Dampak penerapan Knowledge Management System pada pelatihan keperawatan metode

Blended learning terhadap peningkatan kinerja perawat

di Divisi Keperawatan Eka Hospital.

Pendahuluan

Eka Hospital merupakan salah satu rumah sakit di Indonesia yang telah memiliki standar

internasional terakreditasi oleh Joint Commission International Accreditation. Eka Hospital

menyadari bahwasannya setiap pelayanan terhadap pasien harus dilakukan dengan standar

keamanan yang tinggi. Standar keamanan yang tinggi tentu berlaku juga pada pelayanan

keperawatan. Untuk dapat menerapkan standar keamanan yang tinggi tersebut, staff keperawatan

dituntut untuk terus melakukan upgrade pengetahuan dan keterampilan di bidang keperawatan.

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan perawat, Divisi Keperawatan

mewajibkan 40 jam pelajaran pertahun kepada seluruh perawat yang berjumlah kurang lebih 270

orang. Artinya setiap tahun Divisi Keperawatan Eka Hospital harus mengalokasikan waktu

sebanyak 10800 jam untuk belajar para perawat. Jika 10800 jam ini dilakukan melalui metode

pembelajaran konvensional di kelas, sedikit banyak tentu akan menggangu operasional

perusahaan.

Disisi lain Eka Hospital memiliki infrastruktur IT yang memadai, setiap ruang perawatan

dilengkapi setidaknya 5 (lima) unit komputer dan terkoneksi baik via jaringan kabel maupun

nirkabel. Pada jaringan komputer ini telah terinstall Knowledge Management System (KMS)

sebagai bagian dari Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) atau Hospital

Information System (HIS).

KMS di Eka Hospital belum mendapatkan penanganan yang optimal sehingga dampak terhadap

kinerja organisasi belum dapat dirasakan. Padahal KMS memiliki dampak yang positif terhadap

kinerja perusahaan, seperti yang dikutip oleh Stephanus (2012) dalam artikel yang berjudul

Pengaruh knowledge management terhadap performa kinerja organisasi : studi kasus pada PT

Ericsson Indonesia “Penerapan manajemen pengetahuan dan organisasi pembelajar telah

menunjukkan peningkatan kinerja organisasi (Cavalery, 2008)”.

Studi kasus ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut : 1) Apakah KMS

memberikan pengaruh yang positif terhadap KM ? 2) Apakah KM berpengaruh positif terhadap

kinerja perawat di Eka Hospital ?

Tinjauan pustaka

Menurut Nonaka (1994) and Huber (1991) yang diambil dari Alavi, M (1999). Knowledge

management systems : issues, challenges, and benefits, “Pengetahuan adalah keyakinan pribadi

dibenarkan yang meningkatkan kapasitas individu untuk mengambil tindakan yang efektif”.

Knowlegde Management (KM) adalah sebuah konsep dimana perusahaan sadar dan komprehensif

mengumpulkan, mengatur, membagikan dan analisis pengetahuan dalam hal sumber daya,

dokumen, dan keterampilan orang. Pada awal tahun 1998, diyakini bahwa beberapa perusahaan

benar-benar memiliki praktek manajemen pengetahuan yang komprehensif (dengan nama apapun)

dalam operasi. Kemajuan teknologi dan cara kita mengakses dan berbagi informasi telah berubah

bahwa; banyak perusahaan sekarang memiliki semacam kerangka kerja manajemen pengetahuan

di tempat.

KMS merupakan sistem yang kompleks, karenanya perlu dukungan berbagai pihak. Beberapa

pemangku kepentingan termasuk pengguna-akhir, yaitu, mereka yang memanfaatkan sistem ini

untuk mengelola pengetahuan mereka; manajer sistem, yang bertanggung jawab untuk

menciptakan dan memelihara komponen sistem; dan manajer konten, yang bertanggung jawab

untuk menjaga kualitas dan lingkup konten yang terdapat di dalam sistem.(Debowski p140-142).

KMS memiliki tiga sasaran utama :

1. Memungkinkan untuk menangkap dan pertukaran pengetahuan secara efisien dan terbuka.

2. Memfasilitasi akuisisi, dokumentasi, transfer, penciptaan dan penerapan pengetahuan di

komunitas pengetahuan maupun secara individu. Yang penting, perlu memastikan sistem dan

proses yang serupa yang digunakan untuk mendorong transfer itu.

3. Memastikan fungsionalitas pengetahuan yang lebih besar. Misalnya, menawarkan berbagai

sistem yang berguna seperti memastikan semua aset pengetahuan kritis ditangkap,

pengindeksan yang baik untuk memastikan pencarian dan identifikasi atas aset pengetahuan

yang efektif , serta menciptakan metodologi umum dan protocol panduan untuk semua

anggota.

