30 .4 D S) Kementerian ~paratur Negara si Blrokrasi

TANYAJAWAB

TENTANG

PROGRAM BUDAY A KERJA

KANTORMENTERINEGARA PENDAYAGUNAANAPARATURNEGA~

TANYAJAWAB

TENTANG

PROGRAM BUDAY A KERJA

KANTOR NEGARA PENDAYAGUNAANAPARATURNEGARA

Daftar lsi Halaman

I. Kata Sambutan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

II. Kata Pendahuluan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

III. Program Budaya Kerja Dalam Tanya Jawab :

1. Pengertian Dasar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2. Bentuk Organisasi dan Prosedur Program Bu-daya Kerja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

3. Program Budaya Kerja Dalam Derap Pelaksa-naan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4. Bidang-bidang Penyempurnaan 19

5. Hasil Program Budaya Kerja 22

6. Penghargaan dan Pengakuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

7. Presentasi Manajemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

8. Pelatiha!1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

9. Pemasyarakatan Program Budaya Kerja 32

IV. Untaian Mutiara Budaya Kerja 36

* * *

KATA SAMBUTAN MENTERINEGARAPENDAYAGUNAAN

APARATUR NEGARA

Program Budaya Kerja merupakan salah satu bentuk pro­gram PAN yang diterapkan pada administrasi pemerintah, di mana pendekatannya bertumpu pada pemanfaatan optimal sumberdaya manusia. Upaya ini memberikan peluang bagi tiap pegawai/karyawan untuk berprakarsa dan berkreasi serta ber­partisipasi sekaligus bersama-sama mengaktualisasikan nilai-nilai luhur Pancasila dan budaya bangsa menjadi kenyataan perilaku manajemen pada administrasi pemerintah.

Dengan Program Budaya Kerja diharapkan akan terjadi peningkatan mutu/kualitas pada sumberdaya manusia, proses kerja dan hasil kerja/kinerja (performance). Untuk dapat menca­pai itu diperlukan komitmen dari pucuk pimpinan organisasi dan para pegawai/karyawannya, sehingga terdorong untuk melaku­kan Program Budaya Kerja sehingga selalu ingin mendapatkan hasil yang lebih baik dengan penyempurnaan terus-menerus se­cara bergotong-royong dan saling bertukar menambah ilmu pe­ngetahuan dan ketrampilan.

Program Budaya Kerja dapat menjadi tempat untuk mem­peroleh kepuasan kerja bagi pegawai/karyawan, karena dapat menyumbangkan ketrampilan/pengetahuannya untuk perbaik­an dan pengembangan organisasi/kantornya. Keadaan ini bersi­fat mendorong partisipasi mereka sehingga memungkinkan terjadinya aktualisasi diri para anggota kelompok Budaya Kerja tersebut tersalur dengan baik.

Dengan cara demikian akan terjadi proses saling bela jar, be­rani berbicara di depan umum, berani berprakarsa dan bertang­gung jawab, mampu berkomunikasi dan tahu perlunya kerjasama dengan sesama anggota dan orang lain, tahu bagaimana melaku­kan koordinasi yang produktif dan belajar sabar untuk mencapai keseleraan, keserasian dan keseimbangan serta meraih hasil yang lebih baik.

1

Buku kecil ini akan banyak membantu para pimp,nan orga­nisasi/lembaga, para fasilitator dan pimpinan Kelompok Budaya Kerja untuk persiapan memulai melak~anakan Program Budaya Kerja di instansinya masing-masing dengan penyesuaian-penye­suaian menurut bidang kerja yang dikelola.

Selamat bekerja. Hari esok akan lebih baik dari pada hari ini.

Jakarta, 9 Agustus 1991

~==:::;:~ Menteri Negara endaya naan Aparatur Negara

2

KANTORMENTERINEGARAPENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA

KATA PENDAHULUAN

Untuk lebih menghayati dan mendalami Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 4 Ta­hun 1991 tentang Pedoman Pemasyarakatan Budaya Kerja, kiranya masih perlu diberikan suatu pedoman yang bermula de­ngan suatu pertanyaan yang kemudian disusul suatu jawaban rin­d sebagaimana yang diperlukan.

Suatu upaya untuk menghayati dan mengamalkan nilai-ni­lai luhur Pancasila dan UUD 1945, yang diikuti dengan langkah penjabaran operasionalnya dalam bentuk yang lebih nyata, dicobakan melalui pendekatan perilaku sumberdaya manusia yang tersusun dalam manajemen administrasi pemerintah. Mana­jemen tersebut tertuang dalam Program Budaya Kerja yang ber­tumpu pada Kelompok Budaya Kerja. Organisasi Kelompok Bu­daya tersebut didasari oleh nilai-nilai luhur Pancasila dan sema­ngat UUD 1945 serta nilai-nilai kreatif yang dimiliki, kemudian diramu dengan prinsip-prinsip "manajemen serba tujuan" dan "manajemen partisipasi" dengan pusat perhatian pada orientasi sumberdaya manusia.

Ajaran tersebut diperkenalkan pertama kali oleh Prof. Dr. Deming dan Dr. Juran, yang kemudian dikembangkan oleh Prof. Dr. Kaoru Ishikawa dari Jepang sesuai dengan budaya dan tradisi masyarakat untuk meningkatkan produktivitas kerja di per­usahaan. Ternyata hasilnya sangat menakjubkan dan menjadi­kan negara-negara lain ikut mengembangkan sesuai dengan kon­disi masyarakatnya dalam aspek budaya, tradisi dan nilai-nilai yang dianutnya. Hasilnya juga sangat mengherankan, sebagai­mana dikembangkan oleh Pemerintah Thailand, Malaysia dan Singapura bukan saja untuk perusahaan, akan tetapi juga untuk

3

administrasi pemerintah dengan hasil yang positif dimana mere­ka mampu meningkatkan produktivitas aparatur pemerintah dan meningkatkan mutu pelayanan, proses dan cara kerjanya.

Dengan semangat kebersamaan, keterbukaan, kegotong­royongan, ingin maju, berani dan mawas diri, Program Budaya Kerja akan menjadi wadah yang selalu akan dikembangkan se­suai dengan tuntutan zaman dan masyarakat untuk mencapai ha­sil yang lebih baik dalam upaya mendayagunakan aparatur pe­merintah. Selamat mengikuti Budaya Kerja dan semoga berhasil, Tuhan Y.M.E. selalu bersama kita, amien.

4

PROGRAM BUDAY A KERJA DALAM TANYA-JAWAB

1. PENGERTIAN DASAR

APA YANG DIMAKSUD DENGAN BUDAY A KERJA?

Budaya kerja merupakan sikap hidup yang didasari oleh pandangan hid up sebagai nilai-nilai yang telah menjadi sifat, kebiasaan dan kekuatan pendorong yang membudaya dalam kehidupan suatu kelompok masyarakat/organisasi, yang kemudian tercermin dalam perilaku, kepercayaan, cita­cita, pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai "kerja" atau "bekerja".

APA YANG MENJADI LANDASAN FALSAFAH BUDAYA KERJA?

Landasan falsafah Budaya Kerja adalah Pancasila dan Undang-undang Dasar 1945 serta Budaya-budaya kreatif yang hid up dalam masyarakat Indonesia.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN BUDAYA KERJA DA­LAM APARATUR PEMERINTAH ?

