SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN FOOD & BAVERAGE

DI HOTEL WAHID SALATIGA

1. Ruang LingkupTujuan pembuatan sistem ini adalah agar dapat mempercepat

proses bisnis yang ada dalam perusahaan khususnya di departemen food & baverage yang selama ini masih menggunakan sistem manual dimana ketika koki ingin mengecek ketersediaan bahan makanan masih harus ke gudang dan begitu juga dengan pelayan ketika menerima pesanan masih menggunakan nota untuk diserahkan kedapur utama sehingga pihak perusahaan menganggap perlu mengintegrasikan antara Gudang , Dapur Utama dan Pelayan dengan sebuah aplikasi . Dengan adanya aplikasi ini baik gudang , dapur utama maupun pelayan dapat terintegrasi agar dapat megefisiensi waktu dan sumber daya pada saat memberi pelayanan pada pelanggan.Batas waktu pembuatan proyek mulai dari 30 september 2013 - 31 januari 2014.

Berikut batasan untuk proyek ini :

- Pengguna adalah Kepala Gudang , Kepala Dapur Utama dan Pelayan.

- Aplikasi ini berbasis Desktop dengan menggunakan bahasa pemograman C# dengan manajemen basis data Oracle.

- Hanya membahas bidang Food and Baverage

Adapun sumber daya yang dibutuhkan yaitu :

- Sumber daya Manusia : Programmer , System Analyst , System Tester ,System Documentor dan System Designer.

- Infrastruktur : PC user , PC server , kabel , rooter , modem dan PC tablet

-2. WBS

1. Initiating

Pada tahap ini yang dilakukan ialah penyusunan proposal proyek berdasarkan informasi kebutuhan perusahaan melalui sumber internal perusahaan maupun maupun literatur lainnya

2. PlanningPada tahap ini yang dilakukan adalah membuat dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak (pembagian aktivitas – aktivitas kecil dari proyek tersebut, alokasi waktu yang diperlukan untuk melakukan aktivitas kecil tersebut serta biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek), spesifikasi kebutuhan sistem, rancangan/arsitektur sistem (terdiri dari pembuatan Context Diagram dan DFD, input dan output sistem serta rancangan basis data yang akan digunakan pada sistem), dan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem dibuat

3. ExecutionPada tahap ini yang dilakukan adalah membuat database serta interface, pengkodean fungsi – fungsi sesuai perancangan, pengujian sistem, serta dokumentasi sistem secara keseluruhan.

4. ControlPada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan instalasi sistem pada perusahaan, memberikan pelatihan kepada user, melakukan pemelihraan program jika diperlukan, pengujian sistem berdasarkan test plan setelah perbaikan

5. Close OutPada tahap ini yang dilakukan adalah pembuatan panduan bagi user, presentasi proyek pada pihak perusahaan, pemenuhan kewajiban proyek dari kedua belah pihak, dan pengumpulan dokumen yang telah dihasilkan

Project

Charter

Wawacara

Observasi

Dokumentasi

Software

Development

Plan

Software

Requirements

SpecificationWork

Breakdown

Structure

Gantt

Chart

Budgeting

RANCANGAN PROJECT DIVISI FOOD & BAVERAGE

Initiating Planning

Software

Architecture

Design

Test

Plan

Perancangan

Sistem

Desain I/O

Entity

Relationship

Diagram

Execution Control Close Out

Database

Interface

Coding

Testing

Documentation

Instalasi

Training

Maintenance

Testing

User

Documentation

Presentasi

Proyek

Pengumpulan

Persetujuan

Arsip

Dokumen

Activity ObjectivesInitiating

Project Character Menyusun/Membuat proposal proyekWawancara Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaanObservasi Menggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaanDokumentasi Menggali data/informasi yang dibutuhkan dari dokumen

perusahaan dan literatur lainnyaPlanning

Software Development Plan Membuat/ menyusun dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak

Work Breakdown Structure

Membagi aktivitas proyek menjadi aktivitas – aktivitas yang labih kecil/rinci

Gantt Chart Mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas – aktivitas proyek

Budgeting Memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek

Software Requirements Specification

Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan spesifikasi kebutuhan sistem

Software Architecture Design Membuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan rancangan/arsitektur sistem

Perancangan Sistem Membuat Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD)Desain I/O Membuat rancangan Input dan Output dari sistemEntity Relationship Diagram

Membuat rancangan rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem

Test Plan Membuat dokumen yang mendeskripsikan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat

ExecutionDatabase Membuat basis data fisikInterface Membuat antarmuka perangkat lunakCoding Mengkodekan fungsi – fungsi yang telah dispesifikaskan

sebelumnya dalam programTesting Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang

dibuatDocumentation Mendokumentasikan sistem secara keseluruhan

ControlInstalasi Melakukan Instalasi program dalam area perusahaan Training Melatih karyawan untuk menggunakan programMaintanance Melakukan perbaikan/pemeliharaan program, jika diperlukan Testing Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang

telah dibuat, setelah dilakukan perbaikanClose Out

User Documentation Membuat panduan penggunaan perangkat lunak untuk pengguna

Presentasi Proyek Melakukan presentasi proyek kepada pihak perusahaanPengumpulan persetujuan Menyelesaikan Proyek, memenuhi kewajiban kedua belah

pihakPengarsipan Dokumen Mengumpulkan dokumen yang dihasilkan

3. Project Deliverables

Activity Target Date Output

Initiating 28/10/2013Project Character 13/10/2013 Proposal Proyek selesai dibuat

Wawancara 28/10/2013Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi

Observasi 28/10/2013Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi

Dokumentasi 28/10/2013Mendapatkan data untuk referensi pembuatan aplikasi dari dokumen perusahaan dan literatur lain

Planning 11/11/2013Software Development Plan

20/10/2013Dokumen perancangan pengembangan perangkat lunak

Work Breakdown Structure 16/10/2013 Aktivitas kecil selama pengerjaan proyekGantt Chart

18/10/2013Jadwal aktivitas kecil selama pengerjaan proyek

Budgeting20/10/2013

Rencana penggunaan anggaran untuk pengerjaan proyek

Software Requirements Specification

27/10/2013Dokumen spesifikasi kebutuhan sistem

Software Architecture Design 03/11/2013 Dokumen rancangan sistemPerancangan Sistem

31/10/2013Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD)

Desain I/O 04/11/2013 Rancangan Input dan Output dari sistemEntity Relationship Diagram

04/11/2013Rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistem

Test Plan 11/11/2013Dokumen yang berisi poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat

Execution 19/01/2014Database 12/11/2013 Basis data fisikInterface 15/11/2013 Interface Software

Coding 19/01/2014Fungsi yang telah dikodekan sesuai spesifikasi kebutuhan software

Testing 19/01/2014 Laporan kelayakan sistemDocumentation 19/01/2014 Aplikasi yang siap diuji oleh user

Control 26/01/2014Instalasi 21/01/2014 Aplikasi telah diinstalTraining 22/01/2014 User dapat menggunakan aplikasiMaintanance

24/01/2014Aplikasi yang telah diperbaiki sesuai kebutuhan user

Testing25/01/2014

Aplikasi yang siap diimplementasikan diperusahaan

Close Out 28/01/2014User Documentation 25/01/2014 Dokumen panduan untuk userPresentasi Proyek 26/01/2014Pengumpulan persetujuan 26/01/2014 Pemenuhan kewajiban kedua belah pihakPengarsipan Dokumen 27/01/2014 Arsip dokumen

4. Aktivitas Berdasarkan Lingkup Pekerjaan1. Initiating

a. Project CharacterMenyusun/Membuat proposal proyek

b. WawancaraMenggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan

c. ObservasiMenggali data/informasi yang dibutuhkan perusahaan

d. DokumentasiMenggali data/informasi yang dibutuhkan dari dokumen perusahaan dan literatur lainnya

2. Planninga. Software Development Plan

Membuat/ menyusun dokumen yang mendeskripsikan rencana pengembangan perangkat lunak. Pada tahap ini terbagi atas beberapa tahapan yaitu :- Work Breakdown Structure

Membagi aktivitas proyek menjadi aktivitas – aktivitas yang labih kecil/rinci- Gantt Chart

Mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas – aktivitas proyek

- BudgetingMemperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek

b. Software Requirements SpecificationMembuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan spesifikasi kebutuhan sistem

c. Software Architecture DesignMembuat/menyusun dokumen yang mendeskripsikan rancangan/arsitektur sistem. Pada tahap ini terbagi atas beberapa tahapan yaitu :- Perancangan Sistem

Membuat Context Diagram dan Data Flow Diagram (DFD)- Desain I/O

Membuat rancangan Input dan Output dari sistem- Entity Relationship Diagram

Membuat rancangan rancangan basis data yang akan digunakan oleh sistemd. Test Plan

