suharto lasmono tim rbi kemdikbud palembang 2012

SISTEM MANAJEMEN MUTU BERBASIS REFORMASI BIROKRASI INTERNAL

KEMDIKBUD

Suharto LasmonoTim RBI Kemdikbud

Palembang 2012

http://www.pdk.go.id/

Agenda

• Konsep Mutu dalam Pendidikan• Program Reformasi Birokrasi Kemdikbud• Permasalahan Sistem Layanan Saat ini• Konsep Reformasi Sistem Layanan• Contoh Simplifikasi Proses dan Prosedur

DASAR HUKUMPP NO. 19 TAHUN 2005

TENTANG STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN• Pasal 91

1. Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan non formal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan

2. Penjaminan mutu pendidikan dimaksud pada ayat 1 bertujuan untuk memenuhi atau melampaui SNP

3. Penjaminan mutu pendidikan dilakukan secara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas.

3J.P. GENTUR SUTAPA 2012

Realitas Siswa

• Tas berat

Realitas Guru/Siswa

stress

J.P. GENTUR SUTAPA 2012 7

PENDIDIKAN• PROSES MEMANUSIAKAN

MANUSIA MUDA• ( Muda usia, Pengetahuan, peradaban dll.)

• BAGAIMANA DENGAN• PENDIDIKAN DI SD, SMP, SMA, PT ?


sesuai dengan ‘standar’ sesuai dengan harapan ‘pelanggan’ sesuai dengan harapan ‘pihak-pihak

terkait’ sesuai dengan yang ‘dijanjikan’ semua karakteristik produk dan

pelayanan yang memenuhi persyaratan dan

harapan

PENGERTIAN MUTU

9

Desired End Point Position

Current Position

PATHS WHICH REPRESENT THE STRATEGIC PLAN OPTIONS

TIME

Gap

STRATEGIC PLAN(S) QUALITY ASSURANCE

1

2

3

J.P. GENTUR SUTAPA 2012


Pengertian Penjaminan Mutu Pendidikan secara umum

• Penjaminan mutu pendidikan adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen, dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan


Proses

-GBPP/RPP- siswa- guru- Piranti dan Peralatan (media)- Lingkungan- Anggaran- Dokumen- Peraturan- dll.

Masukan KeluaranPihak-Pihak

Terkait / Pelanggan(Stakeholders)

(CU, 2003)

Unsur Mutu

- Proses ipembelajaran ,- Kegiatan pendukung: riset, administrasi - Layanan bimbingan penyuluhan - dll.

- Dinas Pendidikan- Dunia industri- Orang Tua Mahasiswa- Pemerintah Pusat ,- dll.

- Lulusan- Pencapaian lain

12

Manajemen Kendali Mutu PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan kaizen atau

pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu pendidikan

SDCA

SDCA

SDCA

SDCA

PDCA

PDCA

PDCA

PDCA

SDCA

S : STANDAR Standard

Quality first

Stakeholder - in

The next process is our stakeholder

Speak with data

Upstream management

Kaizen / c

ontinuous im

provement

J.P. GENTUR SUTAPA 2012


Dorongan Eksternal

Motivasi InternalInternally Driven

Ing Ngarso Sung Tulodho

Ing MadyaMangun Karso Tut Wuri Handayani

TAHAPAN PEMBENTUKAN BUDAYA MUTUTahap I Tahap II Tahap III

Dorongan Eksternal

Dorongan Eksternal



Kerangka Program RBI RBI

TRANSISI

Birokrasi Saat Ini2012

Manajemen Perubahan

Penataan Peraturan Perundang-undangan

Penataan dan Penguatan Organisasi

Penataan Ttalaksana Penataan SDM

Birokrasi Ideal2014

Monitoring dan Evaluasi

Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik

Penguatan Akuntabilitas Kinerja

Penguatan Pengawasan

12 Program Area Perubahan RB Kemdiknas 2011-2014Pr

ogra

m R

efor

mas

i Biro

kras

i Kem

dikn

as

4. PENATAAN TATA LAKSANA

2. PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

7. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA

3 PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI

6. PENGUATAN PENGAWASAN

1. MANAJEMEN PERUBAHAN

5. PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR

8. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIKa. Layanan Satuan Pendidikanb. Layanan Peserta Didikc. Layanan PTKd. Layanan Substansi Pendidikan

Hasi

l yan

g Di

hara

pkan

Terbangunnya sistem, proses dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip good governance

Regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif

Meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja birokrasi

Terbangunnya organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right size)

Meningkatnya penyelenggaraan fungsi pendidikan yang bersih & bebas KKN

Adanya perubahan mind set dan culture set. Serta terbangunnya birokrasi dengan integritas dan kinerja tinggi

Terbangunnya kualitas SDM aparatur berintegritas, profesional, modern dan sejahtera

Terwujudnya kemampuan lembaga dalam memberikan pelayanan prima

Peningkatan Kompetensi

Anjab, Beban Kerja, dan

Evaluasi Jabatan

Harmonisasi Produk Hukum

Penataan Tugas, Fungsi, &

Organisasi Pusat

Rekayasa Ulang Proses

Organisasi

Simplifikasi & Integrasi Posedur

Pengembangan Sistem e-Gov

Pengelolaan Kinerja

Organisasi

Pengelolaan Kinerja Individu

Penerapan SPIP

Pena

taan

Ta

tala

ksan

a

Penataan Tugas, Fungsi, &

Organisasi UPTPenguatan Unit

Kerja

Sistem Informasi

Produk Hukum

Pengukuran Kinerja &

Remunerasi

Pena

taan

dan

Pe

ngua

tan

Org

anisa

si

Pena

taan

Pe

ratu

ran

Peru

ndan

g-un

dang

an

Pena

taan

SDM

Peningkatan Peran APIP

Peng

uata

n Pe

ngaw

asan

Peng

. Ak

unta

bilit

as

Kine

rja

Konsep Reformasi Birokrasi Kemdiknas

Layanan Peserta

Didik

Layanan PTK

Layanan Satuan

Pendidi-kan

Layanan Substan-

si Pendidi-

kan

Refo

rmas

i Pel

aksa

naan

Si

stem

Pen

didi

kan

Nas

iona

l

Efisiensi eksternalEfisiensi internal

Efisiensi Nasional

Renstra 2010-2014: Menyelenggarakan Layanan Prima Pendidikan Nasional dengan meningkatkan Ketersediaan, Keterjangkauan, Kualitas, Kesetaraan,

Kepastian (5K)

Peni

ngka

tan

Kual

itas L

ayan

an

Man

ajem

en P

erub

ahan

Rumusan budaya Kerja

Pemben-tukan Tim Manaje-

men Perubahan

Penerapan budaya Kerja


17

Arahan Strategis Reformasi Birokrasi Kemdiknas

Birokrasi

(Berbagi) Sumberdaya

(Sentuhan) TIK

(Integrasi)Proses

Efekti

vitas

(Men

ingka

tkan

Has

il)

Efisiensi &Efektivitas(Mengurangi Input,

Meningkatkan Hasil)

Efisiensi

(Menurunkan Input)

Penataan Tatalaksana

Serangkaian proses analisis dan perbaikan tatalaksana bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur.

Meningkatnya efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan serta kinerja.

TUJUAN

Muara Penataan Tatalaksana

a. Pembuatan atau perbaikan Standar Operating Procedure (SOP), termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan;

b. Perbaikan struktur organisasi; dan

c. Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan (job descriptions)

Program Tatalaksana 2011-2014

Rekayasa Proses, Simplifikasi, dan Integrasi Prosedur dan pemanfaatan TIK

Pembangunan atau Pengembangan e-Government1. Perbaikan Portal Layanan Prima2. Pembangunan BMN3. Manajemen Dokumen4. Pembangunan Sistem Pengelolaan Data Pendidikan5. Implementasi Sistem Perencanaan dan Penganggaran6. Sistem Akuntansi dan Keuangan

Skema Reformasi Birokrasi Bidang Tatalaksana

Penataan Sistem Berbasis TIK

Sebagai jembatan untuk merubah pola pikir, budaya dan nilai-nilai organisasi serta perilaku kerja dari aparatur negara. Sehingga tercapai budaya kerja yang berorientasi pada kinerja dalam pelayanan publik serta nilai-nilai yang mencerminkan tatakelola pemerintahan yang transparan, adil dan akuntabel.

Permasalahan Sistem Layanan Saat Ini


Permasalahan Penyelenggaraan Layanan Konvensional

Kurang responsif terhadap berbagai keluhan dan tidak sensitif terhadap harapan masyarakat sehingga layanan dilaksanakan dengan apa adanya, tanpa ada perbaikan layanan.

Kurang informatif yakni berbagai informasi yang lambat atau tidak sampai kepada masyarakat.

