tinjauan pustaka - file · web viewgedung dan lain-lain. adapun ukuran yang digunakan...
TRANSCRIPT
6BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Logistik
2.1.1 Pengertian Logistik
Secara etimologis, kata logistik berasal dari bahasa Yunani kuno, yaitu
“logistikos”, yang artinya “terdidik atau pandai” dalam memperkirakan atau
berhitung. (Subagya, 1996:7). Selanjutnya secara ilmiah, logistik dalam batasan
teori militer yakni menurut “The New Military and Naval Dictionary” adalah
sebagai berikut:
“Logistic is the science, art and technique of planning and implementation of the production, storage, transportation, distribution, procurement, movement, evacuation of personal, supplies and equipment as well as construction and other support facilities for the efficient operation of military establishment.”
Dari pernyataan di atas dapat diartikan, bahwa logistik adalah ilmu dan
seni serta teknik perencanaan dan implementasi dari kegiatan produksi,
penyimpanan, transportasi, distribusi, pengadaan, pemindahan, penugasan
personal, persediaan dan peralatan seperti bangunan dan fasilitas-fasilitas lainnya
untuk dapat beroperasi secara efisiennya kegiatan pembangunan militer.
Menurut Bowersox (2002:13), yang dimaksud kegiatan logistik adalah
sebagai berikut: “Suatu proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan
dan penyimpanan material, suku cadang dan material jadi dari supplier, di antara
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.”
Logistik mencakup 2 (dua) aspek, yaitu: benda dan kegiatan. Yang
dimaksud dengan benda, meliputi:
1. Benda-benda berwujud (material) yang dapat dilihat dan diukur.
2. Benda-benda tidak berwujud (immaterial) yang tidak dapat dilihat tetapi
dapat diukur.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
6
Pasar Konsumen dan Pasar Langganan
Manajemen Distribusi FisikPeramalan
Pengolahan Pesanan
Pemindahan Inventaris Intern
Manajemen Material
Perencanaan Operasi
Non-Manufaktur Manufaktur
Perolehan ProdukPerencanaan Kebutuhan Material
Perolehan MaterialSkedul Produksi
Koordinasi Logistik
Operasi Logistik
Penjual & Pasar Supplai
7BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Benda berwujud meliputi benda bergerak seperti komputer, televisi, kursi,
meja dan lainnya. Juga meliputi benda tidak bergerak seperti tanah, tugu, candi,
gedung dan lain-lain. Adapun ukuran yang digunakan terletak pada sifat-sifat
benda tersebut, yakni dapat dipindah-pindahkan tempatnya.
Benda-benda tidak berwujud adalah berbagai hak manusia, seperti hak
asasi manusia (HAM), hak milik, hak guna bangunan (HGB), hak gadai, hak
hipotek, hak intelektual, yaitu hak cipta dalam bidang seni dan sastra.
Dapat dikatakan bahwa semua jenis organisasi baik sifatnya berorientasi
laba maupun nirlaba membutuhkan logistik. Semua masyarakat politis-ekonomis
mempunyai kebutuhan-kebutuhan logistik, bagaimanapun ketergantungan mereka
kepada sistem alokasi pasar bebas maupun pasar terkendali. Logistik berlaku
universal untuk proses pertumbuhan dan kelangsungan hidup, seperti tergambar
dalam Gambar 2.1.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
8BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Gambar 2.1 Logistik PerusahaanSumber : Bowersox, 2002:32
Tujuan dari logistik itu sendiri adalah memakai material untuk mencapai
keinginan sesuai dengan keinginan pemilik material dan agar pemakaian atau
penggunaan material dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga memberikan
manfaat yang optimal bagi pemiliknya.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan suatu
rangkaian kegiatan yang dimulai dengan kegiatan perencanaan sampai dengan
penghapusan, di mana antara kegiatan tersebut saling berkaitan dan penerapannya
dituangkan dalam suatu siklus yang dinamakan dengan siklus logistik.
2.1.2 Pengertian Manajemen Logistik
Yang dimaksud manajemen logistik menurut Subagya (1996:11) adalah
sebagai berikut :
“Manajemen logistik adalah suatu proses kegiatan fungsional untuk mengelola material, yang meliputi kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan, penghapusan dan pengendaliannya.”
