BAB

1

2

KONSEP DASARSISTEM INFORMASI MANAJEMEN

nformasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang penting bagi manajer.

Seorang manajer harus mampu melihat unitnya sebagai suatu sistem yang terdiri

dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar.

Perusahaan adalah suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan

suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu disebut Sistem Informasi Manajemen

(SIM) terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi

dan menggambarkan sumber daya fisik.

IKonsep SIM berkembang seiring dengan perkembangan penggunaan teknologi

komputer. Sistem informasi yang lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer

diharapkan agar dapat diperoleh informasi yang lebih akurat, berkualitas, dan tepat

waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien.

Perkembangan teknologi komputer telah memberikan kesadaran baru bahwa aplikasi

komputer harus diterapkan untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan

sebagai alat pengambilan keputusan manajemen. Dalam hal ini, pemahaman tentang istilah

Sistem Informasi Manajemen (SIM) akan diperoleh dengan lebih memadai apabila

mampu memahami tentang : sistem, informasi dan manajemen.

Tujuan Pembelajaran

Setelah menyelesaikan bab ini, pembaca diharapkan dapat :

1. Memahami konsep dasar sistem informasi manajemen2. Mengenal unsur penting sistem informasi manajemen3. Memahami peranan sistem informasi dalam konteks fungsi

organisasi dan aktifitas manajemen 4. Memahami klasifikasi dalam sistem informasi

manajemen5. Memahami jenis-jenis dan komponen sistem informasi

3

1. Sistem

Secara umum sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan hal /kegiatan/ elemen/

subsistem yang saling bekerja sama (yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga

membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi guna mencapai tujuan. Sistem

adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan

bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang

teratur.

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai : 1) Komponen

(components), 2)Batas (boundary), 3) Lingkungan (environment), 4) antar komponen

(interface), 5) Masukan (input), 6) Pengolahan (processing), 7) Keluaran (output), 8)

Sasaran (objectives) dan tujuan (goal), 9) Kendali (control), 10) Umpan balik (feed back)

Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input) melibatkan penangkapan dan

perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses, pengolahan (pemrosesan)

melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output dan keluaran (output)

yang melibatkan. Umpan balik menyangkut mengenai kinerja sistem , pengendalian

melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem

bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak . Perpindahan elemen yang telah diproduksi

oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya., seperti ditunjukkan dalam gambar berikut :

Gambar 1.1. Model Umum Sistem

Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem phisik

(phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak tampak secara phisik. Sistem phisik merupakan sistem yang ada secara

phisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain

sebagainya.

b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan

manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui

Umpan Balik

outputprosesInput

4

proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan

manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan

human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem

informasi akuntansi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut

penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak

tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang

sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan

pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh

dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-

program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya

tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka

(open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan

lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur

tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya

tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed

system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah

sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem

yang lainnya. Karena sistem sifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkunngan luarnya,

maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem

yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatip tertutup karena

sistem tertutup akan bekerja secara otomatis, terbuka hanya untuk pengaruh yang baik

saja.

2. Informasi

Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk

yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu

kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan

keputusan. Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk

tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-

kejadian dan kesatuan nyata. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang

kita hadapi.

5

Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian

dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu

informasi. Data dapat berupa angka, catatan, keterangan dan lain-lain yang diperoleh dari

berbagai aktivitas kegiatan statistik ataupun sensus; dikenal sebagai ‘raw material of

information’. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera

banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk

dihasilkan informasi.

Jadi Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting dan memiliki kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk

memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah.

Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan dalam gambar berikut.

Gambar 1.2. Transformasi data menjadi informasi

Data yang telah diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian

menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang

berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data

kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model

dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi

(information cycle) atau ada yang menyebutnya dengan istilah siklus pengolahan data

(data processing cycles).

Masukan(data yang akan diolah)

Keluaran (informasi)UnitPengolah

Unit Penyimpan

Output(Information)

Proses (Model)

Input(Data)

6

Gambar 1.3. Siklus Informasi

2.1. Nilai Informasi

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berati bahwa bila

tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan

dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis

jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi

tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu Manfaat (benefit) dan Biaya (cost).

