teknik dokumentasi edited.ppt
TRANSCRIPT
Tehnik dan Dokumentasi Sistem
Oleh:Adi Nugroho
Fajrian Mukti A.Iman Hakiki N.Suwardi Dwi P.
Tinjauan Tehnik sistem (TS) adalah berbagai tool
yang digunakan dalam analisa, rancangan dan dokumentasi SIA dan relasi antar sub SIA.
Terdapat pembesaran grapis (pictorial) secara alamiah.
Teknik Sistem digunakan oleh para akuntan yang bekerja dalam SIA.
Tujuan Belajar1. Karakterisasi pemanfaatan tehnik-
tehnik sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA.
2. Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram alir dalam analisa sistem pemrosesan informasi.
Tujuan Belajar3 Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem
yang umum, seperti diagram HIPO, diagram alir SIA, dan diagram alir data logik.
Tujuan Belajar 1 Karakterisasi pemanfaatan tehnik-tehnik
sistem oleh para auditor dan personel pengembang SIA.
Use of Systems Techniquesin Auditing Apakah 2 komponen dasar dari sebuah
kesepatan pengauditan?1 Audit interim, biasanya membutuhkan
beberapa jenis uji kepatuhan (compliance testing).
2 Audit laporan keuangan, meliputi uji saldo (substantive testing).
Evaluasi Pengendalian Internal
Para auditor pada hakekatnya selalu menggunakan bagan alir dari pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam sebuah aplikasi SIA.
Para auditor membutuhkan tehnik yang sistematis untuk membangun SIA.
Para auditor menggunakan bagan-bagan untuk menganalisa distribusi dokumen-dokumen pada SIA.
Uji Kepatuhan (Compliance Testing)
Para auditor melaksanakan uji kepatuhan untuk memastikan bahwa keberadaan, menetapkan efektivitas, dan memastikan kesinambungan berjalannya pengendalian internal yang ada.
Uji kepatuhan memerlukan pemahaman terhadap pengendalian-pengendalian yang teruji dan memadai.
Uji Kepatuhan (Compliance Testing) Para auditor harus memiliki pemahaman
dasar mengenai tehnik sistem yang digunakan dalam analisa dan rancangan SIA.
Apakah tehnik-tehnik sistem itu?– input-proses-output (IPO)– hierarki plus input-process-output
(HIPO)– logical data flow diagrams (DFD)
Kertas Kerja Apakah yang dimaksud dengan kertas
kerja? Kertas kerja adalah catatan-catatan
yang dibuat oleh auditor mengenai prosedur dan uji-uji yang telah dilaksanakan, berbagai fakta yang diperoleh, dan kesimpulan dari penugasan audit.
Para auditor membutuhkan standar profesi untuk memelihara kertas kerja.
Kertas Kerja Meliputi apa saja kertas kerja yang
digunakan para auditor dalam auditing? Angket/kuesiner pengendalian internal– Bagan alir – Bagan alir sistem– Branching dan tabel keputusan
Penggunaan Tehnik Sistem Dalam Pengembangan SIA Tiga tahap proyek pengembangan SIA1. Analisa SIA2. Rancangan SIA3. Implementasi SIA
Analisa SIA Analisa SIA meliputi pengumpulan dan
pengorganisasian informasi. Tehnik sistem membantu analist dalam
analisa SIA. Tehnik ini meliputi: Matrik – Diagram alur data logik
Implementasi SIA Implementasi SIA meliputi rencana
perancangan sampai realisasinya. Dokumentasi adalah bagian terpenting
pada tahap ini. Tool yang digunakan biasanya berupa: - Bagan alir program – Tabel keputusan
Tujuan Belajar 2Mendeskripsikan pemanfaatan tehnik diagram
alur/flowcharting dalam analisa sistem pemrosesan informasi.
Tehnik-Tehnik Sistem Apakah bagan alir? Bagan alir adalah sebuah diagram
simbol yang menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuah SIA.
Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan.