Bowersox (2002:11), menjelaskan mengenai konsep manajemen logistik
secara menyeluruh sebagai berikut:
“Manajemen logistik menyangkut operasi dan koordinasi. Operasi logistik menyangkut pengangkutan dan penyimpanan yang strategis. Guna mencapai misi total operasi, maka diperlukan koordinasi dengan penekanan pada aspek integrasi, distribusi fisik, manajemen material, dan transfer inventaris internal. ”
Di dalam manajemen logistik, terdapat unsur-unsur yang menjadi
masukannya, seperti halnya yang menjadi unsur-unsur masukan dari manajemen
itu sendiri. Adapun unsur-unsur masukan tersebut meliputi unsur manusia (man),
uang/dana (money), bahan-bahan (material), mesin (machine), dan cara/metode
(method). Kadang unsur tersebut ditambah lagi unsur informasi (information).
Unsur-unsur manajemen logistik di atas biasa disebut 5 M yang diproses
ke dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik melalui asas-asas
manajemen logistik, yaitu: (Subagya, 1996:12-13)
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
9BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
1. Koordinasi, yaitu mengkoordinir pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih.
2. Integrasi, yaitu menyatukan ke dalam proses produksi.
3. Sinkronisasi, yaitu ketepatan dalam proses produksi.
4. Simplikasi, yaitu penyederhanaan pekerjaan.
Keempat asas manajemen logistik di atas biasanya disingkat KISS, yang
menjadi dasar dan norma yang mengatur pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
logistik. Subagya (1996:12) menyatakan tentang fungsi-fungsi manajemen
logistik di antaranya sebagai berikut:
1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan
Fungsi ini mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-
pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan
merupakan perincian (detailing) dari fungsi perencanaan, bilamana
diperlukan semua faktor yang mempengaruhi penentuan harus
diperhitungkan.
2. Fungsi penganggaran.
Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan, usaha-usaha untuk
merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu
skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan
pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3. Fungsi pengadaan
Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi
perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran.
4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran (alokasi).
Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
material yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi sebelumnya untuk
kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5. Fungsi pemeliharaan.
Fungsi ini merupakan usaha atau proses kegiatan-kegiatan untuk
mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil material inventaris.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
10BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
6. Fungsi penghapusan
Fungsi ini merupakan kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha pembebasan
material dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi
penghapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (aset) karena
kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi
ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain
menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Fungsi pengendalian
Fungsi ini merupakan inti pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha
untuk memantau dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam
fungsi ini di antaranya terdapat kegiatan-kegiatan pengendalian inventarisasi
(inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa logistik tidaklah berdiri
sendiri, dalam arti memerlukan dukungan dari beberapa fungsi di dalamnya dan
masing-masing fungsi saling berkaitan untuk menghasilkan terkendalinya
kegiatan logistik tersebut.
2.2 Persediaan Material & Kegiatan Gudang
2.2.1 Pengertian Persediaan Material
Di dalam manajemen operasi dan produksi, semua masukan diubah
melalui proses operasi, yang terbagi menjadi beberapa macam, di antaranya
adalah mengubah bentuk fisik, memindahkan (transportasi), menyimpan
(storage), memeriksa (inspection), dan meminjamkan. Salah satu masukan
organisasi yang sangat penting selain unsur manusia, adalah bahan atau material.
Bagi banyak organisasi, persediaan material merupakan kekayaan yang
paling berharga. Definisi persediaan menurut Adam dan Ebert (1992:453) adalah
sebagai berikut:
"Inventory in stores of goods and stocks. In manufacturing, items in inventory are called stockkeeping items, held at a stock (storage) point. Stockkeeping items usually are raw materials, work-in-process, finished products and supplies".
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
11BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian persediaan menurut Render dan Stair (1991:268) adalah
sebagai berikut : "Inventory is any stored resource that is used to satisfy a current
or a future need. Raw materials, work-in-process, and finished goods are
examples of inventory".
