standard operating procedure (sop) lintas unit - upt...

Standard Operating Procedure (SOP)Lintas Unit

Direktorat SP

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan OrganisasiInstitutTeknologi Bandung

2014

Standard Operating Procedure (SOP)

DAFTAR ISI

001/I1.B03.4/SOP/2014 Perencanaan Pengadaan Aset (Personal Gadget, Kendaraan)

002/I1.B03.4/SOP/2014 Distribusi Barang (Aset dan Non Aset)

003/I1.B03.4/SOP/2014 Penerimaan Hibah Barang

004/I1.B03.4/SOP/2014 Penomoran dan Inventarisasi Aset

005/I1.B03.4/SOP/2014 Penghapusan Aset

006/I1.B03.4/SOP/2014 Pemanfaatan Ruang/Lahan oleh Mitra Kerja ITB

007/I1.B03.4/SOP/2014 Verifikasi Penetapan Aset: Sisfo

008/I1.B03.4/SOP/2014 Penambahan Daya Listrik

009/I1.B03.4/SOP/2014 Pemeliharaan/Perawatan Aset/Barang Milik Negara

010/I1.B03.4/SOP/2014 Perbaikan Aset oleh Mitra

011/I1.B03.4/SOP/2014 Transportasi

012/I1.B03.4/SOP/2014 Operasional dan Kebersihan Gedung

013/I1.B03.4/SOP/2014 Kebersihan Lahan dan Pengolahan Sampah


Perencanaan Pengadaan Aset (Personal Gadget, Kendaraan)

Nomor : 001/I1.B03.1/SOP/2014


2014

Standar Operating Procedure (SOP)

Judul : Perencanaan Pengadaan Aset (Personal Gadget, Kendaraan)

Nomor : 001/I1.B03.1/SOP/SP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 1 dari 6

1

RIWAYAT REVISI

SOP merupakan penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam memandu unit kerja ITB dalam membuat usulan pengadaan peralatan khususnya personal gadget dan kendaraan bermotor.

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pendayagunaan Aset ITB



Nomor : 001/I1.B03.1/SOP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 2 dari 6

2

DAFTAR ISI

I. Unit Kerja Terkait 3II. Tujuan 3

III. Referensi 3IV. Pengertian dan Batasan 3V. Prosedur 5

VI. Indikator Keberhasilan 5VII. Lampiran 6




3

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang2. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI3. Direktorat Perencanaan4. Direktorat Keuangan 5. Unit kerja Akademik dan 6. Unit Kerja Pendukung

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja agar unit UKA maupun UKP yang akan mengadakan barang berupa personal gadget, kendaraan bermotor, dapat melakukan proseduratau panduan yang sudah dibuat.

III. REFERENSI

1. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 226/PMK.06/2011 tentang Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara.

IV. PENGERTIAN & BATASAN

1. PENGERTIAN

a. Perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN) adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan Barang Milik Negara (BMN) untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang

b. Rencana kebutuhan BMN yang selanjutnya disingkat RKBMN, adalah dokumen perencanaan kebutuhan BMN untuk periode 5 (lima) tahun.

c. Rencana Kebutuhan Tahunan BMN, yang selanjutnya disingkat RKTBMN, adalah dokumen perencanaan kebutuhan BMN untuk peride 1 (satu) tahun.




4

2. BATASAN

a. Unit kerja seharusnya dalam merencanakan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN)(personal gadget, kendaraan bermotor) harus berdasarkan kebutuhan dan keperluan yang riil.

b. Barang Milik Negara (BMN) yang diadakan harus menjamin pemanfaatan dan pemungsiannya secara optimal

c. Perencanaan Barang Milik Negara (BMN) harus mengutamakan prinsip-prinsip: efisiensi, efektifitas, optimalisasi fungsi.

d. Standar barang sesuai dengan spesifikasi barang yang ditetapkan sebagai acuan perhitungan pengadaan Barang Milik Negara (BMN) dalam perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN).

e. Standar kebutuhan adalah satuan jumlah barang yang dibutuhkan sebagai acuan perhitungan pengadaan dan penggunaan Barang Milik Negara (BMN) dalam perencanaan kebutuhan Barang Milik Negara (BMN).

V. PROSEDUR

Perencanaan Pengadaan Barang Milik Negara (BMN) (Personal Gadget, Kendaraan)a. UKA/UKP mengajukan usulan rencana pengadaan Barang Milik Negara (BMN) (Personal

Gadget, Kendaraan) kepada Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi b. Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi memverifikasi usulan unit kerja dibantu

Direktorat Sarana dan Prasaranac. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan klasifikasi Perencanaan Barang Milik Negara

(BMN) dan menyampaikan hasil verifikasi ke UKA, UKP dan tembusan Direktorat Perencanaan

d. Unit kerja (UKA, UKP) menyusun rencana kerja dan anggaran (RKA) modale. Direktorat Perencanaan memverifikasi dan menetapkan anggaran di Sispran untuk

pengadaan Barang Milik Negara (BMN)f. Unit Kerja (UKA, UKP) melakukan Implementasi pada Sisprang. Direktorat Logistik memproses pengadaan Barang Milik Negara (BMN), dan menyerahkan

Barang/Jasa kepada Direktorat Sarana dan Prasarana dengan Berita Acara Serah Terima (BAST)-2




5

h. Direktorat Sarana dan Prasarana menerima Berita Acara Serah Terima (BAST-2) dan mendistribusikan Barang Milik Negara (BMN) kepada Unit Kerja (UKA, UKP) dengan BAST-3

i. Unit Kerja mencatat dan melakukan proses posting pada aplikasi Oracle Fixed Aset

Output yang dihasilkan adalah Rekomendasi Pengadaan Modal Sesuai dengan Kebutuhan dan Sesuai Standar Barang Milik Negara (BMN).

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Rekomendasi persetujuan atau penolakan berdasarkan standar yang ada2. Penambahan Barang Milik Negara (BMN) tidak menjadikan Idle Fungsi3. Barang Milik Negara (BMN) yang diadakan dapat meningkatkan fungsi tri dharma pada

unit kerja pengusul4. Barang Milik Negara (BMN) yang diadakan dapat berfungsi secara optimal dan

menunjang kepentingan umum.5. Pemeliharaan dapat dilaksanakan secara baik

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP PERENCANAAN Pengadaan Barang Milik Negara (BMN)(Peronal gadget, Kendaraan)

6

Diagram Alir SOP Perencanaan Pengadaan Aset (Personal Gadget, Kendaraan)

No Prosedur UKA/UKP WR-SO Dit SP DitRen Ditlog

1 UKA/UKP mengajukan usulan rencana pengadaan BMN kepada Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi Tidak

2Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasimemverifikasi usulan unit kerja dibantu Direktorat Sarana danPrasarana

Ya

3Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan klasifikasiPerencanaan BMN dan menyampaikan hasil verifikasi ke UKA, UKP dan tembusan Direktorat Perencanaan

4 Unit kerja (UKA, UKP) menyusun rencana kerja dan anggaran (RKA) modal

5Direktorat Perencanaan memverifikasi dan menetapkananggaran di Sistem Perencanaan (Sispran) untuk pengadaan Barang Milik Negara (BMN)

6 Unit Kerja (UKA, UKP) melakukan Implementasi pada Sistem Perencanaan (Sispran)

7Direktorat Logistik memproses pengadaan BMN, danmenyerahkan Barang/Jasa kepada Direktorat Sarana danPrasarana dengan BAST-2

8Direktorat Sarana dan Prasarana menerima BAST-2 danmendistribusikan BMN kepada Unit Kerja (UKA, UKP) dengan BAST-3

9Unit Kerja mencatat dan melakukan proses posting pada aplikasiOracle Fixed Aset

Versi: Revisi-1

Bandung, 12November 2014DirektoratSaranadanPrasarana - ITB

1

8

4

5

7

9

2

6

3


Distribusi Barang (Aset dan Non Aset)

Nomor : 002/I1.B03.1/SOP/SP/2014


2014


Judul : Distribusi Barang (Aset dan Non Aset)


1

RIWAYAT REVISI

Pembentukan Seksi Gudang dan Distribusi di bentuk berdasarkan SK Rektor Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013. Seksi ini dibentuk sebagai upaya sinergi antara penerimaan barang/jasa dari Direktorat Logistik dan proses distribusi ke unit pengguna. Seksi Gudang dan Distribusi dipandang memiliki peran yang penting dalam mengatur tata kelola pergudangan/penyimpanan sementara dan tata kelola distribusi barang/jasa di ITB. Tata kelola distribusi diharapkan dapat dijalankan dengan prinsip: cepat waktu, tepat jumlah dan tepat kualitas.

Proses kerja Seksi dapat digambarkan secara singkat adalah sebagai berikut:

Verifikasi Penerimaan Barang dari Direktorat Logistik1. Menerima BAST-2 dan melakukan pengecekan atas barang yang diterima (jumlah,

kondisi)2. Membuat BAST-3 3. Mengklasifikasi dan penyiapan barang/jasa yang akan didistribusi ke unit kerja4. Menyerahkan BST-3 dan barang ke unit kerja pengusul5. Melakukan Move order pada aplikasi Oracle Inventory

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pendayagunaan Aset




2

DAFTAR ISI







3


1. Direktorat Logistik.2. Unit Kerja Akademik (UKA)3. Unit Kerja Pendukung (UKP)

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja kegiatan penerimaan barang dari Direktorat Logistik dan mendistribusikan kepada Unit kerja pengusul. Dalam penerimaan barang (aset dan non asset) dilakukan proses verifikasi sebagai bagian control untuk memastikan barang yang diterima sesuai dengan dokumen (Berita Acara Serah Terima) BAST-2. Dari BAST-2 diterbitkan BAST-3 dan dilaksanakan distribusi ke unit kerja. Dalam proses penyerahan atau distribusi ada dua pilihan: DITERIMA, TIDAK DITERIMA. Proses ini juga memberikan proses control dijalankan secara bertahap dan berjenjang.

