45672374 job description

JOB DESCRIPTION KEPANITIAANKepanitian :

1) Pelindung

2) Penanggungjawab

3) Panitia Pengarah

4) Panitia Pelaksana:

a. Ketua

b. Wakil

c. Sekretaris

d. Wakil Sekretaris

e. Bendahara

f. Wakil Bendahara

5) Seksi-seksi:

a. Seksi Sekretariat

b. Seksi Acara

c. Seksi Publikasi – Dokumentasi

d. Seksi Akomodasi – Transportasi – Perlengkapan

e. Seksi Konsumsi

f. Seksi Kesehatan

g. Seksi Usaha Dana

h. Seksi Keamanan

TUGAS Panitia PelaksanaA. Ketua Panitia

Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab, Penasehat, dan Panitia Pengarah.

Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia.

Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah.

Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan.

Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana, untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana, serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah.

A. Wakil Ketua Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas

tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia.

Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia.

Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi.

B. Sekretaris Membawahi dan mengkoordinir secara langsung

Seksi Sekretariat. Bertanggungjawab penuh terhadap segala

kegiatan Panitia yang bersifat administratif. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi

atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya.

Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan.

Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua.

A. Wakil Sekretaris Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugas-

tugas sekretariat. Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris

secara langsung terhadap Seksi Sekretariat.

B. Bendahara Membawahi Seksi Usaha Dana. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan dan

pengeluaran keuangan Kepanitiaan. Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi

anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsur-unsur pimpinan dalam Kepanitiaan.

Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi.

Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia.

C. Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara

sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara).

A. Seksi SekretariatMembantu Sekretaris Panitia dalam hal: Mempersiapkan kelengkapan administratif:

surat-menyurat, undangan, perijinan/rekomendasi, absensi, materi publikasi, jadwal acara, buku panduan, pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.

Mempersiapkan kelengkapan acara: Kartu Tanda Pengenal peserta, peninjau, dan panitia, sertifikat, format notulensi, kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note, pulpen, buku

panduan, dll), penggandaan materi rapat/persidangan, ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke

lokasi acara.

TUGAS Seksi - seksi

Pembagian personil: Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang

bisa di rolling), Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan

bermotor (untuk alasan spesifik, tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya),

Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor,

Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor,

Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara), bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung),

Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil.

Catatan: Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan

semua anggota tim, atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihak-pihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi. Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat.

Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi

B. Seksi Acara Persiapan Acara:

Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua, Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini, dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan ,

Bahan rapat, Persiapan material rapat, Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan

jika diperlukan, Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan

menyeluruh, Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhan-

kebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor. Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi

beserta anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.

C. Seksi Publikasi - Dokumentasi Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi, alur teknis

pelaksanaan. Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi

beserta anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.

D. Seksi Akomodasi – Transportasi – Perlengkapan Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan &

fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan, terutama yang berasal dari luar Palangka Raya; untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan.

Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta, terutama yang berasal dari luar Palangka Raya, disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan, lokasi kegiatan, jumlah peserta.

Mempersiapkan segala kelengkapan acara yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung: Sound system (perangkat tata suara), Tenda, Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan, LCD projector dan screen, OHP. Laptop untuk paparan, laptop untuk notulensi.

Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.

E. Seksi Konsumsi Mempersiapkan konsumsi untuk:

Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung,

Peserta selama kegiatan berlangsung; sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat.

Berkoordinasi dengan Seksi terkait, terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan,


F. Seksi Kesehatan Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis

yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan.


G. Seksi Usaha Dana Melakukan usaha-usaha penggalangan dana

yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat.


H. Seksi Keamanan Mempersiapkan personil dan konsep

pelaksanaan tugas keamanan kegiatan, bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung.

Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan

45672374 job description

Documents