PENGENDALIAN MUTU SUMBER DAYA MANUSIA

Definisi Sumber daya manusia merupakan staf dan atau pihak ketiga yang dipekerjakan oleh KAP, baik untuk kegiatan operasional harian KAP atau pada saat penugasan.

Tujuan Pengendalian Mutu Pengendalian mutu atas sumber daya manusia dari KAP bertujuan untuk: 1. Memberikan keyakinan yang memadai bahwa KAP memiliki jumlah personil yang cukup dengan kompetensi , kemampuan, dan komitmen terhadap prinsip etika profesi yang diperlukan untuk melaksanakan perikatan sesuai dengan standar profesi serta ketentuan kukm dan peraturan yang berlaku. 2. Memberikan keyakinan yang memadai bahwa KAP memiliki jumlah personil yang cukup yang memungkinkan KAP atau rekan perikatan menerbitkan laporan yang tepat sesuai kondisinya. 3. Memberikan pedoman untuk manajemen personalia dari KAP sehingga dapat melaksanakan pekerjaan dengan efektif.

Unsur Pengendalian Mutu Pengendalian mutu atas sumber daya manusia dilihat dari enam bagian utama, yaitu: 1. Perekrutan 2. Pelatihan 3. Pengevaluasian 4. Penyeliaan perikatan yang efektif

1

Rekrutmen dan Pemeliharaan Staf

Untuk memastikan KAP memiliki kapasitas dan kompetensi dalam memenuhi kebutuhan klien, KAP secara rutin mengevaluasi persyaratan jasa profesionalnya. KAP harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1.

Memperkirakan secara detail kebutuhan perikatan pada setiap

periode untuk mengidentifikasi periode sibuk dan kemungkinan defisiensi sumber daya manusia;

2.

Melakukan

prosedur

standar

wawancara

kerja,

termasuk

mendokumentasikan prosesnya;

3.

Menetapkan standar kualifikasi untuk staf baru dan staf senior, dan

memberikan penjelasan kepada calon staf selama proses rekrutmen mengenai kualifikasi yang diharapkan KAP;

KAP dapat mempertimbangkan

pengembangan materi orientasi dan

mensyaratkan staf baru untuk menghadiri sesi tersebut setelah mulai bekerja. Materi orientasi biasanya meliputi kebijakan dan prosedur KAP, buku pedoman kebijakan personalia, pedoman jasa akuntansi dan assurance yang meliputi formulir dan template KAP (jika tidak tersedia secara

elektronik), rincian tentang program pelatihan (jika relevan), dan informasi lainnya mengenai KAP.

KAP dapat menetapkan periode percobaan untuk semua staf baru sesuai dengan undang-undang yang mengatur ketenagakerjaan, dan

menelaah kinerja staf setelah berakhirnya periode percobaan. Staf baru akan disupervisi dan diberi masukan selama periode ini.

2

KAP

memberikan

kesempatan

pengembangan

karir

staf

untuk

meningkatkan kemampuan KAP mempertahankan staf yang kompeten, sehingga mendukung keberlanjutan dan pertumbuhan KAP.

KAP secara berkala harus menelaah efektivitas program rekrutmen dan mengevaluasi kebutuhan mengidentifikasi rekrutmen. Kebijakan dan prosedur yang relevan: 1. Rekrutmen 2. Evaluasi kinerja 3. Kemampuan, termasuk waktu pelaksanaan penugasan 4. Kompetensi 5. Pengembangan karir 6. Promosi 7. Kompensasi 8. Estimasi kebutuhan personil apakah sumber daya manusia saat ini untuk

perlu dilakukan revisi terhadap program

Sumber tenaga kerja yang bisa digunakan Sumber Internal Database pelamar, mantan karyawan dengan reputasi baik. Sumber Eksternal Iklan (online recruitment dan surat kabar), mailing list, rekomendasi dari karyawan atau rekan bisnis, lembaga pendidikan, organisasi professional, job expo, kerjasama dengan agen.

Pemeliharaan karyawan Pemeliharaan (maintenance) karyawan harus mendapat perhatian yang sungguh-sungguh dari manajer. Jika pemeliharaan karyawan kurang diperhatikan, semangat kerja, sikap dan loyalitas karyawan akan menurun. Absensi dan turn over meningkat, disiplin akan menurun, sehingga pengadaan, pengembangan,

3

kompensasi, dan pengintegrasian yang telah dilakukan dengan baik dan biaya yang besar kurang berarti untuk menunjang tercapainya tujuan perusahaan.

