8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

1/11

Apa itu Mutu?Mutu adalah persepsi pelanggan mengenai sebuah barang atau jasa yang sesuai dengankebutuhan mereka dan memberikan pernyataan kepuasan dan spesifkasi secara lengkap.

Mutu dalam sebuah organisasi paling baik dapat dicapai dengan cara manajemenmembentuk Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM adalah sistem ormal yangmendokumentasikan struktur perusahaan, tugas dan tanggung jawab karyawan dan

manajemen, prosedur-prosedur yang dipersyaratkan untuk mewujudkan mutu produk atau jasa. mpat alat mutu harus dipakai ketika membuat sebuah SMM! Manual Mutu, "rosedur#perasi Standar, $nstruksi %erja dan dokumen-dokumen pendukung seperti diagram alirdan catatan mutu. %eempat alat itu harus konsisten, saling berhubungan dan bekerjabersama untuk meningkatkan nilai dari barang atau jasa.

Bagaimana Saya Mengelola Mutu?Manajemen mutu secara eekti mengelola SMM perusahaan untuk mencapai kepuasanpelanggan yang maksimal pada tingkat biaya terendah secara keseluruhan. ManajemenMutu (MM) adalah sebuah proses berkesinambungan yang memerlukan masukan waktu,usaha dan komitment dari semua sumber daya perusahaan.

Delapan prinsip MM yang merupakan dasar MM yang efektif:

&. 'okus "elanggan - "ahami keinginan pelanggan nda. kur kepuasan pelanggan.*erusaha untuk melampaui harapan pelanggan.

+. %epemimpinan - Manajemen menetapkan startegi dan memimpin perusahaandalam mencapai tujuannya. Manajemen membuat sebuah lingkungan yangmendorong stanya untuk secara terus-menerus melakukan peningkatan danbekerja untuk memberikan kepuasan pelanggan.

. %eterlibatan #rang - ati sta nda dengan eekti. %erja tim dan keterlibatankaryawan secara penuh menjadikan mutu sebuah kenyataan.

/. "eningkatan 0erus-Menerus - Secar terus-menerus membuat segala sesuatu lebihbaik.

1. "endekatan "roses - "ahami dan atur sumber daya dan kegiatan perusahaan untukmengoptimalkan operasional organisasi.2. "engambilan %eputusan *erdasarkan 'akta - Mengambil keputusan berdasarkan

akta. 3ata harus dikumpulkan, dianalisa dan dinilai terhadap tujuan dan sasaran.4. "endekatan Sistem Manajemen - 0entukan urutan dan interaksi proses dan kelola

semuanya sebagai sistem. "roses yang ada harus memenuhi persyaratanpelanggan.

5. 6ubungan yang Saling Menguntungkan dengan "emasok - *ekerja dengan parapemasok nda untuk menghasilkan menang-menang.

--------------------------------------------------------------------------------

Apa itu ISO?$S# atau the $nternational #rgani7ation or Standardi7ation adalah organisasi non-pemeringah yang didirikan pada tahun &8/4. $S# memasukkan jaringan dari &14 badanstandard nasional (per 89&+9:2) dari negara-negara yang memimpin industri didunia. Salahsatu tujuan dari $S# adalah mengembangkan standarisasi dunia dengan mengembagkanpemakaian standar mutu internasional. 3engan melakukan hal tersebut, batasan-batasandalam perdagangan dapat dihilangkan.

$S# telah membuat &1,::: standar (per 59&29:1) di berbagai bidang industri. Sebagaicontoh standard $S# telah membuat pemberian kode standard untuk nama negara, matauang dan bahasa, menstandarisasikan ormat telpon seluruh dunia dan kartu perbankan,maupun ukuran dan warna rambu-rambu jalan dan ketinggian bemper mobil.

$S# memasukkan ,::: badan pekerjaan teknik (per 89&+9:2), dimana sekitar 1:,::: ahlidari bidang industri, pekerja, pemerintah, dan badan standarisasi di seluruh penjuru duniamengembangkan dan mere;isi standar-standar tersebut. $S# telah membuat standar

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

2/11

untuk bidang otomoti;e, manuaktur, mekanik, kemasan dan kesehatan serta banyak lagi.

Standar secara luas bisa dibagi menjadi tiga kategori, yang disebut dengan produk, prosesdan standard manajemen. Sebagai contoh yang pertama mengacu pada karakterisitikyang berhubungan dengan mutu dan keselamatan. Standard proses mengacu padakeadaan dimana produk dan jasa dibuat, dikemas atau disuling. Standard sistemmanajemen membantu organisasi mengelola operasional mereka. Standard sistem

manajemen sering digunakan untuk membantu membuat kerangka kerja yang kemudianmemungkinkan organisasi secara konsisten mencapai persyaratan-persyaratan yangditetapkan dalam produk dan standard proses.

