tugas akhir · dalam tugas akhir ini, penulis hanya membatasi penulisan mengenai prosedur...
TRANSCRIPT
PROSEDUR PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG
BANGUNAN PADA DIVISI PURCHASING
DI PT NUANSA PESONA ASRI
JAKARTA SELATAN
TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)
RANIS SHARA
NIM: 22140429
Program Studi Manajemen Administrasi
Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta
Jakarta
2017
viii
ABSTRAK Ranis Shara (22140429), Prosedur Pelaksanaan Pengadaan Barang Bangunan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri Jakarta Selatan Dalam dunia usaha pada saat ini banyak faktor yang dapat membuat usaha atau perusahaan menjadi maju, selain faktor sumber daya manusia yang kompeten berkualitas juga berwawasan luas dan faktor lain juga tidak kalah penting yaitu pengadaan barang. Pengadaan barang bangunan adalah kegiatan yang dilakukan PT Nuansa Pesona Asri untuk memperlancar kegiatan suatu proyek. Dalam menjaga kestabilan dibutuhkan prosedur yang baik dengan meliputi permintaan barang, persetujuan pemesanan barang, pemesanan barang, penerimaan barang dan pembayaran, agar dapat menjamin kelancaran pengadaan barang bangunan pada suatu perusahaan yang bergerak dibidang property. Untuk memudahkan dalam penyusunan tugas akhir ini penulis menggunakan beberapa metode yaitu dengan menggunakan metode observasi pada objek yang dituju, melakukan wawancara pada pihak yang terkait untuk mendapatkan keterangan yang lebih jelas, dan menggunakan metode dokumentasi untuk mendukung teori yang dituliskan pada tugas akhir ini, serta disajikan dalam bentuk analisis deskriptif kualitatif dapat memberikan pemaparan bagaimana prosedur pelaksanaan pengadaan barang bangunan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri. Dalam pengadaan barang bangunan PT Nuansa Pesona Asri memiliki prosedur yang diterapkan dan dilaksanakan pada salah satunya proyek yaitu Green Lovina Residence dengan baik. Hal ini terbukti bahwa prosedur pengadaan yang diterapkan dapat memperlancar kegiatan pengadaan barang bangunan. Kata Kunci: Pengadaan, Barang Bangunan
ix
ABSTRACT
Ranis Shara(22140429),The Procedure of Implementation Procurement of Goods Building in Division Purchasing at PT Nuansa Pesona Asri Jakarta Selatan In the business on this moment has many factors that can make business or company become more advanced, besides the factors of human resoursce that competent and high quality also broad minded and another factors is also no less important which is procurement. Procurement of goods building are activities PT Nuansa PesonaAsri to ease the activities of a project. In maintain the stability is needed a good procedures that’s include, demand goods, approval orders, orders
goods, receipt of the goods, and payment, in order to ensure the smooth procurement of goods building at a company that moves in property. To facilitate in the preparation of this final task the writer used several methods which is method of observation on the target object, method of interview to obtain clearer information and method of documentation to support the theory that is written in this final task, and presented in the form of descriptive analysis qualitative exposure how procedure of implementation procurement of goods building in division purchasing at PT Nuansa Pesona Asri. In procurement of goods building PT Nuansa Pesona Asri has procedures applied and implemented on one of the project that is Green Lovina Residence well. This is proven that procedure of procurement applied can facilitate the activities of procurement of goods buiding. Keywords: Procurement, Goods Building
x
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................... i Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir .......................................................... ii Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ...................................... iii Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................... iv Lembar Konsultasi Tugas Akhir ........................................................................... v Kata Pengantar ...................................................................................................... vi Abstrak .................................................................................................................. viii Daftar Isi................................................................................................................ x Daftar Gambar ....................................................................................................... xii Daftar Tabel .......................................................................................................... xiii Daftar Lampiran .................................................................................................... xiv Daftar Simbol ....................................................................................................... xv BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang ..................................................................... 1 1.2. Perumusan Masalah.............................................................. 2 1.3. Tujuan dan Manfaat ............................................................. 2 1.4. Metode Pengumpulan Data .................................................. 3 1.5. Ruang Lingkup ..................................................................... 4 1.6. Sistematika Penulisan ........................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengadaan ........................................................................... 6 2.1.1. Pengertian Pengadaan .............................................. 6 2.1.2. Norma Pengadaan Barang/Jasa ............................... 7 2.1.3. Kedudukan Pengadaan Barang/Jasa ........................ 8 2.1.4. Prinsip Pengadaan (Procurement Principle) ........... 8 2.1.5. Kebijakan Pengadaan (Procurement Policy) .......... 10 2.1.6. Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan .......... 11 2.1.7. Etika Pengadaan ...................................................... 12
2.2. Barang ................................................................................. 14 2.2.1. Pengertian Barang .................................................... 14 2.2.2. Jenis Barang ............................................................. 15
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum PT Nuansa Pesona Asri ........................... 16
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Nuansa Pesona Asri 16 3.1.2. Struktur dan Tata Kerja PT Nuansa Pesona Asri ..... 19 3.1.3. Kegiatan Usaha PT Nuansa Pesona Asri ................. 22
3.2. Hasil Penelitian .................................................................... 23 3.2.1. Prosedur Pelaksanaan Pengadaan Barang Bangunan 23 3.2.2. Kendala Pengadaan Barang Bangunan ................... 41 3.2.3. Cara Mengatasi Kendala Pengadaan Barang .......... 41
xi
BAB IV PENUTUP 4.1. Kesimpulan........................................................................... 43 4.2. Saran ..................................................................................... 44
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 45 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ........................................................................... 46 SURAT KETERANGAN RISET ...................................................................... 47 LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................. 48
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III.1 Struktur Organisasi .............................................................. 19 Gambar III.2 Prosedur Pengadaan Barang Bangunan................................. 25 Gambar III.3 Bukti Permintaan Material .................................................... 26 Gambar III.4 Input Data Purchase Order (PO) ......................................... 27 Gambar III.5 Lembar Purchase Order (PO) .............................................. 28 Gambar III.6 Lembar Purchase Order (PO) Telah Disetujui ..................... 29 Gambar III.7 Nota Pembelian ................................................................... 31 Gambar III.8 Bukti Pembayaran ................................................................. 31 Gambar III.9 Prosedur Pengadaan Barang Bangunan ................................ 33
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel III.1 Data Pengadaan Barang Green Lovina Residence Maret 2017 36 Tabel III.2 Data Pengadaan Barang Green Lovina Residence April 2017 . 38 Tabel III.3 Data Pengadaan Barang Green Lovina Residence Mei 2017 ... 49
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
A1. Wawancara ......................................................................................... 48 A2. Struktur Organisasi PT Nuansa Pesona Asri ...................................... 51 B1. Bukti Permintaan Barang .................................................................... 52 B2. Bukti Permintaan Barang ................................................................... 53 B3. Purchase Order ................................................................................... 54 B4. Purchase Order .................................................................................. 55 B5. Purchase Order .................................................................................. 56 B6. Input Data PO ..................................................................................... 57 B7. Nota Pembelian .................................................................................. 58 B8. Bukti Pembayaran .............................................................................. 59 B9. Data Pengadaan Barang Green Lovina Residence ............................. 60 B10.Data Pengadaan Barang Green Lovina Residence ............................. 61
xv
DAFTAR SIMBOL
No. BENTUK SIMBOL NAMA SIMBOL FUNGSI SIMBOL
1. Terminal/Terminator
Menyatakan permulaan atau akhir suatu program apabila menggunakan sistem terkomputerisasi.
2.
Manual Operation
Menyatakan pengolahan data atau dokumen yang tidak dilakukan melalui computer.
3.
Dokumen
Menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
4.
Manual Input
Input dokumen yang dimasukkan secara manual dari keyboard/lembar kerja ke dalam komputer.
5.