Kurang accessible yakni unit pelaksana layanan jauh dari jangkauan masyarakat sehingga menyulitkan bagi penerima layanan.

Kurang koordinasi menyebabkan pertentangan kebijakan antar instansi layanan sejenis.

Kurangnya keterbukaan sehingga sulit dipantau perkembangan pengajuan yang aktual.

Birokratis berjenjang dan rumit menyebabkan penyelesaian permalahan yang lama.

Kurang efisien yakni beberapa persyaratan yang sama diperlukan dalam proses yang berbeda karena tidak ada sharing data dalam satu ementerian.

Penyelenggaraan Layanan Publik

Kurang Responsif

Kurang Informatif

Kurang accessible

Kurang Koordinasi

Kurang Terbuka

Birokrasi berjenjang dan rumit

Kurang Efisien

Proses

Panjangnya proses layanan

Kurangnya keterpaduan antar proses

Kurangnya standardisasi

proses

Kurangnya keterbukaan

proses layanan

Data/Info

Rendahnya akurasi &

integrasi data

Kurangnya berbagi data/

informasi

Kurangnya rekaman data

elektronik

Lemahnya standardisasi utk

berbagi data

Organisasi dan Birokrasi

Kuatnya sekat-sekat organisasi

Masih adanya proses tatap

muka

Mengharuskan tersedianya

dokumen fisik

Lemahnya mekanisme umpan balik

Masih terdapat ketidakselarasan

antar regulasi

SDM

Belum terpenuhinya

kualifikasi SDM

Belum sesuainya kompetensi SDM

Belum meratanya sebaran SDM

Akar PermasalahanKurang responsif Kurang informatif Kurang accessible Kurang koordinasi

Kurang keterbukaan Birokrasi rumit Kurang efisien

Konsep Reformasi Sistem Layanan


Konsep Reformasi Layanan Prima

G2C: Government to citizen

G2B: Government to business

G2G: Government to government

Solusi TIK dengan e-Layanan

Reformasi Layanan Konvensional menuju Layanan Prima dengan menggunakan Pendekatan TIK yang berupa e-Layanan (layanan secara elektronik) dengan berlandaskan kriteria standar TIK dan Standar Layanan Publik sesuai dengan UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.

Penilaian Kinerja dilakukan oleh penyelenggara layanan secara berkala dengan menggunakan indikator kinerja yang berdasarkan standar layanan

Pengawasan Penyelenggaraan Layanan Publik dilakukan oleh pengawas internal (atasan langsung dan pengawas fungsional) dan pengawas eksternal (masyarakat, ombudsman, DPR, DPRD Provinsi dan DPRD Kab/Kota).

+ Standar Pelayanan Publik(UU No 25 Tahun 2009)

+ Kriteria standar TIK

Fungsi Pengawasan Eksternal & Internal

GOVERNMENT TEACHER STUDENT MANAGEMENT

GOVERNMENTSistem Perencanaan dan Penganggaran (Sirenggar)

Sistem Mutasi Pemberian Beasiswa Sistem Perijinan Peningkatan Kualifikasi PTK

Mekanisme Penjaminan Ketepatan Penyaluran Beasiswa Sistem Akreditasi

Pensertifikasian PTK Mekanisme Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan

Mekanisme Ketepatan Pemberian Bantuan/ Hibah

Peningkatan Kompetensi PTK Sistem Pemberian Ijin Belajar Penentuan Standar Layanan

Penerimaaan/ Pemenuhan Kebutuhan PTK

Sistem Penyetaraan IjazahPemetaan Kondisi Sekolah, Daya Tampung dan Cakupan Layanan

Penghargaan dan Perlindungan PTK

Pendataan Siswa dan Penduduk Usia Sekolah

Pembukaan Sekolah Berdasarkan Kebutuhan Masyarakat dan Dunia KerjaFasilitasi Internasional Layanan Informasi

TEACHER

Kolaborasi Berbagi Pengetahuan dan Pengalaman

e-Learning Pembelajaran Penyediaan dan Penggalangan MateriInformasi KurikulumSistem Informasi Materi dan Nilai UN

MANAGEMENT

Laporan Data Pokok Pendidikan (Pendidik, Peserta Didik, Satuan Pendidikan)

Jadwal Pengajaran FRS Online

Progress Absensi Peserta Didik Sistem Pembayaran Online

Kriteria Standar e-Layanan KemdiknasManfaat

Kemudahan User

Flow and Share

Keamanan

Konsistensi

Sustainability

Integrasi dan Arsitektur

• Publik maupun Kementerian mendapatkan manfaat yang maksimal dari e-Layanan, yakni penerima layanan mendatkan kemudahan, kepastian dan kecepatan layanan, sedangkan kementerian mendapatkan kematangan data permintaan dari partisipasi aktif masyarakat.