Dilworth (1992:348) mengemukakan pengertian persediaan sebagai
berikut: "Inventory is any idle resource held for future use. Whenever the inputs
and outputs of a company are not used as soon as they become available,
inventory is present"
Dari pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa persediaan
adalah segala sumber daya berupa bahan baku, bahan dalam proses, barang jadi,
dan bahan pembantu yang disediakan dan disimpan oleh perusahaan untuk
dipergunakan dalam produksi atau untuk dijual. Sedangkan yang dimaksud
“bahan” tersebut adalah “material” yang mencakup semua produk fisik untuk
mendukung terlaksananya proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan
ataupun untuk dijual langsung.
Tingkat persediaan yang ada di perusahaan memerlukan sebuah peramalan
berdasarkan perhitungan yang harus dilakukan oleh bagian atau fungsi yang
terkait dengan persediaan, karena persediaan memerlukan sebuah investasi yang
besar. Bila jumlah persediaan terlalu banyak, maka biaya persediaan seperti
penyediaan tempat, pemeliharaan, resiko kerusakan serta modal yang terikat
dalam bentuk persediaan tersebut juga besar. Sebaliknya, jika jumlah persediaan
terlalu sedikit, dapat menimbulkan stockout (yaitu ketidakmampuan untuk
mengirimkan barang atau jasa kepada konsumen pada saat dibutuhkan) sehingga
mengakibatkan berbagai kesulitan dan biaya tambahan, di samping hilangnya
kesempatan untuk memperoleh keuntungan.
2.2.2 Pengelolaan Persediaan di Gudang
Kegiatan pengadaan barang/material tidak terlepas dari kegiatan
pergudangan, karena barang yang diadakan akan disimpan di gudang, dikelola dan
disalurkan kepada unit-unit organisasi yang membutuhkan.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
12BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Gudang merupakan bagian yang integral dari setiap aktivitas pada sistem
logistik. Ada beberapa pengertian dari gudang, salah satunya yang dikemukakan
oleh Lambert dan Stock (2001:390) yang menyatakan sebagai berikut :
“Gudang adalah bagian dari sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk (raw materials, part, goods-in-process, finished goods) pada dan antara titik sumber (point-of-original) dan titik konsumen (point-of-consumption) dan menyediakan informasi kepada manajemen mengenai status kondisi dan disposisi dari item-item yang disimpan”.
Dengan demikian, gudang bertindak sebagai simpul untuk memperlancar
distribusi material/produk sebelum produk tersebut sampai di tangan
pelanggan/pengguna, serta sebagai tempat penyimpanan, pergerakan dan transfer
informasi.
Fungsi dasar gudang meliputi pergerakan (movement), penyimpanan
(storage), dan transfer informasi (information transfer). Dari ketiga fungsi di atas,
fungsi pergerakan lebih dipentingkan daripada fungsi penyimpanan. Hal tersebut
dikarenakan barang lebih banyak bergerak dari mulai proses penerimaan sampai
pada proses pengeluaran. (Bowersox, 2002:98)
Berikut ini adalah uraian dari beberapa fungsi gudang, yaitu :
1. Pergerakan (Movement)
Fungsi pergerakan memiliki empat kegiatan yaitu :
a. Penerimaan barang (receiving). Aktivitas pertama yang dilakukan adalah
pemunggahan/pembongkaran (unloading) dari kereta atau truk
(transportation carrier). Aktivitas lainnya yang dilakukan adalah up-
dating catatan (database) inventory gudang. Inspeksi kerusakan barang
dan verifikasi antara catatan pesanan dengan fisik barang.
b. Pemindahan barang (transfer). Pergerakan pemindahan meliputi:
perpindahan fisik barang dari bagian penerimaan ke tempat penyimpanan
yang telah ditentukan di dalam gudang, perpindahan berikutnya (gerakan
intern) ke area pelayanan khusus untuk konsolidasi. Pergerakan terakhir,
diangkut dari gudang ke tempat pengiriman (outbound shipment)
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
13BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
c. Seleksi pesanan (order selection). Seleksi meliputi pemeriksaan,
pengelompokan kembali (regrouping) barang-barang ke dalam assortment
yang diinginkan konsumen dan transportasi ke bagian pengiriman.
d. Pengiriman produk (shipping). Pengiriman ini terdiri dari pengecekan dan
pemuatan pesanan, alat trasportasi untuk tujuan ke luar (menuju pelanggan
atau pemakai) dan penyelesaian status inventory.