Tujuan Pemeliharaan 1). Untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan 2). Meningkatkan disiplin dan menurunkan absensi karyawan 3). Meningkatkan loyalitas dan menurunkan turnover karyawan 4). Memberikan ketenangan, keamanan dan kesehatan karyawan 5). Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganya 6). Memperbaiki kondisi fisik, mental dan sikap karyawan 7). Mengurangi konflik serta menciptakan suasana yang harmonis 8). Mengefektifkan pengadaan karyawan Asas-asas Pemeliharaan 1). Asas manfaat dan efisiensi 2). Asas kebutuhan dan kepuasan 3). Asas keadilan dan kelayakan 4). Asas peraturan legal 5). Asas kemampuan perusahaan

Metode-Metode Pemeliharaan 1). Komunikasi Komunikasi harus digunakan dalam setiap penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan. Komunikasi berfungsi untuk instructive, informative, influencing dan evaluative. Simbol-simbol komunikasi adalah suara, tulisan, gambar, warna, mimik, kedipan mata, dan lain-lain. Dengan simbolsimbol inilah komunikator menyampaikan informasi kepada komunikan. 2). Insentif a. Pengertian Insentif

4

Insentif adalah daya perangsang yang diberikan kepada karyawan tertentu berdasarkan prestasi kerjanya agar karyawan terdorong meningkatkan

produktivitas kerjanya. b. Metode Insentif Metode insentif yang adil dan layak merupakan data penggerak yang merangsang terciptanya pemeliharaan karyawan. Karena dengan pemberian insentif karyawan merasa mendapat perhatian dan pengakuan terhadap prestasi yang dicapainya, sehingga semangat kerja dan sikap loyal karyawan akan lebih baik. c. Jenis-jenis Insentif 1). Insentif positif Adalah daya perangsang dengan memberikan hadiah material atau nonmaterial kepada karyawan yang prestasi kerjanya di atas prestasi standar.

2). Insentif negatif Insentif negatif adalah daya perangsang dengan memberikan ancaman hukuman kepada karyawan yang prestasi kerjanya, dibawah prestasi standar. d. Bentuk-bentuk Insentif 1). Nonmaterial insentif Adalah daya perangsang yang diberikan kepada karyawan berbventuk

penghargaan/pengukuhan berdasarkan prestasi kerjanya, seperti piagam, piala atau medali. 2). Sosial insentif Adalah daya perangsang yang diberikan kepada karyawan berdasarkan prestasi kerjanya, berupa fasilitas dan kesempatan untuk mengembangkan

kemampuannya, seperti promosi, mengikuti pendidikan atau naik haji. 3). Material insentif Adalah daya perangsang yang diberikan kepada karyawan berdasarkan prestasi kerjanya, berbentuk uang dan barang. Material insentif bernilai ekonomis sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan beserta keluarganyua.

5

Pentingnya kesejahteraan Untuk mempertahankan karyawan ini kepadanya diberikan

kesejahteraan/kompensasi pelengkap/fringe benefits/gaji tersembunyi/ indirect compensation/employee welfare. Kesejahteraan yang diberikan sangat berarti dan bermafaat untuk memenuhi kebutuhan fisik dan mental karyawan beserta keluarganya. Pemberian kesejahteraan akan menciptakan ketenangan, semangat kerja, dedikasi, disiplin dan sikap loyal karyawan terhadap sehingga labour turnover relatif rendah. Begitu besarnya arti dan manfaat kesejahteraan karyawan sehingga mendorong manajer menetapkan program kesejahteraan karyawan. Program kesejahteraan karyawan harus disusun berdasarkan peraturan legal, berasaskan keadilan dan kelayakan (internal dan eksternal konsistensi) dan berpedoman kepada kemampuan perusahaan). Kesejahteraan karyawan adalah balas jasa pelengkap (material dan nonmaterial) yang diberikan berdasarkan kebijaksanaan. Tujuannya untuk mempertahankan dan memperbaiki kondisi fisik dan mental karyawan agar produktivitas kerjanya meningkat.

