Smart In Organization 134

REVOLUSI ORGANISASI

3.1. REVOLUSI STRUKTUR ORGANISASI

Struktur internal suatu organisasi memberikan kontribusi untuk menjelaskan dan memperkirakan perilaku karyawan. Hubungan struktural dalam pekerjaan mempunyai kandungan yang penting pada sikap dan perilaku mereka. Apakah dasar yang dipakai untuk berargumentasi bahwa struktur mempunyai suatu dampak, baik pada sikap maupun perilaku? Derajad struktur organisasi untuk mengurangi kemenduaan pada karyawan dan memperjelas. Dengan struktur dapat membentuk sikap karyawan dan mudah untuk memotivasinya untuk mencapai kinerja yang lebih tinggi. Struktur juga memaksa karyawan untuk memperluas keterbatasan dan kendali pekerjaan yang mereka kerjakan. Misalnya, organisasi dengan struktur formal dan spesialisasi, taat sekali terhadap rantai perintah, delegasi dan wewenang terbatas serta rentang kendali sempit memberikan karyawan sedikit otonomi. Kendali dalam organisasi yang ketat akan cenderung mengubah perilaku karyawan tertekan dan seragam. Sebaliknya, organisasi yang strukturnya kurang formal, spesialisasi terbatas, rentang kendali

Smart In Organization 135 luas, akan memberikan karyawan lebih bebas dan mempunyai karakter perilaku yang lebih berbeda. Umumnya struktur organisasi terdiri dari struktur sederhana, struktur birokratis dan struktur matriks. McShane dan Von Glinow (2003), struktur organisasi terdiri dari struktur sederhana, struktur fungsional, struktur devisional, struktur matriks, struktur hibrid, struktur berbasis tim dan struktur jaringan. Struktur jaringan terdiri dari jaringan afilisasi dan struktur virtual.

Struktur sederhana merupakan struktur yang terdiri dari majikan dan beberapa karyawan. Struktur sederhana merupakan struktur yang derajad departementalisasinya rendah, rentang kendalinya lebar dan kurang formal. Struktur birokrasi ditandai dengan tugas-tugas operasional rutin tinggi yang dicapai melalui spesialisasi, hukum dan aturannya sangat formal, tugas dikelompokkan dalam departemen fungsional, wewenang tersentralisasi, rentang kendali sempit dan pengambilan keputusan melalui rantai komando. Struktur fungsional mengelompokkan karyawan berdasarkan pengetahuan khusus atau sumberdaya khusus, pemasaran, sumberdaya manusia, operasi, dan keuangan. Struktur matriks biasanya digunakan oleh agen periklanan, perusahaan ruang angkasa, perusahaan kontruksi, laboratoriun riset dan pengembangan, universitas, perusahaan konsultan, rumah sakit dan

Smart In Organization 136 perusahaan hiburan. Inti utama struktur matrik adalah departementalisasi fungsional dan produk. Organisasi yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, American Cyanamid, Avco, Carborundum, Caterpillar Tractor, Hughes Aircraft, Prudential Insurance, SAP, Texas Instruments.

Organisasi Virtual Organisasi yang menggunakan tim sebagai alat koordinasi pusatnya disebut sebagai struktur tim. Harley-Davidson merupakan organisasi tim.

Sedangkan organisasi yang inti dari organisasi tersebut melakukan outsourcing sebagian besar fungsi bisnisnya dikatakan sebagai organisasi virtual.

Smart In Organization 137 Cisco Systems, Dell Computer, Nike dan Nortel Networks termasuk organisasi virtual.

Disamping itu muncul organisasi yang disebut sebagai organisasi tanpa batas, yaitu organisasi yang ukurannya besar, dapat menghilangkan batas horisontal dan vertikal untuk memecahkan hambatan eksternal antara perusahaan dengan pelanggan dan pemasoknya. Motorola, Coca-Cola, Octicon A/S Xerox termasuk kelompok organisasi tanpa batas. Al-Farabi membagi organisasi menjadi tiga yaitu organisasi anarki, organisasi demokrasi dan organisasi kebajikan. Organisasi yang telah kita bahas sebelumnya termasuk pada organisasi anarki atau organisasi demokrasi. Organisasi demokrasi kalau bebas tanpa batas maka menjadi organisasi yang anarki, seperti perusahaan-perusahaan multi nasional dapat berubah dari demokrasi menjadi anarki. Organisasi yang terindah adalah organisasi kebajikan, yaitu organisasi yang dalam mencapai tujuannya menggunakan konsep keadilan, kesejahteraan, kasih sayang dan kebijaksanaan dunia dan akhirat. Organisasi kebajikan adalah organisasi yang berdasarkan prinsip syariah. Organisasi yang oleh Adam Smith, dalam bukunya The Wealth of Nations, dipimpin oleh Mohammad dan Penggantinya (Kulafaurrasyidin).

