Standar Operasional Prosedure (SOP)

• Pengelolaan Instalasi Komputer

• Dokumentasi

• SOP

• Keamanan Sistem Informasi

• BCP

LATAR BELAKANG

• Setiap pekerjaan yang dapat menimbulkan resiko harus dilakukandengan prosedur yang ketat dan tetap untuk meniadakan ataumengurangi resiko/kesalahan

• Apabila pilot tidak melaksanakan pekerjaan sesuai dengan aturan,maka pesawat akan jatuh dan banyak penumpang menjadikorban.

• Bila dokter tidak melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur,maka pasien dapat meninggal atau cacat.

• Bila pemadam kebakaran tidak menjalankan tugasnya sesuaidengan prosedur, maka dapat menimbulkan banyak korban jiwadan materi.

• Pelayanan juga mengandung resiko (mendapat komplain darimasyarakat) jadi harus memiliki prosedur yang jelas.

Pengertian Standar

1 Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan termasuk tatacara dan metode yang disusun berdasarkan konsesus semua pihak yang terkaitdengan memperhatikan syarat-syarat keselamatan, keamanan, kesehatan,lingkungan hidup, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,pengalaman, perkembangan masa kini dan masa yang akan datang untukmemperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP 102 tahun 2000).

2 Standar adalah suatu patokan pencapaian berbasis pada tingkat (dr. YodiMahendrata).

3 Standar adalah suatu pedoman atau model yang disusun dan disepakatibersama serta dapat diterima pada suatu tingkat praktek untuk mencapaitujuan yang telah ditetapkan (Reyers, 1983).

Pengertian SOP

Mencapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien

1.Standar/pedoman tertulis 2.Tatacara atau tahapan yang harus

dilalui 3.Tatacara atau tahapan yang dibakukan

PENGERTIAN SOP :

• Prosedur/tata cara kerja/tata urutan pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan dengan standart tertentu.

• Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis.

• Tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

Standard Operating Prosedur (SOP)

Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnyaadalah pedoman yang berisi prosedur-proseduroperasional standar yang ada dalam suatu organisasiyang digunakan untuk memastikan bahwa semuakeputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalamorganisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten,standar dan sistematis.

1.Standard operating procedure (SOP)

2.Standar Prosedur Operasional (SPO)

3.Prosedur tetap (Protap)

4.Prosedur kerja

5.Prosedur tindakan

6.Prosedur penatalaksanaan

7.Petunjuk pelaksanaan

8.Petunjuk teknis

Istilah SOP

1.Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim

2.Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap posisi

3.Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab

4.Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek

5.Menghindari kegagalan/kesalahan

Tujuan SOP

1.Memperlancar tugas petugas atau tim

2.Dasar hukum bila terjadi penyimpangan

3.Mengetahui hambatan yang terjadi dan mudah dilacak

4.Mengarahkan petugas disiplin dalam bekerja

5.Pedoman melaksanakan pekerjaan rutin

Manfaat SOP

1. Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan

2. Bisa berubah

3. Memuat segala tahapan, indikasi, dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap kegiatan pelayanan.

4. Harus didokumentasikan.

Prinsip-prinsip SOP

Bentuk SOP

1. Simple Steps

2. Hierarchical Steps

3. Graphic Procedures

4. Flow Chart

• Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikankalkulator," "Mengoperasikan timbangan,""Mengoperasikan pembuatan minuman kopi,""Mengoperasikan mesin fotocopy? Kita sepakattidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranyakarena tidak menyebabkan kerusakan ataukecelakaan besar, tidak memerlukan tanggungjawab dan akuntabilitas, pekerjaannya tidakrumit.

Pekerjaan apa Tidak Memerlukan SOP?

JENIS DAN RUANG LINGKUP SOP:

1. SOP PELAYANAN PROFESI :– SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK KEILMUAN : SOP

MENGENAI PROSES KERJA DIAGNOSTIK DAN TERAPI, PENELITIAN, DSB.

– SOP YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK MANAJERIAL : SOP KEWENANGAN.

2. SOP PELAYANAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI – SOP PELAYANAN– SOP PELAPORAN– SOP PERENCANAAN PROGRAM

FORMAT SOP:

1. Sederhana: disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci

2. Hirarki : disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan.

3. Grafis: prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.

4. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis

CONTOH SOP SEDERHANA

• SOP PENERIMAAN SURAT/SURAT MASUK :

– PETUGAS MENERIMA SURAT/SURAT MASUK

– PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI

– PETUGAS MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA BAGIAN YANG DITUJU

CONTOH SPOP HIRARKHI:

• SOP SURAT MASUK– PETUGAS MENERIMA SURAT MASUK

– PETUGAS MENCATAT DALAM BUKU EKSPEDISI

– PETUGAS MENYERAHKAN SURAT KEPADA SEKRETARIS DI BAGIAN

– SEKRETARIS AKAN MEMBUKA SURAT DAN MENGKLASIFIKASIKAN ISI SURAT

– UNTUK SURAT TERTUTUP SEKRETARIS TIDAK BERHAK MEMBUKA

– MENDISTRIBUSIKAN SURAT PADA YANG BERKEPENTINGAN

SOP GRAFIS:

SOP SURAT MASUK :

SOP FLOWCHARTS:

SOP SURAT MASUK

MENERIMA SURAT

MENCATAT MENGKLASIFIKASIKAN

MENDISTRIBUSIKAN

SOP MENURUT TEKNOLOGI YG DIGUNAKAN

• Manual Sop: dilakukan secara manualcontoh: penyerahan surat pelanggaran lalu lintas,sidang pengadilan, pengurusan ijin, dsb.

