BAB IKONSEP DASAR

SISTEM DAN INFORMASI

1.1. KONSEP DASAR

1.1.1. Pengertian Prosedur

Agar Lebih mudah memahami apa dan bagaimana sistem itu akan di gunakan

maka terdapat 2 kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan suatu sistem yakni

pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur dan pemahaman sistem yang menekanakn

pada pendekatan komponen atau elemennya.

Pemahaman sistem dengan pendekatan prosedur mendefinisikan sistem sebagai

suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –

sama untuk melekukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Prosedur

adalah rangkaian operasi yang melibatkan beberapa benda ( seperti ALU, Control Unit ) di

dalam satu atau lebih komponen

( seperti memori dan CPU, jika dalam satu komputer ) yang digunakan untuk menjamin

penanganan yang seragam dari aktivitas – aktivitas pengolahan yang terjadi serta untuk

menyelesaikan suatu kegiatan pengolahan data tertentu. Urutan kegiatan digunakan untuk

menjelaskan apa ( what ) yang harus dikerjakan, serta berapa banyak kuantitas pekerjaan

tersebut, siapa ( who ) yang mengerjakannya , kapan ( when ) di kerjakan dan bagaimana (

how ) mengerjakannya.

1.1.2. Komponen / Elemen

Pemahaman sistem yang menekankan pada pendekatan komponen atau elemen

mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem dapat dapat terdiri dari beberapa subsistem .

Subsistem – subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa susbsistem yang lebih kecil.

Contoh Sistem komputer akan terdiri dari subsistem Central Processing Unit ( CPU ),

subsistem memori, subsistem Input/ Output, dan subsistem System Interconection ( Bus ).

Sementara subsistem – subsistem Central Processing Unit ( CPU ) akan terdiri dari subsistem

– subsistem Arithmatic Logical Unit ( ALU ), subsistem – subsistem Control Unit ( CU ) ,

dan subsistem – subsistem register. Demikian juga subsistem memori akan terdiri dari

subsistem – subsistem internal memory, dan subsistem – subsistem external memory.

Subsistem – subsistem berinteraksi sedemikian rupa sehingga tercapai satu

kesatuan yang terpadu dan terintegrasi ( integrated ). Kita bisa membayangkan apabila suatu

sistem komputer dimana masing-masing komponenya bekerja sendiri – sendiri dan tidak

terintegrasi dengan baik, maka tujuan dari sistem komputer tersebut tidak aakn tercapai.

Konsep sebuah sistem menuntut perancangnya untuk mempertimbangkan sistem sebagai

suatu keseluruhan Akan tetapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis

secara terperinci dan oleh Karena itu sistem dibagi atau diuraikan atas beberapa subsistem.

Pengertian dari sebuah subsistem sebenarnya merupakan bagian dari sistem itu sendiri.

Dibawah ini akan dijelaskan mengeneai pengertian dan definisi dari subsistem. Norman L

Enger menyatakan dalam bukunya bahwa subsistem adalah serangkaian kegiatan yang dapat

ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. Sedangkan Gordon B. Davis

dalam bukunya menyatakan bahwa sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur – unsur ke

dalam beberapa subsistem.

Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan ( goal ) dan sasaran

( objectives ) yang tepat karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan

masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

1.2. SISTEM

Sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait dan bekerja

sama untuk memproses masukan ( input ) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan

mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran ( output ) yang diinginkan.

Suatu sistem pada dasarnya sekelompok unsur - unsur yang erat hubungannya

satu dengan yang lain yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat

dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum yaitu sebagai berikut:

1. Suatu sistem terdiri dari berbagai unsur. Seperti sistem pernafasan kita terdiri dari

sekelompok unsur yaitu hidung, saluran pernafasan, paru-paru dan darah. Unsur-

unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang terdiri pula dari

kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem yang

bersangkutan.Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu sama lain dimana sifat

serta kerjasama antar unsur dalam sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur-unsur didalam sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

Seperti sistem pernafasan yang bertujuan untuk menyediakan oksigen dan

membuang karbon dioksida dari tubuh untuk kelangsungan hidup.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Seperti sistem

pernafasan merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh.

Menurut Davis ( 1985 ) yang mendefinisikan sistem sebagai bagian – bagian

yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau

maksud. Sedangkan Lucas ( 1998 ) mendefinisikan sistem sebagai suatu komponen atau

variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu.

Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran. McLeod berpendapat, sistem adalah

sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai susatu

tujuan. Begitu pula RoberG. Murdick ( 1993 ), medefinisikan suatu sistem sebagai perangkat

elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

bersama. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa

sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu

saasaran tertentu ( Gerald.J.1991 ) .

Agar lebih memahami definisi sistem secara fisik diberikan contoh dibawah

ini:

NAMA SISTEM DESKRIPSI

Sistem Peredaran

darah

Hati & pembuluh darah yang mengalirkan darah keseluruh

tubuh.

Sistem

Transportasi

Personil, mesin dan organisasi yang mengangkut barang.

Sistem Senjata Peralatan, tata cara dan personil yang dapat menggunakan

senjata tersebut.

Sistem Sekolah Bangunan, guru, pegawai administrasi, buku pegangan dan

lain sebagainya, yang berfungsi sama-sama memberikan

pelajaran kepada murid

Sistem Komputer Keyboard, Monitor, CPU, dan lain-lain yang secara bersama

melaksanakan proses komputasi.

Sistem Akuntansi Transaksi, catatan, peraturan, tata cara dan peralatan serta

personil yang dapat mencatat data, mengolah transaksi

sampai dengan menyiapkan laporan.

