MANAJEMEN KEPROTOKOLAN DALAM ASPEK TATA UPACARA DAN TATA

PENGHORMATAN

MATERI PADA BIMTEK KEPROTOKOLAN DI LINGKUNGAN PENGADILAN TINGGI AGAMA

PALEMBANG

Oleh :BAGIAN PROTOKOL GUBERNUR SUMATERA SELATAN

PROTOS(pertama)

KOLLA(lem)

PEREKAT YANG PERTAMA

1

VVIP/VIP

•Audiensi•Perjalanan•Kunjungan•Pertemuan•Upacara

•Rapat dan lainnya

2

Mengatur TATA CARA HUBUNGAN antar seseorang, lembaga atau negara

Kegiatan berjalan tertib dan lancarSesuai dengan tata aturan dan tujuan

Tata aturanKebiasaan

PerjanjianEtiket

3

• PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP SESEORANG

• PERLAKUAN TERHADAP LAMBANG-LAMBANG KEHORMATAN NKRI EKSPRESI PENGHORMATAN BANGSA TERHADAP KEDAULATAN NEGARA KESATUAN RI.

• PENGATURAN KEPROTOKOLAN BERIMPLIKASI TERHADAP CITRA PIMPINAN DAN INSTITUSI.

• ACARA / KEGIATAN BERJALAN DENGAN TERTIB, AMAN DAN LANCAR

4

PROTOKOL ADALAH SEPERANGKAT ATURAN TENTANG PERILAKU DALAM TATA KEHIDUPAN RESMI DAN DALAM UPACARA YANG MELIBATKAN PEMERINTAH DAN NEGARA SERTA WAKIL – WAKILNYA.

“THE COMPLETE HANDBOOKS OF DIPLOMATIC AND SOCIAL USAGE”. (Pauline Innis, Mary Jane, Richard M. Sand). 2002.

PROTOKOL ADALAH SERANGKAIAN ATURAN-ATURAN KEUPACARAAN DALAM SEGALA KEGIATAN RESMI YANG DIATUR SECARA TERTULIS MAUPUN DIPRAKTEKKAN, YANG MELIPUTI BENTUK-BENTUK PENGHORMATAN TERHADAP NEGARA, JABATAN KEPALA NEGARA ATAU JABATAN MENTERI YANG LAZIM DIJUMPAI DALAM KEGIATAN ANTAR BANGSA. (ENCYCLOPEDIA BRITANIA 1962)

SERANGKAIAN KEGIATAN YANG BERKAITAN DENGAN ATURAN DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI YANG MELIPUTI ATURAN MENGENAI TATA TEMPAT, TATA UPACARA, DAN TATA PENGHORMATAN SEHUBUNGAN DENGAN PENGHORMATAN KEPADA SESEORANG SESUAI DENGAN JABATAN DAN/ATAU KEDUDUKANNYA DALAM NEGARA, PEMERINTAH, ATAU MASYARAKAT. (UU NO. 9 TAHUN 2010 Pasal 1 AYAT 1) 5

5

Dasar Juridis

Kongres Wina tahun 1815 Konvensi Wina tentang Hub. Diplomatik pada tahun 1961

dan Konvensi Wina ttg Konsuler pada tahun 1963,

UU no.9 Th 2010 (baru) tentang Keprotokolan,PP no. 62 th 1990 (lama tapi msh dapat digunakan)

tentang tata tempat, tata upacara & tata penghormatan

UU no.24 th 2009 ttg Bendera Bahasa, lambang negara& Lagu Kebangsaan Indonesia Raya

UU no 39 thn 2008 ttg Kementerian NegaraPerpres No. 47 thn 2009 ttg pembentukan organisasi

