standar operasional prosedur (sop) pelayanan … bagian keuangan unusia.pdf · standar operasional...

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Knowledge, Faith, and Wisdom

UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA Jl. Taman Amir Hamzah No. 5 Kelurahan Pegangsaan, Kecamatan Menteng, Jakarta Pusat. 10320 Telp. 021 - 3906501 Website : https://www.unusia.ac.id/ Email : [email protected]

https://www.unusia.ac.id/

https://www.unuindonesia.ac.id/

2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Kode Dokumen :

Revisi : 0

Tanggal : September 2017

Diajukan Oleh : Kepala BAK

Ahmad Dzakirin, S.Pd.I

Dikaji Ulang Oleh : Dir. II Bid. Administrasi & Keuangan

Arif Rahman, M.Pd

Dikendalikan Oleh : Warek II Bid. Administrasi & Keuangan

H.M. Sulton Fatoni, M.Si

Disetujui Oleh : Rektor

Prof. Dr. Ir. M. Maksum Mahfoedz, M.Sc

3

DAFTAR ISI

Lembar Pengendalian .............................................................................................................. 2 Daftar Isi ......................................................................................................................................... 3 SOP Pembayaran tagihan rutin ........................................................................................... 4 SOP Pembayaran tagihan non rutin ................................................................................. 7 SOP Pembayaran Beasiswa ................................................................................................... 8 SOP Pengajuan cek .................................................................................................................... 10

SOP Penyusunan Anggaran Universitas ........................................................................ 12 SOP Pencairan Anggaran, Biro, UPT, Fakultas ........................................................... 13

SOP Pelaporan Keuangan ...................................................................................................... 15 SOP Pelaporan realisasi Penggunaan Anggaran ........................................................ 17

SOP Penentuan dan Pembayaran Perjalanan Dinas .................................................. 19 SOP Usulan & penetapan Honor kelebihan mengajar dan dosen TT ............... 21 SOP Pembayaran Gaji dan Honorarium ......................................................................... 23

SOP Penerimaan Keuangan .................................................................................................. 25 SOP Pengelolaan SIM Keuangan, Input Data dan Cetakan................................... 26

4

SOP PEMBAYARAN TAGIHAN RUTIN

UNIVERSITAS UNIVERSITAS NAHDLATU ULAMA INDONESIA

Kode/No : 1.1/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pembayaran listrik, telepon, internet, air dan segala tagihan rutin Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari

segala bentuk pembayaran listrik, telepon, internet, air dan segala tagihan rutin

Universitas. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

1. Listrik adalah : Sumber energi untuk penerangan kampus dan lingkungan. 2. Telepon adalah Merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). 3. Internet adalah Jaringan informasi komputer mancanegara yang berkembang

sangat pesat. 4. Air adalah Zat atau materi atau unsur yang penting bagi semua bentuk kehidupan

Referensi

Realisasi pengeluaran tahun berjalan dari rencana anggaran pendapatan dan belanja universitas

http://id.wikipedia.org/wiki/Energi

http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

http://id.wikipedia.org/wiki/Suara

5

Uraian Prosedur :

Rektor

Perusahaan Dokume

Waktu

Kegiatan BAK /penyedian

n

Jasa

Surat 1 hari Mengirimkan tagihan tagihan

Menyiapkan surat perintah Surat 1 hari

pembayaran Perintah

Pembayar

an (SPP)

Menyiapkan cek untuk Cek 1 hari

dimintakan ke rektor

Membayarkan cek Cek 1 hari

Melakukan entry data simkeu 1 hari pengeluaran ke sistem

keuangan

6

SOP PEMBAYARAN TAGIHAN NON RUTIN UNIVERSITAS

UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman pembayaran tagihan non rutin Universitas

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari segala bentuk pembayaran Universitas yang bersifat non rutin dan dilakukan berdasarkan perintah pembayaran dari pimpinan universitas.

2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Non Rutin adalah Merupakan kegiatan yang memerlukan pembiayaan yang telah di setujui dan diperintahkan pembayaran oleh pimpinan universitas

Referensi

Realisasi pengeluaran tahun berjalan dari rencana anggaran pendapatan dan belanja universitas

Uraian Prosedur :

Rektor

Perusahaan Dokume

Waktu Kegiatan BAK /penyedian

n

Jasa

Surat 1 hari Mengirimkan tagihan tagihan

Menyiapkan surat perintah Surat 1 hari

pembayaran Perintah

pembayar

an (SPP)

Menyiapkan cek untuk

Cek 1 hari

dimintakan ke rektor

Membayarkan cek Cek 1 hari

Melakukan entry data simkeu 1 hari

pengeluaran ke sistem

keuangan

7

SOP PEMBAYARAN BEASISWA UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA

Kode/No :1.3/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pembayaran Beasiswa mahasiswa Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari segala bentuk pembayaran beasiswa kepada dosen lanjut dan mahasiswa berprestasi Universitas berdasarkan SK Rektor pimpinan universitas.