Budaya Kerja aparatur pemerintah adalah budaya pe­ngelolaan administrasi pemerintah yang menghasilkan pe­ngembangan, perencanaan, produksj dan pelayanan suatu produk yang berkualitas dalam arti optimal, ekonomis, bermanfaat dan memuaskan.

APA KELOMPOK BUDAY A KERJA ITU?

Kelompok Budaya Kerja (KBK) adalah sejumlah pega­waifkaryawan yang bekerja secara berkelompok dalam pro­ses suatu pekerjaan dengan mempergunakan siklus pengen­dalian mutu (SPM) dengan tujuan untuk memperoleh mutu pekerjaan yang lebih baik. Kelompok tersebut merupakan mata rantai dari seluruh Program Budaya Kerja (PBK), se­hingga keberhasilan program sangat tergantung pada kerja kelompok yang bersangkutan.

5

APAKAH PROGRAM BUDAYA KERJA DAPAT DILAKSA­NAKAN PADA APARATUR PEMERINTAH?

Sudah pasti dapat dilaksanakan. Hal itu sudah terbukti di beberapa negara yang melaksanakan PBK/SPM berhasil dengan baik, seperti Jepang dan Am erika Serikat, juga nega­ra tetangga Singapura, Malaysia dan Thailand. SPM dalam Budaya Kerja telah disesuaikan dengan keperluan pening­katan produktivitas kerja aparatur pemerintah, sehingga akan mampu meningkatkan pelayanan kepada masyarakat maupun sesama aparatur.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN SIKLUS PENGENDALI­ANMUTU?

SPM adalah kegiatan interaksi berulang meningkat yang terdiri dari : perencanaan, pelaksanaan, pengecekan dan tindak lanjut. Motto SPM adalah bahwa hari ini lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini.

APAKAH PROGRAM BUDAYA KERJA INI SUATU CARA BARU?

Tidak. Budaya Kerja itu disusun berdasarkan cara kerja SPM yang sangat efektif dan efisien. SPM tersebut telah dilakukan di Jepang sejak 1961 oleh Prof. Dr. Ishikawa, yang dibawa masuk ke Jepang oleh pakar dari Amerika Serikat yang bernama Dr. Deming dan Dr. Juran. Mulai saat itu ting­kat kemajuan Jepang tampak sangat menyolok. Kemudian banyak negara lain mulai mempelajari dan mengembangkan sendiri.

Budaya Kerja merupakan suatu kombinasi antara SPM dan keperluan aparatur pemerintah dengan aktualisasi nilai­nilai luhur Pancasila dan UUD'45 serta budaya kreatif ma­syara_kat, motivasi dan peningkatan mutu.

6

NILAI-NILAI LUHUR APA SAJA YANG BISA DI AKTUALI­SASIKAN DALAM KBK?

Antara lain adalah gotong royong, musyawarah - mufa­kat, kebersamaan, keterbukaan, keserasian, keselarasan dan keseimbangan, keteladanan, kreativitas, partisipasi, tanggung jawab, ikut memiliki, mawas diri, berani mengambil risiko un­tuk kebenaran. Masih banyak lagi yang bersifat lokal, ke­daerahan dan sektor kerjanya yang bisa rnembawa semangat dan kreativitas lebih baik.

APA YANG MENJADI TUJUAN PBK?

Memberikan apa yang diperlukan oleh pegawai/ karyawan untuk :

+ Keberhasilan + Pengakuan + Penghargaan + Kebanggaan kerja + Peranserta + Aktualisasi diri + Tanggungjawab kerja dan manfaat + Rasa ikut memiliki

Memberikan dorongan untuk kerjasama dan du­kungan moral.

- Meningkatkan keterikatan kerja. - Menciptakan kemampuan memecahkan masalah

dalam kelompok. Menanamkan kesadaran dalam berkelompok, me­makai sistem, melayani, sebagai anggota kelompok dan peningkatan mutu. Mendorong kemampuan bekerja mandiri. Mempererat hubungan atasan dan bawahan. Menciptakan perilaku untuk memecahkan dan menghindari masalah. Mendorong melakukan pekerjaan yang ditopang oleh perilaku yang serasi, selaras dan seimbang.

7

Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat, seksi dan bagian serta kantor lain. Menyempurnakan komunikasi dan koordinasi. Mengembangkan pribadi dan mutu kepemimpinan serta ketrampilan kerja lainnya. Meningkatkan motivasi pegawai/karyawan, me­ningkatkan mutu kinerja dan produktivitas. Menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan dan serasi.

APAKAH DALAM MELAKSANAKAN PBK ITU PERLU KE­BIJAKSANAAN DAN PROSEDUR ?

Sangat diperlukan, karena akan menjamin komunikasi dan koordinasi yang efektif dan efisien dari manajemen atasan sampai ke bawah agar bisa masuk dalam PBK dan cia­pat memahami, maksud dan tujuan - strategi/kebijaksanaan -sasaran - organisasi.

BAGAIMANA SYARATNYA AGAR PROGRAM BUDAYA KERJA DAPAT BERHASIL?

Menurut pengalaman dari Jepang dan beberapa nega­ra tetangga kita ada beberapa persyaratan yang perlu dicipta­kan antara lain :

8

Komitmen dari pimpinan paling atas. Harus diakui bahwa Budaya Kerja sebagai cara un­tuk mengembangkan sumberdaya manusia. Falsafah yang melatar belakangi Program Budaya Kerja harus dihayati, diyakini dan diamalkan untuk membentuk perilaku para pegawai/karyawan ang­gota Kelompok Budaya Kerja. Upaya motivasi yang mengenai sasaran. Kebiasaan pimpinan harus diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan program Budaya Kerja. Ketajaman menerima cara-cara baru untuk diterap­kan dalam praktek.

- Adanya saling percaya diantara anggota kelompok, yang akan membuahkan hasil. Tindak lanjut yang baik dari kegiatan SPM dan tin­dakan koreksi yang efektif. Perhatian yang besar dari pimpinan atasan terha­dap kegiatan KBK Seluruh pegawai/karyawan harus mempunyai se­mangat memperbaiki mutu. Kegiatan harus langsung berkaitan dengan pekerja­an yang menjadi tanggungjawabnya.

BAGAIMANA PROGRAM BUDAYA KERJA DIMULAI PADA KELOMPOK?

Setelah diadakan penataran dan pendalaman PBK pada tingkat ceramah untuk pimpinan dan pegawai/karya­wan, kemudian kursus untuk caJon fasilitator dan pimpinan kelompok, maka dapat mulai pembentukan KBK, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Kejelasan tugas KBK - Keanggotaan bersifat sukarela berdasarkan minat. - Proyek contoh untuk mencari bentuk yang pas.

Jangan terburu mencari produktivitas - ini merupa­kan program jangka panjang - yang penting adalah menanamkan kesadaran berorganisasi, terutama yang menyangkut komunikasi dan koordinasi.

Manajemen unit/kantor harus memakai usulan/pen­dapat/saran dari KBK dalam batas-batas kemam­puan dan kewenangannya.

2. BENTUK ORGANISASI DAN PROSEDUR PROGRAM BUDAY A KERJA.

BAGAIMANA BENTUK ORGANISASI PROGRAM BUDA­YA KERJA PADA TINGKAT PUSAT?

