6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berinteraksi

satu sama lain sehingga membentuk satu kesatuan, bersama-sama

bekerja untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Definisi di atas sesuai dengan definisi menurut O’Brien (2008,

p24) dimana sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan,

dengan batas yang jelas, bekerja bersama mencapai suatu tujuan umum

dengan menerima input dan menghasilkan output dalam suatu proses

transformasi yang terorganisir.

Sistem mempunyai tiga fungsi dasar, yakni:

a. Input, yaitu mendapatkan dan merakit elemen yang

memasuki sistem untuk diproses. Seperti bahan mentah,

data dan usaha manusia yang harus diorganisir untuk

pemrosesan.

b. Processing, yaitu proses transformasi yang mengubah

input menjadi output. Contohnya proses manufaktur,

proses pernapasan manusia, atau perhitungan matematika.

7

 

c. Output, yaitu pemindahan elemen yang telah dihasilkan

oleh proses transformasi dalam mencapai tujuan akhirnya.

Contohnya yakni produk jadi, jasa manusia, manajemen

informasi yang harus ditransmisikan ke user.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang telah

menjadi suatu bentuk yang lebih memiliki nilai sehingga dapat

digunakan oleh pengguna sesuai dengan kebutuhannya untuk

mempermudah proses pengambilan keputusan.

Pengertian di atas berdasarkan teori yang diungkapkan oleh

O’Brien (2008, p24) dimana informasi adalah data yang sudah

dikonversikan menjadi sesuatu yang berarti dan berguna untuk end users.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah komponen-komponen yang terdiri dari

perangkat lunak, perangkat keras, jaringan, data, dan manusia yang

saling terintegrasi satu sama lain untuk mengumpulkan, mengubah,

memanipulasi, dan menghasilkan informasi yang berguna dan memiliki

nilai bagi pengguna dalam usaha pengambilan keputusan.

Pengertian sistem informasi di atas didukung oleh teori yang

diungkapkan oleh O’Brien (2008, p04) yaitu sistem informasi dapat

berupa kombinasi yang teratur dari manusia, hardware, software,

8

 

jaringan komunikasi, dan sumber daya data, kebijakan dan prosedur yang

menyimpan, mengumpulkan, mengubah, dan menghasilkan informasi di

dalam sebuah organisasi.

2.1.4 Enterprise Resource Planning

2.1.4.1 Pengertian Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning atau yang biasa

disingkat dengan ERP adalah sebuah konsep dan dapat

diaplikasikan sebagai sistem terintegrasi yang mampu

mengintegrasikan departemen dalam perusahaan seperti

sales, finance, human resource, production, procurement,

dan lain lain dengan menggunakan satu database yang

sama sehingga satu sama lain dapat saling berbagi

informasi.

Pengertian di atas didukung oleh teori yang

diungkapkan oleh Leon dan Vaman. Menurut Leon (2008,

p14) Enterprise Resource Planning adalah teknik dan

konsep untuk manajemen bisnis yang terintegrasi secara

keseluruhan dari sudut pandang efektifitas kegunaan

manajemen resources untuk meningkatkan efesiensi

enterprise management.

9

 

Sedangkan menurut Vaman (2007, p5), Enterprise

Resource Planning adalah sebuah perangkat lunak sistem

bisnis yang memungkinkan sebuah organisasi untuk:

a. Mengotomatisasi dan mengintegrasikan proses

bisnis utama.

b. Saling berbagi data, prosedur, dan praktis di

seluruh bagian dalam sebuah perusahaan.

c. Menghasilkan, berbagi, dan mengakses informasi

dalam lingkungan yang real-time.

d. Menyediakan kemampuan untuk menganalisis

data real-time dan melakukan analisis what-if, dan

mendukung perencanaan bisnis dan pelaporan.

2.1.4.2 Arsitektur Enterprise Resource Planning

Menurut Altekar (2004, p13), ERP secara khusus

diimplementasi melalui sebuah client-server environment.

Teknologi ini membagi aplikasi secara fundamental

menjadi dua atau lebih komponen, yang disebut server

dan client. Client menggunakan fungsi di server. Server

adalah terpusat, sedangkan client dapat tersebar pada

lokasi yang berbeda.

10

 

Jenis arsiterktur ERP yang paling popular adalah

two-tier architecture dan three-tier architecture. Berikut

penjelasan lebih lanjut.

• Two-tier architecture

Pada jenis ini, server mengontrol application

dan database. Jadi database dan aplikasi dijalankan

pada komputer yang sama. Client hanya

mempresentasikan data dan melewatkan input user

kembali ke server. Pada konfigurasi ini, jumlah user

dapat ditingkatkan dengan mengelola kinerja yang

baik dan mencegah peningkatan biaya. Beban yang

dihasilkan dari proses presentation didistribusikan ke

berbagai komputer client dan tidak berpengaruh pada

kinerja database di server. Jika jumlah user melebihi

batas yang ditentukan, kinerja database akan

terganggu dan diperlukan tambahan hardware,

misalnya distribusi proses application ke beberapa

host.

11

 

Gambar 2.1 Two-tier Architecture

Sumber : Altekar (2004, p14)

 

• Three-tier architecture

Dalam arsitektur three-tier, database dan

application dipisahkan. Setiap layer dijalankan dalam

host-nya masing-masing. Konfigurasi ini mudah

diatur. Untuk mengoptimasikan kinerja pada

konfigurasi ini, penambahan user dapat dilakukan.

Client membangun komunikasi dengan application

server. Application server kemudian menciptakan

koneksi ke database server.

Arsitektur ERP telah didesain menjadi tiga

area fungsional dasar:

1. Database, sebagai pusat penyimpanan untuk

semua data yang ditransfer ke dan dari client

12

 

2. Client, disini data mentah diinput, permintaan

informasi disubmit, dan data yang diminta akan

dipresentasikan disini.

3. Application component, bertindak sebagai

penghubung antara client dan database.

Gambar 2.2 Three-tier Architecture

Sumber : Altekar (2004, p14)

 

2.1.5 Pengertian Evaluasi Sistem

Menurut Brender (2006, p3), evaluasi dapat didefinisikan sebagai

tindakan yang berkaitan pada pengukuran atau eksplorasi dari properti-

properti sebuah sistem. Evaluasi dapat diselesaikan selama perencanaan,

pengembangan, atau operasi dan pemeliharaan sebuah sistem IT. Tujuan

dari evaluasi adalah menyediakan dasar bagi sebuah keputusan mengenai

13

 

investigasi sistem IT dalam konteks pengambilan keputusan (decision-

making).

2.1.6 Metode Pengumpulan Data

2.1.6.1 Kuesioner

Menurut Sugiyono (2008, p199), kuesioner merupakan

teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi

seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden

untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data

yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan

diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden. Dengan

adanya kontak langsung antara peneliti dengan responden, akan

menciptakan suatu kondisi yang cukup baik sehingga responden

dengan sukarela akan memberikan data obyektif dan cepat.

2.1.6.2 Observasi

Sugiyono (2008, p203) mengemukakan bahwa observasi

merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun

dari pelbagai biologis dan psikologis. Teknik pengumpulan data

dengan observasi digunakan bila penelitian berkenaan dengan

perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam, dan bila

responden yang diamati tidak terlalu besar.

14

 

Observasi Berperan Serta (Participant observation)

Dalam observasi ini, penelitian terlibat dengan kegiatan

sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai

sumber data penelitian. Dengan observasi partisipan ini, maka data

yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan sampai mengetahui

pada tingkat makna dari setiap perilaku yang nampak.

2.1.6.3 Wawancara

Menurut Sugiyono (2008, p410), wawancara adalah

merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan

ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna

dalam suatu topik tertentu.