Multi Dokumen
Menyatakan input berasal dari beberapa dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
6.
Proses
Menyatakan tindakan (proses) yang dilakukan baik secara manual maupun terkomputerisasi.
7.
Offline-Storage
Menyatakan data dalam symbol ini disimpan dalam media tertentu.
8.
Arus/Flow
Arah dari aliran atau alur dari proses penanganan sebuah atau beberapa dokumen.
Sumber: Panduan Laporan Tugas Akhir ASM BSI, 2017
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam dunia usaha pada saat ini banyak faktor yang dapat membuat usaha
atau perusahaan menjadi maju, selain faktor sumber daya manusia yang kompeten
berkualitas juga berwawasan luas dan faktor lain juga tidak kalah penting yaitu
pengadaan barang (procurement). Pengadaan barang mempunyai peran penting
dalam sebuah usaha maupun perusahaan. Pada perusahaan kecil pembelian barang
dapat dilakukan oleh karyawan, akan tetapi pada perusahaan menengah memiliki
satu departemen untuk pembelian, dan pada perusahaan besar mungkin memiliki
ratusan orang untuk mengatur jumlah pembelian yang sangat banyak.
Pada proses pengadaan barang harus memiliki prosedur. Setiap uraian
pekerjaan yang didukung oleh prosedur kerja yang baik akan lebih efektif dan
efisien dalam melaksanakan kegiatan perusahaan dengan pencatatan tertulis
mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
Dalam sebuah perusahaan, pembelian bertanggung jawab atas semua
perolehan barang pada setiap perusahaan. Pembelian barang untuk jenis apapun
juga dapat disebut perolehan barang atau yang dikenal dengan pengadaaan barang.
Pengadaan barang sangat bermanfaat karena perusahaan memerlukan sebuah
pasokan barang, jika pengadaan barang ditangani secara buruk maka barang-
barang tidak akan sampai, salah kirim atau jumlah barang yang dikirim salah, dan
itu semua berakibat buruk bagi perusahaan.
2
PT Nuansa Pesona Asri merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang property yaitu pengembang perumahan (developer) yang ada di Jakarta.
Untuk kelancaran kerja karyawan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona
Asri, maka diperlukan pengadaan barang (bangunan) secara efektif dan efisien.
Berdasarkan penjelasan tersebut diatas maka penulis dalam Laporan Tugas
Akhir ini mengambil judul “Prosedur Pelaksanaan Pengadaan Barang
Bangunan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri Jakarta
Selatan’’.
1.2.Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis merumuskan
permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimanakah prosedur pelaksanaan pengadaan barang bangunan pada Divisi
Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri?
2. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengadaan barang
bangunan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri?
3. Bagaimana cara mengatasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan
pengadaan barang bangunan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona
Asri?
1.3. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dan Manfaat tugas akhir ini antara lain:
1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan pengadaan barang pada Divisi
Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri
3
2. Untuk mengetahui kendala yang terdapat dalam pelaksanaan pengadaan
barang pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona Asri
3. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan
pengadaan barang bangunan pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona
Asri
Manfaat dari penulisan tugas akhir ini, adalah :
1. Bagi penulis untuk lebih mengetahui prosedur pelaksanaan pengadaan
barang.
2. Bagi perusahaan untuk menambah wawasan tentang prosedur pelaksanaan
pengadaan barang.
3. Bagi pembaca, penulisan Tugas Akhir ini diharapkan bermanfaat sebagai
referensi bagi mahasiswa yang tertarik dalam bidang ini demi terciptanya
suatu kaya ilmiah dan untuk menambah informasi mengenai pentingnya
pengadaan barang di perusahaan.
1.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis memperoleh data dengan cara:
1. Metode Observasi
Metode ini merupakan kumpulan data yang dilakukan dengan cara
pengamatan secara langsung pada Divisi Purchasing di PT Nuansa Pesona
Asri.
4
karyawan pada Divisi Purchasing yang berkaitan dengan daftar pertanyaan
yang sudah disiapkan terlebih dahulu oleh penulis.
3. Metode Dokumentasi
Penelitian ini dilakukan untuk mendapatkan data yang sifatnya teoritis
terhadap buku bacaan dan literatur yang terkait dalam pembahasan dalam
penyusunan Tugas Akhir.
1.5. Ruang Lingkup
Dalam Tugas Akhir ini, penulis hanya membatasi penulisan mengenai
prosedur pelaksanaan pengadaan barang bangunan pada Divisi Purchasing PT
Nuansa Pesona Asri di Green Lovina Residence, kavling FA6, Cinere Kota
Depok, kendala pelaksanaan pengadaan barang bangunan dan cara mengatasi
kendala pelaksanaan pengadaan barang bangunan. Adapun prosesnya mulai dari
permintaan barang, persetujuan pemesanan barang, pemesanan barang,
1.6. Sistematika Penulisan
Sistematika penelitian Tugas Akhir ini dibagi menjadi empat bab, masing-
masing bab mengemukakan secara garis besar mengenai hal-hal dan masalah yang
akan dibahas, dan masalah tersebut sebagai berikut:
Metode ini dilakukan secara tanya jawab dengan Bapak Jamal Nurdin selaku
penerimaan barang dan pembayaran periode Maret-Mei 2017.
2. Metode Wawancara
5
Dalam bab ini pendahuluan masalah yang berisikan tentang latar
belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metode
pengumpulan data, ruang lingkup, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini menjelaskan tentang pengertian pengadaan, fungsi
dan peranan manajemen pengadaan, prinsip pengadaan, kebijakan
pengadaan, etika pengadaan, norma pengadaan barang.jasa,
kedudukan pengadaan barang/jasa.
BAB III PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan membahas tentang sejarah dan perkembangan
perusahaan, struktur dan tata kerja perusahaan, kegiatan usaha
perusahaan, prosedur pelaksanaan pengadaan barang bangunan
pada Divisi Purchasing pada PT Nuansa Pesona Asri, kendala
yang dihadapi, dan cara mengatasi kendala yang dihadapi dalam
pelaksanaan pengadaan barang.
BAB IV PENUTUP
Dalam bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan
ringkasan akhir yang diperoleh dalam penyusunan tugas akhir serta
saran-saran penulis.
BAB I PENDAHULUAN
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengadaan
2.1.1. Pengertian Pengadaan
Pengadaan memiliki peran penting bagi perusahaan dalam melakukan
aktivitas untuk mencapai tujuan suatu perusahan. Agar suatu pengadaan barang
dan jasa dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka kedua belah pihak yaitu
pihak pengguna dan penyedia harus tunduk kepada etika dan norma pengadaan
barang dan jasa yang berlaku.
Menurut Siahaya (2013:1) mengemukakan bahwa “pengadaan adalah
upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan yang dilakukan berdasarkan
pemikiran yang logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang berlaku
sesuai metode dan proses pengadaan barang dan jasa yang berlaku”.
Menurut Dimyati dan Kadar (2014:246) mengemukakan bahwa
“pengadaan adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara
transparan,efektif, dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
penggunanya”.
Menurut Sutedi (2009:3) menyatakan bahwa “Pengadaan barang dan jasa
adalah untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkan atas
dasar pemikiran yang logis dan sistematis (the system of thought), mengikuti
norma dan etika yang berlaku, berdasarkan metode dan proses pengadaan yang
baku”.
7
Diluar dari penjelasan diatas mengenai definisi pengadaan barang maka
Assauri (2008:229) mengemukakan bahwa “walaupun proses pembelian dan
pengadaan tidak sama di setiap perusahaan, tetapi kebanyakan perusahaan-
perusahaan yang ada selalu mengikuti prosedur yang rutin”. Seperti contoh
apabila stock sudah mencapai titik beli atau hampir mencapai stock minimum
harus segera diadakan pemesanan. Prosedur pembelian meliputi:
1. Prosedur permintaan kebutuhan barang.
2. Prosedur permintaan pembelian barang.
3. Prosedur pelaksanaan pembelian barang.
4. Prosedur penerimaan barang.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengadaan barang
dan jasa atau procurement adalah suatu kegiatan untuk mendapatkan barang dan
jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan dan penggunaannya
dengan mengikuti norma dan etika yang berlaku.