Pada umumnya organisasi tingkat pusat seperti Depar­temen/Lembaga yang akan melaksanakan PBK dimulai de-

9

ngan membentuk : - Panitia Pengarah. - Fasilitator. - Pemimpin Kelompok. - Anggota Kelompok.

SIAPA SAJA YANG DAPAT MENJADI ANGGOTA PANI­TIA PENGARAH ?

Ketua Panitia Pengarah biasanya dijabat oleh pejabat tingkat Sekjen/Sekretaris lembaga yang bersangkutan, se­dangkan anggotanya dapat terdiri dari para pejabat eselon I, kalau perlu bisa ditambah dengan pejabat eselon II.

SIAPA YANG DAPAT DITUNJUK MENJADI FASILITA­TOR?

Setiap pegawai/karyawan yang mempunyai kemampu­an lebih di bidang manajemen/administrasi, tidak harus lu­lusan universitas, mempunyai karakter yang baik dan bisa di­terima oleh semua pihak, bersifat sabar dan sopan serta mampu berfungsi sebagai fasilitator, telah mengikuti kursus fasilitator. Lazimnya eselon II, III dapat menjadi fasilitator. Eselon I yang berminat, baik juga menjadi fasilitator.

SIAPA YANG DAPAT MENJADI PEMIMPIN KELOMPOK?

Pemimpin KBK dapat diambil dari para pejabat eselon II, III, IV. Sebaiknya diambil dari mereka yang bukan Kepala Kedinasan. Mungkin mereka berasal dari staf yang mempu­nyai kemampuan lebih diantara para pegawai/karyawan dan bisa diterima oleh para anggota. Hal itu tergantung pada jenis kegiatan, beban pemikiran dan tingkat pengambilan keputus­an. Sebagai permulaan kegiatan Kepala Kedinasan dapat merintis jalan menyelenggarakan PBK.

SIAPA YANG MENJADI ANGGOTA KELOMPOK?

Setiap pegawaifkaryawan yang termasuk dalam suatu proses pekerjaan bisa dalam satu unit atau antar unit, bisa bersifat horizontal maupun vertikal, yang dapat membentuk satu kelompok.

10

BAGAIMANA MENGORGANISASIKAN PROGRAM BU­DAYA KERJA PADA TINGKAT DAERAH?

Untuk lembaga yang besar seperti Pemerintah Daerah, susunan keanggotaan Panitia Pengarah dapat disusun seper· ti organisasi di pusat, namun perlu penyesuaian eselon me· nurut tingkat daerahnya.

Bagi lembaga/kantor wilayah atau cabang vertikal disesuaikan dengan Departemen/Lembaga induknya di pu· sat menurut kebijaksanaan yang ditentukan.

APA YANG MENJADI TUGAS PANITIA PENGARAH ?

- Menentukan tujuan dan sasaran PBK. - Mendorong kegiatan Budaya Kerja.

Menentukan kebijaksanaan dan prosedur pelaksa­naan Budaya Kerja. Memilih dan menunjuk fasilitator. Memantau dan melaporkan kegiatan Budaya Kerja kepada Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Ketua Perhimpunan Manajemen Mutu Indonesia. Mengevaluasi dan memberikan penghargaan pada kegiatan Budaya Kerja. Mengusahakan dan mengalokasi anggaran untuk kegiatan Budaya Kerja. Mengelola semua program Budaya Kerja dan mela­kukan koreksi bilamana perlu.

BERAPA BESAR JUMLAH ANGGOTA PANITIA PENGA­RAH?

Tergantung pada kemampuan pengelolaan agar bisa membuahkan hasil yang lebih baik, maksimal 15 orang dan minimal 9 orang. Yang penting adalah kemampuan untuk dapat hadir pada rapat-rapat panitia dan semua anggota ha­rus menyempatkan un~uk._l3·erpei'al)"Serta. Sebenarnya angka

minimal9 juga bukan~~l~~~~(: .. \1~ ~ ·~· - ·,~ ~

uJ ; ~ " ~~\ ~ z 't ~, · 0,.. . .. , ~ .... :. : .. .,. ........... ....,

"·· ~ * 11 ,if.. ~hOR t~, t.S\'0\~'":l

BAGAIMANA HUBUNGAN ANTARA PENGARAH, FASI­LITATOR DAN KELOMPOK?

Panitia Pengarah bertanggung jawab untuk memberi­kan petunjuk dan mendorong program Budaya Kerja pada seluruh Departemen/Lembaga. Fasilitator bertanggung ja­wab untuk memberikan pengarahan, koordinasi dan men· dorong aktivitas KBK dalam organisasi. Jumlahnya tergan­tung pada besarnya jumlah pegawaifkaryawan yang bekerja, mereka akan membantu jalannya aktivitas KBK.

APA YANG MENJADI TANGGUNG JAWAB FASILITA­TOR?

- Menciptakan suasana/iklim untuk pembentukan Budaya Kerja.

- Melatih Pimpinan KBK. - Membantu Pimpinan Kelompok dalam pelatihan

anggota Kelompok. - Sebagai penghubung Kelompok dengan Kelompok

lain atau organisasi lain. - Bekerja erat dengan Panitia Pengarah. - Menghadiri rapat/pertemuan KBK. - Membantu menentukan tema Kelompok. - Membantu Kelompok dalam mencari masalah dan

memecahkan masalah.

SIAPA YANG MENJADI PIMPINAN KELOMPOK BUDAYA KERJA?

Program Budaya Kerja akan mudah diterima bilamana disesuaikan dengan struktur organisasi yang ada. Hal itu akan memudahkan PBK mencapai keberhasilan. Oleh kare­na itu, pada awalnya lebih baik memiliki kepala kedinasan (supervisor) untuk menjadi Pimpinan Kelompok, kemudian setelah mapan, dapct orang lain yang menjadi Pimpinan Ke­lompok. Hal itu mengurangi konflik yang bisa terjadi karena pimpinan kedinasan merasa tersaingi oleh orang lain. Di sam-

12

ping itu kepala kedinasan juga harus menyadari peranan Pimpinan Kelompok dan bisa menempatkan diri yang enak dalam struktur organisasi untuk mengurangi kemungkinan terjadi konflik.

SIAPA LAGI YANG DAPAT MENJADI PIMPINAN KELOM­POK?

Setelah Kelompok Budaya Kerja dapat berjalan de­ngan baik dan berhasil, Pimpinan Kelompok yang tadinya diambil dari kepala kedinasan dapatmelepaskan diri dan di­ganti dengan wakilnya yang telah direncanakan sebelumnya. Kepala kedinasan bahkan dapat ikut menjadi anggota Ke­lompok. Kepala Kedinasan yang menjadi anggota Kelompok harus tahu diri dalam menjalankan perannya dalam kelom­pok, Cia tidak boleh mendikte atau mendominasi atau menggurui. Tetapi dia harus menciptakan partisipasi total se­luruh anggota Kelompok dalam menjalankan tugas kelom­pok.

APAKAH PIMPINAN KELOMPOK DAPAT DIPILIH?

Dapat saja dipilih, namun setelah kondisi memungkin­kan, yang berarti sudah tidak ada lagi kecurigaan dari kepala kedinasan yang menjadi Pimpinan Kelompok dan Kelompok telah berjalan dengan baik dan lancar.

APA YANG MENJADI TUGAS PIMPINAN KELOMPOK?