Apa itu ISO 9000?

pa perbedaan antara $S# 8:::, $S# 8::&, dan $S# 8::&!+:::< dan apa itu $S# 8::+ dan$S# 8::< 

 =awaban cepatnya adalah >tidak ada>. $stilah-istilah ini digunakan untuk menggambarkanstandard $S# 8::&. Sebelum 3esember +:::, namanya adalah standard $S# 8::&, $S#8::+ dan $S# 8::? tanpa berokus pada perbedaan teknik antara istilah-istilah tersebut,

orang-orang secara mudahnya menyebut dengan nama $S# 8:::. "ada bulan 3esember+:::, $nternational #rgani7ation or Standardi7ation ($S#) menggabungkan $S# 8::&, $S#8::+, dan $S# 8:: kedalam sebuah standar $S# 8::& yang sudah dire;isi. ntukmembedakan dengan ;ersi sebelumnya, standar yang sekarang sering disebut dengan $S#8::&!+::: atau $S# 8:::!+:::.

Tip: $normasi lebih detail dapat dilihat di www.iso.ch. Ringkasan Standard ISO

Standard $S# 8::: mengandung persyaratan-persyaratan yang sebenarnyamempengaruhi semua aspek dalam perusahaan. karena standard $S# 8::: didesain untuk

semua perusahaan di semua ukuran dan semua industri. "ersyaratan-persyaratan agakluas dan susah dibaca. "ersyaratan $S# 8::&!+::: terdiri dari beberapa bagian sebagaiberikut!

Bagian : Sistem Mana!emen Mutu*agian standard $S# 8::&!+::: ini menguraikan pentingnya langkah-langkah untukmenerapkan sistem manajemen mutu $S# 8::&!

$dentifkasi proses (atau akti;itas) yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu,

 0entukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut,

 0entukan bagaimana proses-proses tersebut dijalankan secara eekti;e dan terkendali,

"astikan semua inormasi tersedia untuk mendukung operasional dan pemantauan proses-proses tersebut,

kur, pantau dan analisa proses-proses tersebut, dan terapkan tindakan yang perlu untukmemperbaiki proses dan mencapai peningkatan yang berkesinambungan.

Sistem manajemen mutu $S# 8::: memerlukan dokumentasi yang terdapat sebuahmanual mutu, prosedur-prosedur tertentu juga instruksi kerja. Semua domumen (termasukcatatan mutu) harus dikendalikan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. =ugadalam bagian ini, $S# 8::& menekankan kebutuhan untuk peningkatan berkelanjutan.

Tip:  Sebagian besar perusahan melihat persyaratan dokumentasi ini suatu hal yangmenakutkan. "enggunaan model produk kami dapat menjadi keuntungan yang luar biasa.ihat %oleksi "roduk kami sebagai pertimbangan nda.

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

3/11

Bagian ": Tanggung #a$a% Mana!emen$S# 8::&!+::: memberikan penekanan yang besar pada komitment manajemen puncakterhadap mutu. *agian ini mensyaratkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, dan diperkuatdengan keterlibatan manajemen puncak terhadap persyaratan pelanggan.*agian $S# 8::& ini juga mensyaratkan manajemen puncak menetapkan tugas dantanggung jawab dalam perusahaan, termsduk penetapan perwakilan manajemen $S#

8:::.

Tip: @unakan ormat standard yang bagus untuk semua deskripsi kerja - orm standard iniakan menghemat banyak waktu ketika membuat deskripsi kerja baru, ketika melakukanpengiklanan posisi yang dibutuhkan, ketikan melakukan e;aluasi karyawan, dansebagainya.

Bagian &: Mana!emen Sum%er Daya*agian dari $S# 8::&!+::: ini menjelaskan persyaratan bagi sebuah perusahaan untukmenentukan dan menyediakan sumber daya (sebagai contoh? peralatan, asilitas, dll) yangdiperlukan untuk menerapkan dan meningkatkan proses dari sistem manajemen mutu $S#8::& dan mencapai kepuasan pelanggan. *agian ini juga memasukkan persyaratan

pelatihan karyawan, juga saranan fsik dan lingkungan kerja.

Tip: @abungkan ungsi 6A perusahaan kedalam sistem mutu $S# 8::& nda, dan berikanmereka peran dalam penerapan $S# 8::&.

Bagian ': Realisasi (rodukStandard $S# 8::&!+::: mendefnisikan realisasi produk sebagai Burutan proses dan subproses yang diperlukan untuk membuat produk.C $ni adalah bagaimana produk ndadidesain, diproduksi, diuji, ditangani, dikirim, dst. *agian ini juga berlaku bagi penyedia

 jasa. "enekanannya pada bagaimana perusahaan memahami, mengkomunikasikan danbenar-benar memenuhi persyaratan pelanggan. *agian ini juga terdiri dari berbagaipersyaratan bagi desain produk dan perencanaan proses, proyek dan jasa.

Tip:  Sebagian besar perusahaan menulis instruksi kerja dan diagram alur untukmenentukan dan menstandarisasikan proses kerja mereka. nda akan menghemat banyakwaktu jika nda mengikuti persyaratan $S# 8::& untuk pengendalian dokumen sejak awalketika menulis dokumen-dokumen ini.