2. Penyimpanan (Storage)
Penyimpanan menunjukkan tentang proses deposit produk melalui fasilitas
yang dimiliki, di mana proses deposit ini bisa dalam jangka sementara
(temporary) atau semipermanen. Penyimpanan dalam jangka waktu sementara
berarti penyimpanan produk diperlukan untuk pemenuhan persediaan.
Penyimpanan sementara dibutuhkan untuk memenuhi aktual inventory
turnover (perputaran persediaan). Lamanya penyimpanan sementara
tergantung pada rancangan sistem logistik, dan variabilitas dari lead time
(waktu pembelian ulang) dan permintaan (demand). Penyimpanan
semipermanen digunakan untuk produk yang lebih dari hanya sekedar
pemenuhan persediaan, misalnya untuk keperluan stok pengaman (safety
stock/buffer). Kondisi umum yang menyebabkan penyimpanan semipermanen
adalah :
a. Demand musiman
b. Demand yang tidak menentu
c. Pemeraman produk (misalnya seperti buah-buahan)
d. Spekulasi
e. Perjanjian khusus, seperti potongan harga khusus
3. Transfer Informasi (Information Transfer)
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
14BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Fungsi terakhir dari gudang adalah sebagai sarana transfer informasi. Pada
kondisi tertentu, produk bergerak dan disimpan bisa terjadi pada waktu yang
bersamaan. Oleh karenanya diperlukan sistem informasi yang akurat untuk
melancarkan proses pengambilan keputusan yang kompleks dan tak
terstruktur. Pihak manajemen harus memiliki informasi tentang data tingkat
persediaan, tempat persediaan, tingkat keluaran, utilisasi fasilitas ruangan,
inbound dan outbound pengiriman dan personel yang diperlukan untuk
menjamin keberhasilan fungsi gudang.
Secara ringkas aktivitas-aktivitas yang dilakukan pergudangan
(warehouse) adalah sebagai berikut :
1. Penerimaan (receiving) dan pembongkaran (unloading)
2. Penyimpanan (storage)
3. Pemeriksaan (checking)
4. Pergerakan intern (handling)
5. Pengeluaran barang (loading and shipping)
6. Pemeliharaan barang (maintenance)
7. Pengukuran berat (weighting)
8. Koordinasi
9. Pencatatan (administrative/clerical)
10. Pemeliharaan peralatan material handling
2.3 Sistem Informasi Persediaan Material
2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Persediaan Material
Sistem informasi persediaan material (SIPM) adalah salah satu sistem (sub
sistem) dari sistem informasi manajemen dalam perusahaan. Dalam konteks
perusahaan manufaktur, McLeod, Jr. (1996:226) sebagaimana telah
dialihbahasakan oleh Hendra Teguh, mendefinisikan sistem informasi persediaan
sebagai berikut:
“Sistem Informasi Persediaan adalah Subsistem Output dari Sistem Informasi Manufaktur yang memelihara catatan konseptual dari material, saat material bergerak dari bahan mentah menjadi material dalam proses dan akhirnya material jadi”.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
15BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2003:14) adalah sebagai berikut:
“Subsistem persediaan pada MSI adalah subsistem yang mendukung kegiatan-kegiatan produksi/operasi perusahaan dengan menyediakan informasi mengenai persediaan material/material dan biaya-biaya yang terkait dengan upaya mendapatkan dan menyimpannya, bertujuan untuk memuaskan pelanggan dan mengusahakan tercapainya tujuan perusahaan.”
Kemudian dalam hubungannya dengan akuntansi persediaan, Mulyadi
(1997:555) mengemukakan bahwa: "Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk
mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang".
Lani Shidarta (1995:186) dalam pandangan persediaan sebagai inventaris,
mendefinisikan bahwa :
“Sistem Inventaris adalah struktur interaksi antara manusia, peralatan, metode, metode dan kontrol–kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan-tujuan berikut ini :(1) Mendukung rutinitas kerja dalam bagian kontrol inventaris.(2) Mendukung pembuatan keputusan untuk personel-personel yang
mengatur gudang dan bagian kontrol inventaris. (3) Mendukung persiapan laporan-laporan internal dan laporan-laporan
eksternal.”