Pimpinan Kelompok Program Budaya Kerja antara lain meliputi:

Mengelola PBK dalam Kelompok yang dipimpin­nya. Mengembangkan diri melalui bela jar sendirifpenga­laman melalui kesadaran akan perilakunya. Mengembangkan perilaku yang matang dan mem­berikan contoh yang baik. Menghimbau seluruh bawahan untuk bergabung dengan KBK.

13

- Melatih anggota kelompok mengenai konsep Buda­ya Kerja. Membantu menyusun aktivitas program berdasar­kan tujuan dan landasan. Membimbing Kelompok untuk memecahkan masa­lah atau upaya penyempurnaan sesuai dengan tu­gas Kelompok atau lembaga/organisasinya. Bekerjasama dengan Pimpinan Kelompok lainnya. Bekerjasama dengan Fasilitator dalam hal :

+ penyelenggaraan kursus latihan ; + penyelenggaraan presentasi kasus/manaje-

men. Memberi motivasi anggota Kelompok dan membe­rikan kesempatan mereka berperan serta dalam kepemimpinan.

SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB ATAS KELOM­POK BUDAY A KERJA?

Pimpinan Kelompok yang bertanggungjawab, bukan Fasilitator.

APA YANG HARUS DIINGAT OLEH PIMPINAN KELOM­POK PADA ACARA RAPAT?

Seorang pimpinan yang efektif adalah mereka yang da­pat mengajak peran serta seluruh anggota kelompok secara maksimal. Dia harus mampu meredam seseorang anggota yang cenderung mendomininasi tanpa mengurangi peran sertanya dalam keberhasilan kelompoknya. Dia harus mam­pu menggugah keberanian bicara pada anggota yang selalu diam saja untuk aktif berpartisipasi. Dia harus selalu memper­baiki peran kepemimpinannya dan mengembangkan kesa­daran perilaku yang dapat mempengaruhi lainnya untuk ber­gerak. Dia tidak boleh mendominasi dalam diskusi.

14

DARIMANA ANGGOTA KELOMPOK BUDAYA KERJA DISUSUN?

Pada umumnya mereka diambil dari unit/seksi yang terkait dalam suatu prose·s pekerjaan yang sama. Mereka dikelompokkan untuk melakukan analisis, pemecahan masa­lah, penyempurnaan yang akan mempengaruhi pada kiner­janya (performance) dan kemampuan menyumbangkan te­naga/pikiran pada tempat kerjanya.

APA SAJA YANG HARUS DIINGAT SEBAGAI ANGGOTA KELOMPOK? PUSTAKAAN

Anggota Kelompok harus : aliT. M£NPAN - kerjasama dengan, memberi bantua

an Pemimpin Kelompok dan sesama anggota ; - mau membagi dan menyumbangkan ide-ide yang

bermanfaat ; - menghadiri rapat-rapat rutin dan membantu apa

saja yang sedang dilakukan oleh Kelompok ; - mengembangkan perilaku yang positif/kreatif un­

tuk pekerjaan, ternan kerja, manajemen dan dirinya sendiri; bicara mengenai masalah yang memajukan kelom­pok; meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan ;

- membantu lainnya untuk bela jar dan mengembang­kan · . '

- siap untuk menerima perubahan, tantangan dan tanggung jawab baru dengan menerapkan perilaku pemecahan masalah dan peningkatan mutu ; mengurangi perilaku yang menonjolkan ego, men­dukung semangat kelompok, selalu kreatif yang membantu kelompok untuk mencapai keberha­silan;

- sadar harus berbuat yang terbaik bagi kelompoknya dan bangga akan hasil dan kerjanya ; gembira dengan aktivitas Kelompok dan mendapat­kan kepuasan kerja.

15

3. PROGRAM BUDAYA KERJA DALAM DERAP PEIAK­SANAAN.

16

BAGAIMANA CARA MEMECAHKAN MASALAH/UPAYA PENYEMPURNAAN ?

Tahap-tahap yang perlu dilakukan dalam upaya meme­cahkan masalah dan upaya melakukan penyempurnaan, se­bagai berikut ini :

- ldentifikasi dan seleksi masalah. - Analisis masalah dari data-data dan informasi. - Mengembangkan pemecahan yang potensial, men-

cari alternatif. - Seleksi dan rencana pemecahan. - Pelaksanaan pemecahan. - Evaluasi pemecahan dan penyempurnaan/koreksi.

TAHAP 1) Ada beberapa pihak yang dapat membantu iden­tifikasi masalah seperti Anggota Kelompok, Ma­najemen, Staf Ahli dan Fasilitator. Memilih mana yang mempunyai pengaruh besar pada pekerja­an.

TAHAP 2) Melakukan analisis berdasar data-data dan infor­masi yang telah disusun dengan menggunakan 7 alat pemecahan masalah dan 8 langkah pende­katan.

TAHAP 3) Berdasarkan analisis, disusun beberapa alternatif pemecahan masalah yang mampu dikerjakan dan mempunyai pengaruh besar pada upaya per­baikan dan penyempurnaan.

TAHAP 4) Memilih yang terbaik dari alternatif pemecahan tersebut di atas dan menyusun rencana pelak­sanaannya, sebagai suatu rekomendasi kepada Pimpinan Kedinasan.

TAHAP 5) Setelah rekomendasi bisa diterima oleh Pemim­pin Kedinasan, maka upaya pemecahan masa­lah/penyempurnaan dapat dilakukan.

TAHAP 6) Kemajuan tiap pelaksanaan rekomendasi harus dipantau, dievaluasi agar tindakan koreksi dapat dilakukan. Hal ini merupakan keharusan untuk menjamin efektivitas pelaksanaan.

BERAPA JUMLAH KELOMPOK BUDAYA KERJA BOLEH DIBENTUK PADA SUATU KANTOR?

Tidak dibatasi. Hal itu tergantung pada lingkup kerja suatu kantor, besar/kecilnya jumlah pegawai/karyawan. Yang penting Kelompok itu terdiri dari mereka yang terkait dalam suatu proses pekerjaan tertentu, bisa satu unit/seksi/ bagian atau lebih, bisa vertikal atau horizontal.

BERAPA LAMA DAN BAGAIMANA KELOMPOK BUDAYA KERJA MELAKUKAN RAPAT?

Rapat dapat dilakukan selama 1 (satu) jam setiap ming­gu atau bisa juga 2 (dua) jam setiap dua minggu untuk pemecahan masalah dan masih tergantung pula pada tema/ kegiatan/proyek yang sedang dikerjakan.

APA SAJA YANG BISA TERJADI DALAM FORUM RAPAT KELOMPOK?

pat: Berikut ini adalah hal-hal yang dapat terjadi dalam ra-

- ldentifikasi tema, masalah atau obyek penyempur­naan.

- Pelatihan oleh Fasilitator yang menyangkut : + bagaimana PBK dapat berjalan lebih baik ; + bagaimana mempergunakan 7 alat dan 8

langkah pemecahan masalah. - Mendapatkan umpan balik dari Fasilitator menge­

nai jalannya KBK.

17

Penyusunan rencana pelaksanaan. Mengembangkan alternatif pemecahan masalah ; Diskusi mengenai masalah pelaksanaan.

- Mempelajari dan menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan serta masalah-masalah lainnya.

- Menyiapkan rekomendasi. - Membuat suatu presentasi manajemen.

