system informasi akuntansi

7/23/2019 system informasi akuntansi

1/25

Page | 1

PAYMENT (Pembayaran hutang dan pembayaran lain-lain)

Sistem Akuntansi pengeluaran kas dengan cekDESKRIPSI KEGIATAN

Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek . Pengeluaran

kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya yang relative kecil),

dilaksanakan melalui dana kas kecil yan diselenggarakan dengan salah satu dia antara dua

system ;fluctuating-fund-balance system dan imprest system.

Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern

berikut ini :

1.Dengan digunakannya cek atas nama , pengeluaran cek akan dapat diterima olehpihak yang namanya sesuai dengan yang terrulis pada formulir cek. Dengan

demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh

pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar.

2.Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank dalam pencatatan transaksipengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setuap pengeluaran

kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas akan direkam juga oleh bank, yang

secara periodik mengirimkan rekening Koran bank kepada perusahaan nasabahnya.

3.Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer,pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang

mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya sebagai tanda terima kas dari pihak

yang menerima pembayaran.

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

1.Bukti kas keluar2.Cek3.Permintaan cek ( check request )Penjelasan :

1.Bukti Kas KeluarDokumen ini berfungsi sebagai perintah pegeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang

tercantum dalam dokumen tersebut . Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat

pemberitahuan uang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumberbagi pencatatan berkurangnya hutang .

2.CekCek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan pihak bank melakukan

pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada

cek. Ada 2 macam cek, yaitu : 1 . cek atas nama , 2 . cek atas tunjuk .

3.Permintaan Cek ( Check Request )


2/25

Page | 2

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran

kas yang bukan untuk pembayaran hutang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi

yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang)

untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai

perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum didalam dokumen tersebut.

Dalam transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada

pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, dikarenakan system pembelian

secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) ke tangan bagian hutang,

sehingga bagian ini memiliki dasar untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi

pembelian jasa, seperti jasa asuransi, iklan, dan telepon, fungsi yang bertanggung jawab

untuk mengadakan jasa tersebut mengajukan permintaan cek kepada bagian utang untuk

keperluan pembayaran kepada para pemasok jasa tersebut . Dan selanjutnya bagian utang

membuat bukti kas keluar

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek

adalah :

1.Jurnal Pengeluaran Kas ( Cash Distribursement Journal )2.Register Cek ( Check Register )Penjelasan :

1.Jurnal pengeluaran KasDalam pencatatan utang dengan account payable system , untuk mencatat transaksi

pembelian digunakan jurnal pembelian, dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan

jurnal pengeluaran kas. Sumber dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam pencatatan

jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah bercapkan LUNAS oleh

fungsi kas.

2.Register CekDalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat

transaksi pengeluaran kas menggunakan cek, register cek digunakan untuk mencatat cek-

cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak

lain .

Fungsi Yang TerkaitFungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

1.Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas2.Fungsi kas3.Fungsi akuntansi4.Fungsi pemeriksa internPenjelasan :


3/25

Page | 3

1.Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran KasJika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk

biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada

fungsi akuntansi (Bagian Hutang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuaan

dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable

system, bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkanbagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan

pengeluaran kas .

2.Fungsi kasFungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otoriasasi atas cek dan

mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur .

3.Fungsi AkuntansiDalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek , fungsi akuntansi bertanggungjawab

atas :

1)Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dari persediaan . fungsi ini beradadi tangan bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya

2)Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal

3)Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalammengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut . fungsi ini juga

bertanggung jawab untuk melakukan verivikasi kelengkapan dan kesalahan dokumen

pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar . dalam metode

pencatatan utang tertentu (full fledged voucher system) , fungsi akuntansi juga

berfungsi menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid

voucher file) yang berfungsi sebagai buku bantu utang perusahaan .

