Tidak ada standarisasi software yang boleh dan tidakboleh

digunakanolehusersesuaidengankebutuhannyamasing–

masing, halini akan menurunkan kinerja user karena

menggunakan softwareyangtidaksesuaidenganpekerjaanya,

  116  

olehkarenaitu dibutuhkan suatustandarisasisoftware–

s

o

f

t

w

a

r

e

y

a

ngboleh

digunakanatautidakbolehdigunakandalamperusahaan.

Tabel 4.9SoftwarePT.Infomedia

No. Software Vendor

1 CustomerServiceSystem(CSS) CSS

2 Visual Studio Microsoft

3 SQL Server Microsoft

4 AccountingManagementSystem(AMS) Accurate

  

117  

Sumber : Data diperoleh melalui Dept IT Policy

*warna kuning : Poin permasalahan

4.8.1.3 Penyelarasan Aplikasi dengan Strategi Bisnis Perusahaan

Aplikasi perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan guna

menunjangkegiatanbisnis. Adapunpenjelasansoftware–

softwareyangdigunakanolehPT.Infoemdiadan

hasilidentifikasilainnyaadalahsebagaiberikut.

a. CustomerServiceSystem(CSS)

CSSmerupakansuatuaplikasiyangdigunakanolehCallcenterdi

cabangdandivisiaftersalesdiheadoffice,aplikasiinibertujuan untuk

mengelola keluhankonsumen

ketikaprodukPT.Infomediamengalami kerusakan,mengontrol

5 Sales Report System Excel

6 PHP Linux

7 AttendanceManagementSystem(AMS) Star2

8 InternetManagementSystem(IMS) MikroTik

9 Office System Open Office

10 Visio, Project Microsoft

11 Design system Adobe

  118  

pemakaianHardware & Software Call centersertakinerjacustomer

servicedanteknisiyangmenangani keluhantersebut.Secaraperiode

data–datatransaksi tersebut dikirimdariCallcenterkeheadoffice

viaemail.

b. Visual Studio

Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak

lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan

pengembangan aplikasi dalam kebutuhan Project Infomedia, baik

itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen

aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows,

ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup kompiler , SDK ,

Integrated Development Environment (IDE) , dan dokumentasi

(umumnya berupa MSDN Library ).

c. SQL Server

MS SQL Server pada Infomedia salah satu produk aplikasi yang

sering digunakan sebagai Relational Database Management

System (RDBMS) pada seluruh Departemen bisnis. saat ini. Fungsi

utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua

proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi.Dalam

DBMS seperti MS SQL Server biasanya tersedia paket bahasa yang

digunakan untuk mengorganisasi basis data yang ada, yaitu Data

Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language

(DML).

  

119  

d. Accounting Management System (AMS)

DivisiAccountingmenggunakan aplikasiAccountingManagement

System(AMS)denganmenggunakan Accurateversi3untukmengelola

akuntansiperusahaan.Pada aplikasiinidikelolaberbagaijenis

akuntansi seperticashflow,neraca,laporan labarugisampailaporan

keuangan perusahaan.

e. AttendanceManagementSystem

AplikasiinidigunakanolehdivisiHR&GAuntukmengontrol absensi

karyawanPT.Infomedia ,halinidilakukan untukperhitungan

gaji,lemburdan tunjanganlain–lainyangdidapatkan

olehkaryawanPT.Infomedia,selainitu aplikasiinidapatmemonitor

kinerjakaryawansehinggadapatmemberi rekomendasi

kualitasdanloyalitasseorangkaryawan.

f. Sales Report System

Aplikasi ini digunakan oleh Dept Marketing & Sales untuk

mengontrol aktivitas revenue yang didapat oleh sales Infomedia.

Namun aplikasi ini masih bersifat manual(Based on Excel)

dikarenakan belum adanya perhatian khusus dari dept IT

Development untuk merancang sebuah aplikasi yang dapat

membatu untuk kebutuhan efesiensi dan ke efektifitas kinerja para

Sales.

  120  

g. InternetManagementSystem(IMS)

Divisi IT menggunakan MikroTikuntuk mengelola koneksi dan

otentikasiinternetPT.Infomedia,sepertimengelola kecepatan

koneksi, penggunaanDNS,filterwebsiteyangdilarang dan lain lain.

hal inidilakukanuntuk menjagakinerjakaryawan

PT.Infomediaagarlebihberkonsentrasi

melakukanpekerjaanyangtelah

ditetapkan.Selainituaplikasiinimembatasikecepatankoneksisetiap

useragardapatmemprioritaskankebutuhanusersesuaidenganpekerjaa

n karyawanPT. Infomedia.

h. OfficeSystem (Ms Office, MS project, Visio)

Untukmendukung administrasi

perusahaansepertipembuatansuratatau

dokumenPT.InfomediamenggunakanMicrosoft Office 2007 dan

2010 ditambah dengan pelengkap MS Visio 2010 dan MS project.

i. Design System

Untukmendukung mediapromosikepublik,timkreatifPT.Infomedia

menggunakanaplikasidesignsystemuntukmendesainmediapromosi

sepertispanduk,umbul–umbul,poster,website,bannerdanlain–lain.

  

121  

j. Portal Kedinasan

Portal kedinasan Infomedia sering digunakan sebagai aplikasi

pendukung karyawan untuk mendapatkan informasi secara formal

yang terhubung langsung kepada jajaran direksi, dan pengecekan

kontrak, absensi, payroll gaji dan sebagainya.

4.8.1.4Aplikasi Pendukung

1. Aplikasi Pendukung Layanan Call Center

Layanan CRM Infomedia didukung oleh tekhnologi Cloud Computing

maupun IP-PBX technology, Computer Telephony Integration (CTI),

Call Management System (CMS), Internal Contact Center (ICC),

Redundancy & Back-up System, dan Voice Recording System, yang

mana seluruh teknologi tersebut didukung oleh pengalaman dan

kompetensi terbaik dari tim manajemen Infomedia.

2. Aplikasi Kepegawaian Personalia

Pegawai adalah aset penting bagi setiap perusahaan. Hal ini karena

pegawai adalah motor penggerak roda kegiatan perusahaan. Bisa

dikatakan perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang mengelola

pegawainya dengan baik. Berangkat dari fakta tersebut maka Infomedia

menyediakan produk aplikasi manajemen kepegawaian untuk

membantuperusahaan mengelola aspek-aspek kepegawaian. Salah satu

keunggulan Aplikasi kepegawaian Personalia Infomedia adalah

  122  

mencakup aspek-aspek kepegawaian penting seperti absen, payroll,

asuransi dan cuti.

a. Memisahkan otorisasi user /pegawai biasa dan staf HRD.

b. Berbasis web sehingga memungkinkan terintegrasi apabila terdapat

beberapa cabang.

c. Desain database yang dirancang untuk menampung data dalam

jumlah banyak.

Berikut ini adalah tampilan Screen Shoot Aplikasi

KepegawaianInfomedia sebagai berikut:

Gambar 4.11 Tampilan Home

Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai

  

123  

Gambar 4.12Tampilan Aplikasi Kedinasan

Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai

Gambar 4.13Tampilan Aplikasi Personil

Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai

  124  

Gambar 4.14Tampilan Berita dan Informasi

Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai

4.8.1.5 Arsitektur Jaringan

Dalaminfrastruktur ITnya,PT.Infomedia Nusantarasendiriterhubungan

secaralangsungkecabang cabang lainmelewatijaringan yangdihubungkanoleh

masing masing PABX yang sudahdisediakanolehunit Telkom dan

AVAYAsebagaijasaproviderjaringanmerekadansetelahitu terhubung

denganRouter.UntukkoneksidataflowdariPT.Infomedia Nusantara keCabang

maupun ke pelanggandisediakan suatuserveryangditempatkan

padalokasipusat PT.Infomedia sendiri dan di Gedung Citywalk sebagai

basecampCall Center Infomediayang tentunya diterdapat suatu Firewall

sebagai security-nya.

  

125  

Gambar 4.15Arsitektur Jaringan Infomedia

Sumber : Ilustrasi berdasarkan hasil wawancara Deptartement IT Development

ServerInfomediatersebutdinamakanVirtual MachineServer.Selain itu

VM Server sudah di design agar terhubung denganVirtual Machine

Serverdenganserverbackofficeyangdinamakan Back Office Server yang

bertujuan untuk melakukan sinkronisasi terhadap data

setelahpenutupansesipenyimpanan

data.Untukbackofficeservermendapatkandatadari

serverdanjugadarihasilpengubahan userbackofficeyangmelewatiproseduryang

telahada.

  126  

4.8.2 Analisa IT Balance Scorecard

Berangkat dari kebutuhan informasi dalam rangka pembuatan sistem

pengukuran dengan menggunakan IT Balanced Scorecard di Infomedia, maka

dilakukan pengkajian ulang atas sistem yang berjalan saat ini. Pada tahap ini

mulai dikumpulkan informasi mengenai tingkat keberhasilan atau kinerja yang telah

dicapai selama ini. Upaya ini mengalami kendala karena laporan yang diperlukan

banyak yang tidak tersedia. Hal ini dikarenakan tidak adanya bentuk laporan rutin

yang diminta oleh manajemen sehingga Departemen TI Infomedia tidak membuat

laporan secara rutin. Bentuk laporan rutin yang ada hanya didasarkan pada

Perencanaan Bisnis dari departemen TI, yang berisi rencana-rencana operasional

jangka pendek yang hendak dicapai dan hasilnya secara umum. Dengan begitu tidak

ada laporan yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja dari Departemen TI

secara menyeluruh. Untuk itu diadakan wawancara dengan pihak manajemen untuk

memperoleh jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen

sehingga mereka dapat melihat Departemen TI secara menyeluruh berdasarkan

kinerja yang telah dicapai dan dapat membandingkan dengan standar yang ada.

Dari hasil wawancara dan pengamatan di lapangan didapatkan bahwa

informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen adalah:

1. Kinerja Departemen TI dalam melaksanakan operasional sehari-hari

serta dalam pengembangan organisasi.

2. Tingkat kepuasan dan tanggapan para pengguna layanan Teknologi

Informasi dalam perusahaan mengenai pelayanan yang diberikan oleh

Departemen TI.

  

127  

3. Tingkat kepuasan dan tanggapan staf TI selama bekerja pada

Departemen TI.

4.8.3Menentukan Tujuan Strategis TI

4.8.3.1 Analisis Departemen Teknologi Informasi

Sebelum melakukan pengukuran, maka terlebih dahulu harus

dirumuskan visi dan misi divisi IT PT Infomedia Nusantara yang

nantinya akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini

dikarenakan kinerja, maintenance, dan pengembangan sistem

sepenuhnya berada tanggung jawab Divisi IT Development.

1. Visi

"MendukungkegiatanoperasionalperusahaandenganpemanfaatanITya

ng optimal,antaralaindenganpengembangan,

implementasi,perawatandan evaluasiSI/TIyangdigunakanolehPT

Infomedia Nusantara”

2. Misi

“Mengembangkan sistem informasi secara inovatif dengan mengikuti

perkembangan TI dan membangun pusat layanan informasi serta

  128  

menyediakan hardware dan software yang mendukung aktivitas

bisnis perusahaan.”

Gambar 4.16Struktur Organisasi Departemen Teknologi Informasi

PT.Infomedia

1. Dept Planning & Policy

a. Bertugas merencanakanaktivitas Teknologi Informasi dalam

organisasi.

b. Menentukan struktur organisasi untuk Departemen TI.

c. Memastikan kelancaran operasional dari keseluruhan Departemen

TI dalam melayani organisasi bisnis.

d. Mengendalikan keseluruhan operasional dan pengembangan

Departemen TI.

2. Dept Development & Support

a. Membangun dan memelihara progam aplikasi yang terkait

dengan operasional bisnis, pemrograman, dan keamanan aplikasi.

  

129  

b. Mengantarkan solusi bisnis terintegrasi yang sesuai dengan

fungsional, ketepatan waktu, dan standar kualitas.

c. Menyediakan dukungan teknis kepada pengguna akhir dalam

semua departemen dan membantu dalam keseluruhan rancangan dan

konsep sistem, khususnya dalam sistem perangkat lunak.

d. Memelihara basis data dalam server untuk mendukung program-

program aplikasi.

e. Menangani administrasi permintaan program aplikasi dari seluruh

departemen.

f. Menangani laporan masalah dari aplikasi dalam program.

3. Dept Network & Operation

a. Memastikan operasional efektif dari infrastruktur jaringan komputer.

b. Membangun dan memelihara progam aplikasi yang terkait

dengan operasional bisnis, pemrograman, dan keamanan aplikasi.

c. Mengantarkan solusi bisnis terintegrasi yang sesuai dengan

fungsional, ketepatan waktu, dan standar kualitas.

d. Menyediakan dukungan teknis kepada pengguna akhir dalam

semua departemen dan membantu dalam keseluruhan rancangan dan

konsep sistem, khususnya dalam infrastruktur dan perangkat keras.

e. Mengkoordinasi negoisasi, keluhan pengguna TI, dan pemeliharaan

perangkat lunak dan perangkat keras komputer dengan vendor.

f. Memelihara jaringan komputer lokal dan Personal Computer (PC).

g. Menangani masalah PC, Server dan perangkat keras lainnya.

  130  

4.8.3.2 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Divisi TI

Untuk mencapai visi dan misi divisi TI diperlukannya strategi divisi TI

dalam mencapainya. Berikut merupakan strategi divisi TI PT Infomedia Nusantara:

1. Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur PT Infomedia

Nusantara.

2. Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistem secara cepat, tepat

dan efektif.

3. Mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan, memelihara dan

melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan infrastruktur

Teknologi Informasi.

4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.

Strategi TI

1. Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur PT Infomedia Nusantara 2. Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistemsecara cepat, tepat dan efektif. 3. Mengidentifikasikan kebutuhan, memelihara dan melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan infrastruktur Teknologi Informasi.

  

131  

Didalam Gambar 4.17 dapat

dilihat penyelarasan strategi

perusahaan dengan Strategi TI :

Gambar4.17 PenyelarasanStrategiPerusahaandenganStrategiTI

4.8.3.3 Analisis Departemen TIberdasarkan Hasil Audit Internal.

Berdasarkan Audit Internal yang dilakukan oleh perusahaan

maka ditemukan beberapa isu yang berkaitan dengan Departemen TI

Infomedia. Isu tersebut secara langsung berdampak terhadap

operasional dan pengembangan Departemen TI. Dari hasil audit ini

dibuat sebuah acuan dalam membuat rancangan pengukuran yang akan

dilakukan untuk mengukur kinerja Departemen TI. Dan beberapa isu

yang ditemukan dapat dimasukkan ke dalam salah satu perspektif yang

ada dalam IT Balanced Scorecard yang akan dibuat.

4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.

Strategi Perusahaan

1. Meningkatkan pengembangan sistem informasi untuk menghasilkan keunggulan kompetitif.

2. Meningkatkan pengembangan manajemen hubungan dengan pelanggan.

  132  

Tabel 4.10 Hasil Audit Internal Departement IT Infomedia

No. Isu Dampak

1. Tidak adanya pemisahan tugas antara

pengembangan dan operasional Programer

memiliki akses ke data produksi dan

berhak membuat koreksi data

Data produksi merupakan data operasional

yang sangat vital bagi perusahaan, setiap

perubahan pada data produksi maka akan

sangat berpengaruh terhadap operasional

bisnis. Jika programer diberikan hak untuk

mengakses penuh terhadap data produksi maka

terdapat resiko akan terjadinya perubahan yang

tidak memiliki otorisasi pada data produksi,

baik disengaja maupun tidak disengaja.