BAGAIMANA PENDEKATAN BUDAYA KERJA UNTUK MENDORONG PEMECAHAN MASALAH DAN PENYEM­PURNAAN.

Dengan berpikir dan berperilaku yang positif/kreatif akan mampu mendorong dan menggugah semangat para pe­gawai/karyawan, dimana keteladanan ini harus selalu mele­kat pada pimpinan kantor, pimpinan Kelompok dan Fasili­tator. Dengan demikian diharapkan para pegawai/karyawan akan mampu mengubah cara berpikir dan berperilaku yang mengarah pada tanggapan yang positif dan kreatif. Pikiran dan perilaku yang negatif dapat mengganggu kelancaran PBK, karena bisa terjadi penolakan, enggan berbuat, takut, ti­dak ingin maju, tidak mau belajar, tidak mau memperbaiki diri dan lain-lain yang kurang baik.

HARUSKAH PROGRAM BUDAYA KERJA ITU MENEN­TUKAN ARAH DAN TUJUAN ?

Sudah pasti harus menyusun arah dan tujuan kelom­pok Budaya Kerja. Kalau tidak, maka organisasi tersebut akan merupakan kumpulan orang yang tak berguna, mereka hanya berkumpul untuk omong kosong.

BISAKAH PIMPINAN KEDINASAN MENOLAK REKO­MENDASI KELOMPOK BUDAY A KERJA?

Berdasar pengalaman di Jepang, Amerika Serikat dan Singapura, 80% dari rekomendasi KBK dapat disetujui oleh Pimpinan kedinasan. Biasanya yang tidak/kurang disetujui

18

itu bilamana KBK terse but menyimpang dari tugas pokoknya dan atau mengakibatkan biaya yang terlalu besar. Ketajaman membuat rekomendasi yang bermutu itu sangat tergantung pada Pemimpin KBK dan Fasilitator, oleh karena itu mereka harus mampu menjaga area masalah dan rekomendasi yang sesuai dengan manajemen organisasinya.

APAKAH RAPAT KBK DISELENGGARAKAN PADA JAM KERJA?

Hal itu tergantung pada sifat pekerjaan dan beban kerja yang ada di kantor yang bersangkutan. Bisa dilaksanakan ra­pat KBK pada waktu jam kantor bilamana memungkinkan. Bisa juga rapat dilakukan di luar jam kerja sepanjang menyangkut pembicaraan masalah kerja dan upaya penyem­purnaan, akan tetapi tidak tergolong kerja lembur, tidak dibayar, karena atas dasar sukarela dengan mot!vasi tersen­diri berupa bangga atas prestasi, puas atas partisipasi dan lain-lain yang sifatnya lebih pribadi.

APAKAH KBK DAPAT MEMPERGUNAKAN AHLI YANG DIPERLUKAN OLEH KELOMPOK?

Bisa saja KBK mengundang Ahli teknik tertentu untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi. Dalam hal ini Fasilitator dapat mengundang Ahli yang bersangkutan atas nama KBK dan nasehat Ahli tersebut menjadi tanggung jawab KBK dalam memberikan rekomendasi kepada Pim­pinan Kedinasan.

4. BIDANG-BIDANG PENYEMPURNAAN.

BIDANG APA SAJA YANG DIJADIKAN SASARAN KEGI­ATANKBK?

Bidang penyempurnaan dan bidang-bidang lain yang berkaitan dengan pekerjaan unit atau KBK disebut "tema". Tema-tema pada umumnya berkaitan dengan pekerjaan, perilaku kerja dan lingkungan kerja kelompok. Sebuah tema dapat dijadikan proyek atau beberapa proyek.

19

20

BAGAIMANA MEMILIH PEKERJAAN KELOMPOK ?

KBK mengindetifikasi kegiatanjproyek dan memilih diantaranya yang patut dan penting untuk dikerjakan dalam batas waktu tertentu. Dengan alasan bahwa anggota KBK tahu persis masalahnya dan mempunyai kemampuan untuk mengatasinya secara realistis dan berharga untuk disarankan dalam manajemen.

APA KAITAN ANTARA KBK DENGAN PEKERJAAN KEDI­NASAN?

Anggota KBK sebagian besar terdiri dari pegawaifkar­yawan dalam satu unit/seksi/bagian kerja dalam suatu proses pekerjaan. KBK memilih kegiatan/proyek yang berkaitan de­ngan pekerjaan yang dilakukan oleh unit kerja yang bersang­kutan.

BAGAIMANA MENGIDENTIFIKASI TEMA ATAU PRO­YEK?

- Timbul dari keperluan manajemen. Saran-saran dari para pimpinan dan staf.

- Us ulan dari KBK, anggota KBK, Pimpinan KBK dan Fasilitator.

- Saran dari orang lain bukan anggota. - Rekomendasi dari·KBK lain.

TEMA APA SAJA YANG KIRANYA BISA DIAMBIL?

- Meluruskan dan menyederhanakan prosedur dan sistem.

- Alir kerja yang lebih baik. - Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien.

Mengurangi pemakaian kertas. Menyederhanakan formulir. Menyempurnakan sistem pelayanan masyarakat. Memberikan pelayanan yang lebih ramah dan so­pan.

- Memberikan pelayanan yang lebih cepat. - Memanfaatkan orang lebih baik dalam kelompok. - Mengurangi pekerjaan/kegiatan yang percuma. - Mengurangi antrian panjangjlama. - Mengurangi kesalahan-kesalahan, pemborosan, ke-

rusakan, kepalsuan. - Tempat kerja yang lebih bersih dan rapih. - Tempat kerja yang aman dan nyaman. - dan lain-lain.

Semua tema atau proyek yang dipilih harus berkaitan dengan peningkatan kualitas pelayanan, prosedur, keluaran, personil, proses waktu, hubungan kerja, sistematik fungsi, pencegahan kerugian/kesalahan, kecenderungan masa de­pan yang lebih baik dan semua kegiatan yang dirasakan be­lum memuaskan, penentuan tugas dan tanggung jawab individual dalam unit kerja untuk memberikan pelayanan masyarakat yang lebih baik, mengurangi keluhan dan lain sebagainya.

APAKAH TIAP KEGIATAN/PROYEK KBK HARUS BERO­RIENTASI KUALITAS?

Tidak perlu, meskipun kebanyakan pemecahan masa­lah dan upaya penyempurnaan bentuknya kualitatif. Suatu contoh antrian panjang menjadi lebih pendek dan cepat, ti­dak berarti pegawaifkaryawan harus kerja keras atau cepat, tetapi mungkin hanya mengubah prosedur dalam pembagian tugas. Antrian panjang itu telah membuat pegawaifkaryawan bekerja keras, jadi tidak bisa mereka diminta lebih keras lagi.

APAKAH KBK BISA BERBUAT LAIN 01 LUAR PEME­CAHAN MASALAH DAN PENYEMPURNAAN.

Bisa saja, namun harus memilih suatu kegiatanjproyek yang berkaitan dengan tugas lembaga/organisasinya yang mempunyai pengaruh cukup berarti pada pemecahan masa­lah dan upaya penyempurnaan tugas pokoknya. Hal itu bisa terjadi pada masalah perencanaan yang lebih luas dan cara-

21

cara pelaksanaannya. Karena para pegawai/karyawan mera­sa ikut memiliki dan ikut bertanggung jawab, maka partisipasi dalam manajemen secara keseluruhan harus dapat terwa­dahkan.