4.Fungsi Pemeriksa InternDalam system informasi akuntansi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan perhitungan kas (Cash Count) secara periodik dan mencocokan hasil

perhitungannya degnan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku

besar) . Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara

mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat

rekonsiliasi bank secara periodik.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi tiga macam system , yang masing-masing

system tersebut terdiri dari berbagai jaringan prosedur berikut ini :1.Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek ,

yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

a)Prosedur pembuatan bukti kas keluarb)Prosedur pembayaran kasc)Prosedur pencatatan pengeluaran kas


4/25

Page | 4

Dalam transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran hutang

kepada pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, dikarenakan system

pembelian secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti (surat

order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) ke tangan

bagian hutang. Dalam voucher system bagian hutang membuat bukti kas keluar

(voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut .Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai

perintah kebagian kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut ,

bagian kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pihak yang berwenang,

dan kemudian mengirimkan cek, tersebut kepada kreditur. Dengan demikian,

pengeluaran cek untuk pembayaran utang yang t imbul dari transaksi pembelian tidak

memrlukan dokumen permintaan cek, karena bagian hutang menerima berbagai

dokumen yang diperlukan dalam pembuatan bukti kas keluar dari system akuntansi

pembelian, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagi perintah pengeluaran kas)

dapat secara otomatis dilakukan oleh bagian utang berdasarkan dokumen-dokumen

yang terkumpul ditangannya .

2.Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek , yangterdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

a)Prosedur permintaan cekb)Prosedur pemmbuatan bukti kas keluarc)Prosedur pembayaran kasd)Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian, dokumen-

dokumen pendukung seperti kontrak kontrak pembelian jasa berada ditangan fungsi yang

memerlukan jasa tersebut. Oleh karena itu, jika ada pembayaran maka fungsi yang

memerlukan jasa tersebur mengajukan permintaan cek kepada bagian hutang .

Prosedur Permintaan Cek

Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan cek mengajukan permintaan pengeluaran

kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini

dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi

akuntansi (yaitu bagian Hutang ) sebagai dasar yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas

keluar.

Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar

Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui system pembelian atauberdasarkan permintaan cek yang diterima fungsi akuntansi (bagian Hutang), dalam prosedur

pembuatan bukti kas keluar, bagian hutang membuat bukti kas keluar, bukti kas keluar ini

berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang

tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang

namanya ditulis dalam dokumen tersebut .


5/25

Page | 5

Prosedur Pembayaran Kas

Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada

pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya

tercantum pada bukti kas keluar .

Prosedur Pencatatan Pengeluaran KasDalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal

pengeluaran kas atau register cek. dalam one-time voucher system dengan cash basis,

disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas,

pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu

biaya dan kartu persediaan)

Unsur Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern yang baik dalam system kas mensyaratkan agar dilibatkan

pihak luar ( bank ) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut :

1.Penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kasatau pada hari kerja berikutnya

2.Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek3.Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya kecil)

dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Transaksi

pengeluaran kas di otorisasi oleh pejabat berwenang dengan menggunakan dokumen bukti

kas keluar. Berdasarkan bukti kas keluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi

di mutakhirkan (up date).

Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat

yang berwenang. Rekening giro perusahaan di bank merupakan sarana untuk menerima dan

mengeluarkan kas perusahaan. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro

perusahaan di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, kemungkinan penyaluran

penerimaan kas perusahaan ke rekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan

untuk kepentingan pribadi karyawan.

1.Pencatatan dalam Jurnal pengeluaran kas (atau dalam Metode pencatatan tertentudalam register cek) harus di dasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat

otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang di lampiri dengan dokumen

pendukung yang lengkap. Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatanke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang di otorisasi oleh

pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung lengkap, yang

telah diproses melalui sistem otorisasi yang berlaku.

2.Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian ataupenggunaan yang tidak semestinya. Dalam sistem kas seperti yang digambarkan di atas,

saldo kas yang ada di tangan adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari

penjualan tunai dan dari piutang yang belum di setor ke bank. Saldo kas ini perlu


6/25

Page | 6

dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan

menempatkan kasir di suatu ruangan yang terpisah.

3.Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap Lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas di lakukan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi (Bagian

hutang) setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar ini merupakandokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang kepada fungsi keuangan.

Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali

sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus membubuhkan cap

Lunas pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya, segera setelah

pengiriman cek kepada kreditur dilakukan.

4.Penggunaan rekening koran bank (Bank Statement), yang merupakan informasidari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak

terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. Transaksi penerimaan dan

pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi.

Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register cek

dan jurnal penerimaan kas, dalam sistem kas dapat dirancang penggunaan rekening koran

bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Rekening koran bank yang

diterima secara periodik oleh perusahaan digunakan untuk mengecek ketelitian register

cek dan jurnal penerimaan kas dalam kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. Sistem

pengendalian intern mengharuskan rekonsiliasi bank ini dilakukan oleh fungsi pemeriksa

intern (internal audit function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan

catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas.