Definisi

BEASISWA adalah adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan yang bertujuan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. Beasiswa dapat diberikan oleh lembaga pemerintah, perusahaan ataupun yayasan. Pemberian beasiswa dapat dikategorikan pada pemberian cuma-cuma ataupun pemberian dengan ikatan kerja (biasa disebut ikatan dinas) setelah selesainya pendidikan. Lama ikatan dinas ini berbeda-beda, tergantung pada lembaga yang memberikan beasiswa tersebut.

Referensi

8

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

BAAK BAK mahasis

Dokumen Waktu

wa

Surat

Pengajuan beasiswa usulan

Form

Menerima pengajuan beasiswa pengajua dan mengusulkan ke rektor

n

SK 1 hari

Rektor menetapkan penerima

beasiswa mahasiswa

Melakukan pemilihan data 1 hari

dan entry tagihan mahasiswa

Entry data ke SIMKEU Simkeu 1 hari

Menerima pembayaran beasiswa Bukti 1 hari

pembayara n

Melakukan entry data Simkeu 1 hari

ke sistem

keuangan

9

SOP PENGAJUAN CEK UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman pengeluaran kas dalam rekening giro Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari segala bentuk pengeluaran berdasarkan izin rektor dan wakil rektor II.

2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan

Definisi

1. REKENING GIRO adalah Nomer identitas keuangan untuk pencatatan transaksi keuangan antara pelanggan dan bank mereka dan posisi keuangan yang dihasilkan dari pelanggan.

2. CEK adalah perintah tertulis nasabah kepada bank untuk menarik dananya sejumlah tertentu atas namanya atau atas penunjukan.

Referensi

Realisasi pengeluaran tahun berjalan dari rencana anggaran pendapatan dan belanja universitas.

10

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

BAK Dokumen Waktu

Surat

Wakil Rektor II memberikan disposisi disposisi pengeluaran dana

Surat BAK melakukan verifikasi disposisi data pengajuan sesuai dengan disposisi

Menyiapkan cek

Cek 1 hari

Mengesahkan cek

cek 1 hari

Mecairkan cek

Cek 1 hari

Melakukan entry data Simkeu 1 hari pengeluaran ke sistem

keuangan

11

SOP PENYUSUNAN ANGGARAN

UNIVERSITAS UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman penyusunan anggaran Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dalam bentuk rencana pendapatan dan pengeluaran Universitas.


Definisi

ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter,

Referensi

Realisasi pengeluaran dan pendapatan universitas dari tahun yang telah berjalan.

12

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

BAK Fak/UPT

Dokumen Waktu

/Biro

Laporan 1 hari Melihat realisasi pengeluaran RAPB

dan pendapatan tahun lalu dan mengajukan usulan RAPB

BAK membuat jenis-jenis akun

Daftar 1 hari

yang baru untuk RAPB tahun akun

yang akan datang

Mendata jenis pedapatan

Formulir 1 hari

berserta perkiraan jumlah RAPB pendapatannya dalam RAPB

tahun depan

Merekap

jenis-jenis

1 hari

pengeluaran berserta Formulir jumlahnya dari

unit

RAPB

pelayanan/fakultas/universitas Menyusun draf lengkap RAPB Draf RAPB 1 hari

universitas untuk di usulkan ke Rektor

Melakukan verifikasi draf

Draf RAPB 1 hari

RAPB dengan pimpinan universitas/fakultas

Mengusulkan RAPB BP3TNU

RAPB 1 hari

untuk permohona

rekomendasi

Mengajuan permohonan RAPB 3 hari pengesahan yang direkomendasikan ke PBNU

13

SOP PENCAIRAN ANGGARAN BIRO, UPT, FAKULTAS



Tujuan

Sebagai pedoman pencairan/penggunaan anggaran biro/unit pelaksana teknis/fakultas dan Universitas.