Tabel 1.1 Contoh sistem secara fisik

Dari uraian diatas maka timbul suatu pertanyaan “Untuk apa suatu sistem

diciptakan?”. Suatu sistem dibuat untuk menangani suatu sistem yang berulang kali atau yang

secara rutin terjadi.

Teori sistem secara umum pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding,

terutama menekankan pentingnya perhatian terhadat setiap bagian yang membentuk sebuah

sistem. Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting

dan harus mendapatkan perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif.

Teori sistem melahirkan konsep-konsep “Futuristik” antara lain yang terkenal adalah

“konsep sibernetika (cybernetics)” yang menjelaskan tentang konsep atau bidang kajian

ilmiah yang terutama berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin

ilmu seperti ilmu prilaku, fisika, biologi dan teknik. Kemudian melahirkan juga konsep

“Sinergi” konsep ini menandakan bahwa di dalam suatu sistem, output dari suatu organisasi

diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian.

1.2.1. Elemen – Elemen Sistem

Sistem juga merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan

bekerja sama untuk memproses masukkan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan

mengolah masukkan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output ) yang diinginkan.

Elemen-elemen yang terdapat didalam sistem meliputi sebagai berikut:

1. Tujuan Sistem

Tujuan sistem merupakan tujuan dari sistem tersebut dibuat. Tujuan sistem dapat

berupa tujuan organisai, kebutuhan organisasi, permasalahan yang ada dalam

suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi.

Contoh: Tujuan sistem komputer yang digunakan dalam perusahaan ini adalah

membantu tugas yang dilakukan oleh manusia dimana dalam hal ini adalah

membuat laporan untuk menampilkan gaji para karyawan.

2. Batasan Sistem

Batasan sistem merupakan sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan

sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu

organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi,

fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain.

Contoh: kalau pada komputer batasan sistem yaitu kapasitas atau kemampuan

yang dimiliki oleh komputer dalam pengolahan data dalam hal ini data karyawan

atau tenaga manusia yang mengoperasikan komputer. Misalkan data yang

dimasukkan akan ribuan , sedangkan komputer yang digunakan masih

menggunakan prosesor 486 akan terasa lambat. Misalkan juga, tenaga manusia

yang mengoperasiakn komputer tidak pernah menggunakan komputer maka

penggunaan komputer tersebut juga akan percuma.

3. Kontrol Sistem

Kontrol sistem merupakan pangawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan

dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukkan

data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol sistem terhadap

pengolahan data, kontrol sistem terhadap umpan balik dan sebagainya.

Contoh: Karena komputer dipakai untuk mengolah data maka bagian kontrol

terletak pada prosesor yang digunakan dalam komputer tersebut.

4. Input

Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh

masukan data, dimana masukkan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi

pemasukkan data dan sebagainya.

Contoh: Input pada sistem komputer merupakan elemen sistem yang bertugas

untuk memasukkan data ke dalam komputer. Dalam hal ini contohnya adalah

keyboard, mouse, light pen dan sebagainya.

5. Proses

Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau

memproses seluruh masukkan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna.

Contoh: Sistem produksi akan mengolah bahan baku yang berupa bahan mentah

menjadi bahan jadi yang siap adigunakan.

6. Output

Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan

merupakan tujuan akhir sistem. Output ini bisa berupa laporan grafik, diagram

batang dan sebagainya.

Contoh: printer, monitor dan sebagainya.

7. Umpan Balik

Umpan balik merupakan elemen dalam sistem yang bertugas mengevaluasi bagian

dari output yang dikeluarkan, dimana elemen ini sangat penting demi kemajuan

sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan

sistem dan sebagainya.

Contoh: Perawatan dan perbaikan suatu program .

Elemen- elemen sistem tersebut dapat dilihat dengan jelas pada gambar yang

ada dibawah ini.

DosenTUJUANBATASAN

KONTROL

INPUT PROSES OUTPUT

UMPAN BALIK

Gambar 1.1 Elemen-elemen sistem

Dari gambar diatas, bisa dijelaskan sebagai berikut: Tujuan, batasan, dan kontrol

sistem akan berpengaruh pada input , proses dan output. Input yang masuk dalam sistem akan

diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa dan akan

menjadi umpan balik bagi sipenerima dan dari umpan balik ini akan muncul segala macam

pertimbangan untuk input selenjutnya. Selanjutnya siklus ini akan berlanjut dan berkembang

dengan permasalahan yang ada.

1.2.2. Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem terdiri dari input , proses dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat

mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga

memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu , yang mencirikan bahwa hal tersebut

bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai

berikut:

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang

artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen

sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki

sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi

proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang

lebih besar yang disebut dengan Supra Sistem.

Contoh Sistem Administrasi Akademik akan terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi seperti komponen Nilai, Kartu Hasil Studi, Kartu Rencana

Studi, Indeks Kinerja Akademik Dosen, dan lain – lain. Dan setiap susbsistem

atau komponen seperti kartu Hasil Studi akan mempunyai karakterisitik tersendiri,

dan bisa saja berbeda dengan karakteristik dari subsistem atau komponen Kartu

Rencana Studi, dan Indeks Kinerja Akademik Dosen.

2. Batasan Sistem (Boundry)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan

sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat

dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar

yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus

tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat

merugikan merupakan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan

mengganggu kelangsungan hidup sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem

dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini

memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem

yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input)

untuk susbsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung

satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan

dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintanance Input adalah energi yang

dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi

yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem

komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk

mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi

informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan

untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem

komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna merupakan

hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah system (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-

bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan

mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-

laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu

sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem

dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuannya.