2. Ketergantungan pada staf TI tertentu Tidak

adanya staf pengganti dalam departemen.

Beberapa tugas hanya dapat dilakukan oleh

staf tertentu.

Jika staf TI yang bertanggungjawab terhadap

sistem berhalangan maka akan mengganggu

proses operasional bisnis, belum adanya

perencanaan staf cadangan apabila staf yang

ber- tanggungjawab berhalangan.

3. Belum terbentuk Steering Committee dan User

Committe. Tidak adanya Steering Committee

yang dibuat untuk membahas dan memu-

tuskan proyek, pengembangan, prioritas, dan

anggaran TI pada tingkat eksekutif. Dan tidak

adanya User Committee untuk membahas

prioritas dari permintaan pengguna TI.

Tanpa sebuah steering committee dan user

committee yang baik maka strategi TI tidak

dapat diatur dengan baik pada level perusahaan

yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian pe-

nempatan sumber daya, prioritas aktivitas

bisnis yang tidak baik, perencanaan yang tidak

baik untuk pengembangan TI di masa depan.

  

133  

4. Tidak adanya lingkungan pengujian Tidak

adanya lingkungan pengujian yang baik

untuk pengujian program dan untuk User

Acceptance Test (UAT).

Selama ini pengujian dilakukan di lingkungan

produksi, dan hal ini dapat mengakibatkan

data yang ada berubah, baik secara sengaja

maupun tidak disengaja. Hal ini dapat

berpengaruh terhadap operasi bisnis. Terlebih

lagi program baru yang belum diuji dalam

lingkungan pengujian dapat mengakibatkan

ketidakstabilan data pada lingkungan produksi.

5. Prosedur tertulis yang tidak lengkap untuk

melaksanakan pekerjaan terjadwal dan tidak

terjadwal.

(Pekerjaan terjadwal)

a. Prosedur backup data untuk server.

b. Prosedur analisis log untuk server.

(Pekerjaan tidak terjadwal)

a. Prosedur pemeliharaan Perangkat Keras

dan Peragkat Lunak.

b. Prosedur pelayana permintaan/ dukungan

pengguna.

Prosedur tertulis yang tidak lengkap akan

menyulitkan untuk mengendalikan kan dan

memantau pekerjaan yang dilakukan. Dan

tidak ada panduan yang jelas mengenai

penentuan prioritas permintaan pengguna

untuk pekerjaan yang tidak terjadwal akan

menyulitkan staf TI dalam menangani masalah

yang timbul dan permintaan pengguna

terhadap dukungan TI

6. Domain Controller belum digunakan secara

efisien.

Tanpa Domain Controller yang digunakan

secara efektif maka manajemen dan keamanan

untuk PC tidak dapat dilakukan dengan baik

7. Tidak adanya pengecekan secara rutin pada

perangkat lunak yang terpasang di PC.

Dengan tidak adanya pengecekan rutin

terhadap perangkat lunak yang terinstall akan

membuka kemungkinan penggunaan perangkat

lunak yang tidak memiliki lisensi.

  134  

8. Tidak adanya pemantauan terhadap lalu

lintas jaringan dan firewall.

Tanpa pemantauan firewall dan lalu- lintas

jaringan, maka akan mengurangi fungsi dari

pemasangan firewall. Pemantauan lalu-lintas

jaringan sangat penting untuk mendeteksi

adanya lalu-lintas yang tidak dikehendaki yang

dapat merusak jaringan komputer internal

dan mengganggu operasional bisnis.

4.8.3.4Analisis Konsep IT Balanced Scorecard Departemen TI

Selain isu-isu yang ditemukan oleh audit internal perusahaan terdapat

pula beberapa isu yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak

manajemen perusahaan serta pengamatan langsung di lapangan, yaitu :

1. Belum ada ukuran keberhasilan proyek-proyek TI

a. Departemen TI tidak melakukan pengukuran akan keberhasilan

proyek-proyek yang dibuat, proyek-proyek yang dibangun tidak

memiliki tingkat keberhasilan yang jelas. Hanya berdasarkan status

proyek tersebut yaitu: Selesai, Ditunda, atau Dihilangkan.

b. Dengan tidak adanya pengukuran terhadap proyek-proyek yang

dibangun oleh TI maka perusahaan tidak dapat mengetahui tingat

keberhasilan proyek-proyek TI khususnya dan kontribusi TI

terhadap perusahaan pada umumnya.

2. Belum ada ukuran untuk pengendalian pengeluaran TI

a. Departemen TI belum melakukan pengukuran untuk pengendalian

pengeluaran TI terhadap teknologi yang dibeli dan digunakan.

  

135  

b. Tanpa mengetahui pengendalian pengeluaran TI maka dapat memicu

pengeluaran yang tidak sesuai dengan anggaran dan perencanaan TI

serta perusahaan.

3. Belum ada pengukuran tingkat kepuasan pengguna

a. Saat ini belum ada pengukuran mengenai tingkat kepuasan pengguna

TI. Kepuasan pengguna hanya dinilai secara lisan dari pengguna TI

dan tidak dilakukan secara terencana.

b. Dengan tidak adanya pengukuran tingkat kepuasa pengguna, maka

Departemen TI Infomedia tidak dapat mengetahui kinerja layanan

mereka terhadap pengguna TI dan tidak memiliki acuan dalam

meningkatkan pelayanan terhadap pengguna TI.

4. Belum ada SLA (Service Level Agreement)

a. SLA merupakan acuan Departemen TI Infomedia dalam memberikan

layanan terhadap pengguna TI. Banyaknya SLA yang tercapai penting

untuk diukur. Ini akan memberikan arah tentang kebutuhan untuk

mengubah pelayanan TI dan untuk melihat ketepatan ukuran dan target

yang termasuk dalam persetujuan.

5. Belum ada pengukuran indeks kepuasan staf TI

  136  

a. Indeks kepuasan staf TI ini penting sebab akan secara langsung

mempengaruhi kinerja staf TI dalam menjalankan tugasnya

sehari-hari. Tanpa mengetahui indeks kepuasan staf TI, maka

manajemen tidak dapat melakukan perbaikan terhadap kinerja

Departemen TI secara menyeluruh.

b. Sebuah survey pengguna yang dibuat dengan baik akan

memberikan sebuah gambaran tingkat kepuasan pengguna yang

lebih nyata dan obyektif. Survey kepuasan pengguna harus

meliputi setidaknya beberapa bagian penting berikut: Tingkat

kepuasan terhadap pengantaran produk/layanan TI, pemeliharaan

TI, dukungan TI, pelatihan TI, dan pemecahan masalah TI.

6. Belum ada ukuran dan insentif untuk pengembangan inovasi

a. Pengembangan inovasi belum memiliki ukuran yang jelas, dan

tidak didukung oleh insentif yang menarik bagi penemuan

inovasi baru.

b. Tanpa adanya ukuran dan insentif yang baik untuk

pengembangan inovasi, maka staf akan cenderung untuk tidak

produktif dalam menghasilkan inovasi-inovasi baru bagi

kepentingan Departemen TI dan perusahaan.

7. Belum ada anggaran untuk penelitian teknologi baru

a. Saat ini Departemen TI Infomedia tidak menempatkan anggaran

khusus bagi penelitian teknologi baru. Teknologi baru yang bisa

  

137  

dteliti oleh staf TI hanyalah teknologi yang gratis sebab

Departemen TI tidak menempatkan anggaran untuk penelitian.

b. Dengan tidak adanya anggaran bagi penelitian teknologi baru

maka DepartemenTI Infomedia tidak dapat mengikuti

perkembangan teknologi baru. Hal ini juga dapat berdampak pada

kurangnya informasi akan teknologi yang memungkinkan

dalam membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan

efektifitas kerja karyawan .

Hasil penemuan di atas maka dapat dimasukkan ke dalamperspektifIT

Balanced Scorecard.

Tabel 4.11Analisis Konsep IT BSC pada Departemen TIInfomedia 

Perspektif Isu

Kontribusi Perusahaan 1. Belum ada ukuran keberhasilan proyek- proyek TI.

2. Belum ada ukuran untuk pengendalian pengeluaran TI.

Orientasi Pengguna 1. Belum terbentuk Steering Committee dan User

Committee.

2. Belum ada pengukuran tingkat kepuasan pengguna.

3. Belum ada SLA (Service Level Agreement).

  138  

KesempurnaanOperasional 1. Tidak adanya pemisahan tugas antara pengembangan dan

operasional.

2. Belum adanya pengukuran indeks kepuasan staf TI.

3. Tidak tersedianya lingkungan pengujian

4. Tidak adanya laporan perkembangan proyek.

5. Tidak adanya prosedur standar untuk pemeliharaan

program dan dokumentasi.

6. Prosedur tertulis yang tidak lengkap untuk melaksanakan

pekerjaan terjadwal dan tidak terjadwal.

7. Domain Controller belum digunakan secara efisien.

8. Tidak adanya pemantauan terhadap lalu lintas jaringan

dan firewall.

9. Tidak adanya pengecekan secara rutin pada perangkat

lunak yang terinstall.

Orientasi Masa Depan

1. Job Description (uraian pekerjaan) yang tidak lengkap

dan tidak diperbaharui

2. Ketergantungan pada staf TI tertentu.

3. Belum ada ukuran dan insentif untuk pengembangan

inovasi.

4. Belum ada anggaran untuk penelitian teknologi baru.

 

 

4.8.4 Perumusan Strategi Departemen TI

Strategi dirumuskan untuk menggalang berbagai sumber daya

organisasi. Dan mengarahkan ke pencapaian visi organisasi. Dengan adanya

  

139  

formula sistrategi maka memungkinkan Departemen TI untuk meningkatkan

kemampuannya dalam mencegah timbulnya masalah, karena dengan

perumusan strategi dapat ditentukan dengan jelas aktivitas dan penanggung

jawab pelaksana strategi, yang dijabarkan dalam perencanaan jangka

pendekdan jangka panjang. Sebagai penjabaran dari visi dan misi didapatlah

rumusan strategi sebagai berikut.

Strategi Utama TI : Dengan menggunakan sumber daya TI menyediakan dan

menjamin nilai maksimum dari aktifitas bisnis perusahaan, yaitu dengan:

1. Berperan terhadap pencapaian strategi bisnis melalui aplikasi

dari teknologi dan metode informasi yang efektif. (Perspektif Kontribusi

Perusahaan).

2. Menjadi penyedia layanan pilihan untuk semua pelayanan

Teknologi Informasi. (Perspektif Orientasi Pengguna).

3. Mengantarkan layanan TI secara efektif dan tepat waktu pada tingkat

layanan dan biaya yang telah ditetapkan. (Perspektif Kesempurnaan

Operasional).

4. Mengembangkan kemampuan internal untuk belajar dan berinovasi

untuk menggali peluang masa depan. (Perspektif Orientasi Masa Depan)

  140  

4.8.5 Perumusan IT Balanced Scorecard

Berdasarkan perumusan Visi, Misi, dan Strategi Departemen TI yang

telah dibuat, maka IT Balanced Scorecarddirumuskan seperti dalam Tabel

4.11 Dalam IT BSC ini misi dari masing-masing perspektif dibuat

berdasarkan tujuan-tujuan dari strategi TI. Sedangkan tujuan dari masing-

masing perspektif diturunkan dari misi perspektif tersebut.

Tabel 4.12 Hubungan Sebab Akibat PT Infomedia

Orientasi Pengguna Kontribusi terhadap Perusahaan

Pertanyaan Perspektif :Bagaimana TI dilihat

oleh pengguna internal?

Misi : Menjadi penyedia layanan pilihan untuk

semua pelayanan TI Tujuan :

1. Kepuasan pengguna

2. Kemitraan TI dan Bisnis

3. Kinerja Service Level

Pertanyaan Perspektif : Bagaimana TI dilihat

oleh komite eksekutif sebagai kontributor

keberhasilan perusahaan? Misi : Berperan

terhadap pencapaian strategi bisnis melalui

aplikasi dari teknologi dan metode informasi

yang efektif.

Tujuan :

1. Nilai bisnis TI

2. Pengendalian pengeluaran TI

Kesempurnaan Operasional Orientasi Masa Depan

Pertanyaan Perspektif : Pada proses dan Pertanyaan Perspektif : Bagaimana TI

  

141  

pelayanan yang bagaimana TI dapat memuaskan

stakeholder dan pelanggan?

mengembangkan kemampuan untuk berubah

dan bertumbuh untuk mencapai visi TI dan

perusahaan?

Hubungan sebab-akibat (Tabel 4.12)menunjukkan bagaimana TI

mendukung bisnis. Ini juga menggambarkan tujuan TI apa yang

mendukung tujuan bisnis tertentu. Dan sebaliknya, untuk mencapai

tujuan bisnis tertentu maka tujuan TIapakah yang harus ditetapkan dan

tingkat kinerja yang mana yang harus dicapai. Diagram ini

menunjukkan hubungan antara masing-masing tujuan-tujuan dalam

keempat perspektif IT BSC. Tujuan yang ada dalam perspektif

Orientasi Masa Depan mempengaruhi tujuan yang ada dalam

perspektif Kesempurnaan Operasional. Begitu pula tujuan dalam

perspektif Kesempurnaan Operasional mempengaruhi tujuan dalam

Orientasi Pengguna, dan tujuan dalam Orientasi Pengguna

mempengaruhi pencapaian tujuan dalam perspektif Kontribusi

terhadap Perusahaan. Untuk mencapai tujuan-tujuan utama dari IT

BSC Infomedia yaitu Kontribusi terhadap Perusahaan maka harus

dimulai dari pemenuhan kebutuhan pencapaian tujuan-tujuan yang

berada di bawahnya, yaitu Orientasi Pengguna, Kesempurnaan

Operasional, dan Orientasi Masa Depan.

  142  

Gambar 4.18 Konsep IT Balanced Scorecard

4.8.6. Peta Strategi Departemen TI

Peta strategi menggambarkan proses untuk mentransformasikan aset

tak terlihat (intangible) menjadi terlihat (tangible) dari sisi pelanggan dan dari

segi finansial. Dalam Gambar 4.4 digambarkan peta strategi TI. Dari sudut

pandang pemegang saham adalah penting untuk mengatur biaya TI dan

menciptakan nilai bisnis dengan menggunakan sumber daya TI. Pemegang

saham dalam konteks ini adalah manajemen perusahaan.

  

143  

Gambar 4.19Peta Strategi Departemen TI

Peta Strategi TI yang terdapat dalam Gambar 4.19. ditunjukkan

hubungan antara masing-masing perspektif dalam IT BSC yang dibuat untuk

Departemen TI. Seperti yang terlihat dalam Peta Strategi tersebut bahwa

masing-masing perspektif mendukung perspektif di atasnya.

Dalam Peta Strategi TI tersebut dapat dilihat bahwa tujuan

Perspektif Orientasi Masa Depan yang terdiri dari Pengembangan Inovasi,

Kompetensi Staf TI, serta Penelitian Teknologi Baru, akan mempengaruhi

tujuan-tujuan dalam Perspektif Kesempurnaan Operasional. Kemudian

tujuan-tujuan dalam Perspektif Kesempurnaan Operasional yang terdiri dari

Manajemen Masalah, dan Kinerja Pengembangan Aplikasi,akan

mempengaruhi Kinerja Service Level dalam Perspektif Orientasi Pengguna.