2.1.2. Norma Pengadaan Barang/Jasa
Sebagaimana norma lain yang berlaku, norma pengadaan barang dan jasa
terdiri dari norma tidak tertulis dan tertulis. Hal ini dijelaskan oleh Sutedi
(2009:11) bahwa:
Norma tidak tertulis pada umumnya adalah norma yang bersifat ideal, sedangkan norma tertulis pada umumnya adalah norma yang bersifat operasional. Norma ideal pengadaan barang dan jasa antara lain tersirat dalam pengertian tentang hakekat, filosofi, etika, profesionalisme dalam bidang pengadaan barang/jasa. Sedangkan norma pengadaan barang dan jasa bersifat operasional pada umumnya telah dirumuskan dan dituangkan dalam peraturan perundang-undangan yaitu berupa undang-undang, peraturan, pedoman, petunjuk, dan bentuk produk lainnya.
8
2.1.3. Kedudukan Pengadaan Barang/Jasa
Kedudukan pengadaan barang dan jasa tidak selalu sama tingkatannya,
tergantung dari jenis pengadaan barang dan jasa. Berikut ini posisi/kedudukan
pengadaan barang dan jasa dalam pelaksanaan pembangunan menurut Sutedi
(2014:5), meliputi:
1. Perencanaan (Planning)
2. Pemrograman (Programming)
3. Penganggaran (Budgeting)
4. Pengadaan (Procurement)
5. Pelaksanaan kontrak dan pembayaran (Contract Implementation and Payment)
6. Penyerahan pekerjaan selesai
7. Pemanfaatan dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)
2.1.4. Prinsip Pengadaan ( Procurement Principle)
Prinsip pengadaan barang/jasa seperti kode etik yang harus dipatuhi oleh
semua pihak, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga penyerahan pengadaan
barang/jasa.Pengadaan yang dilaksanakan harus menghasilkan barang/jasa yang
dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi administrasi, teknis maupun
keuangan.
Menurut Siahaya (2013:11) dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan sejak
perencanaan harus menerapkan prinsip pengadaan:
1. Efektif
Sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat
yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan perusahaan.
9
2. Efisien
Diusahakan dengan menggunakan dana, daya dan fasilitas yang sekecil-
kecilnya untuk mencapai sasaran dalam waktu singkat dan dapat dipertanggung
jawabkan serta memberikan kontribusi yang sebesar-besarnya.
3. Kompetitif
Dilakukan melalui seleksi dan persaingan yang sehat diantara penyedia
barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan
ketentuan dan prosedur yang jelas serta transparan.
4. Transparan
Semua ketentuan dan informasi, baik teknis maupun administratif termasuk
tata cara evaluasi, hasil evaluasi dan penetapan pemenang harus bersifat
terbuka bagi penyedia barang dan jasa yang berminat.
5. Adil
Tidak diskriminatif dalam memberikan perlakuan bagi semua penyedia barang
dan jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu.
6. Bertanggung Jawab
Mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran
pelaksanaan usaha sesuai dengan prinsip-prinsip dan kebijakan serta ketentuan
yang berlaku dalam pengelolaan rantai suplai.
7. Berpihak kepada produk dalam negeri
Mendukung dan menumbuhkembangkan kemampuan nasional untuk lebih
mampu bersaing ditingkat nasional, regional dan internasional.
8. Berwawasan lingkungan
10
Mendukung dan mengembangkan kegiatan dengan memperhatikan
kemampuan dan dampak lingkungan.
2.1.5. Kebijakan Pengadaan (Procurement Policy)
Kebijakan pengadaan berhubungan dengan mengatur pengadaan barang
agar dapat menjamin kelancaran kegiatan perusahaan secara efektif dan
efisien.Dalam rangka pengaturan ini, perlu ditetapkan kebijakan-kebijakan yang
berkenaan dengan pengadaan.
Menurut Siahaya (2013:12) dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan selalu
harus menerapkan kebijakan pengadaan:
1. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa berdasarkan kebutuhan sesuai
peraturan yang berlaku secara efektif dan efisien.
2. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa berdasarkan prinsip QCD (Quality,
Cost, dan Delivery).
3. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa berbasis Procurement One (satu
regulasi, satu interpretasi dan satu implementasi).
4. Melaksanakan pengadan barang, dan jasa langsung ke produsen, dengan
mengutamakan produsen dalam negeri atau melalui distributor yang ditunjuk
oleh produsen dalam negeri.
5. Melaksanakan pengadaan sendiri barang dan jasa secara swakelola atau
melalui pemasok (penyedia barang dan jasa).
6. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa di dalam wilayah Negara Republik
Indonesia sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku di Negara RI.
11
7. Mengutamakan penggunaan produk dalam negeri dan peningkatan potensi
nasional.
8. Menjamin kepastian peraturan dan kepastian usaha serta member kesempatan
berusaha bagi produsen dan perusahaan dalam negeri, terutama usaha kecil.
9. Menciptakan iklim persaingan yang sehat, tertib dan terkendali, dengan cara
meningkatkan transparasi dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.
10. Mempercepat proses pelaksanaan dan memperpendek waktu proses dan
birokrasi pengadaan barang dan jasa.
11. Melaksanakan kegiatan pengadaan barang sesuai ketentuan kesehatan,
keselamatan kerja, dan lindungan lingungan.
12. Meningkatkan kinerja dan tanggung jawab para perencana, pelaksana, serta
pengawas pengadaaan barang dan jasa.
2.1.6. Fungsi dan Peranan Manajemen Pengadaan
Suatu perusahaan tidak akan bisa beroperasi dengan baik tanpa adanya
fungsi dari kegiatan pengadaan. Manajemen pengadaan ditunjukkan untuk
mendukung agar dapat menjamin penyelesaian pelaksanaan suatu kegiatan
perusahaan.
Menurut Siahaya (2013:9) manajemen pengadaan mempunyai berbagai
macam fungsi yang dapat dikelompokkan menjadi:
1. Pembelian (Purchasing), merupakan kegiatan lebih difokuskan kepada
pembelian barang (material) dan peralatan (equipment).
2. Penyewaan (Leasing), merupakan kegiatan sewa-menyewa baik secara sewa
murni atau sewa dengan opsi untuk membeli.
12
3. Konstruksi (Construction), merupakan kegiatan membangun wujud fisik.
4. Konsultasi (Consultation), merupakan kegiatan jasa keahlian professional.
5. Inspeksi (Inspection), merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian.
6. Swakelola (Self Management), merupakan kegiatan yang dilaksanakan sendiri
(internal)
7. Tukar Tambah (Trade-in), merupakan kegiatan tukar-menukar barang dengan
membayar selisih harga, untuk memperoleh barang yang sesuai dengan
kebutuhan operasi, untuk menghindari kerugian perusahaan.
8. Beli Kembali (Factory Buy-back), merupakan kegiatan pembelian kembali
oleh pabrik pembuat terhadap barang yang tidak terpakai untuk mengurangi
kerugian perusahaan.
9. Barter (Exchange), merupakan kegiatan tukar-menukar barang secara langsung
(tukar guling).
Menurut Siahaya (2013:10) manajemen pengadaan barang berperan
sebagai proses penentuan secara sitematik terhadap apa, (spesifikasi,kualitas),
kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber,sistem) dan berapa (kuantitas)
untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan sampai ke tempat
tujuan sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai yang
wajar untuk memenuhi kebutuhan.
