1. SISTEM DOKUMEN (SIMDOK) Mahkamah Konstitusi-RI Simdok merupakan sebuah aplikasi/software perangkat elektronik khusus mengurusidokumen/arsip-arsip yang berada di Unit kerja Makhamah Konstitusi RI.Fungsi dan tujuandibuatnya Simdok adalah sebagai database, penemuan kembali surat dan fasilitas registrasi(pencatatan agenda/secara manual), secara idealnya Simdok digunakan melalui 2 cara pengurusansurat pada Penciptaan Rekod: 1. Secara Alih MediaSurat-surat, arsip/dokumen yang bersifat subtantif dan fasilitatif diciptakan pada proses manual (pada media kertas), namun pada proses alih media ini pertama-tama surat dibuat lalu ditanda tangan, diberi nomor dan cap kemudian dikirim. Sebelum dikirim, surat harus melalui proses scan (kode sesuai nomor arsip) terlebih dahulu agar bisa di input pada Simdok tersebut lalu disimpan pada bentuk softcopy (PDF). 2. Secara LangsungMaksud secara langsung disini, surat-surat diciptakan langsung pada simdok tersebut. Fungsi simdok selain sebagai database dan alat temu kembali surat, simdok juga berfungsi sebagai pembuat surat yang bersifat elektronik. SIMDOK yang dibangun pada saat ini belum menyangkut keseluruhan sistem, namun baruterbatas pada pelaksanaan registrasi, pengiriman naskah dinas masuk, pembuatan disposisi olehpejabat, temu balik dan pelacakan naskah dinas. SIMDOK berbasis web, dengan lamanhttp://portal.mahkamah konstitusi.go.id Jenis rekod elektronik yang ada sama dengan jenis arsip kertas, jadi tidak dibedakan, adapunbeberapa jenis arsip elektronik yang ada di Mahkamah Konstitusi antara lain : 1. Naskah Dinas Pengaturan yang didalamnya dibagi lagi menjadi a. Peraturan b. Pedoman c. Petunjuk Pelaksanaan d. Instruksi e. Prosedur Tetap dan f. Surat Edaran.

2. 2. Naskah Dinas Penetapan yang didalamnya adalah Surat Keputusan.3. Naskah Dinas Penugasan yang didalamnya adalah Surat Tugas / Surat Perintah.4. Naskah Dinas Korespondensi yang didalamnya terbagi menjadia. Surat Dinasb. Nota Dinasc. Memorandumd. dan Surat Undangan.5. Naskah Dinas Lainnya yang dilalamnya terbagi menjadia. Surat Perjanjian Kerjasamab. Surat Kuasac. Berita Acarad. Surat Keterangane. Surat Pengantarf. Pengumumang. Sertifikath. Piagami. Notulenj. Laporank. Telaah StafDalam penciptaannya, arsip di Mahkamah Konstitusi juga mempunyai tingkat keamanan arsipnyaseperti dibawah ini,a. BiasaArsip yang memiliki informasi yang bila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan pihakmanapun.b. TerbatasArsip yang memiliki informasi yang bila diketahui oleh pihak yang tidak berhak akan membahayakan dan merugikan seseorang, kelompok atau lembaga.c. RahasiaArsip yang memiliki informasi yang bersifat meningkatkan ketegangan internasional,merusak hubungan baik antar pemerintah, mengganggu stabilitas keamanan internal ataunegara negara sahabat, merusak infrastruktur nasional, menimbulkan dampak kerusakan serius padastabilitasinternal dan efektivitasn kerja intelejen.d. Sangat Rahasia 3. Arsip yang memiliki informasi yang bersifat mengancam secara langsung stabilitas internaldannegara negara sahabat, secara langsung mengancam kehidupan masyarakat luas,menyebabkan kerusakan yang sangat serius pada stabilitas negara dan efektivitas kerjaintelejen, menyebabkankerusakan yang sangat serius pada hubungan dengan negara negaralain, menyebabkan kerusakanyang berkepanjangan pada infrastruktur nasional yang sangatpenting. Dan ini juga akan berpengaruh saat arsip tersebut telah menjadi arsip elektronik, semakintinggi tingkat kerahasiaannya, maka akses pada arsip arsip yang akan semakin sulit dan orangorang yang dapat mengaksesnya pun terbatas.Klasifikasi dan JRA Sistem klasifikasi yang dipakai pada Arsip elektronik sama dengan sistem klasifikasi padasistem klasifikasi pada Arsip biasa, terdapat 16 Sub Masalah Pokok yang terklasifikasi, yaitu :1. Administrasi Perkara dan Persidangan : AP2. Berkas Perkara : PUU, SKLN, PPP, PHPU, P.DPR3. Pendidikan Pancasila dan Konstitusi: DK4. Hukum: HK5. Kehumasan dan Protokol : HM6. Kepegawaian: KP7. Keuangan : KU8. Organisasi dan Tata Laksana: OT9. Perlengkapan : PL10. Penelitian dan Pengkajian Perkara : PP11. Perencanaan : PR12. Perpustakaan: PT13. Pengawasan: PW14. Kerumahtanggaan : RT15. Pengelolaan Teknologi Informasi : TI16. Ketatausahaan : TU Begitu juga dengan JRA Rekod Elektronik yang disamakan dengan JRA arsip sebenarnya.Akan ada notifikasi pada SIMDOK jika sebuah Arsip telah berubah statusnya dari Aktif menjadiInakif dan seterusnya. 