Di banyak perusahaan yang memiliki kegiatan persediaan material yang
intensif, sistem informasi persediaan material merupakan salah satu di antara
sistem informasi yang paling mendapat perhatian penting. Salah satu alasannya
adalah bahwa sistem informasi persediaan material, merupakan salah satu penentu
keberhasilan atau kelancaran tugas-tugas bidang produksi. Seperti dikatakan Scott
(2004:428), keuntungan tersebut telah terlihat jelas, seperti dapat memberikan
informasi yang lebih baik, sehingga dapat mendukung pengambilan-pengambilan
keputusan di bidang produksi dan operasi perusahaan.
Bahkan yang perlu dipahami, bahwa peran bagian persediaan atau logistik
adalah sebagai bagian perusahaan yang menghasilkan pendapatan. Tentunya,
sistem informasi persediaan material yang dikembangkan dengan baik akan dapat
memberikan keuntungan yang kompetitif, di samping memberikan pelayanan
yang dapat lebih baik pada manajemen perusahaan maupun pihak eksternal yang
membutuhkan seperti supplier dan lainnya.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
Akurat
Relevan
Tepat W
aktu
KualitasInformasi
16BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
2.3.2 Kualitas Sistem Informasi Persediaan Material
Nilai ataupun kualitas suatu sistem informasi persediaan material maupun
jenis sistem informasi lain pada dasarnya dapat dilihat dari karakteristik sistem
informasi itu sendiri.
Burch & Grudnitski (1992) dalam Jogiyanto (2001:8) menyebutkan,
bahwa kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus
akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias
2. Tepat pada waktunya, informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat, karena informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Di
mana relevansi informasi untuk tiap-tiap orang pasti berbeda.
Lebih lanjut John Burch dan Gary Grudnitski (1992) dalam Jogiyanto
(2001:8), menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang
ditunjang oleh tiga buah pilar, yaitu:
Gambar 2.2 Pilar Kualitas InformasiSumber: Burch & Grudnitski (1992) dalam Jogiyanto (2001:8)
Menurut Zulkifli Amsyah (2003:316-318), sebuah sistem informasi yang
dapat menyajikan informasi yang bernilai umumnya ditandai dengan lima
karakteristik yang menjadi dimensinya, yaitu:
1. Ketelitian (accuracy)
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
17BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Yaitu perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh
informasi yang dihasilkan pada satu proses pengolahan data tertentu.
2. Ketepatan waktu (timeliness)
Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi pada saat
diperlukan.
3. Kelengkapan (complete)
Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi secara lengkap.
4. Keringkasan (conciseness)
Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang ringkas dan
langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to the point).
5. Kesesuaian (relevancy)
Yaitu kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang sesuai dengan
keperluan pekerjaan atau kebutuhan manajemen.
Berdasarkan model yang digunakan dalam penelitian ini, maka kelima
faktor yang dijadikan ukuran bagi suatu sistem informasi yang baik tersebut akan
digunakan sebagai indikator untuk menguji hubungannya pada efektivitas
pengelolaan persediaan material. Oleh karena itu, perlu dijelaskan lebih jauh lagi
tentang kelima komponen nilai dari sistem informasi tersebut.
1. Ketelitian (Accuracy)
Ketelitian atau akurasi dapat didefinisikan sebagai perbandingan dari
informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu
proses pengolahan data tertentu (Zulkifli Amsyah, 2003:316). Suatu persentase
nilai akurasi terhitung baik atau kurang baik tergantung kepada nilai atau tingkat
ketelitian yang diperlukan dalam kegiatan bersangkutan. Misalnya, untuk
pembayaran gaji, kesalahan 20 lembar cek tidak dapat diterima, tetapi untuk
inventarisasi suku cadang yang murah, nilai 98% akurat sudah termasuk sangat
baik.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
18BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Ketelitian juga berkaitan dengan ketepatan informasi. Menurut Scott
(2004:103), persyaratan atas ketepatan informasi adalah masalah tingkatan.
