4. INTERNAL AUDIT

4.1. Proses internal audit di P.T CONBAT

4.1.1. Rapat pembukaan

Pada tanggal 2 Oktober 2002 pihak manajemen melakukan rapat

berkenaan dengan iuternal audit untuk mengetahui keberhasilan implementasi

ISO 9001:2000 di P.T CONBAT. Internal audit direncanakan dimulai femggal 2 -

9 Oktober 2002, yitu mulai rapat pembukaan sampai rapat penutupan, intemal

audit dilakukan menyeluruh pada semua departemen yang ada P.T CONBAT,

tujuan dari internal audit adalah:

1. Mengetahui apakah dokumentasi sistem sudah mencakup semua

departemen yang ada dalam struktur organisasi P.T CONBAT dan telah

dimengerti dan dilakukan dengan baik.

2. Prosedur, petunjuk kerja, dan dokumen-dokumen pendukung (catatan

kualitas) telah sesuai dan dilakukan dengan baik.

3. Internal audil tidak mencari kesaiahan perorangan atau kelompok tetapi

mencari kelemahan dan sistem dan mengupayakan perbaikan

Internal audit dilakukan selama waktu kerja, dan diharapkan tidak mengganggu

jalannya proses produksi, internal audit dilakukan dengan metode wawancara

pada salah satu anggota dari departemen yang diaudit, dan pengamatan secara

langsung pada lapangan.

Pelaku auditor adalah kepala bagian atau karyawan yang ingin dan

berkemauan untuk memajukan sistem kualitas dari P.T CONBAT, tugas

peirwakilan manajemen adalah menunjuk penempatan setiap kepala

bagian/departemen untuk melakukan audit pada bagian/departemen lain,

pemilihan departemen dilakukan secara acak atau dipilih berdasarkan hubungan

ketergantungan antar departemen. Tugas setelah selesai melakukan intemal audit

maka setiap anggota tim audit diharuskan menyerahkan laporan pada perwakilan

manajemen untuk disusun laporan yang nantinya akan dipresentasikan pada rapat

penutupan dan pada rapat manajemen, dan dari laporan tersebut diharapkan dapat

menemukan kesalahan-kesalahan sistem dan dari kesalahan tersebut dapat dicari

43

tindakan pencegahan atau tindakan perbaikan untuk mencegah kesalahan yang

sama terulang kembali.

Berikut ini adalah rencana jadwal audit per departemen,dan penunjukan

kepala departemen yang bertindak sebagai auditor dan bagian yang diaudit

(auditee).

Tabel 4.1.a. Rencana pembagian daerah audit:

Departemen asal

Gudang&PPIC

Pembelian

Separator

QC

Injeksi

Assembling

Nama kepala dept. (auditor)

Bu Wenny

Pak Benny

Pak Badenan

Bu Endang

Eka

Pak Erik

Departemen yang diaudit (auditee)

QC

Assembling

Pembelian

Separator

Gudang&PPIC

Injeksi

Tabel 4.l.b. Jadwal mteraal audit

JADWAL INTERNAL AUDIT

Rapat pembukaan

2 Oktober

Audit dept. Injeksi

Audit gudang & PPIC 3 Oktober

Audit dept. Separator

Audit depertemen assembling

5 Oktober

Audit pembelian

7 Oktober

Audit QC

8 Oktober

Rapat penutupan

9 Oktober

Setiap kepala departemen yang bertindak sebagai auditor berhak

menunjuk anggota dari departemennya untuk membantu tetapi anggota

tersebut tidak boleh melakukan wawancara dengan bagian yang diaudit, hal ini

dimaksudkan untuk menjaga objektivitas hasil audit Pertanyaan audit usulan

pertanyaannya dapat dilihat pada form 82-02. Perwakilan manajemen harus

menjaga dan mengawasi jalannya internal audit.

Setiap departemen yang diaudit harus menyiapkan dokumen-dokumen

yang dibutuhkan untuk internal audit seperti manual kualitas, petunjuk kerja,

dokumen kualitas, yang dibutuhkan pada departemen masing-masing selain itu

setiap kepala departemen harus memberitahukan jadwal internal audit pada

setiap anggota departemen.