4. Prosedur Penyimpanan pada Simdok Prosedur Penyimpanan Arsip, Arsip terlebih dahulu dikelompokan berdasarkan padaklasifikasi/subjek masalah surat bukan pada jenis-jenis surat. Sebelum disimpan pada Simdok, arsipharus dinyatakan sudah selesai diproses sampai akhir penggunaannya contohnya dalam proses suratmasuk di Mahkamah KonstitusiRI, surat diterima di unit kearsipan lalu surat didistribusikan ke UnitKerja dan dinyatakan surat sudah selesai diproses. Kemudian sifat surat yang bersifat aktif maupuninaktif ditentukan oleh Unit Kearsipan Mahkamah KonstitusiRI Langkah pertama yang harus dilakukan oleh staf Bagian Tata Usaha pada saat menerimanaskah dinas masuk dari luar instansi adalah eregistrasi naskah dinas. Registrasi merupakankegiatan pencatatan atau pengidentifikasian naskah dinas yang telah tercipta dalam sistem. Untukregistrasi naskah dinas, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:1. Klik menu yang terdapat pada sisi kiri aplikasi SIMDOK.Gambar 6 : Pilihan menu Tambah Surat untuk registrasi naskah dinas2. Isikan pada menu tambah surat a. Tanggal terima, diisikan dengan mengklik ikon untuk memilih tanggal sesuai dengan tanda terima naskah dinas, selain itu si secara otomatis akan menampilkan jam terima naskah dinas. Apabila jam terima naskah dinas perlu perbaikan, maka klik kolom tanggal terima dan 5. ketikkan jam yang dimaksud.b. Sifat Informasi, diisikan dengan mengklik pilihan sesuai dengan sifat naskah dinas yang diterima apakah Biasa, Penting, atau Rahasia.c. Tanggal Surat, diisikan dengan mengklik ikon , sebagaimana langkah nomor 1 (satu).d. Topik Surat, diisikan dengan mengklik tombol cari, kemudian pada layar monitor anda akan tampil Pola Klasifikasi Arsip Mahkamah KonstitusiRI. Pilih kode klasifikasi yang sesuai dengan isi naskah dinas yang bersangkutan denganan cara klik tombol pilih, sebagaimana tampilan gambar di bawah ini.Gambar 7 : Tampilan Kode klasifikasi Arsip untuk pilihan opik Surate. Indeks Surat, merupakan isian bebas yang disikan dengan indeks yang sesuai dengan isi naskah dinas.f. Tipe Surat Masuk, diisi dengan mengklik ikon , secara otomatis akan terisikan dengan Surat Masuk.g. Nomor Surat, merupakan isian bebas yang diisikan dengan nomor naskah dinas yang bersangkutan.h. Status Surat, diisikan dengan mengklik , di layar monitor anda akan ada tiga pilihan yaitu Dinamis Aktif, Dinamis Inaktif, dan Statis. Klik salah satu pilihan yang paling sesuai dengan status surat yang anda tangani. 6. i. Perihal, merupakan isian bebas yang diisikan dengan perihal y g tertera di naskah dinas atau perihal yang mendeskripsikan isi surat yang bersangkutan.j. Isi Ringkas , merupakan isian bebas yang diisikan dengan isi ringkas yang mendeskripsikan naskah dinas yang anda tangani. Isi ringkas harus diisi selengkap mungkin sehingga memudahkan pengguna dalam mencari informasi surat masuk. Contoh: Undangan untuk menjadi pembicara pada acara Silaturahmi Anggota Dewan Pers di Hotel Century Jakarta hari Kamis tanggal 5 Maret 2008 jam 08.00 WIB.k. Catatan, merupakan isian bebas yang diisikan dengan catatan y dirasa penting untuk diketahui oleh pengguna. Contoh: Lampira surat berupa laporan dalam bentuk buku.l. Pengirim, terdiri dari: 1. Asal Surat, diisi dengan mengklik 2 pilihan yaitu: Internal atau Eksternal. 2. Instansi, merupakan isian bebas diisi dengan nama instansi yang pada naskah dinas. 3. Nama, merupakan isian bebas diisi dengan nama pengirim, penulisan nama pengirimuntuk kepentingan indeks nama lengkap dulu kemudian baru gelar, contoh: Syahruddin,Drs. M.Hum. 4. NIP, merupakan isian bebas diisi dengan NIP pengirim naskah dinas. 5. Alamat, merupakan isian bebas diisi dengan alamat lengkap pengirim.m. Penerima, terdiri dari: 1. Nama, diisi dengan mengklik , kemudian pilih pejabat yang akan menerima naskah dinasyang dimaksud. 2. NIP, akan diisikan secara otomatis setelah kita menentukan nama penerima. 3. Unit Pengolah, diisi dengan mengklik , kemudian pilih Unit Pengolah yang dimaksud.n. Tembusan, merupakan isian bebas diisi dengan tembusan yang tercantum pada naskah dinas.o. Lampiran, merupakan isian bebas diisi apabila naskah dinas disertai lampiran, contoh: 1 7. (satu) berkas/eksemplar/bundel.Gambar 8 : Tampilan menu Tambah Surat Untuk registrasi naskah dinas3. Setelah yang tertera di menu Tambah Surat terisi, maka langkah selanjutnya adalah klik tombollanjut yang terdapat pada sisi kanan bawah.