untuk mahasiswa - whakademik.com guide siak v5.pdf · alur sistem akademik sistem akademik ini...
TRANSCRIPT
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas terselesaikannya
pedoman User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada ini dengan baik. Ucapan
terima kasih kami tujukan kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan pedoman
User Guide SIAK ini. Birokrasi dan pedoman yang tertib dan handal serta mampu bekerja
dengan baik, merupakan harapan bagi civitas akademika di lingkungan Akademi Kebidanan
Wijaya Husada. Harapan tersebut, merupakan salah satu tuntunan dalam User Guide SIAK
ini, agar birokrasi dan pelaksanaan kegiatan di Akademi Kebidanan Wijaya Husada menjadi
tidak diskriminatif dan berjalan secara transparan.
Berkaitan dengan hal tersebut di atas, User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya
Husada yang diharapkan menjadi salah satu landasan berpijak dan bekerja dalam upaya
pewujudan dan pembenahan lingkungan kerja dan birokrasi kini dan di masa mendatang.
Demikian, semoga User Guide SIAK Akademi Kebidanan Wijaya Husada dapat menjadi
bahan acuan dalam menciptakan lingkungan yang lebih kondusif.
Wa’alaikumsalam Wr. Wb.
Bogor, Januari 2016
Akademi Kebidanan Wijaya Husada
Direktur
Triswanti, S.SiT., M.Kes
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………… i
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………… ii
Latar Belakang ……………………………………………………………………… 1
Keunggulan Sistem ……………………………………………………………………… 2
Alur Sistem Akademik …………………………………………………………………….. 3
TUTORIAL SIAM (Untuk Mahasiswa)
Sistem Informasi Akademik Mahasiswa ………………………………………………….. 7
E-Learning ……………………………………………………………………………… 19
E-Laboratory ……………………………………………………………………………… 24
Perpustakaan ……………………………………………………………………………… 26
TUTORIAL PMB (Untuk Calon Mahasiswa Baru) ……………………………… 32
TUTORIAL SIMA (Untuk Dosen)
Sistem Informasi Monitoring Akademik ……………………………………………… 35
E- Learning ……………………………………………………………………… 38
E-Laboratory ……………………………………………………………………… 40
Perpustakaan ……………………………………………………………………… 43
TUTORIAL PORTAL ALUMNI
Pengisian Tracer Study ……………………………………………………………… 50
Pengisian Kuesioner ……………………………………………………………………… 52
TUTORIAL SIMPEG
Pengajuan Cuti …………………………………………………………………………….. 54
LATAR BELAKANG
Kehadiran 4ystem informasi pada organisasi termasuk institusi perguruan tinggi
menjadi suatu keharusan di zaman yang makin kompetitif dan maju dalam perkembangan
teknologi informasi. Pentingnya informasi sebagai salah satu dasar penunjang pengambilan
keputusan dalam rangka menentukan arah kebijakan pimpinan, mengharuskan institusi
menciptakan sebuah 4system yang baik untuk menghasilkan informasi yang relevan, cepat
dan akurat. Di era digital ini, sistem informasi yang diterapkan cenderung sudah beralih ke
4ystem informasi berbasis computer (CBIS), dan salah satu proses bisnis yang dijalankan di
perguruan tinggi dan menjadi backbone process dari segala aktivitas pelayanannya terhadap
klien (mahasiswa) adalah proses akademik. Dari situ muncul, istilah 4Sistem Informasi
Akademik (SIAK), sebagai sarana dan infrastruktur berbasis computer penghasil informasi
yang terkait dengan aktivitas akademik.
Informasi yang dihasilkan ini tidak hanya bermanfaat bagi pimpinan perguruan tinggi,
tetapi lebih dari itu, pelaku proses akademik seperti mahasiswa dan dosen juga dapat
merasakan manfaat dari kehadiran 4sistem informasi akademik. Untuk membangun sebuah
sistem informasi, tentunya yang dikeluarkan diawal proyek untuk menginstalasi perangkat
keras, jaringan, server dan perangkat lunak sistem informasi itu sendiri. Secara garis besar,
sistem informasi akademik yang umum digunakan di kami, dapat digambarkan pada gambar
dibawah ini (Gambar 1).
KEUNGGULAN SISTEM
WEB BASED APPLICATION
Aplikasi dikembangkan dengan teknologi web sehingga mempermudah untuk dapat
diakses darimana saja secara online melalui computer yang terhubung ke server
melalui jaringan internet
SISTEM DIBANGUN SECARA MODULAR
Sistem merupakan system yang bersifat modular, sehingga memungkinkan untuk
dikembangkan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan.
OPEN SOURCE CODE
Sistem dibangun berbasis open source yang didapatkan secara gratis.
EFISIENSI MEDIA DAN RUANG YANG DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN
DATA/ARSIP
Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah kertas yang digunakan untuk pencatatan
data – data perguruan tinggi, pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas – kertas
tersebut, dan sebagainya.