Bagian ): (engukuran* Analisa dan (eningkatan*agian terakhir dari standard $S# 8::&!+::: adalah menutupnya dengan menyediakanpersyaratan untuk akti;itas pengukuran dan pemantauan, sehingga perusahaan bisasegera mengidentifkasi bila ada yang tidak sesuai jalur. %egiatan pengukuran pemantauan

 juga termasuk internal audit dan pemantauan persepsi pelanggan dengan maksud apakahperusahaan telah memenuhi persyaratan pelanggan. "engukuran dan pemantauan

memungkinkan perusahaan mengatur berdasakan akta buak perkiraan.

Tip: $ni adalah bagian yang sangat penting dari standard $S# 8::&. 0ergantung daribagaimana hal tersebut diterapkan, hal ini dapat memberikan tambahan nilai yang luarbiasa atau malah menciptakan birokarsi dan pemborosan. %ami sangat menyarankanuntuk memberikan penekanan dalam bagian $S# 8::& yang krusial ini.

Manual Mutu ISO 9000Standard mensyaratkan perusahaan menulis manual mutu $S# 8::: yang menjelaskanbagaimana tiap persyaratan dalam $S# 8::&!+::: diterapkan dalam perusahaan. Manualmutu $S# 8::: merupakan perwujudan dari standard secara spesifk dalam sebuahperusahaan.

Sementara menulis manual mutu menggambarkan sebuah halangan besar bagi sebagianbesar perusahaan, standard $S# 8::&!+::: mensyaratkan lebih detail dalam bentukprosedur mutu, kebijakan mutu dan sasaran mutu. %ebanyakan perusahaan melakukan

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

4/11

kesalahan dengan membuat berbagai prosedur yang berbeda untuk memenuhipersyaratan ini? bagaimanapun, hal ini biasanya awal dari ketidak praktisan dan birokratisdari sistem mutu $S# 8:::.

Tip: @abungkan persyaratan dokumentasi yang berbeda (contoh? manual mutu, prosedur,kebijakan perusahan dan sasaran mutu) sebisa mungkin kedalam satu manual mutu yangkomprehensi;e. 6al ini akan mengurangi pengulangan dan birokrasi, dan menghemat

waktu pelaksanaan sistem mutu. ihat %oleksi "roduk kami sebagai pertimbangan nda.Model Manual Mutu dan +ormMenggunakan model untuk manual mutu $S# 8::&, prosedur dan orm dapat memberikankeuntungan yang sangat besar bagi sebuah perusahaan. Model biasanya diambil daribentuk manual, prosedur dan orm yang sudah ada dan sudah terbukti.

Tip: Manual mutu dan prosedur mutu $S# 8::: adalah bagian yang ;ital dari sistem mutu$S# 8::&. nda bisa mendapatkan keuntungan yang sangat besar dengan membeli modelmanual mutu yang baik (sebuah manual mutu yang sederhana yang bisa nda gunakansebagai contoh yang baik dan nda dapat memodifkasi untuk menjadikannya sebagaimanual mutu nda sendiri). ihat %oleksi "roduk kami sebagai pertimbangan nda.

Apa itu Serti,kasi ISO 900?Sertifkasi $S# 8::& juga dikenal dengan registrasi $S# 8::&, atau sertifkasi $S# 8:::,atau sertifkasi $S# 8::&!+::: (bila mengacu pada ;ersi terakhir dari standard $S# 8::&),atau registrasi $S# 8::&!+:::. Semuanya itu mengacu pada pengesahan oleh badansertifkasi independen bahwa sistem manajemen mutu $S# 8::& perusahaan ndamemenuhi semua persyaratan dari standard $S# 8::&!+:::. ll o these reer to anindependent certifcation body attesting that your companyDs $S# 8::& Eualitymanagement system meets all reEuirements o the $S# 8::& +::: standard. Secarakhusus, perusahaan sertifkasi mengirim satu atau lebih auditor untuk melakukan auditawal sistem manajemen mutu. pabila tidak ditemukan adanya celah yang berartiterhadap persyaratan $S# 8:::, sebuah sertifkat akan diterbitkan. Sertifkat secarakhusus berlaku selama tiga tahun dimana selama periode audit (biasanya tiap 2 - &+

bulan) selalu menunjukkan kesesuaian.

Tip: ;aluasi registrar nda dengan hati-hati dengan tujuan menemukan sebuah badanregistrasi diamana auditornya Feksibel (karena ada banyak sekali cara untuk memenuhipersyaratan $S# 8::: dan beberapa mungkin lebih baik untuk bisnis tertentu) dan auditoryang tidak berkeberatan untuk bertukar pengalaman (auditor tidak diperbolehkanmemberikan konsultasi tetapi mereka diperbolehkan berbagi pengalaman mengenai halyang pernah mereka lihat di perusahaan lain).

--------------------------------------------------------------------------------

Apa itu (endekatan (roses ISO?

Standard $S# terbentuk melalui konsep "endekatan "roses. 3ua dari delapan prinsip-prinsip manajemen mutu adalah kunci untuk memahami prinsip ini!