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan

dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat

ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai

efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan

lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit

2.2. Kualitas Informasi

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 5 hal

pokok, yaitu relevancy, accuracy, completeness, correctness, timelinness

a. Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran

nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message

used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika

memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap

orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil

penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer

teknik, tetapi akan sangat relevan bila

Penerima

KeputusanTindakan

HasilTindakan

Data(Ditangkap)

Basis Data

7

disampaikan pada manajer pemasaran.

b. Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau

menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan

maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber

informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak

atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh

terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

c. Kelengkapan (completeness) informasi.

“Are necessary message items present ?” Informasi yang komplet, berarti

informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang

baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan

mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan

secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya

untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

d. Kebenaran (correctness) informasi.

“Are message items correct ?” Informasi yang dihasilkan oleh proses

pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang

ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan

total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi

tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis

yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan

potongan dan sebagainya.

e. Keamanan (security) informasi.

Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the

message reach all or only the intended systems users ? “

f. Tepat waktu (timeliness) “How quickly is input transformed to correct

output?” Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data,

datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan

mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang

akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi iulah yang

pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu

8

dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan

mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi

terbaru.

3. Manajemen

Manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber

daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan. Manajemenjuga dapat dimaksudkan

sebagai suatu sistem kekuasaan dalam suatu organisasi agar orang-orangmenjalankan

pekerjaan. Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi manusia, material,

dan modal. Dalam sistem manajemen, sumber daya manajemen meliputi ketiga

sumber daya tadi ditambah dengan sumber daya berupa informasi. Dalam upaya

memanfaatkan sumber daya manajemen tersebut, manajer akanmelakukan tiga

macam proses manajemen yaitu: a) Perencanaan Strategis, b) Pengendalian (meliputi

pengorganisasian, penggerakan dan koordinasi) , c) Pengambilan keputusan.

Kegiatan manajemen jika dihubungkan dengan tingkatannya di dalam

organisasi, maka dapat dibedakan dalam tiga tingkatan, yaitu manajemen tingkat atas,

tingkat menengah dan tingkat bawah. Kebutuhan informasi dari masing-masing

tingkatan tersebut sudah tentu berbeda, oleh karena itu perlu dipahami kegiatan apa

yang dilakukan masing-masing tingkatan manajemen tersebut, yaitu :

a. Perencanaan strategis

b. Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen

c. Perencanaan dan pengendalian operasional

Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat digambarkan sebagai sebuah

piramida seperti ditunjukkan pada gambar berikut.

9

Gambar 1.4. tingkatan kegiatan manajemen

3.1. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis (strategic planning) merupakan kegiatan dari manajemen

tingkat atas, pada umumnya perencanaan strategis meliputi hal-hal sebagai

berikut :

a. Proses evaluasi lingkungan luar organisasi .

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan

tersebut mungkin saja dapat mengakibatkan perubahan terhadap strategi

organisasi. Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-

kesempatan pasar, teknologi, tekanan politik, sosial, persaingan, inflasi dan

sebagainya.

b. Penetapan tujuan.

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai organisasi, tujuan organisasi

ditetapkan oleh manajemen tingkat atas dalam proses perencanaan strategi

yang bersifat jangka panjang .

c. Penentuan strategi.

Strategi adalah tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi

dengan maksud untuk mencapai tujuan. Dengan strategi semua kemampuan

berupa sumber-sumber daya dikerahkan agar dapat mencapai tujuan yang

Perencanaan Taktis danPengendalian Manajemen

Perencanaan dan Pengendalian

Operasional

Perencana-an strategis

10

dikehendaki. Sumber daya organisasi dapat berupa modal, personil, material

dan sebagainya.

3.2. Perencanaan Taktis dan Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi

telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Dalam

pengendalian manajemen terdapat suatu proses yang menunjukkan apa yang harus

dilakukan oleh manajer. Proses dalam pengendalian manajemen menyangkut

komunikasi informal dan formal. Komunikasi informal, misalnya berupa pertemuan-

pertemuan dan diskusi. Komunikasi formal dalam pengendalian manajemen misalnya

dalam hal pemrograman (programming), penyusunan anggaran (budgeting),

pelaksanaan dan pengukuran (operating and measurement) serta pelaporan dan

analisis (reporting and analysis).

Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang akan

dilakukan oleh organisasi dan memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan

dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah kegiatan – kegiatan

prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud

untuk menerapkan strategi yang telah disusun. Contoh, program penelitian dan

pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya.