• Publik mendapatkan kemudahan dalam mengakses e-Layanan, sistem memberikan peringatan-peringatan apabila ada masukan yang tidak sesuai dengan ketentuan (validasi dan verifikasi awal) dan sistem memberitahukan status pemrosesan layanan (kepastian bagi publik).

• Data yang sudah dimasukkan dan diverifikasi oleh pengguna, tidak diketik ulang oleh operator serta data dalam bentuk database.

• Layanan yang diberikan untuk individu atau satuan pendidikan tertentu harus memakai otentifikasi yang memadai dan setiap isian yang melewati otentifikasi berkekuatan hukum (UU ITE).

• Semua informasi atau layanan disajikan atau diminta relevan dengan konteksnya dan data tetap (non transaksi) yang sudah pernah dimasukkan tidak perlu diminta berulang-ulang.

• Perlu dijaga kesinambungan e-Layanan melalui data support, process support dan pemantauan kinerja layanan.

• Integrasi pada level data base dan/atau web service untuk mendapatkan nilai tambah yang tinggi dan mempertinggi konsistensi.

Partisipatif

Kegiatan Reformasi Kemdiknas 2009

Telah dilakukan secara bertahap:– Pembelian Hak Cipta Buku Teks– Penyediaan Buku Sekolah Elektronik (BSE)– Penyediaan Fasilitas Internet dan Multimedia di

sekolah– Penyediaan Bantuan Operasional sekolah– Sertifikasi Guru dan Dosen– Dll


No KEGIATANKEGIATAN PUSAT

HASIL1. Redefinisi Visi-Misi-Strategi Visi-Misi-Strategi baru2. Restrukturisasi Organisasi Struktur organisasi baru3. Penataan Tugas dan Fungsi Uraian Tugas dan Fungsi4. Sistem, Mekanisme dan Prosedur Kerja POS5. Penempatan SDM (Pusat)

6. Perancangan Pengelolaan SDM (PSDM) Berbasis Kinerja

Sistem Pengelolaan SDM berbasis kinerja

7. Perumusan Budaya Kerja Rumusan budaya kerja baru 8. Analisis Jabatan Hasil Analisis jabatan

9. Perancangan Sistem Manajemen Kinerja Organisasi dan Individu

Rancangan sistem manajemen kinerja organisasi dan individu

Kegiatan Reformasi Birokrasi Kemdiknas Tahun 2010


No KEGIATAN Unit Utama

KEGIATAN UNIT UTAMA

HASIL

1 Pengembangan Pusat Layanan Prima Pendidikan Nasional PIH

Web Portal Kemdiknas www.kemdiknas.go.id

2 Call Center Call Center 177

3 Sistem Pengelolaan BMN Roum Konsep sist. pengelolaan BMN

4 Sistem Informasi Produk Hukum Rohukor Prototype SI produk hukum

5 Mutasi DosenRopeg

http://118.98.232.18/Site/Welcome.aspx 6 Pembangunan CPNS online http://cpns.kemdiknas.go.id 7 Beasiswa Unggulan

PKLN http://beasiswaunggulan.kemdiknas.go.id

8 Izin PDLN http://pdln.kemdiknas.go.id/ 9 Pengembangan Sirenggar Sirenggar

10 Pembuatan SPM

MPDM

SPM Dikdas

11 Pemberian Izin Belajar (WNI, WNA, Penyaluran Siswa)

http://www.mandikdasmen.kemdiknas.go.id/layanan/12 Penyetaraan Ijazah Sek.