III. REFERENSI

1. Perpres No 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah2. SK Rektor ITB Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013 tentang Struktur

Organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana.3. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 96 Tahun 2007 tentang Tatacara Pelaksanaan,

Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan BMN.


1. PENGERTIANa. Aset/Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban

APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.b. Penggunaan Barang Milik Negara (BMN) adalah kegiatan yang dilakukan oleh

pengguna barang dalam mengelola dan menatausahakan Barang Milik Negara/daerah yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.




4

c. Distribusi adalah suatu proses yang menunjukkan suatu penyaluran barang yang diterima dari Direktorat Logistik dan menyalurkan kepada unit kerja pengguna (pengusul) barang tersebut.

d. Fungsi distribusi adalah mengantarkan atau menyampaikan barang kepada unit kerja sehingga barang tersebut dapat dipergunakan secara baik dan memberikan kemanfaatan dari pengadaan barang tersebut.

2. BATASAN a. Verifikasi Berita Acara Serah Terima (BAST-2) harus dilaksanakan secara cermat dan

teliti dengan memperhatikan jumlah barang, spesifikasi barang, kondisi barang yang diterima.

b. Melakukan penyimpanan sementara pada gudang transitoris dengan sebaik-baiknya dan menghindari terjadinya kerusakan barang.

c. Mengklasifikasi atau memilah barang yang akan didistribusikan sehingga mempermudah proses pengiriman.

d. Proses distribusikan dilaksanakan dalam waktu secepatnya (dalam hari) transaksi.e. Melakukan klarifikasi dan penerusan proses sekiranya barang yang didistribusikan tidak

diterima/ditolak oleh unit penerima (pengguna).

V. PROSEDUR

5.1. Penerimaan Barang dan Distribusi Barang

a. Direktorat Logistik menyerahkan Barang Milik Negara (BMN) dengan formulir Berita Acara Serah Terima (BAST)-2 kepada Direktorat Sarana dan Prasarana Direktorat Sarana dan Prasarana menerima Barang Milik Negara (BMN) sesuai Spesifikasi yang tertuang dalam Berita Acara Serah Terima (BAST)-2

b. Direktorat Sarana dan Prasarana menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST)-3 dan mendistribusikan Barang Milik Negara (BMN) ke Unit Kerja

c. Unit Kerja menerima Barang Milik Negara (BMN) dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST)-3 dan melakukan Move Order pada aplikasi Oracle Fixed Aset

d. Direktorat Sarana dan Prasarana melalui Seksi Penyimpanan dan Distribusi melakukan proses Move Order pada Aplikasi Oracle

Output yang dihasilkan adalah Barang Diterima Sesuai Jumlah dan distribusikan dalam 1 hari.




5


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Diterima barang dari Direktorat Logistik secara tepat jumlah dan tepat spesifikasi2. Tersimpan di gudang transitoris tidak lebih dari 2 hari kerja.3. Terdistribusinya kepada unit kerja dalam waktu 2 hari maksimal4. Tidak terjadi kerusakan barang dalam proses penyimpanan dan distribusi/pengiriman.5. Proses Move order dalam aplikasi oracle inventory secara cepat dan tepat sesuai waktu

terjadinya transaksi penerimaan.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Distribusi Barang Milik Negara (BMN)




6

Diagram Alir SOP Distribusi Barang (Aset dan Non Aset)

No Prosedur Dit logistik Dit SP UKA/UKP

1Direktorat Logistik menyerahkan Barang Milik Negara (BMN) dengan formulir Berita Acara Serah Terima (BAST)-2 kepada Direktorat Sarana dan Prasarana

2Direktorat Sarana dan Prasarana menerima Barang Milik Negara (BMN) sesuai Spesifikasi yang tertuang dalam Berita Acara Serah Terima (BAST)-2

3Direktorat Sarana dan Prasarana menerbitkan Berita Acara Serah Terima (BAST)-3 dan mendistribusikan Barang Milik Negara (BMN) ke Unit Kerja (UKA/UKP)

4

Unit Kerja (UKA/UKP) menerima Barang Milik Negara (BMN) dengan menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST)-3 dan melakukan Move Order pada aplikasi Oracle Fixed Aset

5Direktorat Sarana dan Prasarana melalui Seksi Penyimpanandan Distribusi melakukan proses Move Order pada AplikasiOracle

Bandung, 12 November 2014Direktorat Sarana dan Prasarana - ITB

1

2

4

3

5


Penerimaan Hibah Barang

Nomor : 003/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Penerimaan Hibah BarangNomor : 003/I1.B03.1/SOP/SP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 1 dari 6

1

RIWAYAT REVISI

Perubahan struktur organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana berdasarkan SK Rektor Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013. Subdit yang menangani penerimaan hibah adalah Subdit Pendayagunaan Aset dibantu Seksi Inventarisasi Aset dan Seksi Pendayagunaan Aset. Proses pelaporan hibah dari unit kerja belum berjalan secara baik, unit kerja bersifat menunggu dan tidak secara aktif melaporkan hibah setelah menerima Hibah. Dari aspek administrasi dokumen hibah juga kurang didukung secara baik. Sehingga secara umum laporan asset yang disusun belum mencerminkan kondisi barang yang sebenarnya.

Dalam proses hibah masih sering terjadi unit kerja melakukan kerjasama dengan institusi lain (eksternal) dimana dalam kerjasama tersebut terdapat hibah barang. Dalam kontek ini adalah kerjasama yang tidak termuat dalam Rencana Kerja dan Anggaran ITB (off RKA). Sehingga aliran barang-barang ini tidak mengalir atau tidak terakomodir dalam system: Oracle financial, Oracle Fixed asset, Oracle Purchasing dan Oracle Inventory.

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pendayagunaan Aset



2

DAFTAR ISI






3

I. UNIT KERJA TERKAIT 1. Institusi Pemberi Hibah.2. DKNL Hibah Bangunan yang memerlukan proses penghapusan3. Unit Kerja Akademik (UKA) Penerima Hibah4. Unit Kerja Pendukung (UKP) Penerima Hibah

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja kegiatan unit kerja (UKA, UKP) di Institut Teknologi Bandung agar setiap menerima hibah barang yang diperoleh diluar system RKA segera melaporkan setelah barang hibah diterima serta dilengkapi Berita Acara Serah Terima Hibah. Sehingga barang yang dilaporkan ITB mencerminkan kondisi barang yang sebenarnya.

III. REFERENSI

1. Perpres No 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah2. SK Rektor ITB Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013 tentang Struktur

Organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana.3. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 96 Tahun 2007 tentang Tatacara Pelaksanaan,

Penggunaan, pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan BMN.


1. PENGERTIAN

a. HIBAH adalah pengalihan kepemilikan Barang Milik Negara (BMN) dari pemerintah pusat kepada Pemda atau kepada pihak lain tanpa memperoleh penggantian.

b. Hibah Barang Milik Negara (BMN) dilakukan untuk:1. Kepentingan sosial, keagamaan, kemanusiaan;2. Penyelenggaraan kegiatan Tri Dharma ITB.

c. Membentuk Tim yang beranggotakan unsur Pengelola Barang, Pengguna Barang, serta dapat mengikutsert akan unsur instansi/lembaga teknis yang kompeten

d. Hibah merupakan satu kesatuan asset yang harus diperlakukan: pencatatan, pengakuan dan pengungkapan aset sesuai kaidah pengelolaan Barang Milik Negara (BMN).



4

2. BATASAN a. Surat permohonan Hibah disertai penjelasan/pertimbanganb. Dokumen penganggaran untuk (a) DIPA dan atau TOR yang dari awal pengadaan

atau dokumen b0 Rencana Bisnis dari institusi non pemerintah.c. Berita Acara Serah Terima Hibah memuat: nama barang, spesifikasi barang, nilai

perolehan, tahun perolehan barang.

V. PROSEDUR

5.1. Penerimaan Hibah

a. Unit kerja (UKA, UKP) menyampaikan daftar hibah dengan melampirkan Berita Acara penerimaan Hibah

b. Direktorat Sarana dan Prasarana, melakukan pencatatan dan verifikasi dokumen

c. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan inventarisasi serta melakukan pengecekan fisik

d. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan kodefikasi dalam system

e. Direktorat Sarana dan Prasarana menyusun laporan aset

f. Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan Laporan Barang Milik Negara (BMN) kepada Direktorat Keuangan

Output yang dihasilkan adalah Seluruh Hibah Barang tercatat, terlaporkan dalam system Laporan Aset.



