upt perpustakaan universitas syiah kuala...
TRANSCRIPT
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA
KONTEKS PERPUSTAKAAN UNSYIAH
NO. LAM- QM-01-05
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Sitti Hajar Badratun Nafis Dr. Taufiq Abdul Gani,
M.Eng.Sc.
Staf Bidang Manajemen
Mutu
Ketua Manajemen Mutu Kepala Perpustakaan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
2
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Halaman Pengesahan Revisi
Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa
oleh
Disetujui
oleh
0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen Badaratun
Nafis
Taufiq
Abdul Gani
1 27 Maret 2018 Update Dokumen Badartun Nafis Taufiq
Abdul Gani
2 19 April 2018 Penambahan kebutuhan dan harapan
eksternal/internal terhadap scope ISMS Badartun Nafis
Taufiq
Abdul Gani
3 15 Januari 2019 Perubahan format dokumen dan update isu
eksternal/internal terhadap scope Badartun Nafis
Taufiq
Abdul Gani
4 22 Maret 2019 Penambahan lisensi creative commons pada
dokumen
Badratun Nafis Taufiq
Abdul Gani
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
3
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Dokumen Konteks Perpustakaan Unsyiah
TABLE OF CONTENTS
1 PENDAHULUAN ........................................................................................ 4
2 KONTEKS ORGANISASI .......................................................................... 4
2.1 ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL ................................................... 4
2.1.1 ISU EKSTERNAL.......................................................................... 4
2.1.2 ISU INTERNAL ............................................................................. 9
2.2 KEGIATAN ..........................................................................................13
2.3 FUNGSI ................................................................................................13
2.4 LAYANAN ...........................................................................................14
2.5 KEMITRAAN .......................................................................................15
3 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN ..............17
4 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN ............................................20
4.1 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU ..........................20
4.2 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN
INFORMASI ...................................................................................................23
4.3 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN SERVICE .....................29
5 PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH ......................................31
5.1 PROSES BISNIS...................................................................................31
5.2 KEBIJAKAN BISNIS ......... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
6 PERSYARATAN ...................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
4
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
1 PENDAHULUAN
Perpustakaan Unsyiah berkomitmen untuk memastikan kualitas produk dan
layanannya dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta menjamin keamanan
informasi terhadap scope yang telah ditetapkan. Perpustakaan Unsyiah telah
menerapkan beberapa standar internasional untuk sistem manajemen yang terdiri
dari :
a) Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan ISO 9001:2015
b) Sistem Manajemen Keamanan Informasi (ISMS) yang sesuai dengan ISO
27001:2013, dan
c) Sistem Manajemen Layanan (SMS) yang sesuai dengan ISO20000, standar
internasional untuk sistem manajemen layanan.
Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menggambarkan cara bisnis beroperasi,
faktor-faktor internal dan eksternal yang memengaruhinya dan untuk menyoroti
secara umum arah organisasi. Ini akan memungkinkan ruang lingkup SMM,
ISMS dan SMS ditetapkan secara tepat.
2 KONTEKS ORGANISASI
UPT. Perpustakaan Unsyiah memperhatikan dan mengidentifikasi isu eksternal
dan internal yang dapat mempengaruhi dalam pencapaian Visi, Misi, Tujuan dan
Sasaran (VMTS) perpustakaan yang telah di rencanakan.
Mengingat sifat bisnis yang bergerak cepat dan beroperasi mengikuti perubahan
yang up to date, maka konteksnya akan berubah seiring waktu. Dokumen ini akan
ditinjau setiap tahun dan setiap perubahan signifikan dimasukkan. SMM, ISMS
dan SMS juga akan diperbarui untuk memenuhi implikasi dari perubahan
tersebut.
2.1 ISU EKSTERNAL DAN INTERNAL
2.1.1 ISU EKSTERNAL
a) Relevansi Koleksi Justifikasi:Koleksi yang relevan merupakan salah satu isu eksternal yang dapat
mempengaruhi dalam pencapaian VMTS perpustakaan. Oleh karena itu
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
5
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Perpustakaan Unsyiah menyediakan koleksi/koleksi yang relevan dengan
kebutuhan kurikulum.
Untuk memastikannya, UPT Perpustakaan Unsyiah melakukan survey relevansi
koleksi paling kurang sekali dalam setahun, dan menyediakan aplikasi pengadaan
buku yang dapat diisi secara online oleh Pemustaka sehingga pengadaan koleksi
dapat disesuaikan dengan kurikulum. Perpustakaan juga melanggan e-book dan e-
journal dari penerbit terkemuka di dunia dan yang kredibel setiap tahunnya.
Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan pengaksesan koleksi meliputi
penelusuran, peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan booking koleksi.
Koleksi baik tercetak maupun digital terjaga kelestarian, dan terhindar dari
ancaman keamanan seperti kerusakan dan kepunahan. Pemanfaatan koleksi
tersebut juga di bawah pengendalian supaya penggunaan optimal dan memenuhi
persyaratan keamanan.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki dana tahunan untuk pembelian.
Perpustakaan Unsyiah mampu menyediakan pertambahan koleksi kurang lebih
5000 eks per tahun sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan Perguruan
Tinggi. Perpustakaan Unsyiah memiliki fasilitas pengaksesan informasi yang
memadai berupa mobile application, OPAC, serial dan lainnya.