"endekatan "roses - "ahami dan atur sumber daya dan akti;itas perusahaan untukmengoptimalkan operasional organisasi."endekatan Sistem pada Manajemen - 0entukan urutan dan interaksi proses dan kelolasemuanya sebagai sebuah sistem. proses harus memenuhi persyaratan pelanggan.#leh karena itu, ketika kegiatan dan sumber daya perusahaan diatur secara optimal, dandikelola sebagai sebuah sistem, hasil yang diharapkan dapat tercapai dengan lebih efsien.

ntuk mengelola dan meningkatkan proses nda dengan eekti, gunakan siklus "lan-3o-Gheck-ct atau "3G sebagai panduan. "ertama, nda merencanakan ("H) denganmenentukan proses kunci nda dan membuat standard mutu untuk proses-prosestersebut. *erikutnya, nda lakukan (3#) dengan menerapkan rencana. %etiga, ndaperiksa (G6G%) dengan menggunakan pengukuran untuk menilai kesesuaian denganrencana nda, dan akhirnya, nda bertindak (G0) dengan terus melakukan peningkatan

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

5/11

perorma produk nda.

--------------------------------------------------------------------------------

Apa itu -nsur Sistem Mana!emen Mutu? Standard $S# adalah aturan dan panduan terdokumentasi untuk menerapkan sistem mutu

di dalam perusahaan nda. Spesifkasi teknik tertentu dan9atau kriteria spesifk lain dapat juga dimasukkan tergantung dari standard yang nda pilih.

Standard $S# 8::& adalah sebuah model sistem mutu, menggambarkan proses dansumber daya dan proses yang diperlukan untuk registrasi sistem mutu perusahaan.3iagram sistem $S# ini menunjukkan sistem manajemen dan proses yang merupakanbagian dari standard manajemen mutu $S#. $khtisar singkat dari persyaratan kunci sepertidibawah ini!

IMS - 3okumen proses yang diperlukan untuk memastikan produk atau jasa bermututinggi dan sesuai dengan persyaratan pelanggan.Management Aesponsibility - Menyiapkan ;isi. Menunjukkan komitmen. 'okus pada

pelanggan. Mendefnisikan kebijakan. Semua orang mendapat inormasi.Aesource Management - Menugaskan orang yang tepat pada pekerjaan. Menciptakan danmengelola ruang kerja yang positi."roduct Aeali7ation - "ahami pelanggan dengan jelas, produk, legal dan persyaratandesain. "astikan spesifkasi yang ada diikuti. "eriksa pemasok nda.Measurement, nalysis J $mpro;ement - $dentifkasi masalah dan potensi masalah yangada. "antau dan ukur kepuasan pelanggan. akukan audit internal. Selesaikan masalah.

--------------------------------------------------------------------------------

Mengapa Menerapkan Sistem Mana!emen Mutu?Menerapkan SMM di perusahaan nda adalah keputusan manajemen yang memerlukan

pertimbangan dari operasional organisasi nda, strategi, sta dan yang paling pentingadalah pelanggan nda.

Standard $S# sekarang siap untuk diterapkan oleh organisasi dalam dunia industri mulaidari manuaktur dan laboratorium sampai pada otomoti dan armasi. 3alam banyakcontoh, pilihan untuk menerapkan standard $S# dalam sebuah perusahaan tidak hanyahasil dari pencarian sebuah perusahaan untuk meningkatkan mutu, efsiensi dankeuntungan, tetapi juga sebagai hasil dari penerapan iso karena!

"erintah dari pemimpin industri tertentu seperti tiga besar (3aimlerGhrysler, 'ord and @M)mensyaratkan pemasok otomoti (ihat $S#90S &28/8)3ipersyaratkan oleh pelanggan nda, khususnya bisnis yang berokus secara internasional

3ipersyaratkan oleh lembaga peraturan luar negeri bagi pemasok produk dengan mutuyang sensiti, seperti peralatan medis"erlu untuk menjaga pasar yang ada dan keuntugan kompetitintuk alasan apapun perusahaan nda memutuskan untuk memperoleh ataumemperbaharui sertifkasi $S#, nda perlu mempertimbangkan manaat dan biaya yangtimbul dalam proses ini.

Manfaat ISOStandard $S# adalah sebuah panduan yang dapat merubah sistem mutu perusahaan ndamenjadi sebuah sistem yang eekti yang memenuhi dan melampaui harapan pelanggan."erusahaan nda akan mulai menyadari manaat ini ketika nda menerapkan danmentaati standar mutu ini, dan nda akan melihat manaat internal dan eKternal yangterus bertambah.

Secara internal, proses akan sesuai dengan harapan pelanggan dan tujuan perusahaan,sehingga membentuk sebuah lingkungan operasional yang lebih terorganisasi untuk

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

6/11

manajemen dan karyawan nda. Mutu produk dan jasa akan meningkat denganmenurunnya kerusakan dan pemborosan. "eningkatan proses akan membantu memoti;asipara karyawan dan meningkatkan keterlibatan karyawan. "roduk dan jasa secaraberkesinambungan akan ditingkatkan. Semua manaat internal ini akan secara terusmenerus menghasilkan kondisi fnansial yang lebih baik, sehingga menciptakan nilai lebihbagi bisnis nda.

Mengenai manaat eKternal, sertifkasi $S# menunjukkan pada pelanggan dan pemasoknda diseluruh dunia bahwa perusahaan nda mempunyai rasa percaya diri, kepuasandan bisnis yang berkesinambungan. "erusahaan nda juga mempunyai kesempatan untukmeningkatkan keunggulan kompetiti;e, menjaga dan membangun datar pelanggan, danlebih mudah tanggap pada kesempatan pasar diseluruh dunia.