5.Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaanpenerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. Pembayaran dengan cek dapat

dilakukan dengan 2 cara:

a)Dengan menuliskan kata tunai (cek atas unjuk) - lihat gambar 14.2Cek atas unjuk = Cek tersebut hanya dapat di uangkan oleh siapa saja yang dapat

menyerahkan (mengunjukkan) cek tersebut ke bank.

b)Dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju (cek atas nama) - lihat gambar 14.1Cek atas nama = Cek hanya dapat di uangkan oleh orang atau perusahaan yang

namanya tercantum dalam cek tersebut. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan

dengan pemindah bukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayar ke rekening

giro perusahaan penerima. Pembayaran dengan menggunakan cek atas nama dan

dengan cara pemindah bukuan ini dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian

bahwa kas yang dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju (tidak ke tangan pribadi

penagih atau karyawan perusahaan penerima)6.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini

dilakukan melalui dana kas kecil, yang Akuntansinya diselenggarakan dengan

Imprest System. Seperti telah dijelaskan diatas, agar catatan akuntansi kas perusahaan

dapat diawasi ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan jasa pihak luar yang

bebas, setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap

penerimaan kas harus segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus

dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena


7/25

Page | 7

jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang penyelenggaraannya

dengan imprest system.

7.Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan denganjumlah kas menurut catatan. Perhitungan fisik kas (cash count) yang ada di tangan

perusahaan harus dilakukan secara periodik untuk mencegah karyawan perusahaan

menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas. Perhitungan fisik kasdilakukan terhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas kecil yang

ada di tangan perusahaan pada saat tertentu. Jumlah kas yang belum disetor ke bank pada

saat perhitungan fisik kas di cocokan dengan jumlah kas yang diterima oleh perusahaan

menurut jurnal penerimaan kas. Besarnya saldo dana kas kecil yang dihitung harus sama

dengan saldo dana kas kecil yang dibentuk menurut keputusan direktur keuangan

dikurangi dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti.

8.Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit)diasuransi dari kerugian. Jika kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan

jumlahnya relatif besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jika

terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransi untuk

menghindari resiko kerugian tersebut.

9.Kasir di asuransikan (Fidelity Bond Insurance). Untuk menghindari kerugian akibatpenyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan

kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan. Fidelity Bond Insurance menjamin pengantian

atas kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang dilakukan oleh kasir.

10. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadapkas yang ada ditangan (Misalnya Mesin register kas, Almari kas, dan Strong room).

Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa harus diberi perlengkapan yang

memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan bagian kasa dalam suatu ruangan

yang tidak setiap karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya, tanpa ijin dari

pejabat yang berwenang. Mesin register kas, almari besi, dan strong room merupakan

perlengkapan yang biasanya disediakan bagi bagian kasa untuk melindungi kas yang ada

ditangan perusahaan.

11. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa. Karenaformulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang

perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka penggunaan

cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut. Setiap nomor cek

harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa, karena bagian ini bertugas untuk mengisi

cek (berdasarkan bukti kas keluar yang diterbitkan oleh fungsi pencatat utang) dan

memintakan otorisasi atas cek tersebut.

Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan cek

Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi 2 macam berikut ini :

1.Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system2.Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system

a)One time voucher payable system dengan cash basisb)One time voucher payable system dengan accrual basisc)Built up voucher payable system


8/25

Page | 8

Penjelasan :

1.Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Account payablesystem

Dalam Account payable system pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal pembelian

dilaksanakan oleh bagian jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai dokumen

sumber. Rekening yang di debet dan di kredit dalam jurnal pembelian ini adalah :Persediaan xx

Utang dagang xx

Faktur dari pemasok kemudian dicatat dalam kartu utang dan di simpan bersama

dengan dokumen pendukung yang bersangkutan (surat order pembelian dan laporan

penerimaan barang) oleh bagian utang berdasarkan tanggal jatuh temponya. Pada saat

jatuh temponya, faktur dari pemasok dilampiri dengan dokumen pendukungnya

diserahkan oleh bagian utang kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama

dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek

tersebut kepada kreditur. Faktur dari pemasok dan dokumen pendukungnya diserahkan

oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam

jurnal pengeluaran kas. Rekening yang di debet dan dikredit dalam jurnal pengeluaran kas

adalah :

Utang dagang xx

Kas xx

Gambar 14.5 Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran

kas dengan cek


9/25

Page | 9

2.a)Bagan alir dokumen one time voucher payable system dengan cash basisDalam voucher payable system cash basis, pencatatan transaksi pembelian didasarkan atas

bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok jatuh tempo. Bukti kas keluar

dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang dengan jurnal sebagai berikut :