Smart In Organization 138

Adam Smith

4.2. REVOLUSI BUDAYA ORGANISASI

Smart In Organization 139

Hofstede (1994:180) medefinisikan budaya organisasi sebagai program pemikiran secara kolektif yang membedakan para anggota suatu organisasi dari organisasi lainnya. Budaya organisasi mempunyai pengaruh kuat terhadap perilaku karyawan. Tetapi apa yang dapat manajemen kerjakan untuk merancang sebuah budaya yang mmbentuk karyawan sesuai dengan keinginan manajemen?. Ketika organisasi sebuah organisasi telah berdiri kokoh, maka manajemen mempunyai kemampuan besar untuk mempengaruhi karyawan. Tetapi pada organisasi yang belum kokoh atau organisasi yang masih kecil masih sedikit subbudaya. Setiap orang tahu bahwa pendiri memberikan sentuhan langsung dengan visinya tentang apa organisasi itu. Tidak mengherankan, di bawah kondisi ini manajemen mempunyai peluang untuk meciptakan sebuah budaya yang akan memberikan fasilitas untuk mencapai prestasi terbaik meraih tujuan organisasi. Meskipun demikian pada saat organisasi telah kokoh, maka dominasi budaya juga telah kokoh. Budaya yang telah diberikan ini membuat karakteristik relatif stabil dan permanen, yang menjadikan sangat menolak terhadap perubahan. Butuh waktu untuk membentuk dan membuat organisasi tersebut kokoh yang cenderung menjadi budaya tersebut berakar kuat. Budaya yang kuat merupakan bagian dari

Smart In Organization 140

Gerrt Hofstede

Smart In Organization 141 menolak perubahan, karena karyawan menjadi berkomitmen kepada budaya tersebut. Maka, jika suatu budaya yang diberikan telah usang menjadi tidak sesuai dengan suatu organisasi dan suatu yang merugikan terhadap manajemen, maka kemungkinan kecil, manajemen dapat mengubahnya, khususnya dalam jangka pendek. Budaya berubah harus diukur dalam tahunan, bukan dalam mingguan atau bulanan. Kondisi perubahan budaya yang disukai dapat meningkatkan profitabilitas dan perubahan budaya dapat diimplementasikan dengan sukses pada saat ada krisis yang besar dan keluarnya pemimpin tertinggi. Suatu organisasi yang masih muda dan masih kecil, dominasi budayanya masih lemah, demikian tulis Stephen Robbins dalam buku Essential of Organizational Behavior. Budaya bisnis global saat ini sebagai monster yang memangsa dirinya sendiri. Budaya bisnis masa depan harus berdasarkan kecerdasan spiritual yang tinggi yang berkaitan dengan komunikasi, keadilan, relasi, kepercayaan, kekuasaan, kebenaran, fleksibilitas dan pemberdayaan, tulis Zohar dan Marshall dalam Spiritual Capital.

Budaya bisnis dari institusi berdasar pada syariah harus merefleksikan nilai-nilai yang sesuai dengan syariah, baik dalam segi perilaku mulai dari hubungan internal, bertransaksi dengan pelanggan, kebijakan dan prosedur, praktek bisnis, pakaian, dekorasi, maupun citra. Nilai syariah adalah keadilan,

Smart In Organization 142 kesejahteraan, kasih sayang dan kebijaksanaan dunia dan akhirat. Tujuannya adalah untuk menciptakan suatu moralitas dan spiritualitas kolektif yang apabila digabungkan dengan produksi barang dan jasa menopang pertumbuhan dan kemajuan jalan hidup yang syariah. ”Sesungguhnya pada zaman sebelum kamu sekalian ada seorang laki-laki yang telah didatangi oleh seorang malaikat untuk mecabut nyawanya. Lalu dia ditanya, Apakah engkau tahu amal kebaikan?. Dia menjawab : Aku tidak tahu. Lalu dikatakan kepadanya : Lihatlah. Dia menjawab : Aku sama sekali tidak mengetahui, hanya aku pernah bertransaksi jual-beli dengan banyak manusia di dunia dan aku memudahkan transaksi tersebut. Aku bersikap baik kepada orang kaya dan aku memudahkan orang yang dalam keadaan kesulitan. Setelah itu Allah memasukkan dia ke dalam surga” sabda Rasulullah (HR. Muttafaqun dalam kitab Al-Misykat).