Interface

Boundry

Boundry

Boundry

Gambar 1.2. Karakteristik Sistem1.2.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya, adalah

sebagai berikut:

1. Sistem abstrak (abstract system) dan system fisik (physical system)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak

tampak secara fisik.

Contoh: Sistem Teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran

hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Sistem fisik, adalah sistem yang ada secara fisik.

Contoh: Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

SubSistem

SubSistem

SubSistem

SubSistem

Input Proses Output

2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made

system)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh

manusia.

Contoh: Sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, sistem rotasi bumi,

sistem gravitasi dan sebagainya.

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan

manusia yang melibatkan interaksi anatara manusia dengan mesin disebut dengan

human-machine system.

Contoh: sistem pengolahan gaji

3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic

system).

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah

dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti

sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.

Contoh: sistem komputer yaitu sistem yang dapat diramalkan yang tingkah

lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan.

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi

karena mengandung unsur probabilitas.

Contoh: Sensus penduduk.

4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.

Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak di

luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem

yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara

relative tertutup,tidak benar-benar tertutup).

Contoh : Sistem pengendalian persediaan yang dijelaskan pada gambar dibawah

ini:

Gambar 1.3. Sistem Relatif Tertutup Pengendalian Persedian

Keterangan:

Dalam sistem yang relative tertutup, proses komputer secara otomatis yang akan

menyeleksi barang manakah yang harus dipesan kembali tanpa turut campur

tangan manusia.

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan

lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan keluaran untuk lingkungan luar

atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh

lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem

pengendalian yang baik.

Contoh: dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini.

Sistem pengendalian Persedian berdasarkan

komputer

Unit<=reorder

?

OrderPembelian

File induk persedian

Unit akhir dibandingkan dengan reorder point dalam

proses komputer untuk menentukan barang yang akan dipesan

Manusia

Gambar 1.4. Sistem Terbuka Pengendalian Persedian

Keterangan:

Pada sistem terbuka ini, pengendalian persediaan barang ditangani oleh manusia.

Dari hasil laporan yang dihasilkan komputer, dipilih satu persatu unit barang yang

sudah lebih kecil atau sama dengan reorder point untuk dilakukan ordetr

pembelian.

Sistem yang akan kita pelajari adalah sistem yang torotomasi, yang merupakan

bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi atau dikontrol oleh satu atau lebih

komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern.

Sistem terotomasi mempunyai sejumlah komponen yaitu perangkat keras

anatara lain CPU, disk, terminal, printer dan tape; perangkat lunak, antara lain sistem

operasi, sistem database, program pengontrol komunikasi, dan program aplikasi;

personil, anatara lain yang mengoperasikan sistem, menyediakan masukan,

mengkonsumsi keluaran dan melakukan aktivitas manual yang mendukung system,

Sistem Pengendalian Persedian Berdasarkan

Komputer

Laporan Unit Akhir Barang

Order Pembelian

Manusia yang menentukan barang mana yang perlu

dipesan

File induk persedian

data, antara lain yang harus tersimpan dalam sistem selama jangka waktu tertentu, dan

prosedur, antara lain instruksi dan kebijaksanaan untuk mengoperasikan sistem.

Sistem terotomasi terbagi dalam sejumlah katagori yaitu, sebagai berikut:

On-line system, merupakan sistem yang menerima langsung input pada area

dimana input tersebut direkam, dan menghasilkan output yang dapat berupa hasil

komputasi pada area, dimana mereka dibutuhkan. Sistem ini biasanya digunakan

pada reservasi angkutan udara, kereta api, perbankan dan lain sebagainnya.

Real-time system, merupakan suatu mekanisme pengontrolan, perekaman data,

pemrosesan yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima

dalm waktu yang relative sama.

Perbedaan Real-time system dengan on-line system yaitu:

Real-time system :

Waktu yang digunakan biasanya seperseratus atau seperseribu detik

Berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan

On-line system:

Waktu yang digunakan masih dalam skala detik atau menit

Berinteraksi hanya dengan pemakai

Decision Support Sistem dan Strategic Planning System, merupakan sistem yang

memproses transaksi organisasi secara harian, dan membantu para manajer

mengambil keputusan, mengevaluasi dan menganalisa tujuan organisasi. Sistem

ini biasanya digunakan untuk sistem penggajian, system pemesanan , sistem

akuntasi dan sistem produksi

Knowladge-based system, merupakan program komputer yang dibuat mendekati

kemempuan dan pengetahuan seorang pakar. Umumnya menggunakan perangkat

keras dan perangkat lunak khusus seperti LISP dan PROLOG.

Sistem berdasarkan prinsip dasar secara umum terbagi atas beberapa yaitu

sebagai berikut:

Sistem terspesialisasi, merupakan sistem yang sulit diterapakan pada lingkungan

yang berbeda, seperti sistem biologi; ikan yang dipindahkan ke darat.

Sistem besar, merupakan sistem yang sebagaian besar sumber dayanya berfungsi

melakukan perawatan harian. Seperti dinosourus sebagai system biologi

menghabiskan sebagian besar masa hidupnya dengan makan dan makan.

Sistem sebagai bagian sistem yang lain, merupakan sistem yang selalu merupakan

bagian dari sistem yang lebih besar, dan dapat terbagi menjadi sistem yang lebih

kecil.

Sistem berkembang , merupakan sistem yang tidak berlaku bagi semua sistem

tetapi hampir semua sistem selalu berkembang.

1.2.4. Kriteria Sistem

Kriteria sistem yang baik adalah sebagai berikut:

Kegunaan

Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya untuk proses

pengambilan keputusan manajemen dan personel operasi di dalam organisasi.

