ANALISIS KEBUTUHAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Mahmud Yunus, S.Kom., M.Pd., M.T.2015

Memotret Kebutuhan Sistem (System Requirement)

• Suatu requirement adalah ekspresi dari prilaku yang diinginkan. Requirement terkait dengan objek atau entiti, status yang terdapat padanya, dan fungsi yang dilakukan untuk mengubah status dari karakteristik objek.

• Requirement tidak menspesifikasikan bagaimana sistem diimplementasikan, DBMS yang digunakan, arsitektur client-server yang akan digunakan, berapa banyak memori, bahasa pemrograman (kecuali dinyatakan oleh customer).

• Requirement berfokus pada problem, bukan pada solusi atau implementasi (mendapatkan what prilaku yang diinginkan customer, bukan how prilaku tersebut akan direalisasikan, segala diskusi akan prematur sampai problem benar-benar didefinisikan dengan jelas)

Mengapa Memotret Kebutuhan Sistem Penting ?

• Berdasarkan hasil survei Standish (1995) mendapatkan bahwa kegagalan proyek disebabkan beberapa faktor utama:– Requirement yang tidak lengkap (13.1%)– Kurangnya keterlibatan user (12.4%)– Kekurangan sumber daya (10.6%)– Ekspektasi yang tidak realistik (9.9%)– Kurangnya dukungan Executive (9.3%)– Perubahan requirement dan spesifikasi (8.7%)– Kurangnya perencanaan (8.1%)– Sistem tidak dibutuhkan lagi (7.5%)

Proses Memotret Kebutuhan Sistem

3Mendokumentasikan

Prilaku Dari Sistem Yang Diusulkan

4Memeriksa Akan

Kesesuian Spesifikasi Terhadap Requirement

User

1Mengumpulkan

RequirementUser

2Memahami Dan

Memodelkan Prilaku Yang Diinginkan

SoftwareRequirementSpecification

(SRS)

Metode Mendapatkan Kebutuhan Sistem

• Metode interaktif mendapatkan informasi:1. Interview2. Joint Application Design (JAD)3. Survei melalui Questionnaires

• Selain instrumen tersebut, perlu dilakukan juga 1. Observasi & review terhadap dokumen sistem yang ada (SOP manual,

manual sistem yang ada)2. Observasi sistem yang ada untuk mendapatkan informasi bagaimana

user melakukan pekerjaan mereka.3. Magang dengan pemakai (Beyer dan Holtzblatt 1995), untuk

mempelajari pekerjaan pemakai lebih detail pada saat mereka mengerjakannya.

Pihak Yang Dapat Dilibatkan UntukMendapatkan Kebutuhan Sistem

• Client/Customer yang meminta pengembangan software dengan tujuan meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem serta produktivitas karyawan.

• User/operator yang familiar dengan sistem saat ini dan akan menggunakan sistem dimasa mendatang, mereka merupakan expert sistem sekarang, dan menjadi subyek dari lingkungan sistem (system improvement) yang dikembangkan.

• Pakar yang familiar dengan permasalahan terkait dengan software yang akan diotomatisasi, misalnya konsultan keuangan.

• Peneliti Market yang melakukan survei terkait dengan trend masa depan dan potensial kebutuhan customer.

• Pengacara atau Auditor yang familiar dengan tata kelola, keamanan dan requirement terkait legal formal

• Software Engineer atau Technology Expert yang mengerti kelayakan teknis dan ekonomi

Metode Interview

• Teknik Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada orang-orang yang dianggap paham mengenai sistem kerja dari sisem yang akan dibuatkan rancangan/desain Sistem Informasinya. Orang-orang tersebut dapat terdiri dari Pimpinan perusahaan, Manajer maupun operator di lapangan.

