Ruang Meranti, Swiss Belresidence Hotel

Kalibata

Senin, 14 Mei 2018

Sosialisasi dan Penggunaan Aplikasi

Sistem Informasi Sumber Daya

Terintegrasi (SISTER)

untuk Dosen

di lingkungan Kopertis Wil. III

oleh: Hendri Irawan, S.Kom., M.T.I.

Agenda

Sosialisasi SISTER

Demo

Tanya Jawab

Surat Edaran Ditjen SDID

No.649/D1 2018 (23/02/2018)

Tentang Implementasi SISTER pada

Program PAK, Serdos dan BKD

Latar Belakang

Kebutuhan Data

Perencanaan Eksekusi MonevData

Proses di Ditjen Sumber Daya Iptek dan Dikti

PD

Dikti

Sistem

Layanan

Detil data tidak tersuplai PD Dikti

Sistem layanan dibutuhkan untuk:

1. Suplai dan pemutakhiran detil data

2. Peningkatan layanan kementerian.

Permasalahan Proses Bisnis

• Dosen dihadapkan pada banyak alamataplikasi

• Beban kerja berlebih untuk memasukkandata yang sama lebih dari sekali

• Ketidakjelasan pembagian tanggungjawabpengisian data antara dosen dan institusi

• Kelambatan di simpul-simpul proses verifikasi

• Perbedaan data antara aplikasi denganPangkalan Data Dikti

Permasalahan Teknis

• Database masing-masing aplikasi terpisahyang tidak dapat saling memanfaatkan

• Banyak intervensi manual pada prosessistem

• Rancangan terpusat yang memicu kebutuhaninfrastruktur yang luar biasa di sisi server

• Adanya PT yang mempunyai sistem BKD & PAK sendiri menginginkan transfer data secara langsung

Masalah dan tujuan SISTER

• Dosen memiliki informasi terkait Tridharma

yang sering sekali tercecer

• Ditubuthkan aplikasi yang memudahkan

pendokumentasian tridharma dan aktivitas

dosen

• One-stop-service yang melayani seluruh

rangkaian portofolio, pemutakhiran data dosen,

dan proses-proses terkait karir dosen

• Diisi oleh Dosen, Divalidasi oleh kepegawaian

PT, Pimpinan PT, Kopertis, Kementerian

Kebutuhan Peluang Perbaikan

Reduksi beban kerja Penyatuan pengisian data, data yang sudah diisikan tidakdiisikan lagi di sistem manapun

Aktivitas atau produk bersama beberapa dosen cukupdiisikan sekali

Aktivitas pengajaran diekstrak dari PD Dikti, tidak perlumengisi ataupun memilih

Peningkatan kualitas data Penataan ulang tanggungjawab pengisian data danvalidasinya

Melibatkan dosen dalam memeriksa data dari institusinyadan sebaliknya

Validasi berlapis yang tetap terbuka meski prosesassessment / penilaian sudah dinyatakan selesai

Peningkatan kualitaslayanan

Penyatuan jalan masuk ke sistem

Penyatuan pengaturan hak akses ke sistem

Dashboard untuk memantau kinerja proses layanan

Sistem terdistribusi untuk mendapatkan respons lebih cepat

Rancangan Sister

Ruang Lingkup

Sistem Sumber Daya Terintegrasi

Portal DosenPortal Tendik(Fungsional)

Portal Tendik(Administratif)

Portal Infrastruktur

Portal Periset& Perekayasa

Portal SumberDaya Lain

Sistem Sumber Daya Terintegrasi

DB SDID

DB Lokal

Integrasi

EksistingBKD

Serdos

PAK

PD Dikti

Penelitian

Pengajaran

Pengabdian

Pendukung

Publikasi

Pengajaran

Pengabdian

Pendukung

Riwayat Pangkat

Riwayat Pendidikan

Pengabdian

Pendukung

Sertifikasi

DB Lokal

DB Lokal

DB Lokal

Portofolio

Beasiswa & Diklat

Pendekatan Portofolio

• Merupakan penyatuan pengisian data

• Data exchange portofolio diwadahiPangkalan Data Dikti agar dapatdimanfaatkan lintas unit utama

• Dosen-dosen yang tergabung dalam satuaktivitas atau satu publikasi, tidak perlumengisikan aktivitas / publikasi tersebutmasing-masing. Cukup salah satu orang saja

• Assessment / penilaian cukup dilakukansekali, tidak perlu mengulangi untuk orangkedua, ketiga, dst.

