TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Dosen : Haryono, Drs., M.Com.

Disusun Oleh :

Amanda Pratiwi S. 13/347120/EK/19389

Shilvy Candra 13/347602/EK/19402

Siti Fauziah 13/347050/EK/19385

Yuniana Rizki R. 13/347074/EK/19388

Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Universitas Gadjah Mada

Yogyakarta

PENDAHULUAN

Profil Perusahaan

Sumber : Google

Platinum Internet Caf merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang

jasa internet dan juga caf yang berdiri pada bulan Juli tahun 2009. Karakteristik

bisnisnya lebih kepada konsep caf internet untuk tempat berkumpul dan mengerjakan

tugas. Jasa dan produk yang ditawarkan di sini antara lain persewaan komputer dan

internet, percetakan (foto dan kertas), scanning, burning, pulsa, serta caf. Jasa yang

paling utama adalah persewaan komputer dan internet. Kantor pusat perusahaan terletak

di daerah Gelagah Sari dan mempunyai empat cabang dengan nama yang berbeda.

Alamat : Jalan Kaliurang Km 5,5 Sleman ,Yogyakarta 55281

Twitter : @platinum_jakal

Facebook : Platinum Internet Caf

Struktur Organisasi

Keterangan :

Operator dalam struktur organisasi juga bertugas sebagai kasir internet.

Sumber Informasi

Kelompok kami memperoleh data dan informasi mengenai sistem informasi akuntansi

perusahaan melalui wawancara langsung dengan manajer operasional Platinum Internet

Caf. Selain itu, kami juga menggunakan informasi yang ada pada buku cetak Accounting

Information System sebagai landasan teori.

Direktur

Manajer Umum

Manajer Operasional

Manajer Keuangan

Manajer Teknis

Kepala gudang caf

Kapten caf

Operator Wakil

Staf Keuangan

Wakil Manajer

Staf multimedia

Teknisi khusus game

Teknisi komputer umum

Kasir Caf

PEMBAHASAN Software Aplikasi

Software yang digunakan untuk pencatatan transaksi konsumen tiap harinya

adalah billing explorer.

Billing explorer ini membantu untuk mengatur dan mencatat segala transaksi

konsumen. Sistem kerjanya yaitu operator dan konsumen terhubung ke dalam sistem

billing ini, kemudian operator dapat mengakses pemakaian internet yang dilakukan

konsumen, setelah konsumen selesai menggunakan internet maka secara otomatis sistem

billing akan menghitung berapa biaya yang harus dibayar oleh konsumen.

Kelebihan Kekurangan

Sederhana untuk dioperasikan oleh

kasir.

Tampilan software mudah dimengerti.

Setiap transaksi yang tercatat

mempunyai back up file.

Sistem secara otomatis mengganti nama

operator sesuai jadwal shift.

Masih rentan terhadap virus sehingga

dapat merusak data transaksi yang ada

di dalamnya.

Terdapat sistem e-mail di mana data

transaksi bisa langsung dikirim ke

kantor pusat, namun cukup rawan

disebarluaskan ke pihak-pihak yang

tidak berkepentingan.

Untuk pencatatan akuntansi, perusahaan masih menggunakan Microsoft Excel

dengan kontrol yang masih manual. Pencatatan akuntansi ini dilakukan oleh bagian

keuangan setelah menerima data transaksi yang diberikan oleh operator. Dengan seiring

berkembangnya bisnis dan membutuhkan sistem yang lebih canggih, maka mereka

sedang mengembangkan software tersendiri untuk transaksi di Departemen Produksi

(Caf). Software tersebut hanya akan menjadi konsumsi pribadi dan tidak dijual untuk

umum.

Siklus Pendapatan

Pendapatan dari Jasa Internet

Pendapatan dari Cafe

Perusahaan juga menggunakan Dropbox untuk menunjang kegiatan operasional

mereka. Dropbox berguna sebagai tempat penyimpanan laporan keuangan.

Sub Sistem

a. Siklus Pendapatan

Siklus Pendapatan adalah sekumpulan aktivitas bisnis dan informasi yang

berhubungan dengan proses operasi perusahaan Platinum Internet Caf yang

memproduksi barang (makanan dan minuman) dan jasa (persewaan komputer dan

internet, percetakan (foto, kertas), scanning, burning, pulsa) dalam penerimaan kas

atas barang dan jasa tersebut kepada konsumen.