  144  

Sedangkan Ketersediaan Sistem, Ketanggapan, serta Manajemen Staf

TI Infomedia, akan mempengaruhi tujuan dalam Perspektif Orientasi

Pengguna dalam bentuk Kepuasan Pengguna. Dan pada akhirnya Kepuasan

Pengguna akan mempengaruhi Nilai Bisnis TI yang ada dalam Perspektif

Kontribusi terhadap Perusahaan. Di lain pihak, Kemitraan TI Infomedia

dengan Bisnis pada Orientasi Pengguna akan berpengaruh terhadap

Pengendalian Pengeluaran TI Infomedia dalam Perspektif Kontribusi terhadap

Perusahaan. Hal ini jelas karena tanpa adanya kemitraan TI dengan bisnis

maka proyek-proyek yang dibuat oleh TI tidak akan mendapatkan dukungan

maksimal dari bisnis, dan ini akan mempengaruhi keberhasilan proyek

tersebut yang pada akhirnya berdampak pada pengeluaran TI yang efisien.

4.8.6.1 Kerangka pengukuran IT Balance Scorecard

Dari hubungan sebab-akibat kita dapat membuat Fakto

Keberhasilan Kritis (Critical Success Factors), yang sangat penting

dalam mencapai Indikator Kunci (Key Goal Indicator). Berikut ini

beberapa CSF yang dibuat untuk Departemen TI Infomedia.

1. Perencanaan sumber daya jaringan, perangkat keras, dan perangkat

lunak.

2. Perencanaan dan prioritas tugas masing-masing staf TI.

3. Manajemen dan pengembangan kompetensi staf TI.

4. Manajemen dan pengembangan inovasi.

  

145  

Biasanya terdapat banyak faktor yang mempengaruhi

pencapaian tujuan TI. Beberapa Faktor Keberhasilan Kritis TI dapat

sama untuk tujuan TI yang berbeda. Penentuan Faktor Keberhasilan

Kritis TI harus ditekankan pada beberapa faktor yang paling

kritis.Dalam mengukur kinerja TI beberapa hal yang harus diketahui

dan diputuskan sebelumnya yaitu:

1. Apa yang ingin diukur. Ini ditentukan dalam IT Balanced

Scorecard.

2. Kapan dan berapa sering dilakukan pengukuran.

3. Bagaimana cara melakukan pengukuran.

4. Siapa yang bertanggungjawab terhadap pengukuran.

Dalam Tabel 4.11. dan Tabel 4.12. ditampilkan apa yang akan diukur, siapa

yang bertanggung jawab dalam pengukuran tersebut, dan frekuensi untuk

masing- masing pengukuran. Juga ditampilkan hasil pengukuran, target yang

hendak dicapai, dan program inisiatif untuk mencapai target.

Tabel 4.13IT Balanced Scorecard Departemen TI Ukuran Strategis

Perspektif Tema Strategis Tujuan Strategis Ukuran Strategis

Kontribusi Perusahaan Kontribusi bisnis dari TI 1. Nilai bisnis TI

2. Pengendalian

pengeluaran TI

1.Pengembalian

investasi TI dengan ROI

2.Perbandingan

pengeluaran aktual

  146  

dengan anggaran.

Orientasi Pengguna Kepuasan pengguna TI 1. Kepuasan pengguna

2. Kemitraan TI dan

bisnis.

3. Kinerja Service Level

yang tinggi

1. Pengguna yang puas

dengan pelayanan TI.

2. Frekuensi rapat

Steering Committee.

3. Indeks keterlibatan TI

dalam membuat aplikasi

strategis baru.

4. Indeks keterlibatan

bisnis dalam

mengembangkan

aplikasi baru.

5. Aplikasi dan layanan

operasional yang sesuai

dengan SLA.

Kesempurnaan

Operasional

TI yang efisien &

efektif

1. Manajemen masalah

yang baik.

2. Kinerja

pengembangan aplikasi.

3. Ketersediaan sistem

4. Ketanggapan TI

5. Manajemen staf TI

yang baik.

1. Rata-rata waktu

penyelesaian masalah.

2. Teknologi Informasi.

3. Masalah yang dapat

diselesaikan tepat waktu.

4. Aplikasi yang

dikembangkan sesuai

anggaran.

5. Aplikasi yang

dikembangkan sesuai

jadwal.

6. Ketersediaan jaringan

dan perangkat keras.

7. Ketersediaan

perangkat lunak sistem

operasi & aplikasi

8. Rata-rata waktu

dalam menanggapi

permintaan pengguna.

9. Indeks kepuasan staf

  

147  

Tabel 4.14IT Balanced Scorecard Departemen TI – Jadwal, PIC, Aktual,

Target, dan Program Inisiatif.

Tujuan

Strategis

Ukuran Strategis Jadwal PIC Aktual Target Program

Inisiatif

1. Nilai bisnis

TI.

2. Pengendalian

pengeluaran TI.

1. Pengembalian

investasi TI

dengan ROI.

2. Perbandingan

pengeluaran aktual

dengan anggaran.

1 tahun

1 tahun

Keuangan

Keuangan

13 %

1.2 M

20 %

<500 Jt

1.Membentukbadan

investasiTI.

1. Kepuasan

pengguna.

2. Kemitraan TI

dan bisnis.

1. Pengguna yang

puas dengan

pelayanan TI.

2. Frekuensi rapat

6 Bulan

6 Bulan

TI

TI

80 % 90%

3 kali

1. Peningkatan kualitas

layanan.

2. Membentuk Steering

Committee dan User

TI

Orientasi Masa Depan Persiapan masa Depan 1. Kompetensi staf TI.

2. Penelitian teknologi

baru.

3. Pengembangan

Inovasi.

1. Anggaran pendidikan

sebagai % total anggaran

TI.

2. Rata rata jumlah hari

pelatihan staff TI

3. Anggaran TI untuk

penelitian Teknologi

baru.

4. Jumlah ide baru yang

diimplementasikan

dalam TI.

  148  

3.. Kinerja

service level

yang tinggi.

Steering

Committee.

3. Indeks

keterlibatan TI

dalam membuat

aplikasi strategis

baru.

4. Indeks

keterlibatan bisnis

dalam

mengembangkan

aplikasi baru.

5. Aplikasi dan

layanan

operasional yang

sesuai dengan

SLA (Service

Level Agreement)

6 Bulan

6 Bulan

6 Bulan

TI

TI

TI

50%

50%

80%

Commitee.

3. Membuat SLA,

Peningkatan kualitas

layanan.

  

149  

1. Manajemen

masalah yang

baik.

2. Kinerja

pengembangan

aplikasi.

Ketersediaan

sistem.

3. Ketanggapan

TI

4. Manajeman

staf TI.

1. Rata-rata waktu

penyelesaian

masalah

Teknologi

Informasi.

2. Masalah yang

dapat diselesaikan

tepat waktu.

3. Aplikasi yang

dikembangkan

sesuai anggaran

4. Aplikasi yang

dikembangkan

sesuai jadwal.

5. Ketersediaan

jaringan dan

perangkat keras.

6. Ketersediaan

perangkat lunak

sistem operasi &

aplikasi.

7. Rata-rata waktu

dalam menanggapi

permintaan

pengguna.

8. Indeks

kepuasan staf TI.

1 Bulan

1 Bulan

Proyek

Proyek

1 Bulan

1 Bulan

6 Bulan

TI

TI

TI

TI

TI

TI

HRD

6 Hari

75%

86.7%

80%

1 Bulan

75%

3 Hari

90%

85%

85%

95%

95%

2

Minggu

100%

1. Peningkatan kualitas

layanan.

2. Peningkatan kualitas

layanan.

3. Manajemen proyek

Manajemen proyek.

4. Pemeliharaan rutin

5. Pemeliharaan dan

peningkatan PL.

6. Peningkatan kualitas

layanan.

7. Review kompensasi.

1. Kompetensi

staf TI.

2. Penelitian

teknologi baru.

3.

Pengembangan

Inovasi.

1. Anggaran

pendidikan

sebagai total

anggaran TI.

2. Rata-rata

jumlah hari

pelatihan staf TI.

3. Anggaran TI

1

Tahun

1

Tahun

HRD

HRD

TI

15 Hari

7%

20 Hari

10%

1. Anggaran baru

Pelatihan rutin staf

Anggaran baru Insentif

untuk inovasi.

  150  

untuk penelitian

teknologi baru.

4. Jumlah ide baru

yang

diimplementasikan

dalam TI.

1

Tahun

6 Bulan

HRD

5

4.8.6.2AnalisisHasil-hasilPengukuran

Hasilpengukuranberdasarkan ITBalancedScorecard

yangterterapadaTabel4.14.didapatkandarihasilwawancarapadabulanJuli2014–

Agustus2014dengan pihak manajemen perusahaan (Manajer Keuangan dan

Manajer TI), para staf Departemen TI, dan pengguna akhir. Analisis hasil-

hasil pengukuran tersebut dapat dilihat pada bagian berikut ini.

1. Perspektif Kontribusi Terhadap Perusahaan

(Hasil Wawancara dengan Departemen Keuangan)

a. Berapa pengembalian investasi TI (ROI)?

Jawab: Dari hasil Laporan Tahunan Perusahaan untuk periode

2014 ROI yang diperoleh perusahaan untuk tahun tersebut adalah

sebesar 13%. Perlu diketahui bahwa ROI untuk industri asuransi

sangat bergantung kepada pendapatan premi dan beban klaim,

sehingga semakin besar premi yang didapatmakammenaik kan

ROI, sebaliknya semakin banyak klaim yang terjadi akan

menurunkan ROI perusahaan.

0

1

2

3

4

5

Target ya

baik seba

cepat. Un

mampu

Infomedi

dicapai le

diantarka

proses bi

b. Berap

angga

sedan

perbe

Sebag

AS/40

Gambar 4

ang ditetapk

ab pengemb

ntuk tahap

dipenuhi

ia dalam me

ewat efisiens

an oleh Dep

snis perusah

pa besar

aran?Jawab

ngkan penge

edaan Rp 1,2

gian besar

00 yang ba

Aktu

4.20. Grafik

an adalah 20

balian akan

awal di

oleh perusa

encapai targe

si dan solusi

partemen T

haan.

perbanding

b: Anggaran

eluaran TI pa

2 M antara

anggaran

aru (Rp 1,2

al Target

Pengembali

0%, semakin

investasi ter

ibuat targ

ahaan dan k

et ROI terse

i teknologi i

TI dalam m

gan penge

n TI untuk

ada tahun 20

anggaran de

dihabiskan

M) dan pe

an Investasi

n besar ROI

rhadap aset

get yang

khususnya D

ebut. Target

nformasi ter

eningkatkan

eluaran ak

tahun 2014

014 = Rp 5,

engan penge

untuk pem

embelian lis

1

TI (ROI)

akan semak

akan semak

diperkirak

Departemen

tersebut ak

rintegrasi ya

n produktifit

ktual deng

4 = Rp 4 M

2 M. Terdap

eluaran aktu

mbelian mes

sensi softwa

  

151  

kin

kin

kan

TI

kan

ang

tas

gan

M,

pat

ual.

sin

are

  152  

Target yan

anggaran p

semakin ba

pengeluara

2.

(Ha

a.

0

1

2

3

4

5

Windows 7

Clients (Rp

700 jt), da

jaringan.

Ga

ng ditetapka

pengeluaran

aik. Lewat p

an aktual den

Perspektif

asil Wawan

Seberapa p

Jawab: Da

didapatkan

7 dan Windo

p 2M). Serta

an sisanyaun

ambar 4.21G

an adalah R

n dengan pe

pembuatan a

ngan anggara

Orientasi P

ncara denga

puas Penggu

ari hasil w

bahwa 40

Aktual

ows 8 , Mic

pembelian 5

ntuk biaya p

Grafik Perba

Rp 500 juta

engeluaran y

anggaran yan

an tidak terl

Penguna

an Pengguna

na terhadap

wawancara k

orang cuku

Target

crosoft Offic

50 unit PC b

perawatan p

andingan Pen

a, semakin

yang sesung

ng tepat mak

alu jauh.

a TI)

p layanan TI

kepada 50 o

up puas deng

ce, dan Lotu

baru dan prin

perangkat ke

ngeluaran TI

kecil selisi

gguhnya ma

ka diharapka

I?

orang peng

gan pelayan

us Notes

nter. (Rp

eras dan

I

ih antara

aka akan

an selisih

gguna TI

nan yang

1

1

diberi

tidak

pemb

masal

berop

terhad

G

Target y

layanan T

untuk m

meningka

0

200

400

600

800

000

200

ikan oleh De

puas karen

buatan aplik

lah yang p

perasi denga

dap Departem

Gambar 4.22

yang hendak

TI. Lewat p

mencapai ta

atkan jumla

Ak

epartemen T

na beberapa

kasi baru,

pengguna, d

an baik. Ini

men TI adal

2 Grafik Pers

k dicapai a

program pen

rget tingka

ahpengguna y

ktual Target

TI. Sedangka

a faktor, an

keterlambat

dan infrastru

berarti ting

lah 80%.

sentasi Peng

adalah 90%

ningkatan ku

at kepuasan

yang puas se

an 10 orang l

ntara lain:

tan respons

uktur TI yan

gkatkepuasan

gguna yang P

% pengguna

ualitas layan

n pengguna

ebanyak 10%

1

lainnya mera

keterlambat

TI terhad

ng tidak dap

n pengguna

Puas

puas deng

nan diharapk

tersebut,at

% dari aktual

  

153  

asa

tan

dap

pat

TI

gan

kan

tau

l.

  154  

(Ha

b.

Rencana

manajer

Channel

Committ

sebanyak

c.

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

asil Wawan

Berapakah f

Jawab: Saa

dapat diada

Gambar 4.

anya akan d

bisnis

ling, dan Le

tee maka ak

k 3 kali dala

Berapa jum

6 bulan tera

Jawab: Sel

yang berha

ncara denga

frekuensi ra

at ini belum

akan penguku

.23Grafik Fr

dibentuk St

(ProductOw

egal) serta M

kan diadaka

am 6 bulan.

mlah aplikas

akhir?

lama 6 bula

sil dikemban

Aktual Ta

an Manajem

apat Steering

m terbentuk S

uran.

rekuensi Rap

teering Com

wner, Mar

Manajer TI

an jadwal ru

si strategis b

an terakhir

ngkan dan d

rget

men)

g Committee

Steering Co

pat Steering

mmittee yan

rketing, C

.Setelah ter

utin untuk r

baru yang d

hanya 1 bu

iimplementa

e dalam 6 bu

ommittee, da

Committee

ng terdiri d

Corporate P

rbentuknya

rapat dan di

dikembangka

uah aplikasi

asikan, yaitu

ulan?

an belum

dari para

Planning,

Steering

itetapkan

an dalam

strategis

u aplikasi

Se

TI

TI

de

0

0.5

1.5

2

2.5

3

Appo

Produ

untuk

memb

d. Berap

baru

Jawa

meng

maka

penyu

Gambar

etelah disusu

dalam peng

sebesar 50

ngan bisnis

0

5

1

5

2

5

3

rval of Acce

uct Owner,

k membuat

bantu proses

pa tingkat ke

tersebut?

ab: Karena

gukur indeks

a pertanyaa

usunan param

4.24 Grafik

un parameter

gembangan a

0%, artinya

dalam penge

Ak

eptance yan

dan TI dal

aplikasi s

s bisnis peru

eterlibatan T

belum ad

s keterlibata

an ini belu

meter terseb

k Indeks Kete

r yang jelas d

aplikasi strat

TI Infmedi

embangan ap

tual Target

g melibatka

lam penge

strategis ya

sahaan.