5


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Tercatatnya setiap Hibah pada unit kerja (UKA, UKP) penerima hibah2. Terlaporkan penerimaan hibah kepada Direktorat Sarana dan Prasarana dalam waktu

maksimal 1 minggu setelah proses hibah diterima3. Adanya Berita Acara Hibah dari Pemberi dan Penerima Hibah secara baik

mencantumkan spesifikasi barang dan harga perolehan.4. Termanfaatkannya barang hibah pada unit kerja penerima secara optimal

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Penerimaan Hibah



6

Diagram Alir SOP Hibah Barang (BMN)

No Prosedur UKA/UKP Dit SP Dit Keu.

1 Unit kerja (UKA, UKP) menyampaikan daftar hibah denganmelampirkan Berita Acara penerimaan Hibah

2 Direktorat Sarana dan Prasarana, melakukan pencatatan danpengecekan fisik

3 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan inventarisasi

4Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan kodefikasi dalam system

5 Direktorat Sarana dan Prasarana menyusun laporan aset

6 Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan Laporan Barang Milik Negara (BMN) kepada Direktorat Keuangan


1

2

4

3

5

6


Penomoran dan Inventarisasi Aset

Nomor : 004/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Penomoran dan Inventarisasi Aset


1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja Penomoran dan Inventarisasi Aset (Barang Miliki Negara).

Pada tahun 2013 Terbitlah Surat Keputusan Rektor Nomor 029/I1.B01/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013. Dalam SK ini terdapat hal yang mendasar adalah pengalihan distribusi barang semula menjadi tugas dan tanggungjawab Direktorat Logistik menjadi Tugas dan tanggungjawab Direktorat Sarana dan Prasarana.

LEMBAR PENGESAHAN





2

DAFTAR ISI







3


1. Direktorat Jenderal Anggaran dan Perbendaharaan2. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang3. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI4. Direktorat Logistik5. Unit kerja Akademik (UKA) dan Unit Kerja Pendukung (UKP)

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja kegiatan penomoran dan inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) ITB dari pencatatan penambahan barang, rekonsiliasi asset dan penomoran barang serta pencatatan dalam neraca aset ITB. SOP ini disusun untuk menjamin seluruh pengadaan dan penambahan aset tercatat secara benar sesuai kaidah yang berlaku.

III. REFERENSI 1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan atas

Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara.2. Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 01/KM.12/2001 tentang Pedoman

Kapitalisasi Barang Milik/Kekayaan Negara Dalam Sistem Akuntansi Pemerintah.3. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tatacara

Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara.


1. PENGERTIAN

a. Aset/Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

b. Penambahan adalah pembangunan, pembuatan dan atau pengadaan asset tetap yang menambah kuantitas dan atau volume dan nilai dari asset tetap yang telah ada tanpa merubah klasifikasi barang.

c. Pencatatan.dalam buku inventaris terdiri atas pencatatan di dalam pembukuan (inta komtabel) dan pencatatan di luar pembukuan (ektra komtabel).




4

d. Aset tetap dicatat dengan menggunakan kode dan nama perkiraan buku besar pada system Akuntansi Pemerintah.

2. BATASAN

a. Nilai Satuan minimum kapitalisasi aset tetap adalah pengeluaran pengadaan baru dan penambahan nilai aset tetap dari hasil pengembangan, reklasifikasi, renovasi dan restorasi.

b. Nilai Satuan Minimum Kapitalisasi Aset Tetap meliputi1). Pengeluaran untuk per satuan peralatan dan mesin, dan alat olahraga yang sama

dengan atau lebih dari Rp. 300.000,- (tiga ratus ribu rupiah) dan,2). Pengeluaran untuk gedung dan bangunan yang sama dengan atau lebih dari Rp.

10.000.000,- (sepuluh juta rupiah).c. Nilai satuan Minimum Kapitalisasi aset tetap sebagai dimaksud di atas dikecualikan

terhadap pengeluaran untuk tanah, jalan/irigasi/jaringan, dan aset tetap lainnya berupa koleksi perpustakaan dan barang bercorak kesenian.

d. Pencatatan BM/KN (Barang Milik / Kekayaan Negara) meliputi pencatatan terhadap barang persediaan, barang tidak bergerak, barang bergerak dan hewan, ikan dantanaman.

V. PROSEDUR

Penomoran dan Inventarisasi Aset (Barang Milik Negara - BMN)

a. Direktorat Logistik memeriksa dan menerima barang dari penyedia barang (rekanan) berdasarkan jumlah dan spesifikasi yang dikontrakkan dan menyerahkan ke Direktorat Sarana dan Prasarana dengan BAST-2

b. Direktorat Sarana dan Prasarana mendistribusikan barang kepada unit kerja (UKA, UKP) dengan melakukan serah terima barang dengan menggunakan Form BAST-3

c. Data BAST-3 (barang diterima unit) diserahkan kepada Direktorat Sarana dan Prasaranauntuk dijadikan sebagai dasar pencatatan penambahan aset dan memasukkan ke dalam aplikasi SIMAK BMN

d. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan rekonsiliasi penambahan barang secara periodik setiap bulan.




5

e. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan pencetakan nomor inventarisasi sesuai klasifikasi penambahan barang.

f. Direktorat Sarana dan Prasarana bersama unit kerja (UKA, UKP) melakukan penempelan nomor pada barang aset

g. Direktorat Sarana dan Prasarana membuat neraca setiap akhir bulan dan diserahkan kepada kemendikbud.

Output yang dihasilkan adalah Aset tercatat, terinventarisasi dan memperoleh penomoran sesuai kode akun

VI. INDIKATOR KEBERHASILANIndikator yang dapat dipakai adalah:1. Tercatatnya penambahan aset yang tepat: jumlah, harga, dan waktu2. Terinventarisasinya aset secara baik3. Tersusunnya Daftar Inventaris Ruangan yang akurat4. Penomoran barang dilakukan secara cepat tidak lebih dari 30 hari kalender setelah

neraca ditutup.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-SOP Penomoran dan Inventarisasi Aset (Barang Milik Negara)

6

Diagram Alir SOP Penomoran dan Inventarisasi Aset (Barang Milik Negara)

No Prosedur Ditlogistik Dit SP UKA/UKP

Eksternal (UAW, DJKNL, Kemendikbud)

1 Direktorat Logistik melakukan proses pengadaan barang berdasarkan jumlah danspesifikasi yang diusulkan unit kerja (UKA, UKP)

2Direktorat Logistik memeriksa dan menerima barang dari penyedia barang (rekanan) berdasarkan jumlah dan spesifikasi yang dikontrakkan dan menyerahkan kepadaDirektorat Sarana dan Prasarana sesuai BAST-2

3 Direktorat Sarana dan Prasarana mendistribusikan barang kepada unit kerja (UKA, UKP) dengan melakukan serah terima barang dengan menggunakan Form BAST-3

4 Unit kerja (UKA,UKP) menerima dan melakukan pencatatan barang sesuai di BAST-3 dan melakukan Move order dalam aplikasi Oracle

5 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan rekonsiliasi penambahan barang secaraperiodic setiap bulan dengan unit kerja (UKA, UKP)

6 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan pencetakan nomor inventarisasi sesuaiklasifikasi penambahan barang.

7 Direktorat Sarana dan Prasarana bersama unit kerja (UKA, UKP) melakukanpenempelan nomor pada barang aset

8Direktorat Sarana dan Prasarana membuat neraca setiap akhir bulan dan diserahkankepada Instansi terkait. (UAW, DJKNL, Kemendikbud)

9Instansi terkait (UAW, DJKNL, Kemendikbud) menerima laporan neraca dariDirektorat Sarana dan Prasarana


1

2

4

6

8

9

3

5

7


Penghapusan Aset

Nomor : 005/I1.B03.1/SP/2014


2014


Judul : Penghapusan AsetNomor : 005/I1.B03.1/SOP/SP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 1 dari 7

1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja Penghapusan Aset (Barang Milik Negara).

Adapun Rujukan induk dalam penghapusan BMN adalah: PP RI Nomor 6 Tahun 2006 dan PMK Nomor 96 Tahun 2007.

LEMBAR PENGESAHAN




2

DAFTAR ISI






3


1. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang2. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI3. Diskimrum, Pemeriksa dan Penilaia Nilai Jual Bangunan4. Dispenda, Pemeriksa dan Penilaian Nilai Jual Kendaraan5. Direktorat Keuangan6. Unit kerja Akademik (UKA) dan 7. Unit Kerja Pendukung (UKP)

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja kegiatan penghapusan Barang Milik Negara (BMN) ITB dari daftar aset ITB. SOP ini disusun untuk menjamin seluruh barang/aset memiliki kemanfaatan optimal, sehingga untuk barang/aset yang telah tidak memiliki kemanfaatan dan biaya pemeliharaan yang tinggi perlu dilakukan penghapusan. Sehingga barang/aset yang yang rusak dan tidak memiliki kemanfaatan tidak membebanigudang/ruang yang lebih.

III. REFERENSI

1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara.

2. Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 01/KM.12/2001 tentang Pedoman Kapitalisasi Barang Milik/Kekayaan Negara Dalam Sistem Akuntansi Pemerintah.

3. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tatacara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara.

4. SK Rektor 002.B/SK/K01/KU/2007 tentang Pedoman Akuntansi Keuangan dan Prosedur Standar Operasi Bidang Keuangan Satuan Akademik Institut Teknologi Bandung.