Kementerian NegaraKepres no. 258 th 1968 ttg Panitia Tamu Negara

Dasar Non Juridis

Background Pimpinan Nilai sosial dan budaya

Petunjuk-petunjuk baru pimpinan6

ACARA YANG DIATUR DAN DILAKSANAKAN OLEH PANITIA NEGARA SECARA TERPUSAT,

DIHADIRI OLEH PRESIDEN DAN/ATAU WAKIL PRESIDEN, SERATA PEJABAT NEGARA DAN UNDANGAN LAINNYA

PSL.1 AYAT 2 UU NO 9 TH 2010

ACARA YANG DIATUR DAN DILAKSANAKAN OLEH PEMERINTAH ATAU LEMBAGA NEGARA DALAM MELAKSANAKAN

TUGAS DAN FUNGSI TERTENTU DAN DIHADIRI OLEH PEJABAT NEGARA DAN

ATAU PEJABAT PEMERINTAH SERTA UNDANGAN LAINNYA.PSL 1 AYAT 3 UU

NO 9 TH 2010

PIMPINAN DAN ANGGOTA LEMBAGA NEGARA SEBAGAIMANA DIMAKSUD

DALAM UUD NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1945 DAN PEJABAT

NEGARA YANG SECARA TEGAS DITENTUKAN DALAM UNDANG

UNDANG PSL 1 AYAT 7 UU NO 9 TH 2010

ACARA KENEGARAAN

ACARA RESMI

PEJABAT NEGARA

PEJABAT YANG MENDUDUKI JABATAN TERTENTU DALAM

PEMERINTAHAN BAIK MAUPUN DI DAERAH PSL 1 AYAT 8 UU NO 9 TH

2010PEJABAT PEMERINTAH

7

“PENGATURAN TEMPAT BAGI PEJABA NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH,

PERWAKILAN NEGARA ASING DAN/ATAU ORAGANISASI

INTERNASIONAL SERTA TOKOH MASYARAKAT TERTENTU DALAM

ACARA KENEGARAAN ATAU RESMIPSL 1 AYAT 4 UU no 9 th 2010

“ATURAN UNTUK MELAKSANAKAN UPACARA DALAM

ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMI“PSL 1 AYAT 5 UU NO

9 TH 2010

ATURAN UNTUK MELAKSANAKAN PEMBERIAN HORMAT BAGI PEJABAT

NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, PERWAKILAN NEGARA ASING

DAN/ATAU ORGANISASI INTERNASIONAL DAN TOKOH MASY

TERTENTU DALAM ACARA KENEGARAAN ATAU ACARA RESMIPSL 1 AYAT 6 UU NO 9 TH 2010.

TATA TEMPAT

TATA UPACARA

TATAPENGHORMATAN

8

TAMU NEGARA ADALAH PEMIMPIN NEGARA ASING YG BERKUNJUNG SECARA KENEGARAAN, RESMI, KERJA ATAU PRIBADI KE NEG INDONESIA. PSL 1 AYAT 9 UU NO 9 TH 2010

TOKOH MASYARAKAT TERTENTU ADALAH TOKOH MASYARAKAT YG BERDASARKAN KEDUDUKAN SOSIALNYA MENDAPAT PENGATURAN KEPROTOKOLAN, PSL 1 AYAT 10 UU NO 9 TH 2010

DPRD ADALAH LEMBAGA PERWAKILAN RAKYAT DAERAH SEBAGAI UNSUR PENYELGGARA PEMERINTAHAN DAERAH PSL 1 AYAT 11

9

Segi keupacaraan berbagai macam acara/kegiatan :a. Penerimaan tamu/audiensib. Kunjungan tamu (dalam & luar negeri)c. Perjalanan ke daerah & luar negerid. Pengaturan rapat/sidange. Penyelenggaraan resepsi/jamuanf. Penyelenggaraan upacara-upacara:

- Hari Besar Nasional / keagamaan- Peresmian Proyek- HUT Organisasi- Apel Bendera- Pelantikan dan serah terima jabatan- Peresmian pembukaan seminar/munas

Protokol berfungsi sebagai salah satu staf pembantu pimpinan dalam mengelola fungsi

10

1212

Keprotokolan Diatur Berdasar Asas :

1. KEBANGSAAN

2. KETERTIBAN DAN KEPASTIAN HUKUM

3. KESEIMBANGAN, KESERASIAN, DAN KESELARASAN TIMBAL BALIK

Asas dan Tujuan Keprotokolan BerdasarkanUU Nomor 9 Tahun 2010 Pasal 2 Tentang Keprotokolan

11

1. MEMBERIKAN PENGHORMATAN KEPADA PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, PERWAKILAN NEGARA ASING,

DAN /ATAU ORGANISASI INTERNASIONAL, SERTA TOKOH MASYARAKAT TERTENTU DAN./ATAU TAMU NEGARA SESUAIDG KEDUDUKA N DLM NEGARA PEMERINTAH DAN MASYARAKAT

2. MEMBERIKAN PEDOMAN PENYELENGGARAAN SUATU ACARA AGAR BERJALAN TERTIB, RAPI, LANCAR DAN TERATUR SESUAI DENG AN KETENTUAN DAN KEBIASAAN YG BERLAKU BAIK SECARA NASIONAL MAUPUN INTERNASIONAL

3. MENCIPTAKAN HUBUNGAN BAIK DALAM TATA PERGAULAN ANTAR BANGSA

PASAL 3 UU NO. 9 TH 2010 TENTANG PENGATURAN KEPROTOKOLAN BERTUJUAN UNTUK :

12

1. Petunjuk tertulis Gubernur / pimpinanatas Surat Permohonan menghadiri suatu kegiatan

2. Petunjuk lisan Gubernur / pimpinanVia Ajudan

3. Petunjuk tertulis / lisan Sekretaris Daerah dan Kepala Biro Humas dan Protokol

Dasar Penyiapan

Prosedur

PermohonanTertulis kepada

Gubernur / Pimpinan

Sekretaris Daerah

Atau Kepala Biro Humas dan Protokol

14

1. Petunjuk tertulis Gubernur / pimpinan atas surat permohonan atau surat permohonan menghadiri sesuatu kegiatan atau audiensi.2. Petunjuk lisan Gubernur melalui Sekretaris Daerah, Kepala Biro

Humas dan Protokol atau Ajudan Gubernur.3. Petunjuk tertulis atau lisan Sekretaris Daerah atau

Kepala Biro Humas dan Protokol.