TI dalam pem

danya param

an TI dalam

umdapat di

ut.

erlibatan TI

dalam mengu

tegis, maka d

ia memiliki

plikasi strate

an Departem

embangannya

ang lebih b

mbuatan apl

meter yang

m pengemba

ijawab. Ak

dalam Aplik

ukur indeks

dibuat target

i peranan y

egis.

1

men Marketin

a. Diharapk

banyak unt

likasi strateg

g jelas unt

angan aplika

kan dilakuk

kasi Strategi

keterlibatan

t keterlibatan

ang seimba

  

155  

ng,

kan

tuk

gis

tuk

asi,

kan

is

n

n

ang

  156  

e.

Ga

Setelah

bisnis

keterliba

seimban

f.

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

Berapa ting

baru terseb

Jawab: Sam

belum ada

keterlibatan

ini belum d

ambar 4.25 G

disusun para

dalam pen

atanbisnis s

ng dalam pen

Berapa %

SLA dalam

Jawab: Ka

dapat dijaw

gkat keterlib

but?

ma seperti p

anya param

n bisnisdalam

dapat dijawab

Grafik Indek

ameter yang

ngembangan

sebesar 50%

ngembangan

aplikasi dan

6 bulan tera

arena SLA b

wab. Renca

Aktual

batan bisnis

pada pertany

eter yang

m pengemba

b.

ks Keterlibat

g jelas dalam

n aplikasi

%, artinya b

aplikasi bar

n layanan o

akhir?

belum tersus

ananya akan

Target

s dalam peng

yaan sebelum

jelas untuk

angan aplika

tan Bisnis da

m mengukur

baru, ma

bisnis mem

ru.

operasional y

sun, maka p

n dilakukan

gembangan

mnya, bahw

k mengukur

asi, maka per

alam Aplika

r indeks kete

aka dibuat

miliki perana

yang sesuai

ertanyaan in

n penyusuna

aplikasi

a karena

r indeks

rtanyaan

si Baru

erlibatan

t target

an yang

i dengan

ni belum

an SLA

bersa

yang

G

Setelah

menggun

Aplikasi

80%. Sem

tahap aw

realistis u

0

10

20

30

40

50

60

70

80

ama-sama an

menggunak

Gambar 4.26

SLA disusu

nakan TI dal

dan layana

makin tingg

wal ditetapk

untuk dicapa

ntara Departe

kan jasa TId

6 Grafik % L

un bersama

lam perusaha

an operasion

gi nilai terse

kan target y

ai.

Aktual Tar

emen TI de

dalam opera

Layanan yan

a-sama den

aan maka di

nal yang ses

ebut maka a

yang tidak

rget

engan semua

asional sehar

ng Sesuai De

gan semua

itetapkan tar

suai dengan

akan semakin

terlalu ting

1

a Departem

ri-hari.

engan SLA

fungsi ya

rget untuk

n SLA sebes

n baik. Unt

ggi agar leb

  

157  

men

ang

%

sar

tuk

bih

  158  

3.

(Ha

a. B

d

J

d

k

y

p

84

85

86

87

88

89

90

Perspektif

asil Wawan

Berapa rata-

dalam 1 bula

Jawab: Rat

dengan TI

ketidaktersed

yang tidak

pengguna TI

Gamba

Target y

perangkat

melalui pro

sistem aka

Kesempurn

ncara denga

-rata waktu

an?

ta-rata wakt

adalah 6 h

diaan perala

berjalan

terhadap p

ar 4.27 Grafi

ang diteta

keras adala

ogram peme

an berada

Aktual T

naan Opera

an Staf TI)

penyelesaia

tu penyeles

hari. Masala

atan TI sep

dengan sem

penggunaanp

fik % Keterse

apkan unt

ah 95%. Hal

eliharaan be

dalam kead

Target

asional

an masalah

saian masal

ah yang ser

erti printer,

mestinya. J

peralatan TI

ediaan Peran

tuk persen

l ini akan d

erkala yang

daan prima

Teknologi In

lah yang b

ring muncul

, PC, serta

Juga ketida

atau aplikas

ngkat Keras

ntase kete

dicoba untuk

terjadwal s

dan peme

nformasi

berkaitan

l adalah

aplikasi

aktahuan

si baru.

ersediaan

k dicapai

sehingga

eliharaan

70

75

80

85

90

95

terjad

keselu

b. Berapa

aplikas

Jawab

perang

normal

bulan s

oleh bu

oleh v

jaringa

G

Targe

lunak

lewat

dwal tersebu

uruhan.

a % ketersed

si dalam 1 bu

b: Selama 30

kat lunak,

l, atau tingka

satu bulan a

ug / kesalaha

virus kompu

an komputer

Gambar 4.28

et yang ditet

k sistem ope

t pemelihara

Akt

ut tidak aka

diaan sistem

ulan?

0 hari berop

sistem ope

at ketersedia

adalah80%.

an dalam me

uter yang m

perusahaan.

8 Grafik % K

tapkan untu

erasi dan ap

aan berkala y

ual Target

an menggan

m perangkat

perasi, maka

erasi dan a

aan sistem p

Ketidakters

erancang apl

menginfeksi

.

Ketersediaan

uk persentas

plikasi adal

yang terjadw

nggu kerja

lunak, sistem

a selama 2

aplikasi ber

erangkat lun

sediaan siste

ikasi, dan ju

i dan meny

n Perangkat L

se ketersedia

lah 95%. H

wal dan mela

1

sistem seca

m operasi d

24 hari siste

rjalan deng

nak dalam sa

em disebabk

uga disebabk

yebar mela

Lunak

aan perangk

Hal ini dicap

akukan upda

  

159  

ara

dan

em

gan

atu

kan

kan

lui

kat

pai

ate

  160  

c. B

p

J

p

p

a

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

terhadap

keamanan

Gangguan

dikendalika

Berapa rata

permintaan p

Jawab: Saat

permintaan

permintaan p

adalah 1 bula

Gambar 4

semua apli

yang memu

terhadap

an.

a-rata wak

pengguna?

t ini waktu r

pengguna

pengguna un

an.

4.29 Grafik R

Aktual

ikasi yang

ungkinkan t

sistem kom

ktu yang d

rata-rata yan

untuk me

ntuk membe

Rata-rata Wa

Pengguna

Target

g ada,sehin

terjadinya

mputer di

diperlukan

ng diperlukan

embuat apl

eli program

aktu Menagg

gga lubang

perusahaan

untuk men

n untuk men

likasi bisni

aplikasi dar

gapi Permint

g-lubang

n dapat

nanggapi

nanggapi

is, atau

ri vendor

taan

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Targe

akan

bisnis

pemo

pengg

d. Apakah

Jawab

6 staf m

diberik

Namun

tersebu

mendap

mereka

G

et yang dite

kebutuhan

s dari vendo

otongan biro

guna akan T

h staf TI pua

b: Dari 8 staf

merasa cuku

kan oleh per

n terdapat be

ut, pertama

patkan kom

a miliki.

Gambar 4.30

Aktua

tapkan dala

program ap

or adalah 2 m

okrasi yang

I dapat dilay

as dengan ko

f TI yang ad

up puas deng

rusahaan. A

eberapa catat

beberapa s

mpensasi yan

0 Grafik Inde

al Target

am menangg

plikasi baru

minggu. Targ

g tidak per

yani dengan

ondisi pekerj

da di Depart

gan lingkung

Atau indeks

tan mengena

staf TI mer

ng sesuai d

eks Kepuasa

gapi permint

u atau pemb

get ini dapat

rlu, sehingg

lebih cepat.

jaan sekaran

temen TI Inf

gan kerja dan

kepuasan st

ai tingkat ke

rasa bahwa

dengan kom

an Staf TI

1

taan penggu

belian aplika

t dicapai lew

ga perminta

ng?

fomedia, ma

n fasilitas ya

taf TI = 75%

epuasan staf

mereka tid

mpetensi ya

  

161  

una

asi

wat

aan

aka

ang

%.

TI

dak

ang

  162  

T

p

k

p

k

(

e. B

J

p

p

p

d

k

75

80

85

90

95

100

Target yang

pekerjaan m

kepada peng

program Pe

kompetensi s

(Hasil Waw

Berapa % ap

Jawab: Saa

pengembang

pengeluaran

perangkat lun

dilakukan. N

khusus untuk

g ditetapkan

mereka. Hal

gguna. Tar

engkajian

staf TI dan s

ancara deng

plikasi yang

at ini belum

gan aplikasi,

TI terhadap

nak dari ven

Namun untu

k pengemban

Gambar 4.3

Aktual Ta

adalah 100

ini penting

rget ini dih

Kompensas

tandar yang

gan Manaje

dikembangk

m ada angg

anggaran y

p pembelian

ndor. Sehing

uk tahun 2

ngan aplikas

31 Grafik In

arget

0% staf TI

demi peng

harapkan ak

i yang d

berlaku.

emen TI)

kan sesuai an

garan yang

yang ada leb

perangkat k

gga penguku

2016 akan

si TI.

ndeks Kepua

puas akan

gantaran lay

kan tercapa

disesuaikan

nggaran?

dikhususka

bih ditujuka

keras dan pe

uran ini belu

diadakan a

san Staf TI

kondisi

yanan TI

ai lewat

dengan

an untuk

an untuk

embelian

um dapat

anggaran

0

20

40

60

80

100

Target

pekerja

kepada

program

kompe

(Hasil

f. Berapa

Jawab

pengem

pengelu

perang

dilakuk

khusus

Gamb

yang diteta

aan mereka.

a pengguna

m Pengkaj

tensi staf TI

Wawancar

a % aplikasi

b: Saat ini

mbangan apl

uaran TI ter

kat lunak da

kan. Namun

s untuk peng

ar 4.32Grafi

Aktual

apkan adala

. Hal ini pe

. Target in

jian Komp

dan standar

a dengan M

yang dikem

belum ada

likasi, angg

rhadap pemb

ari vendor. S

n untuk tah

gembangan a

fik % Pengem

Target

ah 100% st

enting demi

ni diharapk

pensasi yan

r yang berlak

Manajemen T

bangkan ses

anggaran

aran yang a

belian peran

Sehingga pe

hun 2016

aplikasi TI.

mbangan Ap

taf TI puas

i pengantara

kan akan t

ng disesua

ku.

TI dan Keu

suai anggara

yang dikhu

ada lebih di

ngkat keras d

engukuran in

akan diada

plikasi Sesua

1

akan kond

an layanan

ercapai lew

aikan deng

uangan )

an?

ususkan unt

itujukan unt

dan pembeli

ni belum dap

akan anggar

ai Anggaran

  

163  

disi

TI

wat

gan

tuk

tuk

ian

pat

ran

  164  

T

o

a

g. B

J

p

p

s

a

m

G

T

o

d

0

20

40

60

80

100

Target yang

oleh TI sesu

akan diusaha

Berapa % ap

Jawab: Saat

perancangan

pengguna TI

secepat mun

akan dibuat

mengembang

Gambar 4.3

Target yang

oleh TI sesua

diusahakan u

ditetapkan

uai dengan a

akan untuk d

plikasi yang

t ini belum

, pengemba

I. Proyek ya

ngkin dan tid

suatu pand

gkan suatu p

3 Grafik % P

ditetapkan

ai dengan ja

untuk dicapa

Aktual T

adalah 85%

anggaran ya

dicapai lewat

dikembangk

dilakukan

angan, serta

ang ada hany

dak memilik

duan jadwal

proyek atau a

Pengembang

adalah 85%

adwal yang t

ai lewat prog

Target

% aplikasi y

ang telah di

t program M

kan sesuai ja

pengukuran

a pengantar

ya dijanjikan

ki jadwal ya

l yang dapa

aplikasi TI.

gan Aplikasi

% aplikasi y

telah ditetap

gram Manaje

yang dikem

tetapkan. Ta

Manajemen P

adwal?

terhadap k

ran aplikasi

n untuk dise

ang pasti. U

at digunakan

i Sesuai Jadw

yang dikem

pkan. Target

emen Proyek

mbangkan

arget ini

royek.

ketepatan

kepada

elesaikan

Untuk itu

n dalam

wal

mbangkan

ini akan

k.

0

1

2

3

4

5

6

7

4. Persp

(Hasil

1. Berapa

Jawab

patokan

ada m

keselur

karyaw

berkem

yang p

perkem

memad

Ga

pektif Orien

Wawancar

a anggaran p

b: Saat ini be

n dalam mem

merupakan

ruhan angga

wan. Karena

mbang denga

pasti untuk p

mbangan TI,

dai dalam be

ambar 4.34G

Ak

ntasi Masa D

a dengan M

pendidikan s

elum ada an

mberikan pe

kebijakan

aran perusa

TI berhubun

an pesat saa

pendidikan s

dan agar pa

ekerja.

Grafik Angg

An

tual Target

Depan

Manajemen T

sebagai % to

nggaran tetap

endidikan ba

perusahaan

ahaan diangg

ngan langsu

at ini, maka

staf TI. Hal

ara staf TI m

garan Pendid

nggaran IT

TI dan HRD

otal anggara

p yang digu

agi staf TI. A

bahwa 5%

garkan untu

ung dengan t

perlu diada

l ini untuk m

memiliki peng

dikan Sebaga

1

D)

an TI?

unakan sebag

Anggaran ya

% dari to

uk pendidik

teknologi ya

akan anggar

mengantisipa

getahuan ya

ai % Total

  

165  

gai

ang

tal

kan

ang

ran

asi

ang

  166  

T

s

k

2. B

J

d

T

d

t

3. B

J

m

m

15

16

17

18

19

20

Target yang

sebesar7% d

kompetensi s

Berapa rata-

Jawab: Pada

dalam 1 tahu

Gambar

Target yang

dibuat guna m

eknologi yan

Berapa % an

Jawab: Saat

membuat ang

mencoba-cob

ditetapkan

ari total ang

staf TI dalam

-rata jumlah

a tahun 201

un adalah 15

r 4.35 Grafik

ditetapkan a

meningkatka

ng ada.

nggaran TI u

t ini perusa

ggaran bagi

ba sendiri te

Aktual T

untuk angg

ggaran TI. H

m memanfaa

h hari pelatih

13 rata-rata

hari.

k Rata-rata Ju

adalah 20 ha

an kompeten

untuk penelit

ahaan dan D

penelitian t

eknologi bar

Target

garan pendid

al ini dibuat

atkan teknolo

han staf TI d

jumlah har

umlah Hari P

ari pelatihan

nsi staf TI da

tian teknolog

Departemen

teknologi ba

ru, dalam ha

dikan staf T

t guna menin

ogi yang ada

dalam 1 tahu

ri pelatihan

Pelatihan St

n per staf TI

alam meman

gi baru?