Ruang Lingkup

Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dalam bentuk pengajuan pengeluaran ditingkat biro/ unit pelaksana teknis/fakultas dan Universitas. 1. sesuai denga RAPB yang telah ditetapkan. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter.

Referensi

Realisasi pengeluaran dan pendapatan universitas dari tahun yang telah berjalan.

14

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

BAK Fak/UPT

Dokumen Waktu

/Biro

Surat 1 hari Mengajukan pencairan dana pengajua

RAPB n

Surat 1 hari Mendisposisi pengajuakan

disposisi

pencairan dana RAPB

Melakukan verifikasi

Surat 1 hari

kesesuaian pengajuan dengan pengajuan RAPB

dan

disposisi

Mendata pengajuan ke dalam

1 hari

surat pengajuan cek Surat

pengajuan

cek Meengajukan cek ke rektor Cek 1 hari

beserta hasil verifikasi usulan

pencairan anggaran

Mencairakan cek dan

Cek 1 hari

membayarkan ke pengusul

Melakukan entry data Simkeu 1 hari pengeluaran kedalam Simkeu

15

SOP PELAPORAN KEUANGAN UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pelaporan relalisasi tingkat prodi/fakultas/universitas

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

LAPORAN KEUANGAN adalah Catatan informasi keuangan suatu badan usaha pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap meliputi :

• Neraca• Laporan laba rugi komprehensif• Laporan perubahan ekuitas• Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus

kas atau laporan arus dana.

Referensi

Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan.

16

Uraian Prosedur :

Kegiatan Rektor

BAK Dokumen Waktu

Bendahara kas kecil melakukan 1 hari

seluruh pencatatan kas keluar dan

kas masuk kedalam jurnal kas kecil

1 hari Ka BAK melakukan pencatatan pengeluaran kas besar yang langsung di keluarkan dari rekening melalui Giro/Cek

Bagian Akunting BAK melakukan 1 hari

seluruh pencatatan kas masuk dari bukti kas masuk yang telah

disahkan oleh pihak bank kedalam system keuangan

Bagian Akunting BAK melakukan 1 hari

seluruh pencatatan kas keluar baik

dari kas kecil maupun kas besar

kedalam system keuangan secara

periodic

Bagian Akunting BAk membuat

laporan keuangan secara periodik meliputi: • Neraca• Laporan laba rugi komprehensif• Laporan perubahan ekuitas

Membuat laporan keuangan selanjutnya diserahkan rektor

Menerima laporan keuangan

17

SOP PELAPORAN REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN



Tujuan

Sebagai pedoman pelaporan realisasi penggunaan anggaran ditingkat UPT/Bagian/prodi/fakultas.

Ruang Lingkup


Definisi

ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam

bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan

perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang

disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter,

Referensi

Realisasi pengeluaran dan pendapatan UPT/Biro/prodi/fakultas dari tahun yang telah berjalan.

18

Uraian Prosedur :

Rektor BAK Dokumen

Waktu

BAK melakukan pemilahan data 1 hari realiasi pengajuan anggran berdasarkan kepada unit yang mengajukan

BAK melakukan pemilahan data 1 hari

realiasi pengajuan anggaran

berdasarkan beban biaya langsung

dan tidak langsung

BAK melakukan perbandingan 1 hari besaran dari setiap jenis komponen

kegiatan yang terrealisasi dengan

rencana anggaran kegiatan dimasing masing unit yg ada.

Kepala BAK membuat dan 1 hari melaporkan pencapaian realisasi

anggaran secara periodik kepada

Wakil Rektor 2

Menerima Laporan untuk di 1 hari tindaklanjuti

19

SOP PENENTUAN DAN PEMBAYARAN

PERJALANAN DINAS UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman penentuan dan pembayaran perjalanan dinas.

Ruang Lingkup


Definisi

PERJALANAN DINAS adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan/ dosen/ staf keluar kota/kantor untuk melakukan kegiatan dinas/bisnis.

Referensi


20

Uraian Prosedur :

Rektor

BAK Dokumen Waktu

Bendahara Kas Kecil BAK menerima 1 hari desposisi atau tembusan Surat Tugas yang dikeluarkan oleh Pimpinan Universitas dan telah diverifikasi

oleh kepala BAK

Bendahara Kas Kecil BAK 1 hari melakukan pendataan dan

pencocokan dengan tabel perjalanan

dinas dengan golongan dan jabatan personal yang ditugaskan

Setelah Bendahara Kas Kecil BAK 1 hari menentukan golongan dan jabatan

yang sesuai dengan tabel, bendahara

segera membuatkan bukti kas keluar dan menyiapkan dana yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah yang sesuai dengan kwitansi

Setelah bukti kas keluar dibuat dan 1 hari ditandatanggani oleh personal yg

ditugaskan, bendahara segera

mencatat dalam sistem keuangan

kas kecil.