Manfaat serti,kasi ISO 9000 adala.:

"eningkatan! $S# 8::& adalah alat yang bagus untuk mengembangkan ondasi yang kuatbagi proses dan sistem. "roses dan sistem merupakan hal yang perlu penyelenggaraandan pengembangan sebuah perusahaan. "eningkatan mutu berjalan bersama hal tersebut.$S# 8::& dikembangkan sebagai alat yang nyata untuk meningkatkan perusahaan.

"emasaran! Sertifkasi $S# 8::& dapat secara eekti digunakan dalam pemasaran karenadikenal luas sebagai standar mutu? hal itu menunjukkan pada pelanggan nda bahwanda memperhatikan mutu dengan serius, bahwa nda proakti dan bahwa ndamenempatkan kepuasan pelanggan pada tempat pertama.

"ersyaratan "elanggan! =ika perusahaan nda menyediakan produk atau jasa bagiperusahaan lain, bebrapa dari pelanggan nda mungkin mensyaratkan nda tlahdisertifkasi $S# 8:::& supaya dapat berbisnis dengan nda.

Biaya ISOMeskipun biaya penerapannya bisa ditutup denan meningkatnya penjualan, berkurangnya

kerusakan dan meningkatnya produktiftas perusahaan, in;estasi dari penerapan danpengelolaan sistem mutu $S# perlu dipertimbangkan.

*anyak aktor harus dipertimbangkan ketika menghitung biaya penerapan $S# diperusahaan nda. Laktu, usaha dan uang yang digunakan organisasi nda ke dalamregistrasi standard $S# bergantung dari jumlah karyawan, lokasi, standard $S# yang dipilihuntuk registrasi dan kondisi sistem mutu dan proses nda saat ini. *iaya tersebut meliputi!

Laktu dan usaha manajemen dan karyawanpgrade dan membuat dokumen"elatihan karyawan*aiya registrasi

"engelolaan3engan penerapan alat baru, kunci untuk meminimalkan biaya adalah dengan membekalidiri nda sendiri dengan pengetahuan tentang proses, dan kemudian mendesain rencanayang mungkin yang mempunyai tujuan yang realistis, sumber daya yang cukup dan jadwalwaktu pelaksanaan. Menggunakan konsultan untuk memandu nda guna mengontrolbiaya dan mencapai tujuan nda lebih cepat. Sebagai tambahan, jika nda mempunyailokasi atau departemen yang banyak, biaya dapat ditekan dengan meningkatkan inormasiyang nda pelajari dan sumber daya yang nda gunakan ketika nda melakukan prosespenerapan dan pengeloaan.

(enerapan Sistem Mana!emen Mutu ISO 900

%apan waktu terbaik untuk memulai penerapan $S# 8::&<$dealnya nda harus memulai $S# 8::&!+::: saat pertama kali nda memulai perusahaannda. =ika nda dalam posisi sedang memulai sebuah perusahaan baru, nda harusmembuat proses bisnis nda menurut persyaratan $S# 8::&!+::: dan mulai menerapkan

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

7/11

$S# 8::&!+::: sebelum nda menrekrut karyawan. $ni adalah pendekatan yang palingefsien karena perusahaan nda tidak hanya segera meraih manaat dari $S# 8::: tapinda tidak perlu mengatasi hambatan untuk berubah ketika mengatur proses kerja supayamemenuhi persyaratan standard $S# 8::&!+:::.

*agaimanapun, sebagian besar perusahaan telah berdiri lama sebelum mereka memulaimenerapkan $S# 8::&!+::: mereka. %arena sistem mutu $S# 8::& yang lengkap

membawa banyak manaat bagi perusahaan, kan selalu lebih baik untk memulaipenerapan $S# 8::& lebih awal daripada kemudian.

Bagaimana Saya Memulai (enerapan ISO 9000?Sebagai langkah awal, nda harus membuat diri nda terbiasa dengan $S# 8::&!+::: danpersyaratan-persyaratannya. nda dapat menemukan berbagai inormasi bermanaat danlink ke bagian ink *ermanaat. ihat %oleksi "roduk kami sebagai pertimbangan nda.(erlu %erapa lama untuk menerapkan ISO 900?

 0ergantung pada nda dan perusahaan nda. ang paling tercepat adalah +- bulankarena sebagian besar badan sertifkasi $S# 8::& mensyaratkan paling tidak + bulanpenerapan $S# 8::& sebelum audit sertifkasi. "aling realistis! jika nda mempunyaiperusahaan yang relati kecil (katakan, karyawan kurang dari +: orang), jika karyawan

nda termoti;asi dan jika mereka tidak menentang adanya perubahan, jika ndamendapat dukungan dari semua eksekuti senior, jika nda dan para manajer lainnya siapmemberikan waktu dan usaha yang berarti dalam usaha keras ini, dan jika ndamenggunakan model manual mutu $S# 8::& yang benar-benar bagus (sebuah modelmanual mutu $S# 8::: yang dapat nda modifkasi untuk dibuat menjadi manual mutunda sendiri), maka kemungkinan nda akan dapat memperoleh sertifkasi dalam waktuyang singkat antara -/ bulan? model untuk orm $S# 8::: memberikan tambahanpenghematan waktu. *eberapa perusahaan kelihatan lebih lambat, 2-&+ bulan masihmerupakan waktu yang wajar. 0etapi, perusahaan yang menulis manual mutu $S# 8::&dan prosedur $S# 8::& dari rancangan mereka sendiri ketimbang menggunakan contohmodel manual mutu $S# 8::& yang sudah terbukti, sering membutuhkan waktu sekitar +tahun atau lebih. ihat %oleksi "roduk kami sebagai pertimbangan nda.