Ekonomis

Semua bagian dari sistem termasuk laporan-laporan, pengawasan-pengawasan,

dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai tambah sekurang-kurangnya

sebesar biayanya.

Keandalan

Keluaran ( output ) sistem harus mepunyai tingkat ketelitian yang tinggi dan

sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien.

Kapasitias

Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-

periode operasi puncak seperti pada saat operasi normal.

Kesederhanaan

Sistem harus cukup sederhana, sehingga struktur dan operasinya dapat dengan

mudah dimengerti dan prosedurnya gampang diikuti.

Fleksibilitas

Sistem harus cukup fleksibel untuk menampung perubahan-perubahan.

1.2.5. Daur Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah Proses evolusioner yang diikuti

dalam penerapan system atau subsistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup sistem

terdiri dari serangkaian tugas – tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakuakn

secara top-down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall

approach) bagi pembangunan atau pengembangan system.

Ada beberapa fase / tahapan dari daur hidup system yaitu sebagai berikut:

1. Mengenali adanya kebutuhan

Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus

dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil

perkembangan organisasi. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan

jelas, karena tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, maka pembangunan

system akan kehilangan arah dan efektivitasnya.

2. Pembangunan sistem

Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti guna menganalisis

kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan

tersebut.

3. Pemasangan sistem

Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan.

Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem,

dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah

pemasangan sistem, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan

sistem.

4. Sistem menjadi usang.

Kadang-kandang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat

diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan.

Tiba saat di mana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak layak

lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk

menggantikannya.

Sistem informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. Sistem dibangun

untuk memenuhi kebutuhan. Sistem beradaptasi terhadap aneka perubahan lingkungannya

yang dinamis hingga kemudian sampai pada kondisi dimana sistem tidak dapat lagi

beradaptasi. Sistem baru kemudian akan dibangun untuk menggantikannya. Tentang daur

hidup sistem dapat dilihat pada gambar 1.5. dibawah ini.

Gambar 1.5. Daur Hidup Sistem

1.3. INFORMASIInformasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian

(event) dan kesatuan nyata (fact dan entity) yang akan digunakan untuk pengambilan

keputusan. ( Robert N. Anthony, John Dearden, 1980:125-126).

Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk

tunggal datum atau item-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-

kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat

yang tertentu. Sedangkan kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu objek nyata

seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Informasi diperoleh setelah

data – data mentah diproses atau diolah. Dalam menganalisis dan merencanakan perancangan

suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu komponen – komponen yang ada di daalm suatu

sistem tersebut. Darimana data dan informasi tersebut diperlukan dan kemana hasil

pengolahan data dan informasi tersebut diperlukan. Gordon. B. Davis ( 1985 )

mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti

dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan

Mengenali adanya kebutuhan

Pembangunan Sistem Sistem menjadi usang

Pemasangan Sistem Pengguna sistem

dating. Informasi mempunyai ciri benar atau salah, baru, tambahan dan korektif. Kegunaan

informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan

tentang suatu keadaan. Informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya

digunakan untuk beberapa kegunaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak

di dalam organisasi. Nilai sebuah informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya

untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

1.3.1. Pengolahan Data

Pengolahan data adalah waktu yang digunakan untuk menggambarkan perubahan

bentuk data menjadi informasi yang memiliki kegunaan. Operasi yang dilakukan dalam

pengolahan data antara lain sebagai berikut:

1. Input Data meliputi:

Mencatat transaksi data kesebuah pengolahan data medium, seperti

memasukkan angka-angka kedalam kalkulator.

Melakukan pengkodeaan transaksi data kedalam bentuk lain, seperti

melakukan konversi atribut kelamin female ke huruf F.

Menyimpan data atau informasi untuk pengambilan keputusan.

2. Transformasi Data meliputi

Calculating, adalah aritmatika terhadap data field yang dimasukkan.

Sorting data ke dalam bentuk yang berurutan, seperti pengurutan Nip

secara ascending.

Merging atau menggabungkan dua atau lebih kumpulan data berdasarkan

kriteria tertentu, seperti dalam menggabungkan data penjualan bulan

januari, februari dan maret ke dalam grup triwulan.

Matching data berdasarkan keinginan pengguna terhadap grup data, seperti

memilih karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun.

3. Output Data

Displaying result, yaitu menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai

melalui monitor atau cetakan.

Reproducing, yaitu penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain

yang membutuhkan.

Telecommunicating, yaitu penyimpanan data secara elektronik melalui

saluran komunikasi.

1.3.2. Informasi dan Tingkat Manajemen

Informasi berdasarkan tingkatan manajemen dapat dikelompokkan

berdasarkan penggunaannya yaitu sebagai berikut:

1. Informasi Stategis

Adalah informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang,

mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya.

2. Informasi Taktis

Adalah informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah,

seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyususn

rencana penjualan.

3. Informasi Teknis

Adalah Inforamasi yang dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari,

seperti informasi persediaan stok retur penjualan dan laporan kas harian.

1.3.3. Test Kebutuhan Informasi

Terdapat empat test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam

informasi, yaitu sebagai berikut:

a. Kepada siapa ( pembuat keputusan ) informasi ditujukan.

b. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan.

c. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan

masalah.

d. Sejauh mana ( kapan ) tingkat pembuatan keputusan.

1.3.4. Siklus Informasi

Untuk memperolh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk

dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.

Dasar dataInput(Data)

Data(Ditangkap)

HasilTindakan

KeputusanTindakan

Output(Information)

Penerimaan

Gambar 1.5. Siklus Informasi

Keterangan:

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian

menerima informasi tersebut , membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan,

yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah

data kembali. Data tersebut akan ditagkap sebagai input, diproses kembali lewat

suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch

disebut sebagai siklus informasi (information cycle) .