Ada empat subsistem utama yang berkontribusi pada KMS secara keseluruhan, yaitu:

1. Business Process Management

Merupakan paparan proses yang diperlukan untuk mendukung tata laksana bisnis di organisasi.

Beberapa sistem yang yang terkait diantaranya keuangan, manajemen sumber daya manusia

dan pengambilan keputusan. Para pengguna disediakan pengetahuan dengan informasi yang

akurat dan terkini untuk membangun pengetahuan mereka.

2. Content management

Pengelolaan konten berkaitan dengan isi intelektual dari KMS. Perlu memastikan para

pengguna dapat dengan efisien mengambil pengetahuan tentang topik atau tema tertentu.

Pengelolaan konten menyediakan berbagai strategi agar bisa melakukan indeks, penataan dan

penyimpanan sumber daya yang terkait dengan KMS.

3. Web content management

Pengelolaan konten Web menyediakan pengaturan logis dan dapat diakses dari konten dan

link. Perlu untuk membangun kerangka website yang efektif sehingga pengguna dapat

mengakses KMS. Secara khusus, menyediakan sistem antarmuka/tampilan untuk pengguna,

yaitu, saluran komunikasi dimana pengguna dapat berinteraksi dengan system pengetahuan.

4. Knowledge applications management

Pengelolaan aplikasi KM memastikan semua pengguna disediakan dengan paket aplikasi dan

peralatan khusus untuk menuangkan dan menggunakan pengetahuan mereka. Juga membantu

dengan pengelolaan alur kerja, yaitu, pengelolaan berbagai kegiatan yang berkontribusi

terhadap hasil produk. Manajemen proyek sangat tergantung pada pengelolaan alur

kerja.(Debowski p143)

Komponen utama KMS :

1. Repositori pengetahuan tacit dan eksplisit

2. Platform kolaborasi yang memudahkan pendistribusian pekerjaan, database keahlian, Subject

Material Expert, dan komunikasi informal

3. Jaringan komunikasi dan diskusi bagi para karyawan

4. Budaya bagi individu agar terbiasa berbagi dan memanfaatkan pengetahuan yang didapatkan.

Dengan KMS sebagai KM tools dapat mengoptimalkan aliran pengetahuan di dalam organisasi

Studi kasus

Profil Eka Hospital

Eka Hospital di Bumi Serpong Damai adalah rumah sakit swasta umum yang berkomitmen

memberikan pelayanan kesehatan berkualitas dari staf berdedikasi dan profesional,

didukung teknologi terkini dan standar fasilitas kesehatan tinggi.

Eka Hospital BSD berlokasi di kawasan bisnis Central Business District Lot IX, BSD City-

Tangerang, di atas lahan seluas 4 ha. Luas bangunan saat ini sekitar 20.000 m2, dengan

40 klinik rawat jalan dan lebih 180 tempat tidur. Fasilitas diagnostik dan pengobatan terpadu

dengan peralatan mutakhir seperti MRI, MSCT, Angiografi, USG 4 Dimensi, Laparoskopi,

Endoskopi dan peralatan operasi modern lainnya, memberikan layanan paripurna bagi masyarakat.

Eka Hospital BSD telah meraih akreditasi internasional pada 11 Desember 2010. Akreditasi

internasional ini diterbitkan oleh Joint Commission International (JCI), dan sukses meraih

akreditasi internasional JCI untuk yang kedua kalinya pada 6 Februari 2014. JCI adalah organisasi

nirlaba berpusat di Amerika Serikat yang berdedikasi untuk terus meningkatkan standar

keselamatan & kualitas layanan kesehatan tingkat internasional. Akreditasi JCI menempatkan Eka

Hospital BSD sebagai rumah sakit internasional termuda di Indonesia, yang mencapai prestasi

tersebut dalam waktu relatif sangat cepat, dalam 2 tahun masa beroperasi. Hal ini adalah bukti dari

kepercayaan masyarakat serta komitmen Eka Hospital dalam memberikan layanan kesehatan yang

mengedepankan kualitas tinggi, keamanan, serta kenyamanan pasien.

Desain fasilitas masa depan dengan standar medis yang tinggi untuk menjaga dan mencegah

terjadinya penularan infeksi dalam rumah sakit, merupakan upaya kami untuk menciptakan

lingkungan yang nyaman dan bersahabat bagi pasien dan keluarga selama dalam perawatan.