2.1.7. Etika Pengadaan
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia dalam Sutedi (2009:10)
menyatakan bahwa “Etika adalah asas-asas akhlak/moral. Asas-asas adalah dasar-
dasar atau pondasi suatu kebenaran yang menjadi dasar atau tumpuan berfikir
13
akhlak adalah watak, tabiat, budi pekerti sedangkan moral adalah perbuatan baik-
buruk”.
Menurut Siahaya (2013:14) mengemukakan bahwa “etika (kode etik)
pengadaan merupakan pedoman profesional individu pelaksana pengadaan yang
bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan kegiatan pengadaan barang
dan jasa”.
Menurut Siahaya (2013:14) mengemukakan bahwa “prinsip etika
pengadaan adalah untuk menegakkan integritas, kehormatan, martabat dan
meningkatkan kompetensi dan professional serta bersikap jujur dan adil setiap
pelaksanaan pengadaan”
Pedoman praktik etika pengadaan menurut Siahaya (2013:14) yaitu:
1. Menjunjung tinggi profesi pengadaan
2. Melaksanakan prinsip pengadaan secara konsekuen dalam pengambilan
keputusan secara terbuka, transparan, efisien, efektif, tidak diskriminatif,
persaingan sehat, akuntabel dan kredibel.
3. Melakukan kegiatan sesuai peraturan, kaidah, kompetensi dan kewenangan.
4. Melakukan tugas dan tanggung jawab secara professional, tertib, patuh, dan
taat asas.
5. Menegakkan kehormatan, integritas, kejujuran, dan martabat profesi
pengadaan.
6. Menghindari konflik kepentingan
7. Tidak melakukan dan tidak kompromi terhadap korupsi, kolusi, dan
nepotisme.
8. Loyal kepada perusahaan dan institusi pemberi kerja.
14
9. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang.
10. Memegang teguh rahasia jabatan.
11. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of
interest).
12. Mencegah dan menghindari praktik persaingan tidak sehat.
13. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang telah
ditetapkan.
14. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan.
15. Menghargai hak para pihak.
16. Tidak menerima, tidak memberi, tidak meminta, tidak menawarkan atau tidak
menjanjikan untuk memberi imbalan atau menerima hadiah berupa apa saja
kepada dan dari siapapun yang diketahui dan patut diduga berkaitan dengan
pengadaan barang dan jasa.
17. Tidak memalsukan dokumen atau menggunakan dokumen yang tidak sah.
18. Menghindari loyalitas ganda.
19. Tidak melakukan insider trading (praktik kepentingan bisnis pribadi dalam
perusahaan).
20. Meningkatkan pengetahuan pribadi.
2.2 Barang
2.2.1 Pengertian Barang
Semua manusia memiliki kebutuhan yang berbeda-beda.Kebutuhan
manusia itu berbentuk barang atau jasa.Karena pada dasarnya barang dan jasa
merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dalam kehidupan manusia.
15
Menurut Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Pasal 1 Ayat 15 (2012:4) menyatakan bahwa “Barang
adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun
tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan, atau
dimanfaatkan oleh Pengguna Barang”.
Menurut Siahaya (2013:5) mengemukakan bahwa “barang adalah benda
dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah
jadi, barang jadi dan peralatan”.
Menurut Swastha dan Irawan (2008:165) menyatakan bahwa: Barang diartikan sebagai kumpulan atribut dan sifat kimia secara fisik dapat diraba dalam bentuk yang nyata.Dalam tinjauan yang lebih mendalam, sebenarnya barang itu tidak hanya meliputi atribut fisik saja, tetapi juga mencakup sifat-sifat non fisik seperti harga, nama penjual, dan sebagainya”.
Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa barang merupakan
benda yang berwujud maupun tidak berwujud yang memiliki kegunaan untuk
memenuhi kebutuhan manusia.
2.2.2. Jenis Barang
Ada dua jenis barang dalam pengadaan menurut Siahaya (2013:5) yaitu
barang operasi (konsumsi dan produksi) dan barang modal.
1. Barang konsumsi adalah barang hasil akhir produksi yang langsung digunakan
seperti makanan, minuman, obat-obatan dan suku cadang.
2. Barang produksi adalah barang yang diperlukan untuk proses produksi, seperti
bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.
3. Barang modal adalah barang yang dapat dipakai beberapa kali dan mengalami
penyusutan, seperti peralatan, kendaraan, rumah.
16
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Nuansa Pesona Asri
PT Nuansa Pesona Asri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang
property. Didirikan oleh Taufik Ismet Abdullah pada tahun 1995, dan telah
mengerahkan diri dalam bentuk perusahaan pada tanggal 27 Januari 2009 dengan
akta pendirian perusahaan No.29 yang dibuat di kantor notaris Karnia Susanti
Edwin,S.H. Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun, sampai saat ini PT Nuansa
Pesona Asri telah membangun beberapa proyek perumahan dan ruko yang
tersebar disekitar Depok, Tangerang, dan Jakarta.
Dalam menjalankan tugas operasionalnya, PT Nuansa Pesona Asri
memiliki visi dan misi yang jelas dapat menjalankan kegiatannya dengan
maksimal dan dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi konsumen. Visi dan
Misi PT Nuansa Pesona Asri adalah:
Visi :
Menjadi perusahaan property yang senantiasa mengedepankan kepuasan
konsumen.
Misi :
Menjadi perusahaan property inovatif dan berdedikasi, dengan produk-
produk yang mencapai mutu terbaik demi kepuasan konsumen.
17
Adapun proyek yang telah berjalan diantaranya adalah:
1. Ruko Sentral Mampang
Rumah toko yang terletak di mampang prapatan terdiri dari 3 unit ruko.
2. Ruko Lapangan Ros
Ruko yang terletak di Jalan KH.Abdullah Syafi’i No.25 Tebet, Jakarta Selatan.
Yang terdiri dari 5 unit ruko dengan total luas 1.450m2.
3. Perumahan Mutiara Fatmawati
Perumahan yang terletak di Jalan H.Kamang No.44 Cilandak, Jakarta
Selatan.Terdiri dari 20 unit rumah mulai dari tipe 120m2 sampai dengan 350m2.
4. Kair Town House
Perumahan yang terletak di Jalan Kair 70 RT 002/04 Ragunan, Pasar Minggu,
Jakarta Selatan.Terdiri dari 5 kavling bangunan.
5. Nuansa Batavia
Perumahan ini terletak di Jl.Raya Pangkalan Jati,Gandul.
6. Nuansa Betawi
Perumahan ini terletak di Jl.Raya Pangkalan Jati,Gandul.
7. Mutiara Depok
Perumahan ini terletak di Jl. Tole Iskandar,Depok,JawaBarat
8. Perumahan Jl.Intan
Perumahan yang terletak di Jl. YDPP No. A8,Cilandak,Jakarta Selatan ini
terdiri dari 8 unit rumah mulai dari tipe 150 m2 sampai dengan 450 m2.
9. Perumahan Mutiara Juanda
Perumahan yang terletak di Jl. Proklamasi, Bojong, Depokini terdiri dari
99 unit rumah mulai dari tipe 36 m2 sampai dengan 150 m2.
18
Dan beberapa proyek yang masih berjalan diantaranya:
1. Perumahan Casa de Chantique
Perumahan yang terletak di Jalan Raya Bukit Cinere No.81 Gandul,
Depok.Terdiri dari 61 unit rumah mulai dari tipe 105m2 sampai dengan 180m2.
2. Perumahan Cilandak Green Hill
Perumahan yang terletak di Jalan Pringgodani, Cilandak, Jakarta
Selatan.Terdiri dari 22 unit mulai dari tipe 150m2 sampai dengan 180m2.
3. Perumahan Lenteng Agung Residence
Perumahan yang terletak di Jalan Lontar No.50 Lenteng Agung terdiri dari 4
unit rumah.
