tugas makalah manajemen proyek (organisasi proyek)

21
  2010 FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK SIPIL UNIVERSITAS SRIWIJAYA ANTON WIJAYA  NIM. 0310 10 30 008 [ORGANISASI PROYEK ] TUGAS MAKALAH MATA KULIAH ADMINISTRASI PROYEK

Upload: deanz75

Post on 08-Oct-2015

1.261 views

Category:

Documents


249 download

DESCRIPTION

Managemet Proyek

TRANSCRIPT

ORGANISASI PROYEK

2010FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK SIPIL UNIVERSITAS SRIWIJAYAANTON WIJAYANIM. 0310 1030 008

[ORGANISASI PROYEK]TUGAS MAKALAH MATA KULIAH ADMINISTRASI PROYEK

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.2DAFTAR GAMBAR3I. ORGANISASI41.1. Konsep Organisasi41.2 Dasar dan Prinsip Organisasi61.3. Bentuk-Bentuk Organisasi71.3.1 Organisasi Fungsional81.3.2. Organisasi Produk dan Area91.3.3. Organisasi Matriks9II. ORGANISASI PROYEK102.1 Jenis-jenis Organisasi Proyek10a.Organisasi Proyek Fungsional (OPF)10b.Organisasi proyek murni ( OPMi )13c.Organisasi Proyek Matriks (OPM )142.2 Memilih Bentuk Organisasi Proyek17III. ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI183.1 Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi183.2 Pemilik Proyek183.3 Konsultan193.4 Kontraktor21

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Fungsional Sederhana11Gambar 2. Struktur Organisasi Fungsional Kompleks11Gambar 3. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Project Expeditor12Gambar 4. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Koordinator Proyek12Gambar 5. Struktur Organisasi Murni Sederhana13Gambar 6. Struktur Organisasi Murni Kompleks13Gambar 7. Struktur Organisasi Matriks Sederhana15Gambar 8. Struktur Organisasi Matriks Kompleks15Gambar 9. Hubungan Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi18

ORGANISASI PROYEKI. ORGANISASI1.1. Konsep OrganisasiMenurut Max Weber sebuah organisasi dapat dikatakan sebagai Organisasi Ideal apabila organisasi tersebut mengenal adanya : Spesialisasi Tingkatan berjenjang Berdasarkan prosedur kerja Hubungan yg bersifat impersonal Promosi berdasarkan kompetensiSebuah organisasi dapat disebut efektif bila : Harus dapat memahami tujuan proyek Mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek seawal mungkin Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyekBentuk lain dari pembagian atau pengelompokan teori-teori organisasi adalah konsepsi prespektif yang ditemukan oleh Edgar Huse dan James Bowditch. Pada aslinya konsep perspektif ini digunakan kelompok manajemen didekati dari teori system. Akan tetapi inti pembahasannya dapat dipergunakan pula untuk bahasan-bahasan organisasi. Itulah sebabnya berikut ini dikemukakan konsep prespektif tersebut.a. Prespektif IIntinya sama dengan paham tradisional yang melihat organisasi atau manajemen dari prespektif rancangan yang berstruktur. Aliran-aliran prespektif ini hanya memikirkan isu-isu tentang bagaimana organisasi seharusnya disusun, fungsi-fungsi yang seharusnya dijalankan , siapa yang seharusnya menjadi pemimpin dan bawahan, dan gaya kepemimpinan apa yang harus dijalankan.Ada tiga komponen yang terkandung dalam prespektif, yaitu :1. Aliran prinsip-prinsip universal dari manajemen atau organisasi.2. Aliran struktural.3. Aliran manajemen ilmiah.Aliran Prinsip Universal, berpijak pada pendapat Henri Fayol yang menyatakan bahwa sesuatu organisasi itu diatur berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut : Adanya pengembangan kerja Adanya otoritas dan tanggung jawab Adanya disiplin Adanya kesatuan komando Adanya kesatuan pengarahan Adanya system pengkajian Adanya sentralisasi Adanya jenjang pengawasanAliran Strukrural, berdasarkan pendapat dari Max Weber, organisasi suatu tatanan birokrasi yang berstruktur yang melangsungkan kegiatannya sesuai dengan aturan-aturan.Aliran Manajemen Ilmiah, yang dipelopori oleh Frederick W Taylor memberikan lebih banyak penekanan pada pengukuran kerja yang dilakukan oleh para pekerja dibandingkan dari prinsip-prinsip organisasinya sendiri.