Kelemahan; Dana untuk pembelian tidak mencukupi terhadap pertambahan
kebutuhan koleksi. Banyak koleksi baru (tercetak dan elektronik) yang
dibutuhkan oleh civitas tidak dapat dipenuhi karena keterbatasan dana. Walaupun
pertambahan koleksi sesuai dengan standar, kebutuhan koleksi untuk program
studi baru belum terpenuhi dengan maksimal. Fitur-fitur aplikasi baru terus
bermunculan, sementara jumlah anggota tim developer terbatas.
b) Literasi dan Aktivitas Mahasiswa
Justifikasi; Pemustaka utama UPT Perpustakaan Unsyiah adalah mahasiswa. Isu
ini merupakan salah satu komponen yang penting dalam memajukan dan
meningkatkan citra perpustakaan. Banyaknya mahasiswa yang beraktifitas dan
mencari literatur di perpustakaan salah satu bukti bahwa perpustakaan tersebut
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
6
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
diminati. Oleh karena itu penyediaan koleksi dan fasilitas baca untuk memenuhi
kebutuhan dan meningkatkan minat baca dan literasi mahasiswa.
Saat ini terlihat kecenderungan mahasiswa unsyiah menggunakan perpustakaan
sebagai tempat beraktivitas, berkreasi dan berekspresi yang berhubungan dengan
literasi informasi. UPT Perpustakaan Unsyiah menggunakan konsep “more than
just a library”, yang bermakna UPT Perpustakaan Unsyiah lebih dari sekedar
perpustakaan, yang dulunya hanya dikenal berorientasi pada buku dan penyebaran
informasi. Melalui buku, informasi dan aktifitas UPT Perpustakaan Unsyiah
berupaya memotivasi dan menginspirasi mahasiswa, dosen untuk pencapaian visi
unsyiah.
UPT Perpustakaan Unsyiah menyediakan wadah untuk mahasiswa yang kreatif
dan inovatif, sehingga mereka dapat memanfaatkan wadah tersebut dalam
berkreasi dan berekspresi. Beberapa bentuk kreatifitas yang disalurkan oleh
mahasiswa pada perpustakaan adalah Relax & Easy, Unsyiah Library Fiesta
(ULF), Duta Baca Unsyiah, Librisyiana, Shelving Crew dan Volunteer yang
terangkum dalam Student Assistant Library.
Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan kelas literasi informasi untuk
menambah wawasan dalam menelusuri informasi yang ada di Perpustakaan
Unsyiah.
Perpustakaan Unsyiah menyewa server yang berada di Singapura yang bertujuan
agar pelayanan yang diberikan tetap berjalan, serta penelusuran literatur tetap
dapat di akses.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah menyediakan kelas khusus dalam hal literasi
informasi yang dapat di ikuti secara gratis oleh civitas akademika Unsyiah.
Perpustakaan Unsyiah memiliki banyak kegiatan untuk peningkatan minat baca
dan penyaluran minat, bakat dan kreativitas dalam bidang literasi informasi.
Tingkat partisipasi mahasiswa dalam program literasi dan kreativitas terlihat
tinggi.
Kelemahan; Dana untuk penyelenggaraan kegiatan kreativitas mahasiswa sangat
besar, tetapi dana yang dimiliki Perpustakaan untuk kegiatan tersebut masih
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
7
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
terbatas. Ketersediaan mahasiswa volunteer, duta baca tidak dapat standby
sepanjang tahun, karena faktor liburan dan kegiatan akademik.
c) Dukungan Penelitian dan Proses Mengajar (Dosen/Peneliti)
Justifikasi; Dosen sebagai tenaga pengajar dan peneliti memerlukan koleksi yang
ada di Perpustakaan sebagai pegangan mengajar dan referensi penelitian. dosen
dan peneliti memerlukan bantuan pustakawan untuk meningkatkan soft-skill
mahasiswa dalam penelusuran informasi serta penyusunan sitasi dan referensi
untuk karya tulis akhir. Dosen dan peneliti membutuhkan fasilitas diskusi,
pelatihan dan seminar. Perpustakan Unsyiah sudah berupaya untuk memenuhi
kebutuhan tersebut secara periodik dengan menambah koleksi yang relevan sesuai
dengan kebutuhan kurikulum.
Perpustakaan Unsyiah memberikan layanan kelas literasi informasi dan referensi
manager bagi dosen guna membantu dalam penelusuran informasi. Dosen dapat
meminjam atau menggunakan ruangan untuk kegiatan belajar mengajar.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah melanggan E-Jurnal dan E-Book Internasional
yang dapat di akses sebagai pendukung penelitian dan proses mengajar dosen.
Perpustakaan Unsyiah menyediakan aplikasi form pengadaan buku yang dapat
diisi secara online untuk mengusulkan buku pegangan dosen yang belum tersedia
di Perpustakaan Unsyiah.
Kelemahan; Masih terdapat dosen/peneliti civitas akademika Unsyiah yang
belum memanfaatkan kemudahan layanan penelusuran informasi serta fasilitas
yang disediakan untuk menunjang penelitian dan proses mengajar. Dana untuk
pembelian buku yang di usul secara online terbatas, sehingga buku harus di filter
pembelian berdasarkan kebutuhan dan dana yang tersedia.
d) Akreditasi Program studi
Justifikasi; Isu eksternal ini berpengaruh terhadap fungsi perpustakaan yang
merupakan salah satu penunjang terhadap akreditasi prodi di unsyiah.
Perpustakaan berperan penting terhadap pencapaian akreditasi program studi
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
8
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
melalui penyediaan koleksi yang relevan dengan disiplin ilmu prodi yang
bersangkutan. Perpustakaan menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan,
oleh karena itu perpustakaan memastikan bahwa setiap program studi mengisi
form usulan koleksi secara online yang terdapat pada portal aplikasi perpustakaan.
Dalam persiapan akreditasi, program studi membutuhkan data terkait koleksi yang
relevan dan tingkat penggunaan dari program studi tersebut, melalui bagian
Penjaminan Mutu yang terdapat pada Perpustakan Unsyiah bertugas membantu
setiap kebutuhan data dari prodi tersebut.
Perpustakaan Unsyiah menjaga keamanan data-data perpustakaan dengan
melakukan back up secara rutin yang dilakukan oleh staf bagian teknologi
informasi.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah menyediakan link pencarian data untuk
memudahkan civitas dalam persiapan akreditasi program studi yang dapat di
akses pada laman: http://uilis.unsyiah.ac.id/akreditasi-prodi/.