4. Perumahan Arden Mampang Depok
Perumahan yang terletak di Jalan Pramuka, Grogol, Depok.Terdiri dari 200
unit tipe 40m2.
5. Perumahan GreenLovina
Perumahan yang terletak di Jalan Raya Bukit Cinere Raya No. 101-102,
Gandul, Depok. Terdiri dari 66 unit rumah bertipe 91m2 sampai dengan
150m2.
6. Mutiara Hijau
Proyek yang berlamat di Jl. Tegar beriman, Pemda Cibinong, Bogor ini terdiri
dari 83 unit rumah.
7. Perumahan Jl.H. Mandor
Perumahan yang terletak di Jl.H.Mandor,Cilandak,Jakarta Selatan. Terdiri
dari 3 unit rumahtipe 450m2.
19
8. Khayangan Residence
Proyek yang beralamat di Jl. Raya Pramuka, Mampang, Pancoran Mas,
Depok ini terdiri dari 11 unit rumah yang terdiri dari tipe 45m2 dan 60m2.
9. Raisan Town House
Proyek yang berlokasi di Jl. H. Raisan RT 003/01, Cipedak, Jagakarsa, Jakarta
Selatan.Terdiri dari 5 kavling rumah.
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja PT Nuansa Pesona Asri
1. Struktur Organisasi
Dalam perusahaan adalah hal yang sangat penting untuk mengetahui
secara langsung tanggung jawab dan peranan dalam setiap bagian.
Sumber: PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.1
Struktur Organisasi PT Nuansa Pesona Asri
20
2. Tata Kerja Organisasi
Di dalam PT Nuansa Pesona Asri terdapat struktur organisasi yang dapat
menunjukkan tugas dan tanggung jawab setiap bagian yaitu:
1. Direktur Utama
Tugas dan tanggung jawab direktur utama yaitu:
a. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan
perusahaan
b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian
(manager)
2. Direktur
Tugas dan tanggung jawab direktur yaitu:
a. Berperan penting untuk setiap kebijakan atau usulan yang diberikan oleh
direktur utama
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara
efektif dan efisien.
3. Manager Accounting
Tugas dan tanggung jawab manager accounting yaitu:
a. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencanaan, laporan dan
pembiayaan perusahaan.
b. Mengecek anggaran, laporan keuangan, pengeluaran dan pemasukan
danapada perusahaan.
4. Accounting dan Finance
Tugas dan tanggung jawab accounting dan finance yaitu:
a. Menginput mutasi harian
21
b. Mengerjakan laporan harian perusahaan
5. Administrasi dan Legal
Tugas dan tanggung jawab administrasi dan legal yaitu:
a. Mengerjakan urusan pajak PPJB (Perjanjian Pengikatan Jual Beli) tanah dan
bangunan.
b. Mengurus perizinan proyek
6. Manager Marketing
Tugas dan tanggung jawab manager marketing yaitu:
a. Memasarkan produk melalui media cetak dan mempromosikan melalui
pameran.
b. Membuat target pemasaran dan penjualan melalui perencanaan,
pengembangan, dan pelaksanaan.
7. Pimpinan Proyek
Tugas dan tanggung jawab pimpinan proyek yaitu:
a. Mimimpin survei lokasi proyek sebagai bahan pembuatan perencanaan
b. Melakukan persiapan pelaksanaan proyek lapangan
c. Mengatur para pelaksana dilapangan agar terkontrol dengan baik.
8. Purchasing dan Logistic
Tugas dan tanggung jawab purchasing dan logistic yaitu:
a. Bertugas membeli kebutuhan bahan bangunan sesuai permintaan
dilapangan.
b. Menyiapkan proses administrasi pengadaan peralatan
c. Mengelola arsip-arsip order pembelian barang atau material
22
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Nuansa Pesona Asri adalah salah satu perusahaan yang bergerak
dibidang property. Adapun proyek yang ditangani PT Nuansa Pesona Asri sendiri
antara lain sebagai berikut:
1.Proyek Perumahan
2. Proyek Ruko
3. Proyek Apartemen
PT Nuansa Pesona Asri berkantor pusat di Jalan Raya Pasar Minggu,
Jakarta Selatan telah memiliki kantor pemasaran pada masing-masing perumahan
yang diantaranya bertempat di Jalan Bukit Cinere No.101-102, Cinere Kota
Depok di dalam perumahan Green Lovina Residence. PT Nuansa Pesona Asri
yang sudah berdiri sejak tahun 2009 hingga kini, telah menjual beberapa tipe
rumah dengan 2 lantai dan sampai saat ini sudah banyak yang terjual.
Dan untuk berkembangnya dalam bisnis penjualan rumah, PT Nuansa
Pesona Asri membuka kembali dengan proyek-proyek perumahan diantaranya:
1. Rumah Antasari
Proyek yang berlokasi di Jalan Kenanga RT 01/001, Antasari, Cipete Utara,
Jakarta Selatan ini berada di lahan seluas 2.124 m² dan rencananya akan
dibangun 8 unit rumah.
2. Mandala Town House
Proyek yang berlokasi di Jalan Mandala II No.78 RT 05/02, Cilandak Barat,
Jakarta Selatan ini berada di lahan seluas 850 m² dan pada saat ini telah dalam
proses pembebasan lahan.
23
3. Kahfi Town House
Proyek yang berlokasi di Jalan Moch.Kahfi 1 RT 003/07 ini berada di lahan
seluas 13.000 m², dan rencananya akan dibangun 61 unit rumah dan 7 unit
ruko.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Prosedur Pelaksanaan Pengadaan Barang Bangunan
Pengadaan barang merupakan salah satu bagian terpenting yang terdapat
disetiap perusahaan yang bergerak dibidang property yaitu pengembang
perumahan (developer).Pengadaan barang berguna untuk menunjang suatu
aktifitas kegiatan perusahaan sehingga akan mempermudah proses kegiatan agar
tercapai suatu tujuan perusahaan. Pengadaan barang bangunan yang baik sangat
penting dalam suatu kegiatan perusahaan.
PT Nuansa Pesona Asri bekerjasama dengan Supplieryang bernama
SUMBER MAKMUR yang terletak di Jalan H. Ipin Pondok Labu No.25 A
Jakarta Selatan dan KAMAL JAYA yang terletak di Jalan Ampera Raya No.37 B
Jakarta Selatan. Barang-barang yang dibeli oleh PT Nuansa Pesona Asri ke
Supplier ini adalah barang bangunan.
Dalam prosedur pengadaan barang bangunan di PT Nuansa Pesona Asri
terdapat beberapa pihak-pihak yang terkait, sebagai berikut:
1. Mandor adalah seseorang yang mengajukan Bukti Permintaan Material jika
dalam pelaksanaan kegiatan proyek membutuhkan suatu barang.
24
2. Staff Purchasing adalah seseorang yang bertugas membuat Purchase Order
setelah menerima bukti permintaan material dan melakukan pemesanan barang
kepada supplier.
3. Manager Purchasing adalah seseorang yang bertugas dalam hal persetujuan
purchase order.
4. Supplier adalah perusahaan yang menjalankan usaha menyalurkan atau
memasarkan sesuatu barang (produk) tertentu.
5. Staff Accounting adalah seseorang yang melakukan pengecekan apakah barang
yang dipesan yang terdapat dalam purchase order sama dengan laporan barang
yang diterima.
6. Manager Accounting adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan
persetujuan pembayaran terhadap barang yang telah dipesan..