Simbol Dasar
Input/Output
Proses
Arus dokumen
Anotasi
Simbol Input/Output khusus
Punched Card
Penyimpanan On-Line
Pita MagnetikDisket Magnetik
Pita Punched
Simbol Input/Output khusus
Dokumen
Input manual
Tampilan
CommunicationLink
Penyimpanan Off-Line
Simbol Proses KhususKeputusan
PredefinedProcess
Persiapan
Proses Manual
Prosespendukung
Arsip
Ekstrasi
Sortir
Collate
Simbol-simbol Tambahan
Penghubung
Konektor Off-page
Terminal
Parallel Mode
Pita Transmisi
Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir Simbol-simbol yang digunakan dalam
bagan alir mencerminkan fungsi-fungsi alur informasi SIA.
Arah normal dari alur adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.
Ujung arah panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus dokumen.
Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir
FakturFaktur Telaah dan disetujui
Telaah dan disetujui
Faktur yang disetujui
Faktur yang disetujui
Arah normal suatu alur
Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir
FakturFakturTelaah
danDisetujui
Telaah dan
Disetujui
Faktur Yang disetujui
Faktur Yang disetujui
Arah Balik Dari Alur Dokumen
Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir
Penggunaan simbol konektor
SuratPermintaan
SuratPermintaan
SuratPermintaan
SuratPermintaan
PembelianGudang
A
A
Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir
SuratPermintaan
SuratPermintaan
Permintaan pembelianPermintaan pembelian
ArsipPemasok
ArsipPemasok
Dua arah panah
Persiapan Order
pembelian dan sesuaikan
dengan arsip pemasok
Tujuan Belajar 3Mendefinisikan tehnik-tehnik sistem yang
umum, seperti diagram HIPO, diagram alur SIA, dan diagram alur data logik.
Bagan IPO dan HIPO Bagan-bagan ini biasanya digunakan
oleh personal pengembang SIA Pada kebanyakan level analisa hanya
pada relasi dasar IPO suatu sistem. Proses detail tambahan dilakukan
dengan HIPO.
Bagan IPO
Catatan Jam kerja
file master gaji
Akumulasi jamkerja
Tarif rupiah
Hitung pembayaran (kotor)
Catatan gaji kotor
File master gaji
Pesan Kesalahan
Bapak Ferry
Chart Number: 3.1
System: Penggajian
Deskripsi: Kalkulasi gaji kotor Tgl: 6/9/0X
Input Process Output
Bagan Hirarki
Sistem Penggajian
Sistem Penggajian
Persiapan DataPersiapan Data ProsesProses TelaahTelaah
1.0
2.0 3.0 4.0
Bagan Hirarki
Perhitungan Gaji KotorPerhitungan Gaji Kotor
Perhitungan Gaji BersihPerhitungan Gaji Bersih
Perhitungan Jam kerja
Perhitungan Jam kerja
Penentuan Tarif upahPenentuan Tarif upah
Perhitungan Gaji kotorPerhitungan Gaji kotor
3.1 3.2
3.11 3.12 3.13
Setiap nomor modul dijelaskan dalam bagan IPO
Simbol Diagram arus data logik
Terminator
Proses
Penyimpan Data
Alur Data
Diagram arus data (DFD)
Pencatat waktu
Pencatat waktu
ProsesData gaji
ProsesData gaji
KaryawanKaryawan
Payroll Data
Diagram arus data (DFD)
TimekeepingTimekeeping
VerifyPayroll
DataP1
VerifyPayroll
DataP1
Employee Data
Payroll Data
Current Status
Data Valid
Valid Payroll Data
Diagram arus data (DFD)Employee Data
Valid Payroll Data
CalculatePay
P2
CalculatePay
P2
Data to Process EmployeesEmployeesPaychecks
Net Pay and Deductions
Diagram arus data (DFD)
EmployeesEmployeesComputeNet PayComputeNet Pay
Net Pay and Deductions
Paychecks
UpdateEmployee
Files
UpdateEmployee
Files
ProcessPayrollJournal
ProcessPayrollJournal
Current
Amounts
Details JournalData
Analisa, Dokumen, dan Bentuk Distribusi bagan alir Analisa bagan alir mengidentifikasikan
semua proses yang signifikan dari sebuah aplikasi, menekannkan tugas-tugas dan pengendlaian yang diterapkan.