Kelemahan; Ketersediaan koleksi untuk program studi baru masih minim,
sehingga data buku yang dapat diberikan Perpustakaan Unsyiah sedikit.
e) Pengelolaan Manajemen Unsyiah
Justifikasi; Manajemen Unsyiah sangat mendukung terlaksananya segala proses
pengelolaan yang berlangsung di UPT Perpustakaan Unsyiah. Oleh karena itu,
pengelolaan perpustakaan mengikuti prosedur dari manajemen unsyiah. Saat ini
unsyiah banyak melakukan perubahan terhadap manajemen keuangan dan barang,
tentu saja perubahan yang sedang berlangsung ini momentum yang tepat untuk
perpustakaan dalam mengelola manajemen internalnya.
Kekuatan; Pengelolaan Manajemen Unsyiah sudah terkelola dengan baik
menggunakan aplikasi-aplikasi yang bagus dan terus dikembangkan berdasarkan
kebutuhan untuk memudahkan civitas akademika termasuk Perpustakaan Unsyiah
dalam mengelola manajemen.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
9
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Kelemahan; Dana untuk pengelolaan manajemen masih terbatas, sehingga
banyak hal yang direncanakan pada tahun ini tertunda dan diagendakan untuk
tahun berikutnya.
2.1.2 ISU INTERNAL
a) Kompetensi Pustakawan dan Staf:
Justifikasi; Kompetensi pustakawan dan staf merupakan salah satu isu internal
yang sangat mempengaruhi terhadap tercapainya VMTS perpustakaan. Dengan
adanya pustakawan dan staf yang kompeten, maka akan menghasilkan pekerjaan
dan memberikan pelayanan yang baikdsn profesional. Kompetensi pustakawan
dan staf dalam profesinya dibuktikan dengan adanya sertifikasi untuk
menunjukkan bahwa pustakawan tersebut ahli dalam bidangnya dan dibuktikan
dengan adanya sertifikat-sertifikat pelatihan yang di ikuti pustakawan dan staf.
Saat ini sudah diterbitkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
bidang perpustakaan yang menjadi tuntutan bagi pustakawan mendapat
kompetensi minimal sesuai jabatan fungsionalnya. Secara internal Perpustakan
Unsyiah berkewajiban membina para pustakawan dan stafnya untuk mencapai
kompetensi yang dimilikinya.
Demikian juga halnya dengan kinerja pustakawan dan staf, UPT Perpustakaan
Unsyiah sudah mulai menerapkan penilaian kinerja. Kinerja menyangkut pada
kompetensi dan job description per-orang. UPT Perpustakaan Unsyiah terus
melakukan pembinaan peningkatan kompetensi dan desain job description untuk
mendapatkan kinerja staf yang lebih optimal.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki dua pustakawan yang tersertifikasi
berdasarkan bidangnya serta tiga tenaga teknologi informasi yang berkompetensi
dan telah tersertifikasi internasional untuk hal mikrotik. Perpustakaan Unsyiah
terus mengirim pustkawan/staf untuk mengikuti pelatihan-pelatihan guna
meningkatkan kompetensi.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
10
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Kelemahan; Pustakawan yang tersertifikasi berdasarkan keahliannya masih
sedikit dan perlu ditingkatkan. Perpustakaan Unsyiah masih kekurangan tenaga
teknologi informasi dibanding aplikasi-aplikasi baru yang terus bermunculan.
b) Penyediaan Sarana Prasarana:
Justifikasi; Sarana dan prasarana yang prima sangat dibutuhkan untuk
mempertahankan kenyamanan dan daya tarik pemustaka untuk tetap datang ke
perpustakaan. Oleh karena itu, perpustakaan berupaya terus menerus melakukan
renovasi yang kekinian untuk perbaikan dan meningkatkan kenyamanan
pemustaka.
Gedung Perpustakan Unsyiah tergolong gedung lama, sehingga kondisi utilitas
seperti toilet, saluran air, AC membutuhkan perawatan yang lebih optimal dan
berkala. Disamping itu masalah lain adalah skill teknisi internal yang terbatas,
sehingga menggunakan teknisi eksternal yang membutuhkan biaya lebih
besar/ekstra. Pihak perpustakaan terus melakukan pengecekan rutin terhadap
sarana dan prasarana di perpustakaan secara berkala untuk memastikan kelayakan
pakai dan memenuhi kebutuhan pemustaka dan staf.
Perpustakan Unsyiah telah membenahi fasilitas untuk keselamatan dan keamanan
kerja dengan merapikan kabel-kabel dan membuat pengaman pada colokan listrik.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki aplikasi room booking yang dapat di
akses pada laman http://uilis.unsyiah.ac.id/booked/. Perpustakaan Unsyiah
meningkatkan pendapatan melalui room booking yang digunakan oleh non civitas.
Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah memiliki keterbatasan dana dalam
merenovasi dan melakukan penambahan pada sarana prasarana.
c) Pengembangan Sistem
Justifikasi; Pengembangan sistem perpustakaan merupakan proses penyesuaian
sistem yang lama untuk meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang
kegiatan operasional organisasi.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
11
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Pengembangan sistem merupakan salah satu isu internal yang mempengaruhi
perubahan-perubahan pada manajemen perpustakaan, karena semakin
kompleksnya suatu organisasi maka semakin bertambahnya kebutuhan terhadap
pengembangan sistem.