Apaka. kita .arus menggunakan konsultan ISO 9000?%ami menemukan bahwa konsultan $S# 8::: dapat memberikan bantuan yang sangatbesar, dan mereka juta dapat menjadi penyebab kerusakan yang besar, tergantung darikonsultan konsultannya dan tergantung dari bagaimana nda menggunakan mereka.

%onsultan $S# 8::: yang baik dapan memberikan nilai tambah sebagai pelatih. kanbermanaat apabila sanga ahli dalam masalah $S# 8::: digunakan untuk memberikanpelatihan pada perwakilan manajemen $S# 8:::, atau untuk >menjual> manaat $S# 8:::pada manajemen puncak. *agaimanapun, sebagian besar para konsultan mencoba untukmenjual jasa konsultasi mereka. 0rainer murni $S# 8::: biasanya merupakan pilihan yang

 jauh lebih baik. %ami banyak mendengar kasus dimana konsultan $S# 8::: dengan

sengaja membuat persyaratan $S# 8::: kelihatan rumit dan supaya mereka bisamemberikan harga tinggi bagi jasa konsultasi mereka.

Masalah yang paling umum yang kami temui adalah sistem manajemen $S# 8::: yangbirokratis dan tidak efsien. $ni adalah khas hasil dari konsultan $S# 8::: menulis danmenerapkan prosedur dan manula mutu $S# 8::: yang berbelit dan rumit.

 =ika dibutuhkan bantuan dari luar, kami menyarankan menggunakan trainer murni $so8::: (baik in-house maupun public class) untuk melatih perwakilan manajemen daneksekuti manajemen. %ami lebih jauh menyarankan mengembangkan sistem manajemenmutu $S# 8::: in-house yang hasilnya biasanya lebih sesuai untuk perusahaan indi;idual.Sebuah bantuan dan penghematan waktu yang cukup besar adalah apabila ndamenggunakan model manual mutu dan model orm. ihat %oleksi "roduk kami sebagaipertimbangan nda.

Dokumentasi ISO 9000

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

8/11

$S# 8::& mewajibkan beberapa dokomen yang berbeda! sebuah manual mutu, prosedur-prosedur mutu, sebuah kebijakan mutu dan sasaran mutu? sebagai tambahan, $S# 8::&mewajibkan instruksi kerja yang menyajikan panduan detail bagi para karyawan tentangbagaimana cara mereka bekerja. Hamun, standar $S# 8::& sangat jelas dimana instruksikerja hanya perlu dibuat bila memberikan nilai tambah (sebagai contoh, tukang cat yangterlatih tidak akan mendapatkan manaat dari instruksi kerja tentang bagaiman caranyamengecat? dilain pihak, instruksi ringkas (bisa dalam bentuk orm atau gambar),

diletakkan pada mesin, menjelaskan bagaimana cara mengganti flter bisa banyakmenghemat waktu). 'orm, yang harus disimpan dalam fle setelah mereka mengisinya,adalah juga bagian dari sistem manajemen mutu $S# 8::&. *eberapa dari orm yangpaling khas adalah 'orm aporan 0indakan "erbaikan, 'orm "enilaian %aryawan dan 'ormSur;ey "elanggan. "enting untuk dicatat bahwa $S# 8::& tidak meminta secara langsungorm-orm tersebut? namun, $S# 8::& meminta inormasi catatan tertentu dan sebuahorm yang didesain dengan baik tidak hanya mensyaratkan adanya inormasi tetapi jugamemberikan gambaran pada pemakainya melalui proses yang ada.

Tip: Selalu ingatkan pemakai. *eberapa lebih suka instruksi kerja dalam bentuk gamba,yang lainnya lebih suka dalam bentuk diagram alur. Sebagian besar tidak suka kalimat

yang panjang dan berbelit.

(engelolaan dan (eningkatan Berkesinam%ungan dari Sistem Mutu ISO 900

"enting diketahui bahwan sebuah sistem mutu $S# 8::&!+::: itu hidup dan secarakonstan berubah. $S# 8::&!+::: memuat Bpeningkatan berkelanjutaC sebagai salah satudari persyaratan tersebut, dan >peningkatan berkelanjutan> tidak hanya mengacu padaproduk dan jasa sebuah perusahaan tetapi juga sistem manajemen mutu $S# 8::&!+:::itu sendiri.

Men/apai (eningkatan Berkesinam%unganStandard $S# 8::: menggabungkan beberapa proses yang membantu sebuah perusahaan

terus meningkat!