Hasil dari internal audit harus diberitahukan pada perwakilan

manajemen agar dapat dilakukan pencatatan, disimpulkan dan dipresentasikan

pada rapat manajemen.

4.1.2. Pelaksanaan intemal audit

Seusai jadwal yang ditentukan, auditor harus memulai interna! audit

dibantu dengan beberapa karyawan yang telah menerima peJatihan tentang

internal audit dan ISO 9001:2000, selama audit berlangsung para auditor harus

bisa:

1. Mengerti dan memahami apa yang harus dilihat

2. Melakukan evaluasi hal yang diaudit dan keterkaitannya

3. Melakukan evaluasi konsistensi penerapan dan pemenuhan standard.

4. Melakukan evaluasi efektifitas dan efisiensi dalam pcnerapan

5. Melakukan evaluasi hal-hal yang mempengaruhi sistem/proses

keseluruhan.

Selain itu para auditor juga dibekali dengan check list untuk memudahkan dan

menyeragamkan pertanyaan, sehingga dapat diambil kesimpulan secara cepat

dan tepat. Metode pengumpulan informasi adalah dengan wawancara dan

pengamatan secara langsung proses aktifitas sedangkan untuk pengumpulan

bukti para auditor harus mengumpulkan dokumen-dokumen yang ada pada

46

masterlist dokumen tiap departemen dan diperiksa kecocokannya, selain itu

bukti-bukti dapat berupa:

1. Hasil wawancara

2. Pengamatan pada aktivitas, lingkungan atau kondisi kerja

3. Dokumen-dokumen yang ada pada departemen tersebut.

Sedangkan kewajiban auditee selama pelaksanaan internal audit adalah:

1. Memberikan informasi

2. Menyediakan pendamping pada auditor yang bertugas menjelaskan apa

saja yang ingin diketahui oleh auditor.

3. Menyediakan semua sumber daya yang diperlukan

4. Menyediakan materi yang akan diaudit

Dan jika internal audit telah selesai maka pihak auditee harus melakukan

semua tindakan perbaikan yang ditemukan atau disarankan oleh auditor.

Contoh hasil internal audit depantemen PPIC beserta saran dan tindakan

perbaikan dapat dilihat pada lampiran 4.

4.1.3. Penutupan intemal audit

Setelah dilakukan intemal audit harus ditutup dengan rapat penutup

anggota yang hadir adaiah auditor dan auditee, perwakilan manajemen, pihak

manajemen puncak, hal-hal yang dibahas dalam intemal audit ini adalah:

1. Kesimpulan intemal audit

2. Temuan selama intemal audit

3. Memberikan saran perbaikan dan pengembangan

4. Forumtanyajawab.

Hasil intemal audit di P.T CONBAT sesuai dengan kesepakatan di rapat

penutupan adalah sebagai berikut:

• Acceptable: 95% kebutuhan ISO 9001:2000 telah dipenuhi oleh

perusahaan dibuktikan dengan perbandingan antara checklist baru

dan lama yang diisi setelah pelaksanaan audit yang dapat dilihat

pada tabel 4.2 - tabel 4.7.

47

Check list akhir sistem mutu P.T CONBAT

Tabel 4.2. Quality Management System

4.0 QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

4.1 4.1.1

4.2 4.2.1

4.2.2

Kebutuhan umum Organisasi menetapkan dokumentasi, implementasi, menjaga, dan terus menerus meningkatkan sistem manajemen kualitas sesuai dengan ISO 9001:2000 sesuai dengan: a) Identifikasi proses yang diperlukan untuk sistem kualitas

manajemen b) Determinasi dari urutan dan interaksi dari proses yang ada c) Deteminasi kriteria dan metode yang digunakan untuk

meningkatkan efektivitas operasi dan kontrol pada proses di atas

d) Ketersediaan dan kontrol informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan monitonng proses yang ada

e) Mengukur, memonitor dan menganalisa proses dan mengimplementasi tindakan yang akan diambil untuk mendapat hasil yang diinginkan dan peningkatan terus-menerus

Pendokumetasian yang dibutuhkan Apakah perusahaan mempunyai dokumentasi prosedur untuk: • Kontrol dokumen D Kontrol dari rekaman kualitas; D intemal Audit; • Kontroldari kecacatan (non-conformity) D Tindakan perbaikan D Tindakan pencegahan Apakah organisasi telah mengidentifikasi dan mengontrol dokumen, terutama yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas operasi dan melakukan kontrol pada proses ini?

