internal audit training.pdf

Welcome to NQA

SELAMAT DATANGDI

PELATIHAN

Audit Sistem ManajemenISO 19011:2011

Memberikan panduan pada sistem manajemen audit,

prinsip-prinsip,

pengelolaan program,

pelaksanaan audit sistem manajemen.

Memberikan panduan tentang evaluasi kompetensi individu

Berlaku untuk semua organisasi yang perlu untukmelakukan audit internal atau eksternal dari sistemmanajemen

Dapat diterapkan untuk Sistem Manajemen Mutu & Lingkungan atau integrasi keduanya.

Sekilas tentang ISO 19011:2011

Definisi Audit

Pemeriksaan yang sistematis, independen danterdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan

mengevaluasinya secara objektif untukmenentukan sejauh mana kriteria audit telah

terpenuhi

Audit - Definisi

Clause 3.1 , ISO 19011:2011 ; Clause 3.9.1, ISO 9000:2005

Proses Audit

Audit Turtle Diagram

Turtle Diagram

Audit Pendekatan Proses

Teknik audit mendukung prinsip Pendekatan Proses

Menelusuri alur proses dari input dan tujuan

Membuktikan apakah proses kontrol telah memadai danditerapkan

Menghindari batasan, sudut pandang prosedural

Membutuhkan perencanaan dan pemikiran yang matang

Pendekatan Proses Audit

Audit - PDCA

Pengelolaan Audit

Jenis Audit

Audit Pihak Pertama : Audit Internal

Audit Pihak Kedua : Audit eksternal yang dilakukan olehorganisasi kepada vendor / suppliernya, atau pihak lain diluar organisasi yang ada hubungan kepentingan

Audit Pihak Ketiga : Audit eksternal yang dilakukan suatubadan independen (Badan Sertifikasi)

Jenis Audit

Memenuhi persyaratan standar Sistem Manajemen (ISO, OHSAS, SNI, AKREDITASI, dll)

Memperlihatkan bukti ketidaksesuai pada sistem

Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan / peningkatan

Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/ ketiga)

Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadapaktivitas yang sudah disetujui

Memelihara kesadaran

Audit Internal - Tujuan

Ethic (Etika) Integritas auditor, kejujuran, mampu menjagainformasi rahasia, dan obyektif

Fair (Adil) Temuan, kesimpulan dan laporan audit HARUSdibuat dengan akurat, seimbang dan jujur

Professional Dilakukan dengan professional karena audit telahdipercaya oleh manajemen untuk menjalankan suatu tugas yang penting

Independence (Independensi) auditor tidak bolah mengauditpekerjaannya sendiri dan HARUS bebas dari konflik kepentingan

Evidence (Bukti) Semua bukti audit HARUS bisa diverifikasi danditelusuri

Audit Internal - Prinsip

Audit Internal - Aktivitas

Audit Internal : Tahapan Proses

NB

Break

SELAMAT DATANG

Audit Internal - Perencanaan

Penentuan Tujuan dan Sasaran Audit

Tujuan dan sasaran audit bisa didasarkan pada:

Prioritas manajemen

Persyaratan sistem manajemen

Persyaratan customer / pelanggan

Resiko (Risk)

Persyaratan Institusi, kontrak, peraturan perundangan

Penentuan Ruang Lingkup dan Kriteria Audit

Ruang lingkup merupakan cakupan atau batasan:

Lokasi

Unit / Departemen

Aktivitas dan proses

Periode

Kriteria audit:

Standard International (ISO / OHSAS)

Manual, Prosedur, Instruksi, dll

Peraturan perundangan dan persyaratan lain yang berlaku

Code of Practice

Audit Internal Kompetensi Auditor

Seorang Auditor HARUS memiliki pengetahuan dan keahlian

dalam bidang :

Teknik, prosedur dan prinsip-prinsip audit sistem

manajemen

Pengetahuan umum tentang sistem manajemen serta

dokumen-dokumen referensinya

Keadaan organisasi / unit yang akan diaudit


Khusus untuk Auditor yang ditunjuk menjadi Team Leader, ada

tambahan pengetahuan yang HARUS dimiliki :

Mampu membuat perencanaan audit

Mampu mengorganisir dan memimpin angota tim audit

Mencegah dan menyelesaikan konflik

Memimpin tim audit dalam mencapai kesimpulan


DIHARAPKAN Auditor:

ETHICAL (ETIS) : Tulus, jujur dan bijaksana

OPEN MINDEDNESS (TERBUKA) : Menghargai ide-ide alternatif

DIPLOMATIC (DIPLOMATIS) : Bijaksana dalam menghadapiorang lain

OBSERVANT (PENGAMAT) : Mengamati dengan aktif aktivitasdan lingkungan fisik yang ada disekitarnya

PERCEPTIVENESS (CEPAT TANGGAP) : Secara naruliahmenyadari dan mampu memahami situasi

Audit Internal Atribut Auditor

DIHARAPKAN Auditor:

VERSATILE (LUWES) : Selalu menyesuaikan diri untuk situasiyang berbeda

DESICIVE (TEGAS) : Mampu membuat kesimpulan dengan tepatwaktu berdasarkan alasan dan analisa yang logis

SELF RELIANT (PERCAYA DIRI) : Bertindak dan berfungsi secaraindependen kektika berinteraksi dengan orang lain secaraefektif


TIDAK DIHARAPKAN Auditor: LAZINESS (MALAS) : Audit tanpa persiapan yang baik DISHONISTY (TIDAK JUJUR) : Melaporkan temuan tidak sesuai

dengan fakta ABUSIVANESS (MEREMEHKAN) : Tidak diperkenankan meremehkan

auditee GULLIBLE (PEMAAF) : Menerima permintaan maaf pada saat

terdapat ketidaksesuaian ARGUMENTATIVE (ARGUMENTASI) : Tidak diperkenankan berdebat

dengan auditee SELF OPINIONATED (PENDAPAT PRIBADI) : Tidak mau menerima

pendapat/ide pihak lain


Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menyusun jadwal audit:

Penelusuran Audit : Mundur, Maju?