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data

apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk

menemukan permasalahan yang harus diteliti, tetapi juga apabila

hal-hal dari responden yang lebih mendalam.

Menurut Sugiyono (2008,p412), wawancara terstruktur

digunakan digunakan sebagai terknik pengumpulan data, bila

peneliti atau pengumpul data telah diketahui dengan pasti tentang

informasi apa yang akan diperoleh.

Lincoln dan Guba dalam Sugiyono (2008,415),

mengemukakan ada tujuh langkah dalam penggunaaan

wawancara unutk mengumpulkan data dalam penelitian kualitatif,

yaitu:

15

 

1. Menetapkan kepada siapa wawancara itu akan dilakukan.

2. Menyiapkan pokok-pokok masalah yang akan menjadi

bahan pembicaraan.

3. Mengawali atau membuka alur wawancara.

4. Melangsungkan alur wawancara.

5. Mengkonfirmasi ikhtisar hasil wawancara dan

mengakhirinya.

6. Menuliskan hasil wawancara ke dalam catatan lapangan.

7. Mengidentifikasi tindak lanjut hasilwawancara yang telah

diperoleh.

2.1.6.4 Skala Pengukuran

Menurut Sugiyono (2008, p131), skala pengukuran

merupakan kesepakatan yang digunakan sebagai acuan untuk

menentukan panjang pendeknya interval yang ada dalam alat ukur

sehingga alat ukur tersebut bila digunakan dalam pengukuran akan

menghasilkan data kuantitatif.

Menurut Sugiyono (2008, p132), skala Likert digunakan

untuk mengukur sikap, pendapat, dan persepsi seseorang atau

sekelompok orang tentang fenomena sosial.

Jawaban setiap item instrumen yang menggunakan skala

Likert mempunyai gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif,

yang dapat berupa kata-kata antara lain :

16

 

a. Sangat Setuju

b. Setuju

c. Ragu-ragu

d. Tidak Setuju

e. Sangat Tidak setuju

Untuk keperluan analisis kuantitatif , maka jawaban itu dapat diberi

skor, misalnya :

1. Sangat Setuju/ selalu/ sangat positif diberi skor 5.

2. Setuju/ sering/ positif diberi skor 4.

3. Ragu-ragu/ kadang-kadang/ netral diberi skor 3.

4. Tidak setuju/ hampir tidak pernah/ negatif diberi skor 2.

5. Sangat tidak setuju/ tidak pernah/ sangat negatif diberi skor 1.

2.2 Teori Khusus

2.2.1 Metode BTripleE

2.2.1.1 Mengukur IT Value

Menurut Van der Zee (2002, p36), sebuah pengukuran IT

Value yang sistematik dan konsisten harus didasarkan pada dua

kunci atribut, yaitu :

• An overall management framework: dikarenakan adanya

kenyataan bahwa aplikasi IT dalam sebuah organisasi

sangatlah kompleks, maka sebuah skema konseptual

untuk menyederhanakan sangat dibutuhkan. Sebuah

17

 

framework harus diperlakukan sebagai alat untuk

membantu menavigasi kesulitan. Untuk mengelola,

memonitor, dan menyediakan umpan balik pada nilai IT,

pengukuran nilai IT harus didasarkan pada kerangka kerja

manajemen (diciptakan kerangka BTripleE) yang

menghubungkan tingkat perencanaan bisnis, perencanaan

IT, perencanaan pasokan IT dengan tingkatan penilaian

yang sebanding. Dengan menetapkan nilai IT pada setiap

tingkat, dan dalam konteks yang lengkap, maka

pertanyaan keseluruhan nilai dapat terjawab.

• A set of key measures for value: hal ini memungkinkan

adanya manajemen IT, dimana sesuai dengan sasaran

organisasi dan tingkatan kerangka kerja dimana ukuran

nilai IT diciptakan.

Kerangka kerja BTripleE merupakan sebuah model

konseptual untuk menyederhanakan pengukuran nilai suatu IT

(Information Technology) dan didesain untuk menentukan nilai

dari suatu aplikasi maupun pasokan IT. Dalam kerangka kerja

BTripleE, dibagi pengukuran IT value dalam tiga level, yaitu:

• The business value of IT, dapat didefinisikan sebagai nilai

IT bagi sebuah organisasi secara keseluruhan, dinyatakan

18

 

dalam hal peningkatan kinerja organisasi pada biaya

minimum.

• The efectiveness of IT, didefiniskan sebagai sejauh mana

IT secara memuaskan mendukung proses bisnis, aktivitas

bisnis dan karyawan bisnis, terlepas dari biaya yang

terkait.

• Effectiveness and efficiency of IT supply, effectiveness of

IT supply yaitu sejauh mana produk dan layanan IT

sejalan dengan kebutuhan bisnis terlepas dari biaya.

Sedangkan efficiency of IT supply adalah sejauh mana IT

dapat disediakan dengan biaya minimum.

Derajat efektifitas pada tingkatan yang lebih rendah

memberikan dampak efisiensi pada tingkatan yang lebih tinggi.

Misalnya, strategi IT dijalankan dengan lebih efisien dan

arsitektur IT diisi dengan cara yang efektif, jika strategi IT dan

arsitektur IT efektif, maka proses bisnis dan aktivitas bisnis dapat

dijalankan dengan lebih efisien selama IT secara optimal selaras

dan pengguna IT lebih sedikit menghadapi masalah dalam

melaksanakan tugasnya. Demikian pula, jika proses bisnis

dijalankan secara efektif, maka tujuan stakeholder dapat dipenuhi

secara efisien. Konsep efektifitas di tingkat bawah mempengaruhi

efisiensi tingkat yang lebih tinggi tercermin dalam gambar 2.3.

19

 

Konsep tersebut mendasari kebutuhan untuk menilai IT value

pada tingkatan yang berbeda.

 

IT Delivery Processes IT Development Projects

Are they effective? If so, are they efficient?

IT Strategy IT Architecture

Are they effective? If so, are they efficient?

Business Process Business Activites Allocated Resources

Are they effective? If so, are they efficient?

Business Objectives

Meeting objectives of stakeholders, e.g., • Shareholders • Customers • Employess

Business Management

IT Management

IT SupplyManagement

Impacts efficiency

at higher level

Impacts efficiency

at higher level

Impacts efficiency

at higher level

  

Gambar 2.3 Efektifitas dan Efisiensi pada Tingkatan yang Berbeda

Sumber: Van der Zee (2002, p43)

2.2.1.2 Kerangka Kerja BTripleE

Menurut Van der Zee (2002, p43), pengukuran biaya

agregat dan efektifitas utama, bersama-sama di sebut dengan nilai,

dari semua IT (termasuk IT untuk mendukung proses bisnis dan

mengkonfigurasi ulang jaringan bisnis, IT dalam produk dan

20

 

layanan, infrastruktur IT dan IT research) yang berhubungan

dengan tingkat manajemen bisnis dalam kerangka kerja BTripleE.

Business Objectives

Business Management

Business ProcessBusiness Activites

Allocation of Resources

IT Management

Business Planning

IT Planning

Business Value of IT

Effectiveness of IT

IT StrategyIT Architecture

IT Supply ManagementIT Supply PlanningEffectiveness and Efficiency of IT

Supply

IT Delivery ProcessesIT Development Projects

Determination of Objectives

Measurement of Value

 Gambar 2.4 Kerangka Kerja BtripleE untuk Perencanaan IT dan Validasi

Sumber : Van der Zee (2002, p44)

Sejauh mana IT memungkinkan dan memberikan

konstribusi dalam memenuhi sasaran bisnis secara efektif dan

efisien membentuk nilai bisnis IT (business value of IT). Hal ini

tercermin dalam gambar 2.4. Sedangkan tingkatan manajemen IT

21

 

(IT management) termasuk pengukuran hasil dari perencanaan IT

yang efektif dan penentuan efektifitas IT dalam mendukung

proses bisnis, aktivitas dan karyawan tanpa terkait dengan biaya

dinamakan efektifitas IT (effectiveness of IT). Pada lapisan ketiga,

IT supply management, mencakup pengukuran hasil perencanaan

IT supply. Pada level ini, efektifitas dan efisiensi persediaan

produk dan layanan IT diukur, kemudian disebut juga dengan

efektifitas dan efisiensi pasokan IT (effectiveness and efficiency

of IT supply).