Ketepatan yang penuh untuk hal tertentu memang dicari, seperti pada proses
transaksi. Sedangkan untuk hal lainnya hanya diperlukan ketepatan yang wajar,
misalnya untuk peramalan keperluan bahan jangka pendek, dan dalam hal tertentu
juga cukup dengan data kasar, misalnya untuk perencanaan jangka panjang. Oleh
sebab itu, sistem informasi harus dapat memisahkan antara jenis lingkungan dan
penyediaan informasi dengan tingkat ketelitian (accuracy) tertentu.
Ketelitian selanjutnya berkaitan pula dengan konsistensi antara suatu
informasi yang diperlukan oleh satu bagian dengan bagian yang lain dalam
perusahaan. Apabila sistemnya berbeda, jelas akan menimbulkan informasi yang
saling bertentangan, sehingga kepercayaan pengguna (user) mungkin akan
terpengaruh.
2. Ketepatan Waktu (Timeliness)
Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting.
Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya tersedia
pada saat diperlukan (Zulkifli Amsyah, 2003:317). Kendatipun informasinya
akurat, tetapi kalau diterima atau diketahuinya terlambat, tentu saja sudah tidak
berguna. Seperti halnya pada faktor ketelitian, ketepatan waktu dari suatu
informasi pun sangat tergantung kepada keperluan akan informasi bersangkutan.
Seorang manajer biasanya dihadapkan pada pencarian informasi, baik
yang sudah terkomputerisasikan maupun tidak terkomputerisasikan. Sejumlah
besar informasi mungkin sudah ada di dalam komputer, namun demikian
informasi tambahan yang berupa informasi tidak terkomputerisasikan biasanya
tetap diperlukan. Waktu pencarian mungkin penting artinya baik dalam jumlah
waktu manajer yang digunakan untuk melakukan pencarian maupun waktu yang
hilang pada saat sebelum informasi diperoleh. Oleh karena itu, untuk memperkecil
upaya manajer untuk mencari informasi, maka perancangan sistem informasi
merupakan hal yang sangat penting. Lebih jauh mengatakan, bahwa tujuan utama
dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang
tepat (right information on the right time). (Scott, 2004:92)
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
19BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
3. Kelengkapan (Complete)
Kelengkapan dalam informasi didefinisikan sebagai informasi yang
memenuhi apa yang diinginkan oleh pemakainya. Informasi yang teliti, waktu
yang tepat, tetapi tidak lengkap, maka bukanlah informasi yang dapat mendukung
pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat. (Zulkifli Amsyah,
2003:317).
Kelengkapan sebuah informasi terkait dengan bagaimana pensuplai
informasi mampu menyediakan informasi sesuai kebutuhan pemakainya, misalnya
kalangan manajer. Sebuah sistem informasi disebut bermutu apabila mampu
membagikan data secara selektif. Dua atau lebih manajer biasanya memerlukan
informasi yang sama, sehingga sistem harus memiliki kelengkapan yang
memudahkan pengaksesan informasi bagi seluruh manajer. Kelengkapan yang
memudahkan pembagian informasi seperti ini disebut sebagai basis data. (Scott,
2004:104)
Dalam sistem informasi persediaan, informasi yang tersedia secara
lengkap berkaitan dengan ketersediaan informasi bagi berbagai kelompok, seperti
mereka yang berada di manajemen logistik dan gudang, produksi dan
pengembangan produk, serta akuntansi dan keuangan.