Anggaran adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitas

(nilai mata uang) untuk satu periode waktu tertentu. Dalam proses penyusunan

anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk yang dihubungkan dengan tanggung

jawab masing-masing manajer yang diberi beban untuk melaksanakan program atau

beberapa bagian dari program. Dalam proses penyususnan anggaran rencana –

rencana diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban.

Selama periode pelaksanaan (operating), catatan-catatan diselenggarakan

untuk mencatat pemakaian – pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan

pendapatan-pendapatan yang diperoelh. Catatan ini sifatnya terstruktur sehingga data

beaya-beaya dan pendapatan-pendapatan diklasifikasikan, baik secara program dan

menurut pusat-pusat pertanggungjawaban.

Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang

sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-

masing pusat pertanggung jawaban telah berjalan secara koordinatif. Laporan-

laporan digunakan sebagai dasar pengendalian, yaitu dengan cara membandingkan

11

kinerja sesungguhnya dengan rencana yang sudah ditetapkan. Perbedaan- perbedaan

yang nampak dalam laporan tersebut, merupakan dasar yang digunakan oleh manajer

untuk melakukan tindakan perubahan dan perbaikan, dan pertimbangan strategi

baru.

3.3. Perencanaan dan Pengendalian operasional

Pengendalian operasional adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap

tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini

merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan dalam pengendalian

manajemen . Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian

manajemen dan difokuskan pada tugas-tugas di tingkat bawah.

Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan – kegiatan dalam

manajemen tingkat atas lebih menjurus pada perencanaan jangka panjang dan

penentuan-penentuan strategi. Sementara manajemen ditingkat menengah dan bawah

, lebih menjurus pada hal-hal yang bersifat operasional.

Menurut Gordon B Davis menguraikan lebih lanjut tentang ciri-ciri

operasional dan kebutuhan informasi yang berbeda pada setiap level kegiatan

manajemen sebagaimana terlihat dalam tabel 1 berikut.

Tabel 1.

Ciri-ciri Operasional Dan Kebutuhan Informasi

Pada Tiga Tingkatan Kegiatan Manajemen

Tingkat Kegiatan Informasi Yang

Diperlukan

Tipe dukungan

Sistem informasi

Kegiatan-kegiatan

Perencanaan Strategis

Informasi untuk perencanaan strategis jangka panjang dan perencanaan untuk

Komitmen mendatang pada sumber daya perusahaan.

Sistem pendukung keputusan (Decission Support System /DSS)

Definisi tujuan jangka Panjang, kebijakan dan garis besar kegiatan organisasi

Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen

Informasi untuk perencanaan taktis jangka menengah dan pengendalian dalam operasi dengan mem-

Sistem informasi manajemen

Meliputi penjelasan tentang sumber – sumber informasi

12

bandingkan hasil operasi dengan rencana

Perencanaan dan pengendalian operasional

Informasi untuk perencanaan operasio-

nal jangka pendek dan

pengendalian dengan

melakukan pemeliha-

raan dan

penyediaan

fasilitas aliran kerja

dalam perusahaan

Pengolahan data (data processing)

Meliputi penggunaan

Sumber daya dan fasilitas secara efisien untuk

melaksanakan kegiatan .

4. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan,

saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan

cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan

(input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran

(output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna

dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu maupun

dimasa mendatang, mendukung kegiatan

operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai

sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.

Suatu sistem informasi pada umunya dikembangkan untuk tujuan tertentu

sesuai kebutuhan pemakainya. Dengan begitu maka setiap sistem informasi

mempunyai tujuan yang spesifik. Sistem informasi yang sederhana, biasanya

dikembangkan dengan tujuan memenuhi kebutuhan data dan informasi untuk unit-unit

fungsional organisasi. Sistem informasi yang lebih kompleks dikembangkan untuk

menangani pengolahan data transaksi pada tingkat operasional dan penekanan tingkat

pengendalian manajemen.

Permasalahan yang dihadapi pada pengembangan suatu sistem informasi

adalah bagaimana sistem informasi yang dirancang dapat mendukung secara optimal

13

pada setiap unit fungsional dan sekaligus pada semua tingkat kegiatan manajemen.

Suatu basis data yang lengkap dan kemampuan menampilkan kembali dengan cepat

dan mudah terhadap data yang tersimpan dalam basis data merupakan hal penting

yang perlu diperhatikan dalam perancangan sistem informasi.