Kerangka kerja yang menghubungkan perencanaan IT (IT

planning) dengan penilaian IT (valuation of IT) pada level yang

telah didefinisikan disebut dengan kerangka kerja BTripleE.

Karena level perencanaan dan nilai saling terkait, baik ke bawah

atau ke atas, setiap perencanaan IT dan kerangka penilaian harus

mendukung kedua keselarasan top-down serta dampak

perencanaan bottom-up. Meskipun tingkat perencanaan yang

berbeda saling tergantung dan iteratif, IT Value harus diukur pada

setiap tingkat yang berbeda, dengan menerapkan serangkaian

yang berbeda dari tindakan yang tepat. Hanya pada tingkat IT

management, aspek efisiensi dari IT value dikecualikan, karena

alasan praktis. Dengan membaca kerangka BTripleE dari bawah

ke atas, nilai IT akan disadari, jika:

22

 

• Diperlukan produk dan layanan IT yang dikembangkan,

dikelola, dan dioperasikan secara baik dimana hanya

mengkonsumsi sumber daya yang sedikit (IT supply

efficiency).

• IT telah berhasil memberikan konstribusi terhadap kinerja

proses bisnis, aktivitas dan karyawan (IT effectiveness).

• IT digunakan untuk potensi penuh dalam hal kontribusi

kepada kinerja organisasi, dengan biaya yang minimum

(business value).

2.2.1.3. Mengukur Business Value of IT

Menurut Van der Zee (2002, p46), sebuah organisasi

dapat meningkatkan kinerja jangka pendek dan jangka

panjangnya dalam beberapa cara yang berbeda. Ada tiga hal

penting dalam kaitannya dengan penerapan IT:

• Meningkatkan financial performance (mengurangi

atau mencegah biaya operasional atau labor yang

tinggi, meningkatkan produktivitas dan pendapatan)

melalui aplikasi IT tradisional untuk meningkatkan

efektifitas dan efisiensi pada sebuah organisasi.

• Meningkatkan business performance (memperluas

pangsa pasar, meningkatkan kepuasan pelanggan,

23

 

memperpendek waktu pemenuhan pesanan pelanggan,

dan lain lain) melalui aplikasi IT yang inovatif

(melalui aplikasi internet, intranet, dan ekstranet).

• Meningkatkan strategic performance dengan

mengkonfigurasi ulang jaringan bisnis yang terlibat

dalam pembuatan dan pengiriman produk dan jasa,

atau bahkan sepenuhnya menggantikannya dengan IT,

sehingga konfigurasi ulang ruang lingkup bisnis.

Pengukuran business value of IT berkaitan dengan

hubungan antara biaya IT dan kontribusinya pada

peningkatan kinerja organisasi , yang diukur dalam tiga

dimensi, yaitu:

• Financial performance, diukur dengan indikator

keuangan seperti profitabilitas, produktivitas,

pendapatan, dan lain lain. Menurut Sethi, Hwang, dan

Pegels dalam Van der Zee (2002, p67), ukuran

financial performance ROI dan ROS terlihat sesuai

untuk mengkorelasikan tingkatan investasi IT.

• Business performance, diukur dengan indikator non-

finansial seperti tingkat kompetitif, penjualan produk

baru, lead time pengembangan produk, manufacturing

24

 

lead time, distribution lead time, kepuasan pelanggan,

dan lain-lain.

• Strategic performance, diukur dengan indikator yang

sesuai dengan sasaran manajemen (management’s

critical success factors).

Oleh karena itu, melihat lebih dekat pada ketiga

dimensi nilai tersebut dapat mengantarkan kepada pendekatan

untuk mengkaitkan biaya IT dengan nilai bisnis.

Berikut dijelaskan satu persatu mengenai ketiga

dimensi dalam pengukuran nilai bisnis IT.

2.2.1.3.1. Biaya IT dan Financial Performance

Menurut Van der Zee (2002, p47), dimensi

penilaian pertama adalah hubungan antara biaya IT dan

kinerja finansial. Satu indikator penting untuk mengukur

kinerja finansial adalah profitabilitas. Profitabilitas dapat

ditingkatkan ketika biaya operasi dikurangi, dengan arti

meningkatkan produktivitas dan efisiensi melalui IT.

Nilai bisnis IT pada level organisasi pada kasus tersebut

sangat jelas. Indikator kinerja finansial lainnya adalah

pendapatan. Sangatlah sering diasumsikan bahwa total

25

 

belanja IT, diukur sebagai presentase dari pendapatan dari

sebuah organisasi.

2.2.1.3.2. Biaya IT dan Business Performance

Menurut Van der Zee (2002, p48), dimensi

penilaian kedua adalah hubungan antara biaya IT dan

kinerja bisnis. Kinerja bisnis dapat diukur dengan

menggunakan indikator kinerja non-finansial, sebagai

pengganti dan dalam kombinasi dengan pengukuran

kinerja finansial.

Indikator kinerja non-finansial selalu digunakan

dalam sebuah organisasi, kebanyakan untuk kontrol

internal. Untuk mengkaitkan biaya IT dengan perbaikan

dalam kinerja bisnis, fokus terhadap hasil aktivitas

organisasi dalam pasar sangat diperlukan, sehingga

ukuran berorientasi eksternal dari kinerja bisnis

dibutuhkan. Jumlah konsumen yang dilayani akan

menjadi contoh ukuran berorientasi eksternal untuk

mengindikasi ukuran bisnis. Output bisnis dapat diukur

dengan produk final yang dihasilkan dalam lingkungan

manufaktur, jumlah polis asuransi yang diterbitkan dan

jumlah klaim untuk sebuah perusahaan asuransi, dan lain

lain. Ukuran non-finansial diklasifikasikan ke dalam

26

 

organizational improvement, organizational learning,

product design improvement, production planning dan

evaluation.

Menurut Van der Zee (2002, p70), untuk

mengembangkan hubungan antara IT costs dengan

indikator non-financial business performance, konsep the

Balance Scorecard akan diterapkan. Konsep ini telah

dikenal selama beberapa tahun terakhir, terutama

disebabkan karena tingkat kepraktisannya. Kaplan dan

Norton merancang konsep the Balance Scorecard sebagai

suatu kumpulan ukuran untuk memberikan pihak

manajemen tingkat atas pandangan yang cepat dan

komprehensif mengenai bisnisnya. The Balance

Scorecard memiliki financial measures yang

menunjukkan hasil yang telah dicapai. Financial

measures sendiri dikatakan merupakan indikator yang

difokuskan di pembahasan sebelumnya. The Balance

Scorecard melengkapi financial measures dengan

operational measures pada kepuasan pelanggan, proses

internal, dan inovasi dan aktivitas peningkatan, yang

memicu peningkatan financial di masa mendatang.

27

 

2.2.1.3.3. Biaya IT dan Strategic Performance

Menurut Van der Zee (2002, p48), dimensi ketiga

pengukuran nilai bisnis IT adalah mengkaitkan biaya IT

dengan strategic performance dalam organisasi. Financial

performance dapat diukur dengan seberapa jauh sebuah

organisasi menyadari critical success factor – yang

merupakan aktivitas paling kritis dalam sebuah organisasi

yang paling berkontribusi dalam kesuksesan organisasi.