1.3.5. Biaya dan Jenis-jenis Informasi

Dalam organisasi, biaya pengolahan data untuk memenuhi operasi-operasi

yang resmi dan rutin , dan juga untuk menghasilkan informasi tingkat tinggi, berkisar

antara 5 sampai 10 % dari keseluruhan biaya operasional organisasi. Biaya - biaya ini

sering digolongkan menjadi biaya variable dan biaya nonvariabel. Adapun biaya operasi

sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Biaya perangkat keras

Biaya ini merupakan biaya tetap atau biaya tertanam dan akan meningkat untuk

tingkat mekanisme yang lebih tinggi.

2. Biaya untuk analisis , Perancangan dan pelaksanaan system

Proses(Model)

Biaya ini merupakan biaya tertanam dan biasanya akan meningkat sesuai

dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. Fungsi ini meliputi perumusan

metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan data secara keseluruhan.

3. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan

Biaya ini setengah berubah-ubah (semivariabel). Contohnya adalah biaya untuk

luas ruangan, alat pendingin, dan keamanan. Biasanya biaya ini meningkat

sesuai dengan tingkat elektromekanis ke metode komputer.

4. Biaya perubahan

Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari

satu metode ke metode lainnya, misalnya metode elektromekanis ke metode

komputer.

5. Biaya operasi

Biaya ini meliputi pada dasarnya merupakan biaya variable dan meliputi biaya

bermacam-macam pegawai, pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan,

barang-barang yang berguna dan fasilitas bantuan.

1.3.6. Informasi Berdasarkan Persyaratan

Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh

manejer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukannya. Berdasarkan

persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Informasi yang tepat waktu

Pada hakikatnya makna dari informasi yang tepat waktu adalah bahwa

informasi sudah ada ditangan manajer sebelum suatu keputusan diambil. Makna

“tepat” disini relatif.

2. Informasi yang relevan

Informasi yang disampaikan oleh seorang manajer kepada bawahannya haruslah

relevan, berkaitan dengan kepentingan si penerima sehingga informasi tersebut

akan mendapat perhatian.

3. Informasi yang bernilai

Yang dimaksud dengan informasi yang bernilai adalah informasi yang berharga

untuk suatu pengambilan keputusan. Keputusan sendiri merupakan hasil

pemilihan dari sejumlah alternatf yang paling kecil resikonya.

4. Informasi yang dapat dipercaya

Bahwa suatu informasi harus dapat dipercaya (reliable). Hal ini menyangkut

citra organisasi di mana manajemen digiatkan. Informasi yang disampaikan ,

baik kepada seseorang maupun ke suatu organisasi harus betul-betul diyakini

kebenarannya.

1.3.7. Informasi berdasarkan dimensi waktu

Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi dua macam

yaitu sebagai berikut:

1. Informasi masa lampau

Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa masa lampau yang meskipun

amat jarang dipergunakan, namun dalam data storage perlu disusun secara rapih

dan teratur.

2. Informasi masa kini

Informasi masa kini adalah informasi mengenai peristiwa –peristiwa yang

terjadi sekarang (current events).

1.3.8. Informasi Berdasarkan Sasaran

Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kapada seseorang

atau sekelompok orang, baik yang terdapat didalam organisasi maupun diluar organisasi.

Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Informasi Idividual

Informasi individual (individual information) ialah informasi yang ditujukan

kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan

(policy maker) dan pengambil keputusan (decision maker) atau kepada

seseorang yang diharapkan dari padanya tanggapan atas informasi yang

diperolehnya. Informasi ini disampaikan secara face to face atau tatap muka,

melalui telepon atau dengan perantara surat, tergantung dari macam informasi

yang disampaikan dan tergantung dari waktu yang diperlukan untuk

memperoleh tanggapan.

2. Informasi Komunitas

Yang disebut informasi komunitas (community information) adalah informasi

yang ditujukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di

masyarakat.

1.3.9. Nilai dan Kualitas Informasi

Nilai dari informasi ditentukan dari 2 hal yaitu manfaat dan biaya untuk

mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaat yang diperoleh lebih

berharga dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Keuntungan dari sebagian

besar informasi tidak dapat dihitung dengan suatu nilai uang, tatapi dapat dapat ditaksir nilai

efektivitasnya. Nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiviness atau

cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 sifat yaitu sebagai berikut:

1. Mudah diperoleh

Sifat ini menunjukkan kemudahan dan kecepatan untuk memperoleh informasi.

Kecepatannya dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam.

2. Luas dan lengkap

Sifat ini menunjukkan kelengkapan isi informasi. Hal ini tidak hanya mengenai

volumenya, akan tetapi juga mengenai keluaran informasinya.

3. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran

informasi. Pada volume data yang besar biasanya terdapat dua jenis kesalahan

yaitu kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungannya

dengan permitaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan

masalah yang sedang dihadapi sedangkan semua keluaran yang lainnya tidak

berguna.

5. Ketepatan Waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui, yang lebih pendek dari siklus

untuk mendapatkan informasi.

6. Kejelasan

Sifat ini menunjukkan tingkat kejelasan informasi. Informasi hendaknya

terbebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.

7. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan apakah informasi tersebut dapat digunakan untuk

membuat lebih dari satu keputusan. Tetapi juga apakah dapat digunakan untuk

lebih dari seorang pengambil keputusan.

8. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan sejauh mana informasi itu dapat diuji oleh beberapa

pemakai hingga sampai didapatkan kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan ada tidaknya keinginan untuk mengubah

informasi tersebut guna mendapatkan kesimpulan yang telah diarahkan

sebelumnya.