Membuat dokumen yang mendeskripsikan poin – poin apa saja yang perlu dites setelah sistem selesai dibuat

3. Executiona. Database

Membuat basis data fisikb. Interface

Membuat antarmuka perangkat lunakc. Coding

Mengkodekan fungsi – fungsi yang telah dispesifikaskan sebelumnya dalam programd. Testing

Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang dibuate. Documentation

Mendokumentasikan sistem secara keseluruhan

4. Controla. Instalasi

Melakukan Instalasi program dalam area perusahaanb. Training

Melatih karyawan untuk menggunakan programc. Maintanance

Melakukan perbaikan/pemeliharaan program, jika diperlukand. Testing

Menguji sistem yang dibuat sesuai dengan test plan yang telah dibuat, setelah dilakukan perbaikan

5. Close Outa. User Documentation

Membuat panduan penggunaan perangkat lunak untuk penggunab. Presentasi Proyek

Melakukan presentasi proyek kepada pihak perusahaanc. Pengumpulan persetujuan

Menyelesaikan Proyek, memenuhi kewajiban kedua belah pihakd. Arsip Dokumen

Mengumpulkan dokumen yang dihasilkan

5. Durasi Waktu Tiap Aktivitas

Activity Start FinishTimeLine

Oktober November Desember1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

Keseluruhan 30/09/2013 31/01/2014Initiating 30/09/2013 28/10/2013

Project Character 06/10/2013 13/10/2013Wawancara 30/09/2013 28/10/2013Observasi 30/09/2013 28/10/2013Dokumentasi 30/09/2013 28/10/2013

Planning 13/10/2013 11/11/2013Software Development Plan 13/10/2013 20/10/2013

Work Breakdown Structure 13/10/2013 16/10/2013Gantt Chart 16/10/2013 18/10/2013Budgeting 18/10/2013 20/10/2013

Software Requirements Specification 20/10/2013 27/10/2013Software Architecture Design 27/10/2013 03/11/2013

Perancangan Sistem 27/10/2013 31/10/2013Desain I/O 31/10/2013 04/11/2013Entity Relationship Diagram 31/10/2013 04/11/2013

Test Plan 04/11/2013 11/11/2013Execution 11/11/2013 19/01/2014

Database 11/11/2013 12/11/2013Interface 12/11/2013 15/11/2013Coding 15/11/2013 19/01/2014Testing 19/01/2014 19/01/2014Documentation 11/11/2013 19/01/2014

Control 19/01/2014 26/01/2014Instalasi 19/01/2014 21/01/2014Training 21/01/2014 22/01/2014Maintanance 22/01/2014 24/01/2014Testing 22/01/2014 25/01/2014

Close Out 25/01/2014 28/01/2014User Documentation 25/01/2014 25/01/2014Presentasi Proyek 26/01/2014 26/01/2014Pengumpulan persetujuan 26/01/2014 26/01/2014Pengarsipan Dokumen 26/01/2014 27/01/2014

6. CRITICAL PATH

4

2

2 4

2 2

4 2

sambung

START

ObservasiObservasi

WawancaraWawancara

Software

Arsitektur

Desain

Software

Arsitektur

Desain

Software Development

Plan

Software Development

Plan

Project Characte

r

Project Characte

r

Software Requirement

s Specification

Software Requirement

s Specification

DokumentasiDokumentasi

Test

Plan

Test

Plan

1 2 10 1

2 2 1 10

1

1 1 1

1

2

Testing

i

Testing

i

DocumentationDocumentation

Coding

Coding

InterfaceInterfaceDatabase

Database

InstalasiInstalasi

Testing Testing

MaintananceMaintanance

TrainningTrainning

Presentasi

Proyek

Presentasi

Proyek

Pengarsipan

Dokumen

Pengarsipan

Dokumen

User Dokumentation

User Dokumentation

Pengumpulan

Persetujuan

Pengumpulan

Persetujuan

Text

plan

Text

plan

FINISH

Ket : - Critical Path dibuat berdasarkan Akitivitas Lingkup Pekerjaan - Durasi Waktu dalam hari - garis merah adalah critical path - seluruh kegiatan dalam Initiating - seluruh kegiatan dalam planning - seluruh kegiatan dalam Execution - seluruh kegiatan dalam Control - seluruh kegiatan dalam Close out