<

V

V

V

J

V V V 4

Keterangan:

V = Telah diimplementasikan pada perusahaan dan telah berjalan dengan

baik selama ini.

X = Belum dibuat atau masih akan dilakukan oleh pihak perusahaan.

XX = Tidak dapat dilakukan atau diimplentasikan pada perusahaan karena

tidak sesuai dengan kebijakan atau peraturan perusahaan.

Tabel 4.3 Management Responsibility

5.0 MANAGEMENT RESPONSIBILITY 5.1

5.1.1

5.2 5.2.1

5.3 5.3.1

5.4 5.4.1

5.4.1.1

5.4.1.2

5.4.1.3

5,4.1.4

Management commitment Apakah ada bukti komitmen top manajemen pada perkembangan dan peningkatan sistem manajemen kualitas melalui: a) Adakah kesadaran yang cukup pada peraturan yang ada

terhadap produk yang diproduksi oleh organisasi? b) Apakah top manajemen melakukan tindakan sosialisasi ke

dalam organisasi betapa pentingnya untuk memenuhi keinginan konsumen?

c) Apakah top manejemen melakukan tinjauan pada sumber daya yang diperlukan untuk mengejar tujuan kualitas?

Customer focus Apakah kebijaksanaan organisasi dan peraturan yang ada mendukung hal di atas Quality policy Apakah top manajemen: a) Membuat atau menentukan kebijakan kualitas? b) Apakah kebijakan kualitas disetujui top manajemen c) Apakah kebijakan kualitas sesuai dengan tujuan organisasi? d) Apakah kebijakan kualitas termasuk pemyataan mengenai

komitmen untuk memenuhi kepuasan konsumen dan terus menerus dikembangkan?

e) Apakali kebijakan kualitas diinformasikan dan dimengerti di setiap level organisasi sesuai kebutuhan level itu?

f) Apakah mekanisme review dari kebijakan kualitas teJah dikaji kelayakannya oleh top manajemen?

g) Apakah kebijakan kualitas dikontrol (5.5.6) Planning Quality objectives Apakah tujuan kualitas ditetapkan oleh top rnanajemen relevan dan sesuai dengan kebijakan organisasi? Apakah tujuan telah diukur untuk menyesuaikan dengan efisiensi dan efektivitas organisasi? Apakah tujuan kualitas konsisten dengan kebijakan kualitas termasuk komitment untuk terus mengembangkan? Apakah tujuan kualitas relevan dengan kebutuhan produk?

V

V

V

4 V

V

V X

V

X

V

V

49

5.4.2

5.4.2.1 5.4.2.2

5.4.2.3

5.5 5.5.1 5.5.2

5.5.2.1

5.5.2.2 5.5.2.3

5,5.2.4

5.53 5.5.3.1

5.5.3.2

5.5.4 5.5.4.1

5.5.5 5.5.5.1 5.5.5.2

5.5.5.3

Quality planning Apakah output dari perencanaan kualitas didokumentasikan? Apakah perencanaan kualitas termasuk: i) Alokasi sumber daya ii) Perbaikan terus - menerus dari sistem manajemen kualitas Apakah perubahan dari perencanaan kualitas berpengaruh pada proses yang telah dikontrol? Administration General Responsibility and authority Apakah organisasi telah mengidentifikasi fiingsi untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen kualitas? Apakah organisasi menjelaskan komposisi dari top manajemen? Apakah struktur organisasi telah memiliki relasi yang diperlukan? Apakah tanggung jawab dan kewenangan telah didefinisikan dan dikomunikasikan pada orang yang berkepentingan pada perkembangan sistem manajemen kualitas? Management representative Adakah anggota dari top manajemen ditunjuk sebagai "wakil manajemeh" oleh top manajemen? Apakah "wakil manajemen" punyai tanggung jawab dan kewenangan yang meliputi: a) Meyakinkan apakah proses dari sistem manajemen kualitas

telah dibuat dan dijaga. b) Melaporkan pada manajemen dari sejauh mana kemajuan

sistem manajemen kualitas dan sekaligus mengusulkan perbaikan.

c) Mengenalkan kesadaran akan kebutuhan konsumen pada organisasi.