HARUSKAH KBK MULAI DENGAN MENANGANI KEGI­ATAN/PROYEK YANG SEDERHANA ATAU YANG SU­LIT?

Sudah pasti harus yang sederhana dahulu, agar anggo­ta KBK mempunyai keyakinan akan kemampuan memecah­kan masalah dengan baik. Keyakinan kemampuan berbuat sangat penting agar PBK itu bisa terus berlangsung.

APAKAH USULAN DARI KBK ITU MAHAL UNTUK 01-LAKSANAKAN.

Pengalaman di beberapa negara yang melaksanakan PBK ternyata 95% dari usulan KBK dapat dilaksanakan de­ngan murah, bahkan banyak yang tidak memerlukan biaya. Keuntungan lain bahkan terjadi penghematan biaya pada operasionalisasinya.

APAKAH KBK DAPAT MENGALAMI KEGAGALAN?

Dapat saja terjadi bahwa KBK belum/tidak bisa melak­sanakan kegiatan/temq/proyek yang telah mereka rencana­kan. Tetapi jangan dikatakan gaga!, sepanjang mereka masih mempunyai niat dan semangat memperbaiki dari kesalahan yang telah dibuat dan belajar pada KBK lain yang berhasil, sudah pasti keberhasilan akan dapat diraihnya.

5. HASILPROGRAMBUDAYAKERJA

22

APAKAH PROGRAM BUDAY A KERJA MEMERLUKAN BI­AYA?

Program ini merupakan upaya jangka panjang, yang hasilnya juga akan diperoleh tergantung pada investasinya. Karena pusat orientasi sumberdaya manusia, maka investasi

St::T. f:il:~ ll"t P.' juga cenderung lebih banyak pada upaya a an perllaku--dan peningkatan ketrampilan. Walaupun program ini bersifat jangka panjang, harus diyakini bahwa hasil positif pasti akan diperoleh dan sangat menguntungkan baik langsung pada organisasiflembaga yang bersangkutan maupun bagi negara dan masyarakat pada umumnya. Hasil positif yang mungkin bisa dicapai dengan PBK antara lain berupa :

- Peningkatan akhlak dan moral. - Kerjasama dan semangat kelompok dapat diting-

katkan. - Kegiatan Budaya Kerja dapat merembet pada kegi-

atan-kegiatan lain. - Produktivitas dapat meningkat. - Kualitas dapat diperbaiki. - Kepuasan kerja dapat ditingkatkan. - Keterbukaan dapat ditegakkan. - Ketrampilan meningkat berkat saling belajar dalam

kelompok.

- Penilaian konduite (DP - 3) lebih realistis. - Lain-lain yang positif. Pengalaman PBK telah menunjukkan sebagai suatu sa­

rana yang efektif untuk membentuk semangat kebersamaan/ kegotong-royongan/keterbukaan dalam kerja berkelompok, yang berakibat timbulnya penyempumaan pada aparatur pe­merintah.

DAPATKAH KBK MENJADI TEMPAT PENGEMBANGAN SUMBERDAYAMANUSIA?

Program Budaya Kerja dengan KBK-nya memberi pe­luang untuk tempat belajar bagi anggota kelompok, pemim­pin kelompok dan fasilitator. Mereka akan mendapat penga­laman di bidang kepemimpinan, tanggung jawab, ketrampil­an teknis, kerjasama, gotong royong, keterbukaan, tolong­menolong kerja, pemecahan masalah, kejujuran dan sikap realistik. Pengalaman telah membuktikan bahwa Fasilitator,

23

Pimpinan Kelompok dan Anggota Kelompok merasa bahwa mereka menjadi lebih trampil dan yakin dengan KBK akan mampu berbuat lebih baik untuk keperluan organisasi/lem­baga dalam upaya mencapai keberhasilan.

6. PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN

24

BAGAIMANA CARA PEMBERIAN PENGHARGAAN ATAU PENGAKUAN?

Program Budaya Kerja memberikan kemungkinan un­tuk memberikan penghargaan kepada KBK yang telah ber­hasil melakukan penyempurnaan dan perbaikan dalam cara kerja dan hasil kerja serta meningkatkan ketrampilan. Bentuk penghargaan antara lain dapat berupa :

Piala, peniti, medali dan lain-lain. Sertifikat, yang dapat digantung pada ruang kerja­nya. Publikasi dalam surat kabar/majalah setempat me­ngenai nama dan keberhasilannya. Pemasangan foto di papan pengumuman kantor. Presentasi pada forum manajemen kantor. Undangan pada forum manajemen kantor. Pengakuan KBK untuk keberhasilannya dalam Bul­letin Budaya Kerja. Dan bentuk-bentuk lain yang memberikan motivasi.

Dapat juga penghargaan atau pengakuan itu datang dalam dirinya sendiri yang antara lain berupa kebanggaan atas hasil kerja, merasa dirinya dihargai karena keterlibatan dalam kerja, merasa ikut bertanggungjawab, puas diri dalam kerja yang bersifat gotong-royong dan lain sebagainya.

APAKAH PRESENTASI MANAJEMEN KBK ITU MERUPA­KANPENGHARGAANATAUPENGAKUAN?

Benar sekali. Presentasi secara berkala kepada pim­pinan kantor atau sesama pegawaifkaryawan dari kelompok lain merupakan proses penghargaan atau pengakuan.

Presentasi seperti itu merupakan tantangan untuk melaku­kan pekerjan secara sungguh-sungguh dan bertanggung ja­wab berkelompok, sehingga akan membentuk suatu perilaku yang mendukung kerjasama antara anggota KBK sendiri maupun dengan KBK lain. Di situ mereka belajar satu dari yang lainnya, mengembangkan ketrampilan sendiri, saling mempercayai dan ingin berhasil dalam presentasi. Mereka belajar sebagai pendengar yang baik, maupun belajar mengutarakan pendapat berdasar data dan informasi yang bisa dipertanggungjawabkan.

APAKAH PEMBERIAN PENGHARGAAN ITU DIBERIKAN KEPADA KELOMPOK ATAU INDIVIDU?

Penghargaan diberikan kepada kelompok maupun in­dividu, akan tetapi perlu diperhatikan bahwa supaya dihin­dari penghargaan yang berupa uang kontan. Hal itu kurang mendidik dan kurang memberikan semangat kerja lebih !an­jut.

APAKAH PENGHARGAAN ITU DAPAT DIUSULKAN OLEH KBK ITU SENDIRI ?

Sebenarnya penghargaan itu atas rekomendasi Panitia Pengarah kepada pimpinan instansi/kantor, namun bisa saja KBK mengajukan usul dengan alasan yang kuat berdasar data statistik terjadi penghematan atau peningkatan penda­patan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

7. PRESENT ASI MANAJEMEN

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PRESENTASI MANA­JEMEN?

Hal ini merupakan kesempatan yang baik sekali bagi suatu manajemen kantor, karena pimpinan kantor dapat me­lihat sendiri apa saja yang telah dilakukan KBK dalam melak­sanakan tugas, sehingga tidak akan terjadi laporan yang bersifat ABS.