4


1. PENGERTIAN

a. Penghapusan adalah tindakan menghapus barang milik Negara/daerah dari daftar barang dengan menerbitkan surat keputusan dari pejabat yang berwenang untuk membebaskan pengguna dan/atau kuasa pengguna barang dan/atau pengelola barang dari tanggungjawab administrasi dan fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya..

b. Pemindahtanganan adalah pengalihan kepemilikan barang milik negara/daerah sebagai tindaklanjut dari penghapusan dengan cara dijual, dipertukarkan, dihibahkan atau disertakan sebagai modal pemerintah.

c. Penjualan adalah pengalihan kepemilikan barang milik negara/daerah kepada pihak lain dengan menerima penggantian dalam bentuk uang.

d. Penilaian adalah suatu proses kegiatan penelitian yang selektif didasarkan pada data/fakta yang obyektif dan relevan dengan menggunakan metode/teknis tertentu untuk memperoleh nilai barang miliknegara/daerah.

2. BATASAN

a. Penghapusan Aset/barang berupa gedung/bangunan yang akan dihapuskan harus dilakukan Penilaian Limit oleh Dinas permukiman dan Perumahan (Diskimrum) Provinsi Jawa Barat.

b. Penghapusan Aset/barang berupa Kendaraan yang akan dihapuskan harus dilakukan Penilaian Limit oleh Dinas Pendapatan daerah (Dispenda).

c. Barang yang akan dihapuskan harus diajukan persetujuan kepada Direktorat Jenderal kekayaan Negara dan Lelang sesuai nilai aset.

d. Barang yang akan dihapuskan harus mendapatkan SK penghapusan dari Kemendikbud selaku Pengguna Barang.

e. Penyelenggaran pelelangan adalah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dan Lelang

f. Penyelenggaran pelelangan pada satuan kerja dibentuk dengan SK Rektor dan melibatkan dari berbagai unsur (keuangan, hukum, perencanaan, sarana dan prasarana).



5

V. PROSEDUR

5.1. Penghapusan Aset (Barang Milik Negara - BMN)

a. Unit kerja (UKA, UKP) mengajukan permohonan penghapusan ke Direktorat Sarana dan Prasarana

b. Direktorat Sarana dan Prasarana, melakukan Verifikasi aset dan melakukan penarikan Barang Milik Negara (BMN) untuk disimpan ke gudang sementara

c. Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan Persetujuan Penghapusan ke DJKNL Bandung

d. Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan penerbitan SK penghapusan kepada Kemendikbud

e. Kemendikbud Menerbitkan SK Penghapusan Barang Milik Negara (BMN)berdasarkan persetujuan penghapusan DJKNL

f. Direktorat Sarana dan Prasarana melalu kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi mengajukan jadwal dan pelaksanaan Penghapusan kepada DJKNL Bandung

g. DJKNL Bandung melakukan penjadwalan dan proses pelelangan Barang Milik Negara (BMN) serta menerbitkan Risalah Pelelangan

h. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan pencatatan dan melakukan rekonsiliasi dengan Direktorat Keuangan

Output yang dihasilkan adalah Risalah Lelang dan Pengeluaran BMN dari Daftar BMN ITB.


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Tersusunnya daftar barang secara baik sesuai: kode/nomor barang, spesifikasi,

tahun perolehan, nilai perolehan dan alasan penghapusan.



6

2. Terbitnya Peretujuan Penghapusan oleh DJKNL secara cepat waktu dan nilai3. Terbitnya SK Kemendikbud tentang penghapusan secara tepat waktu dan nilai4. Terlaksananya proses lelang penghapusan secara: efisiensi, efektif, transparan dan

dapat dipertanggungjawabkan.

5. Terbitnya Risalah Lelang yang cepat dan tepat

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Penghapusan Aset (Barang Milik Negara – BMN)

7

Diagram Alir SOP Penghapusan Aset (Barang Milik Negara - BMN)

No Prosedur UKA/UKP

Dit SP WRSO DJKNL Bdg

Kemendikbud

DitKeuangan

1 Unit kerja (UKA, UKP) mengajukan permohonan penghapusan ke DirektoratSarana dan Prasarana

2 Direktorat Sarana dan Prasarana, melakukan Verifikasi aset dan melakukanpenarikan Barang Milik Negara (BMN) untuk disimpan ke Gudang sementara

3 Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan Persetujuan Penghapusan ke DJKNL Bandung

4 Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan penerbitan SK penghapusankepada Kemendikbud

5 Kemendikbud Menerbitkan SK Penghapusan Barang Milik Negara (BMN)berdasarkan persetujuan penghapusan DJKNL

6Direktorat Sarana dan Prasarana melalui kantor WRSO mengajukan jadwal danpelaksanaan Penghapusan kepada DJKNL Bandung

7DJKNL Bandung melakukan penjadwalandan proses pelelangan Barang Milik Negara serta menerbitkan Risalah pelelangan

8 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan pencatatan

9Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan rekonsiliasi dengan DirektoratKeuangan


1

2

6

7

8

4

5

9

3


Pemanfaatan Ruang/Lahan

oleh Mitra Kerja ITB

Nomor : 006/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Pemanfaatan Ruang/lahan oleh Mitra Kerja ITB


1

RIWAYAT REVISI

SOP merupakan penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja Pemanfaatan Ruang/lahan oleh Mitra Kerja ITB. Pemanfaatan ini dimaksudkan untuk optimalisasi asset yang tidak digunakan secara langsung dalam proses tri dharma ITB, sehingga mampu menambah sumber pendapatan ITB.

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pendayagunaan Aset dan Inventarisasi ITB




2

DAFTAR ISI







3


1. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang2. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI3. Direktorat Keuangan 4. Unit kerja Akademik (UKA) dan 5. Unit Kerja Pendukung (UKP)6. Mitra Kerja ITB

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja kegiatan pemanfaatan ruangan/lahan yang tidak digunakan secara langsung dalam menunjang tugas pokok dan fungsi ITB. SOP ini disusun untuk menjamin seluruh pemanfaatan aset (ruangan, lahan) oleh mitra kerja ITB (penyewa) dijalankan secara benar dengan memenuhi prinsip-prinsip: efisiensi, efektifitas, trasnparansi, dapat dipertanggungjawabkan. Mekanisme pembayaran dari mitra kerja ITB harus mampu memenuhi kaidah single account yang ditetapkan Direktorat Keuangan.

III. REFERENSI 1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tatacara

Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara.

2. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 33 Tahun 2012 tentang Tatacara Pelaksanaan Sewa Barang Milik Negara.

3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 58 Tahun 2013 tentang Bentuk dan Mekanisme Pendanaan Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum.

4. SK Rektor nomor 322/I1.B03/SP/SK/2012 tentang tarif biaya sewa


1. PENGERTIAN

a. Pemanfaatan adalah pendayagunaan Barang Milik Negara (BMN) yang tidak dipergunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kementerian negara/lembaga, dalam bentuk sewa, pinjam




4

pakai, kerjasama pemanfaatan, dan bangun serah guna/bangun guna serah dengan tidak mengubah status kepemilikan

b. Penerimaan Umum adalah penerimaan negara bukan pajak yang berlaku umum pada kementerian negara/lembaga yang berasal dari pemanfaatan atau pemindahtanganan Barang Milik Negara yang tidak termasuk dalam jenis penerimaan negara bukan pajak yang dapat digunakan/diperhitungkan untuk membiayai kegiatan tertentu oleh instansi bersangkutan sebagaimana dimaksud dalam ketentuan perundang-undangan yang mengatur tentang Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

c. Semua penerimaan yang berasal dari pemanfaatan dan pemindahtanganan Barang Milik Negara merupakan penerimaan negara bukan pajak yang harus disetor ke rekening kas umum negara

d. Pemanfaatan Barang Milik Negara sebagaimana dimaksud pada penjelasan di atas dilakukan dalam bentuk:1. sewa;2. pinjam pakai;3. kerjasama pemanfaatan;4. bangun guna serah dan bangun serah guna

2. BATASAN

a. Mitra kerja yang akan memanfaatkan aset (ruangan, lahan) harus mengajukan proposal pemanfaatan. Setelah terjadi kesepakatan dibuat Berita Acara Negosisasi Pemanfaatan.

b. Setiap pemakaian aset (ruangan, lahan) milik Negara yang dimanfaatkan oleh mitra kerja ITB (penyewa) harus ditunjang suatu kontrak kerja pemanfaatan lahan sesuai ketentuan yang berlaku.

c. Metode pembayaran merujuk rekening yang telah ditetapkan dan ditentukan oleh Direktorat Keuangan dengan menerapkan prinsip Single Account..

d. Dilakukan rekosiliasi antara Direktorat Sarana dan Prasarana dengan Direktorat Keuangan secara periodik terkait potensi dan realisasi pendapatan.

e. Menetapkan dan menerapkan sistem perpajakan yang berlaku.




