ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI 2

O L E H :WIDADA, SE., MM

“ APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN ”

I. PENDAHULUAN

Primaco Group merupakan perusahaan distribusi yang bergerak dalam bidang

pembelian dan penjualan alat – alat Farmasi. Perusahaan ini berlokasi di Jakarta Pusat

dan telah memiliki beberapa cabang di Surabaya, Semarang dan beberapa cabang di

luar kota lainnya. Pada pembahasan siklus pengeluaran pembelian kali ini, penulis

mengambil data pembelian barang berupa alat – alat Farmasi pada Primaco Group.

Setiap perusahaan baik jasa, dagang, dan manufaktur memiliki suatu siklus

pengeluaran. Tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dari siklus pengeluaran adalah

untuk meminimalisir biaya-biaya yang terkait dengan perolehan dan pengelolaan

inventori, perlengkapan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Siklus pengeluaran adalah suatu daur / aliran yang menyediakan arus keluar kas /

dana dalam suatu organisasi atau perusahaan. Siklus pengeluaran sama pentingnya

dengan siklus penerimaan.

Siklus pengeluaran mencakup pembelian barang. Adapun fungsi yang terkait

dengan proses pembelian diantaranya:

1. Gudang/Bagian Lain

2. Pembelian

3. Penerimaan

4. Hutang Dagang

5. Kasir/Pembayaran

Dalam pembelian barang juga meliputi fungsi :

1. Menentukan kapan memerlukan barang

2. Memesan dan membeli barang

3. Menerima dan menyimpan barang

4. Menyiapkan pembayaran kas

5. Memastikan kebenaran pencatatan hutang

6. Memindah bukukan catatan transaksi ke buku besar

7. Menyiapkan berbagai laporan keuangan laporan manajemen yang diperlukan

Sedangkan untuk dokumen dan data sumber yang digunakan pada siklus

pengeluaran berasal dari catatan persediaan dan faktur dari pemasok.

II. ANALISIS SISTEM

II.1 Flowchart Manual

2.2 Kelemahan Sistem

Dari prosedur system yang disajikan berdasarkan bagan alir, ada

kelemahan system yang perlu diperhatikan, yaitu :

Tidak adanya konfirmasi lanjut dari Bagian Akuntansi ke Sekdur mengenai

pembayaran pesanan barang yang telah dibeli

2.3 Kebutuhan Sistem

Dari kelemahan system yang berhasil ditemukan, perusahaan perlu

mengganti prosedur pembelian barang dengan cara menekankan adanya

konfirmasi lebih lanjut dari Bagian Akuntansi ke Sales Manager dalam hal

pembayaran pesanan barang yang telah dibeli. Bila hal tersebut telah

dilaksanakan, diyakinkan bahwa system akan lebih mudah dioperasikan oleh

user. Dan perlu adanya aplikasi software yang konsisten dilakukan untuk

mempermudah kinerja sistem

2.4 Laporan Analisis Sistem

Siklus pengeluaran yang dilakukan melalui system pengeluaran pembelian

pada Primaco Group mengalami hambatan yang cukup mempengaruhi Sistem

GUDANG

SALES SUPPORT NORWEGIA

SALES

AKUNTANSI

SEKDUR

Pengendalian Intern perusahaan. Namun, pemenuhan kebutuhan system yang

dilakukan perusahaan secara terus menerus harus mampu menetralisir

kelemahan system yang ada. Perusahaan telah melakukan konfirmasi lebih

lanjut kepada pihak yang lebih berwenang guna menghasilkan siklus

pembelian yang lebih efektif. Hal tersebut akan berdampak baik untuk

kelangsungan hidup perusahaan.

III. DESAIN SISTEM SECARA UMUM

III.1 Desain Model

III.2 Desain Input Output

Desain Input yang dilakukan dalam siklus pembelian ini mencakup

Penangkapan Data berupa bukti penerimaan barang sebagai dokumen dasar

NOTA TERIMA BARANG Kode Pemesanan : Tanggal Penerimaan Barang : Nama Perusahaan : Alamat Perusahaan : Contact Person : List Pemesanan Barang

Kode BarangNama

Barang Unit Price/unit Customer Supplier Primaco Norwegia

Contoh Nota Terima Barang

BUKTI PEMBAYARAN No. Dokumen :Telah diterima dari : Ditujukan kepada : Tanggal pembayaran : Nominal/harga pemesanan : Banyak (unit) : Customer Supplier Primaco Norwegia

Contoh Bukti Pembayaran

Untuk Desain Output dalam siklus pembelian ini dokumen disajikan berupa

printed form yang berupa bukti pemesanan barang (dokumen purchase order),

dan bukti tanda terima pembayaran

NOTA PESAN BARANG Kode Pemesanan : Tanggal Pemesanan Barang : Tanggal Penerimaan Barang : Nama Perusahaan : Alamat Perusahaan : Contact Person : List Pemesanan Barang

Kode BarangNama Barang Unit Price/unit

Customer Supplier Primaco Norwegia

III.3

III.4

III.5

Contoh Bukti Pemesanan Barang ( Purcahse Order )

TANDA TERIMAPEMBAYARAN No. Dokumen :Telah diterima dari : Ditujukan kepada : Tanggal terima pembayaran : Nominal/harga pemesanan : Banyak (unit) : Customer Supplier Primaco Norwegia