Tu!uan dan Matrik: tentukan tujuan pada berbagai tingkat dan menggunakan matrikuntuk memantau pencapaiannya.

-mpan Balik (elanggan: ukur apa yang pelanggan pikir mengenai perusahaan danproduk atau jasa yang dihasilkan.

Audit Internal:  e;aluasi secara berkala apakah perusahaan masih memenuhi semuapersyaratan $S# 8:::.

Tindakan (er%aikan: secara sistematis mengidentifkasi masalah yang mendasar dari

masalah yang ada dan kemudian memperbaiki penyebabnya.

Tindakan (en/ega.an: secara sistematis mencari masalah yang mungkin timbul danmemperbaikinya sebelum masalah tersebut timbul.

Tin!auan Mana!emen:  tinjauan manajemen secara berkala mengenai indikator bisnisyang penting dan perencanaan perbaikan.

Tip: %ami menyarankan tetap menjaga semua karyawan terlibat dalam sistem mutu $S#8:::. Sebuah gagasan yang bagus adalah untuk mengirim inormasi-inormasi padasemua karyawan.

Mereisi Manual Mutu ISO 9000Mere;isi manual mutu $S# 8::: dan prosedur mutu $S# 8::: merupakan hal yang normaldari peningkatan sistem mutu $S# 8:::. Ae;isi-re;isi ini bisa mencakup perbaikan-perbaikan kecil sampai merubah total sistem mutu $S# 8::: secara keseluruhan. =ika nda

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

9/11

menemukan sistem $S# 8::: perusahaan nda berbelit dan birokratis, jika ndamenemukan karyawan nda benar-benar negati dengan $S# 8:::, dan jika nda selalumelakukan melakukan persiapan panjang setiap menghadapi audit, berarti sistem $S#8::: nda mempunyai banyak sekali kesempatan untuk perbaikan dan nda harusmempertimbangkan sebuah perubahan secara total.

(ermasala.an yang Ber.u%ungan dengan ISO 9000

Merupakan hal yang biasa bila menjumpai karyawan yang mempunyai pandangan negati pada $S# 8::&. Sebagian besar dari mereka mengeluh tentang birokrasi yang panjang,banyak pekerjaan tulis menulis dan kerja ekstra sebelum audit. "ada saat yangbersamaan, mereka merasa tidak ada manaatnya dengan $S# 8::&.

"ermasalahan ini bukanlah kegagalan dari $S# 8::& N permasalahan ini sebagai akibat daricara sistem manajemen mutu 8::& diterapkanO

Masala. 1.as 2: Sikap Mana!emen dan 1egunaanSebelumnya, kita bicara mengenai manaat $S# 8::&! peningkatan internal, persyaratanpasar dan pelanggan. pabila manajemen bermaksud menerapkan $S# 8::& hanya untukalasan pemasaran atau karena persyaratan pelangan, hasil sistem mutu $S# 8::& sering

kekurangan semua komponen peningkatan internal yang penting. Mungkin saja untukberpura-pura (bahkan pada auditor yang berpengalaman) memiliki sistem $S# 8::& yangeekti yang didesain untuk memperbaiki perusahaan, tetapi harga karena birokrasi danefsiensi bisa sangat besar.

Masala. 1.as 2": (enerapan ole. 1onsultanSeringkali manajemen memutuskan untuk menyewa konsultan $S# 8::: yang diberi tugasuntuk penerapan $S# 8::&. %onsultan $S# 8::: ini berjanji untuk menulis sebuah manualmutu, prosedur-prosedur mutu dan dokumen-dokumen lainnya? dalam banyak kasus,mereka juga menyediakan pelatihan penerapan sistem mutu. Masalah khas denganpendekatan ini adalah!

%onsultan $S# 8::: tidak terbiasa dengan bisnis, perusahaan dan budaya. 6asilnya adalahsistim $S# 8::& tidak sesuai dengan perusahaan.

%onsultan $S# 8::: mencoba untuk memberikan biaya tinggi dengan membuat sistemmutu $S# 8::& yang rumit dan berbelit.

%onsultan $S# 8::: tidak menyesuaikan pada perusahaan tertentu dan membuat sebuahstandar sistem $S# 8:::. Sistem standard ini sering dibuat untuk perusahaan besar, danbiasanya mereka terlalu birokratis bagi perusahaan ukuran kecil dan menengah.

%onsultan $S# 8::: tidak Feksibel. 3aripada secara kreati membentuk sistem $S# 8::&supaya sesuai dengan kenyataan pada sebuah perusahaan, konsultan $S# 8::: mencoba

membuat pada semua perusahaan untuk menggunakan prosedur mutu $S# 8::& yangdidesainnya satu untuk semua.