Sangat mungkin untuk menentukan apakah nilai IT yang

paling baik diperoleh dari mengkaitkan pemakaian IT

dengan critical success factor ini. Dengan kata lain,

tingkatan dari “kesesuaian IT strategic” dapat

diungkapkan dengan menentukan apakah biaya IT telah

disesuaikan dengan strategi bisnis dan didistribusikan

pada critical success factor. Pendekatan ini berdasarkan

pada gagasan bahwa biaya IT harus difokuskan pada area

yang memberikan dampak terbesar: area paling penting

dalam bisnis organisasi.

2.2.1.4. Mengukur Effectiveness of IT

Menurut Van der Zee (2002, p49), tingkat berikutnya

dalam kerangka BTripleE menentukan nilai IT yang diukur

melalui kontribusi IT terhadap peningkatan kinerja proses bisnis,

28

 

kegiatan dan karyawan. Berjuang mengoptimalkan efektifitas IT

menjadi semakin penting karena ketergantungan pertumbuhan IT

dan karena IT semakin terjalin ke dalam setiap aspek bisnis.

Terdapat sembilan faktor efektivitas dari IT yang

memiliki potensi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi

dari pelaksanaan proses bisnis dan aktivitas bisnis yang terdiri

dari :

1. Automational : mengeliminasi tenga kerja dari proses

2. Informational : mengirimkan informasi kepada pelanggan

sebagai layanan atau produk, dan memperoleh informasi dari

proses untuk tujuan manajemen

3. Sequential : mengubah urutan proses atau memungkinkan

pararelisme

4. Tracking : memonitor status dari proses dan objek

5. Analytical : meningkatkan analisis dari informasi dan

pengambilan keputusan

6. Geographical : mengkoordinasi proses yang terpisah jarak

7. Integrative : mengkoordinasikan antara tugas dan proses

8. Intellectual : menyimpan serta mendistribusikan aset

intelektual

9. Disintermediating : mengeliminasi birokrasi dari proses

dalam proses penyampaian informasi

29

 

Ada tiga dimensi yang harus diperhitungkan ketika

menentukan efektifitas IT. Dimensi ini berasal dari sasaran dan

kebutuhan produk bisnis, jasa, proses dan aktivitas bisnis serta

pengguna IT, tetapi juga dari sasaran fungsi penyediaan IT dalam

kaitannya dengan berbagai jenis IT.

Pengukuran efektifitas IT berkaitan dengan:

• Mendukung dan memungkinkan produk bisnis, jasa,

proses dan aktivitas, dan ketersediaannya pada karyawan

perusahaan.

• Efektifitas dirasakan oleh orang yang menggunakannya.

• Aspek teknis yang berasal dari arsitektur dan kebutuhan

infrastruktur di ekspresikan oleh fungsi penyediaan IT.

Ukuran pertama untuk menentukan efektifitas IT adalah

sejauh mana kemampuan IT mendukung pelaksanaan yang

efektif dan efisien dari proses bisnis dan kegiatan bisnis. Ukuran

kedua, pengguna (baik pelanggan, pemasok, atau karyawan)

harus puas dengan konteks dan konten IT menjadi efektif, yang

diukur dengan kemudahan dalam menggunakan, aksesbilitas,

fleksibilitas, kehandalan, dan keamanan. Mengukur kepuasan

pengguna dengan kemampuan IT yang tersedia adalah cara untuk

mengukur kebutuhan mereka dan kebutuhan IT yang efektif, pada

saat yang sama kebutuhan akan pembelajaran, pelatihan, dan

30

 

pembinaan bagi pengguna untuk menggunakan IT yang ada.

Kepuasan pengguna sangat penting karena hambatan yang paling

umum untuk efektifitas IT adalah orang, budaya, bukan

kompleksitas IT itu sendiri. Akibatnya, pengukuran efektifitas IT

dalam kaitannya dengan kebutuhan user harus dilakukan dengan

membangun dan memelihara tingkat kepuasan pengguna dan

efektifitas karyawan. Pada akhirnya, pengguna (pelanggan,

pemasok atau karyawan) yang menentukan apakah IT

mendukung kebutuhannya, peranan, dan kegiatan bisnisnya

secara efektif. IT Effectiveness criteria dari perspektif user terdiri

atas :

1. Reliability of IT Applications

Merupakan derajat ketersediaan aplikasi IT apabila

diperlukan, output yang dihasilkan sesuai dengan jadwal, dan

masalah yang timbul dapat diatasi dengan cepat

2. Reliability of Information

Merupakan tingkat ketepatan dan integritas data yang

dihasilkan oleh aplikasi IT, dan derajat dimana output dan

data yang diperoleh pada aplikasi memiliki kesesuaian

dengan aktual

3. Accessibility of Information

Tingkat kecepatan suatu informasi diperoleh dari aplikasi IT

31

 

4. Security of Information

Derajat dimana data yang tersimpan dalam aplikasi dapat

terlindung dari pihak yang tidak berwewenang

5. Ease of Use

Kemudahan dalam penggunaan aplikasi

Sedankan untuk ukuran ketiga yakni kebutuhan yang

berasal dari fungsi IT supply (pemeliharaan dan pengoperasian

aplikasi IT, kepatuhan terhadap standar arsitektur, dan lain lain)

adalah penting untuk dimasukkan dalam pengukuran efektifitas.

Meskipun mereka tidak memiliki dampak langsung dalam bisnis,

tetapi mereka penting untuk penyediaan layanan IT yang efektif

dan efisien serta pemeliharaan berkelanjutan. Secara tidak

langsung, mereka penting untuk memenuhi kebutuhan efektifitas

aplikasi IT dalam jangka panjang. Karena ketersediaan dan

pengiriman (berbasis IT) produk dan jasa, pelaksanaan

(perubahan) proses bisnis, pasokan IT untuk pengguna dan

individu aplikasi IT semua tergantung pada ketersediaan yang

stabil dan infrastruktur IT yang direncanakan secara menyeluruh.

Menurut Van der Zee (2002, p88), efektivitas IT dari IT

supply perspective muncul dari aktivitas yang terkait dengan

aspek operasional, aspek maintenance, begitu juga dengan

kebutuhan architectural secara keseluruhan.

32

 

2.2.1.5. Mengukur Effectiveness and Efficiency of IT Supply

2.2.1.5.1. Menetapkan Kinerja IT Supply

Berdasarkan kerangka kerja BtripleE, kinerja IT

supply dipertimbangkan dari dua elemen, yaitu efektifitas

dan efisiensi IT supply. Kedua aspek ini telah

didefinisikan sebelumnya dan berkaitan dengan sejauh

mana tujuan yang telah ditetapkan atau standar telah

terpenuhi. Perencanaan kegiatan IT supply tidak begitu

mudah, tetapi sangat dinamis. Pemicu dari banyak sisi

yang membangkitkan tindakan IT supply, memerlukan

adaptasi dan perubahan terus menerus. IT supply harus

selaras dan bertujuan untuk membangun keharmonisan

antara kegiatan IT, tujuan dan aktivitas perusahaan serta

proses bisnis, kegiatan dan karyawan perusahaan.

2.2.1.5.2. Mengukur Kinerja IT Supply

Menurut Van der Zee (2002, p54), pengukuran

kegiatan yang sulit untuk dievaluasi karena karakter tidak

berwujudnya harus diatasi denga membuat kegiatan

tersebut menjadi lebih nyata dan terukur. Hal ini dapat

dilakukan dengan menganalisis proses IT supply, faktor

pengaruhnya, seperti sumber daya, alur kerja dan kegiatan

kerja dalam strukturnya, ketergantungannya, parameter

33

 

utama seperti biaya, waktu, dan efektifitas. Analisis

tersebut meliputi evaluasi faktor-faktor utama yang

mempengaruhi tingkat efektifitas dan efisiensi IT supply

yang tercermin dalam gambar 2.7.