Smart In Organization 143 4.3. REVOLUSI PEMBERDAYAAN

ORGANISASI

Dalam buku In Search of Excellence, yang ditulis oleh Thomas J. Peters dan Robert H. Waterman,Jr., menyatakan bahwa faktor-faktor yang menyebabkan perusahaan-perusahaan itu hebat, salah satu kuncinya adalah “perhatian terhadap sesama”. Tidak ada tema yang lebih menonjol di perusahaan-perusahaan hebat itu daripada penghormatan terhadap individu. Perusahaan yang hebat adalah perusahaan yang memperlakukan sumberdaya manusianya dengan hormat dan bermartabat. Perusahaan yang memandang karyawannya sebagai mitra dan bukan sebagai alat. Sebaliknya perusahaan yang tidak sukses, jika memandang sumberdaya manusia sebagai alat. Misalnya dalam dalam kondisi normal untuk meningkatkankan keuntungan perusahaan dengan melakukan PHK secara besar-besaran. Jika ini yang dilakukan maka perusahaan tidak akan sukses dalam jangkan panjang. Beberapa perusahaan di Indonesia masil memandang manusia sebagai alat. Isu yang baru santer, setelah saham terbesar dipegang perusahaan asing, padahal tidak merugi, tetapi untuk meningkatkan keuntungan PHK kepada karyawannya sebagai jalan keluar. Kecuali karyawan diberikan kebebasan untuk memilih

Smart In Organization 144 keluar keluar dari perusahaan dengan pesangon tertentu, tetapi tidak dipaksa untuk PHK. Para pimpinan perusahaan yang hanya berpikir keuntungan semata merupakan pimpinan perusahaan yang berpikir secara sempit, maka perusahaan yang seperti ini menyimpang dari UUD 1945, yaitu Pasal 33, perekonomian disusun sebagai usaha bersama berdasarkan asas kekeluargaan. Maka pemilik perusahaan seharusnya yang di PHK bukan karyawannya, tetapi pimpinan perusahaan tersebut. Perusahaan ini juga menyimpang dari Company Social Responsibility. Perusahaan seperti ini jelas perusahaan yang memandang sumberdaya manusia sebagai alat dan tidak akan sukses dalam jangka panjang. ”Perusahaan yang baik mampu mengetahui dengan pasti di bagian mana produktivitas dapat dihasilkan dengan baik dan tanpa batas. Produktivitas berasal dari kelompok karyawan yang tertantang, diberdayakan, mempunyai semangat dan dihargai. Produktivitas berasal dari setiap individu, membuat setiap orang sebagai bagian dari tiap langkah yang diambil dan membolehkan tiap orang untuk berpendapat, memiliki peran dalam keberhasilan suatu perusahaan. Dalam mengerjakan hal ini, produktivitas yang kita dapat tidak sedikit demi

Smart In Organization 145 sedikit melainkan berlipat ganda” kata Jack Welch, mantan CEO General Electric. Sedangkan Floris A. Maljers, ketika menjabat CEO Unilever menyatakan ”Kendala terbesar yang dihadapi perusahaan dalam menghadapi globalisasi adalah terbatasnya sumberdaya manusia dan bukan sumberdaya modal”. Kesuksesan perusahaan-perusahaan yang paling dikagumi dunia tersebut mencerminkan keajaiban yang dicapai dengan menghormati sumberdaya manusia daripada memanipulasi sumberdaya manusia dan memandang sumberdaya manusia sebagai alat. Perusahaan yang mampu menghormati sumberdaya manusia merupakan perusahaan yang hebat. Firman Allah :”Dan sesungguhnya telah Kami muliakan anak-anak Adam. Kami angkut mereka di daratan dan di lautan. Kami beri mereka dengan kelebihan yang sempurna atas kebanyakan makhluk yang telah Kami ciptakan”

Smart In Organization 146

4.4. REVOLUSI SASARAN ORGANISASI

Corporate Social Responsibility (CSR)

merupakan konsep yang menyeimbangkan perusahaan dalam mendapatkan keuntungan dengan aspek sosial dan lingkungan. “Perusahaan modern adalah perusahaan yang seharusnya mentransformasi diri menjadi institusi sosial” kata Berle dan Means dalam bukunya The Modern Corporation and Private Property. Rachel Carson dalam bukunya yang berjudul Silent Spring menyatakan bahwa pestisida dapat meatikan lingkungan dan kehidupan, maka perusahaan harus sadar akan lingkungan, karena rusaknya lingkungan akan membawa kehancuran bersama. Buku Beyond the Bottom Line, tulisan Courtney C. Brown menekankan adanya tanggungjawab social bagi perusahaan di samping mencari keuntungan dan memperhatikan lingkungan. Pada 2004, perusahaan yang dinobatkan sebagai Nomor 1 untuk CSR ini adalah Fannie Mae. Perusahaan ini membeli hipotik dari peminjam lokal dan membuatnya paket untuk dijual sebagai sekuritas. Pada 2003, lebih dari $240 milyar hipotik rumah yang didanai, yang diperuntukkan 1,6 juta kaum minoritas untuk pembelian rumah yang pertama kalinya. Prioritas ini meningkat 60 % setiap tahunnya. Bahkan $ 10 juta dari Fannie Mae bekerjasama dengan institusi keuangan Islam untuk