TI Infomed

aru. Biasanya

al ini aplika

TI adalah

ngkatkan

a.

un?

staf TI

af TI

. Hal ini

nfaatkan

dia tidak

a staf TI

asi gratis

0

2

4

6

8

10

yang d

teknolo

Gamb

Target

TI. An

mengg

terutam

proses

4. Berapa

bulan?

Jawab

dihitun

inovasi

perusah

dapat di-dow

ogi baru belu

ar 4.36 Graf

yang ditet

ggaran untuk

ali lebih b

ma teknolog

TI dan bisni

a jumlah ide

?

b: Belum a

ng. Hal ini d

iyang

haan.Sehing

Aktu

wnload lewa

um maksima

fik % Angga

apkan adala

k penelitian

banyak terh

i yang berp

is yang ada.

e baru yang

da ide-ide

disebabkan t

ditawarkan

gga kurang

ual Target

at Internet. S

al.

aran TI Untu

ah sebesar

ini penting

hadap tekno

potensi untu

g terimplem

baru dalam

tidak adanya

noleh

mendorong

Sehingga pe

uk Penelitian

10% dari t

agar Depart

ologi yang

uk meningka

entasi dalam

m TI yang

a insentif kh

karyawan

g para kar

1

enelitian unt

n Teknologi

total anggar

emen TI dap

berkemban

atkan efisien

m TI dalam

secara resm

husus terhad

terhad

ryawan unt

  

167  

tuk

ran

pat

ng,

nsi

m 6

mi

dap

dap

tuk

  168  

m

d

p

T

D

in

d

m

T

m

p

0

2

4

6

8

10

mengembang

dapat memb

proses yang l

Target yang

Dan pencipta

nsentif bagi

dan bagi per

manajemen p

TI sangat pe

memiliki re

pelatihan yan

gkanimajina

bantu perusa

lebih efisien

Gambar 4.3

ditetapkan

aan inovasi b

i inovasi yan

rusahaan. D

perusahaan

nting. Sisi y

ncana pelat

ng dipilih bu

Aktual T

sinya dalam

ahaan danD

n dan efektif.

37 Grafik Ju

adalah 5 bu

baru tersebu

ng berguna

Dalam aspek

telah mema

yang kurang

tihan TI da

ukan merupa

Target

m menciptaka

Departemen

.

umlah Ide Ba

uah inovasi b

ut akan didor

bagi Depart

k pembelajar

ahami bahwa

adalah bahw

an oleh ka

akan pelatiha

an inovasi ba

TI dalam m

aru

baru dalam

rong oleh pe

temen TI In

ran manajer

a pelatihan

wa perusaha

arena itu te

an yang terba

aru yang

membuat

6 bulan.

emberian

nfomedia

r TI dan

dari staf

aan tidak

erkadang

aik.

  

169  

4.8.7 Program Inisiatif Untuk Mencapai Target

Dari hasil pengukuran yang telah dibuat maka perlu dibuat suatu

program inisiatif guna mencapai target yang telah ditetapkan. Program

inisiatif ini penting sebab tanpa adanya tindak lanjut dari hasil pengukuran

yang telah dibuat, maka target yang telah ditetapkan tidak akan tercapai

dengan baik. Berdasarkan kerangka pengukuran yang dibuat dalam

mengembangkan ITBalanced Scorecard maka program inisiatif yang akan

dilaksanakan adalah:

1. Program Pembentukan Badan Investasi TI

Manajemen perusahaan harus membuat sistem untuk mengatur

dan membuat prioritas investasi TI. Badan investasi TI haruslah

sebuah group yang membuat kriteria evaluasi untuk membuat

keputusan investasi lebih obyektif dan untuk mengukur hasil-

hasilnya.

2. Program Peningkatan Kualitas Layanan

Program ini memfokuskan pada pelayanan TI terhadap pengguna TI,

diantaranya adalah peningkatan waktu respon terhadap permintaan

pengguna TI, pengantaran aplikasi TI yang tepat waktu, serta

profesionalisme staf TI dalam menangani masalah yang

berkaitandengan TI serta pengguna akhir. Program ini dibuat oleh

Departemen TI dan harus didukung oleh semua staf TI.

  170  

3. Program Pembentukan User Committee dan Steering Committee

User Committee dan Steering Committee dibentuk untuk

menyelaraskan tujuan-tujuan TI dengan tujuan bisnis.User Committee

terdiri dari pengguna TI dalam perusahaan yang memiliki peranan

kunci dalam operasional perusahaan. Sedangkan Steering Committee

terdiri dari manajer-manajer bisnis (Product Owner, Marketing,

Corporate Planning, Channeling, dan Legal) dan TI beserta

manajemen puncak yang berkepentingan dalam proyek-proyek TI.

4. Program Pembuatan Service Level Agreement (SLA)

Dengan adanya Service Level Agreement maka Departemen TI dapat

mengukur kesesuaian antara layanan yang diberikan dengan

perjanjian dengan pengguna TI yang telah disepakati. SLA ini dibuat

bersama-sama dengan semua pihak yang terkait dengan layanan TI.

5. Program Manajemen Proyek

Manajemen Proyek berisi metode-metode yang secara langsung dapat

diimplementasikan dalam membuat suatu proyek TI. Dengan

manajemen proyek yang baik maka jumlah waktu dan biaya yang

dibutuhkan dalam membuat suatu proyek dapat direncanakan dengan

baik.

6. Program Pemeliharaan Rutin Perangkat Keras dan Perangkat

Lunak Pemeliharaan Rutin terdiri dari pemeliharaan kehandalan dan

ketersediaan sistem perangkat keras, jaringan, dan perangkat lunak.

Masing-masing staf TI yang bertanggung jawab terhadap

  

171  

pemeliharaan rutin ini harus membuat suatu laporan rutin terhadap

pemeliharaan yang mereka lakukan sehingga dapat diketahui keadaan

dari perangkat keras dan perangkat lunak yang beroperasi.

7. Program Peninjauan Kompensasi Staf TI

Program ini dilakukan untuk mengulas kompensasi staf TI yang ada.

Kompensasi terhadap staf TI dibuat berdasarkan kompetensi staf TI

serta standar yang berlaku dalam industri TI pada umumnya. Perlu

juga dilakukan perbandingan terhadap perusahaan lain yang

mempekerjakan staf TI dalam perusahaan mereka.

8. Program Anggaran Baru untuk Pelatihan Staf TI

Saat ini belum terdapat anggaran yang pasti terhadap pelatihan staf

TI, untuk itu perlu dilakukan suatu penetapan anggaran bagi pelatihan

staf TI. Anggaran untuk pelatihan TI dibuat untuk meningkatkan

kompetensi dari staf TI dan untuk mendukung kebutuhan perusahaan

akan tenaga TI yang terampil dan menguasai Teknologi Informasi

yang berkembang. Dan perlu juga dibuat pemetaan terhadap

kebutuhan pelatihan staf TI dan berisi rencana pelatihan agar

anggaran pelatihan dapat digunakan secara efektif.

9. Program Anggaran Baru untuk Penelitian Teknologi Baru

Anggaran bagi penelitian teknologi baru dibuat untuk membantu

perusahaan dalam mengadopsi teknologi yang berkembang dalam

meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses yang ada. Dengan

teknologi baru juga memungkinkan perusahaan untuk menambah

  172  

daya saingnya di pasar industri asuransi yang sedang berkembang

pesat saat ini.

10. Program Insentif Bagi Inovasi

Program ini dibuat untuk memacu karyawan pada umumnya dan staf

TI pada khususnya dalam membuat inovasi untuk meningkatkan

efisiensi dan efektifitas proses yang ada. Setiap penemuan inovasi

yang dianggap mampu membuat perubahan terhadap kinerja layanan

Teknologi Informasi dan dapat diimplementasikan dalam

perusahaan akan diberikan suatu insentif khusus, berupa bonus

tahunan.

4.9 Analisa Strategic Grid McFarlan

Analisa Strategic Grid McFarlan digunakan untuk mengetahui peran

setiap aplikasi yang digunakan oleh instansi yang dipetakan kedalam beberapa

kuadran untuk mengindentifikasi aplikasi – aplikasi yang digunakan untuk

mendukung perusahaan, kuadran – kuadran tersebut dibagi menjadi 4 (empat)

yaitu strategic, high potential, key operational, dan support.Berdasarkan

identifikasi aplikasi yang digunakan oleh PT Infomedia Nusantara, maka

dapat dipetakan aplikasi – aplikasi tersebut ke dalam strategic Grid McFarlan

yaitu sebagai berikut :

  

173  

Tabel 4.15Current Portofolio Strategic Grid McFarlan

Strategic

HighPotential

1. Customer Service System

1. CBN Cloud 2. AVAYA 3. CISCO

Key Operational

1. OfficeSystem 2. ChannelManagementSystem 3. SupportManagementSystem

Support

Berdasarkan analisa diatas, maka untuk dapat mengimplementasikan

strategi bisnis SI dan strategi IT tersebut, Adapun justifikasi penulis dalam

menentukan rekomendasi SI/TI yang akan digunakan adalah sebagai

berikut:

1. Kuadran Strategic

Tidak ada aplikasi pada PT. Infomedia yang masuk pada kuadran

strategic karena belum adanya aplikasi yang memiliki pengaruh

kritis bagi keberhasilan perusahaan dimasa depan dengan

memberikan keuntungan bersaing perusahaan.

2. Kudaran High Potential

Customer Service System (CSS) merupakan satu – satunya aplikasi

yang memasuki kuadran high potential, karena hanya aplikasi CSS

yang mempunyai peluang untuk menciptakan keunggulan bersaing

perusahaan tetapi sampai saat ini aplikasi ini belum optimal dan

berpeluang untuk digantikan dengan sistem yang lebih kompleks.

  174  

3. Kuadran Key Operational

Ada 3 (tiga) aplikasi yang masuk kedalam kuadran key operational

yang merupakan aplikasi yang dapat menunjang kelangsungan

bisnis perusahaan dan jika ada masalah pada aplikasi ini maka

akan mengganggu operasional perusahaan. aplikasi – aplikasi

tersebut antara lain : CBN Cloud, AVAYA dan Cisco, ketiga

aplikasi ini sangat vital bagi back end sistem informasi yang ada

pada pada semua departemen karena tanpa aplikasi ini akan sangat

sulit mendukung kebutuhan layanan CRM yang sejalan dengan

bisnis perusahaan.

4. Kuadran Support

Terdapat beberapa aplikasi yang masuk ke dalam kuadran support

yang merupakan aplikasi yang bersifat pendukung dan tidak

memberikan keuntungan kompetitif bagi PT. Infomedia, yaitu

Office System untuk administrasi perusahaan,Channel Management

System untuk komunikasi internal, dan Support Management

System untuk menangani keluhan dari pengguna SI/TI,

  

175  

4.10Hasil Analisa Perusahaan

Berdasarkan permasalahan yang muncul di PT. Infomedia Nusantara

serta hasil analisa terhadap lingkungan bisnis dan SI/TI pada PT. Infomedia

Nusantara maka dapat disusun sebuah target bagi IS/IT di PT. Infomedia

Nusantara yang dapat menjadi solusi bagi permasalahan yang terjadi dan

menjadi masukkan kepada PT. Infomedia Nusantara akan perencanaan SI/TI

di masa mendatang. Beberapa permasalahan yang muncul antara lain :

1. Masih belum adanya sistem monitoring aktifitas sales secara aplikasi

atau berbasis Web pada Department sales Infomedia.

Berdasarkan identifikasi dari hasil Interview dan Observarsi secara

mendalam pada Infomedia, terdapat permasalahan yang terjadi pada

Departement Sales yang kini masih dalam tahap pengembangan

Departemen IT Developmendan Departmen HR & GA yang juga berperan

sebagai pengawasan kinerja dan aktifitas sales per triwulan. Perlu

dikethaui dari anggaran per bulan dalam pengeluaran biaya transport dan

biaya dinas Departement Sales, dapat menghabiskan rata – rata 50% dari

pemasukan kontrak / revenue yang di dapat dari hasil penjualan jasa

kepada Customer.

  176  

Ga

Sum

Ad

lama dalam

tertunda d

Selain itu

tidak bisa

departemen

terjadi ad

Outsourcin

dibandingk

bagi setiap

rewards se

4

1.

A

ambar 4.38A

mber : Ilustr

dapun dari p

m pengurusa

an yang bel

ketertiban s

a tercover d

nt yang tid

danya peng

ng) yang

kan dengan

p sales yang

erta pengizin

.2, 32%

.4, 11%1.2, 9%

Anggaran

Anggaran Pe

rasi berdasar

pemasukan t

an dokumen

lum di saha

ales dalam a

dan termon

dak terlalu m

ggajian mau

tidak tera

Departemen

tidak meda

nan cuti yang

6.2, 48%

n Pengel

engeluaran S

rkan hasil w

tersebut dipe

n pembayara

akan oleh ba

absensi, izin

nitoring den

mendisplink

upun penila

arah sesuai

nt lain nya.

apatkan hak

g tidak terhit

luaran 

Transp

Biaya 

Pendi

Deal C

ales Infome

wawancara A

erlukan nya

an kepada cu

agian keuang

n, lembur da

ngan baik d

kan absensi

aian Outsou

i dengan

Hal terseb

dalam pend

tung secara s

portasi

Fasilitas

ng Contract

Contract

dia.

Admin Sales

a waktu yan

ustomer yan

gan masing

an pengambi

dikarenakan

karyawan s

urcing (bag

KPI perfo

but dapat me

dapatan lemb

sistem.

Support

ng cukup

ng masih

masing.

ilan cuti,

budaya

sehingga

gi sales

formance

erugikan

bur, poin

  

177  

Pada latar belakang Jobdesk Departement Sales Infomedia, bisa diuraikan

hampir sama hal nya dengan karyawan di departemen lain. Namun yang

membedakan adalah pada aspek budaya kedisiplinan, pengawasan absensi,

sistem penggajian yang tidak termonitoring, pelaporan kunjungan yang belum

tersistem, indeks nilai KPI performance yang belum diketahui dan belum

adanya kebutuhan sistem pada analisa pencapaian target sales masing-

masing. Berikut dibawah ini adalah ilustrasi gambar dari penjelasan di atas :

Gambar 4.39Alur Pekerjaan Sales Infomedia saat ini.

Sumber : Ilustrasi berdasarkan hasil wawancara Admin Sales Support

  178  

Keterangan :

1. Sales melakukan penawaran produk atau jasa kepada Clientmelalui via

email dan telefon atau walk in dan memfollow up Client.

2. Sales melakukan pertemuan kepada Client dengan tujuan

mepresentasikan featrue & Benefit produk serta negoisasi harga. Dan

mempersiapkan penawaran berikut nya dengan kerja sama kepada tim

Marketing Solution untuk diberikan feedback pemaketan harga terbaik

yang pada umum nya sering di minta oleh Client.

3. Client melakukan perjanjian kontrak, pengesahan dokumen secara

legalitas dan administrasi lain nya kepada sales serta pemberian arahan

dalam peraturan pembayaran.

4. Sales memberikan report perjanjian kontrak dan admnistrasi lain nya

kepada Admin Sales Support untuk di input datanya ke dalam sistem.

Dan sales wajib membuat laporan aktivitas kunjungan setiap hari

(secara manual) yang akan di monitoring oleh Manajer area masing

masing sebagai bukti pekerjaan maupun sebagai pengajuan biaya

transport yang dikeluarkan pihak sales pada setiap minggu.