10. Dapat diukur

Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan oleh

sistem informasi formal.

Informasi bernilai sempurna apabila pengambil keputusan dapat mengambil

keputusan secara optimal dalam setiap hal, dan bukan keputusan yang rata-tara akan menjadi

optimal dan untuk menghindari kejadian-kejadian yang akan mendatangkan kerugian.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 4 (empat) hal, yaitu informasi

harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance).

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat

juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi

harus akurat karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi

mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau

merusak informasi tersebut.

Adapun komponen akurat meliputi:

Completeness; Are necessary message items present ?

Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki

kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan

sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan

keputusan atau menentukan tindakan secara

keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk

mengontrol memecahkan suatu masalah dengan baik.

Correcteness; Are message items correct ?

Security; Did message reach all or only the intended systems users?

2. Tepat Waktu (timelines)

Informasi yang sampai pada sipenerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan

landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan

terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini informasi

mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi

mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda.

4. Ekonomis, efisien dan dapat dipercaya

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan

dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar dibandingkan dengan biaya

mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir

keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi tidak dapat ditaksir

efektivitasnya. Selain itu informasi yang dihasilkan juga biasa dipercaya

kebenarannya dan tidak mengada-ada.

1.3.10. Transformasi Informasi

Transformasi informasi adalah komponen proses dalam pengelolaan sistem

informasi , yang berfungsi memproses data menjadi informasi sehingga dapat diperoleh

produk informasi yang diperlukan. Pengelolaan suatu sistem informasi perlu memiliki

kemampuan dalam pelaksanaan mekanisme transformasi, karena kegiatan-kegiatan pada

tahap ini merupakan tindak lanjut setelah disusunya suatu perencanaan informasi yang

disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan sambil mengacu ke depan untuk menghasilkan

produk informasi yang berdaya guna dan berhasil guna. Sehubungan dengan upaya

mencapai tujuan tersebut maka dalam pemabahasan transformasi informasi memfokuskan

padahal-hal yaitu anatara lain:

Pengumpulan data dan informasi

Pengolahan dan analisis data dan informasi

Penyajian dan penyebarlausan data dan informasi

Penataan dokumentasi dan perpustakaan.

Transformasi informasi pada hakikatnya merupakan suatu proses pengubahan

wujud, sifat, ciri-ciri data sehingga menjadi informasi, yang selanjutnya disajikan secara

statistika atau secara visual untuk disebarluaskan dan atau didokumentasikan. Proses

transformasi ini bertitiktolak dari data yang dikumpulkan dari sumber dengan menggunakan

alat atau instrument pengumpulan data, selanjutnya data itu diolah, dianalisis dan ditafsirkan

dengan teknik tertentu. Data yang telah diproses itu membuahkan hasil yang disebut

informasi,,. Informasi tersebut disajikan, disebarluaskan dan didokumentasikan. Penyajian

data dan informasi dilakukan baik secara visual maupun dalam bentuk publikasi, dengan

metode komunikasi langsung atau tidak langsung. Sedangkan dokumentasi berfungsi untuk

menyimpan data dan informasi secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data

(database). Pendokumentasian dapat dilakukan dengan cara lama (file) dan cara baru

(komputerisasi). Contoh: perpustakaan bertalian dengan upaya pengumpulan, pemeliharaan,

penyimpanan, pengaturan dan pendayagunaan informasi.

1.3.11. Pemakaian Informasi

Pemakaian informasi merupakan suatu komponen yang tak dapat dipisahkan dari

pengelolaan sistem informasi karena disinilah sesungguhnya produk informasi

didayagunakan sesuai dengan kebutuhannya. Produk informasi dinyatakan bermanfaat bila

informasi itu memenuhi kebutuhan pemakainya. Sebaliknya jika produk informasi tidak

dapat memenuhi kebutuhan pemakainya , maka penyediaan informasi tersebut dapat

dikatakan sia-sia belaka. Dengan kata lain pengelolaan informasi tidak menghasilkan

perangkat informasi yang berdaya guna dan berhasil guna.

Pemakaian informasi merupakan suatu proses pendayagunaan informasi oleh

seseorang atau sekelompok orang untuk memenuhi kebutuhanya sesuai dengan jabatan atau

pekerjaannya. Proses pendayagunaan itu dimulai sejak menerima informasi kemudian diolah

atau diproses dalam dirinya, dan pada akhirnya melakukan tindakan atau terjadinya

perubahan prilaku yang dapat mempengaruhi orang atau kelompok lainya.Bidang-bidang

pekerjaan yang membutuhkan produk informasi ternyata sangat laus, meliputi semua sektor

kehidupan seperti kesehatan, pendidikan, ekonomi, sosial budaya, agama, kondisi psikologis

dalam keluarga, lingkungan, pariwisata, transfortasi, telekomunikasi dan sebagainya.

1.4. SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut ini:

a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen – komponen

dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan

informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan stratergi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan.

Sistem informasi menurut ( Robert A. Leitch, K. Roscoe Davis:

1983: 6) merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta

perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan hardware dan software tersebut.

1.4.1. Komponen Sistem Informasi

Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi dibutuhkan beberapa

komponen yang fungsinya sangat vital di dalam sistem informasi. Komponen-komponen

sistem informasi tersebut adalah input, proses, output, teknologi, basis data dan kendali.

Secara rinci komponen-komponen sistem informasi dapat dijelaskan sebagai

berikut:

1. Input

Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi.