Perpustakaan Unsyiah melakukan pengembangan system jika terdapat
permasalahan-permasalahan yang timbul dari sistem lama, permintaan pimpinan
dan adanya penambahan system baru pada aplikasi Perpustakaan Unsyiah.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah telah mengembangkan aplikasi lebih dari 20
aplikasi yang dapat di akses pada portal aplikasi Perpustakaan Unsyiah
http://uilis.unsyiah.ac.id/
Kelemahan; Masih terdapat aplikasi perpustakaan yang belum sepenuhnya
dijalankan atau digunakan oleh staf. Terbatasnya jumlah staf pengembangan dan
sarana.
d) Perpanjangan Koleksi via Aplikasi Mobile
Justifikasi; Peminjaman dan pengembalian koleksi merupakan rutinitas dalam
sebuah perpustakaan. Perpustakaan Unsyiah menyediakan layanan peminjaman
dan pengembalian secara mandiri. Hal ini dilakukan guna mengefesienkan
pemustaka dan staf dalam proses tersebut.
Perpustakaan Unsyiah telah melakukan pengembangan aplikasi UILIS Mobile,
guna memudahkan pemustaka dalam memanfaatkan layanan perpustakaan, di
antaranya perpanjangan koleksi yang dapat dilakukan menggunakan UILIS
Mobile tanpa harus ke perpustakaan.
Perpanjangan koleksi via aplikasi mobile menjadi isu yang dapat memunculkan
perubahan-perubahan terutama pada jumlah pengunjung fisik. Berdasarkan data,
pengunjung fisik perpustakaan mengalami penurunan. Penurunan ini terjadi
dikarenakan pemustaka memperpanjang koleksi menggunakan aplikasi UILIS
Mobile tanpa harus ke perpustakaan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
12
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Kekuatan; Proses pelayanan perpanjang koleksi di Perpustakaan Unsyiah lebih
efisien dan memudahkan pemustaka.
Kelemahan; Perpustakaan Unsyiah mengalami penurunan kunjungan fisik dari
pemustaka yang memperpanjang koleksi.
e) Down Time Server
Justifikasi; Server merupakan sumber dari segala aktivitas pelayanan yang ada di
Perpustakaan Unsyiah, karena server memudahkan segala hal yang berkaitan
dengan kinerja perpustakaan.
Server memudahkan para pegawai untuk berbagi fasilitas secara bersama-sama,
mulai dari akses internet, printer, dan mesin faks. Siapapun dapay mengaksesnya
langsung dari meja kerja masing-masing sehingga turut meningkatkan efisiensi
kerja, sekaligus menghemat biaya pembelian hardware.
Down time server merupakan salah satu resiko yang menjadi isu internal yang
dapat menghambat segala proses pelayanan di Perpustakaan, sehingga harus di
minimalisir factor terjadinya.
Perpustakaan Unsyiah melalui staf teknologi informasi melakukan pengecekan
server dan melakukan back up data secara rutin. Perpustakaan Unsyiah
berkomitmen terhadap business continuity management dengan menyewa server
yang berada di Singapura bertujuan agar pelayanan yang diberikan tetap berjalan.
Kekuatan; Perpustakaan Unsyiah memiliki server yang berada di Singapura yang
bertujuan agar pelayanan tetap berlangsung walaupun terjadi insident.
Kelemahan; Dana terbatas untuk penambahan server di Perpustakaan Unsyiah.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
13
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
2.2 KEGIATAN
Perpustakaan Unsyiah melakukan berbagai kegiatan bisnis di dalam sektor
sasarannya dan secara konstan mengembangkan layanan baru untuk dapat
digunakan oleh pemustaka.
Berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 48 Tahun 2015 TENTANG Organisasi Dan Tata Kerja
Universitas Syiah Kuala, Perpustakaan Unsyiah merupakan Sebuah Unit
Pelaksana Teknis yang merupakan jantung Universitas Syiah Kuala yang bertugas
melaksanakan layanan kepustakaan.
UPT Perpustakaan menyelenggarakan fungsi fungsi:
a. Penyusunan Rencana, program, dan anggaran UPT;
b. Perencanaan kebutuhan dan penyediaan bahan pustaka;
c. Memproses bahan pustaka;
d. menyediakan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka;
e. Pemeliharaan bahan pustaka; dan
f. Pelaksanaan urusan tata usaha.
2.3 FUNGSI
Fungsi-fungsi organisasi yang terdapat di Perpustakaan Unsyiah terdiri dari:
Perencanaan, Literasi dan Hubungan Masyarakat
Administrasi/ Tata Usaha
Pelayanan Teknis
Pelayanan Pemustaka
Teknologi Informasi, dan
Manajemen Mutu
Berikut Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan Unsyiah:
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
14
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
2.4 LAYANAN
Perpustakaan Unsyiah menawarkan layanan utama berikut kepada pemustaka
yang berupa:
No Jenis Layanan
Pengguna Layanan Layanan yang
Menghasilkan
Pendapatan Umum Civitas
Unsyiah
Staf/
Karyawan
1 Layanan Frontdesk Ya Ya Ya Ya
2 Layanan Check In dan
Check Out Ya Ya Ya Tidak
3 Layanan Helpdesk Ya Ya Ya Tidak
4 Layanan Sirkulasi Ya Ya Ya Ya
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
15
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
5 Layanan Digital Tidak Ya Ya Tidak
6 Layanan On Reserved Ya Ya Ya Tidak
7 Layanan Referensi Ya Ya Ya Ya
8 Layanan Serial Ya Ya Ya Tidak
9 Layanan Karya Ilmiah Ya Ya Ya Ya
10 Layanan Dokumen Ya Ya Ya Tidak
11 Layanan Literasi
Informasi Tidak Ya Ya Tidak
12 Layanan Penggunaan
Ruangan Ya Ya Ya Ya
13 Layanan Teknologi
Informasi Tidak Ya Ya Tidak
14 Layanan Libry Coffee Ya Ya Ya Ya
15 Layanan Man Corner Ya Ya Ya Ya
Layanan yang memiliki persyaratan/ketergantungan dengan pihak lain (prasyarat)
adalah:
Layanan Front desk; memerlukan mesin EDC untuk pembayaran tiket
masuk non civitas.