Auditee (Apakah yang bersangkutan mempunyai tugas?)

Jam makan siang / istirahat / sholat (jika hari jumat)

Jam kerja

Dokumen atau persyaratan yang diaudit

Lokasi

Jumlah personil

Kerumitan (complexity)

Pentingnya (critically)

NLu

Audit Internal Perencanaan Jadwal Audit

Pengumpulan informasi / dokumentasi

Prosedur

Hasil audit sebelumnya

Jadwal audit

Informasi lain yang diperlukan untuk:

-Menentukan sampel audit

-Memeriksa perencanaan

-Memverifikasi ketidaksesuaian

Persiapan Checklist Audit

Audit Internal Persiapan Audit

Rangkaian pertanyaan singkat yang digunakan sebagai alat bantu atau petunjuk untuk melakukan audit

Kelebihan checklist: Membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa Membantu pengaturan waktu Membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup

Kelemahan checklist: Statis Audit lebih ke arah compliance daripada assessment untuk

continual improvement Bisa melewatkan hal-hal yang penting

Audit Internal Checklist Audit

Singkat Lengkap Tersedianya tempat untuk mencatat hasil Mencakup persyaratan-persyaratan relevan dari dokumen-

dokumen yang ditentukan Berorientasi proses Menggunakan pronsip PDCA

Audit Internal Kriteria Checklist

Audit Internal - Pelaksanaan

Bertujuan untuk memastikan bahwa tidak ada perubahan yang

dilakukan sejak persetujuan tanggal dan ruang lingkup audit

Peserta meliputi top manajemen, wakil manajeman, Tim ISO,

auditor, auditee

Audit Internal Rapat Pembuka

Agenda Rapat :

Sambutan Top Manajemen

Perkenalan tim auditor dan tim leader

Menyampaikan rencana audit, tujuan, kriteria dan agenda

Menyampaikan metode audit yang akan digunakan auditor

Menjelaskan definisi dan tingkatan temuan

Konfirmasi dan kesepakatan

Audit Internal Rapat Pembuka

Audit Internal Live Audit

Mengumpulkan bukti-bukti audit

Metode pengumpulan bukti-bukti audit (Audit Evidence)

Memeriksa dokumen, rekaman (Record) dan data

Melalui wawancara langsung

Dengan pengamatan saat aktivitas dilakukan

Auditor bertujuan mencari kesesuaian bukannya ketidaksesuaian. Dalammencari kesesuaian, auditor akan menemukan ketidaksesuaian. Yang harusdilakukan oleh auditor adalah menentukan apakah ketidaksesuaian itumerupakan suatu kesalahan kecil atau merupakan gejala dari ketidak efektivansistem manajemen


Bertanya (Tanyakan apa yang dilakukan)

Pertanyaan Terbuka : Memberikan kesempatan kepada auditeeuntuk menjelaskan dan membuat auditee menjadi lebih santai

Pertanyaan Investigasi : Kesempatan auditor untuk menanyakanlebih mendalam/detail mengenai topik tertentu dari keteranganauditee

Pertanyaan Tertutup (Klarifikasi) : Kesempatan bagi auditor danauditee untuk menyamakan persepsi

Pertanyaan Mengarahkan : Jenis pertanyaan yang harus dihindarkansedapat mungkin observasi (lihat bagaimana auditee melakukan), periksa (kesesuaian dengan apa yang diharuskan prosedur)

Audit Internal Live Audit : Wawancara

Agenda Rapat :

Buka dengan ucapan terimakasih kepada auditee

Ulangi lagi ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit

Mulai dengan mengungkapkan hal-hal atau temuan positif terlebihdahulu

Diikuti dengan penjelasan ketidaksesuaian, observasi yang ditemukan

Ungkapkan jika ada masalah yang ditemukan saat audit

Pastikan auditee memahami temuan dan setuju dengan temuan

Selalu terbuka untuk klarifikasi

Sepakati tindak lanjut dan tanggal penyelesaian

Tutup dengan terimakasih

Audit Internal Rapat Penutup

Audit Internal - Pelaporan

HARUS jelas, akurat dan tidak membingungkan

HARUS obyektif

HARUS didukung oleh bukti-bukti yang sah dan obyektif

HARUS bisa ditelusuri saat akan ditindaklanjuti

Prinsip Temuan PLORS

P : Problem Uraian masalah yang ditemukan

L : Location Area/bagian tempat terjadi temuan

O : Objective Bukti (Evidence)

R : Requirement Klausul (ISO), prosedur, instruksi, Peraturan

S : Sampling Besarnya/jumlah sampel yang diambil

Audit Internal Pelaporan : Temuan

Audit Internal Pelaporan : Kategori Temuan

Audit Internal Pelaporan : Kategori Temuan

NEnd

Diskusi &Tanya Jawab

Terimakasih

internal audit training.pdf

Documents