Berikut ini merupakan alur dalam melakukan pengadaan barang bangunan
pada PT Nuansa Pesona Asri sebagai berikut:
25
Mandor Staff
Purchasing
Manager Purchasing
Supplier
Staff Accounting
Manager Accounting
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.2
Prosedur Pengadaan Barang Bangunan
Mulai
Perincian BPM
Menerima BPM
Input data BPM
Dok. PO
Pemesanan
Menerima PO
Mengirim Barang dan
nota pembelian
Barang Diterima
Menerima notapembelian
Pengecekan nota
pembelian
Pengecekan nota
pembelian
Dok. PO
Pengecekan kembali dan persetujuan pembayaran
Pembayaran
Selesai
26
Adapun penjelasan dari gambar alur prosedur diatas antara lain:
1. Perincian Permintaan Barang oleh Mandor.
Langkah awal dalam prosedur pengadaan barang bangunan, mandor yang
berada di proyek Green Lovina Residence PT Nuansa Pesona Asri melakukan
pemeriksaan barang yang dibutuhkan untuk kegiatan proyek tersebut.Jika barang
yang dibutuhkan tidak tersedia maka mandor mengajukan perincian permintaan
barang atau yang biasa disebut dengan Bukti Permintaan Material (BPM) yang
disetujui oleh pelaksana kepada staff purchasing.Bukti Permintaan Material
berisikan nama barang, jenis barang, dan jumlah barang yang diinginkan. Bukti
Permintaan Material ini dibuat rangkap 2, lembar ke-1 untuk staff purchasing,
lembar ke-2 untuk pelaksana sebagai file.
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.3
Bukti Permintaan Material
27
2. Input Data Permintaan Pembelian
Setelah Bukti Permintaan Material (BPM) diterima oleh staff purchasing,
maka staff purchasing menginput barang-barang permintaan kedalam sistem
komputer sehingga munculah Purchase Order (PO) lalu diprint. Purchase order
harus ditanda tangani oleh staff purchasing dan disetujui oleh manager
purchasing.
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.4
Input Data Purchase Order(PO)
3.Membuat Purchase Order
Pada saat staff purchasing ingin melakukan pembelian barang harus
mengacu pada prosedur yang telah diterapkan antara lain:
a. Menerima bukti permintaan material yang sudah ditanda tangani.
b. Memeriksa kelengkapan pada bukti permintaan material
28
c. Membuat PO rangkap 3, lembar ke-1 untuk supplier, lembar ke-2 untuk staff
purchasing, lembar ke-3 untuk staff accounting.
d. Meminta persetujuan manager purchasing pada PO untuk segera dilakukan
pemesanan barang.
e. Menyerahkan PO lembar ke- 1 untuk supplier
f. Menyerahkan PO lembar ke-3 kepada staff accounting
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.5
Lembar Purchase Order (PO)
29
4. Proses Persetujuan
Dalam hal ini yang berwenang dalam proses persetujuan pengadaan
barang bangunan adalah Manager Purchasing. Setelah purchase order telah
disetujui, maka proses pembelian kepada supplier dapat segera dilaksanakan.
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.6
Lembar Purchase Order (PO) Telah Disetujui
5. Proses Pemesanan
Dalam melakukan pemesanan barang, staff purchasing menghubungi
Supplier melalui telephone dan fax. PO yang telah dibuat oleh staff purchasing
dikirim ke Supplier melalui mesin fax yang selanjutnya akan dikonfirmasi melalui
telephone kepada pihak Supplier bahwa PO telah dikirimkan.
30
6. Menerima PO dan Mengirim Barang
Dalam hal ini Supplier dikatakan sebagai unit terkait pihak luar.Apabila
Supplier telah menerima PO dari staff purchasing maka supplier mengecek
ketersediaan barang yang dijual apakah barang yang di pesan tersedia atau tidak.
Jika tidak tersedia maka supplier menghubungi staff purchasing bahwa barang
yang dipesan tidak tersedia. Hal ini tergantung pada keputusan pihak purchasing
apakah pesanan akan digantikan dengan barang mereklain atau pembatalan
pembelian, sedangkan bila barang yang dipesan tersedia maka proses pembelian
akan segera dilanjutkan dengan pihak Supplier mengirimkan barang yang dipesan
dengan membawa nota pembelian.
7. Barang Diterima
Setiap barang yang dikirim oleh Supplier maka barang tersebut diterima
oleh mandor dengan disertai nota pembelian. Selanjutnya mandor memeriksa
barang yang datang sesuai atau tidak dengan yang dipesan, baik jumlah maupun
merek yang tertera di dalam PO.Apabila barang yang dipesan tidak sesuai maka
mandor akan mengembalikan barang tersebut kepada Supplier untuk digantikan
dengan barang yang sesuai dengan pesanan, sedangkan apabila barang tersebut
telah sesuai dengan permintaan maka mandor menandatangani nota pembelian
yang dibawa oleh Supplier. Dalam hal ini, Supplier memberikan nota pembelian
lembar ke-2 kepada mandor.
8. Mengecek Laporan Penerimaan Barang
Sebelum melakukan pembayaran maka staff purchasing, dan staff
accounting melakukan pengecekan kembali laporan penerimaan barang apakah
barang yang diterima sesuai dengan purchase order.
31
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.7
Nota Pembelian
9. Pembayaran
` Setelah proses permintaan pengadaan barang bangunan dilakukan maka
Manager Accounting akan mengecek kembali dan menyetujui pembayaran
tagihan atas pembelian barang kepada supplier dengan jumlah yang sesuai dengan
nota pembelian. Setelah itu maka proses pembelian telah selesai.
Sumber: Divisi Accounting PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.8 Bukti Pembayaran
32
Berdasarkan uraian diatas mengenai prosedur pengadaan barang bangunan
maka penulis dapat menganalisa setiap melakukan pengadaan barang maka hal
yang harus dilakukan yaitu dengan adanya permintaan barang dari mandor dengan
persetujuan pelaksana kepada staff purchasing. Hal ini dimulai dari mandor
membuat Bukti Permintaan Material (BPM) yang diserahkan kepada staff
purchasing kemudian staff purchasing akan menginput data permintaan
pembelian.Setelah itu staff purchasing akan membuatkan PO atau surat pesanan
kepada supplier yang dituju.
Staff purchasing menyerahkan PO kepada Manager Purchasing untuk
mendapatkan persetujuan.PO yang telah disetujui akan dikirim oleh staff
purchasing kepada supplier melalui fax. Setelah itu pihak supplier akan menerima
PO serta mengirimkan barang yang dipesan staff purchasing. Barang yang dikirim
oleh supplier akan diterima oleh mandor yang selanjutnya akan dilakukan
pengecekan barang , jumlah barang yang diserahkan oleh supplier sesuai
denganbukti permintaan material.Sebelum melakukan pembayaran maka staff
purchasing,dan staff accounting melakukan pengecekan kembali laporan
penerimaan barang apakah barang yang diterima sesuai dengan purchase order.
Setelah selesai melakukan mengecekkan maka laporan diserahkan kepada
manager accounting untuk persetujuan dan dilakukan proses pembayaran oleh
staff accounting.
Berikut ini merupakan alur dalam melakukan pengadaan barang bangunan
pada PT Nuansa Pesona Asri pembayaran tunai/tidak bekerja sama dengan
supplier sebagai berikut:
33
Mandor Staff
Purchasing Manager
Purchasing Supplier Staff
Accounting Manager
Accounting
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Gambar III.9
Prosedur Pengadaan Barang Bangunan Pembayaran Tunai
Mulai
Perincian BPM
Menerima BPM
Input data BPM
Dok. PO
Pembelian
Mengirim Barang dan
nota pembelian
Barang Diterima
Menerima nota
pembelian
Dok. PO
Pencairan Dana
Persetujuan Dok.PO
Arsip Arsip
34
Adapun penjelasan dari gambar alur prosedur diatas antara lain:
1. Perincian Permintaan Barang oleh Mandor.
Langkah awal dalam prosedur pengadaan barang bangunan, mandor yang
berada di proyek Green Lovina Residence PT Nuansa Pesona Asri melakukan
pemeriksaan barang yang dibutuhkan untuk kegiatan proyek tersebut.Jika barang
yang dibutuhkan tidak tersedia maka mandor mengajukan perincian permintaan
barang atau yang biasa disebut dengan Bukti Permintaan Material (BPM) yang
disetujui oleh pelaksana kepada staff purchasing.Bukti Permintaan Material
berisikan nama barang, jenis barang, dan jumlah barang yang diinginkan. Bukti
Permintaan Material ini dibuat rangkap 2, lembar ke-1 untuk staff purchasing,
lembar ke-2 untuk pelaksana sebagai file.