Layanan Sirkulasi; memerlukan mesin EDC untuk pembayaran denda.
Layanan Libry Coffee; dioperasikan oleh pihak ketiga atas dasar kerjasama.
Layanan Snack Corner dioperasikan oleh pihak ketiga atas dasar kerjasama.
Layanan sirkulasi merupakan layanan yang paling banyak dimanfaatkan oleh
pemustaka. Layanan tersebut memberikan pelayanan keanggotaan, peminjaman
koleksi, pengembalian koleksi dan pengurusan surat keterangan bebas pustaka.
2.5 KEMITRAAN
Perpustakaan Unsyiah memiliki kebijakan untuk membentuk kemitraan dengan
organisasi lain yang melengkapi penawarannya sendiri dan membawa manfaat
lebih bagi pelanggannya.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
16
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Berikut kemitraan utama saat ini di tempat:
No. Nama Kemitraan Lokasi Jasa yang
diberikan
Tahun
Kemitraan
1
Penerbit
Internasional
(Sciencedirect,
Springerlink, IEEE)
Jakarta
Penyediaan E-
Journal dan E-
Book
2013 s/d
Sekarang
2
Penerbit nasional
(Erlangga, Pustaka
Paramita,Gramedia)`
Cabang
Banda
Aceh
Distributor
koleksi buku
2017 s/d
Sekarang
3 UPT. Teknologi
Informasi Komputer Darussalam
Penyimpanan
data web service 1976 s/d
Sekarang Penyediaan
jaringan Internet
4 Perpustakaan
Nasional RI Jakarta
Penyediaan E-
resources 1976 s/d
Sekarang Penyelenggaraan
Diklat dan
pelatihan
5 Library gift shop Darussalam Penyediaan
Souvenir Unsyiah
2016 s/d
Sekarang
6 Libry coffee Darussalam Penyediaan
minuman kopi
2016 s/d
Sekarang
7 Man corner Darussalam
Layanan
fotocopy dan
snack
2000 s/d
Sekarang
8 Bank mandiri, Bank
BNI, Bank BRI Darussalam
Menyediakan
rekening koran,
Mesin EDC
2016 s/d
Sekarang
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
17
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
3 KEBUTUHAN DAN HARAPAN PIHAK BERKEPENTINGAN
Pihak berkepentingan adalah mereka yang memberikan risiko signifikan terhadap
keberlanjutan perpustakaan jika kebutuhan dan harapan mereka tidak
terpenuhi. Untuk mengetahui tercapainya kebutuhan dan harapan pihak
berkepentingan di UPT Perpustakaan Unsyiah, maka perlu adanya pemahaman
serta identifikasi terhadap kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan serta
tindak pengendaliannya. Adapun identifikasi pihak-pihak berkepentingan tersebut
dapat dilihat pada tabel berikut:
NO. Pihak
Berkepentingan Kebutuhan dan Harapan Tindakan Pemenuhan
1. Pemustaka Perpustakaan mampu
menyediakan koleksi yang
relevan dan fasilitas yang
memenuhi kebutuhan
pemustaka.
Perpustakaan melakukan
survey kebutuhan dan
relevansi koleksi dan
penyediaan fasilitas yang
mendukung kenyamanan
pemustaka minimal 1x
pertahun.
2. Pustakawan
dan Staf
Pustakawan dan staf bekerja
dengan aman dan nyaman,
mendapat pelatihan dan
sertifikasi sehingga dapat
memberikan pelayanan
yang prima dan profesional
dalam mewujudkan VMTS
perpustakaan yang
mendukung tri darma
perguruan tinggi.
Perpustakaan
mengikutsertakan staf
dan pustakawan untuk
mengikuti training,
seminar, workshop, dan
sertifikasi untuk
meningkatkan skill dan
profesionalisme kerja staf
dan pustakawan.
3. Dosen Penyediaan koleksi relevan
dengan buku pegangan
dosen, sehingga
memudahkan dosen dan
mahasiswa dalam proses
belajar mengajar.
Perpustakaan Unsyiah
menyediakan form
pengusulan koleksi
secara online yang dapat
di isi oleh dosen untuk
mengusulkan koleksi
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
18
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
buku pegangan, agar
dapat dilakukan
pengadaan koleksi yang
sesuai dengan kebutuhan
dosen tersebut.
4. Peneliti Penyediaan koleksi dapat
mendukung penelitian yang
dilakukan oleh peneliti.
Perpustakaan Unsyiah
melanggan E-journal
internasional, penyediaan
koleksi yang open access,
menyediakan form
pengusulan koleksi yang
dapat diisi oleh peneliti
untuk mengusulkan
koleksi buku maupun
jurnal yang dibutuhkan.
Perpustakaan juga
menyediakan form (LSS)
Literature Searching
Service yang dapat diisi
secara online untuk
membantu para peneliti.
5. Rektorat Perpustakaan sebagai
penunjang tri darma
perguruan tinggi dan dapat
menjadi sumber utama
mahasiswa dalam mencari
referensi serta sebagai
wadah untuk
mengembangkan kreatifitas
mahasiswa
Perpustakaan
menyediakan sumber
referensi yang relevan
dengan kurikulum,
melanggan e-journal
internasional, penyediaan
fasilitas baca yang
mencukupi sesuai
kebutuhan dan wadah
untuk mengembangkan
kreatifitas mahasiswa.
6. Fakultas/ Prodi Perpustakaan mendukung
pencapaian akreditasi
fakultas/ prodi melalui
penyediaan koleksi yang
Perpustakaan
menyediakan form
usulan koleksi secara
online yang terdapat pada
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
19
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
relevan dengan disiplin
ilmu prodi yang
bersangkutan.
portal aplikasi
perpustakaan. oleh
karena itu perpustakaan
memastikan bahwa setiap
program studi mengisi
form usulan koleksi
secara online sesuai
dengan kebutuhan.