25

26

KBK akan memberikan presentasi dengan mempergunakan bagan, diagram, transparan dan lainnya untuk menerangkan masalah dan usulan atau saran penyempurnaan, hal itu dilakukan oleh para anggota KBK. Pimpinan kantor secara sportif harus mendengarkan klari­fikasi KBK dan tidak boleh secara apriori merendahkan ke­mampuan KBK, pimpinan harus dapat mendorong lebih Ian­jut sumbangan KBK dalam upaya penyempurnaan apa yang telah dicapai. Presentasi ini merupakan peristiwa yang menyenangkan dan mempunyai arti tersendiri bagi KBK, oleh karena di situ selu­ruh anggota KBK terlibat dalam presentasi. Tujuannya ada­lah memberikan kesempatan komunikasi yang baik, partisi­pasi dan pengakuan pada KBK dan para anggotanya dan menjadi jembatan atau wahana antara pimpinan kantor dan bawahannya. Pembicaraan dalam presentasi itu harus berkaitan dengan manajemen, kantor, seperti peningkatan kualitas, penghe­matan biaya, mempercepat proses dan lain-lain. Presentasi juga merupakan wadah untuk mendemonstrasi­kan kemampuan atau ketrampilan yang telah dicapai seperti keserasian dan keselarasan, kegotong-royongan, keterbuka­an, kebersamaan dan kerjasama antara sesama anggota ke­lompok serta kepemimpinan. Pada kesempatan presentasi tersebut pimpinan kantor/orga­nisasi/lembaga atau yang mewakilinya dapat mengambil ke­putusan atas rekomendasi dari KBK atau segera setelah rekomendasi itu dikaji oleh pimpinan kedinasan. Bilamana terjadi penolakan terhadap rekomendasi tersebut pimpinan kedinasan harus memberikan alasan yang jelas, agar KBK da­pat melihat kembali kemungkinan kesalahan yang telah dilakukannya, kemudian menyusun kembali alternatif-alter­natif yang lebih baik lagi.

SIAPA SAJA YANG HADIR DALAM PRESENTASI MANA­JEMEN ITU?

- Semua anggota Kelompok dan Pimpinan KBK. - Fasilitator. - Pimpinan kedinasan yang mempunyai wewenang

memutuskan atas rekomendasi KBK.

BILAMANA PRESENTASI KBK DILAKUKAN?

Pada saat atau bilamana KBK telah menyelesaikan sua­tu kegiatan atau proyek.

APAKAH MUNGKIN DILAKUKAN PRESENTASI KBK PA­DA TINGKAT YANG LEBIH TINGGI ATAU LINGKUP YANG LEBIH LUAS?

Presentasi besar dapat dilakukan dalam lingkup yang lebih besar atau lebih tinggi, namun hal itu sedikit berbeda seba~ tujuannya bukan langsung pada manajemen, melain­kan pengakuan terhadap KBK, yang akan mempunyai dam­pak besar terhadap KBK-KBK yang lain untuk berjuang agar mampu berpresentasi besar seperti itu.

BAGAIMANA EVALUASI PRESENTASI KBK SEPERTI TERSEBUT DI ATAS?

kut: Obyek yang dapat dievaluasi antara lain sebagai beri-

Cara kerja Kelompok - Proyek/kegiatan yang dipi­lih - batasan masalah - Teknik analisis - Tindakan koreksi dan pelaksanaan- Hasil yang dicapai- Stan­dardisasi - Pengujian sendiri dan Rencana yang akan datang - Cara presentasi.

BAGAIMANA EVALUASI SENDIRI DILAKUKAN?

Tiap KBK harus didorong untuk melakukan sendiri da­lam penyusunan kelayakan kegiatan atau proyek, kemudian melaksanakan dan melakukan evaluasi sendiri setelah kegi­atan/proyek selesai dikerjakan. Contoh evaluasi sendiri ada­lah sebagai berikut :

27

EVALUASIPELAKSANAANPROGRAM BUDAY A KERJA PADA TINGKAT KELOMPOK

OBYEK KEGIATAN

1

KRITERIA EVALUASI

2

NILAI MAKSIMUM

3 1-------+--------- ····------+-------1

Materi Acara Kelompok

Pemilihan proyek/ kegiatan

Definisi Permasalahan

28

1. Rapat diadakan secara ter­atur dan kelengkapan keha­diran anggota.

2. Sum bang-saran para anggo­ta berguna bagi perbaikan dan penyempurnaan.

3. Koordinasi, komunikasi dan konsultasi dengan para pega­wai/karyawan dari dalam maupun di luar instansi, ber­jalan dengan baik.

4. Pemilihan proyek/kegiatan berdasar pada data dan in­formasi, yang merupakan hambatan instansi yang ber­sangkutan.

5. Proyek/kegiatan harus me­rupakan kepentingan ma­syarakat, seksi, bagian atau instansi lainnya yang harus

2

2

1

3

dikerjakan oleh kelompok (KBK). 2

6. Kejelasan temuan masalah dan kejelasan persoalannya.

7. Penjelasan sasaran-sasaran yang akan dicapai.

5

5

1

Teknik Ana !isis

Tindakan koreksi dan pelaksanaan

Hasil yang dicapai.

2

8. Teknik dan metoda seperti grafik, bagan duri ikan, dia­gram Pareto, lembar periksa dll, benar-benar efektif dipa­kai.

9. Pendekatan sistematik cia­lam mencari sebab permasa­lahan. KBK memperguna­kan Siklus Pengendalian Mutu Budaya Kerja secara benar.

10. Alternatif-alternatif dipertimbangkan.

yang

11. Pemecahan masalah dieva­luasi secara tepat.

12. Saran/rekomendasi peme­cahan masalah bersifat pen­ting dan praktis.

13. Pelaksanaan harus efektif dan dilakukan dengan baik. (kebersamaan, kegotong-ro­yongan, keterbukaan, bera­ni, meneladani, dll)

14. Hasil nyata yang dicapai. }

15. Hasil non fisik yang dicapai.

3

10

10

2

3

5

5

6

29

1

Standardi­sasi.

Pengkajian sendiridan Rencanayad

Presentasi.

30

2

16. Variasi antara sasaran yang direncanakan dan hasil yang dapat dicapai.

17. Upaya standardisasi dengan mengubah prosedur atau melalui pengaturan lain.

18. Tindak lanjut dilakukan un­tuk menjamin prosedur baru dapat berjalan dengan baik.

19. KBK menyadari permasa­lahan yang akan dihadapi di kemudian hari.

20. Kesulitan-kesulitan penye­lesaian proyek/kegiatan ju­ga menjadi bahan/materi acara rapat-rapat.

21. Proyek/kegiatan y.a.d. su­dah dirumuskan oleh KBK dengan alasan-alasannya. Usulan untuk mengatasi ma­salah telah dipertimbangkan.

22. Presentasi KBK dengan cara yang menarik.

23. Presentasi direncanakan de­ngan baik.

3

4

5

5

6

5

4

2

2

1 2 3

24. Keikutsertaan anggota da-lam presentasi. 2

25. Pemberian penjelasan di- 2 bantu dengan audio visual, alat peraga lain secara baik.

26. Presentasi dengan mudah 2 dapat dimengerti oleh para hadirin.

JUMLAH 100

31

8. PELATIHAN

PELATIHAN APA SAJA YANG DAPAT DILAKUKAN?

- Pelatihan Fasilitator

Pelatihan Pemimpin KBK

Pelatihan Anggota KBK

Biro ORTALA bersama­sama dengan Badan/Pu· sat menyelenggarakan kursus Fasilitator dalam waktu 3 s/ d 5 hari.