Dalam hal ini yang termasuk input adalah dokumen-dokumen , formulir -

formulir dan file - file. Dokumen – dokumen tersebut dikumpulkan dan

dikonfirmasikan ke suatu bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang

meliputi:

Pencatatan

Penyimpanan

Pengujian

Pengkodean

2. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang

kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah

menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen ini

dalam tugasnya akan merubah segala masukan menjadi keluaran yang terdiri

dari:

Manusia

Merupakan pemakai dari sistem informasi komputer sehingga harus

mengerti bagaimana menggunakan komputer tersebut untuk memenuhi

kebutuhan mereka.

Metode dan prosedur

Metode adalah teknik pengolahan data yang diterapkan pada sistem

informasi, sedangkan prosedur mengambarkan bagaimana manusia sebagai

pemakai sistem membuat keputusan.

Peralatan Komputer

Komponen pendukung sistem informasi yang termasuk peralatan komputer

adalah: monitor, printer, disket dan program komputer.

Penyimpanan data

Berfungsi untuk pemakaian di masa yang akan datang atau pencarian

kembali. Media penyimpanan dapat berupa disket, kartu plong, dokumen

atau bentuk lainnya.

3. Output

Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah

menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. Komponen

ini akan berhubungan langsung dengan pemakai sistem informasi dan

merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen

ini dapat berupa

laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau

keberhasilan suatu organisasi.

4. Teknologi

Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,

mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini

yang meliputi hardware, software dan brainware. Hardware contohnya:

keyboard, mouse dan lain-lain. Software contohnya: program untuk mengolah

data, dan brainware contohnya: analis sistem, programmer, teknisi dan lain-lain

.

5. Basis Data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu

dengan yang lainnya yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan

diolah menggunkan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan

file-file yang mempuyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga

membentuk satu bangunan data.

6. Kendali

Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga

sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami

gangguan. Komponen ini sangat penting agar sistem secara keseluruhan

memiliki validasi dan integritas yang tinggi. Komponen kendali diperlukan

terhadap: backup file, reindexing, pengujian kebenaran data tiap entry yang

dilakukan.

Dari penjelasan komponen-komponen sistem informasi yang telah dijelaskan

diatas maka dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini:

Pemakai Pemakai

Input Proses Input

Pemakai

pemakai

Teknologi Dasar Data Kendali

Pemakai Pemakai

Gambar 1.6. Komponen-komponen Sistem Informasi

1.4.2. Perencanaan Sistem Informasi

Perencanaan sistem informasi, terjemahan dari Information System Planning

(ISP), menceritakan bagaimana menerapkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam

organisasi. Untuk memahami bagaimana merencanakan sistem informasi yang tepat dan

sesuai dengan organisasi masing-masing. Perlu diingat bahwa perubahan sistem, baik besar

maupun kecil selalu tingkatan-tingkatan berikut:

Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan

Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya

Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam system

Tingkat IV : Kontrol, memeriksa apakah tingkat pelaksanaan

dijalankan sesuai dengan design.

Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi

sesuai dengan tujuan semula.

Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakna perubahan sesuai dengan

hasil evaluasi yang ada.

1.4.3. Pengelolaan dan Pengendalian Sistem Informasi

Pengelolaan sistem informasi merupakan bagian yang tak terpisahkan dari studi

maanjemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan, organisasi, tata laksana

dan lain sebagainya. Barangkali dapat diasumsikan behwa pengelolaan sistem informasi

merupakan faktor kunci bagi keterlaksanaan dan keberhasilan manajemen . Tugas

pengelolaan informasi meliputi perencanaan informasi, transformasi informasi, komunikasi

informasi, organisasi pelaksana, pemantauan dan pengendalian.

Pengendalian sistem informasi adalah merupakan bagian yang tidak dapat

dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan melaksanakan fungsi yang sangat

penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses pengelolaan informasi. Pengelola

sistem informasi perlu memahami dan memiliki keterampilan manajerial dalam

melaksanakan kegiatan pengendalian system informasi yakni:

Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi

Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi

Kemampuan mengendalikan organisasi pelaksana sistem informasi

Kemampuan melaksanakan kegiatan koordinasi

Pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan dalam kegiatan mengamati ,

membina dan mengawasi pelaksanaan mekanisme pengelolaan sistem informasi,

khususnya dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transformasi, organisasi dan

koordinasi. Pengendalian bertujuan untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pengelolaan dan

produk-produk informasi, baik segi kualitas, kuantitas maupun ketepatan waktu. Adapun

kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan dalam pembinaan terhadap pengendalian sistem

informasi adalah sebagai berikut:

1. Pelatihan

Pelatihan bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam

sistem informasi. Penyelenggaraan pelatihan disesuaikan dengan jenis dan

katagori pelatihan yakni pelatihan teknis umum, pelatiahn teknis khusus,

pelatihan administrasi dimana masing-masing program mempunyai tujuan

sendiri-sendiri.

2. Pengkajian

Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka mengkaji masalah-masalah yang

bertalian dengan pelaksanaan sistem informasi, misalnya melalui referat, diskusi

dan lain sebagainya.

3. Bimbingan teknis

Bimbingan diberikan kepada tenaga pelaksana dan tenaga teknis untuk

meningkatkan kemampuan dalam memberikan pelayanaan informasi.

4. Kerjasama

Kerjasama dilaksanakan dalam berbagai kegiatan dalam pelaksanaan dan tenaga

teknis untuk meningkatkan kemampuan dalam memberikanan pelayanan

informasi.