Konsep Portal Dosen

Basis Portofolio

(Satu basis untuksemua keperluan)

Aplikasi(dibangun di

atas portofolio)

Data Pribadi

Satu portal untuk berbagaiproses layanan

Profil Dosen

Data pribadi

Pendidikan Formal

Diklat

Tes

Sertifikasi

Kepangkatan

Inpassing

Jabatan Struktural

Jabatan Fungsional

Tugas Tambahan

Tunjangan Kesejahteraan

Beasiswa

ProfilDosen

Aktivitas Tridharma

Pengajaran

Bahan Ajar

Membimbing Dosen

Detasering

Membimbing Mahasiswa

Penelitian

Visiting Scientist

Publikasi

Pembicara

Pengabdian

Kepanitiaan Penghargaan

Menguji Mahasiswa

Anggota Org. Profesi

Pengelola Jurnal

Aktivitas Tridhar

ma

Fungsi Sister Versi 1 (Portal Dosen)

Portofolio

Penilaian AngkaKredit

SertifikasiDosen

Beban KerjaDosen

Dashboard (Perencanaan dan Layanan)

Isian bagi dosen

Pangkalan Data Dikti

Layanan bagi dosen

Layanan bagiKementerian, Kopertis dan PT

Sister Versi 1

Arsitektur Data

SDT

db

Litabmas

db

Akreditasi

db

Kelembagaan

db

Pusdatin

PD Dikti

Feederdapodik

Feeder

PD DiktiFeeder

PD Dikti

Model integrasiyang belum pernah berhasil

Data Referensi

Data Transaksi

Data Pokok

PD Diktisebagai

backbone

Bus data pendidikan

Pelaporan& Statistik

Data mart & web svc

Informasi publik

Antar instansi /Antar kementerian

Fitur Penting Sistem SDT

Terintegrasi Penggunaan data bersama melalui PD DiktiSatu pintu untuk proses PAK, Serdos danBKDPenilaian / assessment lintas perguruantinggi

Terdistribusi Membagi beban kerja server agar responsif

Validasi Menggalang partisipasi para pemangkukepentingan untuk peningkatan kualitasdata

Pengamanan Data Otentik

Mencegah intervensi data dari luar aplikasi

Front end PT/Kopertis

Arsitektur Sistem

PD Dikti

Back end SDT(Ditjen)

Front end PT/Kopertis

Front end PT/Kopertis

o o o

Sinkronisasi

SinkronisasiSinkronisasi

Strukturbasisdatasimetris

DataPortofolio

Data Portofolio

Data Portofolio

Data ProsesBisnis

Data ProsesBisnis

instalasi terdistribusiuntuk membagi beban

Aliran Data

Pangkalan Data Dikti

FeederPD Dikti

SDTFront end

Litabmas

ForlapLayanan NIDN,

NUPN, NIDK

Pengajaran

Dosen

PTProdi

Penelitian,Pengabdian pada Masyarakat

Pendukung

SDTBack end

Asesor, Penilai

ManajemenAkses

Pengguna, Hak akses

Pemetaan Sumber Daya

PAK, Serdos BKD

Konfigurasi Sister

PD Dikti

Server BasisdataSister

Server AplikasiSister

ServerSister di PT “C”

ServerSister di PT “B”

Internet

ServerSister di PT “A”

Kemristekdikti

Perguruan Tinggi

Manfaat

Dosen

Kepastian

Kemudahan

Transparansi

PT

Data terorganisir

Tidak perlumembangun

aplikasi sendiri

Lebih bisadikelola

DitjenSDID

Data untukperencanaan

terpenuhi

Kapasitasmanajemenmeningkat

Pemetaan kompetensi SDM

lebih tajam

Tersediaindikator mutu

yang lebih akurat

Pusdatin

Tersedia data berbasis

aktivitas lengkap

Kualitas data PD Dikti meningkat

Pemutakhirandata sumberdaya terjamin

OPERASIONALISASI PORTAL DOSEN

Strategi ImplementasiUntuk Proses Layanan

PAK

Serdos

BKD

Paralel run,Separasi berdasar tanggal ajuan

Cut over,Separasi berdasar kesiapan PT

Cut over,Separasi berdasar kesiapan PT

t

AA dan Lektor di-enforce untuk cut-off (bukan paralel run)

PENGEMBANGAN SELANJUTNYA

Operasionalisasi PAK

• Operasional secara Paralel dengan sistem lama sampai seluruh ajuan bisa masuk melalui aplikasi SISTER.

• Untuk PT yang sudah mengikuti sosialisasi bisa di enforce segera menggunakan aplikasi SISTER untuk ajuan PAK nya.

• Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai.

Operasionalisasi SERDOS

• Data sumber D1 berasal dari PDDIKTI

• Mekanisme usulan D1 menjadi data D3-D5 serta perubahan data dosen eligible bisa melalui aplikasi SISTER.

• Cut-off aplikasi lama, sepenuhnya berjalan melalui SISTER.

• Pendampingan tim sampai aplikasi bisa berjaan dengan baik dan sesuai.

• Sosialisasi lebih lanjut secara bersama

Operasionalisasi BKD

• Aplikasi BKD terintegrasi SISTER dalam

proses pengembangan tim.