5

V. PROSEDUR

Pemanfaatan ruangan / lahan oleh Mitra Kerja ITB (penyewa)

a. Vendor (calon Penyewa) mengajukan proposal pemanfaatan ruang/lahan dengan melampirkan Dokumen Badan Usaha

b. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan verifikasi dan penilaian kelengkapan dokumen administrasi

c. Direktorat Sarana dan Prasarana negosiasi penawaran biaya sewa berdasarkan SK Rektor tentang Tarif Pemanfaatan Aset

d. Vendor (calon Penyewa) sekiranya setuju menandatangani Berita Acara Negosiasi Harga

e. Direktorat Sarana dan Prasarana menerbitkan Surat Perjanjian Pemanfaatan Aset

f. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan monitoring pengelolaan aset yang dilakukan vendor (penyewa) serta monitoring pembayaran biaya sewa kewajiban vendor

g. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan konsolidasi laporan pendapatan dengan Direktorat Keuangan

Output yang dihasilkan adalah Laporan Kontrak Kerja Pemakaian Ruangan/lahan Secara Lengkap dan Benar


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Setiap pemakaian ruangan/lahan oleh mitra harus didukung kontrak perjanjian

pemanfaatan yang jelas2. Dilaksanakannya rekonsiliasi pendapatan secara periodik antara Direktorat Sarana dan

Prasarana dengan Direktorat Keuangan.3. Penetapan dan pemungutan pajak secara benar dan tepat jumlah dan waktu4. Setiap transaksi pendapatan dapat ditelusuri secara cepat5. Tersajikan laporan realisasi pendapatan pemakaian ruangan/lahan secara bulanan.6. Tidak terdapat piutang yang tidak tertagih




6

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Pemanfaatan ruangan/lahan oleh Mitra Kerja ITB

7

Diagram Alir SOP Pemanfaatan Ruangan / lahan oleh Mitra Kerja ITB

No Prosedur Vendor/peminat Dit SP DitKeuangan

1 Vendor mengajukan proposal pemanfaatan ruang / lahan dengan melampirkanDokumen Badan Usaha

tidak

2 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan verifikasi dan penilaian kelengkapandokumen administrasi dan ketersediaan ruang yang kosong

3 Direktorat Sarana dan Prasarana negosiasi penawaran biaya sewa berdasarkan SK Rektor tentang Tarif Pemanfaatan Aset

ya

4 Vendor sekiranya setuju menandatangani Berita Acara Negoisasi Harga

5 Direktorat Sarana dan Prasarana menerbitkan Surat Perjanjian Pemanfaatan Aset

6 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan monitoring operasional vendor danmonitoring pembayaran biaya sewa kewajiban vendor

7 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan konsolidasi laporan pendapatan danpajak dengan Direktorat Keuangan


1

6

3

5

4

7

2


Verifikasi Penetapan Aset: Sisfo

Nomor : 007/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Verifikasi Penetapan Aset: Sisfo


1

RIWAYAT REVISI

SOP merupakan penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi panduan unit kerja dalam melakukan verifikasi dan penetapan Aset.

Referensi/rujukan yang dipakai adalah:

1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 120/PMK.06/2007 Tanggal 27 September 2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara: Khususnya Lampiran VIII

2. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2010 tentang Kodefikasi Barang

LEMBAR PENGESAHAN





2

DAFTAR ISI







3


1. Unit kerja Akademik (UKA)2. Unit Kerja Pendukung (UKP)3. Direktorat Logistik4. Direktorat Perencanaan

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kegiatan usulan rencana pengadaan aset dalam menunjang kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Pengadaan aset perlu dilakukan penyesuaian atau penetapan apakah usulan termasuk kategori Aset maupun kategori Non Aset. Dalam SOP ini Direktorat Sarana dan Prasarana memandu unit kerja dalam menetapkan kriteria aset: umur ekonomis melebihi 12 bulan dan nilai pengadaan masuk dalam kapitalisasi aset. Hasil verifikasi aset dan non aset dalam sisfo ditindaklanjuti oleh Direktorat terkait.

III. REFERENSI

1. Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 01/KM.12/2001 tentang Pedoman Kapitalisasi Barang Milik/Kekayaan Negara Dalam Sistem Akuntansi Pemerintah.

2. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 96/PMK.06/2007 tentang Tatacara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara.

3. SK Rektor 002.B/SK/K01/KU/2007 tentang Pedoman Akuntansi Keuangan dan Prosedur Standar Operasi Bidang Keuangan Satuan Akademik Institut Teknologi Bandung.




4


1. PENGERTIAN

a. Barang milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APNB, PNBP atau berasal dari perolehan lainnya yang sah.

b. Kuasa pengguna barang adalah kepala satuan kerja atau pejabat yang ditunjuk oleh pengguna barang untuk menggunakan barang yang berada dalam penguasaannya dengan sebaik-baiknya.

c. Perencanaan kebutuhan adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan barang milik Negara/daerah untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang.

d. Penetapan aset ditentukan dua kategori, yaitu:1). Nilai umur ekonomis barang melebihi 12 bulan2). Nilai kapitalisasi terdapat extra comtable (> rp. 350.000,- dan intra comtable < Rp. 350.000,-/pembelian

2. BATASAN

a. Unit kerja memasukan rencana pengadaan barang melalui aplikasi Sisfob. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan monitoring dan pengecekan pada

Sisfoc. Operator Direktorat Sarana dan Prasarana memposting aset dan non aset dalam

aplikasi Sisfod. Direktorat Logistik meneruskan proses verifikasi usulan pengadaan barang dan

memasukkan dalam sispran




5

V. PROSEDUR

Pengajuan pengadaan barang aset

a. Unit kerja (UKA, UKP) mengajukan permohonan usulan pengadaan barang (aset dan non aset) melalui aplikasi Sisfo

b. Direktorat Sarana dan Prasarana, melakukan Verifikasi dan menetapkan kategori aset dan non aset

c. Direktorat Logistik menarik penetapan aset dari Sarana dan Prasarana kedalam aplikasi sispran

d. Direktorat Perencanaan melakukan verifikasi dan persetujuan dalam alokasi Sispran.

Output yang dihasilkan adalah Penetapan aset dan non aset dalam Sisfo.


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Terverifikasi penetapan aset dan non aset secara cepat (1 hari)2. Akurasi penetapan aset sesuai kebijakan kapitalisasi yang berlaku

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Verifikasi Penetapan Aset: Sisfo

6

Kodefikasi dan Kriteria Penetapan Aset(Disampaikan ke Panitia Pelatihan Tim Peralatan Peningkatan Fasilitas Pendidikan & Laboratorium: Kamis 27 Februari 2014 jam 13.00 15.00 di ComLabs)

Rujukan Kunci:

1. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 120/PMK.06/2007 Tanggal 27 September 2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara: Khususnya Lampiran VIII

2. Peraturan menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2010 tentang Kodefikasi Barang

Kontribusi Direktorat SP pada Rencana Pengadaan Peralatan untuk kegiatan PFPL, seperti pada butir 2 Diagram Alir berikut pada Aplikasi Sisfo.LogistikDiagram Alir SOP Pengajuan Pengadaan Barang (Aset, Non Aset) Aplikasi Sisfo

No Prosedur UKA/UKP Dit SP DitLogistik DitRen

1 Unit kerja (UKA, UKP) input usulan master barang dan di upload ke Sisfo

2Direktorat Sarana dan Prasarana, melakukan Verifikasi asset dan non asset pada menu antrian master barang (Chek Aset)

3 Direktorat Logistik melakukan Approval (detail proses di Dit Logistik)

4Direktorat Perencanaan: master barang yang sudah oke ditarik masuk keaplikasi sispran

5 Dit Logistik melakukan proses pengadaan

6Direktorat Sarana dan Prasarana: menerima BAST-2 dan melakukandistribusi ke unit kerja

7 Unit Kerja Menerima Barang (aset, non aset) dengan sesuai dokumenBAST-3 (mengecek kesesuaian spesifikasi dan waktu kontraktual)

Catatan:Untuk tahun 2013 proses instalasi barang yang lama, sehingga SP tidak dapat melakukan proses transact di aplikasi oracle FA. Untuki tu sebaiknya proses pengiriman barang yang memerlukan instalasi dapat lebih awal pada periode kontrak, sehingga proses instalasi masih dalam waktu kontrak.Bandung, 12 November 2014Direktorat Sarana dan Prasarana - ITB

1

2

4

5

6

3

7


Penambahan Daya Listrik

Nomor : 008/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Penambahan Daya ListrikNomor : 008/I1.B03.1/SOP/SP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 1 dari 6

1

RIWAYAT REVISI

Perubahan struktur organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana berdasarkan SK Rektor Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013. Subdit yang menangani usulan penambahan daya listrik adalah Subdit Perawatan Aset. Dalam beberapa kegiatan masih terdapat unit kerja yang belum memperhitungkan antara rencana pengadaan peralatan dengan kapasitas ketersedian daya listrik. Hal ini akan mengganggu fungsi peralatan tersebut dan mengakibatkan beban yang tersedia tidak mencukupi sehingga terjadi trip saat beban puncak terjadi.

Dalam proses penambahan daya listrik, unit kerja menyampaikan rencana pengadaan peralatan dan kapasitas daya yang dibutuhkan. Direktorat Sarana dan Prasarana akan membantu informasi spesifikasi minimal aksesoris kelistrikan pendukungnya.

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pemeliharaan Aset



2

DAFTAR ISI






3


1. PT. PLN (Persero)2. Direktorat Pengembangan.3. Unit Kerja Akademik (UKA)4. Unit Kerja Pendukung (UKP)5. UPT K3L

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai panduan kerja kegiatan unit kerja (UKA, UKP) di Institut Teknologi Bandung agar setiap penambahan peralatan juga memperhitungkan daya listrik yang tersedia. Hal ini untuk menjamin supply listrik dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan dan tidak berlebih. Sehingga peralatan akan berfungsi secara baik dan penentuan aksesoris yang dipakai sesuai dengan kebutuhan.

III. REFERENSI

1. SK Rektor ITB Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tanggal 18 Januari 2013 tentang Struktur Organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana.