Reformasi Sistem Layanan Pendidikan Tahun 2010



KEGIATAN UNIT UTAMAHASIL

13 Perizinan PKBM dan Kursus PNFI

http://www.paudni.kemdiknas.go.id/dikmas/nilem-pkbm/

14 Penyelenggara Uji Kompetensi Kursus http://www.infokursus.net/nipuk/ 15 Info Lembaga Kursus http://www.infokursus.net/datakursus/

16 Penyetaraan Ijazah PTDikti

http://ijazahln.dikti.go.id/v4/

17 GARUDA http://garuda.dikti.go.id

18 Inpassing Guru Non PNS PMPTK http://inpassing.sertifikasiguru.org

19 Informasi SK Tunj. Prof http://sk.sertifikasiguru.org/ 20 Rencana Induk Pengembangan Itjen

Itjen

21 Kajian Sistem Informasi Manajemen Pengawasan Konsep SIM Pengawasan

22

Proses Audit:• Penyusunan Kode Etik Auditor Itjen;• Pengembangan Standar Audit APIP;• Pengembangan Tenaga Fungsional

Auditor

Dokumen Kode Etik Auditor, Standar Audit APIP



KEGIATAN UNIT UTAMA

HASIL

23 • Revisi Permendiknas No. 16 Th. 2009 & Penyusunan Juknis Satuan Pengendalian Intern

Itjen

Dok. yang ditetapkan melalui SK Inspektur Jenderal

24

Penyusunan dan Pengkajian POS:• Pelayanan Masyarakat dan Keberatan Auditan;• Pengembangan dan Pengendalian Hasil Tindak

Lanjut Pemeriksaan;• Pekerjaan;• Audit Berbasis Resiko

POS: Pelayanan Masyarakat; Pengembangan & Pengendalian Hasil Tindak Lanjut Pemeriksaan, Pekerjaan; Audit Berbasis Resiko

25 Revisi PP no. 17 tahun 2010 Dikti

PP no. 66 tahun 2010 terkait ketentuan bagi PTN untuk mengalokasikan 60% penerimaan mahasiswa baru harus berasal dari seleksi nasional dan 20% -nya adalah bagi siswa miskin

26 Pembangunan Pangkalan Data Perguruan Tinggi Dikti Sistem PDPT


Ruang Lingkup

Nonformal & Informal

Satuan Pendidikan

Peserta Didik

PTK

Sistem Pembelajara

n

PAUD

Satuan Pendidikan

Peserta Didik

PTK

Sistem Pembelajara

n

SD

Satuan Pendidikan

Peserta Didik

PTK

Sistem Pembelajara

n

SM

Satuan Pendidikan

Peserta Didik

PTK

Sistem Pembelajara

n

PT

Satuan Pendidikan

Peserta Didik

PTK

Sistem Pembelajara

n

GarudaKBBI

Glosarium

NUPTK Online

Inpassing

SK Tunjangan GuruMutasi Dosen

Info Lembaga Kursus

Penyelenggara Uji Kompetensi

PKBM

Perijinan Lembaga Kursus

Penyetaraan Ijazah

Perjalanan Dinas

Beasiswa Unggulan

Penyetaraan Ijazah

Portal Layanan Prima

Pemberian izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama lembaga asing

Contoh : Rekayasa Proses dan Simplifikasi Prosedur


Rencana Reformasi Sistem Pemberian Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNA

Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian rekomendasi izin belajar

siswa WNA yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka

KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014

Lama proses pemberian izin belajar siswa WNI (hari) 5 4 3 2 2 1

Tingkat keakurasian proses pemberian izin belajar siswa WNI (%) 75 85 90 95 100 100

KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa

WNA yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan

sistem pemberian rekomendasi izin belajar siswa WNA

Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA saat ini Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen

Mandikdasmen Eksternal Entiti

Pengisian Formulir Permohonan izin belajar

Penerimaan /pengecekan berkas permohonan izin

Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin

Penyampaian berkas kepada kepala bagian

Pencatatan disposisi pada agenda bagian

Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf

pemroses

Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian

Penerimaan berkas kepada pemroses

Penelaahan berkas dan penyiapan draft izin

Penerimaan berkas draft izin kepada Kasubag

Validasi dan pemarafan draft izin oleh Kasubag

Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama

Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen Mandikdasmen Eksternal Entiti

Pencatatan / pengagendaan draft izin.

Penerimaan draft izin kepada staff Ses Ditjen

Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh Staff Ses Ditjen.

Penerimaan dan penandatanganan izin belajar

oleh Ses Ditjen

Pencatatan / pengagendaan izin belajar oleh Staff Ses

Ditjen

Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK

Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK

Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon

Pengagendaan / pengarsipan surat keluar

Pencatatan / pengagendaan draft izin

Penerimaan draft izin kepada Kabag

Validasi dan pemarafandraft izin oleh Kabag.

Proses Pemberian Izin Belajar Siswa WNA saat ini (lanjutan)

Kondisi saat ini

- Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan

- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :Kepala Bagian1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses1 orang pengagenda

- Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses.

- Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

Permasalahan

• Kurangnya informasi tentang proses izin belajar siswa WNA ke sekolah nasional dan sekolah kerjasama lembaga asing;

• Pelayanan pemberian izin belajar siswa masih konvensional / dilakukan secara manual sehinga memerlukan kehadiran si pemohon;

• Berkas yang dibawa oleh pemohon seringkali belum memenuhi persyaratan yang dibutuhkan sehingga pemohon harus datang kembali untuk melengkapinya.

Pemohon KasubBag Kerjasama

Start

Download Form

Pengisian

Form

Upload Form

End

Pengecekan Kelengkapan

Data Elektronik

Verifikasi

berkas

Upload

YYEntri

Online?T

Entri IsianPermohon

an

AttachmentSubmit

Y

Tandatangan Surat

Ijin Belajar

Penyerahan

Berkas

Y

Entri Hasil Verifikasi

Lengkap?

Valid?

Entri Klarifikasi

Setuju?

Persetujuan/Klarifikasi

Cetak Surat Ijin Belajar

Scan Surat Ijin Belajar

Penyerahan Surat Ijin

Belajarkpd

Pemohon

T

Penerimaan Berkas

Pemberitahuan Ke-tidak-valid-

an kpd Pemohon

T

TPemberitahuan

Ketidak- lengkapan kpd

Pemohon

Stempel Surat Ijin Belajar

Entri serah terima Surat Ijin

Bersekolah

Entri Hasil Pengecekan

Staf SubBag Kerjasama

FLOW DIAGRAM IJIN BELAJAR WNA

Kepala Bagian TLK

Hari ke-1 dan 3 Hari ke-2, 3

Proses Hasil Reformasi

Manfaat

Sebelum Setelah Efisiensi

Jumlah Aktivitas 24 9 15Jumlah Aktivitas Manual 24 3 21

Lama Proses (hari)

Jumlah KunjunganJumlah Integrasi antar Unit 0 1

Pemberian izin belajar siswa WNI di sekolah kerjasama lembaga asing

Contoh : Rekayasa Proses dan Simplifikasi Prosedur


Rencana Reformasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI

Permasalahan : Masih lamanya dan tidak terbukanya proses pemberian izin belajar siswa WNI Sasaran : Terbentuknya sistem layanan pemberian izin belajar siswa WNI yang lebih cepat, lebih tepat, dan terbuka

KPI Baseline (2009) 2010 2011 2012 2013 2014

Lama proses pemberian izin belajar siswa WNI (hari) 5 4 3 2 2 1

Tingkat keakurasian proses pemberian izin belajar siswa WNI (%) 75 85 90 95 100 100

KRITERIA KEBERHASILAN : Tersedianya pedoman pemberian izin belajar siswa WNI Tersedia dan beroperasinya sistem pemberian izin belajar siswa WNI yang handal Tersedianya kebijakan dan regulasi yang mendukung pelaksanaan peningkatan

sistem pemberian izin belajar siswa WNI

Tahapan Pelaksanaan

Kode Aktivitas Uraian Aktivitas

R1.1.2.2.3.1 Identifikasi sistem pemberian izin belajar siswa WNI saat ini

R1.1.2.2.3.2Evaluasi, perancangan ulang dan penyederhanaan sistem pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.3Penentuan beban kerja dan kompetensi SDM untuk tiap tahap proses pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.4 Penentuan indikator kinerja tiap proses pemberian izin belajar siswa WNI dan pelaksananya

R1.1.2.2.3.5 Penentuan tata nilai yang terkait

R1.1.2.2.3.6 Penyusunan manual pengoperasian sistem pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.7 Pembangunan sistem pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.8 Penyusunan kebijakan dan regulasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan peningkatan sistem pemberian izin belajar siswa WNI

Tahap 1: Penataan dan Pembangunan Sistem


R1.1.2.2.3.9 Sosialisasi keterkaitan kegiatan peningkatan sistem pemberian izin belajar siswa WNI dengan pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi

R1.1.2.2.3.10 Sosialisasi tentang peningkatan sistem pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.11 Sosialisasi tentang sistem pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.12 Sosialisasi tentang kebutuhan jumlah dan kualifikasi SDMR1.1.2.2.3.13 Sosialisasi tentang kebijakan dan regulasi baru R1.1.2.2.3.14 Implementasi sistem pemberian izin belajar siswa WNIR1.1.2.2.3.15 Peningkatkan kapabilitas SDM pemroses pemberian izin belajar siswa WNI

Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi

Tahapan Pelaksanaan


R1.1.2.2.3.16 Penyusunan instrumen pengukuran dan evaluasi

R1.1.2.2.3.17 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal serta kinerja organisasi dan individu

R1.1.2.2.3.18 Penyesuaian standar layanan pemberian izin belajar siswa WNI

R1.1.2.2.3.19 Pengukuran dan evaluasi efisiensi internal dan eksternal terkait pemberian izin belajar siswa WNI

Tahap 3: Pengukuran Dampak Reformasi

: Telah/sedang dilaksanakan

Tahapan Pelaksanaan

Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI saat ini Pemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen




Pencatatan / pengagendaan berkas

permohonan izin




pemroses






Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag

Kerjasama




Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh

Staff Ses Ditjen.

Penerimaan dan penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen

Pencatatan / pengagendaan izin belajar

oleh Staff Ses Ditjen







Validasi dan pemarafandraft izin oleh

Kabag.

Identifikasi Sistem Pemberian Izin Belajar Siswa WNI saat ini

Kondisi sekarang

- Berkas usul masuk rata-rata 300 berkas/bulan

- Pemroses di Sub Bagian Kerjasama terdiri dari :Kepala Bagian1 Kepala Subbagian 2 orang pemroses1 orang pengagenda

- Setiap pemroses mendapat 53 sekolah. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses.

- Waktu penyelesaian rata-rata 5 hari

Permasalahan

• Kurangnya informasi tentang materi belajar siswa WNI yang memuat pembinaan moral, karakter dan nasionalisme di sekolah kerjasama lembaga asing .

• Kurangnya koordinasi antar unit kerja pembina yang melakukan supervisi dengan sekolah.

• Panjangnya rantai birokrasi yang berjenjang sehingga terkadang menghambat proses pemberian izin belajar

• Kurangnya keterbukaan proses sehingga kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran bagi pemohon.

• Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap sekolah tidak sama tergantung banyaknya jumlah siswa yang harus dilayani.

• Pelayanan pemberian izin belajar siswa masih konvensional / dilakukan secara manual

Reformasi Rekomendasi Izin Belajar Siswa WNI

Proses izin belajar siswa

WNI

Prosesperizinan

(Reformed)

Sistem InformasiBPR ICT

Implementasi

e-Layananizin belajar siswa WNA

•Identifikasi•Penyederhanaan•Reduksi error manusia•Percepatan•Integrasi proses

•Standardisasi data•Transaksi elektronis•Workflow•Monitoring kinerja

•Deployment•Sosialisasi•Pengisian data awal•Pelatihan

Evaluasi dan Rekayasa Ulang ProsesPemohon Sub Bagian Kerjasama Kepala Bagian TLK Ses Ditjen




Pencatatan / pengagendaan berkas

permohonan izin




pemroses






Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag

Kerjasama

√


√√

√

√√

√



Pencatatan dan pengecekan draft izin oleh

Staff Ses Ditjen.

Penerimaan dan penandatanganan izin belajar oleh Ses Ditjen

Pencatatan / pengagendaan izin belajar

oleh Staff Ses Ditjen







Validasi dan pemarafandraft izin oleh

Kabag.

Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses (lanjutan)

Pemohon KasubBag Kerjasama

Kepala Bagian TLK

Ses Ditjen MPDM

Start

Download Form

Pengisian Form

Upload Form

End

Pengecekan Kelengkapan Data

Elektronik

Verifikasi berkas

Upload

Y

YEntri Online?

T

Entri IsianPermohonan

AttachmentSubmit

Y

Staf Ses Ditjen MPDM

Tandatangan Surat Ijin Belajar

Penyerahan Berkas

Y

Entri Hasil Verifikasi

Lengkap?

Valid?

Entri Klarifikasi

Setuju?