5. Admin sales akan melapor kontrak yang sudah di input kepada sales,

dan pihak sales wajib mengarsip dokumen dokumen tersebut sebagai

track record progress penjualan secara manual.

6. Konfirmasi pembayaran dan himbauan penagihan kepada Client

dilakukan oleh tim collector yang dimana data Client tersebut di dapat

dari sistem yang sudah di input melalui admin sales support

  

179  

Gambar 4.40Rancangan Diagram konteks pelaporan sales saat ini

Berdasarkan kesimpulan dari alur pekerjaan sales Infomedia diatas adalah :

1. Pada pengisian laporan kunjungan sales Infomedia masih belum

menggunakan sistem secara otomatis seperti yang di lakukan oleh Admin

Sales Support.

2. Pengerjaan pengiputan Administrasi dokumen Client, di serahkan ke

Admin Sales Support yang dimana ini menyebabkan beban pekerjaan

Admin akan semakin banyak dan berpengaruh pada kecepatan pengurusan

dokumen yang nanti nya akan di minta kembali oleh pihak Client.

  180  

3. Proses pengajuan penggantian Reiumburstmen sales kepada Admin akan

berdampak panjang dan lama, karena dari aspek beban pekerjaan admin

yang cukup banyak, termasukpengesahan reiumburstmen ke Manajer yang

juga lama karena dilakukan secara manual.

4. Pengerjaan laporan kunjungan secara manual, bisa bersiko dengan isi

laporan palsu serta duplicating kepada sales lain, karena tidak terpantau

secara sistem untuk keaslian datanya.

5. Kehadiran absensi sales tidak bisa dipantau secara rutin karena adanya

beberapa faktor seperti, meeting dengan pihak Client yang terlalu pagi,

urusan mendadak, penyampaian izin via pribadi dan sebagainya.

2. Pasca Spliting dengan PT Metra Digital Media terdapat belum

adanya panduan dalam perencanaan dan pengembangan SI/TI yang

sesuai dengan strategis bisnis perusahaan.

Berdasarkan dari analisis informasi dalam rangka pembuatan sistem

pengukuran dengan menggunakan IT Balanced Scorecard di

Infomedia pada sebelumnya, Tabel berikut ini adalah penjelasan secara

garis besar mengenai belum adanya penyelarasan SI/TI untuk mendukung

strategi bisnis perusahaan.

  

181  

Tabel 4.16 Hasil analisa permalahan perusahaan

No. Isu Dampak

1. Tidak adanya pemisahan tugas antara

pengembangan dan operasional Programer

memiliki akses ke data produksi dan

berhak membuat koreksi data

Data produksi merupakan data operasional

yang sangat vital bagi perusahaan, setiap

perubahan pada data produksi maka akan

sangat berpengaruh terhadap operasional

bisnis. Jika programer diberikan hak untuk

mengakses penuh terhadap data produksi maka

terdapat resiko akan terjadinya perubahan yang

tidak memiliki otorisasi pada data produksi,

baik disengaja maupun tidak disengaja.

2. Ketergantungan pada staf TI tertentu Tidak

adanya staf pengganti dalam departemen.

Beberapa tugas hanya dapat dilakukan oleh

staf tertentu.

Jika staf TI yang bertanggungjawab terhadap

sistem berhalangan maka akan mengganggu

proses operasional bisnis, belum adanya

perencanaan staf cadangan apabila staf yang

ber- tanggungjawab berhalangan.

3. Belum terbentuk Steering Committee dan User

Committe. Tidak adanya Steering Committee

yang dibuat untuk membahas dan memu-

tuskan proyek, pengembangan, prioritas, dan

anggaran TI pada tingkat eksekutif. Dan tidak

adanya User Committee untuk membahas

prioritas dari permintaan pengguna TI.

Tanpa sebuah steering committee dan user

committee yang baik maka strategi TI tidak

dapat diatur dengan baik pada level perusahaan

yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian pe-

nempatan sumber daya, prioritas aktivitas

bisnis yang tidak baik, perencanaan yang tidak

baik untuk pengembangan TI di masa depan.

4. Tidak adanya lingkungan pengujian Tidak

adanya lingkungan pengujian yang baik

untuk pengujian program dan untuk User

Acceptance Test (UAT).

Selama ini pengujian dilakukan di lingkungan

produksi, dan hal ini dapat mengakibatkan

data yang ada berubah, baik secara sengaja

maupun tidak disengaja. Hal ini dapat

berpengaruh terhadap operasi bisnis. Terlebih

lagi program baru yang belum diuji dalam

lingkungan pengujian dapat mengakibatkan

ketidakstabilan data pada lingkungan produksi.

  182  

5. Prosedur tertulis yang tidak lengkap untuk

melaksanakan pekerjaan terjadwal dan tidak

terjadwal.

(Pekerjaan terjadwal)

a. Prosedur backup data untuk server.

b. Prosedur analisis log untuk server.

(Pekerjaan tidak terjadwal)

a. Prosedur pemeliharaan Perangkat Keras

dan Peragkat Lunak.

b. Prosedur pelayana permintaan/ dukungan

pengguna.

Prosedur tertulis yang tidak lengkap akan

menyulitkan untuk mengendalikan kan dan

memantau pekerjaan yang dilakukan. Dan

tidak ada panduan yang jelas mengenai

penentuan prioritas permintaan pengguna

untuk pekerjaan yang tidak terjadwal akan

menyulitkan staf TI dalam menangani masalah

yang timbul dan permintaan pengguna

terhadap dukungan TI

6. Domain Controller belum digunakan secara

efisien.

Tanpa Domain Controller yang digunakan

secara efektif maka manajemen dan keamanan

untuk PC tidak dapat dilakukan dengan baik

7. Tidak adanya pengecekan secara rutin pada

perangkat lunak yang terpasang di PC.

Dengan tidak adanya pengecekan rutin

terhadap perangkat lunak yang terinstall akan

membuka kemungkinan penggunaan perangkat

lunak yang tidak memiliki lisensi.

8. Tidak adanya pemantauan terhadap lalu

lintas jaringan dan firewall.

Tanpa pemantauan firewall dan lalu- lintas

jaringan, maka akan mengurangi fungsi dari

pemasangan firewall. Pemantauan lalu-lintas

jaringan sangat penting untuk mendeteksi

adanya lalu-lintas yang tidak dikehendaki yang

dapat merusak jaringan komputer internal

dan mengganggu operasional bisnis.

  

183  

4.11 Usulan Perencanaan Strategi SI/TI

IS/IT strategic planning yang diusulkan terdiri dari beberapa

rekomendasi yang terdiri dari beberapa strategi yaitu strategi bisnis SI,

strategi manajemen SI/TI dan strategi TI yang merekomendasikan strategi –

strategi yang diperlukan oleh PT. Infomedia untuk meningkatkan

keunggulan kompetitif berdasarkan analisa yang telah dilakukan sehingga

dapat disusun Future portfolio untuk PT. Infomedia.

4.11.1 Kerangka Pengembangan Model

Berdasarkan sistem pelapoan sales yang ada sebagaimana

digambarkan dalam diagram konteks sistem pelaporan sales saat ini

(Gambar 5.4), dapat dijelaskan bahwa sistem pelaporan tersebut belum

memungkinkan setiap entitas untuk berinteraksi dengan sistem secara

timbal balik. Sebagai contoh, untuk menentukan konfirmasi data kunjungan

dan juga assesment data penjualan per triwulan, sistem tersebut belum

mampu memberikan informasi secara otomatis. Oleh karena itu perlu

dibangun sebuah sistem pelaporan sales, aktivitas dan evaluasi kinerja sales

sebagai basis pengelolaan data penjualan, Customer dan bisa digunakan

oleh banyak entitas sesuai dengan kebutuhan informasi. Bangunan ini

diwujudkan dalam bentuk rancanganSales Activity Management (SAM)

atau disebut metodeSales Force Automation (SFA). Rancangan model ini

  184  

dibangun untuk mengelola data pelanggan skala besar sehingga

memerlukan dukungan teknologi.

SAM dirancang untuk membantu tenaga penjual / sales dalam

mengelola kegiatan selama proses penjualan, mulai dari prospecting sampai

tahapan membina pelanggan. Solusi SMA dilengkapi dengan fasilitas

contact management, jadwal kegiatan, integrasi dengan kegiatan

operasional untuk memproses permintaan pelanggan, informasi mengenai

produk dan pesaing, dukungan purna jual, dan juga fasilitas untuk

memonitor kinerja tenaga penjual dan juga lini produk serta manajemen

teritorial.

SAM pada prinsipnya menggunakan basis aplikasi-aplikasi

komputer untuk membantu tenaga penjual dalam menunjang semua

kegiatan penjualannya seperti contact management atau penjadwalan

kegiatan. Perusahaan yang baru mengimplementasikan SFA dalam

departemen penjualannya, perlu tetap memperhatikan proses penjualan yang

ada sebagai dasar membangun proses penjualan terotomasi karena lebih

efisien daripada melakukan perubahan total dalam sistem. Sumber data

yang ada dapat digunakan untuk melakukan sesuatu yang lebih penting dari

sebelumnya. Jika digambarkan, hubungan antara input dan output dengan

entitas dalam rancangan SFA tersebut akan terlihat pada Gambar 5.6.

Komponen-komponen yang diperlukan dalam perancangan

SAMadalah database pelanggan, aplikasi contact management, aplikasi

account management, aplikasi untuk perhitungan dalam lead management,

  

185  

aplikasi untuk peramalan penjualan, aplikasi jadwal kegiatan, aplikasi

pelaporan, dan juga fasilitas untuk berkomunikasi dengan Sales Support dan

Manajer.Rangkaian transformasi input, proses, dan output dalam rancangan

SFA ini.

4.11.2 Ilustrasidasar skema kerja dalam Sales Activity Management

Ilustrasi dasar dalam perancangan SAM dapat menghasilkan sebuah

gambaran yang akan dirancang oleh IT Development Infomedia melalui

planning process, application test, evalution dan final implementation.

Proses-proses tersebut dapat digambarkan dalam Ilustrasi dibawah ini :

Gambar 4.41Ilustrasi dasar Skema kerja pengawasanSales Activity Management

  186  

Keterangan skema kerja :

1. Pihak sales melakukan penjualan dan penawaran kepada Customer.

2. Presentasi dilakukan setelah dilakukan perjanjian sebelumnya kepada

pihak Customer.

3. Setelah selesai bernegoisasi, sales di haruskan untuk memasukan data

kunjungan, hasil kontrak penjualan, scheduling meeting selanjutnya dan

sebagainya ke dalam aplikasi web Sales Activity Management.

4. Prosedur pada data yang sudah di masukan ke dalam sistem tersebut, harus

di konfirmasi melalui SAM (Sales Account Manager) melalui aplikasi web

managament system untuk di lihat laporan apa saja yang bisa setujui untuk

pengajuan reiumbursment dan sebagainya.

5. Selanjutanya dari hasil pemantauan Sales Account Manager, maka

assesment tersebut diperlukan konfirmasi sah melalui atasan atau Manager

Sales & Marketing. Dan di kirim kembali konfirmasi nya kepada SAM.

6. Dari konfirmasi melalui SAM, dan Manajer yang sudah di setujui maka

aplikasi Sales Activity Management secara link up melalui aplikasi

Channel Management System akan tersambung ke Departemen Funding &

Accounting untuk penghitungan biaya transportasi, biaya fasilitias dan

sebagainya.

7. Dari back end aplikasi channel management system, juga akan terkoneksi

langsung kepada General Manager Marketing & Sales untuk pertanggung

  

187  

jawaban, monitoring dan sebagai bukti report statisitik pengeluaran

departemen sales yang nantinya akan dibahas kepada Direktur Marketing.

8. Setelah dari tahap GM sebagi evaluasi dan monitoring, pihak Funding

akan mengirimkan Barcodeaccount Bank (sesuai dengan inisial masing

masing) yang nanti nya akan di berikan ke sales support untuk di cairkan

dana nya dan direport kembali ke bagian terkait sebagai pelaporan

anggaran keluar masuk untuk mengantisipasi kecurangan penggelapan

dana.

9. Pencarian dana dari pengajuan sales tersebut, langsung otomatis di berikan

secara cash kepada sales, setelah menerima notifikasi melaluai aplikasi

Sales Activity Mangement oleh sales support. lalu di verifikasi kembali

oleh masing masing sales, dan verifikasi tersebut di scan dan di uplod ke

dalam sistem, yang nantinya akan di rekam oleh SAM dan Manajer.

Gambar 4.42Usulan bentuk Transformasi input, output dalam Rancangan dasar aplikasi Sales Activity Mangement

  188  

Gambar 4.43Usulan Diagram Aliran data dalam pengelolaan data Sales&Customer

Untuk Fungsi-Fungsi dalam Rancangan Aplikasi Model SAM

berhubungan dengan Customer. Terdapat menu Profile Customer pada

aplikasi SAM antar muka berbasis web yang menampilkan data-data yang

berkaitanuntuk memudahkan Sales dalam mengelola dataCustomer, salah

satunya adalahyaitu nama pelanggan, alamat, no telefon, kode pos, kategori

Customer, alamat email dan website, dan history penawaran.

  

189  

Gambar 4.44 Usulan berdasarkan Diagram Konteks aplikasi Sales Activity Management

Pada Diagram diatas diikuti oleh konseptual Sales Force Automation

(SFA)ini juga, yang dimana terdapat fasilitas aplikasi berupa Account

Management ini juga untuk melacak transaksi Customer yang telah dikelola

oleh Sales dan nantinya akan di follow up kembali oleh tim Collector

Infomedia untuk penagihan pembayaran. Dan juga frekuensi ini dilakukan

terus menerus untuk memonitor kontinyuitas Customer dalam pebayaran.

Diagram Konteks yang diambil pada konsep SFA memungkinkan

pengelolaan dan akses data Customer berdasarkan otentisitas Sales

Infomedia. Setiap Sales hanya memiliki hak akses ke data Customer yang

  190  

ada dalam kelolaannya. Sistem ini juga akan secara otomatis menolak calon

pelanggan yang datanya sudah tersimpan dalam databse prospek ataupun

database pelanggan untuk diprospek oleh Sales lain. Dengan demikian maka

kemungkinan satu calon pelanggan diprospek oleh Sales dari dua atau lebih

di kantor cabang infomedia lainnya. Dengan fasilitas Lead

Managementmemungkinkan penyimpanan data calon pelanggan secara dini

yaitu pada saat dilakukan prospek. Hal ini untuk mencegah proses penjualan

dilakukan dari awal lagi jika suatu saat di kemudian hari calon pelanggan

tersebut diprospek kembali. Lead management ditunjukkan oleh fungsi

prospek dalam aplikasi SFA / SAM ini.

4.11.3 Ilustrasi tampilan antar muka Sales Activity Managemet

Gambar 4.45Ilustrasi Tampilan Antar Muka SAM

  

191  

Gambar 4.46Ilustrasi Rancanganfitur Menu Aplikasi SAM

Penjelasan Tampilan menu pada gambar 4.45 :

1. Juslook Customer

Pada menu ini berfungsi sebagai informasi recent cutomer yang di

agendakan dalam meeting sebelumnya yang maupun sudah dilakukan oleh

sales.

2. New Customer

Menu New Customer bertujuan sebagai pemasukan data baru atau

penggantian data customer lama, baik yang hotprospek maupun non

prospek.