Persediaan xx

Bukti kas keluar yang akan dibayar xx

Dalam voucher payable system cash basis ini pencatatan biaya atau persediaan di

dasarkan bukti kas keluar lembar ke 3 yang dibuat pada saat faktur dari pemasok jatuh

tempo. Pada saat jatuh tempo, faktur dari pemasok dilampiri denga dokumen

pendukungnya di buatkan bukti kas keluar oleh bagian utang dan bukti kas keluar

dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan penerimaan

barang, dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat

cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta

mengirimkan cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti kas keluar lembarke 1

sebagai surat pemberitahuan (remittance advice). Bukti kas keluar dan dokumen

pendukungnya setelah di cap lunas akan diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal

untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam register cek. Rekening yang di debit dan

dikredit dalam register cek ini adalah :


Kas xx


10/25

Page | 10

Gambar 14.6 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cash Basis dan

pengeluaran kas dengan cek

b)Bagan alir dokumen one time voucher payable system dengan Accrual Basis

Dalam voucher payable system Accrual Basis pencatatan transaksi pembelian didasarkan

bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok oleh bagian utang dari bagian

pembelian. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian jurnal

dengan jurnal sebagai berikut :

Persediaan xx


Dalam voucher payable Accrual Basis ini pencatatan biaya atau persediaan didasarkan

bukti kas keluar lembar ke 3 yang dibuat pada saat faktur dari pemasok diterima oleh

bagian utang dari bagian pembelian. Pada saat jatuh tempo, oleh bagian utang bukti kas

keluar dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan

penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa

membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang

serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti kas keluar lembar

ke 1 sebagai surat pemberitahuan. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah di

cap lunas di serahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk di catat oleh bagian

yang terakhir ini dalam register cek. Rekening yang di debit dan di kredit dalam register

cek ini adalah :


11/25

Page | 11


Persediaan xx

Gambar 14.7 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System- Accrual Basisdan pengeluaran kas dengan cek

c)Bagan alir dokumen bulit up voucher payable system

Dalam sistem ini satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari

pemasok yang sama. Bulit up voucher payable system digunakan jika perusahaan

melakukan pembayaran kepada krediturnya secara periodik. Misalkan perusahaan

membuat perjanjian dengan para pemasoknya untuk melakukan pembayaran utangnya


12/25

Page | 12

pada tanggal 1 setiap bulan untuk pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam

jangka waktu sejak tanggal 2 sampai dengan tanggal 30, bulan sebelumnya. Bukti kas

keluar dibuat oleh bagian utang untuk mencatat faktur-faktur yang diterima dari pemasok

dalam jangka waktu tertentu. Pada saat pembayaran yang dijadwalkan, bagian utang

menjumlah rupiah faktur yang dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian mencatat bukti

kas keluar tersebut dengan jurnal sebagai berikut :Persediaan xx


Dalam bulit up voucher system ini pencatatan biaya atau persediaan didasarkan atas

bukti kas keluar lembar ke 3 yang dibuat pada saat pembayaranyang dijadwalkan. Pada

tanggal pembayaran yang dijadwalkan, oleh bagian utang, bukti kas keluar dilampiri

dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan penerimaan barang

dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas

nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang, serta mengirimkan

cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti kas keluar lembar ke 1 sebagai surat

pemberitahuan. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah di cap lunas

diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir

ini dalam register cek. Rekening yang di debet dan di kredit dalam register cek ini adalah :

Bukti kas keluar yang akan di bayar xx

Kas xx


13/25

Page | 13

Gambar 14.8 Prosedur Pencatatan utang dengan Built-up Voucher payable system


14/25

Page | 14

Sistem Dana Kas KecilDeskripsi Kegiatan

Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai

dapat diselenggarakan dengan dua cara:

1.Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system)Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan

prosedur sebagai berikut:

a)Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.b)Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil,

sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi.

c)Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan,dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo

rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat

direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alatpengendalian bagi catatan kas perusahaan.

2.Imprest systemDalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:

a)Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebitrekening Dana Kas Kecil.

b)Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatatdalam jurnal (sehingga tidak mengkreditrekening Dana Kas Kecil).

c)Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalamkumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukandengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.