b. Prespektif IIHuse dan Browdrich menanamakan prespektif ini dengan aliran pekerjaan (work-flow). Operasi ini mempergunakan teknik-teknik yang kemudian dikenal sebagai riset operasional. Adapun cirri-ciri dari riset operasional ini antara lain : Melakukan formulasi persoalan Menyusun konstruksi model matematis untuk menampilkan suatu system yang sedang dipelajari Menarik suatu kesimpulan dari model yang disusun tersebut Menguji model dan kesimpulan-kesimpulan yang ditarik model tersebut Menetapkan control atas kesimpulan-kesimpulan yang diambil Mengambil kesimpulan itu untuk melaksanakan implementasic. Prespektif IIIPrespektif ini dinamakan prespektif kemanusiaan (the human prespective). Pandangan pemikiran dalam prespektif ini ialah menekankan bahwa unsur manusia dalam setiap kerja kelompok dirasakan lebih penting dari pada sekedar struktur dan hirarki yang membentang pada setiap jajaran organisasi. Ada tiga unsur yang menonjol sebagai komponen dari perspektif kemanusiaan ini. Ketiga komponen itu antara lain :1. Aliran Hubungan Kemanusiaan (Human Relations School)2. Aliran Pengembangan Organisasi (Organizational Development School)3. Aliran Pemikiran Multidimensional (The Multidimensional Theorists)1.2 Dasar dan Prinsip OrganisasiSecara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni: berdasar produk berdasar lokasi berdasar proses berdasar pelanggan berdasar waktuCiri-ciri organisasi yang baik :1. Adanya tujuan yang jelas.2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh semua orang.3. Tujuan organisasi harus diterima oleh semua individu dalam organisasi.4. Adanya kesatuan arah dalam organisasi5. Adanya struktur organisasi.6. Adanya jaminan jabatan tersebut.7. Adanya koordinasi.Beberapa prinsip dasar penting yang dapat disimpulkan dari pendapat para tokoh manajemen modern adalah sebagai berikur : Manajemen tidak dapat dipandang sebagai suatu proses teknik secara ketat (peranan, prosedur, prinsip). Manajemen harus sistematik, dan pendekatan yang digunakan harus dengan pertimbangan secara hati-hati. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai dengan situasi. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja tehadap tujuan organisasi sangat dibutuhkan.1.3. Bentuk-Bentuk OrganisasiAgar proses diatas berlangsung dengan baik, dibutuhkan suatu wadah dalam bentuk struktur organisasi. Struktur organisasi formal akan menunjukan hal-hal berikut :1. Macam-macam pokok kegiatan organisasi2. Pembagian menjadi kelompok atau subsistem3. Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinan4. Pengaturan kerjasama, jalur pelopor, dan komunikasi, meliputi jalur vertikal dan horizontalBentuk struktur organisasi formal yang terkenal adalah fungsional, produk, area, dan matriks.1.3.1 Organisasi FungsionalDisebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :1. Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan2. Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.3. Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.4. Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.5. Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional :1. Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.2. Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.3. Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.4. Penggunaan sumber daya yang efisian sebai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang.5. Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk.Kesulitan yang Dihadapi Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasifikasi. Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur fungsional, ialah : Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh. Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan, hal ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan urgensi. Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi. Kurangnya jalur komunikasi horizontal.1.3.2. Organisasi Produk dan AreaPenyusunan struktur organisasi perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan usahanya menangani berbagai macam produk, didasarkan atas orientasi produk. Ini terjadi bilamana perusahaan merasa bahwa jumlah dan keanekaragaman produk terlalu besar sehingga sulit untuk ditangani dengan struktur fungsional.1.3.3. Organisasi MatriksBila struktur organisasi mempunyai jalur pelaporan dan arus kegiatan vertikal, maka pada organisasi matriks disamping jalur formal vertical terdapat pula jalur formal horizontal.