• Tim pengembang aplikasi akan

berkonsultasi dengan Tim BKD Ditjen

SDID

• Target Maret 2018 sudah mulai di ujicoba.

Demo SISTER

Implementasi di Univ. Budi Luhur

http://sister.budiluhur.ac.id/

2. Jika belum memiliki

username/pasword

registrasi telebih dahulu

Klik Daftar di sini

1. Masukkan URL

alamat aplikasi sister

pada perguruan tinggi

Registrasi NIDN dan Email

Masukkan NIDN dan Email.

Email diharapkan berdomain lembaga

Kemudian klik Register

Jika registrasi berhasil

Sistem akan secara

otomatis mengirimkan link (tautan)

Lakukan aktivasi dengan cara

mengklik link (tautan) yang ada

pada email

Aktifkan akun dengan

mengisi password

Masukkan password dan

konfirmasi password (sama)

Kemudian klik Aktifkan

Akun anda siap untuk digunakan

Buka lama sistem sister pada

masing-masing PT

Masukkan email dan password

sesuai registrasi awal

Lalu klik Login

Halaman awal setelah login

(Dashboard)

Modul didalam Sister

Modul didalam Sister (lanjut.)

• Dosen dapat melakukan penambahan

aktivitas/kegiatan penelitian, pengabdian

kepada masyarakat, dan aktivitas

pendukung melalui laman portofolio dosen

• Sedangkan seluruh kegiatan pengajaran

diisi melalui feeder PD-Dikti

• Data portofolio dosen yang sudah valid

kemudian disinkronisasi dengan data PD-

Dikti

• Sebagian data profil dan aktivitas dosen

sudah terdapat di PD-Dikti

• Keberadaan SISTER, data profil dan

aktivitas tridarma dosen dapat dilihat,

diperiksa, dan diajukan perubahan/

penambahannya langsung oleh dosen

yang bersangkutan melalui laman

portofolio dosen

• Apabila terdapat kesalahan pada data-data yang

terdapat dalam portofolio, dosen dapat mengusulkan

Perubahan Data Dosen (PDD) melalui SISTER.

• Usulan tersebut kemudian divalidasi terlebih dahulu oleh

Bagian Kepegawaian Perguruan Tinggi.

• Untuk dosen PTS, data yang terlah divalidasi oleh

Bagian Kepegawaian PT akan divalidasi kembali oleh

Kopertis untuk kemudian diusulkan ke Kementerian.

• Sedangkan usulan perubahan data dosen PTN yang

telah divalidasi oleh Bagian Kepegawaian PT dapat

langsung diusulkan ke Kementerian. Data-data yang

telah divalidasi oleh Kementerian akan

mengupdate/memutakhirkan data di PD-Dikti

Data Pribadi

Rigid data

• Data-data yang harus divalidasi oleh Kementerian melalui Ditjen. SDID agar dapat memutakhirkan data di PD-Dikti

Open data

• Dapat langsung memutakhirkan data di PD-Dikti apabila sudah divalidasi oleh PTN/Kopertis (tanpa validasi Kementerian)

Apabila di kemudian hari ternyata dijumpai ketidaksesuaian

dengan kenyataan, PTN/Kopertis dapat menerima sanksi

Rigid vs Open

data

Secara Umum

Memilih menu data yang

akan dimukhtahirkanMemeriksa data

Mengajukan

Perubahan DataMengajukan

Penambahan Data

Mengajukan

Penghapusan Data

Mengunggah dokumen

pendukung

Memantau status ajuan Melihat status ajuan

Profil – Data Pribadi Klik tombol untuk

Ajukan Perubahan

1. Pilih Menu Data

kemudian Klik

2. Periksa Data

3b. Tambah Data3a. Ubah/Hapus

Isi semua data sesuai dengan kondisi

Isi semua data (lanjut.)

Upload Dokumen

Upload dokumen pendukung,

keterangan dan pilih jenisnya.

Jika ada, dapat diberikan

tautannya (link url)Tambahkan dokumen lain

multiple document

Kolaborasi Dosen dan Mahasiswa

Tambahkan Data Dosen.

Cukup dientry sekali, jika sudah disetujui

maka akan muncul di laman sister

dosen kolaboratornya.

Baik PT sendiri atau dosen PT LainMasukkan jika melibatkan mahasiswa

Jika sudah disimpan, data entrian

dapat dilihat di menu utama data

Kesimpulan

• Update data dosen (profil dan portofolio)

dikembalikan kepada kesadaran masing-

masing Dosen

• Dibutuhkan bagian kepegawaian PT (SDM)

khusus sebagai validator data yang dientri

Dosen. Dibutuhkan kepastian waktu.

• Dibutuhkan penunjukan khusus orang/tim

teknis sister yang konsern terhadap update

aplikasi, dan mengatasi permasalah yang

mungkin akan muncul

Sumber

• Slide paparan dari tim SDID Ditjen Dikti

• Group telegram admin sister

http://s.id/telegramadminsister