2. Master Plan Fisik dan Infrastruktur ITB Multi Kampus dari Direktorat Pengembangan 2011-2020


1. PENGERTIAN

a. Pasokan listrik di kampus ITB dipenuhi dari PT. PLN (Persero) dengan dua Gardu Insdukt yaitu: Gardu STT FSRD dengan kapasitas 1.730 Kva dan Gardu Gedung Riset dan Inovasi dengan kapasitas 3.465 Kva.

b. Dengan kondisi sumber yang berbeda maka system manufer saat terjadi pemadaman di salah satu sumber belum dapat dijalankan secara optimal.

c. Daya listrik adalah banyaknya energi tiap satuan waktu dimana pekerjaan sedang berlangsung atau kerja yang dilakukan persatuan waktu.



4

d. Pemilihan aksesoris penunjang kelistrikan harus disesuaikan dengan daya listrik yang dibutuhkan.

2. BATASAN a. Pendataan kondisi ekisting peralatan yang terpasang pada setiap gedung/ruangan

secara validb. Setiap akan menambah peralatan yang memerlukan energy listrik unit kerja

menyampaikan kebutuhan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana terlebih dahulu.c. Material atau aksesoris yang dipergunakan harus terverifikasi Tim Utilitas Direktorat

Sarana dan Prasarana dan memiliki SNI

V. PROSEDUR

Penambahan Daya Listrik

a. Unit kerja mengajukan permohonan penambahan daya dengan melampirkan daftar peralatan dan beban yang dibutuhkan.

b. Direktorat Sarana dan Prasarana akan melakukan verifikasi kebutuhan daya dengan ketersediaan daya tersisa pada gedung/bangunan.

c. Hasil verifikasi Tim Utilitas Direktorat Sarana dan Prasarana menjadi pertimbangan dalam memutuskan usulan penambahan daya yang diminta.

d. Jika ketersediaan daya listrik telah melampaui batas maksimal, Tim Utilitas Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan alternatif dengan menambah kapasitas pada panel.

e. Diharapkan kebutuhan daya listrik dapat dipenuhi

Output yang dihasilkan adalah Dokumen Penambahan Daya Listrik



5


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Tersedianya daya listrik yang memadai dan sesuai dengan jumlah peralatan2. Berfungsinya peralatan secara optimal3. Tidak terjadi penurunan daya listrik/trip saat pemakaian beban puncak4. Manufer supply listrik dapat dijalankan5. Terpasangnya material atau aksesoris yang memenuhi Standar Nasional Indonesia (SNI);6. Kondisi kelistrikan dapat memenuhi standar yang digunakan Lembaga Akreditasi sarana dan

prasarana.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram SOP Penambahan Daya Listrik



6

Diagram Alir SOP Penambahan Daya Listrik

No Prosedur Unit Kerja

Direktorat SP

Vendor

1Unit kerja mengajukan usulan penambahan daya listrik dengan melampirkan rencana kebutuhandan informasi peralatan yang akan terpasang

2 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan proses Review atas usulan penambahan daya listriktersebut

3 Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan persetujuan penambahan daya kepada unit kerjapengusul

4Vendor melaksanakan pekerjaan penambahan daya sesuai dokumen yang telah di ReviewDirektorat Sarana dan Prasarana

5 Unit kerja menyampaikan Berita Acara Penerimaan Hasil Pekerjaan kepada Direktorat Saranadan Prasarana


2

4

1

5

3


Pemeliharaan/Perawatan Aset /

Barang Milik Negara

Nomor : 009/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Pemeliharaan/Perawatan Aset/ Barang Milik Negara


1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja pemeliharaan Aset (Barang Miliki Negara).

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Perawatan Aset ITB


Judul : Pemeliharaan/Perawatan Aset / Barang Milik Negara


2

DAFTAR ISI







3


1. Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya2. Biro Umum Kemendikbud.3. Direktorat Perencanaan ITB4. Direktorat Logistik ITB5. Unit Kerja Akademik (UKA)6. Unit Kerja Pendukung (UKP)

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai kerangka kerja kegiatan pemeliharaan dan perawatan Aset ITB dari proses perencanaan perawatan, pelaksanaan perawatan, dan penerimaan hasil perawatan aset. Sehingga aset ITB memiliki umur ekonomis serta tingkat kemanfaatan yang lebih lama. SOP ini bertujuan untuk terwujudnya mekanisme pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dan utilitas sesuai fungsi yang ditetapkan dan yang memenuhi persyaratan teknis, keselamatan, kesehatan, kenyamanan dan kemudahan serta kelestarian alam..

III. REFERENSI

1. Perpres No 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan

dan perawatan Bangunan Gedung3. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).4. Satuan Biaya Umum yang ditetapkan Bapenas5. .Daftar Harga Satuan (DHS) Barang/Jasa pendukung SBU dan SBK di Lingkungan

Depdikbud .


1. PENGERTIAN





4

b. Penggunaan bmn adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna barang dalam mengelola dan menatausahakan barang milik Negara/daerah yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.

c. Pemeliharaan bangunan gedung dan utilitas adalah kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta prasarana dan saranya agar bangunan dan utilitas selalu laik fungsi.

d. Perawatan bangunan gedung dan utilitas adalah kegiatan memperbaiki dan/atau mengganti bagian bangunan gedung, utilitas, komponan, bahan bangunan dan/atau prasarana dan sarana agar bangunan gedung tetap laik fungsi.

2. BATASAN

a. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Perawatan asset harus memperoleh persetujuan dari Dinas Tata Ruang dan Cipta Karya Kota Bandung

b. Harus sesuai dengan Kode Akunc. Dokumen pemeliharaan aset harus layak untuk dilelangkan.

V. PROSEDUR

Perawatan/Pemeliharaan Aset/barang milik Negara yang dibiayai anggaran ITB

a. Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan persetujuan RAB ke Distarcip sebagai bahan dokumen pembahasan Direktorat Perencanaan dengan Direktorat Jenderal Anggaran

b. Direktorat Sarana dan Prasarana menyerahkan persetujuan RAB oleh Distarcip kepada Direktorat Perencanaan.

c. Direktorat Sarana dan Prasarana mengirimkan surat kepada Pimpinan UKA/UKP perihal rencana pemeliharaan aset.

d. Pimpinan Unit kerja (UKA/UKP) mengusulkan rencana pemeliharaan.

e. Direktorat sarana dan Prasarana melakukan verifikasi usulan dari unit kerja berdasarkan kemampuan alokasi anggaran.

f. Direktorat Sarana dan Prasarana bersama unit kerja (UKA/UKP) menyusun dokumen pemeliharaan asset




5

g. Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan dokumen pemeliharaan aset kepada Direktorat Logistik untuk dilaksanakan pengadaan jasa pemeliharaan.

h. Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan penjelasan teknis pekerjaan didalam rapat Aanwizing di Direktorat Logistik.

i. Kontrak kerja pelaksanaan pemeliharaan Aset oleh Direktorat Logistik.

j. Ceklist pekerjaan dilakukan bersama antara Direktorat Logistik, Direktorat Sarana dan Prasarana,

Output yang dihasilkan adalah Dokumen Lelang Pengadaan Jasa Pemeliharaan Yang Siap Untuk Dilelangkan oleh Direktorat Logistik.


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Tersusunya dokumen pengadaan jasa perawatan/pemeliharaan secara benar dan wajar2. Tersusunnya dokumen perawatan/pemeliharaan aset tepat waktu.3. Tidak terjadinya Gagal Lelang yang diakibatkan kekurang lengkapan dalam dokumen

perencanaan.4. Termanfaatkan seluruh dana secara efisien dan efektif.5. Diterimanya pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang dikontrakkan, aset memiliki nilai

tambah kemanfaatan secara optimal.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Pemeliharaan/Perawatan Aset /Barang Milik Negara

6

Diagram Alir SOP Pemeliharaan/Perawatan Aset /Barang Milik Negara

No Prosedur Dit SP UKA/UKP Dit Ren Dit Log

1 Direktorat Sarana dan Prasarana mengajukan persetujuan RAB ke Dinas Tata Ruang danCipta Karya

2 Direktorat Sarana dan Prasarana menyerahkan RAB persetujuan Distarcip kepadaDirektorat Perencanaan sebagai bahan pendukung pembahasan anggaran dengan DJA

3 Direktorat Sarana dan Prasarana mengirimkan surat kepada pimpinan UKA dan UKP perihal rencana usulan pemeliharaan aset (BMN)

4 Pimpinan Unit Kerja mengajukan usulan pemeliharaan aset-4tidak

5Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan verifikasi usulan dari unit kerjaberdasarkan kemampuan alokasi anggaran ya

6Direktorat Sarana dan Prasarana bersama pimpinan unit kerja menyusun dokumenpemeliharaan

7Direktorat Sarana dan Prasarana menyampaikan dokumen pemeliharaan kepadaDirektorat Logistik untuk dilaksanakan pengadaan jasa pemeliharaan

8 Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan penjelasan teknis pekerjaan di dalamrapat Aanwizing di Direktorat logistik

9 Kontrak Kerja Pelaksanaan Pemeliharaan Aset oleh Direktorat Logistik

10 Ceklist pekerjaan bersama Direktorat Logistik

Bandung, 10 September 2014Direktorat Sarana dan Prasarana - ITB

1

2

3

4

5

6

7

9

8

10 1010


Perbaikan Aset ITB oleh Mitra

Nomor : 010/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Perbaikan Aset ITB oleh MitraNomor : 010/I1.B03.1/SOP/SP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 1 dari 6

1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja pemeliharaan Aset (Barang Miliki Negara).