Analisa bagan alir digambarkan dnegan menggunakan simbol konektr dan alur dokumen.
Analisa Bagan Alir
Daftar Vendor yang disetujuiDaftar Vendor yang disetujui
SiapanKuotaSiapanKuota
Pilih Vendor
Pilih Vendor
Permintaan Kuota
Permintaan Kuota
Permintaan Kuota
Permintaan Kuota
Pembelian Pemasok Pembelian Pemasok
Analisa Bagan Alir
PembuatanPurchase
Order
PembuatanPurchase
Order
Pemilihan PemasokPemilihan Pemasok
PermintaanKuota
PermintaanKuota
Pembelian Pemasok Pembelian Pemasok
Permintaan Kuota
Permintaan Kuota
PurchaseOrder
PurchaseOrder
PurchaseOrder
PurchaseOrder
Bagan Alur Dokumen Controller Vice President Manufacturing
Permintaan pembelianPermintaan pembelian
Piutang dagang Agent pembelian Penerimaan Gudang
2
Permintaan pembelian
1
Permintaan pembelian
1
Permintaan pembelian
1
Permintaan pembelian
1Order
pembelian 3
Orderpembelian
3
Orderpembelian
1
Orderpembelian
12
34 5
Orderpembelian
4
Orderpembelian
4
Orderpembelian
5
Orderpembelian
5
Untuk Vendor
Bentuk Bagan DistribusiPembelian Inventori Hutang Produksi Akuntansi
Order PembelianCopy
1
2
3
4
5
1
2
1
2
3
4
Aturan Sandwich Setiap simbol proses seharusnya bisa
“sandwiched” antara sebuah input dan sebuah simbol output.
Alur Input ke simbol dan alur output ke luar simbol proses.
Tehnik Narasi Tehnik narasi adalah tehnik yang
digunakan dalan tahap penemuan fakta dalam analisa SIA.
Beberapa tehnik narasi, antara lain: - Kuesioner tertutup dan terbuka. - Dokumen telaahan.
Analisa Pemanfaatan Sumber Daya (APSD) APSD harus selalu dipertimbangkan oleh
pengembang SIA dalam implementasi SIA.
Work measurement meliputi berbagai tehnik yang digunakan seperti model, ukuran, estimasi clerical atau aktivitas lainnya dalam kerangka producsi.
Analisa Pemanfaatan Sumber Daya
Work measurement terdiri atas 4 tahap dasar:1 Identifikasi tugas.2 Perolehan taksiran waktu untuk pelaksanaan
tugas. 3. Penyesuaian taksiran waktu tersebut. 4. Analisa kebutuhan berdasarkan data ini.
Tehnik-tehnik analisa keputusan Branching dan tabel keputusan
digunakan secara umum oleh personal pengembang SIA.
Tabel branching adalah komposisi dari sebuah pernyataan keputusan yang dibuat, daftar kondisi yang dapat terjadi, dan jalur yang diikuti untuk setiap kondisi.
Tehnik-tehnik analisa keputusan
Branching Table Formats
Code Equal to
Go toInconnector
reference
1 2 3
Inconnectorreference
4
Tehnik-tehnik analisa keputusan Tabel Keputusan adalah sebuah tabulasi
yang mencerminkan sebuah peoses pengambilan keputusan.
Tabel Keputusan menyatukan berbagai kriteria keputusan.
Terdapat premis IF-THEN yang dibuat dan umumnya tampil dalam matrik 2 dimensi.
1 2 3 ... N Kondisi stub Tindakan stub
Format Tabel Keputusan
Pencatatan kondisiPencatatan tindakan
Format Tabel Keputusan
Judul Tabel Aturan
JikaMaka
Tabel Keputusan Untuk Proses Distribusi Tenaga Kerja
15 Jam Shift Y – N Y15 Jam lembur Y N Y –15 Jam Regular Y – – N
1 2 3 4
Rupiah Regular x x xRupiah Lembur x xRupiah Shift x xKesalahan no shift/OT x
SELESAI