Struktur Organisasi Perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai struktur organisasi tersendiri. Struktur organisasi

merupakan suatu rangkaian hubungan antara individu dengan individu, dan individu dengan

kelompok. Adapun struktur organisasi perusahaan dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.4. Struktur Organisasi

Sumber: PT. Surya Lagang Ostentasi Medan

Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi

perusahaan pada PT. Surya Lagang Ostentasi Medan adalah sebagai berikut:

1. Dewan Komisaris

a. Menetapkan semua kebijaksanaan dasar perusahaan

b. Melakukan tugasnya sesuai dengan anggaran dan kebijakan dasar perusahaan.

c. Mempunyai kewajiban melakukan pengawasan terhadap tindakan-tindakan direktur

utama dan manajer umum.

d. Berhak menjalankan perusahaan untuk sementara bilamana terdapat kesenjangan dalam

pimpinan perusahaan.

2. Direktur Utama, bertanggung jawab kepada dewan komisaris:

a. Menentukan garis kebijaksanaan utama perusahaan.

b. Berhak mengambil keputusan dan kebijaksanaan sehubungan dengan arah dan tujuan

kegiatan perusahaan untuk mencapai laba semaksimal mungkin.

DEWAN KOMISARIS

DIREKTUR UTAMA

STAFPENJUALAN

KOLEKTOR

KEPALA GUDANG

KASIR PEMBUKUAN

STAF PERSEDIAAN

STAF PEMBELIAN

STAF PEMASARAN

STAF PERSONALIA

MANAJER UMUM

MANAJER PENJUALAN

MANAJER PEMBELIAN

MANAJER PERSEDIAAN

MANAJER KEUANGAN

MANAJER PEMASARAN

MANAJER PERSONALIA

c. Memimpin dan mengendalikan operasi perusahaan sesuai dengan anggaran dasar

perusahaan.

d. Wajib mengadakan pengawasan dan pemeriksaan kepada setiap bagian dalam

perusahaan dan memberikan penjelasan tentang segala hal yang perlu untuk pengawasan

dan pemeriksaan kepada komisaris.

e. Menetapkan dan menyetujui besarnya gaji dan upah pegawai.

3. Manajer umum, bertanggung jawab kepada direktur utama:

a. Mengontrol dan mengawasi semua kegiatan yang dilakukan semua manajer

bawahannya.

b. Menyusun dan menetapkan beberapa peraturan kecil di dalam perusahaan yang dirasa

perlu untuk dibuat.

c. Menerima laporan dari setiap bidang departemen untuk masing-masing manajer

bawahannya lalu memeriksa laporan dan menyerahkan kepada pimpinan perusahaan

yaitu Direktur Utama.

d. Mengatur dan mengontrol sumber penggunaan dana perusahaan melalui manajer

keuangan.

e. Menyetujui atau tidak menyetujui setiap kegiatan baru yang akan dilaksanakan oleh

setiap departemen dalam perusahaan.

4. Manajer personalia, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Merencanakan, menerapkan sistem penilaian dan sistem penerimaan pegawai baru

perusahaan serta menetapkan kebijaksanaan pemberhentian pegawai.

b. Membuat dan menetapkan peraturan tenaga kerja perusahaan (peraturan pegawai) yang

harus disetujui oleh manajer umum.

c. Bertanggung jawab untuk mencari tenaga kerja baru yang dibutuhkan oleh perusahaan.

d. Mengawasi kesejahteraan tenaga kerja perusahaan, keselamatan kerja dan perlindungan

hukum.

5. Manajer keuangan, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Bertanggung jawab terhadap masuk dan keluarnya keuangan perusahaan.

b. Membantu manajer umum menyusun perencanaan sistem akuntansi dan keuangan

perusahaan.

c. Menyusun anggaran keuangan perusahaan serta mengawasi pelaksanaannya.

d. Mengatur sumber penerimaan dan pengunaan dana perusahaan.

Manajer keuangan membawahi dua bagian, yaitu:

1. Staf Kasir, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai tugas dan

tanggung jawab sebagai berikut:

a. Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang tunai maupun dalam bentuk bilyet

giro atau cheuqe untuk pelunasan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan

kepada pihak ketiga berdasarkan bukti yang telah disetujui dan ditandatangani oleh

Direktur sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku.

b. Bertanggung jawab mengatur proses penyimpanan, kliring, pencarian dana,

administrasi, surat-surat berharga di bank-bank yang di pakai oleh perusahaan.

c. Membayar gaji dan bonus kepada setiap personil perusahaan dan juga menyetor

uang tunai ke dalam rekening perusahaan yang terdapat dalam bank milik

perusahaan.

d. Membuat laporan penerimaan dan pengeluar dana perusahaan.