• Kelebihan dan kekurangan pengumpulan data dengan teknik Wawancara

Kelebihan Kekurangan

• Lebih mudah dalam menggali bagian sistem mana yang baik dan yang kurang baik

• Jika memang data yang diperoleh dirasa kurang, maka wawancara dapat terus dilakukan secara lebih detil kepada narasumber yang lebih kompeten untuk memperoleh data yang lengkap

• Dapat menggali kebutuhan user secara lebih bebas dan lengkap

• User dapat mengungkapkan kebutuhannya secara lebih bebas

• Wawancara akan sulit dilakukan jika narasumber kurang dapat mengungkapkan kebutuhannya

• Pertanyaan dapat menjadi tidak terarah dan tidak lengkap karena hanya fokus pada satu masalah saja dengan mengabaikan yang lainnya

Persiapan Melakukan Intervew UntukMendapatkan Kebutuhan Sistem

1. Buat jadwal wawancara dengan narasumber dengan memberitahukan maksud dan tujuan wawancara, serta data apa saja yang perlu digali dari narasumber,

2. Buatlah daftar siapa saja yang akan dijadikan narasumber serta dengan teknik snowballing, tanyakan pula kepada setiap narasumber tentang siapa lagi yang pastas untuk menjadi narasumber berikutnya, utamanya yang dapat memberi informasi yang lengkap mengenai data yang akan dikoleksi.

3. Buatlah panduan wawancara agar pertanyaan dapat fokus kepada hal-hal yang dibutuhkan saja

4. Gunakan pertanyaan yang jelas dan mudah dipahami terutama untuk menggali kekurangan dan kelebihan yang sedang berjalan

5. Catat dengan lengkap hasil-hasil wawancara tersebut termasuk kapan, dimana, mengenai apa dan dengan siapa wawancara tersebut dilakukan

Jenis Pertanyaan Dalam Intervew

• Open-Ended Question, pertanyaan terbuka seperti “Bagaimana pendapat anda terkait dengan e-commerce B2B perusahaan anda?”, “Apa sasaran utama departemen anda?”

• Closed Question, pertanyaan tertutup seperti “Apakah sistem saat ini mudah digunakan?”, “Secara rata-rata berapa panggilan masuk yang diterima setiap bulannya?”

Jenis Pertanyaan

Kelebihan Kekurangan

Open-Ended • Peserta lebih nyaman• Dari respon dapat dibaca (education,

value, attitudes, dan belief)• Lebih terperinci• Dapat memicu pertanyaan lanjutan• Lebih menarik• Spontan

• Bisa terlalu detail• Kehilangan kendali (melebar kemana-

mana)• Butuh waktu yang lebih lama

Closed • Hemat waktu• Mudah dibandingkan• Langsung ke masalah• Terkendali• Data yang lebih relevan

• Membosankan• Tidak mendapatkan detail• Tidak dapat mengembangkan

pertanyaan lanjutan• Tidak tercipta hubungan antara

interviewer dan interviewee.

Metode Joint Application Design (JAD)

• Pendekatan interview menghabiskan banyak waktu, dan sering salah interpretasi. Metode JAD yang dikembangkan oleh IBM dapat dipakai sebagai pendekatan alternatif untuk mendapatkan data Kebutuhan Sistem

• JAD ditujukan untuk mengurangi waktu dan mungkin biaya interview, meningkatkan kualitas dan dari informasi dengan melibatkan pemakai dalam merancang sistem yang akan dikembangkan.

• Kondisi yang mendukung penggunaan metode JAD;1. Kelompok pemakai menginginkan perubahan, bukan solusi

standard kepada masalah.2. Budaya organisasi mendukung prilaku problem-solving yang

melibatkan berbagai level karyawan.3. Analyst yakin ide yang timbul dari interview one-on-one person

tidak lebih baik dari ide yang mungkin timbul dari suatu kerja kelempok.

4. Arus kerja di dalam organisasi memperbolehkan ketidakhadiran personal kunci untuk waktu terblok dua sampai empat hari.