Smart In Organization 147 membuka perumahan di Kalifornia Selatan untuk kaum Muslim. Sistem pembayarannya menggunakan sistem syariah. Proter & Gamble merupakan perusahaan yang menduduki Nomor 2. Perusahaan ini dinilai memberikan pelayanan istimewa kepada kaum minoritas, wanita dan masyarakat. Perusahaan ini membantu para pemuda yang tidak beruntung di Vietnam, memberantas anak-anak yang kekurangan nutrisi di India dan menyediakan pertolongan pada gempa bumi di Turki. Perusahaan-perusahaan yang akan bertahan dalam jangka panjang adalah perusahaan seperti Fannie mae dan Procter & Gamble, yang perduli terhadap masyarakat yang kurang mampu atau masyarakat dalam kesulitan dan ramah terhadap lingkungan. Sebaliknya perusahaan yang tidak peka terhadap masyarakat yang tidak beruntung, bahkan mengusir mereka, mencela mereka, menyakiti mereka, mngambil hak mereka, menumpahkan darah mereka dan tidak ramah dengan lingkungan serta perusahaan yang arogan, maka perusahaan tersebut tidak akan berumur panjang dan akan bangkrut. Corporate Social Responsibility (CSR) terdiri dari tiga level, yaitu CSR sebagai aksi atau sebagai publice realtion, CSR sebagai bentuk strategi defensif dan CSR yang tertinggi sebagai visi perusahaan untuk berbuat kebajikan. Merck menyediakan obat-obatan untuk orang yang membutuhkan. Starbucks untuk

Smart In Organization 148 memberikan harga yang sesuai kepada petani kopi dan untuk membangun infrastruktur kesehatan dan pendidikan masyarakat petani kopi. Hewlett-Packard untuk menyediakan sistem komunikasi yang canggih, bisa dipercaya dan mudah diakses yang dipadukan dengan kontribusinya pada proyek-proyek kemasyarakatan. Coca-Cola mendirikan klinik-klinik kesehatan di sepanjang pedesaan Cina. CSR tertinggi merupakan CSR yang bertanggungjawab kepada Tuhan.

“Tahukah engkau yang bangkrut ? Mereka menjawab, pailit (bangkrut) adalah orang yang tidak mempunyai uang ataupun benda, maka Rasulullah bersabda : “Pengertian pailit bagi umatku adalah siapa yang datang hari kiamat dengan shalat zakat, puasa tapi selalu mencela ini, menunduh itu, memakan barang ini, mencucurkan darah itu, memukul ini, maka diambillah amal kebajikannya dan diberikan kepada orang yang telah disakiti dan bila masih tidak cukup pahalanya, maka dosa daripada orang yang disakiti akan diambil dan dibebankan kepada mereka. “ sabda Rasulullah s.a.w.

Smart In Organization 149

4.5. REVOLUSI ORGANISASI ATAU MATI

Organisasi harus melakukan perubahan untuk dapat menyesuaikan dengan lingkungaanya yang kompetitif. Perubahan bersangkut-paut dengan perihal membuat sesuatu dengan lain. Teknologi, persaingan, kejutan ekonomi, perubahan sosial, angkatan kerja dan politik dunia merupakan kekuatan yang merangsang perubahan. Teknologi informasi yang canggih dapat mengubah cara bersaing, sehingga dapat meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Meskipun demikian CEO Unilever, Floris A. Malers mengatakan ”Kendala terbesar yang dihadapi perusahaan dalam menghadapi globalisasi adalah terbatasnya sumberdaya manusia, bukan terbatasnya modal”.

Dalam buku Why Companies Fail, Mark Ingebretsen mengatakan “Perusahaan harus memprediksi masa depan untuk mendeteksi tren-tren yang harus mereka hadapi jika ingin terus menghasilkan laba. Perusahaan juga harus merancang cara untuk mengadapsi produk-produk dan layanan-layanan mereka demi menjangkau grup-grup konsumen yang belum terdefinisikan. Yang paling penting dari semua ini, perusahaan harus menyadari kenyataan bahwa perubahan berskala besar adalah kelaziman, sementara perubahan-perubahan yang

Smart In Organization 150 mengguncang dunia adalah bagian dari kelaziman baru. Karenanya mereka harus mengarahkan strategi untuk menghadapi perubahan. Serangan 11 September dengan tragis memperlihatkan bagaimana kejadian mengubah segalanya, kadang-kadang hanya dalam waktu semalam.” Pemimpin yang sukses bertindak luwes dan luwes dalam menghadapi perubahan. Bahkan, ia merasa senang akan perubahan yang menyentuh dirinya yang paling dalam.