4.1. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Secara umum suatu SIM (sistem informasi manajemen ) dikembangkan

dengan tujuan sebagai berikut :

a. Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien. Sistem informasi

manajemen mengerjakan pekerjaan-pekerjaan rutin secara lebih cepat dan

mudah. Efisensi dapat dicapai berkat prestasi sistem pengolahan transaksi

( Transaction Processing System), contoh sistem penerimaan gaji, sistem

akuntasi, sistem personalia, sistem persediaan dan sebagainnya.

b. Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif. Efektifitas ini dimaksudkan

agar dapat mencapai target dari sistem pendukung keputusan ( Decision

Suport System / DSS). DSS ini memberikan informasi khusus kepada para

pembuat keputusan dengan informasi dan model-model tersebut dapat

ditampilkan setiapkali dibutuhkan, sehingga para manajer dapat mengambil

keputusan dengan lebih baik.

c. Agar organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik. Dengan sistem

informasi manajemen maka kebutuhan terhadap informasi dapat segera

dipenuhi dengan mudah yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan

kualitas pelayanan kepada konsumen. Contoh, penggunaan perangkat sistem

Auto matic Teller Machine (ATM) pada Bank.

d. Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi / improvisasi terhadap produk

yang dihasilkan. Hal ini sangat dimungkinkan karena Sistem informasi

manajemen akan mengintegrasikan informasi – informasi dalam organisasi

sehingga dapat membantu pengembangan usahanya melalui kreasi-kreasi

produk baik barang maupun jasa. Misalnya suatu Bank yang melebarkan

usahanya dalam bidang pelayanan jasa asuransi, pelayanan pembayaran

rekening telepon, listrik dan sebagainya.

e. Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. Sistem informasi manajemen

yang baik akan meningkatkan pangsa pasar terhadap produk yang

14

dihasilkannya. Sistem informasi manajemen akan dapat mengakibatkan

terjadinya ketergantungan konsumen terhadap pelayanan yang diberikan

organisasi tertentu sehingga konsumen merasa enggan untuk berpindah

pada organisasi / perusahaan lain.

4.2. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Kegiatan Manajemen

Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi

setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Isi informasi

yang dibutuhkan tergantung pada fungsi masing-masing unit fungsional yang ada.

Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan

keputusan yang mempunyai perbedaan tergantung pada tingkatan kegiatan

manajemen. Dengan demikian suatu SIM harus mampu memberikan dukungan

pada proses-proses perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan.

Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data

masukan,dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu

rencana. Peranan SIM dalam proses penyusunan rencana dapat dilihat pada

tabel 2 berikut :

Tabel. 2.

Dukungan SIM pada proses perencanaan.

Kebutuhan Dukungan Sistem Informasi

Dukungan analitik dalam pengembangan

struktur dan persamaan model. Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan

dan Perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk

dijalankan pada suatu komputer.

Datamasukan

Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis.

Manipulasimodel

Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model.Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.

15

SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan

data-data. Kemampuan manipulasi model merupakan hal penting, hal ini akan

memungkinkan penggunaan model dalam suatu simulasi. Teknik analisis data

historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain:

a. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan

b. Teknik penghalusan data

c. Analisis musiman

d. Analisis korelasi

e. Analisis korelasi secara otomatis (auto correlaton analysis)

f. Analisis penyebaran

Teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data-data historis hanya

menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan perencanaan melibatkan masa

lampau dan mendatang.

4.3. Peranan Sistem Informasi Manajemen (SIM) pada Proses Pengendalian

Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-

kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk

pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman

manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut:

a. Unit masukan

b. Kegiatan

c. Keluaran yang dihasilkan

Siklus pengendalian manajemen pada organisasi ditunjukkan oleh gambar 1.5 .

Dukungan SIM pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model

perencanaan.

Dukungan yang diberikan mencakup hal-hal sebagai berikut:

a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi

b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan

c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang

Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus

menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja.