Contoh Tanda Terima Pembayaran

3.3 Desain Database

Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan adalah

mengidentifikasikan terlebih dahulu file – file yang diperlukan oleh system

informasi. Adapun file – file yang diperlukan diantaranya :

1. Daftar nama dan harga barang / alat – alat farmasi

2. Data Supplier

Cat Produk User

     

2014 Easylyte plus Na/K/Cl 66,125,000

2112 Na/K/Cl 400 ml Solution Pack 3,669,000

2121 Na/K/Cl 800 ml Solution Pack 5,635,000

2101 Electrode K 4,428,000

2102 Electrode Na 4,955,000

2113 Electrode Cl 4,428,000

2258 Membrane Assembly 1,323,000

2110 Daily Cleaning Solution Kit 690,000

2118 Daily Cleaning Solution Kit 800,000

2103 Na/K/Cl Reference Electrode 3,853,000

2492 Internal Filling Solution 738,000

2814 Quality Control Kit 1,217,000

2815 Tri Level Quality Control Kit 2,386,000

DATA SUPPLIER

KD_Sup Nama_Sup Address CP Email Rek_Numberxxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx

3. Data Transaksi pengeluaran pembelian

DATA TRANSAKSI

Tgl_Trans KD_Sup Nama_Sup KD_Brg Jml_Brg Hrg_Brg Potxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

4. Data Perhitungan Hutang

DATA PERHITUNGAN HUTANG

KD_Sup Nama_Sup Tgl_Trans Tot_Hut Pot Tot_Byr Sisa_Hutxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

5. Dokumen Laporan Pembayaran

DATA LAPORAN PEMBAYARAN

KD_Sup Nama_Sup Tgl_Trans Tgl_Byr Tot_Byr Sisa_Hut Jth_Tempoxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxxxxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

3.4 Desain Teknologi

Desain Teknologi yang dapat dirancang terdiri dari :

1. Teknologi Perangkat Keras, yang berupa keyboard sebagai alat masukan,

CPU sebagai alat pemroses instruksi program, Image ( gambar ) dokumen

sebagai alat output input.

2. Teknologi Perangkat Lunak, yang berupa Microsoft Excel sebagai

application.

3.5 Laporan Hasil Desain Secara Umum

Tahapan desain yang dirancang telah memenuhi kebutuhan pemakai system.

Karena memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap

kepada pemrogram komputer dan user. Desain system yang dirancang mudah

dipahami dan nantinya mudah digunakan.

IV. DAFTAR PUSTAKA

1. Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta,

1990.

2. Adhicipta R. Irawan, Akuntansi Berbasis Komputer

3. http://puslit.petra.ac.id/journals/informatics/

4. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser

Publishing Company, 1992.

5. Raymond Mcleod, Jr, Management Information System : A Study of

Computer-Based Information System, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979.

PERTANYAAN & JAWABAN

1. Di bawah ini yang termasuk dalam fungsi yang terkait dengan proses pembelian,

kecuali ….

a. Persediaan c. Hutang Dagang

b. Gudang d. Pembelian A

2. Bagian dari fungsi proses pembelian yang menerima laporan penerimaan barang yang

kemudian diserahkan ke bag. pembelian, disebut….

a. Bagian Pembelian c. Bagian Gudang

b. Bagian Hutang Dagang d. Bagian Penerimaan C

3. “ Meminimalisir biaya-biaya yang terkait dengan perolehan dan pengelolaan

inventori, perlengkapan, dan berbagai jasa yang dibutuhkan perusahaan “. Merupakan

salah satu tujuan dari……

a. Siklus penerimaan c. Siklus pendapatan

b. Siklus pengeluaran d. Sikus penggajian B

4. Dokumen yang digunakan untuk melakukan suatu pemesanan barang kepada

konsumen disebut dengan…

a. Purchase Requisition c. Receiving Report

b. Sales Order d. Purchase Order D

5. Dokumen dan data sumber yang digunakan pada siklus pengeluaran berasal dari…

a. Catatan persediaan dan faktur dari pemasok

b. Purchase Order

c. Hanya faktur dari pemasok saja

d. Semua jawaban benar

6. Bagian yang bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan

menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan

barang yang dipesan pada PO, disebut dengan……

a. Bagian Gudang c. Bagian Hutang Dagang

b. Bagian Penerimaan d. Bagian Pembelian B

7. Di bawah ini yang termasuk ke dalam siklus pengeluaran, yaitu…

a. Siklus penerimaan dan siklus penggajian

b. Siklus pendapatan dan siklus pembelian

c. Siklus pembelian dan siklus penggajian

d. Semua jawaban benar C

8. Suatu daur / aliran yang menyediakan arus keluar kas / dana dalam suatu organisasi

atau perusahaan, disebut….

a. Daur aliran kas c. Siklus pembelian

b. Siklus petty cash d. Silus pengeluaran D

9. Dokumen yang digunakan perusahaan untuk mencatat barang yang telah diterima,

disebut…

a. Purchase Requisition c. Receiving Report

b. Sales Order d. Purchase Order C

10. Desain Output dalam siklus pembelian dapat disajikan dengan dokumen yang

berupa…

a. bukti pemesanan barang (dokumen purchase order), dan bukti tanda terima

pembayaran

b. bukti pemesanan barang dan faktur dari pemasok

c. semua jawaban diatas benar

d. semua jawaban diatas salah A