Persetujuan/Klarifikasi

Persetujuan Ijin Belajar

Cetak Surat Ijin Belajar

Scan Surat Ijin Belajar

Penyerahan Surat Ijin Belajar

kpd Pemohon

T

Penerimaan Berkas

Pemberitahuan Ke-tidak-valid-an kpd

Pemohon

T

T

Pemberitahuan Ketidak- lengkapan

kpd Pemohon

Stempel Surat Ijin Belajar

Entri serah terima Surat Ijin Bersekolah

Entri Hasil Pengecekan

Penyerahan Berkas Asli Surat

Ijin Belajarkpd Staf SubBag

Kerjasama

Staf SubBag Kerjasama

FLOW DIAGRAM IJIN BELAJAR WNI

Review & penerimaan surat dari Staf SesDitjen

Hari ke-1 dan 4 Hari ke-2 Hari ke-3, 4

Proses Hasil Reformasi

Simplifikasi ProsesNO. PROSES PELAKSANA KETERANGAN KOMPUTERISASI

1. Pengisian formulir permohonan izin belajar. Pemohon √

2.Penerimaan /pencatatan/pengecekan berkas permohonan izin. Staf Subbag Kerjasama √

3. Pencatatan / pengagendaan berkas permohonan izin. Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang

4. Penyampaian berkas kepada Kepala Bagian. Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang

5. Pencatatan disposisi pada agenda Bagian. Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang

6. Pemberian disposisi Kabag kepada Kasubag Kerjasama. Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang

7. Pemberian disposisi dari Kasubag kepada staf pemroses. Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang

8. Pencatatan disposisi pada agenda Sub Bagian. Staf Subbag Kerjasama Proses Hilang

9. Penerimaan berkas kepada pemroses. Staf Subbag Kerjasama √

10. Penelaahan berkas dan penyiapan draf izin. Staf Subbag Kerjasama √

11. Penerimaan berkas draft izin dan validasi Kasubag Kerjasama √

12. Pemarafan draf izin oleh Kasubag. Kasubag Kerjasama √

13. Pencatatan / pengagendaan draft izin. Staf Kabag TLK Proses hilang

14. Penerimaan draft izin kepada Kabag. Kabag TLK √

15. Validasi dan pemarafan draf izin Kabag TLK √

16. Pencatatan / pengagendaan draft izin Staf Kabag TLK. Proses hilang

17. Penerimaan draft izin. staff Ses Ditjen √

18. Pencatatan dan pengecekan draft izin. staff Ses Ditjen √

19. Penerimaan dan penandatanganan izin belajar. Ses Ditjen

20. Pencatatan / pengagendaan izin belajar. staff Ses Ditjen Proses hilang

21. Penerimaan oleh pengagenda di Bagian TLK. Staf Bag TLK

22. Penomoran surat izin belajar oleh Bagian TLK. Staf bag TLK Proses hilang

23. Pengiriman / penyerahan surat kepada pemohon. Satf Bag TLK √

24. Pengagendaan / pengarsipan surat keluar Staf bag TLK Proses hilang

Jumlah 11 13

Manfaat

Sebelum Setelah Efisiensi

Jumlah Aktivitas 24 13 11Jumlah Aktivitas Manual 24 2 22

Lama Proses (hari)

Jumlah KunjunganJumlah Integrasi antar Unit 0 1

Layanan TIK Pendidikan

Rumah

Sekolah

Sekolah

Rumah

Pusat Sumber BelajarPortal

Belajar.kemdiknas.go.id

http://jardiknas.depdiknas.go.id/

PROGRAM PUSTEKKOM

• RANCANGAN PEMBELAJARAN. Guru dapat mendownload dan mengupload materi rancangan pembelajaran (RPP), Silabus berdasarkan kurikulum inti, SK-KD yang dikembangkan oleh PUSKUR

• BAHAN BELAJAR. Guru dapat mendownload multimedia pembelajaran seperti:materi pokok, modul online, animasi, simulasi, video, audio, buku elektronik.

• FORUM INTERAKTIVITAS BELAJAR. Forum interaktivitas pembelajaran, mencakup; forum guru mata pelajaran, forum siswa, forum bimbingan belajar baik sinkronus maupun asinkronus.

• BANK SOAL. Sarana evaluasi belajar berisi kumpulan soal, yang terbagi ke dalam dua kategori, yakni;- Soal-soal latihan interaktif di mana siswa dapat memilih materi atau topik tertentu yang diminatinya.- Soal-soal ujian, try out sesuai dengan bidang studi

Fasilitas Rumah Belajar

• Katalog multimedia pembelajaran, terdiri dari; teks, grafis, foto, video, audio, dan animasi yang dapat dimanfaatkan langsung dalam proses pembelajaran dengan cara di unggah ataupun di buka langsung dari portal rumah belajar.

BUKAN SEPERTI INI YANG KAMI HARAPKAN

Terima Kasih


suharto lasmono tim rbi kemdikbud palembang 2012

Documents