II. ORGANISASI PROYEK2.1 Jenis-jenis Organisasi ProyekTelah disebutkan sebelumnya bahwa organisasi adalah sarana untuk mencapai tujuan. Adapun unsur-unsur konsep manajemen proyek yang berkaitan erat dan perlu dicerminkan dalan struktur organisasi berkisar pada :a. Arus vertikal disamping horizontal.b. Penanggung jawab tunggal atas terselenggaranya proyekc. Pendekatan dalam perencanaan dalam implementasiKebutuhan mendasar yang harus dipertimbangkan dalam pembentukan organisasi proyek1. Clarification of Roles & Relationships (Klarifikasi/kejelasan atas Tanggung Jawab dan Hubungan Kerja)2. Efficiency and economy (Faktor efisiensi dan ekonomi)3. Classification of mission, goals, and objective (Kejelasan misi, tujuan dan sasaran)4. Clarification of individual and organizational tasks (Kejelasan tugas individu dan organisasi)5. Encouragement of employee decision making and rapid customer response (Mendukung pengambilan keputusan dan respon yang cepat kepada pelanggan)6. Sense of stability and adaptability (Suasana yang stabil dan kemampuan beradaptasi)7. Encouragement of innovation and development (Mendukung Inovasi dan Pengembangan)Pendekatan yang diperlukan untuk membahas struktur organisasi proyek dalam dengan mengindentifikasi dan menganalisis struktur organisasi yang digolongkan menjadi :a. Organisasi Proyek Fungsional (OPF) dengan variasinya, yaitu Organisasi Proyek Koordinator (OPK) dan Organisasi Proyek Expenditur (OPE).

Gambar 1. Struktur Organisasi Fungsional Sederhana

Gambar 2. Struktur Organisasi Fungsional KompleksKeuntungan : Adanya fleksibelitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan Orang-orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda Orang-orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan ke dalam satu group untuk berbagi pengetahuan & pengalaman yang bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dari proyek atau organisasi induk Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian2 tertentuKerugian: Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek. Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya. Kadang-kadang tidak ada individu yang diberi tanggungjawab penuh untuk mengurus proyek. Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah. Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.

Gambar 3. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Project Expeditor

Gambar 4. Variasi Organisasi Fungsional dipimpin oleh Koordinator Proyek b. Organisasi proyek murni ( OPMi )Ciri-cirinya antara lain : proyek terpisah dari organisasi induk Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, Administrasi tidak terikat dengan organisasi induk, Laporan kemajuan/kegagalan secara periodik mengenai proyek. Manager Proyek (MP/PM) bisa mengambil sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier jika tidak tersedia/tidak bisa dikendalikan dalam organisasi

Gambar 5. Struktur Organisasi Murni Sederhana

Gambar 6. Struktur Organisasi Murni Kompleks

Kelebihan Proyek Murni Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan. Manager Proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek Semua anggota tim proyek bertanggungjawab langsung kepada Manager Proyek Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu. Adanya kesatuan komando Karena kewenangan terpusat, keputusan bisa diambil dengan cepat Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.Kelemahan Proyek Murni Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya,sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas Struktur ini akan menambah biaya bagi organisasi induk, krn biasanya akan berdiri sendiri dengan staf penuh Sering kali Manager Proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan bila proyek selesai,terjadi masalah bagaimana nasib pekerja proyek yang ada ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan "Memenuhi permintaan klien"c. Organisasi Proyek Matriks (OPM )Organisasi Proyek Matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk sehingga pada dasarnya menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dengan organisasi proyek murni.

Gambar 7. Struktur Organisasi Matriks Sederhana

Gambar 8. Struktur Organisasi Matriks Kompleks

Kelebihan: Proyek mendapat perhatian yang cukup Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional Tidak ada masalah yang berat berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek selesai Tanggapan terhadap keinginan klien dapat dengan cepat diberikan seperti pada organisasi proyek murni. Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga. Bila ada proyek yang bersamaan, memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target proyek yang berbeda-beda

Kelemahan: Terdapat kekuatan berimbang antara Manager Fungsional dan Project Manager sehingga bila terdapat keraguan siapa yg mesti terkena beban, pekerjaan proyek jadi terbengkalai Perpindahan sumberdaya antar proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing Project Manager karena ingin memastikan proyeknyalah yang sukses, bukan target organisasi secara keseluruhan. Manajemen matriks melanggar prinsip utama manajemen,yaitu kesatuan komando (unity of command)

2.2 Memilih Bentuk Organisasi ProyekFaktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih suatu bentuk organisasi proyek antara lain : Frekuensi adanya proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek. Berapa lama proyek berlangsung. Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan. Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya. Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat. Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel.

III. ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI3.1 Unsur-unsur Organisasi Proyek KonstruksiPihak-pihak yang terlibat dalam pembangunan mulai dari tahap ide sampai dengan tahap pelaksanaan secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga pihak :1. Pemiliki Proyek/owner2. Pihak Konsultan (perencana/pengawas)3. Pihak Kontraktor (pelaksana)

Gambar 9. Hubungan Unsur-unsur Organisasi Proyek Konstruksi

3.2 Pemilik ProyekPemilik proyek atau pemberi tugas atau pengguna jasa adalah orang/badan yang memiliki proyek dan memberikan pekerjaan atau menyuruh memberikan pekerjaan kepada pihak penyedia jasa dan membayar biaya pekerjaan tersebut.Hak dan kewajiban pengguna jasa/pemilik proyek Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor) Meminta Laporan secara periodik mengenai pelaksnaaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa Menyediakan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh pihak penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaan Menyediakan lahan untuk pelaksanaan pekerjaan Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan dengan jalan menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi) Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikendaki.Wewenang Pemberi Tugas Memberitahukan hasil lelang secara tertulis kepada masingmasing kontraktor Dapat mengambil alih pekerjaan secara sepihak dengan cara memberitahu secara tertulis kepada kontraktor jika terjadi halhal diluar kontrak yang ditetapkan.3.3 KonsultanPihak atau badan yang disebut sebagai konsultan dapat dibagi menjadi dua, yaitu : konsultan perencana dan konsultan pengawasa. Konsultan PerencanaKonsultan perencana adalah orang/badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, sipil, maupun bidang lain yang melekat erat dan membentuk sebuah system bangunan.Hak dan Kewajiban Konsultan Perencana : Membuat perencanaan secara lengkap yang terdiri dari gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat, hitungan struktur, rencana anggaran biaya. Memberikan usulan serta pertimbangan kepada pengguna jasa Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor tentang hal-hal yang kurang jelas dalam gambar rencana, rencana kerja dan syarat-syarat. Membuat gambar revisi bila terjadi perubahan Menghadiri rapat koordinasi pengelolaan proyekb. Konsultan PengawasKonsultan Pengawas adalah orang/badan yang ditunjuk pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mulai dari awal hingga berakhirnya pekerjaan pembangunan.Hak dan Kewajiban Konsultan Pengawas : Menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang telah ditetapkan Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodic dalam pelaksanaan pekerjaan Melakukan perhitungan prestasi pekerjaan Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan konstruksi serta aliran informasi antar berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar. Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin serta menghindari pembengkakan biaya. Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul di lapangan agar dicapai hasil akhir sesuai dengan yang diharapkan dengan kualitas, kuantitas, serta waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan. Menerima/menolak material/peralatan yang didatangkan oleh kontraktor Menghentikan sementara bila terjadi penyimpangan dari peraturan yang berlaku. Menyusun laporan kemajuan pekerjaan (harian, mingguan, bulanan). Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan tambah atau berkurangnya pekerjaan.

3.4 KontraktorKontraktor adalah orang/badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan pertaturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan.Hak dan Kewajiban Kontraktor : Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana, peraturan dan syarat-syarat, risalah penjelasan pekerjaan, dan syarat-syarat tambahan yang telah ditetapkan oleh pengguna jasa. membuat gambar-gambar pelaksanaan yang disahkan oleh konsultan pengawas sebagai wakil dari pengguna jasa. Menyediakan alat keselamatan pekerjaan seperti yang diwajibkan dalam peraturan untuk menjaga keselamatan pekerja dan masyarakat Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan haria, mingguan, bulanan. Menyerahkan seluruh atau sebagian pekerjaan yang telah diselesaikan sesuai dengan ketetapan yang berlaku.

Page | 21