  192  

Gambar 4.47Ilustrasi rancangan tampilanMenu New Customer

3. MCNR ( Market Customer Non Revenue)

Dalam menu ini, berfungsi sebagai informasi sebuah data customer yang

tidak dapat di prospek / gagal dalam pencapaian target nya, dimana menu

tersebut terintegrasi langsung dari Senior Account Manager sebagai

himbauan / evaluasi kepada sales agar mampu memperbaiki dari proses

penjualan nya.

  

193  

Gambar 4.48Ilustrasi Rancangan Progress penjualan Sales

4. Visit Customer

Menu visit cutomer ini berperan sebagai sistem laporan kunjungan yang

sudah di lakukan oleh sales ke berbagai tempat, yang nantinya akan

langsung di integrasikan kepada Sales Account Manager untuk di

verifiaksi laporannya dan juga sebagai bukti pengajuan dana transport

untuk di berikan kepada sales.

5. Approve Visit Customer

Menu ini akan berisi informasi jumlah laporan kunjungan yang sudah di

approve oleh Sales Account Manager.

6. Prospect and Closed Contract.

Saat after sales dilakukan dan adanya perjanjian kontrak antar sales

dengan customer, maka dokumen / laporan kontrak tersebut wajib di input

kedalam menu ini sebagai bukti performance sales yang achieve target

untuk di monitoring langsung kepada Sales Acount Manager dan Manager

Sales.

  194  

7. Product Distribution

Menu tersebut berfungsi sebagai memo pengajuan pengiriman suatu

barang / dokumen penting yang akan terintegrasi kepada staff Dept

Distribution untuk pengiriman dokumen penting tanpa melalui agen

pengirimian luar.

8. Setoran Pembayaran

Fasilitas setoran pembayaran ini akan menampilkan jumlah data tagihan

yang belum terbayar oleh customer dan terintegrasi langsung kepada

sistem penagihan Dept Collection. Dengan fitur ini dapat membantu sales

untuk mengevaluasi data pembayaran yang masih terpending kepada

customer.

4.11.4 Perkiraan Waktu Implementasi Aplikasi Sales Acitivty

Management

Berikut merupakan rencana waktu implementasi Aplikasi SAM

(Sales Acitivity Management) tahap awal pada PT Infomedia, dengan

pertimbangan perancangan dan pengembangan aplikasi dilakukan oleh pihak

IT development sendiri secara internal.

  

195  

Gambar 4.49Perkiraan waktu Implementasi SAM

Tabel 4.17Langkah langkah penerapan Aplikasi SAM

Langkah Keterangan

1. Penentuan Rancangan / Design

Aplikasi

Tahap awal yang terpenting adalah

menentukan design aplikasi dasar yang

user friendlydalam segi penggunaan dan

fungsinya. Hal ini perlu diperhatikan

karena penyesuaian dari sistem manual ke

sistem otomatis diperlukan waktu yang

cukup lama dan koordinasi ke departmen

sales yang membutuhkan training khusus

kepada setiap salesnya.

2. Development aplikasi purna rupa

(prototype)

Pada tahap ini departemen IT development

diharuskan untuk merancang prototype

awal dari fungsi & fitur SAM kepada

manajer IT sebelum di impelementasikan

secara matang ke departemen Sales.

3. Testing aplikasi Pada tahap selanjutnya, Di tahap ini

departement IT juga melakukan uji coba

yang melibatkan salah satu sales. Hasil dari

uji coba dipakai untuk meningkatkan

kinerja sistem agar pada saat implementasi

masalah yang mungkin terjadi bisa ditekan

serendah mungkin. Di tahap ini juga divisi

TI mengintegrasikan sistem SAM dengan

aplikasi CMS dan beberapa sistem yang

  196  

telah ada di perusahaann.

4. Implementasi Di tahap inilah sistem diperkenalkan

dandikomunikasikan kepada para sales.

Komunikasi intensif dengan sales sangat

dibutuhkan untuk mendapatkan umpan

balik apabila terjadi masalah, sehingga bisa

cepat diatasi. Dokumentasi dalam bentuk

panduan bagi sales akan sangat membantu

sales dalam menggunakan sistem baru ini..

5. Pengukuran Setelah sistem berjalan, dilakukan

pengukuran untuk menguji apakah SAM

telah mencapai sasaran dalam mendukung

kinerja sales yang ditentukan. Ini penting

untuk mendapatkan justifikasi atas

pengembangan SAM dan pengembangan

ke depan nya.

4.11.5 Usulan penerapan aplikasi COBIT

Pada usulan dalam penerapan COBIT berdasarkan hasil analisa IT

Balance Scorecard, Group Field Project ini dibagi menjadi satu bagian dasar

permulaan, yaitu menggunakan metodologi COBIT untuk menganalisa

perencanaan dan pengorganisasian Teknologi dalam hal ini CRM. Hasil

akhirnya akan menjadi suatu kesimpulan yang berguna untuk pengambilan

keputusan manajemen.

1. Tahap Perencanaan dan Pengorganisasian

Pada tahap ini akan digunakan COBIT dengan menganalisa variabel-

variabel berikut:

  

197  

a. Penentuan perencanaan strategis TI, bertujuan untuk memberikan

arahan dan keseimbangan antara TI dengan kegiatan bisnis

perusahaan.

b. Penentuan Arsitektur Informasi, bertujuan untuk memenuhi kebutuhan

dan mengoptimalkan sistem informasi perusahaan.

c. Pemilihan arah perkembangan teknologi, bertujuan untuk mencari dan

mendapatkan kesempatan teknologi yang dapat menjadi celah

baru untuk kegiatan bisinis.

d. Penentuan hubungan dan struktur organisasi TI, bertujuan

untukmenyelaraskan antara TI dengan struktur organisasi perusahaan.

e. Pengelolaan investasi TI, bertujuan untuk memberikan keyakinan

pembiayaan TI dan bermanfaat untuk memajukan perusahaan.

f. Pengkomunikasian tujuan dan sasaran manajemen, bertujuan untuk

memberikan informasi yang tepat yang diinginkan oleh manajemen.

g. Pengelolaan sumber daya manusia, bertujuan untuk memperoleh

ketrampilan dan kemampuan manusia untuk mengelola investasi TI.

h. Kepastian kebutuhan sesuai dengan permintaan eksternal, bertujuan

untuk memenuhi kewajiban stakeholder yang lain seperti pemerintah.

i. Perkiraan resiko, bertujuan untuk membantu manajemen untuk

mengetahui resiko apa yang akan dihadapi dalam mengadaptasi suatu

investasi TI.

j. Pengelolaan atas proyek-proyek, bertujuan untuk optimalisasi waktu

dan sumber daya lain yang terbatas.

  198  

k. Pengelolaan kualitas, bertujuan untuk menjamin kebutuhan TI

dalam perusahaan.

Usulan penilaian pada tahap ini mengunakan analisis maturity

model CoBIT yang dapat memberikan informasi kepada perusahaan mengenai

posisi organisasi TI dalam perusahaan, memberikan arahan yang baik, serta

menjadi alat pembanding posisi TI sekarang dengan apa yang diharapkan.

Proses pengujian pada tahap ini menggunakan skala Likert (0-5) sebagai

berikut:

0 = Tidak ada / Non-Existent, berarti TI belum diaplikasi oleh manajemen.

1 = Penalaran / Initial, berarti manajemen sudah mulai merasakan

pentingnya TI, hanya bersifat sementara dan belum diproses.

2 = Pengulangan / Repeatable, berarti TI mulai digunakan secara berulang

pada pola yang sama.

3 = Penentuan /Defined, berarti TI sudah dapat didefinisikan dengan

terdokumentasi secara rapih.

4 = Pengelolaan / Managed, berarti TI sudah dapat terukur dan terkontrol.

5 = Optimalisasi / Optimized, berarti TI perusahaan menjadi best

practice dan proses sudah terotomatisasi dengan baik.

Setelah mengetahui metode yang digunakan, maka dilakukan tahapan-

tahapan untuk mencari Maturity Level perusahaan, yaitu dilakukan

wawancara terhadap posisi kunci di perusahaan, antara lainManager IT

  

199  

Development , Infomedia untuk mengetahui strategi perusahaan untuk masa

mendatang yang sudah ditetapkan.Selain wawancara, juga dilakukan site

survey dengan melihat kegiatan operasional dan melihat data-data yang

sudah berjalan, hal ini dimaksudkan untuk melihat kegiatan operasional

perusahaan yang hasilnya nanti berguna untuk memahami permasalahan yang

ada dan juga melihat dengan jelas kendala-kendala yang dihadapi.Dari hasil

wawancara terhadap Manager IT Development dan survey langsung

berdasarkan hasil analisa IT Balance Scorecard pada sebelumnya, dimulai

pencarian maturity level dengan mengkombinasikan metodologi CoBIT, yaitu

dengan menggabungkan hasil wawancara dan survey kedalam IT process

CoBIT. Dari form IT process CoBIT dibuat compliancevalue yang nilainya

untuk masing- masing, yaitu “Not at All” adalah 0, “Part of it” adalah 0,5 dan

“Completely” adalah 1. Setelah itu dibuatlah rata-rata compliance value dari

setiap value (A), misalnya untuk non existent ada 3 pertanyaan, dirata-

rata dari ketiganya tersebut, kemudian average compliance value dijumlahkan

keseluruhannya(B) yang berguna untuk mendapatkan nilai normal compliance

value (C) yaitu dengan membagi setiap nilai rata-rata (A) tersebut dengan

jumlah keseluruhannya (B). Maturity value(D) didapat dari normal

compliance value (C) dikalikan dengan masing- masing nilai dari kriteria

nya, misalnya kalau defined process nilainya adalah 3, kalau managed and

measurable nilainya adalah 4. Kemudian nilai maturity levelnyaadalah

penjumlahan semua maturity value (D).

  200  

2.44 2.46 2.48 2.5 2.52 2.54 2.56 2.58 2.6 2.62

Pengukuran

Rata Rata Maturity Level

Posisi Startegis TI Perusahaan saat ini Standar International 

Tabel 4.18 Data Perencanaan dan Pengorganisasian

NO PerencanaandanPengorganisasian MaturityLevel1 PenentuanPerencanaanStrategisTI 2,502 PenentuanArsitekturInformasi 2,713 PemilihanArahPerkembanganTeknologi 3,384 PenentuanHubungandanStrukturOrganisasiTI 3,215 PengelolaanInvestasiTI 2,546 PengkomunikasianTujuandanSasaranManajemen 1,987 PengelolaanSumberDayaManusia 2,658 KepastianKebutuhanSesuaidenganPermintaanEksternal 1,929 PerkiraanResiko 2,1710 PengelolaanProyek-Proyek 2,7411 PengelolaanKualitas 2,72

Rata-rata 2,59

Gambar 4.50 Pengukuran Maturity Level

Dari hasil pengolahan data di atas, rata-rata maturity model dari

perusahaan adalah 2,598. Angka ini menunjukan bahwa kondisi

perencanaan dan pengorganisasian dari perusahaan ini lebih baik sedikit

  

201  

dari pada standar internasional yaitu 2,5 jika menerapkan aplikasi

kerangaka framework COBIT. sumber (Guldentops et al, (2000,p100))

Berikut ini merupakan gambaran kondisi perusahaan saat ini

dengan target perusahaan dalam dua tahun mendatang. Target yang

dipilih dalam jangka waktu dua tahun mendatang karena kompetisi global

yang menuntut perusahaan untuk selalu terdepan.

Tabel 4.19 Tabel Maturity Level Kondisi Saat Ini dan Targetnya

NO

PerencanaandanPengorganisasian MaturityLevel

Saatini Target1 PenentuanPerencanaanStrategisTI 2,500 3,5002 PenentuanArsitekturInformasi 2,717 3,5003 PemilihanArahPerkembanganTeknologi 3,389 3,5004 PenentuanHubungandanStrukturOrganisasiTI 3,215 3,5005 PengelolaanInvestasiTI 2,540 3,5006 PengkomunikasianTujuandanSasaranManajemen 1,988 3,0007 PengelolaanSumberDayaManusia 2,656 3,5008 KepastianKebutuhanSesuaidenganPermintaanEksternal 1,927 3,0009 PerkiraanResiko 2,172 3,00010 PengelolaanProyek-Proyek 2,743 3,50011 PengelolaanKualitas 2,725 3,500

Rata-rata 2,598 3,364

4.11.6 Porotfolio Masa Depan

Portofolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi

yang akan digunakaan dimasa yang akan datang,untuk menghasilkan

informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan bisnis

perusahaan.Selain itu, portofolio juga digunakan sebagai dasar untuk

mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadapperangkat teknologi

informasi dimasa mendatang.

  202  

Tabel 4.20 Tabel Future Portofolio Strategic Grid McFarlan

Strategic

1.

HighPotential

1. Customer Service System*

1. CBN Cloud* 2. AVAYA* 3. CISCO*

Key Operational

1. OfficeSystem 2. ChannelManagementSystem 3. SupportManagementSystem 4. Sales Activity Management**

Support

Keterangan :

* : Current Portofolio

** : Future Portofolio

Berikut akan dijelaskan satu – persatu aplikasi yang potensial dan

direkomendasi dalam menunjang strategi serta proses bisnis perusahaan

pada masa yang akan datang. Dari portofolio berjalan bisa dilihat bahwa

PT Infomedia Nusantara belum memiliki aplikasi yang bersifat strategic

ataupun high potential. Selama ini fungsi SI / TI memang hanya terbatas

pada kegiatan operasional sehari- hari saja. Ini juga dipengaruhi oleh sikap

manajemen terhadap SI / TI, yang belum melihat peluang pemanfaatan SI

/ TI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh

perusahaan lain. Untuk lebih mendayagunakan SI / TI dalam perusahaan,

PT Infomedia Nusantara sebaiknya mempunyai aplikasi yang bersifat

strategic. Walaupun resikonya dianggap terlalu besar, dapat dimasukkan

ke dalam kuadran high potential terlebih dahulu, setelah diketahui jika

  

203  

manfaatnya jelas maka dapat dipindahkan ke dalam kuadran strategic dan

diimplementasikan. Berdasarkan matriks aplikasi portofolio McFarlan,

untuk aplikasi yang bersifat strategic dan high potential akan menjadi

kebutuhan jangka panjang. Sedangkan untuk aplikasi yang bersifat key

operational dan support akan menjadi kebutuhan jangka pendek. Tabel

berikut menunjukkan klasifikasi aplikasi yang dibutuhkan berikut

perannya (apakah strategic, high potential, key operational, atau support)

Tabel 4.21Klasifikasi Aplikasi yang Dibutuhkan

Tabel 4.21(Lanjutan)Klasifikasi Aplikasi yang Dibutuhkan

Aplikasi yang dibutuhkan Klasifikasi Jangka Pendek/Panjang

Aplikasi Tata Kelola COBIT

Strategic JangkaPanjang

Aplikasi Sales Activity Management

Support JangkaPanjang

Aplikasi Metode Implementasi Fungsi Departemen

Aplikasi Tata Kelola COBIT

Training / Pelatihan memastikan bahwa investasi IT menghasilkan nilai bisnis, dan

mengurangi resiko yang berkaitan dengan IT

IT Development, Corporate

Planning, HR & GA

Aplikasi sales Activity Mangement

Web Based Sistem informasi yang tergintegrasi yang digunakan untuk merencanakan,

menjadwalkan dan mengendalikan aktifitas – aktifitas KPI pekerjaan penjualan secara internal untuk

departemen Sales.