Personil Yang Dilibatkan Dalam JAD

1. Analyst2. Pemakai3. ExecutiveYang memberikan kontribusi berdasarkan latar belakang dan keterampilan.4. Executive sponsor haruslah personal senior yang terlibat dan

memperkenalkan sesi JAD,yang menjadi simbol komitmen organisasi terhadap proyek.

5. Paling sedikit satu IS Analyst harus hadir, untuk mendengarkan apa yang user katakan dan apa yang mereka butuhkan. Analyst memberikan gambaran biaya untuk pembahasan.

6. Moderator tidaklah harus orang yang pakar System Analyst, tetapi seseorang yang ahli komunikasi untuk interaktif pembahasan. Moderator haruslah bukanlah bawahan dari semua orang yang terlibat dalam group (boleh konsultan luar), untuk menjaga keseimbangan, dan menyelesaikan konflik.

7. Melibatkan satu atau dua pakar teknikal sebagai observer untuk memberikan penjelasan pada sesi pembahasan.

8. Notulis dari departemen IS mencatat semua pembahasan yang terjadi.

Pelaksanaan JAD

• Dua sampai tiga hari di luar perusahaan (menghindari gangguan rutinitas) dalam kondisi nyaman, dapat menggunakan fasilitas Group Support Fasilities di tempat khusus (hotel, gedung pertemuan dll.).

• Group Support Fasilities minimal memiliki proyektor, komputer, papan tulis, flip chart, mesin fotocopy.

• Jadwalkan dimana semua orang dapat menghadiri, kegiatan dimulai kalau semua telah hadir.

• Agenda pertemuan dimeetingkan 1/2 hari, pada satu minggu sebelum pertemuan, sehingga peserta tahu apa yang diharapkan dari partisipasi mereka

Keunggulan Kelemahan Hemat waktu Meningkatkan keterlibatan dan rasa

memiliki Bisa menciptkan ide-ide baru yang

kreatif

Butuh komitmen dalam blok waktu 2 sampai 3 hari dari kelompok

Persiapan yang sulit Ketrampilan maupun budaya

organisasi yang belum mendukung

Metode Kuisioner (Questionaire)

• Teknik Kuisioner/Survey merupakan teknik pengumpulan data dengan memberikan pertanyaan terstruktur secara tertulis (angket) dengan atau tanpa pilihan jawaban

• Questionaire adalah teknik yang digunakan sistem analyst untuk mempelajari attitudes, belief, behaviour, karakteristik dari orang-orang kunci di organisasi yang dapat mempengaruhi sistem yang diusulkan.– Attitudes, apa yang mereka inginkan– Belief, apa yang mereka yakini– Behaviour, apa yang mereka lakukan– Characterisitic, properti dari orang-orang seperti pendidikan,

pengalaman kerja, keahlian dsb.• Quesionaire dapat bersifat massal• Bentuk respon dari metode Questionaire dapat dalam bentuk pertanyaan

tertutup dengan pilihan jawaban ditentukan dan dapat dikuantifikasi, serta respon dalam bentuk jawaban terbuka diinterpretasikan terpisah.

Pertimbangan Menggunakan Metode Kuisioner

• Responden tersebar luas (melibatkan orang-orang di kantor cabang).• Melibatkan responden dalam jumlah besar.• Bertujuan untuk melakukan studi exploratori awal untuk mendapatkan

pendapat orang terkait dengan hal tertentu• Bertujuan untuk mengindentifikasi masalah pada sistem berjalan sebelum

pelaksanaan interviewKelebihan Kekurangan

• Hasilnya lebih obyektif,karena dapat dilakukan kepada banyak orang yang memiliki pandangan, latar belakang pengetahuan dan konsep yang beragam

• Waktunya lebih singkat

• Responden cendrung malas untuk mengisi kuisioner, seringkali hasilnya tidak menggambarkan kenyataan yang sesungguhya

• Sulit untuk membuat pertanyaan yang singkat, jelas, mudah dipahami dan terstruktur utamanya untuk menggali kebutuhan user yang sesungguhnya

Panduan Menggunakan Metode Kuisioner

• Dalam melakukan Kuisioner untuk pengumpulan data, perhatikan hal berikut;1. Hindari pertanyaan isian, lebih baik pilihan ganda2. Buat pertanyaan yang tidak terlalu banyak3. Buat pertanyaan yang singkat, padat, jelas/mudah dipahami dan

terstruktur

Metode Observasi

• Teknik Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat alur kerja sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui dengan pasti dan dapat menggambarkan segala kekurangan dan kelebihan sistem yang berjalan.

