strategi manajemen pembelian - lkpp.go.id · pdf filedua istilah yang hampir sama dan sering...
TRANSCRIPT
1. Peran Fungsi Pembelian dalam perusahaan
2. Isu-isu penting dalam Strategic Purhasing
Management
3. Mendidik Ahli Pengadaan/Pembelian
4. Beberapa Pengalaman industri minyak dan
gas bumi
2
Dua istilah yang hampir sama dan seringdigunakan dalam arti yang sama;
Sebetulnya ada perbedaan sbb:
Pembelian (purchasing) hanyalah fungsimembeli
Pengadaan (procurement) mencakup lebih luasyaitu membeli, menyewa, meminjam, menukar, sewa-guna (leasing), membuat, dsb.
Istilah manajemen yang lebih populer adalahPurchasing Management, yang sebetulnyamenyangkut ke dua istilah tersebut
4
Gambar 1Evolusi Fungsi Purchasing
Sebelum 1939 1940-1949 1950-1969 1970-1989 1990-1999
2000 dst.
Integrasi stra-
tegi korporatManajerialPerang Dunia IIKlerikal.
Strategi
Pembelian
Integrasi de-
ngan jaringan
pasokan dan
teknologi
informasi
5
Sampai dengan 1900, belum ada istilah bagianPurchasing.
Literatur pertama tentang Purchasing terbit 1887 oleh perusahaan kereta api di USA.
Tahun 1915 lahir The National Association of Purchasing Agents di USA.
Tahun 1967 berubah menjadi The National Association of Purchasing Management (NAPM).
Tujuan utama NAPM meningkatkan profesionalismepara buyer.
6
I.DARI SUDUT PANDANG BISNIS PERUSAHAAN
a.Salah satu fungsi penting dalam bisnis
b.Salah satu elemen pokok mendukung
produksi
c.Salah satu bagian yang bertanggungjawab
untuk pembuatan barang di luar.
II.DARI SUDUT PANDANG STRATEGI PERUSAHAAN
a.Sebagai profit centre
b.Sebagai fungsi strategis perusahaan
7
STRATEGICPURCHASING
MANAGEMENT
SUPPLY CHAINSUPPLIER-BUYER
PARTNERSHIPOUTSOURCING
REVERSEMARKETING
E-PROCUREMENT
PERFORMANCEMEASUREMENT &BENCHMARKING
JUST IN TIMEPURCHASING
COST CONTROLDELIVERY CONTROL
9
SUPPLY CHAIN adalah konsep atau carapendekatan logistik (pembelian, pengangkutan,pergudangan, distribusi) yang terintegratif dalamseluruh mata rantai aliran barang, bukan hanya dalamsatu perusahaan saja.
ManufacturerDistributor
Retailer
Supplier
Customer
Information, Product and Funds Flows
10
Kemitraan vs Lawan dengan kepentingan yang bertentangan
Prinsip-prinsip kemitraan
Mempunyai tujuan yang sama (mutual goal)
Saling menguntungkan (mutual benefit)
Saling percaya (mutual trust)
Bersifat terbuka (transparent)
Menjalin hubungan jangka panjang (long term relationship)
Perbaikan terus menerus dalam biaya dan mutu(continuous improvement in cost and quality)
11
Kecenderungan perusahaan untuk meng-outsource-kan non core business-nya
Manfaat outsourcing Lebih memfokuskan pada core business
Memanfaatkan kemampuan world class company
Menekan biaya
Lebih menjamin ketepatan penyerahan
Memecahan masalah yang sulit dikendalikan
dsb.