KEMUDAHAN PENGGUNAAN DAN PENGATURAN
Sistem didesain dengan antar muka yang bersahabat dengan mudah digunakan,
membagi hak akses ke dalam beberapa level akses yang berbeda sesuai dengan
struktur organisasi lembaga.
ALUR SISTEM AKADEMIK
Sistem akademik ini dperuntukan untuk umum/ pengguna, Dosen, mahasiswa, mahasiswa
baru, karyawan dan alumni.
Aktivitas utama Pendidikan Tinggi berkisar pada aktifitas Penerimaan Akademik,
Operasional Akademik dan Kelulusan Akademik.
Berdasarkan hal tersebutu diatas maka alur system yang kami kembangkan
berpedoman pada proses – proses aktivitas utama lembaga pendidikan tinggi, yakni
Penerimaan Mahasiswa Baru, Proses Akademik (perwalian-proses belajar mengajar-proses
kelulusan mahasiswa)
Di bawah ini, adalah penjelasan 6ystem yang dibagi berdasarkan fungsionalitas sub
sistemnya dan modul – modul yang dicakupnya. Tabel dibawah menjelaskan lingkup yang
masih umum dan modul – modul yang dijelaskan dalam tabel ini masih bersifat dasar, dan
tentunya masih dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kondisi.
Tabel. 1 Subsistem dan Fungsionalitas Modul SIAK
No Nama Sub
Sistem
Definis User
1 SIAM (Sistem
Informasi
Akademik
Mahasiswa)
Merupakan system pelayanan
akademik yang dikhususkan untuk
mahasiswa dalam mengakses
informasi seputar catatan
akademik selama proses
perkuliahan, baik berupa info
biodata, KRS, KHS, Jadwal
Kuliah, serta pengumuman.
Mahasiswa
2 E- Learning Dalam e-learning ini kita dapat
belajar secara online dengan
mahasiswa satu kelas atau pun
dosen yang bersangkutan melalui
fitur-fitur yang telah disediakan
dalam Course Networking.Selain
belajar online kita pun bisa
mengerjakan soal quiz / tugas yang
diberikan oleh dosen. Mahasiswa
atau dosen pun bisa memberi atau
mengambil materi ajar yang sudah
pernah diajarkan/ yang sudah
dishare di e-learning.
Mahasiswa dan
Dosen
3 E-Laboratory Merupakan system pelayanan
akademik yang dikhususkan untuk
mahasiswa dalam mengakses
laboratorium. Dilaboratorium itu
sendiri mahasiswa bisa
mendownload catalog seperti
catalog daftar alat, catalog daftar
tilik, catalog kebidanan (PNC, INC,
dll), dan catalog health education
Mahasiswa dan
dosen
4 Perpustakaan Merupakan layanan yang
disediakan bagi petugas pelayanan
perpustakaan maupun pengunjung
perpustakaan untuk mengakses
seputar informasi buku
perpustakaan serta pelayanan
perpustakaan. Layanan yang bisa
diakses yaitu :
Peminjaman Buku, Jurnal,
Prosiding, Buku Ajar,
Modul Praktikum
Mahasiswa,
dosen dan
Karyawan
Pengecekan Status Buku
Data Peminjaman
Pengisian Buku Kunjungan
Selain itu di web ini pun kami
memberikan beberapa referensi link
perpustakaan diluar institusi kami,
antara lain :
Perpustakaan FMIPA
UNPAK
Perpustakaan Nasional
Perpustakaan Kemkes
5 PMB Merupakan halaman antarmuka
berbasis web (website) yang
menampung informasi seputar
pendaftaran mahasiswa baru (PMB)
serta menyediakan aplikasi
pendaftaran mahasiswa baru secara
online yang dapat diisi oleh calon
mahasiswa.
Calon Mahasiswa
baru
6 Sistem Informasi
Monitoring
Akademik
(SIMA)
Merupakan layanan akademik yang
digunakan dosen dalam mengakses
informasi seputar catatan akademik
mahasiswa selama
prosesnperkuliahan, informasi
bimbingan mahasiswa, informasi
jadwal mengajar dan pengisian nilai
mata kuliah.
Dosen
7 Portal Alumni Diportal alumni ini, alumni wajib
mengisi tracer study dimana tracer
study itu sendiri disediakan dan
dikhususkan untuk pengelolaan
data alumni atau lulusan. Tracer
study menyediakan kuesioner yang
Alumni
diisi oleh alumni. Selain itu di
halaman ini juga kami membagikan
informasi tentang lowongan
perkerjaan atau permintaan lulusan
dari user ataupun stakeholder.
8 Sistem Informasi
Keuangan
(SIKU)
Merupakan layanan akademik yang
dikhususkan pada bidang
pengelolaan keuangan berkaitan
dengan kegiatan akademik yang
melibatkan mahasiswa, dosen serta
elemen terkait. Layanan yang bisa
diakses, sebagai berikut :
Biaya Perkuliahan
Pembayaran Mahasiswa
Bagian Keuangan
9 Sistem
Kepegawaian
(SIMPEG)
Merupakan system informasi yang
ditujukan hanya untuk karyawan
untuk mengetahui informasi data
pribadi, jadwal cuti bersama dan
pengajuan cuti.