7. UPT. TIK Perpustakaan dapat
mengelola kestabilan
jaringan dan meng-back up
seluruh data perpustakaan.
Perpustakaan memeriksa
kestabilan jaringan secara
rutin dan meng back up
data setiap hari.
8. Penerbit Perpustakaan menambah
koleksi baik elektronik
maupun non elektronik
untuk meng update koleksi
berdasarkan kebutuhan.
Perpustakaan melanggan
koleksi elektronik dari
penerbit internasional
dan membeli koleksi
buku dari penerbit terkait
dengan mengadakan
kerjasama
9. Perpustakaan
Nasional RI
Perpustakaan unsyiah
diharapakan mengikuti
Standar Nasional
Perpustakaan Perguruan
Tinggi ( SNP PT ) dan
berpartisipasi dalam setiap
diklat dan pelatihan yang di
adakan oleh perpustakaan
nasional RI.
Perpustakaan mengikuti
SNP PT yang berlaku
dan mematuhi segala
syarat dan ketentuan
perpustakaan perguruan
tinggi dan melakukan
kerjasama dengan
perpusnas serta
mengirimkan staf dan
pustakawan untuk
berpartisipasi dalam
kegiatan diklat dan
pelatihan yang diadakan
perpusnas.
10. Perpustakaan
eksternal
Perpustakaan dapat
menjalin kerjasama antar
Perpustakaan menjalin
kerjasama antar
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
20
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
perpustakaan dalam
memajukan perpustakaan.
perpustakaan yang
dibuktikan dengan
adanya penandatanganan
MOU.
11. Man corner,
libry coffee dan
library gift
shop
Perpustakaan menyediakan
tempat yang strategis agar
dapat mendukung
pelayanan dari pihak
eksternal yang di sediakan.
Perpustakaan melakukan
penandatangan MOU
dengan pihak penyedia
ekternal dan
menyediakan tempat
yang strategis.
4 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN
4.1 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU
UPT Perpustakaan Unsyiah menyusun tata-kelola operasional dan pelayanan
dalam sebuah organisasi fungsional, dalam beberapa bidang yaitu:
a) Bidang Pelayanan Pemustaka Jenis pelayanan bidang ini adalah pelayanan keanggotaan, penelusuran informasi,
sirkulasi, referensi, on reserve, karya ilmiah, dokumen dan serial. Bidang ini yang
melayani pemustaka baik secara langsung (face-to-face) maupun melalui online.
Bidang pelayanan pemustaka memiliki peran yang sangat penting dikarenakan
staf/pustakawan berinteraksi secara langsung dengan pemustaka, sehingga
pemustaka dapat memberikan kesan langsung terhadap mutu pelayanan UPT
Perpustakaan Unsyiah.
Adapun proses yang dilakukan oleh bidang pelayanan pemustaka adalah:
Penitipan barang di loker
Pemeriksaan barang yang dibawa masuk ke ruang oleh pemustaka
Peminjaman buku secara mandiri
Pengembalian buku secara mandiri
Pengecekan ETD dan bebas pustaka
Penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang data
Pelayanan referensi dan on-reserve
Pelayanan koleksi ilmiah
Pelayanan koleksi serial
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
21
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Pelayanan digital corner
Pelayanan koleksi CD-ROM
Pembuatan Video
Pengendalian pelayanan lembur sore, hari sabtu dan malam
Pengendalian pelayanan masuk pemustaka
Proses shelving koleksi
Layanan print center
Pelayanan koleksi dokumen
Pelayanan complain pelanggan
Layanan counter informasi
Pengangan pelanggaran
b) Bidang Pelayanan Teknis Jenis pelayanan bidang ini adalah memproses semua jenis koleksi yang masuk ke
perpustakaan. Koleksi tersebut melewati beberapa proses seperti inventarisasi dan
katalogisasi. Proses tersebut dilakukan sebelum koleksi tersebut dimanfaatkan
oleh pemustaka. Bidang ini juga melakukan perawatan dan preservasi terhadap
koleksi, sehingga informasi yang terdapat pada koleksi tersebut tetap dapat
dimanfaatkan oleh pemustaka.
Bidang pelayanan teknis menangani proses:
Penanganan koleksi baru
Pengolahan terbitan berkala
Pemeliharaan dan perawatan koleksi
Stock opname
Pengelolaan koleksi elektronik
Pengelolaan koleksi unsyiana
Setiap proses yang terdapat pada pelayanan ini harus dilakukan dengan tepat dan
sesuai dengan sistematika serta aturan yang berlaku, agar informasi pada koleksi
tersebut mudah ditelusuri atau ditemukan kembali oleh pemustaka.
c) Bidang Perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat bertugas:
i. Membuat perencanaan program kegiatan perpustakaan baik strategis jangka
panjang dan menengah, maupun jangka pendek atau tahunan. Perencanaan
yang dibuat mengikuti penganggaran yang telah ditetapkan.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
22
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
ii. Melakukan publikasi dan promosi mengenai perpustakaan, kegiatan di
perpustakaan dan segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan.
Misalnya publikasi mengenai layanan yang disediakan serta syarat-syarat
yang harus dipenuhi untuk dapat mengakses layanan tersebut. Kegiatan kelas
literasi dan hubungan masyarakat juga dikelola oleh bidang ini.
Ada pun kegiatan dibidang ini meliputi:
Pengembangan koleksi perpustakaan
Penyusunan rencana program dan kegiatan tahunan
Persiapan kegiatan literasi informasi
Pengembangan sumberdaya manusia
d) Bidang pengembangan sistem Bidang pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem perpustakaan
berbasis elektronik baik yang baru atau memperbaiki yang sudah ada. Beberapa
contoh misalnya tata cara pelayanan di counter sirkulasi, pengolahan koleksi dan
sebagainya. Pengembangan disini maksudnya bisa melibatkan pembuatan dan
perbaikan aplikasi sistem informasi ataupun kerja sama dengan pihak ketiga.