Kebanyakan perusahaan mati, karena bawahan harus selalu mengikuti pemimpinnya yang tidak pernah berubah. Ahli sejarah, Alfred D. Chandler, Jr, didalam bukunya berjudul Strategy and structure kemajuan perusahaan-perusahan Amerika, karena mau melakukan perubahan, khususnya dalam sistem manajemennya. Chandler meneliti empat perusahaan besar Amerika, yaitu General Electric, Du-Pont, Standard Oil company dan Exxon. Kesediaan berubah dari CEO keempat perusahaan tersebut yang menjadikan perusahaan tersebut hingga kini tetap bertahan. Karyawan adalah nasi, sedangkan gaya manajemen adalah lauknya. Jack Welch, CEO dari General Electric ketika itu mengatakan “Kita sedang mempertaruhkan sesuatu hal kepada orang-orang kita, maka kita perlu memberdayakan mereka, memberi mereka sumber-sumber dan keluar dari kesulitan dengan menggunakan cara mereka”. Jack Welch menginvestasikan separuh waktunya bersama

Smart In Organization 151

Jack Welch

karyawannya, maka ia mengenal mereka, berbicara dengan mereka tentang masalah-masalah perusahaan, memuji mereka jikan kinerjanya baik, tetapi mencaci mereka jika kinerjanya turun. Ia mengenal sekitar 1000 karyawannya yang mempunyai ide bagus dan mempunyai tanggungjawab atas pekerjaan mereka.

Smart In Organization 152 Pendekatan pribadi yang dilakukan Jack Welch kepada karyawannya membuahkan kasil yang luar biasa pada peningkatan kinerja. “Jika Anda menang, kita semua menang” demikianlah kata Welch. Itulah sebabya 27.000 karyawan General Electric memiliki saham. Pada 2005, General Electric terpilih sebagai ”The Most Admired Company in The World” peringkat pertama versi Fortune.

“Dua pemimpin korporat terbesar abad ini adalah Alfred Sloan dari General motors dan Jack Welch dari General Electric. Dan Welch akan jadi lebih besar dari keduanya, karena merencanakan paradigma baru, kontemporer, bagi korporasi yang modelnya dipakai untuk abad 21,” ujar Noel Tichy, dari Universitas Machigan, pengamat lama gaya manajerial Welch.

Meskipun demikian organisasi masa depan harus mampu mengubah praktek bisnis dari dasar kapitalisme, yang serakah dan tidak mempunyai masa depan menjadi praktek bisnis yang mampu menghasilkan kesejahteraan bersama, berkeadilan, kasih sayang dan bijaksana. Individu-individu dalam organisasi harus bertindak berdasarkan motivasi yang lebih tinggi daripada motivasi yang sekarang, yang hanya bertumpu pada material. Motivasi yang dipandu kecerdasan spiritual akan menjadikan organisasi itu akan berkelanjutan. Dengan demikian, apakah kita akan melakukan revolusi organisasi atau mati ?

Smart In Organization 153

4.6. TEKNOLOGI MEREVOLUSI ORGANISASI

Teknologi Informasi merujuk pada seluruh bentuk

teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah, dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya. (McKeown, 2001). Teknologi Informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan, dan / atau menyampaikan informasi (Williams, Sawyer, 2005). Teknologi Informasi merupakan kombinasi teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) untuk mengolah dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan transmisi informasi (Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins, 2005). Dari definisi tersebut mengandung dua hal penting, yaitu teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Dengan adanya teknologi informasi ini, perusahaan kecil dan menengah dapat memasuki pasar global. Perusahaan yang mula-mula kecil, seperti Amazon (toko buku kecil), Yahoo, portal yang didirikan oleh dua mahasiswa, Ebay yang semula situs lelang sederhana saat ini menjadi perusahaan raksasa hanya dalam waktu yang singkat karena teknologi informasi. Bisnis dalam abad informasi harus bersaing dalam pasar yang penuh tantangan, dengan perubahan yang

Smart In Organization 154 cepat, kompleks, global, sangat kompetitif dan terfokus pada pelanggan. Lebih jauh lagi, faktor-faktor ini bisa berubah secara cepat, kadang-kadang secara tidak terduga (Knoke, 1996). Perusahaan-perusahaan kecil dan menengah harus bereaksi dengan cepat untuk menghadapi kendala dan peluang yang muncul dari lingkungan bisnis baru ini (Drucker 1995).. Lingkungan bisnis merujuk pada kombinasi faktor sosial-budaya, politik-hukum, ekonomi, ekologi, demografi dan teknologi yang mempengaruhi aktivitas-aktivitas bisnis. Arah dan besarnya perubahan mempengaruhi organisasi dalam melanjutkan percepatan yang menyebabkan meningkatnya ketidakpastian dalam strategi dan operasi organisasi. Karena laju perubahan serta tingkat ketidak pastian di lingkungan persaingan pada masa datang diperkirakan akan kian cepat, organisasi akan bergerak di bawah tekanan yang makin meningkat untuk berproduksi lebih banyak lagi secara lebih cepat, dengan memanfaatkan sumber daya yang sedikit. Boyet and Boyed (1997) menekankan perubahan dramatis ini dan menggambarkannya sebagai tekanan atau dorongan bisnis. Mereka berdua mempertahankan argumen bahwa agar bisa sukses (atau bahkan untuk sekedar bertahan) dalam dunia yang dinamis ini, maka perusahaan perlu mengambil bukan hanya tindakan-tindakan tradisional seperti menurunkan biaya dan menutup fasilitas-fasilitas yang tidak menguntungkan tetapi