16

Gambar 1.5. Siklus Pengendalian Manajemen Pada Organisasi

4.4. Peranan Sistem Informasi Pada Pengambilan Keputusan

Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan,

yaitu :

a. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :

Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memerlukan

keputusan

Pengakuan adanya masalah

b. Disain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :

Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah

Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah

c. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah

Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya

Pengambilan keputusan merupakan tindakan manajemen dalam pemilihan

alternatif untuk mencapai sasaran. Secara ringkas, keputusan oleh

manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tipe, yaitu :

a. Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak

terstruktur ( unstructured decision). Keputusan ini sifatnya tidak terjadi

berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh

manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengmbilan keputusan tidak

terstruktur tidak mudah didapatkan dan tidak mudah tersedia dan

biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman seorang manajer

Gangguan

Pengolahan

Ukuran Evaluasi

Kriteria Hasil Keputusan

Alokasi (variabel)Pengendalian

RencanaManajemen

17

merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan tidak

terstruktur.

b. Keputusan setengah terprogram (semi programed decision) atau setengah

terstruktur (semi structured decision).

Keputusan setengah terstruktur sifatnya adalah sebagian yang dapat

diprogram, sehingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan

dari pengambilan keputusan. Keputusan ini lebih sering bersifat rumit

dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci.

c. Keputusan terprogram (programed decision) atau terstruktur (structured

decision).

Keputusan ini sifatnya berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat

diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada

manajemen tingkat bawah.

Jika digambarkan secara ringkas, maka tipe-tipe keputusan manajemen tersebut

dapat dilihat dalam gambar 1.6. berikut ini.

Gambar 1.6. Tipe Keputusan Manajemen

5. Jenis – jenis Sistem Informasi Manajemen

Menurut James A O’Brien secara garis besar sistem informasi dikelompokkan

menjadi dua jenis, yaitu sistem informasi digunakan untuk mendukung operasional dan

sistem informasi yang mendukung manajemen.

1. Tidak berulang-ulang

2. Tidak terprogram

1. Berulang-ulang 3. Tidak terstruktur

2. Terprogram 4. Tidak mudah diprediksi

3. Terstruktur 5. Informasi tidak

4. Mudah diprediksi mudah tersedia

5. Informasi Mudah tersedia

mudah

Manajemen Atas

Manajemen Menengah

Manajemen Bawah

18

5.1. Sistem Pendukung Operasional.

Jenis sistem ini terkait dengan operasional sehari-hari yang berlangsung di dalam

suatu organisasi :

1) Sistem pemrosesan transaksi, sistem ini memproses data hasil transaksi bisnis,

memperbaharui basis data operasional, menghasilkan dokumen bisnis. Contoh :

pemrosesan penjualan dan persedian serta sistem akuntansi.

2) Sistem pengendalian proses, sistem ini terkait dengan proses mengawasi dan

mengendalikan proses industri, misalnya : sistem produksi baja, penyulingan

minyak dengan sensor yang terhubung komputer.

3) Sistem kerjasama antar tim/bagian perusahaan, sistem ini terkait dengan dukungan

komunikasi dan kerjasama tim/bagian/kelompok kerja disuatu

organisasi/perusahaan dengan memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya,

misalnya e-mail, fax, teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi

perkantoran.

5.2. Sistem Pendukung Manajemen

1) Sistem Informasi Manajemen, sistem ini memberikan informasi dalam bentuk

laporan yang sudah ditentukan sebelumnya untuk mendukung pengambilan

keputusan bisnis. Contoh : analisis penjualan, kinerja produksi, dan sistem

pelaporan tren biaya.

2) Sistem pendukung keputusan, sistem ini memberikan duungan interaktif khusus

untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi bisnis. Contoh :

penetapan harga produk : perkiraan tingkat laba, sistem analisis resiko.

3) Sistem informasi eksekutif, sistem ini dibnetuk untuk memenuhi kebutuhan

eksekutif yang diperoleh dari SIM maupun Sistem Pendukung Keputusan

(decision Support System). Contoh : Sistem akses yang mudah untuk menganalisis

kinerja bisnis, tindakan para pesaing, perkembangan ekonomi untuk mendukung

perencanaan trategis.