Biro-biro lainnya

BIRO PROTOKOL

RAPAT KOORDINASI

SURVEY DAN GLADI

Membuat:•Draft acara

•Contoh undangan•Contoh prasasti (bila ada)

PELAKSANAANACARA

15

1616

- Persembahan ta- Persembahan tandanda selamat datang selamat datang ( tari atau adat) ( tari atau adat)

1.1. Laporan/Sambutan Selamat DatangLaporan/Sambutan Selamat Datang Ketua Panitia / Kades / Camat Ketua Panitia / Kades / Camat

2.2. Sambutan Sambutan Bupati / WalikotaBupati / Walikota

3.3. Sambutan Sambutan Gubernur Sumatera Selatan Gubernur Sumatera Selatan dilanjutkan dengan dilanjutkan dengan PenandatanganPenandatangananan Prasasti dan Penekanan tombol sirine sebagai tanda Prasasti dan Penekanan tombol sirine sebagai tanda Peresmian Proyek-ProyekPeresmian Proyek-Proyek

Catatan: Pada saat penekanan tombol sirine dan penandatanganCatatan: Pada saat penekanan tombol sirine dan penandatangananan prasasti, prasasti, GubernurGubernur didampingi oleh didampingi oleh BupatiBupati dan yang terkait. dan yang terkait.

4.4. Doa bersamaDoa bersama

- Peninjauan- Peninjauan

URUTAN ACARA DALAM ACARA RESMI TERDIRI DARI :URUTAN ACARA DALAM ACARA RESMI TERDIRI DARI :

1.1. Pembukaan / sambutanPembukaan / sambutan

2.2. Acara pokokAcara pokok

3.3. penutuppenutup

41

NO JAM ACARA URAIAN MC KEGIATAN KET. PELAKSANAANNO JAM ACARA URAIAN MC KEGIATAN KET. PELAKSANAAN

CONTOH JUKLAK PELAKSANAAN ACARA CONTOH JUKLAK PELAKSANAAN ACARA

3. 10.00 Gubernur Mohon perhatian Gubernur memasuki Pembawa acara

tiba di tempat Gubernur tiba tempat acara didampingi

acara di tempat acara Ketua panitia dan Kadis

hadirin dimohon

berdiri

1 08.30 Persiapan - Pengecekan kelengkapan Ketua Panitia

& perlengkapan acara :

Listrik, AC, kebersihan

Sound system, podium

2. 09.00 Kedatangan Para undangan tiba para undangan di tempat acara

4 10.00 Gubernur Hadirin disilakan Gubernur duduk di tempat Pembawa acara

tiba di tempat duduk kembali yg telah ditentukan

duduk

42

1. PEDOMAN UMUM TATA UPACARAMEMUAT PERENCANAAN & PELAKSANAAN UPACARA, UNTUK MENJAWAB : SIABIDIBA (SIAPA, APA, BILA, DIMANA DAN BAGAIMANA TATA CARANYA)

2. PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN UPACARA- KELENGKAPAN UPACARA- PERLENGKAPAN UPACARA- LANGKAH-LANGKAH PERSIAPAN- PETUNJUK PELAKSANAAN UPACARA- SUSUNAN ACARA

3. PENYIAPAN UPACARA/ACARA- MENYUSUN ACARA- TATA RUANG- PENGATURAN TEMPAT- MEMBUAT JUKLAK UPACARA- MENETAPKAN JENIS/MACAM PAKAIAN YG HRS DIPAKAI

TATA UPACARA

44

Dalam acara kenegaraan/resmi, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu mendapat penghormatan :

• Pemberian tata tempat

• Penghormatan Bendera Kebangsaan

• Penghormatan Lagu Kebangsaan

• Penghormatan jenazah bila meninggal

• Pemberian bantuan sarana yang diperlukan untuk melaksanakan acara

47

BEBERAPA KETENTUAN TATA LAGU KEBANGSAAN

PADA SAAT LAGU INDONESIA RAYA DIPER- DENGARKAN, SEMUA YANG HADIR MENGAMBIL SIKAP SEMPURNA DAN PENGHORMATAN MENURUT TATA CARA YANG DITETAPKAN ORGANISASI