Smart In Organization 155 juga aktivitas inovatif seperti membuat produk-produknya sesuai dengan yang dibutuhkan konsumen, membuat produk baru, atau menyediakan layanan konsumen yang handal. Kami menyebut aktivitas tradisional dan inovatif ini, beberapa diantaranya saling berkaitan, sebagai contoh tanggapan terhadap keluhan konsumen dengan cepat. Aktivitas ini bisa dilaksanakan di dalam beberapa atau semua proses organisasi, mulai dari pemrosesan harian daftar gaji secara rutin hingga order entry ke aktivitas strategis seperti strategi perusahaan. Bisa juga terjadi dalam proses yang dikenal sebagai extended supply chain, yakni di dalam proses interaksi antara satu perusahaan dengan supplier, pelanggan, dan partner lainnya, seperti kaus Intel dan Wal-Mart. Sebuah respons bisa merupakan suatu reaksi terhadap tekanan yangsudah ada, atau juga bisa merupakan suatu inisiatif yang akan mempertahankan organisasi dari berbagai hal yang potensial bakal menjadi tekanan. Dorongan-dorongan bisnis menimbulkan tekanan dalam organisasi. Organisasi merespon dengan aktivitas yang didukung oleh Teknologi Iinformasi.. Untuk memahami Apilkasi Teknologi Informasi dalam organisasi masa kini, maka akan bermanfaat kalau meninjau kembali faktor-faktor lingkungan bisnis utama yang menciptakan tekanan-tekanan pada organisasi. Untuk membantu anda memahmi pengaruh tekanan bisnis pada organisasi, kami akan menggunakan sebuah kerangka manajemen klasik

Smart In Organization 156 yang semula dikembangkan oleh Levitt, lalu dimodifikasi Scott-Morton (Scott-Morton dan Allen, 1994), serta Turban (2001), kemudian kami modifikasikan lagi, untuk mencerminkan peran Teknologi Iinformasi secara umum. Organisasi akan melakukan reaksi terhadap lingkungan bisnis yang berubah cepat tersebut. Aktivitas semacam ini meliputi exploitasi peluang yang diciptakan oleh dorongan-dorongan dari luar. Aktivitas respons utama organisasi dibagi ke dalam lima kategori : sistem strategis untuk mencapai keunggulan kompetitif, upaya perbaikan berkesinambungan, businnes process reengineering (BPR), aliansi bisnis, dan Electronic Commerce (E-Commerce)

Sistem strategis atau strategic system (Callon 1996) memberikan keunggulan strategis bagi organisasi, dengan demikian akan memudahkan organisasi dalam meningkatkan pangsa pasar, bernegosiasi secara lebih baik dengan pihak supplier, atau mencegah masuknya para pesaing ke dalam wilayah suatu perusahaan. Ada banyak sekali sistem strategis yang didukung E-Commerce. Contohnya, sistem pengiriman semalam yang dilakukan FedEx serta kemampuan sistem di dalam perusahaan tersebut untuk melacak status perjalanan dari tiap-tiap paket tunggal. Kebanyakan pesaing FedEx telah meniru sistem ini. Karena itu, FedEx memidahkan sistem ke Internet.

Smart In Organization 157 Tetapi, pesaing-pesaingnya membuntuti dengan cepat, kemudian FedEx memperkenalkan aktivitas barunya Banyak perusahaan yang secara terus menerus melaksanakan program dalam usahanya memperbaiki produktivitas dan kualitas. Misalnya, Dell Comuters menerima ordernya secara elektronis dan segera memindahkannya melalui perangkat lunak Enterprises resources Planning dari SAP Corp. ke dalam operasi perakitan just-in- time. Intel melakuan pemantauan terhadap konsumsi produknya di 11 pelanggan terbesarnya, menggunakan extranet dengan mode hampir seketika (real time), serta menentukan jadual produksi dan pengiriman yang sesuai. Namun, program perbaikan berkesinambungan mungkin tidak akan memadai di segala kesempatan sepanjang waktu. Tekanan-tekanan bisnis yang kuat membutuhkan perubahan radikal yang dapat disebut sebagai business process reengineering (BPR)( rekayasa-ulang proses bisnis). Business process rengineering mengacu pada suatu inovasi utama dalam struktur organisasi serta cara dalam menjalankan bisnisnya. Dengan Rekayasa Ulang Proses Bisnis, dimensi teknologis, manusia, dan organisasi dalam perusahaan mungkin akan berubah (Hammer dan Chappy 1993). Lebih dari 70 % perusahaan di AS mengklaim akan melaksanakan rekayasa ulang dalam beberapa hal.