2. Input Data Permintaan Pembelian
Setelah Bukti Permintaan Material (BPM) diterima oleh staff purchasing,
maka staff purchasing menginput barang-barang permintaan kedalam sistem
komputer sehingga munculah Purchase Order (PO) lalu diprint. Purchase order
harus ditanda tangani oleh staff purchasing dan disetujui oleh manager
purchasing.
3.Membuat Purchase Order
Pada saat staff purchasing ingin melakukan pembelian barang harus
mengacu pada prosedur yang telah diterapkan antara lain:
g. Menerima bukti permintaan material yang sudah ditanda tangani.
h. Memeriksa kelengkapan pada bukti permintaan material
i. Membuat PO rangkap 3, lembar ke-1 untuk supplier, lembar ke-2 untuk staff
purchasing, lembar ke-3 untuk staff accounting.
35
j. Meminta persetujuan manager purchasing pada PO untuk segera dilakukan
pemesanan barang.
k. Menyerahkan PO lembar ke- 1 untuk supplier
l. Menyerahkan PO lembar ke-3 kepada staff accounting
4. Proses Persetujuan
Dalam hal ini yang berwenang dalam proses persetujuan pengadaan
barang bangunan adalah Manager Purchasing. Setelah purchase order telah
disetujui, maka manager purchasing akan mengirim dokumen PO ke Manager
Accounting untuk persetujuan pencairan dana untuk pembelian barang ke supplier
yang tidak bekerjasama dengan perusahaan.
5. Pencairan Dana
Setelah dokumen PO disetujui, maka manager accounting akan memberi
perintah kepada staff accounting untuk pencairan dana yang dipakai untuk
pembelian barang bangunan secara tunai.
6. Proses Pembelian
staff purchasing mendatangi supplier terdekat untuk melakukan pembelian
barang dengan membawa lembar PO yang telah disetujui oleh manager
purchasing dan manager accounting dengan pembayaran secara tunai.
7. Mengirim Barang
Dalam hal ini Supplier dikatakan sebagai unit terkait pihak luar. proses
pembelian akan segera dilanjutkan dengan pihak Supplier mengirimkan barang
yang dibeli sesuai dengan dokumen PO.
36
8. Barang Diterima
Setiap barang yang dikirim oleh Supplier maka barang tersebut diterima
oleh mandor. Selanjutnya mandor memeriksa barang yang datang sesuai atau
tidak, baik jumlah maupun merek yang tertera di dalam PO.
9.Mengarsip
Setelah melakukan pembelian nota pembelian akan disimpan oleh staff
purchasing untuk dokumen pengadaan barang bangunan secara tunai dan staff
accounting melakukan pengarsipan sebagai bukti pengeluaran kas.
Berikut tabel permintaan pengadaan barang bangunan bulan Maret-Mei 2017
Tabel III.1
Data Pengadaan Barang Bangunan Green Lovina Residence Maret 2017
No. No. PO Tgl PO Nama Barang Unit Satuan
1. 045 01/03/2017 Bata Merah 1 TRUCK 2. 232 09/03/2017 Besi 12 MM Full 70 BTG 3. 062 11/03/2017 Pasir 1 TRUCK
4. 066 15/03/2017 Semen 48 SAK Split 1 TRUCK
5. 352 18/03/2017 Triplek 9mm 5 LBR 6. 077 20/03/2017 Bambu 2 BH
7. 094 21/03/2017 Bata Merah 1 TRUCK Pasir 1 TRUCK
8. 125 21/03/2017 Besi 8mm 30 BTG
9. 096 21/03/2017
Balok 5x10 30 BTG Kaso 4x6 2 KUBIK Triplek 8mm 30 LBR Paku 7 1 DUS Paku 10 10 KG
10. 137 21/03/2017
Paku 7 1 DUS Paku 4 cm 1 DUS Triplek cor 15 LBR Kaso 4x6x4 1 M3 Pipa 3 6 BTG
37
Pipa 2 ½ 5 BTG Kawat Ayam 1 ROLL Keni 2,5 5 BH Keni 3 5 BH Pipa 4 6 BTG Keni 4 4 BH Sok 4x3 4 BH
11. 143 21-Mar-17
Besi 12mm 30 BTG Besi 10mm 50 BTG Besi 8mm 20 BTG Kawat Bendrat 1 ROLL
12. 150 29-Mar-17 Pipa 1 10 BTG Pipa ½ 10 BTG Pipa Listrik 17 BTG
13. 148 29-Mar-17
Besi 8mm 150 BTG Besi 10mm 50 BTG Besi 12mm 50 BTG Semen Gresik 67 SAK Kawat Bendrat 1 ROLL Triplek Cor 40 LBR Paku 10 1 DUS Paku 7 2 KG
14. 158 30-Mar-17 Split 1 RIT 15. 156 30-Mar-17 Pasir 1 RIT
16. 355 30-Mar-17 Ember Besar 1 BH Ember Kecil 15 BH
Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa data permintaan pengadaan barang
bangunan bulan Maret 2017 terdapat 16 kali permintaan pengadaan barang
diantaranya yaitu terdapat 2 kali melakukan pengadaan barang dalam sehari pada
tanggal 29 Maret 2017 dan terdapat 3 kali melakukan permintaan pengadaan
barang dalam sehari pada tanggal 21 dan 30 Maret 2017.
38
Tabel III.2
Data Pengadaan Barang Bangunan Green Lovina Residence April 2017
No. No. PO Tgl PO Nama Barang Unit Satuan
1. 233 01/04/2017 Pipa 2,5'' D 10 BTG Kawat Ayam 3 ROLL
2. 163 07/04/2017 Bata 9000 BH Pasir 6 M3 Semen 67 SAK
3. 166 07/04/2017 Semen 67 SAK
4. 338 07/04/2017
Pipa Listrik 40 BTG Keni 1/2 20 BH Keni 1 20 BH Tee 1 5 BH Vlok Sok 1 x 1/2 5 BH
Lem Isarplas 1 KLG
5. 177 10/04/2017 Besi 8 50 BTG Besi 10 50 BTG
6. 188 17/04/2017
Mbodus Panasonik Kotak
60 BH
Box MCB 12 Group
2 BH
Pipa Air Panas 30 MTR Keni 1/2 4 BH Tee 1/2 2 BH
7. 123 17/04/2017 Pasir Jawilard 1 TRUCK 8. 197 17/04/2017 Plok sok 1x1/2 1 BH 9. 244 18/04/2017 Semen 76 SAK 10. 206 20/04/2017 Damdek 7 KG 11. 350 20/04/2017 Pipa Aw 1/2 15 BTG
12. 228 21/04/2017
Pipa Aw 2,5 10 BTG Hollo Aluminium 4x4 2 BTG Ember Kecil 20 BH Keni 2,5 Rucika 10 BH Kape 2 BH Kawat Ayakan 1 ROLL Parang Arit 1 BH
13. 509 25/04/2017 Pipa Aw 1 5 BTG
39
14. 239 26/06/2017 Pasir 1 TRUCK Pipa Listrik Clipsal 20 BTG
15. 243 26/04/2017 Pipa 1/2 Aw 15 BH Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Dari data permintaan pengadaan barang bangunan pada bulan april 2017
dapat dilihat bahwa terdapat 15 permintaan pengadaan barang bangunan
diantaranya yaitu terdapat 2 kali melakukan permintaan pengadaan barang
bangunan dalam sehari pada tanggal 20 dan 26 April 2017 dan terdapat 3 kali
melakukan permintaan pengadaan barang bangunan dalam sehari pada tanggal 07
dan 17 April 2017.