Bidang pengembangan sistem, meliputi:
Pemeliharaan jaringan, hardware dan software
Pengembangan aplikasi perpustakaan
Wewenang atas pengendalian aplikasi
Pengendalian remote access
Wewenang atas pengendalian jariangan
Penanganan insiden keamanan informasi
e) Bidang administrasi dan tata usaha Bidang administrasi dan tata usaha bertugas menjalankan administrasi umum,
arsip dan persuratan, kepegawaian, keuangan, barang persediaan dan inventaris.
Bidang ini akan mendukung terlaksananya fungsi dari semua bidang yang ada di
perpustakaan.
Bidang adaministrasi dan tata usaha menjalankan proses untuk:
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar
Proses penerimaan paket koleksi
Manajemen agenda kegiatan pimpinan
Perencanaan pengadaan asset dan bahan
Pelayanan penggunaan asset dan bahan
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
23
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Perbaikan sarana dan prasarana
Pengendalian kehadiaran dan absensi
Pengendalian DP-3 pegawai
Prosedur kenaikan pangkat pegawai
Proses pengamprahan pembelian barang
Proses pengamprahan honor kegiatan
Proses pengamprahan honorarium operasional kantor
Pengendalian pembuatan SPPD
Proses pencatatan tupoksi
Prosedur peminjaman ruangan
f) Bidang Manajemen Mutu Bidang manajamen mutu bertugas melakukan monitoring terhadap kebijakan
yang berhubungan dengan operasional perpustakaan agar berjalan sebagai mana
mestinya secara berkelanjutan.
Proses yang dilakukan oleh bidang penjaminan mutu adalah:
Pengendalian dokumen
Pengendalian rekaman
Pembuatan dokumen renstra
Tanggungjawab wewenang dan komunikasi internal
Tinjauan manajemen
Internal audit
Pengendalian layanan tidak sesuai
Analisis data
Tindakan perbaikan dan pencegahan
Survey perbaikan berkelanjutan
Proses lebih detail dimasing masing pelayanan dan operasional dapat dilihat pada
dan dokumen operasional perpustakaan (terlampir).
4.2 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN KEAMANAN
INFORMASI
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
24
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Perpustakaan Unsyiah berkomitmen menjaga dan mengendalikan informasi yang
dimiliki dari akses dan operasi yang dilakukan oleh internal/external stake holder
dan pihak berkepentingan.Untuk mencapai tujuan tersebut Perpustakaan Unsyiah
mengimplementasikan Sistem Manajemen Keamanan Informasi dengan standar
ISO 27001:2013, yang melingkupi pengendalian akses dari informasi, data dan
aset utama IT di Perpustakaan Unsyiah.
Dalam mengimplementasikan SMKI, Perpustakaan Unsyiah mengendalikan
aplikasi, yaitu: OPAC (Online Public Access Catalogue), ETD (Electronic Theses
Disertation), OER (Open Educational Resources), dan Booking Room.
OPAC adalah OPAC (Online Public Access Catalogue) merupakan search engine
publik perpustakaan untuk menemukan data koleksi (aset perpustakaan) dan
pengguna juga dapat memperoleh Informasi penggunaan terhadap bahan
perpustakaan. Pengendalian data di aplikasi OPAC sangat penting karena data
buku sebagai asset utama perpustakaan tersimpan disitu. Keakuratan data OPAC
sangat mempengaruhi kualitas layanan, yaitu kemudahan dalam penelusuran
buku, sirkulasi, akses ke proxy. Sehingga aplikasi ini harus dikendalikan dengan
baik.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
25
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
26
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
OER (Open Educational Resources) merupakan suatu portal berbasis website
publik dari hasil kerja sama antara Perpustakaan dan UKM Literasi Informasi
Unsyiah yang menyimpan ajar untuk rujukan seperti audio, video, image dan
buku teks yang belisensi Creative Commons By. Dalam aplikasi ini sangat
menjunjung tinggi dan menjaga hak cipta dari karya yang kami publis. Sehingga
aplikasi ini harus dikendalikan dengan baik.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
27
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Room Booking merupakan aplikasi untuk manajemen peminjaman ruangan pada
perpustakaan oleh pihak civitas akademik Unsyiah. Aplikasi ini
diimplementasikan agar mempermudah pelayanan peminjaman ruangan akses
secara publik tentu dengan ketentuan dan syarat tententu. Sehingga aplikasi ini
harus dikendalikan dengan baik.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
28
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Adapun Pengakses, cara akses, risiko, pengendalian dan pengendali terhadap
aplikasi tersebut dapat dilihat pada tabel berikut:
No Aplik
asi
Pengguna/
pengakses
Kebutuhan
dan
Harapan
terhadap
Scope
ISMS
Cara Akses Risiko Pengen
dalian
Penge
ndali
1 OPAC Eksternal:
Mahasiswa
Dosen
Peneliti
Masyarakat
sekitar
Internal :
Karyawan/
pegawai/
staf
Penggunaan
Aplikasi
OPAC
mudah dan
cepat.
Aplikasi
OPAC
terkoneksi
cepat
Opac dapat di
access melalui situs
uilis.unsyiah.ac.id/o
pac/
Tuliskan “Kata
kunci” buku yang
diinginkan.
Pilih judul buku
dari hasil pencarian
Catat No. Kelas/
DDC/ No. Panggil.
Setelah dicatat, cari
bukunya di rak.
Apabila ada kendala
dengan letak No.
Kelas/ DDC/ No.
Panggil, hubungi
Helpdesk.