Laporan yang sudah dibuat oleh operator

Diupload ke dropbox

Manajer Operasional

Bagian Keuangan (dicek lagi ke database)

Sales order entry (KASIR)

Customer

Production cycle cafe

Billing

Billing explorer

Kasir Cafe

Management Operation & Supervisor

Master file shift 1

Master file

shift 2

Master file shift 3

Database

Management Financial

Database

Production Cycle Internet

Permintaan

Respon terhadap permintaan

Informasi mengenai makanan / minuman yang tersedia

Pilih bilik(sales internet)

Nota(Payment)

Order

Sales cafe

Log in

Backup file

Backup file

Customer

Siklus pendapatan Platinum Internet Cafe terbagi menjadi dua, yaitu siklus

pendapatan dari persewaan jasa komputer internet dan cafe. Pada siklus pendapatan

dari persewaan jasa komputer internet, konsumen datang pada kasir lalu akan

diberikan pilihan bilik yang kosong untuk ditempati, setelah itu kasir pada Internet

akan mencatat paket internet yang akan dipesan melalui Username dan Password

yang berbeda untuk tiap konsumen melalui siklus produksi internet. Kemudian kasir

akan memberitahu total biaya yang harus dibayarkan oleh konsumen yang tercatat

pada billing explorer. Software secara otomatis mtnghitung total biaya berdasarkan

lama pemakaian dengan tarif Rp 100,00 per menit. Transaksi yang dicatat pada

billing explorer akan di kontrol oleh pegawai yang berjaga pada tiap shift.

Platinum Internet Cafe membagi jam kerja karyawan menjadi tiga shift yang

terdiri dari shift pagi, siang, dan malam. Ketika jadwal tiap shift sudah berakhir,

karyawan harus membuat backup data secara manual dalam bentuk Ms. Excel yang

nantinya akan digunakan manajer keuangan tiap minggu untuk mencocokkan data

dengan kas masuk. Selanjutnya, data tersebut akan tersimpan pada database dan akan

dihapus setelah dikoreksi oleh manajer keuangan.

Siklus pendapatan caf memiliki kemiripan proses dengan siklus pendapatan

dari persewaan komputer internet, namun terdapat kasir tersendiri yang menangani

transaksi. Dapat dilihat bahwa database dari kedua departemen masih terpisah dan

belum terintegrasi satu sama lain.

Service Department (Internet etc)

Production Department (Caf)

Ordering

Purchase Orders

Inventory

Internet Cashier

Caf Cashier

Receiving

Approving

Cash Disbursement

Warehouse Department

Operational Manager

General Ledger

Cash

Supplier

Copy of

Purchase

Order

Purchase

Reacquisition

Purchase

Reacquisition

Copy of

Purch

ase

Order

Purcha

se

Order

Purchase Order

Goods

Goods

Purchase Order

Purchase Less than 300,000

Receiving Report

Receiving Report

SIKLUS PENGELUARAN

Caf Captain

Operational Manager

Approving

Purchase Order

Receiving Report

Receiving Purchase More than 300,000

Internet Cashier

b. Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Disbursement Cycle) Platinum Internet Caf yang kami

jadikan sebagai objek penelitian masih sederhana. Terdapat dua sistem yang berbeda

pada penerapan di setiap departemen, yaitu :

Apabila sediaan pada Departemen Produksi (Caf) telah habis, maka

departemen tersebut akan memberikan daftar pesanan sediaan kepada Kapten

Internet (receiving) yang kemudian dilaporkan kepada manajer operasional

untuk disetujui. Setelah permintaan disetujui, maka uang akan diberikan oleh

kasir internet untuk membiayai keperluan pembelian sediaan yang nantinya

akan dicatat pada buku besar dalam akun kas. Kemudian departemen akan

memberikan daftar pesanan sediaan kepada supplier yang nantinya setelah

barang diterima akan dicatat pada akun sediaan.

Sedikit berbeda dengan Departemen Produksi (Caf) yang sebelumnya

dibahas, Apabila sediaan pada Departemen Jasa (Internet dll) telah habis

maka departemen tersebut akan memberikan daftar pesanan kepada Kapten

Caf (receiving) apabila total biaya kurang dari Rp 300.000,00 dan kepada

manajer operasional terlebih dahulu untuk disetujui apabila total biaya lebih

dari Rp 300.000,00. Untuk pengeluaran kurang dari Rp 300.000,00, uang

akan langsung diberikan oleh kasir caf kepada departemen untuk membiayai

keperluan pembelian sediaan yang nantinya akan dicatat pada buku besar

dalam akun kas. Sedangkan untuk pengeluaran lebih dari Rp 300.000,00,

apabila telah disetujui oleh manajer operasional maka uang akan diberikan

oleh departemen pergudangan untuk membeli sediaan yang nantinya juga

akan dicatat pada buku besara dalam akun kas. Kemudian departemen akan

memberikan daftar pesanan sediaan kepada supplier yang nantinya setelah

barang diterima akan dicatat pada akun sediaan.

c. Sistem Pelaporan Keuangan

Buku besar dan sistem pelaporan Platinum Internet Cafe terdiri dari siklus

pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus penggajian, dan anggaran dari

direktur pusat. Jurnal dari siklus pendapatan adalah penjualan dan penerimaan kas. Jurnal

dari siklus pengeluaraan adalah pembelian dan pengeluaran kas. Akun dari siklus

produksi adalah biaya pokok produksi. Akun dari siklus penggajian adalah beban gaji dan

upah. Laporan keuangan dan buku besar kemudian dilaporkan ke bendahara untuk

membuat jurnal untuk aktivitas investasi dan aktivitas keuangan, ke manajer, ke direktur,

dan ke pengawas untuk dibuat jurnal penyesuaian.