7. ESTIMASI BIAYA

Kebutuhan Sub total Total % dari Total

1. Project Manajemen 11.000.000 15 %

Project Manager 5. 000.000

Project Team member 6.000.000

2. Hardware 35.000.000 25 %

2 PC User 10.000.000

1 PC Server 15.000.000

4 PC Tablet 12.000.000

Modem 2.000.000

Kabel 1.000.000

3. Software 50.000.000 50%

Lisensi Software 8.800.000

Software Development 10.200.000

Software Requirements Specification 10.000.000

Software Architecture Design 10.000.000

Test 10.000.000

4. Testing 5.000.000 7 %

5. Tranning and Support 1.100.000 3 %

Tranner Cost 1.100.000

Total Perkiraan Biaya 102.100.000 100 %

(Sumber : Standarisasi Gaji INKINDO 2010 dan Kelly Services Indonesia 2013 Salary Guide, google.com)

8. SKENARIO PENJAMINAN DAN PENGENDALIAN QUALITAS

Proses memonitoring atau mengontrol projek agar tetap terjaga kualitas sesuai yang diharapkan dapat dilakukan beberapa hal seperti dibawah ini :

Requirement Manajement Plan

Tahapan ini perlu diperhatikan agar dapat terealisasi dengan baik, dalam hal pengaturan perencanaan ini dapat ditinjau kembali dari awal perencanaan projek yaitu rancangan staffing maupun budgeting.

Schedule Control Plan

Mengawasi rancangan penjadwalan agar berjalan sesuai dengan tujuan dan target waktu yang telah ditentukan sebelumnya, hal ini dilakukan sebagai wujud profesionalitas pekerja.

Budgeting Control Plan

Memeriksa kembali anggaran yang telah dirancang dalam proses perancangan proyek sesuai dengan pengeluaran dana yang telah disetujui oleh manager proyek, dan mengantisipasi adanya biaya tambahan sewaktu-waktu dapat terjadi sehingga manager proyek dapat menyampaikannya pada sponsor atau pihak perusahaan dalam penyelesaian proyek.

Quality Control Plan

Menjaga Qualitas pengawasan agar setiap rencana yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan rencana, proses pelaksanaannya yaitu dengan memaksimalkan fungsi manager proyek, ketika mengikutsertakan semua anggota proyek dalam pembuatan deliverables untuk proses penyesuaian agenda kerja dan deadline berdasarkan departement masing-masing sesuai tenggang waktu pekerjaan yang diperlukan, sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dan dapat menyelesaikan pekerjaan dengan tepat, selain itu dapat mempermudah proses pengontrolan apabila terjadi ketidaksesuaian.

Reporting Plan

Rencana penyusunan laporan dilakukan secara intensif setiap minggu kepada sponsor proyek untuk melaporkan perkembangan dalam proses pelaksanaan proyek.

Measurement Plan

Ketepatan pengerjaan proyek diukur dalam proses presentase per hari dari setiap kegiatan terperinci sesuai dengan WBS.

9. Struktur Organisasi

10.Peran Dan Tanggungjawab

Peran TanggungjawabProject Manager - Menjadwalkan pelaksanaan dan manajemen proyek

- Membuat rencana pengembangan software yang mendefinisikan rencana proyek

- Memantau pelaksanaan proyek (mulai dari tahap analisis hingga implementasi)

- Mempresentasikan proyek kepada pihak perusahaan- Mengkoordinasikan pekerjaan tim proyek- Memperkirakan anggaran proyek

System Analist - Analisa proses bisnis dalam organisasi- Analisa kebutuhan sistem- Mendefinisikan prosedur/fungsi yang ada dalam sistem- Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan software yang

mendefinisikan kebutuhan sistemSystem Designer - Membuat rancangan sistem dalam bentuk Context Diagram dan Data

Flow Diagram- Mendesain struktur sistem basis data- Membuat sistem basis data fisik- Mendesain tampilan interface software- Membuat dokumen desain arsitektur sistem

Programmer - Konstruksi sistem berdasarkan rancangan yang telah dibuat (coding)- Membuat pseudocode untuk keperluan dokumentasi

System Tester - Membuat test plan untuk sistem yang akan dibuat- Melakukan percobaan pada fungsi – fungsi sesuai dengan test plan- Implementasi sistem

System Documentor - Mendokumentasi proyek dalam deliverables yang telah ditentukan- Membuat user documentation

Project Manager

System Analist

System Designer

Programmer

System Tester

System Docume

ntor

11.Responsibility Assignment Matrix (RAM) – SDM per WBS serta identifikasi Responsible dan Performing.