Tujuan

Pemberian

Kesejahteraan

antara

lain

sebagai

berikut

:

1). Untuk meningkatkan kesetiaan dan keterikatan karyawan kepada perusahaan 2). Memberikan ketenangan dan pemenuhan kebutuhan bagi karyawan beserta keluarganya 3). Memotivasi gairah kerja, disiplin dan produktivitas kerja karyawan 4). Menurunkan tingkat absensi dan turnover karyawan 5). Menciptakan lingkungan dan suasana kerja yang baik serta nyaman 6). Membantu lancarnya pelaksanaan pekerjaan untuk mencapai tujuan 7). Memelihara kesehatan dan meningkatkan kualitas karyawan 8). Mengefektifkan pengadaan karyawan 9). Membantu pelaksanaan program pemerintah dalam meningkatkan kualitas manusia Indonesia

6

10). Mengurangi kecelakaan dan kerusakan peralatan perusahaan 11). Meningkatkan status sosial karyawan beserta keluarganya.

PROSEDUR-PROSEDUR Berdasarkan landasan-landasan pemikiran di atas, maka perlu dibuat prosedur-prosedur yang dibutuhkan dalam manajemen SDM dari KAP. Prosedurprosedur tersebut adalah sebagai berikut.

Prosedur Rekrutmen Secara umum, berdasarkan landasan pemikiran di atas, prosedur untuk rekrutmen di KAP adalah sebagai berikut: 1. Memperkirakan secara detail kebutuhan perikatan pada setiap periode untuk mengidentifikasi periode sibuk dan kemungkinan defisiensi sumber daya manusia 2. Menetapkan standar kualifikasi untuk staf baru dan staf senior, dan memberikan penjelasan kepada calon staf selama proses rekrutmen mengenai kualifikasi yang diharapkan KAP; 3. Proses rekrutmen bisa dilakukan denga rekrutmen terbuka dengan memasang pengumuman dan iklan, atau dengan melakukan rekrutmen tertutup dengan meminta rekomendasi dari perguruan tinggi yang kompeten. 4. Baik melalui rekrutmen terbuka atau tertutup, calon pegawai atau staf dievaluasi kualifikasi secara administratif sesuai dengan kebutuhan sumber daya manusia KAP. 5. Sesudah prosedur prosesnya. 6. Hasil wawancara kerja digunakan untuk merancang kontrak kerja sesuai dengan kebutuhan KAP dan staf yang akan direkrut. memenuhi kualifikasi administratif, kerja, serta KAP melakukan

standar wawancara

mendokumentasikan

7

7. Staf yang telah mengetahui kemudian menandatangani kontrak kerja menjadi bagian dari sumber daya manusia KAP dan dipenuhi tanggung jawabnya baik untuk insentif, evaluasi, rotasi kerja untuk penugasan, serta pelatihan dan pengembangan kemampuan.

Prosedur Pelatihan Prosedur pelatihan diperlukan untuk menjaga agar tidak terjadi devaluasi sumber daya manusia di KAP. Prosedur-prosedur untuk pelatihan terhadap staf adalah sebagai berikut: 1. KAP mempertimbangkan kebutuhan pelatihan berdasarkan jumlah personil, kemampuan yang dimiliki serta kompetensi dari personil-personil yang ada di KAP. 2. Hasil pertimbangan digunakan untuk menentukan personil-personil yang akan diberikan pelatihan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki dan rotasi dari penugasan. 3. Personil yang memenuhi kualifikasi pelatihan, dirancang kebutuhan pelatihannya sesuai dengan kebutuhan sumber daya manusia dari KAP. Contoh: staf baru yang belum memiliki pengalaman diberikan pelatihan audit untuk kemudian dijadikan staf ketika ada penugasan. 4. Kebutuhan pelatihan dan rotasi staf yang diberikan pelatihan dievaluasi setiap bulan dan dirancang program pelatihan berdasarkan hasil evaluasi tersebut oleh bagian personalia dari KAP.