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Direktorat Pendayagunaan Asetdan Inventarisasi ITB



2

DAFTAR ISI






3


1. Mitra ITB2. UPT K3L.3. Unit Kerja Akademik (UKA)4. Unit Kerja Pendukung (UKP)

II. TUJUAN

SOP dibuat ini dibuat sebagai kerangka kerja kegiatan pemeliharaan dan perawatan Aset ITB yang dilaksanakan oleh pihak mitra ITB (penyewa lahan di kampus ITB) dari proses perencanaan, pelaksanaan, dan penerimaan hasil pekerjaan. Sehingga aset ITB memiliki umur ekonomis serta tingkat kemanfaatan yang lebih lama. SOP ini bertujuan untuk terwujudnya mekanisme pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung dan utilitas sesuai fungsi yang ditetapkan dan yang memenuhi persyaratan teknis, keselamatan, kesehatan, kenyamanan dan kemudahan serta kelestarian alam.

III. REFERENSI

1. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan perawatan Bangunan Gedung

2. Satuan Biaya Umum yang ditetapkan Bapenas3. Daftar Harga Satuan (DHS) Barang/Jasa pendukung SBU dan SBK di Lingkungan

Depdikbud .


1. PENGERTIAN




4

b. Penggunaan Barang Milik Negara (BMN) adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna barang dalam mengelola dan menatausahakan barang milik Negara/daerah yang sesuai dengan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.

c. Pemeliharaan bangunan gedung dan utilitas adalah kegiatan menjaga keandalan bangunan gedung beserta prasarana dan saranya agar bangunan dan utilitas selalu laik fungsi.

d. Perawatan bangunan gedung dan utilitas adalah kegiatan memperbaiki dan/atau mengganti bagian bangunan gedung, utilitas, komponan, bahan bangunan dan/atau prasarana dan sarana agar bangunan gedung tetap laik fungsi.

2. BATASAN

a. Biaya renovasi tidak melebihi nilai sewa yang tercantum dalam perjanjian sewa menyewa antara mitra dan ITB.

b. Dokumen pemeliharaan aset harus layak untuk dipertanggungjawabkan.

V. PROSEDUR

Perbaikan Aset ITB oleh Mitra

a. Mitra kerja mengajukan surat permohonan melakukan renovasi beserta RAB kepada Direktorat Sarana dan Prasarana

b. Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan evaluasi pemeriksaan dan penilaian atas kelayakan dokumen pemeliharaan yang diajukan mitra/vendor.

c. Dibuat berita acara kesepakatan nilai biaya antara Mitra dan Direktur Sarana dan Prasarana.

d. Berita Acara ini menjadi dasar penetapan untuk diperhitungkan dengan nilai sewa dan dituangkan dalam salah satu pasal perjanjian menjadi bagian tidak terpisahkan dari perjanjian.

e. Mitra melakukan renovasi dan membuat laporan penyelesaian pekerjaan kepada Direktorat Sarana dan Prasarana.



5


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Tersusunya dokumen berita acara kegiatan renovasi secara benar dan wajar2. Diterimanya pekerjaan sesuai dengan spesifikasi yang tertuang dalam Rencana Anggaran

Biaya (RAB), aset memiliki nilai tambah kemanfaatan secara optimal.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Perbaikan Aset ITB oleh mitra



6

Diagram Alir SOP Perbaikan Aset ITB Oleh Mitra

No Prosedur Vendor/Pemakai Direktorat SP

1 Vendor mengajukan usulan perbaikan/perawatan Barang Milik Negara (BMN) denganmelampirkan dokumen perbaikan/perawatan (RAB, Analisa Harga Satuan, gembar/denah) tidak

2 Direktorat Sarana dan Prasarana melakukan evaluasi pemeriksaan dan penilaian ataskelayakan dokumen pemeliharaan yang diajukan vendor

3Dibuat Berita Acara kesepakatan Nilai pemeliharaan antara Vendor dengan Direktur Sarana Prasarana

Ya ya

4 Berita Acara ini menjadi dasar penetapan untuk diperhitungkan dengan nilai sewa dandituangkan dalam salah satu pasal perjanjian menjadi bagian tidak terpisahkan dari perjanjian


3

4

1

2


TRANSPORTASI

Nomor : 011/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : TransportasiNomor : 011/I1.B03.1/SOP/SP/2014.Revisi Ke : 0Berlaku TMT : 12 November 2014Halaman : 1 dari 5

1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja Bidang Layanan Transportasi di Institut Teknologi Bandung.

Tanggal 18 januari 2013 telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor ITB Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tentang Struktur Organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana.

LEMBAR PENGESAHAN

SOP disiapkan oleh Direktur Sarana dan Prasarana melalui Sub Operasional dan Kebersihan di lingkungan ITB



2

DAFTAR ISI

I. UNIT KERJA TERKAIT 3

II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3

IV. PENGERTIAN & BATASAN 3

V. PROSEDUR 4

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN 4

VII. LAMPIRAN 4



3


1. Rektor2. Para Wakil Rektor3. Para UKA dan UKP4. Para U P T5. Para Lembaga6. Himpunan dan Unit-unit Mahasiswa

II. TUJUAN

SOP ini di buat untuk penugasan dan pemantauan kegiatan operasional penggunaan fasilitas umum khususnya mobilitas penggunaan kendaraan dinas pimpinan dan kendaraan dinas ITB, untuk kegiatan akademik kedinasan dan non kedinasan.

III. REFERENSI

1. SK Rektor nomor 322/I1.B03/SP/SK/2012 tentang tarif biaya sewa2. Terlaksananya layanan transportasi kedinasan dan non kedinasan untuk pimpinan ke luar

kota dan dalam kota dan operasional Pool kendaraan Institut Teknologi Bandung.


1. Mengawasi layanan transportasi kedinasan dan non kedinasan para pimpinan dan akademik lainnya;

2. Memelihara pemberdayaan transportasi;3. Membuat regulasi peminjaman kendaraan ITB.



4

V. PROSEDUR

1. Penjadwalan penggunaan kendaraan dinas dan non dinas untuk Pimpinan dan Civitas akademika ITB;

2. Pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas untuk Pimpinan dan Pool Kendaraan;3. Melayani perjalanan dinas Pimpinan ke luar kota dan civitas akademika lainnya.


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Persetujuan penggunaan fasilitas kendaraan dinas;2. Terlaksananya kegiatan akademik dalam penggunaan fasilitas kendaraan dinas;3. Terlaksananya pemeliharaan kendaraan dinas;4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP



5

Diagram Alir SOP Transportasi

No Prosedur DIT. S ARANA & PRASARANA

REKTORAT,UKA,UKP,LEMBAGA,UPT &

DOSEN & KARYAWAN ITB

Direktorat Keuangan

1 Pengajuan menggunakan kendaraan dinas untuk urusan kedinasan, kegiatan akademik dan non kedinasan

Mengecek kendaraan yang akan dipinjam sesuai kebutuhan

2Persetujuan peminjaman kendaraan baik urusan kedinasan, akademik dan non kedinasan dengan penagihan

3 Penggunaan kendaraan dan penyerahan tanda bukti transfer

4Pengecekkan perawatan kendaraan dinas dengan mencatat perbaikan dan perawatan rutin dan tidak rutin serta mencatat perpanjangan STNK

5 Pengajuan permohonan perbaikan dan perawatan serta mengajukan perpanjangan STNK & Kir

Bandung, 12 November 2014, Direktorat Sarana dan Prasarana - ITB

1

1

2

3

5

4

3

5


Operasional dan Kebersihan Gedung

Nomor : 012/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Operasional dan Kebersihan Gedung


1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja Bidang Kebersihan Gedung dan Layanan penggunaan Fasilitas Umum di Institut Teknologi Bandung. Tanggal 18 januari 2013 telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor ITB Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tentang Struktur Organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana.

SOP masih memerlukan verifikasi dan konsolidasi dari UPT PMO-ITB sebagai unit yang mengisiasi format SOP ini.

LEMBAR PENGESAHAN





2

DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 4




3


1. Rektorat2. Para UKP dan UKA3. Para Lembaga 4. Para UPT5. Himpunan dan Unit-unit Mahasiswa

II. TUJUAN

SOP ini di buat untuk penugasan dan pemantauan kegiatan operasional penggunaan fasilitas umum dan kebersihan gedung beserta lahan gedung dan mobilitas penggunaannya sesuai yang diharapkan oleh pengguna.

III. REFERENSI

Terlaksananya operasional dan kebersihan gedung dan layanan penggunaan fasilitas umum di lingkungan kampus Institut Teknologi Bandung sesuai dengan yang diharapkan.