Baik dengan imprest system maupun dengan fluctuating-fund-balance system,

penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur:

1)Prosedur pembentukan dana kas kecil2)Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil3)Prosedur pengisian kembali dana kas kecilDokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:

1)Bukti kas keluar.Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada

fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil,

dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian

kembali dana kas kecil. Lihat contoh dokumen ini pada Gambar 9.16.

2)Cek.3)Permintaan pengeluaran kas kecil.


15/25

Page | 15

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang

dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah

dikeluarkannya kas kecil olehnya. Lihat contoh formulir permintaan pengeluaran kas kecil

pada Gambar 14.9.

4)Bukti pengeluaran kas kecil.Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan

pemakaian dana kas kecil. Lihat bukti pengeluaran kas kecil pada Gambar 14.10.

5)Permintaan pengisian kembali kas kecil.Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang

agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Lihat formulir

permintaan pengisian kembali kas kecil pada Gambar 14.11.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:

1.Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal).Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran

kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen

sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti

kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. Lihat contoh jurnal pengeluaran kas

pada Gambar 4.2.

2.Register cek(check register).Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek

perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

Lihat contoh register cek pada Gambar 10.7.

3.Jurnal pengeluaran dana kas kecil.Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini

sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat

pengeluaran dana kas kecil. Gambar 14.12 melukiskan contoh jurnal pengeluaran dana

kas kecil.

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:

1.Fungsi kas.Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek,

memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil

pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2.Fungsi akuntansi.Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas:

a)Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.b)Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil.c)Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register

cek.

d)Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalamfluctuating-fund-balance system).


16/25

Page | 16

e)Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalammengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

3.Fungsi pemegang dana kas kecil.Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas

kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian

kembali dana kas kecil.4.Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai.5.Fungsi pemeriksa intern.

Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash

count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi

ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap

saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.

Bagan alir dokumen sistem Dana kas kecil

Seperti telah disebutkan di atas, sistem dana kas kecil dibagi menjadi :

1.Prosedur pembentukan dana kas kecil2.Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil

a)Dengan Imprest Systemb)Dengan fluctuating-fund-balance system

3.Prosedur pengisian kembali dana kas kecil.a)Dengan Imprest System

b)Dengan fluctuating-fund-balance systemPenjelasan :

1.Prosedur pembentukan dana kas kecilProsedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan

prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Bagan alir

prosedur pembentukan dana kas kecil dilukiskan pada gambar 14.13. Pada gambar

tersebut, Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas

keluar dengan jurnal :

Dana kas kecil xx


Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil

diserahkan Bagian utang ke Bagian kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, Bagian

kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cekdiserahkan kepada pemegang dana kas kecil, dan bukti kas keluar diserahkan kepada

Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Bagian Jurnal mencatat

pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut :


Kas xx


17/25

Page | 17

Gambar 14.13 Prosedur Pembentukan Dana Kas kecil

2.Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecila)Dengan Imprest System

Dalam Imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan

akuntansi. Oleh karena itu, tidak terlihat dokumen yang dikirimkan oleh pemegang

dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan. Pemegang dana kas

kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad

nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah

dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil

mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintaan

pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini

dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil

sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.


18/25

Page | 18

Gambar 14.14 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban Pengeluaran Dana kas

kecil dalam Sistem Dana kas kecil dengan Imprest System

b)Dengan fluctuating-fund-balance systemDalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, saldo rekening

dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlahpengisian dan pemakaian dana kas kecil. Jurnal yang dibuat yang bersangkutan dengan

pembentukan, pemakaian, dan pengisisan kembali dana kas kecil adalah sebagai berikut

:

1)Pembentukan dana kas kecil dicatat dalam register bukti kas keluar dan register cekdengan jurnal :

Register bukti kas keluar :

Dana kas kecil xx


Register cek :Bukti kas keluar yang akan dibayar xx

Kas xx

2)Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan jurnal pengeluaran dana kas kecil denganjurnal :

Biaya Overhead pabrik xx

Biaya Administrasi umum xx


19/25

Page | 19

Biaya Pemasaran xx

Dana kas kecil xx

3)Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan register bukti kas keluar danregister cek dengan jurnal :

Register bukti kas keluar :

Dana kas kecil xx


Register cek :


Kas xx

Pada bagan alir dokumen permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil

dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, setelah

pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada penakai dana kas kecil

(dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil lembar ke 2), pemegang dana kas kecil

menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke bagian

jurnal. Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil, Bagian Jurnal mencatat pengeluaran

dana kas kecil di dalam jurnal khusus(jurnal pengeluaran dana kas kecil) sebagai

berikut :

Biaya Overhead pabrik xx

Biaya Administrasi umum xx

Biaya Pemasaran xx

Dana kas kecil xx

Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil,

maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana

kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu persatu bukti pengeluaran kas

kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu (harian

atau mingguan). Bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh Bagian Jurnal untuk

jangka waktu tertentu, dibuatkan rekapitulasi dan dicatat hasil rekapitulasinya dalam

jurnal pengeluaran dana kas kecil.