Revenue Cycle

Payroll cycle Expenditure

Cycle

Production Cycle

General Ledger and Reporting Sytem

Sales Cost of Goods Manufactured

Cash Receipt

Wages and salary expense Purchase

Cash disbursement

Budget Director

Investing activity journal entry

Financing activity journal entry

Adjusting entries

Reports

Controller Directors Managers Treasures

Budget

Budget numbers

Aktivitas Pengendalian

(Pengendalian Input, Proses & output)

Pengendalian pada Platinum Internet Cafe dilakukan secara self assesement,

karena adanya pengendalian bergilir yang terintegrasi dari struktur organisasi yang paling

bawah hingga yang paling berwenang (owner) secara berkelanjutan. Karena sistem

backup file masih dibuat secara manual, dengan adanya pengendalian yang terintegrasi

akan mempersempit celah terjadinya penyimpangan.

Pada tanggal pelaporan, bagian keuangan langsung bisa memastikan dengan tepat

dari jumlah cash yang diterima dengan data transaksi pada Ms.Excel. Terkadang, bagian

keuangan melakukan inspeksi mendadak yang dilakukan untuk melihat kinerja karyawan.

Dengan begitu, semua lapisan karyawan harus menaati peraturan setiap waktu.

Walaupun sistem yang diterapkan semi manual dalam operasinya, dengan sistem

self assesement dan trust yang telah diterapkan sejak enam tahun lalu oleh Platinum

Internet Cafe hingga saat ini, tidak pernah menemukan permasalahan yang berarti atau

fraud terhadap sistem operasi dan keuanganya.

Shift 1 Shift 3 Shift 2

Operator 1 (3 orang) Operator 2 (3 orang) Operator 2 (3

Master file Master file Master file

Di awasi oleh operator 2

Di awasi oleh operator 3

Di awasi oleh operator 1

*Di cocokkan data cash dan non cash yang telah dibuat per shift (dilaksanakan oleh manager operasi dan supervisor)

Evaluasi Software

Software aplikasi yang digunakan oleh Platinum sudah efektif namun belum efisie

n dalam masalah waktu, tetapi sudah ada kemajuan dibanding 4 sampai 5 bulan yang lalu

ketika masih menggunakan sistem yang semua masih manual.

Efektif dalam segi penggunaan sistem yang mudah digunakan, user

friendly, akurat, dan otomatis. Kurang efisien dalam segi waktu untuk pelaporan dari atas

an dan bawahan ada beberapa yang masih manual, pengecekan oleh manajemen tingkat a

tas manual, sistem juga belum terintegrasi ke pusat untuk semua kantor cabang, masing-

masing cabang mempunyai sistem keuangan sendiri-

sendiri, sistem juga bisa terkena virus jika keamanannya lengah, selain itu ada juga huma

n error yang bisa menyebabkan data hilang.

Dengan menggunakan sistem yang sekarang, informasi dari bawah ke atas sudah valid da

n dapat diandalkan. 95% pelaporan dari karyawan ke bandahara benar dan 5% nya human

error dan sistem error. Selain itu, ruang untuk melakukan kecurangan juga sempit karena

pihak-

pihak yang berada di manajemen tingkat atas mengetahui semua informasi dan kegiatan y

ang dilakukan Platinum Internet

Caf dan manajer operasional mengatakan bahwa untuk melakukan fraud kemungkinann

ya kecil karena perlu bekerja sama dengan berbagai pihak baik dari kantor Platinum sendi

ri dengan kantor pusat.

Rekomendasi

Berdasarkan berbagai analisis yang telah dilakukan sebelumnya, kelompok kami

merekomendasikan untuk melanjutkan pengembangan software baru yang sedang

dijalankan demi menunjang kegiatan operasional bisnis ya lebih kompleks seiring dengan

perkembangan usaha.

DOKUMENTASI

Foto Interview Kelompok 8 dengan Manajer Operasional Platinum Internet Cafe

DAFTAR PUSTAKA

Romney, Marshall B. dan Paul J. Steinbart. 2011 . Accounting Information System.

United States : Pearson.