2. Staf Pembukuan, bertanggung jawab kepada manajer keuangan yang mempunyai tugas

dan tanggung jawab sebagai berikut:

a. Mencatat semua transaksi akuntansi dan keuangan yang berlangsung dalam

perusahaan dan memasukkannya ke dalam komputer.

b. Menerima bukti penerimaan dan bukti pengeluaran uang berupa voucher dari

bagian kasir, faktur pembelian dari bagian pembelian, faktur penjualan dari bagian

penjualan, bukti barang masuk-keluar dari bagian persediaan dan lain-lain sebagai

dasar atau bukti pencatatan transaksi akuntansi dalam perusahaan.

c. Turut mengontrol proses penagihan hutang dan piutang perusahaan.

d. Membuat laporan-laporan akuntansi seperti laporan hutang-piutang, pembelian-

penjualan dan lain-lain.

e. Menyusun laporan keuangan setiap akhir bulan atau secara periodik untuk

mengetahui posisi keuangan perusahaan dan juga memberikan informasi keuangan

lainnya bagi pihak manajemen.

6. Manajer persediaan, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Bertanggung jawab terhadap segala sesuatu yang namanya persediaan milik perusahaan

terutama persediaan barang dagangan.

b. Mengawasi dan mengontrol semua kegiatan yang berhubungan dengan persediaan

terutama untuk barang masuk dan barang keluar.

c. Meneliti dan memeriksa laporan persediaan dan jumlah barang yang ada di gudang lalu

menyerahkannya kepada manajer umum.

Manajer persediaan membawahi:

Kepala Gudang

a. Bertanggung jawab terhadap barang-barang persediaan yang ada di gudang kepada

manajer persediaan.

b. Mengawasi serta mengatur kegiatan rutin harian pergudangan dalam perusahaan.

c. Memasukkan dan mengeluarkan persediaan produk perusahaan dengan persetujuan dari

Direktur sesuai dengan Delivery Order (DO), dan mengarsip DO dengan rapi.

d. Membuat dan memeriksa laporan persediaan barang per gudang.

Staf Persediaan

a. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi persediaan perusahaan kepada kepala

gudang.

b. Mencatat semua transaksi persediaan barang, baik barang masuk maupun barang keluar.

c. Membuat laporan persediaan barang perusahaan.

7. Manajer pembelian bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Bertanggung jawab terhadap semua proses pembelian barang yang dibutuhkan oleh

perusahaan.

b. Mengatur dan mengawasi proses pembelian yang dilakukan oleh staf bawahannya.

c. Membuat dan memeriksa laporan pembelian yang akan diserahkan kepada manajer

umum.

d. Berusaha untuk membeli hanya barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan sesuai

dengan target atau anggaran yang telah disusun.

e. Mengatur barang-barang apa saja yang harus dibeli dengan cepat (barang penting) dan

barang apa saja yang bisa ditunda pembelian (barang tidak terlalu penting).

Manajer pembelian membawahi staf pembelian yang mempunyai tugas:

a. Memesan barang-barang yang akan dibeli oleh perusahaan

b. Mencari pemasok yang dapat menjual barang dengan harga murah.

c. Mengontrol barang pesanan yang telah dipesan.

d. Memeriksa dan menerima barang pesanan

e. Mencatat transaksi pembelian ke dalam buku pembelian

f. Menyerahkan barang yang dibeli kepada bagian departemen yang membutuhkan barang

tersebut.

g. Membuat dan menyusun laporan pembelian barang.

8. Manajer pemasaran, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Menyusun rencana strategi pemasaran perusahaan agar kelak barang dagangan dapat

dipasarkan dengan baik kepada masyarakat luas, sehingga target penjualan dapat

dipenuhi.

b. Mengontrol dan mengawasi proses pemasaran yang dilakukan oleh perusahaan.

c. Melakukan penelitian, pengawasan dan mengevaluasi barang dagangan milik perusahaan

dipasaran.

d. Menentukan harga penjualan barang dagangan perusahaan.

e. Membuat laporan hasil pemasaran kepada manajer umum.

Manajer pemasaran membawahi: staf pemasaran yang mempunyai tanggung jawab dan

tugas sebagai berikut:

a. Mengadakan promosi yang memadai.

b. Memantau harga-harga yang ada hubungannya dengan barang dagangan perusahaan.

c. Bekerja sama dengan badan-badan usaha periklanan.

9. Manajer penjualan, bertanggung jawab kepada manajer umum:

a. Merencanakan, mengkoordinasi, mengawasi kegiatan penjualan yang berlangsung dalam

perusahaan.

b. Memberikan persetujuan kredit serta menentukan pelanggan yang dapat diberikan

potongan harga sesuai dengan besarnya jumlah pembeliannya.

c. Menyusun dan memeriksa laporan penjualan kemudian diserahkan kepada manajer

umum.

Manajer penjualan membawahi dua bagian, yaitu:

Staf Penjualan

a. Melayani pelanggan yang datang untuk memesan atau membeli barang dagangan.

b. Mencatat transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan.

c. Mengatur proses penagihan dengan menyuruh kolektor untuk pergi menagih piutang

dagang.

d. Membuat laporan penjualan dan piutang perusahaan.

Kolektor

bertanggung jawab kepada manajer penjualan yang bertugas untuk managih piutang

yang telah jatuh tempo.