sop audit internal

LEMBAGA PENDIDIKAN POLRI

LEMBAGA SERTIFIKASI PROFESI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

AUDIT MUTU INTERNAL

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-011

NO. REVISI

02

HALAMAN

1/5

TANGGAL TERBIT : 4 Desember 2014

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

KASUBBAG MANAJEMEN MUTU

AULIANSYAH LUBIS, S.I.K., M.H.

AKBP NRP 72070520

KA LSP

Drs. SUROTO, M.Si.

KOMBES POL. NRP.65040678

1. Tujuan

Untuk memastikan sistem manajemen mutu LSP Polri telah diterapkan secara

efektif dan dapat terus-menerus ditingkatkan efektifitasnya sesuai PBNSP 201

tahun 2014 dan Pedoman Standart Internasional ISO 9001-2008.

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup SOP ini mulai dari menyusun program audit hingga melaporkan

hasil audit beserta tindak lanjutnya.

3. Pedoman

3.1. Undang-undang No. 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik

Indonesia.

3.2. Peraturan Kapolri No. 21 tahun 2010 tentang Susunan Organisasi dan Tata

Kerja Satuan Organisasi Pada Tingkat Mabes Polri.

3.3. Pedoman BNSP 201 tahun 2014 tentang Penilaian Kesesuaian Persyaratan

Umum Lembaga Sertifikasi Profesi.

3.4. Pedoman BNSP 202 tahun 2014 tentang Pembentukan Lembaga Sertifikasi

Profesi.

3.5. Panduan Mutu LSP Polri.

3.6. Standar Internasional ISO 9001:2008.




AUDIT MUTU INTERNAL

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-011

NO. REVISI

02

HALAMAN

2/5


4. Pengertian

4.1. Audit Mutu Internal adalah suatu kegiatan pemeriksaan secara terencana dan

sistematis terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan pada LSP Polri.

4.2. Wakil manajemen adalah pejabat yang ditunjuk Ka LSP Polri untuk

mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan sistem

manajemen mutu yang diterapkan pada LSP Polri.

5. Alat

5.1. Komputer.

5.2. Mesin scanner, printer dan foto copy.

5.3. Berbagai alat tulis untuk mendukung terlaksananya audit mutu internal.

6. Prosedur

6.1. Perencanaan Audit

6.1.1. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen membuat

program audit 6 bulan dengan menggunakan ‘Formulir Program Audit’.

Saat pembuatan program harus diingat: status dan pentingnya suatu

kegiatan yang akan diaudit.

6.1.2. Membuat/merevisi Jadual Audit sesuai dengan Program Audit yang

telah dibuat dan jumlah auditor yang tersedia minimum satu bulan

sebelum pelaksanaan audit. Catatan : auditor tidak boleh mengaudit

bagian/dept. sendiri, auditor yang dipilih harus sudah

mengikuti dan lulus pelatihan audit mutu internal, tugas audit yang

diberikan kepada auditor harus sesuai dengan keahlian/ kemampuan

yang dimiliki auditor.




AUDIT MUTU INTERNAL

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-011

NO. REVISI

02

HALAMAN

3/5


6.1.3. Membuat memo kepada masing-masing auditor disertai dengan:

a. Jadual Audit;

b. Fotocopy hasil dua audit yang lalu, jika ada, sesuai dengan tugas

yang diberikan;

c. Fotocopy ceklis audit, jika ada;

d. Formulir Laporan Ketidaksesuaian

e. Formulir Tindakan Koreksi dan Pencegahan

6.1.4. Auditor melakukan persiapan audit sesuai dengan jadual yang diterima :

a. Membuat janji dengan auditan minimum dua minggu sebelumnya.

b. Meminta dokumen yang diperlukan ke pihak ISO Sekretariat.

c. Membuat Ceklis Audit (sumber data untuk pertanyaan dapat

berupa: pasal ISO 9001, penemuan audit yang lalu, dokumen

yang diterima, ceklis yang lalu). Copy ceklis harus diserahkan ke

ISO Sekretariat sebagai bahan untuk ceklis audit yang akan

datang.