• Kelebihan dan kekurangan pengumpulan data dengan teknik Observasi

Kelebihan Kekurangan• Analisis dapat dilakukan dengan

melihat langsung bagaimana sistem lama berjalan

• Tidak mengganggu orang-orang kerja yang terlibat dalam sistem

• Mampu menghasilkan gambaran yang lebih baik dan berimbang (objektif) karena kita melihat sebagai orang diluar sistem

• Membutuhkan lebih banyak waktu

• Jika objek pengamatan adalah orang-orang yang bekerja dalam sistem, maka seringkali akan terlihat lebih baik dari biasanya

• Terkadang dapat mengganggu orang yang sedang bekerja

Panduan Menggunakan Metode Observasi

• Berikut ini panduan dalam melakukan Observasi untuk pengumpulan data;1. Tentukanlah hal-hal yang akan diamati , data apa dan seperti apa yang

diharapkan dari hasil pengamatan agar kegiatan observasi berhasil sesuai dengan yang diharapkan.

2. Mintalah izin kepada orang yang berwenang pada bagian yang akan diobservasi

3. Berusaha sedapat mungkin untuk tidak mengganggu pekerjaan orang-orang yang diamati

4. Jika terdapat hal yang kurang dimengerti cobalah untuk bertanya dan jangan membuat asumsi sendiri

5. Catat dengan lengkap hasil-hasil Observasi tersebut termasuk kapan, dimana, mengenai apa dan dengan siapa Observasi tersebut dilakukan.

Berbagai Jenis Kebutuhan (Requirement)1. Functional Requirement : Kebutuhan yang terkait dengan fungsi produk Sistem Informasi (SI)

harus mampu menampilkan berbagai macam laporan dalam PDF dan Grafik atau yang lainnya.2. Development Requirement : Kebutuhan yang terkait dengan tools pengembangan SI baik

H/Wmaupu S/W dalam pengembangan SI membutuhkan S/W MySQL Workbench, Power Designer, Astah Community, Borland Delphi, PHP, MySQL Database Server dsb.

3. Deployment Requirement : Kebutuhan S/W maupun H/W yang berkaitan dengan lingkungan dimana nantinya SI yang dibangun akan diimplementasikan SI yang dibangun harus mampun berjalan di S/O Linux Ubuntu dengan mesin berprosesor sekelas Quad Core atau yang diatasnya

4. Performance Requirement : Kebutuhan yang berkaitan dengan kinerja yang diharapkan pada SI yang dibangun kecepatan, skalabilitas, dan kapasistas pengguna yang dapat ditanganinya dalam waktu yang bersamaan

5. Documentation Requirement : Kebutuhan yang terkait dengan dokumen apa saja yang harus ada dan disertakan dalam pembangunan SI Dokumen teknis (perencanaan proyek, analisis, desain hingga hasil-hasil pengujian), UserManual dan Modul Pelatihan

6. Support Requirement : Kebutuhan yang berkaitan dengan dukungan apa saja yang diperlukan/disediakan setelah SI selesai dibangun dan digunakan pengguna pelatihan apa saja yang diperlukan, kepada siapa saja pelatihan tersebut diberikan dan berapa lama pelatihan tersebut diselenggarakan

7. Miscellaneous Requirement : Kebutuhan tabahan yang belum terakomodasi dalam beberapa kebutuhan yang telah disebutkan diatas.