Gambar 2.5 Faktor Efektifitas dan Efisiensi IT Supply

Sumber: Van der Zee (2002, p54)

Pada gambar tersebut menggambarkan inti pusat

dari model yang terdiri dari proses IT supply, dijalankan

untuk produk dan jasa secara efektif dan efisien. Panah di

atas menggambarkan saluran distribusi ke pelanggan:

penyelarasan bisnis dan antarmuka pelanggan di antara

proses pengiriman IT dan pengguna IT. Antarmuka ini

mungkin terdiri dari, misalnya, antarmuka elektronik

34

 

(help screen, electronic bulletin board, dan lain lain),

antarmuka manusia (help desks, account management)

dan antarmuka prosedural (Service Level Aggrements,

jadwal produksi, dan lain lain). Untuk proses kerja yang

baik, sumber daya yang tepat harus ditempatkan untuk

mengeksekusi proses tersebut. Jenis pertama sumber daya

adalah orang, termasuk pengalama yang relevan,

pengetahuan, dan keterampilan. Kemampuan dan kinerja

mereka harus dinilai serta karakteristik organisasi seperti

struktur dan budaya, yang menyediakan kontekstual

motivasi bagi mereka untuk melakukan proses IT supply

dengan baik. Orang yang efektif dan efisien akan

menggunakan metode, teknik, peralatan dan sistem (office

automation systems, workflow systems, dan lain lain) yang

sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang dilakukan. Jenis

kedua dari sumber daya terdiri dari teknologi, fasilitas,

informasi, expert support, dan lain lain yang dalam model

pada gambar 2.7 diberi label sebagai IT supply

infrastructure. Dampaknya besar terhadap keseluruhan

efektifitas dan efisiensi proses IT supply dan harus

dimasukkan dalam setiap penilaian kinerja yang kredibel.

Manajemen kontrol seperti prinsip-prinsip, prosedur,

pedoman, kinerja ukuran dimasukkan ke dalam tempat

35

 

dimana untuk menjalankan IT supply sebagai profesional

bisnis. Ini berarti bahwa kegiatan IT supply direncanakan,

dilaksanakan dalam cara yang terkontrol dan dilacak dan

diverifikasi sampai selesai. Salah satu cara khusus untuk

mengukur kegiatan IT supply adalah pelacakan biaya

terkait dengan IT supply. Bahkan uang adalah jenis ketiga

sumber daya yang penting untuk dipertimbangkan,

sehingga struktur biaya IT supply harus dinilai juga. Biaya

struktur IT supply harus dikonsolidasikan ke dalam

laporan keuangan seperti neraca dan pernyataan laba rugi,

seperti yang dilakukan dalam setiap aspek lain dari bisnis.

2.2.1.5.3. Ruang Lingkup dan Tugas IT Supply

Menurut Van der Zee (2002, p55), masalah seperti

perbedaan dalam lingkup tugas dan tanggung jawab

sebagai konsekuensi dari perbedaan antara perusahaan

dapat diatasi dengan terlebih dahulu mengevaluasi

struktur organisasi IT supply dan kemudian mengambil

gambaran proses daripada perspektif fungsional. Salah

satu aspek penting dari efektifitas dan efisiensi IT supply

adalah pertanyaan tentang bagaimana IT supply harus

diatur. Karena peran IT telah berubah dalam organisasi

dari alat pendukung untuk transaksi proses internal

36

 

sampai kepada alat pendukung strategi, fungsi tradisional

IT supply sering tidak lagi memadai. Teori organisasi

telah menunjukkan bahwa struktur IT supply dipengaruhi

oleh lingkungan eksternal organisasi dan strategi.

2.2.1.5.4. Proses Gambaran IT Supply

Menurut Van der Zee (2002, p57), karena tidak

ada struktur organisasi tunggal untuk IT supply dan

dukungan aktivitas yang berlaku di setiap situasi, maka

hal yang paling tepat adalah membahas efektifitas dan

efisiensi IT supply dan proses pendukung yang berbeda,

terlepas dari bagaimana mereka diorganisir. Proses bisnis

seringkali dimodelkan pada value chain Porter. Berfokus

pada kunci primer proses IT supply, dan hanya dengan

sedikit mengutip dari konsepnya, value chain Porter dapat

diterjemahkan ke proses IT supply sebagai berikut:

Tabel 2.1 Proses IT Supply dalam Value Chain Porter

Value Chain Porter

Proses IT Supply

Inbound Logistics Development of IT Applications Operations Operation of IT Outbound Logistics Communications Management Marketing & Sales Account Management Service Client Support

Sumber: Van der Zee (2002, p57)

37

 

Karena Operation of IT dan Communications

Management adalah kegiatan yang serupa dan terpasang

secara erat (keduanya merupakan aktivitas berulang dan

terus menerus yang bertujuan pada aset infrastruktur yang

efektif dan efisien serta pada service management), hanya

satu scorecard yang akan dikembangkan di bawah label

IT infrastructure management. Sehingga untuk lima

proses tersebut ada lima scorecard yang meliputi ukuran

kinerja untuk setiap proses, yaitu:

• IT Supply Management, sering disebut

Management of the IT organization.

• IT Development Management, sering disebut

System Development and System Maintenance.

Menurut Van der Zee (2002, p102), peran IT

development and maintenance dapat diketaui

melalui framework pada gambar 2.XXX berikut :

38

 

Gambar 2.XXX Roles of IT Development and

Maintenance Functions

Sumber: Van der Zee (2002, p101)

Jika peran utama terletak pada efficient delivery

and maintenance of large-scale IT applications,

mayoritas ukuran performa yang sesuai ditemukan

pada Scorecards internal perspective dan

customer perspective. Jika peran terletak pada

kuadran kanan atas, mayoritas ukuran yang sesuai

ditemukan pada Scorecards customer perspective

dan innovation and learning.

• IT Infrastructure Management, sering disebut

Data Center Management and Data

Communications Management.

39

 

• Account Management.

• Client Support, sering disebut dengan End-User

Computing Support and Help Desk.

Menurut Van der Zee (2002, p112), setiap proses

IT supply yang penting (IT infrastructure management,

IT development management, dan client support), telah

dikembangkan ke dalam ukuran Scorecards yang sesuai

tersebut. Jika IT Supply bergerak sebagai bisnis, dalam

hal ini jika kasus IT organization dikelola sebagai profit

center, Scorecards ini dapat dilengkapi dengan tambahan

dua Scorecards : satu untuk account management dan

satu lagi untuk management level IT supply (IT supply

management).

2.2.2 Oracle E-Business Suite 12

Menurut Passi dan Ajvaz (2010, p2), Oracle E-Business Suite

adalah sebuah paket perangkat lunak yang memungkinkan sebuah

organisasi untuk mengelola proses bisnis; dikenal juga dengan berbagai

nama seperti Oracle Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Apps,

Oracle Application, Oracle Financials, e-Biz dan EBS (E-Business

Suite). Oracle E-Business Suite adalah sebuah produk yang mencakupi

hampir semua alur bisnis yang digunakan pada sebagian besar organisasi.

40

 

Bisnis dapat mengimplementasi modul-modul sebanyak yang diperlukan

berdasarkan modular tetapi masih tetap terintegrasi dalam arsitektur E-

Business Suite. Hal ini memungkinkan kesatuan informasi yang tersedia

di seluruh organisasi; juga dapat mengurangi beban IT (Information

Technology) dan membantu menjalankan bisnis dengan lebih efisien.