Prosedur Evaluasi Prosedur evaluasi merupakan prosedur yang dilakukan KAP untu k mengetahui kebutuhan sumber daya manusia, baik dari segi jumlah, kompetensi, dan kemampuan khusus yang dimiliki agar KAP dapat melakukan penugasan yang efektif. Prosedur evaluasi di KAP dilakukan sebagai berikut: 1. Menentukan kebutuhan jumlah personil, rotasi, kompetensi, dan

kemampuan khusus yang diperlukan KAP untuk menerima penugasanpenugasan, serta insentif terkait personil-personil dari penugasan.

8

2. Melakukan kontrol setiap bulan mengenai ketersediaan sumber daya manusia. 3. Kontrol sumber daya manusia dilakukan oleh bagian personalia di KAP dengan membuat laporan evaluasi berisikan keterangan minimal mengenai: a. Jumlah Personil b. Kemampuan khusus yang dimiliki personil c. Kompetensi personil d. Pengalaman kerja (pekerjaan yang sudah dilakukan) oleh personil e. Pelatihan yang sudah pernah dilakukan oleh personil f. Insentif yang sudah diberikan kepada personil g. Lama bekerja di KAP untuk menentukan status staf 4. Hasil laporan diberikan kepada KAP setiap bulan untuk menentukan rekrutmen yang dibutuhkan, rotasi untuk penugasan, pelatihan yang dibutuhkan, serta insentif yang harus disiapkan KAP.

Prosedur Pemberian Insentif Sebagai penghargaan terhadap personil yang terlibat di dalam operasional KAP, maka perlu diberikan insentif sesuai tanggung jawabnya. Untuk prosedurnya adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil evaluasi, tentukan jumlah insentif yang diberikan berdasarkan pengalaman kerja, status, dan keahlian khusus yang dimiliki, untuk kontrak kerja yang baru. 2. Insentif diberikan sesuai kontrak kerja yang sudah disepakati dengan personil terkait.

Prosedur Penugasan yang Efektif Agar tercapai sebuah penugasan yang efektif, maka KAP perlu melakukan langkah-langkah berikut sebelum melakukan penugasan personil pada suatu perikatan.

9

1. Merencanakan kebutuhan personil secara keseluruhan sesuai dengan cakupan penugasan. 2. Mengidentifikasi kebutuhan personil yang dibuthkan KAP terhadap perikatan yang dilakukan dengan menyesuaikan kebutuhan personil untuk perikatan yang lain. 3. Memperhitungkan waktu yang dibutuhkan dari perikatan untuk

menentukan kebutuhan personil dan jadwal kerja. 4. Dalam menentukan kebutuhan personil serta penggunaan rekan dan staf, dipertimbangkan besar dan kerumitan perikatan, ketersediaan personil, keahlian khusus yang dibutuhkan, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, keberlanjutan dan rotasi berkala atas personil, serta kesempatan pelatihan kerja. 5. Penentuan rekan atau staf senior yang berpengalaman untuk bertanggung jawab terhadap penugasan personil pada suatu perikatan

mempertimbankan hal-hal sebagai berikut: a. Kebutuhan waktu dan staf untuk perikatan terkait. b. Evaluasi kualifikasi personal berkaitan dengan pengalaman, jabatan, latar belakang dan keahlian khusus. c. Luasnya rencana penyeliaan dan keterlibatan personil pnyelia. d. Perkiraan ketersediaan waktu dari personil yang ditugaskan. e. Situasi yang kemungkinan menimbulkan permasalahan independensi atau benturan kepentingan, seperti menugaskan personil pada klien yang sebelumnya merupakan pemberi kerja atau anggota keluarga dari pemberi kerja f. Keberlanjutan maupun rotasi personil sehingga dapat menciptakan pelaksanaan perikatan yang efisien dan mendapatkan perspektif personil lain yang memiliki latar belakang dan pengalaman yang berbeda. 6. Menyiapkan penjadwalan dan pemilihan staf untuk mendapat persetujuan rekan perikatan dengan menyerahkan daftar nama dan kualifikasi personil yang ditugaskan dalam suatu perikatan untuk ditelaah dan disetujui, dengan memberikan laporan pertimbangan sesuai prosedur sebelumnya.

10

7. Daftar nama, kualifikasi, serta laporan pertimbangannya diserahkan kepada bagian personalia dari KAP untuk dievaluasi, dan diserahkan kepada klien yang bertanggung jawab untuk tata kelola perusahaan untuk disetujui.

11