6.1.5. Setiap tim auditor melakukan pertemuan pembukaan dengan

head/manajer bagian ybs sebelum audit dimulai.

6.2. Pelaksanaan Audit

6.2.1. Melaksanakan Audit. Auditor harus mengkonfirmasikan penemuan, jika

ada, dengan auditan sebelum mengakhiri audit. Jika audit lebih dari

dua hari, melakukan pertemuan untuk membahas masalah yang

ditemukan pada saat audit diakhir hari (selain hari terakhir).

Semua penemuan audit harus disertai dengan bukti objektif. Auditor

dapat juga memberikan rekomendasi mengenai perbaikan yang bisa

dilakukan.




AUDIT MUTU INTERNAL

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-011

NO. REVISI

02

HALAMAN

4/5


6.2.2. Melakukan pertemuan penutup dengan pihak Kepala Unit/Bagian yang

bersangkutan.

6.3. Pelaporan Audit

6.3.1. Auditor melaporkan hasil temuannya ke dalam ”Formulir Laporan

Ketidaksesuaian”

6.3.2. Menyerahkan laporan audit kepada Kasubbag Manajemen Mutu selaku

Wakil Manajemen.

6.4. Tindak Lanjut Audit

6.4.1. Kasubbag Manajemen Mutu selaku wakil manajemen dan para

Kasubbag (Manajer bagian) yang diaudit harus mengidentifikasi

tindakan koreksi yang diperlukan sesuai dengan ”SOP Laporan

Ketidaksesuaian”.

6.4.2. Kasubbag Manajemen Mutu selaku Wakil manajemen menentukan

kapan tindak lanjut audit harus dilakukan. Tindak lanjut bisa dilakukan

saat audit berikutnya sesuai program audit atau adannya audit tambahan

di luar program audit.

6.4.3. Auditor melakukan tindak lanjut audit sesuai dengan ”SOP Tindakan

Koreksi dan Pencegahan”.

7. Pemeliharaan Alat

Tidak ada

8. Unit Terkait

Wakil Manajemen, ISO Sekretariat, Semua Unit




AUDIT MUTU INTERNAL

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-011

NO. REVISI

02

HALAMAN

5/5





AUDIT MUTU INTERNAL

NO. DOKUMEN

SOP-LSP-011

NO. REVISI

02

HALAMAN

6/5


9. Mekanisme

RENCANA AUDIT MUTU INTERNAL

1. Kasubbag Jemen Mutu membuat

Program Audit

2. Kasubbag Jemen Mutu Membuat

Sprin penunjukan Auditor


ceklis dan dokumen audit

4. Kasubbag Jemen Mutu

mendistribusiakan jadwal

pelaksanaan audit

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL


pertemuan dengan Auditor dan

Kasubbag yang diaudit

2. Auditor melaksanakan Audit sesuai

dengan jadwal yang ada

3. Jika ada temuan, Auditor

memasukan kedalam formulir

Laporan Ketidaksesuaian

4. Semua temuan harus disertai bukti

yang obyektif

PELAPORAN AUDIT MUTU

INTERNAL

1. Auditor melaporkan hasil temuannya ke dalam ”Formulir Laporan Ketidaksesuaian”

2. Menyerahkan laporan audit kepada Kasubbag Jemen Mutu

3. Kasubbag Jemen Mutu

Membuat janji dengan

Kasubbag yang diaudit untuk

pelaksanaan pebaikan temuan

TINDAK LANJUT AUDIT MUTU

INTERNAL

1. Kasubbag Jemen Mutu dan Kasubbag bagian yang diaudit harus mengidentifikasi temuan yang diperlukan sesuai dengan ”SOP Laporan Ketidaksesuaian”.

2. Kasubbag Jemen Mutu menentukan kapan tindak lanjut perbaikan temuan audit harus dilakukan.

3. Jika temuan belum sesuai, Auditor melakukan tindak lanjut audit sesuai dengan ”SOP Tindakan Koreksi dan Pencegahan”.

sop audit internal

Documents