Bagian Jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil kepada Bagian

Kartu Biaya. Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil, Bagian Kartu Biaya mencatat

rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya.


20/25

Page | 20

Gambar 14.15 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam

sistem dana kas kecildengan fluctuating-fund-balance system


21/25

Page | 21

3.Prosedur pengisian kembali dana kas kecila)Dengan Imprest System

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda

dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-balance system. Pengisian kembali

dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah

dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fund-balance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh

pemegang dana kas kecil. Di samping itu, pengisian kembali dana kas kecil dalam

imprest system dicatat dengan mendebit rekening biaya, sedangkan dalam fluctuating-

fund-balance system dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

Bagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil

dengan imprest system dilukiskan pada Gambar 14.16. Permintaan pengisian kembali

dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir

permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti

pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas

kecil kepada Bagian Utang. Bagian Utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah

rupiah yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas

keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar oleh Bagian Utang dengan jurnal

sebagai berikut:

Biaya OverheadPabrik Sesungguhnya xx

Biaya Administrasi dan Umum xx

Biaya Pemasaran xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu Biayauntuk kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan

umum, dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan.

Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh BagianUtang ke Bagian Kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa membuatcek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada

pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah

dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa. Bagian Jurnal mencatat pengeluaran kas dalam

register cek dengan jurnal sebagai berikut:

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Kas xx


22/25


23/25

Page | 23

b)Dengan fluctuating-fund-balance systemBagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecildenganfluctuating-fund-balance system sedikit berbeda dengan yang dilukiskan pada

Gambar 14.16. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system,

permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas keciljuga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun,

dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen

pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system, dokumen pendukung

(bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh

pemegang dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan

pengeluaran kas kecil. Dengan demikian dalam sistem dana kas kecil dengan

fluctuating-fund-balance system, permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat

oleh pemegang dana kas kecil diserahkan kepada Bagian Utang tanpa dilampiri dengan

dokumen pendukung. Aliran dokumen selanjutnya dalam sistem dana kas kecil dengan

fluctuating-fund-balance system tidak berbeda dengan yang dilukiskan pada Gambar

14.16.Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, Bagian

Utang mencatat bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar dengan jurnalsebagai berikut:

Dana Kas Kecil xxBukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Resiko, ancaman dan sistem pengendalian

Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari dalam

perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko risiko dan ancaman ancaman tersebut

harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk menghindari resiko dan ancaman,

harus diterapkan sistem pengendalian yang baik.

Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah

Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama dandikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait.

Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer) denganmenerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar (barcode)

Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa) harusdisetujui oleh atasan nya

Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah segera dapat

diatasi bersama.


24/25

Page | 24

Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan dalam berbagai

prosedur yang ada pada siklus pengeluaran dapat dilihat pada tabel berikut :

Prosedur Ancaman/Resiko Pengendalian

Pembayaran

tagihan

Tidak mengetahui kalau faktur

tagihan mengandung kesalahan

Bagian untung harus memeriksa

keabsahan dan kebenaran hitungan

setiap tagihan yang diterima: fakturtagihan harus dicocokan dengan P\O

dan laporan penerima barang

Pembayaran tidak diterima oleh

pemasok

Hindari pembayaran dengan kas,

tetapi gunakan transfer bank, cek,

atau alat pembayaran lain;

Perusahaan tidak memperoleh

potongan tunai

Terapkan metode penyimpanan faktur

yang sistematis; karyawan harus

dilatih dengan baik; terapkan

komputerisasi penanganan utang

dagangMenerima faktur tagihan lebih

dari satu kali

Perusahaan harus memiliki catatan

yang baik untuk semua faktur, baik

yang sudah maupun yang belum

dibayar; setiap faktur yang sudah

dibayar harus dibatalkan (dengan

diberi cap LUNAS dan di sertai

dengan dokumen pendukung).


25/25

Daftar Pustaka

system informasi akuntansi

Documents