Kursus diberikan oleh Fasilitator selama 3 hari.

Diberikan oleh Pemim­pin KBK dalam kesem­patan rapat-rapat kelom­pok selama beberapa minggu. Sekaligus mem­pelajari kegiatan/proyek dan bela jar memecahkan masalah.

9. PEMASYARAKATAN PROGRAM BUDAYA KERJA

BAGAIMANA MENAWARKAN BUDAY A KERJA?

32

1) Memberi penjelasan kepada Pimpinan organisasi/lem­baga kedinasan mengenai maksud dan tujuan serta manfaat melakukan PBK.

2) Mencari pendukung pada berbagai tingkatan pada or­ganisasi yang bersangkutan.

3) Mengajak Pimpinan kedinasan terlibat di dalam PBK.

4) Jangan bertanya: "Apakah konsep Budaya Kerja ini bisa dilaksanakan dalam lembaga/organisasi?". Akan tetapi bertanyalah: "Apa yang bisa kita ambil manfaat dalam melaksanakan PBK? ".

SIAPA YANG MENAWARKAN PROGRAM BUDAYA KERJA?

Kantor MENPAN, berdasarkan Surat Keputusan MEN­PAN Nomor 4 Tahun 1991. Selain itu, para Menteri, Kepala/ Ketua Lembaga dapat memulai PBK di lingkungan masing­masing. Selain itu juga para Kepala Biro ORTALA atau siapa saja yang berinisiatif dapat menawarkan PBK kepada pejabat yang berkewenangan.

BAGAIMANA MEMULAI PROGRAM BUDAYA KERJA DI DEPARTEMEN/LEMBAGA/ORGANISASI KITA?

1) Tawarkan konsep Budaya Kerja kepada Pimpinan Lem­baga/Organisasi kedinasan.

2) Usahakan mendapat dukungan dari Pimpinan kedinasan. 3) Pucuk Pimpinan kedinasan segera membentuk Panitia

Pengarah. 4) Memilih Fasilitator. 5) Ciptakan pengerti~m bersama an tara Pimpinan kedinas­

an mengenai komitmen akan melaksanakan PBK dan menentukan peran mereka masing-masing serta mem­persiapkan langkah kebijaksanaan dan petunjuk-petun­juk pelaksanaan.

6) Melatih Fasilitator dengan konsep Budaya Kerja. 7) Bentuklah kelompok Fasilitator dengan Ketua/Pemim­

pinnya. 8) Buatlah rencana promosi, misalnya dengan pembuatan

logo, poster, semboyan, penulisan artikel pada bulletin kantor dan lain-lain.

9) Bujuk Kepala Bagian/Seksi/Unit dalam kedinasan un­tuk membentuk KBK dengan tetap diketuai oleh Kepala kedinasan untuk sementara waktu.

10) Latih Kepala kedinasan tersebut menjadi Pimpinan KBK.

11) Rencanakan prosedur dan tata cara pemberian peng­hargaan dan pengakuan atas KBK.

33

34

12) Pimpinan KBK membentuk Kelompok Buday a Kerja. 13) Buatlah buku pendaftaran terbentuknya KBK. 14) Catat tiap temajkegiatan/proyek yang dikerjakan oleh

KBK. 15) Berilah fasilitas untuk rapat-rapat KBK seperti ruang

rapat, overhead projector, papan tulis dan lain-lain. ~6) Mulai kegiatan KBK. l'l) Cari caJon Pimpinan Kelompok yang baru dan dilatih. 18) Pantau kemajuan KBK, bantu Pimpinan KBK dan

anggota, lakukan pembenahan dan koreksi. 19) Latih Pimpinan KBK dan anggota KBK dalam rapat­

rapat bilamana perlu. 20) Rencanakan presentasi suatu kasus untuk:

mendorong calon-calon Pimpinan KBK untuk membentuk Kelompok; melatih anggota KBK untuk presentasi yang lebih baik; memberikan kepercayaan dan kebanggaan; membangkitkan keberanian berbicara di de­pan umum kepada para anggota KBK.

21) Berilah kesempatan pada caJon Pimpinan KBK untuk segera membentuk Kelompok setelah pelatihan.

22) Memantau secara berlanjut kemajuan KBK dengan ob­servasi oleh Fasilitator dan evaluasi kasus.

23) Sempurnakan atau tingkatkan sistem pengakuan untuk penghargaan pada kinerja yang baik dan mendorong KBK untuk terus meningkatkan prestasi yang lebih baik lagi.

24) Lakukanlah pemberian penghargaan setiap triwulan, se­tengah tahunan atau tahunan. Pilih kasus/presentasif penyempurnaan yang baik untuk disajikan pada tingkat Menteri dan tingkat Pegawai Negeri secara nasional.

25) Bimbing dan bina terus menerus agar KBK dan Fasilita­tor bekerja lebih baik. Dorong terus dan beri semangat agar konsepsi Budaya Kerja dapat terlaksana dengan

baik, sehingga menjadi kebiasaan dan perilaku penga­wai/karyawan pada organisasiflembaga selalu mencari yang terbaik bagi masyarakat dan sesama aparatur pe­merintah dalam memberikan pelayanan.

APAKAH KORPRI PERLU DILIBATKAN DALAM PRO­GRAM BUDAY A KERJA?

Tidak ada salahnya kalau KORPRI dilibatkan dalam melaksanakan PBK. Bilamana KORPRI menolak atau kurang sependapat, beri penjelasan sampai yakin dan mengerti betul manfaat Budaya Kerja bilamana dilaksanakan lembaga/or­ganisasiyang bersangkutan. ·

KEMANA SEBENARNYA KITA PERGI?

Kita pergi menuju pendayagunaan aparatur pemerin­tah yang bersih dan berwibawa, trampil, jujur, bertanggung ja­wab, selalu mencari yang lebih baik bagi manajemen dan penyampaian jasa pelayanan kepada masyarakat.

PE!RPUITAKAAN liT. Mf:NPAN

35

UNTAIAN MUTIARA BUDAY A KERJA

36

Jangan meremehkan masalah walau kecil sekalipun.

Jangan menyalahkan orang lain.

Layani dengan baik orang yang membutuhkan.

Hormatilah orang lain.

Bicaralah dengan data dan fakta serta bertanggung ja­wab.

Mulailah dengan apa yang dianggap penting.

Gunakan siklus pengendalian mutu Budaya Kerja da­lam kegiatan apapun.

Kualitas kerja yang lebih baik akan dapat dicapai de­ngan kebersamaan, keterbukaan, kegotong-royongan dan keserasian.

Ringan sama dijinjing berat sama dipikul.

Tiada rotan akar pun berguna.

Perilaku positif dan kreatif . mendorong situasi kerja yang memuaskan dan menggairahkan.

DENGAN SEMANGAT KERJA KELOMPOK MELALUI PROGRAM BUDAYA KERJA AKAN MENGHASILKAN SUMBERDAYA MANUSIA- PROSES KERJA- HASIL KER­JA YANG LEBIH BAlK.

PERPUSTAKAAN

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi

Jl. Jend. Sudirman Kav. 69 Jakarta Selatan

TANGGAL KEMBALI _!!. TANGGAL KEM BALI j -T

Perpustak1 Pendayaguna

dan Rero