Gambaran umum jenis-jenis sistem informasi ini menekankan tujuan

utama Sistem informasi yang mendukung Operasi bisnis dan pengambilan

keputusan manajerial. Gambar 1.7. menggambarkan klasifikasi konseptual

aplikasi sitem informasi. Sistem Informasi dikatagorikan dalam cara ini untuk

menekankan peran-peran utama yang dimainkan dalam setiap operasi dan

manajemen suatu bisnis. Selain memiliki banyak peranan , sistem informasi

19

memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan kemampuan yang dimiliki

diharapkan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu,

meningkatkan servis terhadap konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah

adanya peningkatan dalam pengambilan keputusan. Kemampuan yang dimiliki

oleh sistem informasi, antara lain :

a. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi

b. Menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan

mudah diakses.

c. Menyajikan informasi dengan jelas

d. Mengotomatisasi proses-proses yang manual

e. Menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat, dan

cepat

Gambar 1.7. Klasisifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi

Katagori lainnya dalam klasifikasi Sistem Informasi antara lain :

1) Sistem Pakar (expert System) : Sistem berbasis pengetahuan yang

menyediakan saran pakar sebagai konsultan pakar bagi pemakai. Contoh :

penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, sistem pemeliharaan

diagnosis

2) Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System) :

Sistem berbasis pengetahuan yang menduung pembuatan, pengaturan dan

penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. Contoh : akses

SISTEM INFORMASI

Sistem Pendukung Operasi

Sistem Pendukung Manajemen

Sistem Pemroses Transaksi

Sistem Pengendalian

Proses

Sistem Kerjasama

Perusahaan

Sistem Informasi

Manajemen

Sistem Pendukung Keputusan

Sistem Informasi eksekutif

20

internet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan,

sistem pemecah masalah pelanggan.

3) Sistem Informasi Strategis (strategy Information System) : Sistem yang

mendukung operasi dan proses manajemen yang memeberi perusahaan

berupa produk, layanan, kemampuan strategis sebagai keunggulan

kompetitif. Contoh : perdagangan saham on line, penelusuran pengiriman,

sistem web e- commerce

4) Sistem bisnis fungsional (Functional Business System) : sistem yang

mendukung operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnia

perusahaan. Contoh : Sistem informasi yang mendukung aplikasi

akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, manajemen sumber

daya manusia.

6. Komponen Sistem Informasi

Setelah kita mempelajari beberapa konsep penting dalam sistem informasi

selanjutnya bagaimanakah sebuah sistem informasi bekerja ? Komponen dan aktifitas

apa saja yang terlibat di dalamnya ? Dalam gambar 1.8. mengilustrasikan model sistem

informasi yang menunjukkan kerangka konsep untuk berbagai komponen dan aktifitas

sistem informasi.

6.1. Sumber Daya Manusia

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya

manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi

a. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi

atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka adalah para

pelanggan, tenaga penjualan, teknisis, staf administrasi, akuntan atau para

manajer. Sebagian besar dari pemakai sistem informasi dalam dunia bisnis

adalah pekerja ahli, yaitu orang yang sebagian besar waktunya untuk

berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja yang

membuat, menggunakan dan menyebarkan informasi.

b. Pakar Sistem Informasi adalah orangorang yang mengembangkan dan

mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah analis sistem, pembuat

software, operator sistem, personal tingkat manajerial, teknisis dan staf

administrasi sistem informasi lainnya. Analis sistem bertugas sebagai

pendesain sistem berdasarkan pada kebutuhan informasi dari pemakai

21

akhir. Pembuat software bertugas membuat program komputer yang di

berdasarkan pada spesifikasi yang di peroleh dari analis sistem. Operator

bertugas membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan

jaringan yang besar.

6.2. Sumber Daya Hardware

Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang

digunakan dalam pemrosesan informasi. Contoh hardware dalam sistem

komputer ini adalah :

a. Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemroses pusat yang berisi

pemroses mikro, dan berbagai peralatan periferal yang saling berhubungan.

Misalnya sistem komputer palmtop, laptop, desktop sistem komputer

berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar.

b. Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard, layar video,

mouse elektronik untuk input data dan perintah, printer untuk output

informasi, dan disk magnetis atau optizal untuk menyimpak sumber daya

data.

6.3. Sumber Daya Software

Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan

informasi. Konsep umum software ini meliputi rangkaian perintah operasi

dengan hardware komputer yang disebut program, rangkaian perintah

pemrosesan informasi yang disebut prosedur. Berikut ini contoh sumber daya

informasi :

a. Software system, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta

mendukung operasi sistem komputer.

b. Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi

penggunaan tertentu dalam sistem komputer oleh penguna akhir. Contoh :

program analisis penjualan, program pengolah kata.

c. Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan

menggunakan sistem informasi. Contoh ; perintah untuk mengisi formulir

kertas atau menggunakan software.