Smart In Organization 158 Teknologi informasi, khususnya EC, memainkan peran utama dalam BPR. Misalnya, EDI memfasilitas transaksi tanpa kerta secara cepat yang memungkinkan perusahaan mengurangi beberapa departemennya hingga sebanyak 80 % (Kasus Ford dalam Hammer dan Chappy, 1993). Electronic commerce bagi perusahaan kecil dan menengah dapat memberikan fleksibilitas dalam produksi, memungkinkan pengiriman ke pelanggan secara lebih cepat untuk produk yang berupa perangkat lunak, dan mendukung transaksi cepat tanpa-kertas, antara perusahaan supplier, perusahaan manufaktur, dan perusahaan pengecer (retailer). Wilayah-wilayah BPR yang didukung oleh Teknologi Informasi adalah sebagai berikut : (1) mengurangi waktu proses bisnis (cycle time) benar-benar sangat penting dalam meningkatkan produktivitas dan daya saing (Wetherle 1996). Demikian pula, mengurangi waktu sejak lahirnya gagasan hingga implemntasinya waktu untuk memasarkan sangat penting, sebab yang bisa lebih awal masuk ke pasar dengan suatu produk, atau yang bisa memberi pelayanan kepada pelanggan secara lebih cepat dari pada yang bisa dilakukan pesaing, maka ia akan menikmati keunggulan kompetitif tersendiri. Aplikasi berdasar extranet dapat digunakan untuk memperlancar berbagai langkah dalam proses pengembangan produk atau jasa, pengujian, dan implementasi. Satu contoh cycle time reduction

Smart In Organization 159 (pengurangan masa siklus) dalam membawa obat-obat baru ke pasar. (2) Memberi pegawai otoritas untuk bertindak dan membuat keputusan sendiri merupakan suatu strategi yang digunakan oleh banyak organisasi sebagai bagian dari BPR. Pemberdayaan (empowerment) erat kaitannya dengan konsep tim yang self-directed, swa-kelola (Mankin et.al., 1996 dan Lipnack and Stamps, 1997). Manajemen melimpahkan kewenangan kepada tim yang bisa menyelesaikan desentralisasi pengambilan keputusan dan otoritas tetapi dalam waktu yang bersamaan mendukung kontrol terpusat. Misalnya, Internet dan internet memungkinkan para pegawai yang telah terberdayakan untuk mengambil keputusan mendesak. Sistem jaringan – pakar bisa memberi saran bagi anggota tim ketika tidak ada pakar manusia. Kenyataannya, menjual pengetahuan di Internet menjadi satu aktivitas EC yang penting. (3) Para pegawai dapat mengakses kecakapan teknis organisasional melalui internet yang dimiliki perusahaan. Beberapa basis pengetahuan, yang dibuka untuk umum dengan tarif biaya tertentu, mendatangkan pemasukan tersendiri (misalnya yang dilakukan www.knowledgespace.com). (4) Sekarang ini, perusahaan-perusahaan menjadi semakin customer-oriented. Dengan kata lain, mereka mesti memberikan banyak perhatian kepada pelanggan beserta kesukaannya kemudian

Smart In Organization 160 melakukan rekayasa ulang agar bisa memenuhi permintaan konsumen. Ini bisa dilakukan dengan mengubah proses manufakturing dari mass production menuju mass customization (Pine and Gimore, 1997) Dalam mass production, perusahaan memproduksi item-item yang sejenis secara besar-besaran, sedang dalam mass customization item-item diproduksi dalam jumlah besar namun dicustomized untuk sesuai dengan keinginan tiap-tiap pelanggan. Electronic commerce merupakan perantara ideal bagi mass customization. (5) Banyak perusahaan menyadari bahwa aliansi dengan perusahaan lain, bahkan dengan pesaing, bisa jadi menguntungkan. Misalnya, General Motors, Ford, dan Chrlyser membuat satu extranet dengan supplier mereka. Ada sejumlah tipe aliansi, seperti pembagian sumber daya, penetapan hubungan permanen supplier-perusahaan, dan penciptaan upaya riset bersama. Tipe yang paling menarik adalah temporary joint venture (patungan sementara), di mana beberapa perusahaan membentuk satu organisasi khusu untuk sebuah misi yang spesifik selama kurun waktu tertentu. Ini merupakan satu contoh korporasi virtual (virtual corporation), yang bisa jadi merupakan bentuk organisasi perusahaan yang lazim di masa datang. Satu tupe aliansi bisnis yang lebih permanen, yang menghubungan perusahaan manufaktur, supplier, dan korposari finansial dikenal dengan sebutan