Bencan
a alam
Kebakr
an
Hacker
/
malwar
e
Data
rusak
Data
tidak
falid
Listrik
padam
Backup
Databa
se
Backup
Data
Aplikas
i
Pusta
kawan
Staf
IT
2 OER Eksternal:
Mahasiswa
Dosen
Peneliti
Masyarakat
sekitar
Internal :
Karyawan/
Pengaksesa
n mudah
dan
penambaha
n bahan
ajar terus
ditingkatka
n
http://uilis.unsyiah.ac.i
d/oer/ Bencana
alam
Kebakar
an
Hacker/
malware
Data
rusak
Data
Backu
p
Databa
se
Backu
p Data
Aplika
si
Pusta
kawan
UKM
Litera
si
Infor
masi
Staf
IT
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
29
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
No Aplik
asi
Pengguna/
pengakses
Kebutuhan
dan
Harapan
terhadap
Scope
ISMS
Cara Akses Risiko Pengen
dalian
Penge
ndali
pegawai/
staf
Pengaksesa
n OER
terus
meningkat
tidak
valid
Listrik
padam
3 Room
Booki
ng
Eksternal:
Civitas
Akademika
Unsyiah dan
masyarakat
umum
Internal :
Karyawan/
pegawai/
staf
Pembookin
gan ruangan
mudah dan
cepat dalam
proses
mendapatka
n ruangan
Pembookin
g ruangan
harus
mematuhi
aturan tata
cara
booking
room
http://uilis.unsyiah.ac.i
d/#popup_booking Bencana
alam
Kebakar
an
Hacker /
malware
Data
rusak
Data
tidak
falid
Listrik
padam
Backu
p
Databa
se
Backu
p Data
Aplika
si
Pusta
kawan
Staf
IT
4.3 RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN SERVICE
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
30
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Perpustakaan Unsyiah berkomitmen memberikan pelayanan prima yang berbasis
teknologi informasi untuk kepuasan pelanggan.Untuk mencapai tujuan tersebut
Perpustakaan Unsyiah mengimplementasikan Sistem Manajemen Service dengan
standar ISO 20000:2018.
Dalam mengimplementasikan SMS, Perpustakaan Unsyiah telah membuat
dokumen-dokumen baru yang yang merupakan mandatory. Salah satunya dengan
membuat dokumen-dokumen kebijakan terhadap service, service katalog, Service
Level Agreement (SLA) dan lainnya.
Berikut layanan-layanan yang terdapat di Perpustakaan Unsyiah:
Layanan Frontdesk
Layanan Check In dan Check Out
Layanan Helpdesk
Layanan Sirkulasi
Layanan Digital
Layanan On Reserved
Layanan Referensi
Layanan Serial
Layanan Karya Ilmiah
Layanan Dokumen
Layanan Literasi Informasi
Layanan Penggunaan Ruangan
Layanan Teknologi Informasi
Layanan Libry Coffee
Layanan Man Corner
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
31
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
5 PROSES BISNIS PERPUSTAKAAN UNSYIAH
5.1 PROSES BISNIS
Proses bisnis perpustakaan dapat dilihat pada gambar 1 dibawah ini:
Gambar 1 Proses Bisnis
Dapat juga dipresentasikan dalam skema input – activities – output, pada gambar
2 dibawah ini.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
32
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
Gambar 2 Skema Inputs – Activities - Outputs
Adapun Input, Activities dan Output yang dimaksud adalah:
Input: berupa pustakawan dan staf, pemustaka dan koleksi
Activities:
- Proses dimulai dari bidang administrasi dan tata usaha melaksanakan tugas
untuk semua kegiatan administrasi umum seperti: persuratan, keuangan
dan arsip untuk mendukung terlaksananya perencanaan kegiatan dan
pembelian asset perpustakaan untuk menunjang pelaksaaan proses bisnis
semua bidang yang ada di perpustakaan.
- Bidang perencanaan, literasi dan hubungan masyarakat melakukan proses
penyusunan anggaran, pembelian koleksi dan fasilitas yang dibutuhkan
untuk melaksanakan proses bisnis perpustakaan, dibagian ini juga
mengelola kelas literasi dan hubungan masyarakat.
- Selanjutnya bidang Pelayanan teknis melakukan tugas operasional yang
bersifat teknis seperti: inventarisasi, katalogisasi, menentukan tajuk subjek
dan nomor klasifikasi. Bidang ini juga melakukan perawatan dan
pemeliharaan koleksi.
UNIVERSITAS SYIAH KUALA
Darussalam, Banda Aceh
Lampiran
JUDUL: Konteks Perpustakaan Unsyiah
Kode : LAM-QM-01-05 Tanggal Efektif : 22 Maret 2019
Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala
No. Revisi : 04
33
Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak terkendali.
- Selesai proses dari pelayanan teknis selanjutnya output yang berupa koleksi
diserahkan ke pelayanan pemustaka untuk dapat dimanfaatkan ke
pemustaka.
- Semua Bidang tersebut didukung oleh bidang pengembangan sistem untuk
menjalankan proses bisnisnya.
- Selanjutnya bidang penjaminan mutu melakukan monitoring dan evaluasi
terhadap hasil kinerja semua bidang untuk menjamin kelancaran proses
kerja dan menilai output yang dihasilkan dapat memuaskan pemustaka.
Output: berupa jasa dan pengetahuan dari pemanfaatan koleksi, penelusuran
informasi, kegiatan literasi informasi, kreatifitas, pelatihan dan seminar.
Manajemen Mutu UPT Perpustakaan Unsyiah juga menetapkan control, kriteria,
metode otoritas untuk menjamin INPUT – ACTIVITIES – OUTPUT di atas dapat
berjalan dengan efektif, kebutuhan sumber daya terpenuhi, terkendali resiko,
kesempatan dan terevaluasi semua tahapannya.
Manajemen mutu yang diterapkan UPT Perpustakaan Unsyiah akan terus tumbuh
berkembang dan disesuaikan dengan kondisi terkini dari perpustakaan,
permintaan dari pemustaka dan civitas unsyiah serta standar manajemen yang
diterapkan.