6.4. Sumber Daya Data

22

Sumber daya data dapat berupa angka, huruf serta karater lainnnya

yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks

berupa kalimat yang digunakan untuk menulis komunikasi, data gambar,

seperti grafik dan angka-angka. Serta data dalam bentuk audio video.

Sumber daya data pada umumnya disimpan, diatur dan diakses oleh berbagai

teknologi pengelolaan sumber daya data ke dalam :

a. Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.

b. Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai

bentuknya seperti fakta, peraturan.

6.5. Sumber Daya Jaringan

Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti Internet, Intranet, dan ekstranet

telah menjadi hal yang mendasar bagi operasi e-business dan e-commerce yang

berhasil untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis

komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi

danperalatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media

komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Sumber daya

jaringan meliputi :

a. Media komunikasi, misalnya kabel twisted-pair, kabel tembaga, kabel

serat optik, teknologi gelombang mikro, seluler dan satelit yang

tanpamenggunakan kabel.

b. Dukungan Jaringan, dalam hal ini diperlukan banyak dukunga hardware,

software, dan teknologi data untuk mendukung operasi dan penggunaan

jaringan komunikasi. Contoh : pemroseskomunikasi seperti modem,

prosesor antar jaringan,sofware pengendali, seperti software sistem

operasi jaringan dan penjelajah internet.

23

Sumber Daya JaringanMedia Komunikasi dan dukungan Jaringan

Aktivitas SistemPengendalian Kinerja Sistem

Input Sumber

Daya Data

Output Produk

Informasi

Pemrosesan Data

ke dalam Informasi

Penyimpanan Sumber Daya Data

Gambar 1.8. Komponen-komponen sistem Informasi

7. Daftar Istilah Penting

1) Masukan (input), pengolahan (processing), keluaran (output), penyimpanan

(storage) pengendalian (control)

2) Pemakai akhir (end user)

3) Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)

4) Kualitas informasi meliputi relevan ( relevancy) Akurat ,(accuracy) dan tepat

waktu (timeliness), Lengkap ( completeness) , Benar (correctness)

5) Sistem Informasi (information System) ; Siklus informasi (information cycle)

6) Siklus pengolahan data (data processing cycles).

7) Perencanaan strategis (strategic planning)

8) Sistem pendukung keputusan (Decision Support System / DSS)

24

9) Keputusan tidak terprogram (non programed decision) atau tidak terstruktur

( unstructured decision)

10) Sumber daya software (Software resources), Sumber daya hardware (hardware

resources)

11) Sistem pendukung manajemen (management support System)

12) Sistem Pendukung Operasional (Operations Support System )

8. Rangkuman

1) Model umum suatu sistem terdiri atas masukan (input), pengolahan (proses) dan

keluaran (output)

2) Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub sistem

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu

kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan yang

lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data,

menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (processing), dan

menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan

keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan

akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan

operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai

sumber daya yang ada guna mencapai tujuan.

3) Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi,

biaya informasi, nilai informasi dan mutu informasi

4) Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi

setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen.

5) Katagori aplikasi sistem informasi meliputi sistem penduung operasi yang

meliputi sistem pemroses transaksi, sistem pengendalian proses dan sistem

kerjasma perusahaan. Sistem pendukung manajemen yang meliputi sistem

informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, sistem informasi eksekutif.

6) Komponen Sistem informasi meliputi sumber daya manusia, hardware, software,

data, jaringan yang dikendalikan untuk mengubah sumber daya data menjadi

produk informasi.

25

9. Latihan Soal

1) Jelaskan mengapa SIM sangat diperlukan oleh para manajer dalam melakukan

kegiatannya !

2) Apa yang dimaksud dengan sistem ?

3) Apa yang dimaksud dengan sistem tertutup dan sistem terbuka , dan berikan

contohnya masing-masing ?

4) Apakah data dan informasi merupakan hal yang berbeda ? Jelaskan !

5) Jelaskan tugas dari seorang manajer ?

6) Berikanlah contoh kasus dari hubungan tingkat manajemen dengan bentuk

penyajian informasi !

7) Sebutkan dan jelaskan perbedaan antara sistem berorientasi proses dengan

berorientasi tujuan.

8) Jelaskan hubungan antara tingkatan manajemen dengan tugas dari seorang

manajer !

9) Jelaskan jenis dan komponen dalam sistem informasi .