Smart In Organization 161 keiretsu suatu istilah dalam bahasa Jepang yang berarti suatu aliansi bisnis permanen. Demikian juga, supply chain mangement dapat dimudahkan oleh extranet. Tipe aliansi ini, juga yang lain, akan sangat didukung oleh teknologi informasi yang beragam, mulai dari EDI hingga transmisi elektronis. peta dan gambar.

Electronic commerce (EC) merupakan konsep baru yang bisa digambarkan sebagai proses jual beli barang atau jasa padan World Wide Web Internet (Shim, Qureshi, Siegel, Siegel, 2000) atau proses jual beli atau pertukaran produk, jasa dan informasi melalui jaringan informasi termasuk Internet (Turban, Lee, King, Chung, 2000). EC memungkinkan perusahan kecil menengah melakukan pemasaran dengan tujuan pasar global. Pemasaran langsung tradisional dilakukan dengan mail order (katalog) dan telepon (telemarking). Pada 2005, menurut Internet World Stats, pemakai internet dunia mencapai 972.828.001 (hampir 1 milyar), di Indonesia diperkiran 16.juta pemakai. Presentase terbesar dalah Amerika Utara (Amerika Serikat dan Kanada) mencapai 68,2 % dari seluruh penduduknya. Pada 1998, Amerika Serikat diperkirakan terjadi penjualan sekitar 75 milyar dolar, sedang dari jumlah tersebut, 2 milyar dolar merupakan pemasaran langsung melalui komputer (B2C). Angka ini kecil, namun berkembang lebih dari 1.000 % dalam waktu kurang dari empat tahun.

Smart In Organization 162

Bloch et.al. (1996) merumuskan dampak-dampak Electronic Commerce sebagai berikut (1) Electronic commerce mempertinggi promosi produk dan layanan melalui kontak langsung, kaya informasi, dan interaktif dengan pelanggan. (2) Electronic commerce menciptakan satu saluran distribusi bagi produk yang ada, maka pujian layak diberikan atas peluang untuk langsung menjangkau pelanggan dengan sifat komunikasi yang langsung dan dua arah. (3) Biaya pengiriman informasi ke palanggan melalui internet menghasilkan penghematan substansial bagi pengirim (bila dibandingkan dengan sistem pengiriman non-elektronis atau pengiriman melalui VAN). Penghematan paling besar terjadi ketika mengirim digitezed product (seperti musik dan software) dibanding bila harus dikirim secara paket fisik. (4) Pengiriman produk dan layanan digital dapat dikurangi hingga hanya dalam hitungan detik untuk sampai ke tujuan. Juga, kerja administratif yang berkaitan dengan pengiriman secara fisik, khusunya yang melewati batas-batas internasional, dapat dikurangi secara signifikan sebab memotong cycle time hingga lebih dari 90 %. Satu contoh adalah TradNet di Singapura, yang mengurangi waktu administratif transaksi yang berhubungan dengan pelabuhan dari hitungan hari ke menit. (5) Layanan konsumen bisa betul-betul ditingkatkan dengan cara memungkinkan pelanggan menemukan informasi

Smart In Organization 163 detil secara online (misalnya, FedEx yang memungkinkan pelanggan mengetahui status perjalanan kirimannya). Juga, inteligent agents bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan e-mail standar dalam beberapa detik. Akhirnya, layanan pakar manusia bisa diperlancar dengan menggunakan perangkat lunak help-desk, misalnya. (6) Dalam Web, pendatang baru bisa membangun citra perusahaan dengan cepat. Yang dilakukan Amazon.com selama tiga tahun baru bisa dicapai oleh perusahaan tradisional selama beberapa generasi. Citra perusahaan berarti kepercayaan (trust) yang sangat penting artinya bagi penjualan langsung. Perusahaan tradisional seperti Intel, Wal-Mart, Dell Computers, dan Cysco menggunakan aktivitas Web mereka untuk memperkokoh identitas perusahaan dan citra mereknya. Teknologi informasi telah membuktikan bahwa perusahaan kecil dan menengah dapat menjadi perusahaan besar kelas dunia dalam waktu yang cukup singkat. Perusahaan Amazon, Yahoo, Ebay sebagai contoh perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Semoga perusahaan-perusahaan kecil dan menengah di Indonesia dapat meniru perusahaan-perusahaan kecil dan menengah yang sukses tersebut, yaitu menjadi perusahaan kelas dunia.