Karyawan
1. Modul Halaman Untuk Mahasiswa
Fungsi : agar setiap mahasiswa tidak bisa melihat/ mengecek nilai mahasiswa lain
Fungsi : Halaman index ini menampilkan Data Mahasiswa, Pengumuman, Jadwal perkuliahan, KHS,
KRS, Transkrip nilai, dan Materi Ajar.
Fungsi : Untuk memberikan informasi – informasi terbaru diruang lingkup Akbid Wijaya
Husada. Untuk halaman pengumuman file hanya bisa di download dan di lihat oleh
mahasiswa.
Fungsi : Untuk melihat Jadwal perkuliahan silahkan pilih prodi masing – masing
dengan klik Lihat Detail lalu download
1.1 Pendahuluan
E-learning dengan interface yang mirip dengan social media. Dalam Course
Networking ini kita dapat belajar secara online dengan banyak orang melalui fitur-fitur
yang telah disediakan dalam Course Networking.
1.2 Register Akun
Sebelum anda memulai E-Learning anda harus memiliki akun terlebih dahulu, berikut
cara registenya:
1. Buka browser anda lalu tulis alamat www.whakademik.com/ruangmahasiswa/link/e-
learning/
2. Setelah itu klik tombol Sign Up.
3. Isikan nama dan alamat email anda lalu klik sign up, jika anda memiliki akun
facebook atau linkedIn anda dapat register dengan akun tersebut, namun sangat kami
sarankan anda register menggunakan akun email anda, dikarenakan selama
perkuliahan online dosen akan memberikan informasi melalui alamat email anda.
4. Setelah mengklik tombol sign up maka akan muncul pemberitahuan, klik tombol Got
It lalu login ke alamat email anda masing-masing.
5. Login ke alamat email anda masing-masing, lalu cek apakah sudah ada pemberitahuan
dari pihak Course Networking atau tidak, jika tidak maka tunggu beberapa saat dan
refresh browser anda
6. Jika sudah ada email dari pihak Course Networking klik email tersebut dan klik link
yang telah mereka lampirkan di email tersebut, link tersebut adalah aktifasi akun
anda.
7. Setelah anda klik link aktifasi akun maka anda akan di alihkan ke laman baru,
selanjutnya anda akan diminta setting password, isikan password yang akan anda
gunakan.
8. Setelah anda mengklik tombol submit anda akan dialihkan ke halaman Course
Networking, jika tidak silahkan anda login ulang.
1.3 Mengatur dan Menambah Followers
Selama menggunakan Course Networking tentunya anda dapat menambah teman
anda baik didalam perkuliahan maupun diluar perkuliahan.
1. Klik tombol “Search” di menu atas anda
2. Ketikan nama teman/orang yang ingin anda ikuti.
3. Setelah itu klik “Follow”
1.4 Kelas Perkuliahan
Saat pertama kali anda register akun dan masuk ke halaman Course Networking,
tentunya anda belum memiliki kelas perkuliahan manapun sehingga halaman beranda
anda akan terlihat kosong.
1. Untuk menambah kelas perkuliahan yang akan anda ikuti anda klik tombol “Add New
Course/Conexus” di menu kiri halaman beranda anda.
2. Setelah itu ketikan kelas perkulihan yang akan anda cari.
Fungsi : Halaman ini dibuat untuk mempermudah mahasiswa/ petugas lab jika meminjam alat
agar tidak terjadi kesalahan atau penukaran barang saat pengambilan alat di depo lab.
Selain itu juga halaman memberi fasilitas mahasiswa tentang beberapa poster kebidanan,
catalog dan daftar tilik. Yang bisa membantu mahasiswa saat belajar.
Fungsi : Perpustakaan ini untuk mempermudah mahasiswa, dosen dan tenaga
kependidikan ke perpustakaan. Di halaman ini tenaga civitas akademika bisa mengetahui
judul buku yang tersedia di perpustakaan dan peminjaman pun bisa dilakukan secara
online.
Masukkan id dan password
yang didapatkan saat
pertama x daftar
Fungsi : Untuk mengetahui riwayat peminjaman yang sudah pernah dilakukan atau list buku
yang akan dipinjam. Jika ingin meminjam buku harap lapor ke admin perpustakaan dengan
membawa kartu anggota dan nomor buku.
Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi
mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bisa mereka akses secara gratis.
Agar bisa menambah wawasan mahasiswa itu sendiri
Fungsi : selain kami menyediakan e-library kami sendiri. Kami juga memfasilitasi
mahasiswa tentang beberapa link perpustakaan yang bekerja sama dengan kami, salah
satunya adalah perpustakaan FMIPA UNPAK. Agar bisa menambah wawasan mahasiswa
itu sendiri