4. Keringkasan (Conciseness)
Menurut Zulkifli Amsyah (2003:318), keringkasan dalam informasi dapat
didefinisikan sebagai informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang
diperlukan (to the point). Pentingnya informasi yang ringkas terkait dengan
masalah kurang lengkapnya informasi yang seringkali menyebabkan
disediakannya informasi secara berlebihan atau terlalu rinci. Sayangnya, informasi
yang terlalu rinci tersebut seringkali pula membuat manajer atau pengguna
informasi menjadi bingung untuk mengambil keputusan berdasarkan informasi
tersebut. Oleh karena itu, laporan yang diberikan misalnya, hendaklah ringkas dan
jelas, tidak bertele-tele dan berlebihan, baik dalam isi maupun bahasanya.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
20BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Informasi yang bernilai lebih cenderung bersifat seperti suatu kesimpulan,
dan akan lebih jelas dan bernilai tinggi bila dapat disertai dengan bagan, gambar,
grafik, tabel dan bentuk statistik lainnya. Penyuplai informasi kadang-kadang
mengalami kesulitan dalam menyediakan informasi yang bernilai ringkas, namun
tepat pada sasaran yang dituju seperti ini. Oleh karena itu, menurut Scott
(2004:348), banyak organisasi dewasa ini yang mengembangkan apa yang disebut
sebagai manajemen sumber daya informasi (information resource management,
IRM). IRM telah membantu para penyedia informasi memproses informasi secara
selektif dan menghasilkan hanya informasi yang bernilai, karena semua jenis
informasi yang diperlukan, misalnya dalam pembuatan laporan, telah tersedia
dalam data base berbasis komputer (computer based information system).
Mengenai pengertian database, dijelaskan oleh Scott (2004:349) sebagai
berikut:
“Sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian file tertentu, dimaksudkan untuk mempercepat pembaruan masing-masing record, serta pembaruan secara serentak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus ataupun untuk penyelidikan.”
Dengan demikian, database memungkinkan kemudahan akses terhadap
seluruh semua catatan melalui seluruh program aplikasi, dan semua catatan yang
dapat diakses tersebut, dapat pula diperbaharui secara terpisah maupun secara
serempak. Dalam sistem informasi persediaan, contoh catatan yang dapat
diperbaharui secara serempak tersebut adalah: catatan persediaan bahan, material
setengah jadi, material jadi, produk dalam perbaikan, pemasok, biaya pembelian
dari masing-masing material dan sebagainya. Setiap saat diperlukan, laporan-
laporan yang dihasilkan dari masing-masing catatan tersebut dapat disajikan
ringkasannya saja maupun disertai dengan perincian yang dibutuhkan sebagai
unsur penjelas selama diperlukan oleh para pemakainya.
5. Kesesuaian (Relevancy)
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung
21BAB II – TINJAUAN PUSTAKA
Informasi yang memenuhi kriteria relevan adalah informasi yang sesuai
dengan keperluan pekerjaan atau keperluan manajemen. (Zulkifli Amsyah,
2003:318). Informasi hendaklah sesuai (relevan) dengan tujuan yang akan dicapai.
Oleh karena itu, data yang sama sering kali perlu diolah secara berbeda untuk
memperoleh informasi yang sesuai dengan keperluan unit masing-masing.
Pendapat yang sama dikatakan oleh Scott (2004:102), bahwa sebuah
sistem informasi yang baik harus mampu memberikan informasi yang relevan
saja. Menetapkan informasi manakah yang relevan mungkin sulit di saat analisis
berlangsung dengan sangat bervariasi untuk setiap manajer yang berbeda, atau
yang sesuai dengan keadaan, misalnya dalam kasus masalah khusus. Untuk itu,
sistem informasi harus terstruktur luwes, sehingga mampu memasok dengan cepat
informasi apapun yang diperlukan pada saat muncul masalah khusus.
Pengertian relevansi mungkin juga tidak jelas apabila dikaitkan dengan
jumlah rincian yang diperlukan oleh manajer. Misalnya, seorang manajer yang
menerima ringkasan variansi biaya mungkin akan menentukan bahwa salah satu
data variansi biaya perlu kajian lebih rinci. Namun, jika secara rutin memberikan
perincian atas semua ringkasan variansi juga akan berarti bahwa sebagian besar
rincian yang diberikan akan bersifat berlebihan dan tidak relevan. Oleh karena itu,
menurut Scott (2004:103), untuk mengatasi dilema seperti di atas, adalah dengan
merancang sistem informasi sedemikian rupa, sehingga rincian yang tidak terlalu
perlu tidak disajikan secara rutin, hanya saja dipersiapkan sehingga mudah
diperoleh apabila manajer yang memerlukannya memandang relevan.
Aplikasi Persediaan Material Bangunan Pada PT. BIG Cabang Bandung