Produk dalam E-Business Suite diorganisir ke dalam product

families. Beberapa kunci product families adalah sebagai berikut:

• Financials

• Procurement

• Customer Relationship Management (CRM)

• Project Management

• Supply Chain Planning and Management

• Discrete Manufacturing

• Process Manufacturing

• Order Management

• Human Resource Management System (HRMS)

• Application Technology

Dalam E-Business Suite, tiap product family biasanya terdiri dari

aplikasi individu. Misalnya beberapa aplikasi yang menyusun Oracle

Financials product family adalah General Ledger, Payables, Receivables,

Cash Management, iReceivables, iExpenses, dan lain lain.

41

 

2.2.3 Konsep Common Entities dan Common Data

ERP terkenal dengan konsep pemakaian single data model, yang

berarti dengan satu database dapat ditemukan definisi single dari

customer, supplier, karyawan, item inventori produk, dan semua aspek

penting dalam bisnis lainnya. Terbalik dengan ide single data model ini,

perusahaan-perusahaan cenderung membangun atau

mengimplementasikan aplikasi baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis

mereka sementara perusahaan terus bertumbuh, berakhir dengan solusi

“point-to-point” diantara sistem-sistem karena aplikasi baru perlu

membagikan data yang telah ada dengan aplikasi lainnya di dalam

organisasi. Karena sistem berkembang seiring dengan bertumbuhnya

bisnis, maka jumlah interface diantara aplikasi yang berbeda juga akan

terus berkembang. Contohnya Human Resources – data yang

berhubungan dengan karyawan dapat disimpan dalam satu database,

sementara data keuangan disimpan pada sistem lain.

Perhatikan gambar 2.8 yang merepresentasikan sistem dimana

aplikasi ditambahkan setelah aplikasi lain karena bisnis berkembang, dan

sebagai hasilnya, end-to-end interfacing diantara aplikasi kelihatan tidak

dapat mudah dimengerti. Adalah memungkinkan untuk membuat

aplikasi seperti ini berkolaborasi agar terhubung dengan proses bisnis

yang berbeda; akan tetapi ketika terjadi perubahan pada satu aplikasi,

maka akan memberi efek pada komponen lain dalam sistem tersebut dan

biaya maintainance menjadi lebih mahal. Oracle E-Business Suite

42

 

mencoba untuk mengatasi isu ini dengan mengintegrasikan di seputar

single common data model. Ide dari model ini memungkinkan

perusahaan untuk menciptakan dan me-maintain single common business

definiton dari karyawan, pelajar, konsumen, supplier, produk, dan aspek

lain dalam bisnis maupun organisasi, sehingga semua pihak dalam

organisasi mempunyai akses ke common data yang dibagi dengan

aplikasi yang berbeda. Semua aplikasi berkolaborasi dengan satu sama

lain, membagi informasi yang sama, dan dapat dijalankan dalam satu

instalasi single database secara global. Oracle E-Business Suite didesain

sebagai serangkaian aplikasi preintegrated, tetapi organisasi dan bisnis

dapat secara bebas mengimplementasi single application, multiple

application atau seluruh aplikasi dalam Oracle E-Business Suite.

Pendekatan modular adalah kunci integrasi yang memungkinkan untuk

mengintegrasikan dengan aplikasi yang telah ada.

43

 

Other Application

Custom InventoryApplication Best of Breed Purchasing

Application

MainframeItem Master List

Oracle ApplicationFinancials

Point of Sales

 Gambar 2.6 Fragmented point-to-point interface model

Sumber: Passi dan Ajvaz (2010, p11)

Perhatikan gambar 2.9, dimana common data merepresentasikan

entitas yang reusable yang di-share oleh aplikasi lain. contohnya,

supplier yang didefinisikan dalam Oracle Payable di-share di antara

aplikasi Payables, Assets, dan Purchasing. Sama halnya dengan item

yang didefinisikan dalam Oracle Inventory di-share oleh Purchasing,

Order Management, dan Receivable.

44

 

 Gambar 2.7 Shared Data Model

Sumber : Passi dan Ajvaz (2010, p12)

2.2.4 Oracle Manufacturing

Menurut Gerald et al. (2004, p8) tujuan utama proses manufaktur adalah

mengambil input (5M – manpower, material, machines, measurement,

dan methods) dan memproduksi produk sebagai output-nya. Untuk

mencapai ini, perusahaan harus memilih proses manufakturnya di antara:

Project Manufacturing, Discrete Manufacturing, Repetitive

Manufacturing, Flow Manufacturing dan Process Manufacturing.

Perusahaan tidak perlu memilih satu jenis proses dan bergelut di

dalamnya, tetapi dapat mencampurkan satu atau lebih proses ini

tergantung dengan produk yang dihasilkan dan pasar.

45

 

• Discrete Manufacturing

Discrete manufacturing digunakan untuk assemblies yang dibuat

pada discrete batches dan untuk melacak aktivitas seperti rework,

upgrade, pembongkaran, pemeliharaan, pengembangan prototipe,

dan lain lain. Biasanya menggunakan sebuah layout proses

dimana memindahkan produk dalam batch antara operasi ke

berbagai toko/departemen untuk melaksanakan pekerjaan dalam

perusahaan.

• Repetitive Manufacturing

Proses manufaktur ini digunakan ketika memproduksi assemblies

pada basis berkelanjutan atau semi-berkelanjutan dalam interval

yang ditentukan.

• Flow Manufacturing

Digunakan ketika membangun sistem manufaktur yang

mempunyai responsif yang tinggi. Dalam pendekatan ini,

produksi diselaraskan dengan permintaan konsumen.

• Project Manufacturing

Oracle Project Manufacturing bersama dengan Oracle Project

Accounting digunakan untuk mengatur lingkungan seperti

manufaktur aircraft atau pembangunan kapal.

• Process Manufacturing

46

 

Digunakan untuk mengatur lingkungan manufaktur seperti

chemicals dan beverages.

2.2.5 Work in Process

Menurut Gerald et al. (2004, p15) Oracle Work in Process (WIP)

me-record aktivitas produksi aktual. Oracle WIP memungkinkan

melaporkan produksi berdasarkan discrete jobs atau repetitive schedules,

atau dengan menggunakan work orderless completion transaction.

Discrete jobs dalam WIP (disebut juga work orders, production orders,

atau shop orders) merepresentasikan produksi dengan kuantitas tertentu

dari item tertentu, dan diselesaikan dengan tanggal tertentu. Discrete jobs

dapat di-generate dengan perencanaan produk, atau dibuat secara manual.

Discrete jobs mendefinisikan sebuah item yang akan diproduksi dan

memiliki kuantitias tetap, tanggal mulai, dan tanggal selesai. Aktivitas

dengan discrete jobs menggunakan job number yang unik. Repetitive

schedules memodelkan produksi satu item dengan jumlah besar.

Repetitive schedules mereprensentasikan angka produksi selama satu

waktu periode. Repetitive schedules mempunyai empat jenis tanggal

penting, yaitu start dan completion date dan waktu untuk unit pertama

diproduksi pada jadwal, dan start dan completion date pada unit terakhir.

47

 

2.2.6 Bill of Material

Menurut Gerald et al. (2004, p13) bill of material adalah sebuah

daftar terstruktur dari bagian-bagian yang diperlukan untuk membuat

sebuah produk. Sebuah bill of material mengidentifikasi komponen atau

anak bagian dan kuantitas per unit dari sebuah assembly. Bill of material

juga menspesifikasikan faktor hasil untuk tiap komponen. Termasuk

sebuah tautan opsional untuk operasi routing dimana komponen

dikonsumsi, dan WIP Supply Type untuk tiap komponen,

mengindikasikan bagaimana material disuplai pada WIP, misalnya

apakah material secara eksplisit di-issued atau back-flushed pada point of

use. Karakteristik ini mempengaruhi pemrosesan jobs atau repetitive

schedules dalam Work in Process dan berpengaruh pada proses

perencanaan.