Sales & marketing, IT Develompemt

  204  

Uraian Rinci Rekomendasi baru pada Portofolio Aplikasi Masa Depan :

1. Strategic

Aplikasi strategic menjadi rekomendasi utama karena menunjang

strategi bisnis perusahaan. Sesuai dengan sasaran visis misi

perusahaan, Aplikasi penerapan COBIT dapat mendukung serangkaian

perangkat yang memungkinkan manajer untuk menjembatani

kesenjangan antara

persyaratan kontrol, hal-hal teknis dan resiko bisnis. COBIT

memungkinkan kebijakan pembangunan yang jelas dan baik untuk

seluruh organisasi kontrol TI. COBIT menekankan peraturan,

membantu organisasi untuk meningkatkan nilai dicapai dari TI, dan

memungkinkan pengaturan dan penyederhanaan pelaksanaan pada

kerangka COBIT.

2. Support

Pengelolaan hasil penjualan Sales melalui penentuan sasaran sesuai

dengan key performance indicators Sales secara individual. Adapun

Sales Activity Management merupakan pelaksanaan aktivitas penjualan

yang sistematis dan terdokumentasi dari setiap Sales. Dengan

menggunakan aplikasi SAM, Infomdia dapat dengan mudah melihat

profil Customer, rekam jejak hubungan kerja sama Infomedia dengan

Customer, dan aktivitas penjualan. Di samping itu, SAM juga menjadi

bahan bagi evaluasi dan perencanaan kerja berikutnya

  

205  

4.11.7 Prioritas Implementasi Sistem Informasi

Pertimbangan prioritas implementasi sistem informasi pada PT

Infomedia Nusantara ditentukan berdasarkan kuesioner yang diberikan kepada

manajer IT Development, kriteria penentuan implementasi ini didasarkan pada

tujuan strategis yang terdapat di kombinasikan pada anlisa IT balanced

scorecardpada sebelumnya.

Tabel 4.22Penentuan Prioritas Implementasi Sistem Informasi

Tujuan Strategis Aplikasi SAM

Penerapan Aplikasi COBIT

Meningkatkanpenjualan. 4 4

Meningkatkanprofitabilitas. 4 4

Meningkatkanloyalitas. 4 3

Meningkatkankomunikasidankoordinasi antarpihakyangterkait.

4 3

Meningkatkanproduktifitasdankreatifitas. 4 3

Meningkatkanefisiensidalamproses bisnis. 3 4

Meningkatkankualitasproses bisnis. 4 4

Meningkatkankemampuandanpengetahuan karyawan.

4 4

Meningkatkanproduktifitasdankreatifitas karyawan.

4 3

Keterangan :

4 = Sangat Berpengaruh

3 = Berpengaruh

2 = Cukup Berpengaruh

1 = Kurang Berpengaruh

  206  

Ga

Berdas

sistem

dan im

Infome

pengem

System

arus in

dilakuk

4.12 Str

Str

memanfaat

meningkat

0

10

20

30

40

50

ambar 4.51P

sarkan pengo

informasi

mplementasi

ediaakan di

mbangan R

m (CMS). H

nformasi pe

kan selama k

rategi Bis

ategi bisnis

tkan SI/TI

tkan efisien

Aplika

Penentuan Pr

olahan kuesi

saat ini ad

i dari m

lakukan sec

Rancangan

Hal ini dila

erusahaan s

kurang lebih

snis SI

SI mencaku

sehingga

si dan efek

asi COBIT Ap

rioritas Impl

ioner tersebu

dalah Aplika

asing-masin

cara bertah

sistem SA

akukan deng

secara inter

h 13 bulan.

up bagaiman

dapat men

ktivitas PT.

plikasi SAM

lementasi Sis

ut, maka pr

asi Sales Ac

ng sistem i

hap. Tahap

AM pada C

gan tujuan u

rnal. Pengem

na setiap un

ncapai sasa

Infomedia

stem Inform

ioritas imple

citivity Mana

informasi p

pertama

Channel Ma

untuk memp

mbangan in

it/fungsi bis

aran bisnisn

a, berdasark

masi.

ementasi

agement,

pada PT

adalah

angemetn

ermudah

ni dapat

snis akan

nya dan

kan hasil

  

207  

analisa lingkungan internal dan eksternal bisnis yang telah diuraikan

sebelumnya, maka susunan rekomendasi strategi bisnis SI yang

dibutuhkan Infomedia untuk mendukung visi dan misi tersebut maka penulis

memberikan beberapa inisiatif yang telah dianalisa berdasarkan IT Balance

Scorecard, yaitu :

1. Program Pembentukan Badan Investasi TI

Manajemen perusahaan harus membuat sistem untuk mengatur

dan membuat prioritas investasi TI. Badan investasi TI haruslah sebuah

group yang membuat kriteria evaluasi untuk membuat keputusan

investasi lebih obyektif dan untuk mengukur hasil-hasilnya.

2. Program Manajemen Proyek

Manajemen Proyek berisi metode-metode yang secara langsung dapat

diimplementasikan dalam membuat suatu proyek TI. Dengan

manajemen proyek yang baik maka jumlah waktu dan biaya yang

dibutuhkan dalam membuat suatu proyek dapat direncanakan dengan

baik.

3. Program Insentif Bagi Inovasi

Program ini dibuat untuk memacu karyawan pada umumnya dan staf TI

pada khususnya dalam membuat inovasi untuk meningkatkan

efisiensidan efektifitas proses yang ada. Setiap penemuan inovasi yang

dianggap mampu membuat perubahan terhadap kinerja layanan

teknologi Informasi dan dapat diimplementasikan dalam perusahaan

akan diberikan suatu insentif khusus, berupa bonus tahunan.

  208  

4.13 Strategi TI

Berdasarkan analisa yang telah diuraikan diatas pada perancangan

blue print Sales Activity Management, berikut strategi IT yang perlu

dilakukan oleh PT. Infomedia untuk mendukung strategi bisnis :

Rancangan Aplikasi Sales Activitiy Management (SAM) yang

diusulkan untuk dirancang pada IT development Infomediaini berbentuk

program aplikasi berbasis web, dibangun dengan PHP dan MySQL, yang

dapat digunakan untuk penambahan data, menyimpan profil prospek dan

pelanggan, kalender untuk skedul kontak pelanggan setiap Sales, territory

management, membuat prakiraan penjualan di masa yang akan datang, dan

untuk sistem pelaporan dalam lingkup kegiatan penjualan di tingkat kantor

cabang maupun tingkat wilayah. Perancangan ini dilakukan tidak untuk

merubah sistem yang telah ada(Channel Managemen System), namun untuk

memperbaiki sistem tersebut sehingga memudahkan dan memberikan

manfaat kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelanggan dalam

menetapkan kebijakan penjualan. Rancangan aplikasi dengan metode Sales

Force Automation (SFA)akan dibangun secara terintegrasi (paket aplikasi

yang dapat digunakan oleh Sales akan langsung terintegrasi kepada,

Manager Sales, Sales support, Keuangan, Collector dan Senior Account

Manager.

  

209  

1. Hardware

Hardware

yangdimilikiolehPT.Infomediapadasaatini,hampirseluruhnya

telahmenggunakan teknologiyangterbarudanmampumemenuhikebutuhan

PT.InfomediadalammelakukanpengembanganIS/IT 2 – 3 tahun

mendatang.Namunberdasarkan tinjauanpadalingkungan internalIT

Infomedia, spesifikasi Hardware yang saat ini memungkinkan di

rekomendasikan adalah sebagai berikut :

Tabel 4.23 Rekomendasi hardware

Jenis Spesifikasi Jumlah Rekomendasi

Work Stations

Processorcore2Duo Memory4 GbDDR3 Hardisk500GB

500

Backoffice Servicecenter

Thin Client

ThienClientGX-100

100

Frontoffice servicecenter

Server

IBMBladeCenterHS23 HP DL380GS

6

Cadangan

2. Software

Berdasarkan assesment pada lingkungan internal IT PT. Infomedia

mengenai software yang digunakan oleh PT. Infomedia, ada beberapa

software PT. Infomedia yang perlu untuk diupgrade atau diperbaharui

karena semakin berkembangnya kebutuhan bisnis PT. Infomedia, dibawah

ini adalah rekomendasi software untuk PT. Infomedia.

  210  

Tabel 4.24 Rekomendasi software

Jenis Spesifikasi Rekomendasi

Aplikasi

Sales Activity Mangement

Terintegrasiantaradatabase Disetiap DepartmentSales & marketing melaluicloudcomputing (Jika perlu).

AVAYA dan Cisco Upgrade

Software

Windowsserver2008 Upgrade MicrosoftSQLServer2008 Upgrade

MicrosoftProject2007 Upgrade

Tabel diatas merupakan rekomendasi hardware untuk service center

sehingga dapat mendukung visi, misi serta target perusahaan serta

meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional dan bisnis

perusahaan.

4.14 Strategi Manajemen SI/TI

Adalah strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil

oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi

yang akan diimplementasi oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan

investasi perusahaan dan kebijakan yang akan berkaitan dengan sumber daya

manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.Rekomendasi

strategi manajemen SI / TI adalah sentralisasi. Semua kebijakan yang

  

211  

berhubungan dengan SI / TI diputuskan oleh departemen TI dengan

persetujuan manajemen.

1. Rekomendasi Kualifikasi Personal SI/TI dalam pengembangan SAM

Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan

khususnya pada pengembangan implementasi aplikasi SAM tergantung dari

kualitas personil divisi IT yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena perlu

adanya kualifikasi yang terarah pada staff yang ada di Departemen IT. Berikut ini

direkomendasikan untuk kualifikasi staf yang harus bisa mewakili dalam

pengembangan aplikasi SAM, yaitu :

a. Database Administrator dan Programmer

Bertanggung jawab terhadap pengelolaan database, konfigurasi hardware dan

software, administrasi Security Programming data. Seorang Database

Administrator dan Programmer bertanggung jawab atas aspek-aspek dalam

lingkungan database dan bahasa Pemorgarman yakni recorability, integrity,

security, availability, performance, development, dan testing support.

Database Administrator Requirement :

1. Pria atau wanita maksimal 30 tahun

2. Lulusan SI ilmu Teknikkomputer / Sistem Informasi dengan IPK

minimal 2,8

3. Menguasai bahasa pemorgaraman SQL, bahasa Ruby, Java, PHP

4. Menguasai operasional database secara umum

5. Berpengalaman bekerja dengan MYSQL

  212  

4.15GAP Analysis

Berikut merupakan gap analysis yang mungkin timbul dari penerapan

sistem informasi SAM dan Aplikasi COBIT pada PT Infomedia Nuasntara.

Tabel 4.25 Gap Analysis Keadaan Saat Ini Dengan Keadaan yang Diinginkan

Kebutuhan Aplikasi

Kebutuhan Bisnis

KeadaanSaat Ini Keadaanyang Diinginkan

Penerapan Aplikasi SAM dan Aplikasi COBIT

Kemudahanperusahaan dalam memonitori aktivitas sales kepada Customer.

Terdapat beberapakondisi-Kondisiinfrastruktur,sistem di departement infomedia yang masih terintegrasi secara manual

Tersedianyasistem,infrastruktur,yangmemilikitingkat fleksibitasdanber value addedyangtinggiuntuk mendukungkebutuhan support bagi para sales.

Pengembangan perencanaan srategiSI/TI yang sejalan dengan bisnis perusahaan namun tidak berisfat support saja.

Pasca spliting dengan Mdmedia, terdapat belum adanya panduan dalam perencanaan strategis SI/TI yang sesuai dengan bisnis perusahaan.

Memastikan bahwa investasi IT menghasilkan nilai bisnis, dan mengurangi resiko yang berkaitan dengan IT.

 

 

 

 

 

 

  

213  

Tabel 4.26Gap Analysispada Aplikasi Sales Management Activity 

No Category Requirements Rank Level

1 Strategis Sistem dapat memiliki response time yang cepat

Med F

2 Strategis Sistem di cabang Daerah infomedia dapat terintegrasi dalam hal pemantauan jumlah kunjungan.

High P

3 Strategis Sistem dapat menyediakan informasi data customer yang terupdate dengan departemen Data mart & monetizing.

Med G

4 Operasional Sistem menyediakan fungsi fungsi yang hanya digunakan sesuai kebutuhan user sehingga tidak memakan memori yang banyak.

Low G

5 Operasional Sistem dapat membuat invoice customer secara otomatis berdasarkan Nodin (Nota Dinas)

High P

6 Operasional Sistem dapat mendukung proses transaksi yang berhubungan dengan sales order, distribusi, collection dan lain lain

High F

 

Keterangan :

1. Kolom (Category):

Berisi mengenai pengelompokkan dari requirement atau kebutuhan user.

Kolom ini hanya berisi salah satu dari dua kategori ini, yaitu:

a. Operasional

Kategori requirement yang bersifat sebagai peningkatan produktivitas

user dari aktifitas bersifat support setiap harinya dalam menjalankan

kegiatan operasionalnya.

  214  

b. Strategis

Kategori requirement yang bersifat sebagai alat pendukung pengambilan

keputusan bagi pihak manajemen dan pihak Cabang PT.Infomedia.

2. Kolom (Requirement) :

Menjelaskan kebutuhan dari perusahaan terhadap sistem yang seharusnya

berjalan di aplikasi SAM.

3. Kolom (Rank):

Mendeskripsikan tingkat area yang penting pada suatu kebutuhan pengguna di

departemen sales PT. Infomedia yang harus dipenuhi. Kolom ini hanya berisi

salah satu dari ketiga inisial dari tingkatan berikut ini:

a. H (High)

Kebutuhan yang penting, kritis dan diperlukan dalam kegiatan

operasional PT.Infomdedia, dimana tanpa adanya pemenuhan

kebutuhan tersebut proses bisnis tidak dapat berfungsi dan berjalan hingga

selesai.

b. M (Medium)

Kebutuhan yang tidak harus dipenuhi, namun apabila dipenuhi akan

memberikan nilai tambah yang signifikan terhadap proses bisnis yang sedang

berjalan di Infomedia.

c. L (Low)

Kebutuhan yang baik apabila dipenuhi oleh Infomedia, dan hanya

memberikan sedikit nilai tambah terhadap proses bisnis yang sedang berjalan.

  

215  

4. Kolom (Degree of Fit)

Menjelaskan tingkat kesesuaian antara kebutuhan dan proses bisnis yang

berjalan melalui sistem yang digunakan oleh Infomedia. Kolom ini hanya

berisi salah satu dari ketiga inisial berikut ini:

a. Fit (Fit)

Kebutuhan pengguna di PT.Infomedia seluruhnya dapat dipenuhi

oleh aplikasi.

b. G (Gap)

Aplikasi yang digunakan sama sekali tidak dapat memenuhi kebutuhan

pelanggan Infomedia secara kesuluruhan dengan baik.

c. P (Partial Fit)

Aplikasi memiliki fungsi yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna

dengan baik, akan tetapi dapat diberikan alternatif seperti customizations,

agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna PT Infomedia secara

maksimal.

 

 

 

   

 

 

   

Gambar 4.52 Grafik Hasil Analisis Gap Secara Keseluruhan