Masalah %has P! "erwakilan Manajemen $S# 8::: 0idak Mempunyai %ekuasaanManajemen eksekuti pada beberapa perusahaan secara keliru mempertimbangkan $S#8::&!+::: adalah sebuah tugas dokumentasi daripada perubahan untuk peningkatan danmodel manajemen sistematik. Sebagai konsekuensi dari salah penggambaran ini adalahpenunjukan "erwakilan Manajemen $S# 8::&!+::: tanpa kekuasaan untuk membuatperubahan yang nyata. 3alam situasi ini, adalah sangat umum menemukan perwakilanmanajemen $S# 8::: yang semakin bertambah kecewa yang semaksimal mungkinberusaha untuk memperbaiki perusahan sementara pimpinan puncak hanya menganggapbiasa terhadap $S# 8::&.

Masala. 1.as 2': 1urangnya Sum%erdayaMeskipun kemampuan dan manajemen perusahaan diatas rata-rata, penerapan $S# 8:::biasanya memerlukan sumberdaya yang berarti? perwakilan manajemen $S# 8::& perlu

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

10/11

dilatih dan dipandu, manajemen puncak perlu diyakinkan mengenai konsep dari $S# 8::&dan manaatnya, manual mutu $S# 8::&, prosedur mutu $S# 8::& dan dokumentasi $S#8::& lainnya perlu ditulis, proses kerja di perusahaan perlu dianalisa dan dirampingkan,karyawan perlu dilatih, dll. 6al ini penting bagi suksesnya penerapan $S# 8::& dimanamanajemen cukup mengalokasikan waktu maupun sumber daya fnansial (sebagai contoh,untuk model manual mutu $S# 8::&, atau untuk pelatihan karyawan, atau untuk auditinternal dan pelatihan auditor, dll).

Masala. 1.as 2): 1urang (er%aikandalah salah pemahaman yang umum bahwa sistem manajemen mutu $S# 8::& perluditerapkan, disertifkasi dan hanya itu. "ada kenyataannya, bahwa sistem $S# 8::& harussecara konsisten bere;oluse sebagaimana perusahaan berubah, seperti kondisi pasar yangberubah, seperti produk yang berubah, seperti teknologi yang meningkat dan sepertikompetisi yang terus bergerak maju.

Masala. 1.as 23: Mem%uat #adi Rumit$S# 8::& tidak perlu rumitO. "ada kenyataannya, sistem $S# 8::& yang lebih baik adalahmanual mutu $S# 8::& yang lebih mudah diikuti dan lebih mudah dipahamiO da banyaksekali alasan untuk sistem yang terlalu berbelit dan birokratis, termasuk yang disebutkan

diatas, termasuk auditor yang tidak Feksibel, dan termasuk pelatihan yang buruk.

Tip: Menarik untuk dicatat bahwa permasalahan yang digambarkan itu adalah lebih padakonsekuensi langsung dari tindakan manajemen dan sikap manajemen, dari pada yangsering dipersalahkan yaitu penolakan karyawan terhadap $S# 8:::. Memastikan bahwapimpinan puncak membeli manaat $S# 8::: dan pimpinan puncak tetap secara akti terlibat dalam $S# 8::: akan secara dramatis meningkatkan sistem $S# 8::&!+:::.Sangat disarankan untuk dilakukan tinjauan eksekuti oleh pelatih yang kompeten sebelummulai penerapan $S# 8::&!+:::.

Tip: "enerapan $S# 8::&!+::: oleh orang dalam perusahaan sebagai ganti dari konsultandari luar dalam banyak kasus tidak hanya lebih murah tapi juga memberikan hasil yang

sistem manajemen mutu yang lebih efsien. %ami sarankan menunjuk seorang manajersebagai perwakilan manajemen $S# 8::& yang mempunyai otoritas cukup untukmelakukan perubahan didalam, kemudian siapkan orang ini dengan standard $S#8::&!+::: (ada banyak pelatihan publik bagus yang tersedia), kemudian beri orang inisumber daya untuk mendapatkan sebuah model atau contoh yan bagus bagi sebuahmanual mutu $S# 8::& dan prosedur $S# 8::&, dan pastikan semua bagian didalamperusahaan mengalokasikan cukup waktu untuk bekerja dengan perwakilan manajemen$S# 8::& ini.

Tip: "ilih badan sertifkasi $S# 8::: nda dengan hati-hatiO %ami sarankan ndamembandingkan beberapa badan registrasi $S# 8::& yang berbeda dan berikan perhatiankhusus terhadap latar belakan auditornya dan terhadap sikapnya, terhadap berbai ide

(untuk memastikan objektiftas, auditor tidak diijinkan memberi konsultasi? namun,beberapa badan registrasi membolehkan auditornya untuk berbagi pengalaman mereka).

--------------------------------------------------------------------------------

Modul ISO

ISO 900:"000$S# 8::& menetapkan aturan dan panduan untuk penerapan sebuah sistem manajemenmutu kedalam organisasi dalam segala ukuran dan gambaran. Standard termasukmanajemen mutu yang berorientasi pada proses yang mempunyai unsur peningkatanberkelanjutan. "enekanan kuat ditujukan pada kepuasan pelanggan. "erusahaan yangterdatar $S# 8::& dapat memberikan pada pelanggan mereka jaminan penting mengenaimutu dari produk dan9atau jasa mereka.

Semua persyaratan dari Standard $nternasional ini dapat diterapkan pada semua jenis

8/18/2019 1.1. Apa Itu Mutu

11/11

organisasi yang berbeda.