12
‘Procurement’ adalah ‘reverse marketing’
‘Marketing management’ lebih tua daripada‘purchasing management’
Pendekatan marketing management dapatdigunakan juga dalam purchasing management
Beberapa pendekatan marketing
Lebih agresif dan imaginatif
Lebih aktif mengambil inisiatif
Kita lebih membutuhkan mereka
Membujuk pembeli
Pembeli tidak lagi selalu ‘raja’
13
Barang dibeli dan datang tepat pada saatmenjelang diperlukan
Strategi jitu untuk menekan biaya pembelian danpenjamin ketepatan penyerahan barang
Pertama kali dikembangkan oleh Toyota Jepang
Mutlak diperlukan ‘supplier-buyer partnership’ sebagai suatu ‘strategic partnership’
14
Kinerja bagian pembelian perlu diukur dandilakukan benchmarking dengan best practice
Yang diukur terutama efisiensi dan efektivitas
Contoh :
Total purchase per purchasing employee
Total purchases as a percent of sales
Warehouse inventory as a percent of purchases
Cost of purchasing department as a percent of purchases, etc
Benchmark dengan best practice misalnya data CAPS (Centre for Advanced Purchasing Studies)
15
Ada pergeseran pandangan tentang fungsipembelian, yaitu dari ‘cost center’ menjadi‘profit center’
Sebagai akibatnya, juga ada pergeseranpandangan tentang fungsi pembelian, yaitudari sekedar ‘technical activities’ menjadi‘strategic activities’
Kegiatan strategis adalah kegiatan yang ikutmenentukan hidup-mati atau berkembangtidaknya suatu perusahaan
16
Pengaruh Penghematan Pembelian Pada
Keuntungan Perusahaan pada suatu Tipikal
Perusahaan Manufaktur
Pendapatan $ 500.000.000
Biaya pembelian 320.000.000 (64%)
Biaya gaji dan upah 100.000.000 (20%)
Biaya lain 40.000.000 ( 8%)
Keuntungan sebelum pajak 40.000.000 ( 8%)
----------------
5% penghematan dalam pembelian ($ 16.000.000) akan
menaikkan keuntungan 40%
17
Beberapa dampak perubahan pandanganbahwa fungsi purchasing merupakan profit center dan bukan hanya sekedar cost center:1.Pemberian penghargaan lebih tinggi pada
purchasing manager2.Tugas purchasing memerlukan keahlian dan
ketrampilan khusus3.Perubahan kesadaran bahwa petugas
purchasing perlu dipersiapkan menjadiseorang ahli/profesional
18
Pembelian sebagai fungsi
Pembelian sebagai proses
Pembelian dalam hubungnanya denganmata rantai pasokan dan nilai
Pembelian sebagai disiplin
Pembelian sebagai profesiDari perspektif initugas pembelian
adalah suatuprofesi danpetugasnya
haruslahprofesional (ahli)
20
Difinisi Millerson (1964)
‘Profession is a type of higher-grade non-manual occupation with both subjectivity and objectivity recoqnised occupational status, possessing a well-defined area of study or concern and providing a definite service after advanced training and education’
21
Menurut Millerson
Ketrampilan berdasarkan pengetahuan teoritis
Keterampilan yang membutuhkan pelatihan danpendidikan
Denominasi kompetensi profesi dengan lulus suatu tes
Ketaatan pada integritas dengan mengacu padakode etik tertentu
Pemberian layanan pada barang keperluanpublik
Profesi tersebut terorganisasi
22
Jenis-jenis diklat menurut tujuan
Jenis diklat menurut subyek
Jenis diklat menurut cara pelaksanaan
Jenis-jenis diklat menurut durasi pelaksanaan
Jenis-jenis diklat menurut pelaksana
Jenis-jenis diklat menurut tempatpelaksanaan
23
1.Diklat pra-jabatan (pre-employment training)
Mempersiapkan calon karyawan
2.Diklat jabatan (penataran)
Membekali karyawan untuk pelaksanaan
tugas sekarang
3.Diklat pengembangan
Mempersiapkan karyawan untukpelaksanaan tugas yang akan datang yang lebihberat/tinggi
4.Diklat konversi
Mendidik karyawan yang beralih tugas
24
1.Diklat umum
Diklat tentang pengetahuan atauketrampilan umum yang harus diikutisemua karyawan seperti misalnya bahasaasing, keselamatan kerja, manajemen, dsb.
2. Diklat profesi
Diklat pendalaman keahlian dalam profesitertentu seperti pembelian/pengadaan dsb.
3.Diklat khusus
Diklat yang bersifat khusus seperti Pancasila,
pengembangan mental, dsb.