• Computerisasi: online/ menggunakan sistemsoftware untuk mengatur alur kerja. contoh:sistem operator telepon, hotline, reservasipenerbangan/hotel, pembayaran via credit card,dsb

• Semi Komputerisasi : campuran antara manualdan computerized. contoh: pelayananktp/sim/stnk.

TAHAP-TAHAP PENYUSUNAN SOP PELAYANAN :

1. Merumuskan tujuan protap2. Menentukan kebijakan-kebijakan yang

berkaitan dengan sop/protap:menterjemahkanpolicy/kebijakandengan maksud untuk : terjaminnya suatukegiatan pelayanan dan membuat standarkinerja

3. Membuat aliran proses4. Menyusun prosedur atau pelaksanaan

kegiatan

SIAPA YANG HARUS MENYUSUN SOP ?

• SOP BUKAN PRODUK INDIVIDU TAPI TIM/KELOMPOK YANG MEWAKILI LEMBAGA

• DIBUAT OLEH MEREKA YANG MEMILIKI PENGETAHUAN DAN KETRAMPILAN YANG CUKUP DALAM BIDANG PEKERJAAN DI LINGKUNGANNYA.

• SOP DIBUAT UNTUK LINGKUNGAN KERJA TERTENTU.

• SOP YANG DIBUAT DI SUATU LEMBAGA AKAN BERBEDA DENGAN SOP DI LEMBAGA LAIN

• Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyaitingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalamiperkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat denganpekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektifdan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidakdirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah.Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO;dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalampembuatan SOP

Siapa Semestinya Menulis SOP

• SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahandalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan katalain suatu SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting,karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakanJuknis dalam internal lembaga tersebut.

• Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapatdituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri ataumengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorangPolisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, inimerupakan kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorangpegawai menggunakan stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau parafdari kasubag, merupakan pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa risetmelaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, jugamerupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi.

SOP Merupakan Produk Hukum

SOP PELAYANAN KTP

SURAT PENGANTAR RT/RW

KELURAHAN

KSK FORMULIR KTP MEMBAYAR ADM

KECAMATAN

PEMBAYARAN LEGALISASI FOTO

RETRIBUSI

PENGAMBILAN KTP

SOP PELAYANAN SURAT PENGANTAR RT/RW

MENGISI FORM

MENUNJUKKAN KSK

PEMBERIAN STAMPEL RT

PEMBERIAN STEMPEL RW

SOP PELAYANAN FORMULIR KTP DI KELURAHAN

PENGANTAR RT/RW

MENGISI FORM

MENUNJUKKAN KSK

MENGISI FORM PEMBAYARAN

RETRIBUSI

PEMBERIAN STEMPEL

SOP PELAYANAN KTP DI KECAMATAN

FORMULIR DARI KELURAHAN

LOKET PENERIMA

MEMBAYAR LEGALISASI

RETRIBUSI

FOTO

PENGAMBILAN KTP

YANG HARUS DIPERHATIKAN :

• SOP HARUS DITULIS DAN MENJELASKAN SECARA SINGKAT LANGKAH DEMI LANGKAH.

• TAMPILAN SOP HARUS MUDAH DIBACA DAN DIMENGERTI DENGAN CEPAT.

• GUNAKAN KATA KERJA DALAM KALIMAT AKTIF BUKAN KALIMAT PASIF.

• SOP HARUS TETAP MUTAKHIR (UP-TO-DATE), HARUS DIEVALUASI SECARA PERIODIK. DISARANKAN DITINJAU MINIMAL SETIAP SATU TAHUN SEKALI, UNTUK BIDANG KESEHATAN (CLINIC) MINIMAL18 BULAN SEKALI.

HAMBATAN PELAYANAN:

• SOP TIDAK DIDOKUMENTASIKAN/DISAMPAIKAN KEPADA MASYARAKAT(HANYA DIKETAHUI PIHAK INTERNAL)

• SOP TIDAK JELAS/TIDAK MUDAH DIPAHAMI• PETUGAS/PEJABAT BERWENANG KURANG DISIPLIN:

– MENINGGALKAN TEMPAT PADA JAM KERJA– BERISTIRAHAT TERLALAU LAMA– LAMBAT DALAM MELAYANI(TIDAK ADA TARGET

WAKTU)• ORIENTASI KEWENANGAN YANG TIDAK JELAS,

KHUSUSNYA PADA SITUASI TERTENTU:– CUTI– SAKIT– TIDAK MASUK MENDADAK– IJIN– LIBUR LEBARAN