2.2.7 Routing

Menurut Swamidass (2000, p552), routing adalah urutan

(sequence) dari operasi yang diperlukan untuk menyelesaikan satu job.

Routing terdapat tiga level yaitu level pertama adalah menjadwalkan

material handling system dan rute bagian-bagian diantara cells. Level

kedua adalah menjadwalkan material handling device dalam tiap cell dan

rute dari bagian antara mesin dalam cell. Level terakhir adalah

mengurutkan bagian pada tiap mesin dan menentukan tool perubahaan

sequence.

48

 

2.2.8 Discrete Job

Menurut Gerald et al. (2004, p15), discrete jobs mendefinisikan

sebuah item yang akan diproduksi dan memiliki kuantitias tetap, tanggal

mulai, dan tanggal selesai. Aktivitas dengan discrete jobs menggunakan

job number yang unik. Discrete jobs dalam WIP (disebut juga work

orders, production orders, atau shop orders) merepresentasikan

produksi dengan kuantitas tertentu dari item tertentu, dan diselesaikan

dengan tanggal tertentu. Discrete jobs dapat di-generate dengan

perencanaan produk, atau dibuat secara manual.

2.2.9 Non Standard Job

Menurut Gerald et al. (2004, p588), non-standard job digunakan

untuk aktivitas produksi yang tidak lazim seperti rework, produksi

prototipe, atau operasi pemeliharaan sedeharna. Non-standard job dapat

dibuat dengan form Discrete Jobs dimana menspesifikasi tipe job dengan

Non-Standard dan menentukan Class Accounting yang sesuai untuk

membedakan non-standard job sebagai asset atau class pengeluaran

biaya. Non-standard job berbeda dengan standard job dimana non-

standard job tidak memiliki bill of material atau routing yang dapat

dipilih secara otomatis karena non-standard job menekankan hal

fleksibilitas.

49

 

2.2.10 Outside Processing

Menurut Saperstein (2006, p297), Oracle Manufacturing

memungkinkan perusahaan untuk mempunyai komponen atau sumber

daya dari supplier-sourced dalam proses manufaktur. Fitur di dalamnya

meliputi:

• Menggunakan kemampuan supplier dalam proses manufaktur

untuk membantu mengurangi biaya manufaktur dan

meningkatkan kualitas produksi.

• Menggunakan kapasitas supplier untuk meningkatkan kapasitas

produksi secara keseluruhan.

Berikut proses alur outside processing dalam gambar 2.10.

Gambar 2.8 Alur Proses Outside Processing

Sumber : Saperstein (2006, p604)

50

 

2.2.11 Move Order

Menurut Gerald et al. (2004, p490), move order adalah sebuah

mekanisme untuk melakukan permintaan, pengadaan, dan transfer

material dalam sebuah perusahaan. Move order juga memungkinkan

perusahaan untuk melacak perpindahan material di dalam satu organisasi.

Move order memungkinkan manajer atau perencana material untuk

melakukan permintaan dan memiliki hak dalam hal memindahkan

material di dalam sebuah gudang untuk tujuan seperti pengembalian

material, penerimaan material, dan pengambilan material. Sebuah

organisasi dapat men-generate move order secara manual ataupun

otomatis.

2.2.12 Move Transaction

Menurut Gerald et al. (2004, p603), move transaction adalah

kegiatan yang digunakan untuk mencatat pemindahan material di dalam

operasi dalam routing job atau repetitive schedule. Untuk melakukan

move transaction, user harus mengidentifikasikan job atau schedule yang

diinginkan. Memilih tipe transaksi terhadap perpindahan material, dan

menidentifikasikan operasi “from” atau “to” dan langkah “step” untuk

perpindahannya. Step yang digunakan adalah Queue, Run dan To Move.

Sistem akan selalu menggunakan langkah Queue pada operasi pertama

routing dan langkah To Move untuk langkah terakhir, langkah lainnya

bersifat optional.

51

 

• Queue

Merupakan kuantitas dimana produksi menunggu untuk

dijalankan.

• Run

Merupakan representasi kuantitas dimana produksi telah

dijalankan.

• To Move

Langkah ini mengindikasikan kuantitas yang berhasil

diselesaikan dan siap untuk dipindahkan ke operasi selanjutnya

atau kuantitas pada akhir job siap untuk dipindahkan sebagai stok.

2.2.13 Completion Transaction

Menurut Saperstein (2006, p103), competion transaction

termasuk meng-update kuantitas produksi yang telah diselesaikan

(completed) dari sebuah job atau repetitive schedule, mengidentifikasi

komponen dari item dan kuantitas to be backflushed, dan memindahkan

reservasi dari assembly order akhir untuk menyesuaikan sales order

lines dan deliveries.

2.2.14 Scrap

Menurut Gerald et al. (2004, p615), scarp adalah produk cacat

atau gagal selama pemrosesan produksi yang benar-benar tidak dapat

52

 

dilakukan pengerjaan ulang (rework atau repair). Ketika ada produk

yang salah diproduksikan, produk akan dilakukan proses pembuangan,

user dapat melakukan pemrosesan assembly untuk scrap dengan

memindahkannya kepada langkah operasi internal scrap pada setiap

operasi dalam routing, atau user dapat menyelesaikan kuantitas ke dalam

inventory dan menggunakan transaksi miscellaneous issue untuk

melakukan scrapping pada waktu berikutnya. Transaksi scrap akan

mengurangi inventory pada biaya standard (atau rata-rata) dan

menambahkan pada account scrap.

2.2.15 Rework Out Rework In

Menurut Gerald (2004, p612), rework dapat mengindikasikan

bahwa kuantitas tidak memenuhi standar kualitas. Pada proses

manufaktur, ada banyak hal yang dikerjakan terjadi kesalahan proses

produksi. Dan kesalahan produksi dapat diperbaiki atau dikerjakan ulang

dengan melakukan rework untuk produk yang cacat tersebut. Produk

yang cacat tetapi masih ada kemungkinan dapat diperbaiki disebut juga

defect. Produk defect dilakukan pengerjaan ulang dengan proses rework

out yaitu suatu proses di mana suatu material dipisahkan dan dirobak kembali

karena material rusak. Sedangkan rework in adalah suatu proses di mana

material yang telah dilakukan rework out akan muncul sehingga

menambah stok hasil rework out tersebut.

53

 

2.2.16 Inventory

Menurut Gerald (2004, p39), sebuah organisasi mendefinisikan

inventory dengan memasukkan klasifikasi inventory organization.

Pengelompokan ini membutuhkan perusahaan untuk mendefinisikan

parameter yang bervariasi yang berdampak pada fungsi lain pada

perusahaan seperti: Accounting, Costing, Material Management,

Engineering, dan Manufacturing. Inventory organization dibagi menjadi

bagian-bagian yang lebih ke kecil yang dinamakan subinventory.

Subinventory merepresentasikan sebuah subdivisi dari sebuah inventory

organization. Sebuah perusahaan dapat menggunakan subinventory untuk

melacak material-material dalam sebuah line production atau

manufacture consumtion. Dalam subinventory dapat mendefinisikan

beberapa atribut item pada level subinventory tersebut. Di dalam

subinventory terdapat locator-locator. Locator merepresentasikan lokasi

fisikal terkecil dalam Oracle Application yang memungkinkan

perusahaan untuk melakukan perhitungan stok dan melacak material-

material yang dikonsumsi oleh perusahaan sebagai bahan baku. Jadi

tingkat level terakhir dalam struktur enterprise inventory adalah locator.

Locator merepresentasikan sebagai sebuah lokasi fisikal dalam sebuah

subinventory.