1.4.4. Penilaian Sistem Informasi

Fungsi utama dari penilaian informasi adalah menyediakan informasi sebagai

bahan pertimbangan untuk membangun keputusan. Penilaian merupakan suatu komponen

yang penting dalam pengelolaan sistem informasi. Komponen ini erat kaitannya dengan

komponen-komponen lainnya yakni masukan, proses, dan produk. Komponen masukan

merupakan langkah awal dalam rangka penyusunan informasi, komponen proses bertalian

dengan transformasi informasi sedangkan komponen produk bertalian dengan hasil dan

dampak sistem infofrmasi. Masing-masing komponen tersebut menuntut adanya penilaian.

Sehubungan dengan hal tersebut maka ditentukan 3 (tiga) strategi penilaian dalam

sistem informasi yaitu sebagai berikut:

1. Strategi penilaian yang bertujuan menilai perencanaan informasi yang disusun

berdasarkan kebutuhan informasi yang nyata.

2. Strategi penilaian proses yang bertujuan menilai pelaksanaan informasi, mulai

dari pengumpulan data, pengolahan, analisis dan penilaian, penyajian dan

penyebarluasan, dokumentasi dan komunikasi yang secara keseluruhan

merupakan suatu proses yang berkesinambungan.

3. Strategi penilaian produk, yang bertujuan untuk menilai produk-produk

informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.

Berdasarkan hasil penilaian dapat dibuat keputusan yang tepat dan objektif

tentang berbagai kegiatan pengelolaan sistem informasi seperti:

Derajat keakuratan informasi yang diperoleh berdasarkan kebutuhan lapangan

secara nyata.

Perencanaan informasi yang bermutu, memenuhi persyaratan yang ditetapkan

bagi suatu perencanaan informasi yang baik.

Jenis dan mutu produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi.

1.4.5. Kegiatan sistem Informasi

Adapun kegiatan yang dapat dilakukan pada system informasi adalah sebagai

berikut:

a. Input

Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

b. Proses

Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi

yang bernilai tambah.

c. Output

Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

d. Penyimpanan

Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

e. Control

Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa system informasi tersebut berjalan dengan

yang diharapkan.

1.4.6. Jenis-jenis Sistem informasi

Ditinjau dari aplikasinya dan penggunaan dalam berbagai bidang, sistem

informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

1. Routine Processing System (RPS), digunakan untuk melayani berbagai

kebutuhan yang telah terdefinisi dan terjadwal secara rutin

2. Decision Support System (DSS), digunakan untuk melayani kebutuhan yang

tidak dapat didefinisikan dengan baik dan biasanya terjadi pada saat

perancangan.

3. Classical Management Information System (CMIS), digunakan untuk

melayani kebutuhan pembuatan pelaporan kegiatan yang telah terjadwal dan

tersefinisi dengan baik.

4. Real Time system (RTIS), digunakan untuk melayani kegiatan yang

mempunyai sifat harus direspon dengan cepat.

5. Distributed data Processing System (DDPS), digunakan untuk melayani

kebutuhan yang tersebar secara geograpis dengan sumber data yang tersebar.

6. Transaction Processing system (TPS), digunakan untuk melayani kegiatan

yang bersifat transaksional yaitu membawa perubahan terhadap kondisi sistem

yang ada.

1.4.7. Kegagalan Sistem Informasi

Adapun faktor-faktor kegagalan sistem informasi antara lain:

1. Kebanyakan orang memandang SI adalah hal yang paling utama dan penting,

sementara mereka melupakan komitmen dan konsestensi terhadap materi

informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen.

2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan

kewajiban dapartemen TI, sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya

kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke dapartemen TI yang notabene orang

teknik dan bukan perumus strategi perusahaan.

3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI

terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman

daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu.

4. Interface SI sering kali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan

oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan

kemampuan bahasa pembuatnya.

5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk baradaptasi

terhadap perubahan SI tradisional menjadi berbasis TI.

1.4.8. Perkembangan Sistem Informasi

Adapun tahapan pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:

1. Sistem Informasi Tradisional

Yaitu sistem informasi yang dikelola secara semi manual. SI ini beroperasi

secara lambat, sehingga seringkali pimpinan mengambil keputusan hanya

berdasarkan data asumsi atau perkiraan, sementara data asli sedang diproses.

Disamping itu keakuratan informasi yang dihasilkan juga masih diragukan.

Kondisi ini akan berakibat buruk terhadap perkembangan perusahaan.

2. Sistem Informasi Berbasis Komputer

Perkembangan yang sangat menggambarkan, ketika teknologi komputer dapat

digunakan untuk mendukung Penciptaan SI. Keuntungan utama dari

pemanfaatan teknologi ini adalah waktu untuk menghasilkan informasi yang

lebih singkat, disamping birokrasi dapat dikurangi, komputer juga memiliki

kemampuan dalam proses yang sangat cepat untuk menghasilkan informasi

dengan tingkat keakuratan yang tinggi.

3. Sistem informasi berbasis jaringan

Melalui pembangunan SI berbasis komputer perusahaan telah m

endapatkan profit melalui kecepatan dalam layanan transaksi, sehingga

memungkinkan untuk dibentuknya suatu jaringan perkantoran , sehingga

transaksi dapat dilakukan diberbagai tempat

yang berbeda dengan pusat pengolahan datanya. Melalui jaringan komputer

perkantoran, perusahaan dimungkinkan untuk membuka sejumlah tempat

transaksi , sehingga dapat meningkatkan profit

dalam jumlah yang sangat besar, karena laporan diperoleh secara on-line.

4. Sistem Informasi Lintas Platform

Yaitu suatu teknologi yang menggabungkan antara teknologi komputer dengan

telekomunikasi, dimana teknologi tersebut dikenal dengan sebutan Komunikasi

Data. Teknologi lintas platform ini

sebuah teknologi internet yang dapat menghubungkan komputer diseluruh dunia.