21

SOP USULAN DAN PENETAPAN HONOR, KELEBIHAN MENGAJAR,

DOSEN TIDAK TETAP UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman penyusunan tarif honor, kelebihan mengajar, dosen tidak tetap tingkat prodi/fakultas.

Ruang Lingkup


Definisi

HONOR adalah Upah sbg imbalan jasa yang diberikan kepada dosen tidak tetap di luar gaji

Referensi

1.SK Dosen Pengampu 2. Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan

22

Uraian Prosedur :

Rektor BAK

Fak/D Doku Waktu osen men

BAK mengedarkan surat kepada 1 hari Pimpinan Fakultas untuk

menyerahkan data beberapa data

AL:

a. dosen tetap dan

dosen Tidak Tetap

b. Jumlah Total SKS

per prodi

BAK menerima data dari Fakultas 1 hari

dan mengolah data

BAK melakukan perhitungan 1 hari

Jumlah honor dosen tidak tetap dengan rumus di bawah

BAK melakukan pengajuan 1 hari pembayar honor dosen tidak tetap

berdasarkan data kehadiran dan

jumlah sks yg di terima dari fakultas

BAK melakukan pembayaran honor 1 hari dosen tidak tetap

Cara Perhitungan :

23

SOP PEMBAYARAN GAJI DAN HONORARIUM UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman pembayaran gaji dan honor karyawan dan dosen.

Ruang Lingkup


Definisi

Gaji adalah Suatu bentuk pembayaran periodik dari institusi kepada karyawan atau dosen yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja:

Referensi

1.SK Dosen Tetap 2. Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan

24

Uraian Pr osedur :

Rektor Dosen/ Dokume Waktu

Kegiatan BAK Karyaw n

an

BAK menerima data daftar hadir 1 hari dosen dan karyawan dari Bagian administrasi

BAK bagian Gaji melakukan input 1 hari

data ke system file penggajian sesuai data yang diterima

Bagian Gaji membuat rekap data gaji 1 hari karyawan dan dosen untuk

disahkan kepala BAK

Kepala BAK mengajukan cek untuk 1 hari membayarkan Gaji dosen dan

karyawan kepada pimpinan

Kepala BAK mencairkan cek 1 hari kedalam menu payroll bank

25

SOP PENERIMAAN KEUANGAN UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA


Tujuan

Sebagai pedoman penerimaan keuangan.

Ruang Lingkup


Definisi

PENERIMAAN adalah Segala bentuk pendapatan berupa dana masuk kedalam kas yang mengakibatkan bertambahnya kekayan suatu institusi

Referensi


Uraian Prosedur :.

Bank BAK Dokumen

Waktu

Penerimaan pembayaran kewajiban 1 hari keuangan mahasiswa dilakukan di

Bank yang ditunjuk oleh universitas

pencatatan langsung dilakukan oleh system keuangan universitas.

PAK melakukan posting 1 hari

pendapatan dilakukan secara rutin

tiap hari kedalam system keuangan

Untuk penerimaan non rutin tetap 1 hari dilakukan melalu Bank yang ditunjuk oleh universitas dan secara periodik dilakukan pencatatan

distem keuangan universitas

26

SOP PENGELOLAAN SIM KEUANGAN, INPUT DATA DAN CETAKAN



Tujuan

Sebagai pedoman pengelolaan SIM keuangan, input data, cetakan.

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

SIM adalah Sistem Informasi Manajemen yang meliputi pencatatan dan pelaporan kegiatan keuangan

Referensi


Uraian Prosedur :

ICT BAK Dokumen Waktu

BAK dalam menggunakan SIM 1 hari keuangan dibagi dalam beberapa tingkataan pengguna yaitu:

a. Super administrator

b. Admin

c. Staf Entry

d. Bank Login

Staf BAAK melakukan entry data 1 hari

sesuai dengan bagian masing-

masing

ICT melakukan kontrol terhadap 1 hari kelancaran akses dan sistem informasi keuangan

standar operasional prosedur (sop) pelayanan … bagian keuangan unusia.pdf · standar operasional...

Documents