1. Mengawasi kegiatan operasional dan kebersihan gedung milik ITB (gedung perkuliahan, gedung fasilitas umum, rumah dinas, rumah tamu dan Guest House);

2. Membuat regulasi peminjaman ruangan dan gedung fasilitas umum (untuk civitas akademika ITB maupun luar ITB yang berhubungan dengan kegiatan akademik misalnya Alumni dan lainnya);

3. Memberikan masukan pengembangan fasilitas kepada Direktur Sarana dan Prasarana (jika diperlukan);

4. Melakukan sosialisasi jadual kebersihan gedung kepada seluruh unit.




4

V. PROSEDUR

1. Penjadwalan ruang kuliah dilakukan oleh Direktorat Pendidikan;2. Penjadwalan gedung fasilitas umum, selasar dan taman dilakukan oleh Direktorat Sarana

dan Prasarana melalui website : htpp://www.sp.itb.ac.id;3. Perijinan untuk himpunan dan unit melalui Lembaga Kemahasiswaan;4. Koordinasi pelaksanaan dan monitoring kegiatan kemahasiswaan baik menggunakan ruang

kuliah dan fasilitas umum lainnya.


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Persetujuan penggunaan fasilitas ruang kuliah, fasilitas umum ;2. Terlaksananya kegiatan akademik dalam penggunaan fasilitas umum ;3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penggunaaan ruang kuliah dan fasilitas umum

beserta fasilitasnya, dan kebersihan serta keamanan;4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan.

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Operasional dan Kebersihan Gedung

5

Diagram Alir SOP Perijinan Operasional dan Kebersihan gedung

No ProsedurDit. Pendidikan

& Lembaga Kemahasiswaan

Direktorat Sarana

dan Prasarana

UKA/UKPDirektorat Keuangan

1 Lembaga Kemahasiswaan mengajukan surat

penggunaan ruang kuliah, gedung fasilitas umum (gedung), lahan luar dan lapangan

Direktorat Pendidikan memeriksa dan menjadwalkan penggunaan ruang kuliah dan surat persetujuan pengguaan ruang kuliah dikirim ke Direktorat Sarana dan Prasarana. Direktorat Sarana dan Prasarana memeriksa dan menjadwal penggunaan gedung (fasilitas umum), lahan luar dan lapangan

2Direktorat Sarana dan Prasarana memberikan persetujuan penggunaan ruang kulian, fasilitas umum (gedung), lahan luar dan lapangan

3 Unit kerja (UKA, UKP) mengajukan surat peminjaman fasilitas umum

4Direktorat Sarana dan Prasarana menjadwalkan dan menyetujui penggunaan fasilitas tersebut dengan penagihan pemakaian fasilitas umum

5

Direktorat Sarana dan Prasarana mencatat, memonitor dan melaporkan keuangan penggunaan ruang kuliah, fasilitas umum (gedung), lahan luar dan lapangan sesuai bukti transfer

1

1

3

5

2

4

5


Kebersihan Lahan dan Pengolahan Sampah

Nomor : 013/I1.B03.1/SOP/2014


2014


Judul : Kebersihan Lahan & Pengolahan Sampah


1

RIWAYAT REVISI

SOP penjabaran atau petunjuk operasional dan petunjuk teknis (juklak, juknis) dari Keputusan Rektor ITB Nomor 147/SK/K01/OT/2010 tanggal 21 April 2010 tentang Organisasi Di Bawah Koordinasi Wakil Rektor Lampiran II tentang Tugas Pokok Pejabat Di Lingkungan Kantor Wakil Rektor. Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis ini dimaksudkan untuk menjadi kerangka acuan Direktorat sarana dan Prasarana dalam mengimplementasikan Rencana Kerja Bidang Kebersihan Kampus dan Pengolahan Sampah di Institut Teknologi Bandung.

Tanggal 18 januari 2013 telah diterbitkan Surat Keputusan Rektor ITB Nomor 029/I1.B03/OT/SK/2013 tentang Struktur Organisasi Direktorat Sarana dan Prasarana.

SOP masih memerlukan verifikasi dan konsolidasi dari UPT PMO-ITB sebagai unit yang mengisiasi format SOP ini.

LEMBAR PENGESAHAN



Judul : Kebersihan Lahan dan Pengolahan Sampah


2

DAFTAR ISI


II. TUJUAN 3

III. REFERENSI 3


V. PROSEDUR 4


VII. LAMPIRAN 5




3


1. Lembaga Kemahasiswaan ITB2. Para UKA dan UKP3. UPT K3L – ITB4. Himpunan dan Unit-unit Mahasiswa5. RW dan lingkungan sekitar

II. TUJUAN

SOP ini di buat untuk penugasan kebersihan lahan, pengolahan sampah sehingga tercipta lingkungan institusi yang bersih, nyaman, indah dan teratur.

III. REFERENSI

Terlaksananya operasional dan kebersihan di lingkungan kampus Institut Teknologi Bandung sesuai dengan yang diharapkan.


1. Melaksanakan kebersihan pada zona-zona terbuka di lingkungan kampus dan luar kampus ITB;

2. Mengevaluasi pelaksanaan kebersihan lahan luar, selasar dan selokan;3. Menata taman dan pohon besar di lingkungan kampus maupun luar kampus (Rektorat, BPI,

Rumah Dinas, Rumah Tamu dan Guest House) ;4. Mengawasi dan memelihara kegiatan pengolahan sampah ITB;5. Membuat regulasi pemasangan baligo, spanduk dan pamflet;6. Memantau kinerja pegawai out sourcing;7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan.




4

V. PROSEDUR

1. Mulai tanggal 2 April 2007 pemeliharaan lahan ITB dibagi berdasarkan zona yaitu Zona A, B, C, D, E, F, G, H, I dan zona luar kampus.

2. Setiap dua zona dipimpin oleh seorang Koordinar yaitu zona B dan zona C, zona E dan zona F, zona G dan zona H, untuk CCAR, BPI, Rumah Dinas Rektor dan Wakil Rektor di pimpin 1 (satu) Koordinator.

3. Koordinator wajib melaporkan hasil pekerjaannya kepada Kepala Seksi Kebersihan dan Pengolahan Sampah sebagai bahan evaluasi.

4. Zona D pada saat ini kerjakan oleh out sourcing (PT. Prenacon).5. Zona A adalah kawasan Saraga dan Sabuga yang pengelolaannya dilakukan oleh masing-

masing unit.6. Zona I yaitu kawasan Jalan Gelap Nyawang dan pengelolaannya oleh masing-masing unit. 7. Koordinator bersama dengan pegawai yang lain bertanggung jawab atas kebersihan lahan

berdasarkan zona/kawasan masing-masing.8. Mulai Jam 06.30 petugas kebersihan lahan menyapu dengan mengutamakan jalan-jalan

protokol, selokan dan halaman yang berumput. Sampah daun dikumpulkan sebagian dimasukan ke dalam karung dan ditempatkan di tempat yang mudah dijangkau oleh petugas pengangkut sampah untuk di angkut.

9. Setiap hari petugas mengerjakan pekerjaan tersebut sampai 3 kali yaitu pagi hari jam 08.00, siang hari jam 11.00 dan sore hari sampai jam 15.00 Wib.

10. Untuk Pohon dan tanaman lainnya kita bentuk tim sendiri yang terdiri dari 2 tim yaitu tim taman (saat ini ada 17 orang) dan tim Pemeliharaan Pohon masing-masing terdiri 3 orang pegawai dengan 1 (satu) unit mobil Petugas tersebut. Untuk perawatan pohon dilakukan pemangkasan pohon-pohan yang kering dan yang menghalangi lalu lintas juga tiang listrik serta perawatan taman. Pemotongan pohon kering atau yang sudah mati hanya dapat dilakukan pada hari libur karena mengingat hari biasa/kerja banyak kendaraan yang parkir.

11. Selain bertanggung jawab masalah tanaman tim pemeliharaan pohon juga membantu dalam pengangkutan sampah terutama sampah organik dan pekerjaan yang memerlukan penanganan khusus dan segera.


Indikator yang dapat dipakai adalah:1. Terlaksananya operasional kebersihan di kampus ITB sesuai dengan yang diharapkan;2. Terlaksananya penataan taman,, pemeliharaan pohon besar dan pengolahan sampah di

lingkungan kampus dan luar kampus ITB;3. Koordinasi tenaga Out Sourcing kebersihan, taman, sampah di lingkungan kampus.4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan pimpinan.




5

VII. LAMPIRAN

Lampiran 1-Diagram Alir SOP Kebersihan Lahan dan Pengolahan Sampah




6

Diagram Alir SOP Kebersihan Lahan dan Pengolahan Sampah

No Prosedur DIT. SARANA & PRASARANA

UKA/UKP & WARGALUAR KAMPUS

1 Petugas Kebersihan melaksanakan kegiatan rutin

pekerjaan sehari-hari, menyapu halaman, membabat rumput, membersihkan solokan dan merawat tanam

Koordinator Zona melaksanakan tugas harian &mengawasi stafnya untuk melaksanakan tugas rutin

2

Petugas Sampah melaksanakan kegiatan rutin keliling kampus untuk mengangkut sampah yang terpilah di dalam kampus dengan terbagi menjadi zona barat dan timur serta mengangkut sampah luar kampus

2

3Mobil sampah mengangkut sampah ke rumah pengolahan sampah di Sabuga, sampah daun untuk dibuat kompos dan sampah organik dibuang ke TPA Sarimukti

4Pengajuan surat untuk penebangan pohon atau pemangkasan pohon di lokasi sekitar kampus dan pengangkutan sampah warga sekitar

5Pengecekkan pohon, apabila kondisi pohon mati ditebang serta dilakukan peremajaan, apabila kondisi pohon hanya perlu pemangkasan di pangkas

1

1

2

3

4

5 5

4

standard operating procedure (sop) lintas unit - upt...

Documents