25
Dalam ruang kelas
Dalam bentuk kursus/seminar/workshop dsb
Belajar sambil bekerja (on the job training)
Dalam bentuk kerja magang
Dalam bentuk kunjungan kerja
26
Waktu singkat sekali (1-2 hari)
Waktu singkat (1-2 minggu)
Waktu sedang (1-6 bulan)
Waktu panjang (1 tahun lebih)
27
1.Dilaksanakan sendiri (in house training)
2.Dilaksanakan pihak ketiga atas permintaankhusus (outsourcing)
3.Dilaksanakan oleh asosiasi profesi ataulembaga tertentu (misalnya dalam bentuksertifikasi)
4.Dilaksanakan oleh lembaga pendidikanformal (perguruan tinggi)
28
Contoh sertifikasi oleh NAPM (the National
Association of Purchasing Management, USA)
CPM = Certified Purchasing Manager
CIPM = Certified International Purchasing
Manager
CISM = Certified International Sourcing
Manager
APP = Accredited Purchasing Practitioner
30
Tugas pembelian
Prinsip-prinsippembelian
Sumber pembelian
Tata cara pembelian
Pembelian barangkapital
Strategi dan teknikpembelian
Pelelangan, belilangsung, tunjuklangsung
Pembuatan SuratPesanan
Taktik dan strateginegosiasi
Incoterm Metoda pembayaran Pengendalian harga Pengendalian mutu Pemilihan dan evaluasi
pemasok E-procurement Pengetahuan barang
yang dibeli
31
Aspek hukumpembelian
Kontrak pembelianjangka panjang
Pengukuran kinerjabagian pembelian
Perencanaan dan audit pembelian
Kemitraan pembeli-penjual
Supply chain
Beli, sewa, atau sewaguna
Pendekatan reverse marketing dalampembelian
Outsourcing dalampembelian
Pembelian di muka, pembelian spekulatif, hedging
Pembelian tepat waktu(just in time purchasing)
Pembelian barang umumdan suku cadang
Pembelian dalam negeridan luar negeri
dsb.32
Pre-employment Training (1950-1961)a) Dalam bentuk MPS (Middelbare Petroleum
School), kemudian berubah menjadiPetroleum College (Pendidikan Ahli Minyak)
b) Tujuannya untuk mendidik tenaga ahliIndonesia untuk menggantikan orang asing
c) Berupa tingkat akademi ( 2 tahun), dalamberbagai disiplin termasuk Materials Administrations (istilah logistik waktu itu) yang mencakup procurement/purchasing, warehousing, inventory control, dandistribution)
34
Pre-emplyoment Training (2001-2004)Logistik Supervisory Training (LST)-untuk menyediakan tenaga penyelialogistik di lapangan
-direkrut dari lulusan D3-dididik selama 24 bulan-dilakukan di Balikpapan-60% di kelas dan 40% praktek lapangan-sepenuhnya dilaksanakan dalam bahasa
Inggris
35
Akademi Minyak dan Gas Bumi (Akamigas 3 tahun) di Cepu
Untuk pendidikan pra-jabatan danpendidikan keahlian
Bidang studi: beberapa disiplin dalam industrimigas termasuk Logistik (pembelian, pengendalian persediaan, pergudangan, distribusi)
Disediakan untuk perusahaan yang bergerakdi bidang migas (BUMN, asing, kontraktor)
36
1.Pendidikan Pra-Jabatan,Ada beberapa model yang dikembangkan
a) Crash Program Training (CPT) LogistikRekruiting sarjana ekonomi dandididik selama 9 bulan
b) Bimbingan Profesi Sarjana Logistik(BPSL)
Rekruting sarjana beberapa disiplindan dididik selama 12 bulan
c) Bimbingan Praktis Ahli Logistik (BPAL)Rekruiting lulusan D3 politeknik dandididik selema 24 bulan
37
2. Penataran Logistik
Beberapa model yang dikembangkan
a) Kader Logistik A
Untuk karyawan berijazah S1 dengan
durasi 12 bulan yang belum dididik
kelogistikan
b) Kader Logistik B
Untuk karyawan berizasah SM dengandurasi 18 bulan yang belum dididik
kelogistikan
38
2. Penataran Logistik (lanjutan)
c) Penataran Logistik Penyegaran Manajemen(PLPM)
Untuk menyiapkan manajer senior dengan durasi 6 minggu, dengan disiplin
ketat
d) Penataran Logistik Pemantapan GolonganMadya (PLPGM)
Terutama sebagai diklat konversikaryawan yang pindah ke bagian Logistik
dengan durasi 4 minggu
e) dsb.
39
3. Diklat Pengembangan
a) Management program di luar negeri (1-
3 bulan)
b) On the job training di perusahaan asing di
luar negeri (3 bulan)
c) Mengikuti program S2 (MBA Logistics) di
universitas luar negeri
d) Tour of duty
e) Tour of area
40