ActivityUnits

Project Manager

SystemAnalist

System Designer

ProgrammerSystem Tester

System Documentor

InitiatingProject Character Performing

ResponsibleWawancara Performing

ResponsibleObservasi Performing

ResponsibleDokumentasi Performing

ResponsiblePlanning

Software Development Plan PerformingResponsible

Work Breakdown Structure PerformingResponsible

Gantt Chart PerformingResponsible

Budgeting PerformingResponsible

Software Requirements Specification

PerformingResponsible

Software Architecture Design

PerformingResponsible

Perancangan Sistem PerformingResponsible

Desain I/O PerformingResponsible

Entity Relationship Diagram

PerformingResponsible

Test Plan PerformingResponsible

ExecutionDatabase Performing

ResponsiblePerforming

Interface PerformingCoding PerformingTesting PerformingDocumentation Performing

ControlInstalasi PerformingTraining PerformingMaintanance Responsible Performing Performing PerformingTesting Performing

Close OutUser Documentation PerformingPresentasi Proyek PerformingPengumpulan persetujuan PerformingPengarsipan Dokumen Performing

12.media/alat komunikasi yang akan digunakan dalam pengerjaan proyek- Telephone Call

- Jejaring social 13. pertemuan dalam setiap tahapan.

Activity Start Finish

TimeLine

Oktober November Desember Januari Februari1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2

Initiating 30/09/2013 28/10/2013

Planning 13/10/2013 11/11/2013

Execution 11/11/2013 19/01/2014

Control 19/01/2014 26/01/2014

Close Out 25/01/2014 28/01/2014

Keterangan :

Durasi Waktu setiap tahapan.

Pertemuan awal sebelum memulai tahapan.

pertemuan untuk mengevaluasi setiap tahapan .

14. Manajemen Resiko dalam pengerjaan proyek pembangunan system Departemen food & baverage

Resiko yang mungkin terjadi dalam proyek kali ini dibagi dalam beberapa Aspek

1 Aspek Teknis dan Teknologi Resiko yang dapat terjadi pada aspek ini : - Lokasi yang tak strategis untuk penempatan infrastruktur yang di perlukan ( Penanganannya ; Dilakukan Survei lokasi yang baik dan memastikan lokasi siap untuk didatangkan sistem)

- Aplikasi yang tidak sinkorn dengan Sistem ( Penanganannya ; Sistem Analisis merancang sistem yang dapat dipahami dengan baik programer sehingga memenuhi kebutuhan user akan system ini 2 Aspek Manajemen

- Pengerjaan lewat batas Waktu ( Penanganannya ; adanya time keeper untuk selalu mengotrol setiap aktivitas yang dilakukan

- Pengerjaan proyek gagal karna perubahan yang tidak terstruktur ( Penanganannya ; membuat plan kerja lebih dari 1 sehingga saat ada perubahaan tetap mengikuti plan yang ada

- Penempatan SDM yang tidak sesuai mengakibatkan pengalaman yang tidak menyenangkan di lapangan (Penanganannya ; pada setiap ruang lingkup diidentifikasi SDM yang sesuai untuk setiap aktivitas dan tempatkan SDM yang bisa bekerja sama dengan baik juga perlu di pertimbangkan bagi beberapa yang kerjanya

Lembur

3 Aspek Keuangan Pengembalian modal dan pengangaran yang jelas ( Penanganannya ; untuk setiap penganggaran dibuat serinci dan sejelas mungkin dan saat prentasi proposal agar dapat meyakinkan investor atau Kepala Depertemen agar pendanaan dapat dilakukan dan dijelaskan keuntungan sistem ini untuk dapat mengembalikan modal dalam waktu yang meyakinkan

15.Barang dan jasa yang perlu diadakan sepanjang pelaksanaan proyek :

Barang :

• PC komputer (UPS,stabilisator) : Sebagai sarana untuk mempermudah dalam dalam melaksanakan proses kerja dan memberikan informasi yang pengaruh cukup besar dalam penghematan dan efisiensi waktu.

• Printer,tinta,kertas hvs : untuk mencetak tulisan, gambar, grafik, dan data lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenisnya.

• Internet connection : Sebagai media melakukan transfer file, mengirim surat (email), Menyimpan file seperti, dokumen atau data-data penting lain nya, Mesin pencari (search engine) .

• Kabel : Dipergunakan untuk untuk menghubungkan komputer-komputer untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.

• lisensi software : mencakup izin, hak, dan pembatasan yang diberlakukan atas perangkat lunak.