RS Dr. Hafiz

PENGGUNAAN TELEPON

No. Dokumen

17/DIR/FO/2014

No. Revisi

0

Halaman

1 /1

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

Tanggal Diterbitkan

20 Oktober 2014

DitetapkanDirektur RS Dr. Hafiz

dr. Renyta Amelia, MARS

PENGERTIAN Penggunaan telepon melingkupi petugas penerima telepon (operator)

dan penerima telepon di unit terkait

TUJUAN Optimalisasi pelayanan dalam berkomunikasi khususnya komunikasi

via telepon

KEBIJAKAN Surat Keputusan Direktur Utama RSDH Nomor : ......Tentang

Penggunaan telepon

PROSEDUR Menerima telepon bagi operator :

1. Pada saat telepon berbunyi angkat gagang telepon sesegera

mungkin jangan biarkan penelepon menunggu lama

2. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar,

karena hal itu menunjukan ketidaksenangan dan ketidaksopanan

terhadap orang yang ada di sekitar anda.

3. Menyebutkan nama kantor,perusahaan atau divisi dan member

salam kepada penelepon dan sampaikan salam dengan suara jelas

dan tidak terburu-buru.

4. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara anda tanpa terkesan

menginterogasi

5. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon jangan memotong

pembicaraan

6. Sambungkan segera kepada orang yang dituju

7. Jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada

orang yang dituju

8. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat maka operator harus

mengucapkan “terima kasih sudah menunggu,tapi maaf yang

bersangkutan tidak berada di tempat,silahkan bapak/ibu/mas/mbak

telpon kembali”

9. Operator telepon harus bisa menerima pesan yang ingin

disampaikan penelepon,catat dengan lengkap dan jelas,tanyakan

dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi

Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

10. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan

kembali salam “Assalamualaikum/selamat pagi/sore/siang/malam”

11. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih

dahulu.Tutup telepon dengan perlahan.

12. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu

berbicara melalui telepon,karena sikap yang kurang ramah dan

posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara

Menerima telepon bagi unit terkait :

1. Pada saat telepon berbunyi angkat gagang telepon sesegera

mungkin jangan biarkan penelepon menunggu lama

2. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar,

karena hal itu menunjukan ketidaksenangan dan ketidaksopanan

terhadap orang yang ada di sekitar anda.

3. Menyebutkan nama unit kerja dan memberi salam kepada

penelepon dan sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak

terburu-buru.

4. Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara anda tanpa terkesan

menginterogasi

5. Dengarkan baik-baik permintaan penelepon jangan memotong

pembicaraan

6. Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain,maka

sambungkan segera kepada orang yang dituju,jelaskan siapa dan

dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju

7. Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat,maka penerima

telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan

penelepon,catat dengan lengkap dan jelas,tanyakan dan catat kapan

dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi.Pastikan pesan

tersebut sampai ke orang yang dimaksud.

8. Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan

kembali salam

9. Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih

dahulu.Tutup telepon dengan perlahan.

10. Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu

berbicara melalui telepon,karena sikap yang kurang ramah dan

posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara

UNIT TERKAIT 1. Tempat penerimaan pasien

2. Rawat jalan

3. Rawat Inap

4. IGD

DOKUMEN

TERKAIT

-