2. sop pelayanan tamu

Page | 1 Humas – Prosedur Pelayanan Tamu

BIRO

KEUANGAN,

KEPEGAWAIAN

& HUMAS

SOP/UJM-B/HU/002 Dibuat oleh

Paraf

: Kabag Humas

:

PROSEDUR PELAYANAN TAMU Direvisi oleh

Paraf

: Kabiro Humas

:

Tgl. Pembuatan : 31 – 5 – 2013 Disetujui oleh

Paraf

: Rektor

:

Tgl. Revisi : 5 hal

I. TUJUAN

Pelayanan tamu Pimpinan Universitas Serang Raya merupakan salah satu tugas dalam humas yang bertugas menyiapkan keperluan Pimpinan dalam hal menerima tamu.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur kegiatan Pelayanan tamu untuk digunakan dilingkungan Universitas Serang Raya dan lembaga terkait

III. ACUAN/REFERENSI

1. Statuta Universitas Serang Raya 2. Pedoman Mutu

Humas merupakan bagian yang menangani pelayanan tamu dilingkungan Universitas Serang Raya.

IV. DEFINISI – DEFINISI

- Tamu adalah Orang atau lembaga yang datang ke lingkungan Universitas Serang Raya

- Pelayanan Tamu adalah kegiatan untuk melayani keperluan tamu dan pimpinan Universitas Serang Raya untuk melakukan komunikasi antara tamu dan pimpinan.

V. SARANA PRASARANA

- Kartu tamu


- Tempat menyimpan kartu identitas tamu - Buku Tamu - Konsumsi (makanan kecil dan minum) - ATK - Kursi meja Tamu

VI. PROSEDUR

1. Resepsionis Meminta tamu kartu indentitas dan atau surat tugas dari setiap tamu yang datang, kemudian memberikan kartu tamu. (satpam menyimpan kartu tamu sesuai dengan nomor kartu tamu)

2. Resepsionis Mencatat hari, tanggal, jam kedatangan, identitas, maksud dan tujuan kedatangan tamu di buku tamu

3. Resepsionis Mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan kesediaan dan waktu kepada pimpinan melalui staf pimpinan perihal kedatangan tamu.

4. Apabila pimpinan tidak berkenan menerima tamu, maka resepsionis menyampaikan hal tersebut kepada tamu

5. Resepsionis Mengarahkan tamu ke ruang tunggu atau ruang pimpinan 6. Resepsionis Menghubungi Bagian Umum untuk Menyiapkan jamuan tamu

pimpinan 7. Setelah selesai, mencatat jam pulang tamu dan kejadian – kejadian saat menerima

tamu. 8. Satpam meminta kembali kartu tamu dan mengembalikan kartu indentitas dan atau

surat tugas tamu.


VII. RINCIAN/FLOW PROSEDUR

TAMU SATPAM HUMAS PIMPINAN

1Meminta kartu indentitas / surat tugas

kartu identitas / surat tugas

memberikan kartu tamu

kartu tamu

2

Mencatat hari, tanggal, jam kedatangan, identitas, maksud dan tujuan kedatangan tamu

buku tamu

4mengkomunikasikan dan konfirmasi kedatangan tamu

kesediaan menerima tamu

6mengarahkan dan menyiapkan kebutuhan tamu

-

8

mencatat jam pulang dan kejadian - kejadian saat menerima tamu

buku tamu

9meminta kartu tamu dan mengembalikan kartu identitas tamu

kartu tamu

URUTAN KEGIATAN / OUTPUT

PIHAK TERKAIT AKTIFITASNO

PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB


VIII. LAMPIRAN

1. Buku Tamu

NO :

HARI, TANGGAL :

JAM DATANG :

JAM PULANG :

NAMA LENGKAP :

ASAL INSTANSI/INSTITUSI :

TUJUAN :

CATATAN KEJADIAN :

TANDA TANGAN TAMU

:

BUKU TAMU


2. Kartu Tamu

UNIVERSITAS SERANG RAYA

KARTU TAMU

VISITOR 01

3. Form Kesediaan Pimpinan

NO :

HARI, TANGGAL :

NAMA TAMU :

ASAL INSTANSI/INSTITUSI

:

TUJUAN :

NAMA PIMPINAN :

KESEDIAAN PIMPINAN : BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA*

TANDA TANGAN PIMPINAN

:

* : Pilih salah satu

KESEDIAAN PIMPINAN

2. sop pelayanan tamu

Documents