Demi efektifitas layanan dan mencegah kelalaian manusia, Eka Hospital menggunakan teknologi

sistem informasi terpadu, Electronic Medical Record (EMR). Seluruh data pasien tersimpan dalam

sistem elektronik (EMR) sehingga memudahkan staf kami untuk mengakses data dan menganalisis

informasi medis, serta meningkatkan kecepatan pelayanan diagnosa. Eka Hospital telah

menerapkan sistem Electronic Medical Record (EMR) yang terintegrasi sejak tahun 2008.

Saat ini, Eka Hospital BSD merupakan rumah sakit rujukan untuk pusat layanan saraf, jantung dan

pembuluh darah, Ibu & Anak, layanan bedah akses minimal (laparoskopi), Unit Gawat Darurat,

serta Medical Check up untuk daerah jabodetabek.

Implementasi KM

Karyawan Eka Hospital terdiri dari bermacam profesi, studi kasus ini dibatasi hanya implementasi

KM pada divisi keperawatan. Proses sharing knowledge dimulai saat perawat baru masuk, mereka

belajar tentang keselamatan pasien, memberikan bantuan hidup dasar, spo menerima pasien baru,

dll. Semua diajarkan oleh perawat senior, kepala unit (koordinator), dan manajer keperawatan

selama 10-12 hari dengan waktu 3-4 jam perhari.

Selanjutnya, sharing knowledge berlanjut saat perawat telah bekerja di unit perawatan. Mereka

berkewajiban melakukan sosialisasi SPO sebanyak 8-10 SPO perbulan. Setiap minggu para

perawat melakukan sharing di kelas lebih besar dalam acara Nursing Sharing yang diadakan setiap

hari Rabu. Dan setiap bulan mengadakan acara Diskusi Refleksi Kasus (DRK) yang mengangkat

kasus-kasus pasien yang sering dijumpai, atau kasus yang jarang tetapi menarik untuk dibahas,

termasuk kasus baru yang sedang menjadi trending topic.

Dengan begitu banyaknya kegiatan sharing knowledge yang dilakukan oleh perawat, kehadiran

KMS tentu mempunyai peran yang cukup penting. KMS yang berjalan pada intranet menggunakan

bahasa pemograman PHP dengan database Oracle ini diberikan nama Giatros. Dengan Giatros,

perawat dapat mengakses kebijakan perusahaan dan Standar Prosedur Operasional (SPO) unit

terkait. Unit-unit keperawatan akan mengakses SPO melalui Giatros untuk disharingkan kepada

seluruh staff yang berdinas pada shift pagi.

Selain Giatros, KMS berupa online learning yang berisi materi pelatihan online yang juga menjadi

bagian dari pelatihan internal keperawatan. Materi disusun berdasarkan kelompok pengetahuan

keperawatan, yaitu keperawatan gawat darurat, keperawatan kritikal, keperawatan neonatus dan

anak, keperawatan maternitas dan kebidanan. Dengan adanya KMS ini, divisi keperawatan dapat

menghemat waktu pelatihan hingga 70%. Sebagai contoh, Pelatihan keperawatan gawat darurat

yang bila dilakukan secara konvensional di kelas akan memakan waktu 3 hari atau 24 jam, dengan

adanya KMS, pelatihan menggunakan metode Blended Learning. Materi diberikan secara online

sebanyak 16 jam dengan target waktu 3 minggu, dan sisanya selama 8 jam dilakukan secara

konvensional di kelas.

Diskusi dan saran

Diskusi

KM bagi perawat di Eka Hospital memakan waktu yang cukup banyak, jika tidak dilakukan

dengan hati-hati justru dapat menyebabkan penurunan kinerja perusahaan atau menyebabkan

kelelahan pada perawat.

Saran

Divisi keperawatan lebih mengoptimalkan metode online learning sehingga kegiatan sharing

knowledge menjadi kegiatan yang tidak terpisahkan dengan pekerjaan rutin setiap perawat.

Daftar Pustaka

Debowski, Shelda . (2006) Knowledge management. John Wiley & Sons, Inc

Alavi, M., Leidner D.E.(1999). Knowledge management systems : issues, challenges, and benefits.

Rouse M. (2013) Knowledge management. Diambil dari

http://searchdomino.techtarget.com/definition/knowledge-management (04 Juli 2015)

Profil Eka Hospital BSD. Diambil dari http://www.ekahospital.com/about/eka-hospital-bsd

(04 Juli 2015)

Stephanus (2012). Pengaruh knowledge management terhadap performa kinerja organisasi : studi

kasus pada PT Ericsson Indonesia.