PENGIBARAN/PENURUNAN BENDERA JIKA TIDAK ADA KORP MUSIK DIIRINGI DENGAN NYANYIAN BERSAMA LAGU KEBANGSAAN INDONESIA RAYA, TIDAK DIBENARKAN DENGAN MENGGUNAKAN MUSIK DARI TAPE RECORDER/PIRINGAN

DALAM SUATU PERTEMUAN BAIK UMUM MAUPUN TERTUTUP YANG DIHADIRI OLEH PEJABAT NEGARA RI, LAGU KEBANGSAAN ASING TDK BOLEH DIPERDENGARKAN SENDIRI, MELAINKAN HARUS DIPERDENGARKAN PULA LAGU KEBANGSAAN INDONESIA RAYA 48

BEBERAPA KETENTUAN TATA BENDERA KEBANGSAAN

BENDERA KEBANGSAAN BENTUK SEGI EMPAT, LEBAR 2/3 DARI PANJANG, BAGIAN ATAS BERWARNA MERAH & BAGIAN BAWAH BERWARNA PUTIH SERTA KEDUA BAGIAN SAMA LEBARNYA.

PADA UMUMNYA DIKIBARKAN PADA WAKTU HARI YAITU ANTARA SAAT MATAHARI TERBIT DAN SAAT MATAHARI TERBENAM KECUALI DALAM HAL-HAL YANG LUAR BIASA.

DIKIBARKAN TIAP HARI PADA RUMAH JABATAN PRESIDEN, WAPRES, LEMBAGA NEGARA, MENTERI DAN KEPALA DAERAH.

DIKIBARKAN TIAP HARI KERJA PADA KANTOR PEMERINTAH DAN SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI DAN SWASTA NASIONAL.

49

BEBERAPA KETENTUAN TATA PENGHORMATAN JENAZAH

PENGIBARAN BENDERA SETENGAH TIANG DIBERIKAN APABILA ADA PEJABAT NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH DAN TOKOH MASYARAKAT TERTENTU MENINGGAL DUNIA:- SELAMA 7 HARI BAGI PRESIDEN DAN WAPRES- SELAMA 5 HARI BAGI KETUA LEMBAGA NEGARA- SELAMA 3 HARI BAGI WAKA LEGARA, MENTERI DAN PEJABAT SETINGKAT MENTERI NEGARAHARI-HARI SELAMA PENGIBARAN BENDERA SETENGAH TIANG DINYATAKAN SEBAGAI HARI BERKABUNG NASIONAL DAN DIKIBARKAN DISELURUH PELOSOK TANAH AIR.

DLM HAL PEJABAT NEGARA LAINNYA, KEPALA LPND ATAU TOKOH MASYARAKAT TERTENTU , BENDERA KEBANGSAAN MERAH PUTIH DIKIBARKAN SETENGAH TIANG SEBAGAI TANDA BERKABUNG DI LINGKUNGAN INSTANSI MASING-MASING SELAMA 2 HARI

50

Dasar Kunjungan

Persetujuan Koordinasi Rakor di Bag. Protokol

•Departemen terkait•Pemda•Panitia

•Perangkat Lain yg terlibat

•PerangkatLain yg terlibat

•Departemen terkait•Pemda•Panitia

Tim AdvancePelaksanaan

Main Group •Rakorda•Cek persiapan

•Finalisasi

64

Kualitas & kuantitas Sumber Daya Manusia protokol;

Banyaknya sumber informasi sebagai dasar untuk bertindak;

Kepastian acara baik dari segi waktu maupun kegiatan;

Perkembangan dan dinamika kehidupan sosial politik dan sistem pemerintahan/ ketatanegaraan;

Tuntutan masyarakat terhadap pemerintah;

Era globalisasi; Kemajuan Ilmu dan tekhnologi. 68

SYARAT PETUGAS PROTOKOL MENGUASAI PENGETAHUAN TEKNIS

KEPROTOKOLAN MENGERTI PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN DAN

MEMILIKI KEMAMPUAN MANAJERIAL MAMPU MENGAMBIL KEPUTUSAN SECARA

CEPAT DAN TEPAT BERPENAMPILAN / BERPAKAIAN RAPI DAN

BAIK SERTA MENYESUAIKAN DG SAAT KEGIATAN YG DIHADIRI

MENGERTI ARTI PENTINGNYA DEKORASI, KEBERSIHAN DAN KEAMANAN

MEMILIKI KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI YG BAIK

MAMPU BERPIKIR DAN BERTINDAK DINAMIS, EFEKTIF DAN EFISIEN 69

SEKIANDAN

TERIMA KASIH