Tabel III.3
Data Pengadaan Barang Bangunan Green Lovina Residence Mei 2017
No. No. PO Tgl PO Nama Barang Unit Satuan
1. 298 03/05/2017 Bata Merah 5000 BH
2. 510 04/05/2017 Keni R 3 5 BH Pipa 3 aw 5 BTG
3. 336 06/05/2017 Meni Kayu 2 KG Kuas 1 BH
4. 359 09/05/2017
Pipa Aw 1 5 BTG Keni R 3 6 BH Keni R 4 6 BH Keni 2.5 10 BH Benang 1 PAK Paku 10 2 KG
5. 319 09/05/2017
Genteng 1333 BH Nok Atas 33 BH Nok Kanan 40 BH Nok Kiri 24 BH
6. 362 09/05/2017
Kabel Nym Eterna 3x2,5
5 ROLL
Kabel Nym Eterna 3x1,5 3 ROLL
Kabel Nym 1 ROLL
40
Eterna 2x2,5 Kabel Nym Eterna 2x1,5
3 ROLL
Tee Dus Besar 40 BH Paku Klem 10 mm 10 DUS Isolasi Nitto 5 BH Kabel Tufur 17 M Kabel BC 16 20 MTR
7. 410 15/05/2017 Semen 70 SAK Karpet Talang 16,5 M
8. 631 16/05/2017 Kawat 0,33 ROLL 9. 628 17/05/2017 Karpet Talang 16,5 M
10. 444 19/05/2017 Pasir 2 TRUCK Besi 12 51 BTG
11. 775 22/05/2017 Glassbox 2 DUS Sumber: Divisi Purchasing PT Nuansa Pesona Asri,2017
Keterangan: BH : Buah BTG : Batang M : Meter KG : Kilo LBR : Lembar KLG : Kaleng
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa data permintaan pengadaan barang
bangunan bulan Mei 2017 terdapat 11 kali permintaan pengadaan barang
diantaranya yaitu terdapat 3 kali melakukan permintaan pengadaan barang dalam
sehari pada tanggal 09 Mei 2017
Data pada tabel tersebut merupakan data permintaan pengadaan barang
bangunan periode Maret sampai dengan Mei 2017. Permintaan pengadaan barang
bangunan tersebut berdasarkan kebutuhan barang dalam suatu proyek yang
tersisa sebelumnya, oleh karena itu jumlah permintaan pengadaan barang
bangunan pada setiap bulannya tidak selalu sama.
41
3.2.2. Kendala Pengadaan Barang Bangunan
Suatu kegiatan, meskipun telah didukung dengan sistem yang baik dan
peralatan yang memadai, tidak memberikan jaminan bahwa kegiatan akan
berjalan mulus tanpa ada kendala. Dalam melaksanakan pengadaan barang
bangunan di PT Nuansa Pesona Asri, terkadang terdapat kendala yang
menyebabkan pelaksanaan terganggu.
Adapun kendala-kendala yang terjadi di dalam pelaksanaan pengadaan
barang bangunan di PT Nuansa Pesona Asri adalah sebagai berikut:
1. Barang yang dipesan kosong sehingga dapat menghambat kelancaran
pengadaan barang bangunan.
2. Kesalahan Pengirimanya itu jika dalam pemesanan, barang yang diterima
adanya kerusakan atau tidak sesuaijumlah barang yang dipesan dengan yang
diterima.
3.2.3. Cara Mengatasi Kendala Pengadaan Barang Bangunan
Kendala dalam suatu kegiatan memang perlu dicari bagaimana cara
mengatasinya, sehingga hal terganggunya pelaksanaan pengadaan barang
bangunan di PT Nuansa Pesona Asri dapat teratasi.
Adapun cara-cara mengatasi kendala yang terjadi dalam pelaksanaan
pengadaan barang bangunan di PT Nuansa Pesona Asri adalah sebagai berikut:
1. Jika barang yang dipesan kosong maka staff purchasing segera menghubungi
supplier lain untuk menanyakan ketersediaan barang dan mendapatkan barang
yang dibutuhkan sesuai dengan PO.
42
2. Jika terjadi kesalahan pengiriman barang maka pihak purchasing akan
melakukan pesanan ulang dengan Purchase Order yang sama dengan
sebelumnya, barang yang tidak sesuai akan dikembalikan kepada supplier.
43
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah di bahas pada bab-bab sebelumnya, penulis
dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Prosedur pelaksanaan pengadaan barang bangunan di PT Nuansa Pesona Asri
didasari dengan adanya permintaan barang yang dilakukan oleh mandor ke
staff purchasing dengan persetujuan pelaksana. Setelah Bukti Permintaan
Material (BPM) diterima maka staff purchasing menginput barang-barang
permintaan barang kedalam sistem komputer yang akan disetujui oleh manager
purchasing untuk dilakukan pemesanan barang kepada supplier. Selanjutnya
barang yang diterima akan diperiksa oleh mandor. Sebelum melakukan
pembayaran maka staff purchasing, dan staff accounting melakukan
pengecekan kembali laporan penerimaan barang apakah barang yang diterima
sesuai dengan purchase order dan selanjutnya akan dilakukan persetujuan
pembayaran oleh manager accounting dan dilakukan pembayaran oleh staff
accounting.
2. Kendala yang ada dalam pelaksanaan pengadaan barang bangunan pada
umumnya terjadi dari pihak supplier yaitu tidak tersedianya barang dan
kesalahan pengiriman barang.
3. Jika terjadi kendala dalam pengadaan barang bangunan staff purchasing akan
mengupayakan pemecahan masalah sehingga ketersediaan barang pada proyek
PT Nuansa Pesona Asri dapat terpenuhi.
44
4. Dalam pelaksanaan pengadaan barang bangunan pada PT Nuansa Pesona Asri
sudah berjalan dengan baik, dimana dapat dilihat dari proses pengadaan
bangunannya.
4.2. Saran
Untuk mengevaluasi pelaksanaan pengadaan barang di PT Nuansa Pesona
Asri, penulis memaparkan saran-saran sebagai berikut:
1. Sebaiknya PT Nuansa Pesona Asri melakukan kerjasama dengan supplier lebih
dari dua, untuk mengatasi lamanya pemesanan barang apabila barang yang
dipesan tidak tersedia pada supplier tersebut.
2. Sebaiknya pihak-pihak yang terkait memahami tugas dan wewenang masing-
masing dalam melaksanakan pengadaan barang bangunan sehingga
pelaksanaan pengadaan barang bangunan pada PT Nuansa Pesona Asri dapat
lebih baik lagi kedepannya.
3. Seharusnya mandor lebih teliti dalam hal pengecekkan barang yang terdapat
didalam gudang sebelum melakukan permintaan barang bangunan kepada staff
purchasing agar tidak melakukan permintaan pengadaan barang berulang
dalam sehari.
45
DAFTAR PUSTAKA
Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Oprasi. Jakarta: Lembaga Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Dimyati, Hamdan dan Kadar Nurjaman. 2014. Manajemen Proyek. Bandung: CV
Pustaka Setia. Fokus Media. 2012. Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah. Bandung: Fokus
Media. Siahaya, Williem. 2013. Manajemen Pengadaan Barang. Bandung: Alfabeta.
Sutedi, Adrian. 2009. Aspek-Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa Dan Berbagai Permasalahannya. Jakarta: Sinar Grafika.
Sutedi, Adrian. 2014. Aspek-Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa Dan
Berbagai Permasalahannya. Jakarta: Sinar Grafika. Swastha dan Irawan. 2008. Manajemen Pemasaran Modern. Yogyakarta: Liberty
Yogyakarta.