54

 

2.2.17 Lots

Menurut Gerald et al. (2004, p493), lots memrepresentasikan

sebagai sebuah kelompok item on-hand yang secara umum memiliki

karakter yang sama.

Menurut Swamidass (2000, p381), lot size mengacu pada

kuantitas yang di-order atau diproduksi. Lot size bermacam-macam

sesuai dengan tipe proses manufaktur yang digunakan. Dalam job shop,

lot size cenderung lebih kecil ukurannya, sedangkan pada line production,

lot size lebih besar.

2.2.18 Pull System vs Push System

Menurut Swamidass (2000, p595), dalam push production system,

bahan baku dan parts didorong (pushed) melalui sistem produksi, dan

produk jadi distok untuk memenuhi permintaan yang telah diprediksikan.

Bahkan ketika produksi terjadi dalam respon terhadap sebuah order,

order tersebut memicu sebuah pengeluaran dari raw stock, yang

kemudian di-pushed melalui sistem produksi. Sedangkan dalam pull

production system, produk yang dihasilkan dalam respon terhadap

permintaan tertentu. Pull production system dikenal juga sebagai sistem

Just in Time (JIT) atau sistem Kanban. Pull production system dikontrol

dengan menggunakan Kanban. Kanban digunakan untuk signal pulling

action dari satu workstation ke workstation lain.

55

 

2.2.19 Personalization

Oracle telah memperkenalkan sebuah mekanisme dimana

merevolusi cara form-form dapat dikostumisasi untuk memenuhi

kebutuhan konsumen. Menurut Goud (2005, p1) kebanyakan konsumen

ingin memodifikasi tampilan form. Mereka ingin mengubah label pada

form fields, menyembunyikan fields, menyembunyikan buttons,

mengembangkan custom logic, dan lain lain. adapun motif untuk

melakukan modifikasi pada form Oracle adalah:

• Adanya field yang tidak terpakai.

• Menyesuaikan kebutuhan spesifik bisnis dari konsumen.

• Menyesuaikan bahasa yang digunakan konsumen.

Oracle menyediakan sebuah user interface “Personalization

form” yang digunakan untuk mendefinisikan personalization rules.

Personalization rules ini membangun custom actions untuk dijalankan

oleh form selama runtime. Action meliputi mengubah prompts,

memunculkan message atau menghindarkan konsumen melakukan suatu

transaksi, dan lain lain.

56

 

Menurut Passi dan Ajvaz (2010, p142) seorang developer harus

mempertanyakan pertanyaan berikut ketika memperluas fungsionalitas

suatu form:

• Form to be personalized, yaitu form mana yang harus dilakukan

personalisasi.

• Form function, form tersebut yang dipersonalisasi mungkin dapat

diakses melalui menu yang berbeda, dengan tiap-tiap menu item

dilampirkan pada form function yang berbeda. Akankah

personalisasi dapat diterapkan untuk semua form function pada

form tersebut? Apakah personalisasi diterapkan untuk

serangkaian responsibilites atau sekumpulan user saja?

• Events, yaitu event mana yang harus di-capture untuk

personalisasi?

• Conditions, haruskah personalisasi ini dapat diterapkan dengan

kondisi tertentu?

• Actions, action apa yang harus dilakukan pada form tersebut?

Untuk mengakses form Personalization, pertama-tama membuka

form yang ingin dilakukan personalisasi, misalnya “Move Order”.

Kemudian klik Help > Diagnostics > Custom Code > Personalize

57

 

Di dalam form Personalization, terdapat empat seksi, yaitu:

• Rules

Rules mengatur kebutuhan personalisasi untuk

diimplementasikan ke dalam form. Tiap rule berisi

sequence number dan deskripsinya. Rule dapat diaktifkan

atau dideaktifkan dengan menggunakan Enabled

checkbox. Rule dapat juga dihapus ketika tidak lagi

dibutuhkan.

• Conditions

Conditions menentukan kejadian/peristiwa dari Rule

untuk dieksekusi. Tiap Condition berisi tiga seksi seperti

Trigger Event, Trigger Object, dan Condition.

• Trigger Event menspesifikasikan kemunculan

dimana rule harus dijalankan.

• Trigger Object adalah objek dalam form untuk

memutuskan pada level apa rule harus dijalankan.

• Condition adalah pernyataan SQL untuk

mengontrol eksekusi rule ketika kriteria yang

disebutkan telah dipenuhi.

Misalnya:

Trigger Event = WHEN-NEW-ITEM-INSTANCE

Trigger Object = ORDER_NUMBER

58

 

Condition = where user <> ‘SYSTEM’

• Context

Context mengatur kepada siapa personalisasi harus

diterapkan. Hal ini persis dengan konsep menggunakan

profile options dalam Oracle Applications. Beberapa level

dalam context adalah Site, Responsibility, Industry dan

User. Selama runtime, nilai yang disediakan dalam

context dievaluasi dan rule personalisasi akan diterapkan.

Penggunaan context sangat vital dalam menerapkan

personalisasi untuk menghindari user mengakses form

yang tidak sesuai. Contoh:

Context = Responsibility

Value = Plan to Produce User

• Actions

Actions menentukan operasi yang tepat untuk dilakukan

ketika conditions dan context bernilai true selama runtime.

Biasanya tiap-tiap rule harus diasosiasikan paling sedikit

dengan satu action. Beberapa tipe dari actions adalah:

Property

Property digunakan untuk mengatur properti dari

objek. Beberapa objek termasuk Item, Window,

59

 

dan Block, dan lain lain. Nama objek didefinisikan

dalam form harus dimasukkan setelah memilih

tipe objek. Contoh:

Object Type = “Item”

Target Object = “:ORDER.ORDER_NUMBER”

Property Name = “PROMPT_TEXT”

Value = “Claim Number”

Value diinterpretasikan pada saat runtime,

sehingga dapat juga menggunakan fungsi SQL dan

operator. Beberapa value yang dimulai dengan

operator “=” akan diinterpretasikan pada saat

runtime, yang lainnya akan diperlakukan seperti

yang dientri dalam value field. Misalnya: Value =

‘Welcome to the Oracle Apps Mr.’ || user

Message

Message digunakan untuk menampilkan pesan

selama runtime. Message Type dan Description

harus diisi setelah memilih action type sebagai

“Message”. Tipe Message yang tersedia adalah

Error, Warning, Hint, Question dan Debug.

Tergantung pada respon yang diinginkan dari user,

tipe pesan yang sesuai dapat dipilih. Contoh:

Message Type = “Hint”

60

 

Message Text = “ Please fill the field with

numeric”

Builtin

Digunakan untuk menjalankan form dan AOL API.

Tergantung dengan tipe API yang dipilih,

parameter dapat diisi. Contoh:

Builtin Type = FND_UTILITIES.OPEN_URL

Argument = http://www.oracle.com

Special

Digunakan untuk mengaktifkan menu spesial yang

tersedia pada menu Tools. Oracle Applications

menyediakan 45 menu spesial di bawah menu

Tools dimana dapat digunakan oleh konsumen

berdasarkan kebutuhannya. Contoh:

Menu Entry = SPECIAL15

Menu Label = Header Information

Enabled in Block(s) = ORDER

Icon Name = Flower.ico

61

 

2.3. Kerangka Pikir

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Gambar 2.9 Kerangka Pikir IT Valuation

 

I

N 

P 

U 

T

Sistem Oracle E-Business

Suite

P 

R 

O 

S 

E 

S 

 

Effectiveness of IT

Business Value of IT

Strukur Organisasi &

Job Description

Business Process  

Effectiveness & Efficiency of IT Supply

OUTPUT 

Recommendation 

IT VALUE

Rekomendasi Usulan Pengembangan