Internal commumcation Apakah organisasi mengkomunikasikan sistem manajemen kualitas di semua level dan fungsi organisasi dan memeriksa efektivitasnya? Quality manual Apakah quality manual telah dibuat dan dijaga? Apakah quality manual termasuk: a) Ruang lingkup dari sistem manajemen kualitas b) Prosedur yang telah didokumentasikan c) Deskripsi urutan dan hubungan dari proses termasuk sistem

manajemen kualitas yang sesuai dengan kegiatan , ukuran , komplexitas operasi dan kompetensi anggota dari organisasi.

Apakah quality manual dikontrol? (5.5.6)

V

V

V

V V

V

V

V

V

V

V

V

5d

5.5.6 5.5.6.1

5.5.6.2

5.5.7 5.5.7.1

5.5.7.2 5.5 7.3

5.6 5.6.1

Control of documents Apakah dokumen prosedur telah dibuat dan dikontrol (termasuk dokumen rekaman kualitas) sesuai yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas? Apakah kontrol prosedur temasuk: a) Menyetujui dokumen untuk kelayakan sebelum dikeluarkan b) Mereview, memperbarui secukupnya dan menyetujui ulang

dokumen tersebut c) Untuk mengidentifikasi status revisi terbaru dari dokumen d) Untuk meyakinkan versi yang terbaru tersedia saat akan

dipakai e) Untuk meyakinkan dokumen yang tersedia legal, tersedia,

dapat diidentifikasi, dan dapat dilacak f) Untuk meyakinkan bahwa dokumen dari luar telah ditandai

dan ruang edar mereka dikontrol g) Untuk menghindari pengunaan dokumen yang sudah

dibuang dan ditandai kembali jika masih diperlukan lagi.

Control of quality records Apakah dokumentasi prosedur telah dibuat dan mencakup identifikasi, penyimpanan, perlindungan, mengambilan kembali (retrieval), dari rekaman kualitas Apakah rekaman kualitas selalu dikontrol? Apakah ada catatan mengenai bukti dari komplam konsumen seperti berikut: D Barang konsumen hilang rusak, atau tidak cocok dengan

permintaan konsumen D Hasil dari tindakan perbaikan D Hasil dari tindakan pencegahan. Management review Apakah top manajemen mereview sistem manajemen kualitas untuk meyakinkan bahwa tetap tersedia dan sesuai dan dilakukan dengan efektif?. Apakah review internal direncanakan?

V

V V

V

V V

V

V

V

51

5.6.2 5.6.2.1

5.6.3

5.6.4

Review input Apakah masukan input termasuk: a) Hasil audit b) Masukan dari konsumen c) process performance dan kesesuaian produk d) tindakan yang perbaikan setelah review terdahulu e) Perubahan yang bisa berefek pada sistem manajemen

kualitas Review output Apakah output dari review mencakup tindakan yang berhubungan dengan: a) Peningkatan dari sistem manajemen kualitas dan prosesnya b) Peningkatan dari produk hingga sesuai dengan kebutuhan

konsumen c) sumber daya yang diperlukan Apakah hasil manajemen review direkam (recorded) (5.5.7)

V

V

52

Tabel 4.4 Resource Management

6.0 RESOURCE MANAGEMENT 6.1

6.1.1

6.1.2

6.2 6.2.1

6.2.1.1

6.2.2

6.2.2.1

6.2.2.2 6.2.2.3

6.2.2.4

6.3 6.3.1

6.3.2 6.4

6.4.1

Provision of resources Apakah organisasi menerapkan metode untuk menentukan jumlah dan untuk menetapkan ketersediaan sumber daya yang diperlukan? Apakah sumber daya tersedia saat dibutuhkan (on time )?

Human resources Assignment of personnel Apakah personel yang bertanggung jawab dalam sistem kualitas mempunyai dasar dalam:

D Tingkat pendidikan yang dibutuhkan D telah menerima pelatihan D mempunyai keterampilan yang memadai D Mempunyai pengalaman yang mencukupi Training, awareness and competency Apakah disediakan fasilitas training untuk mendukung kompetensi personel? Apakah efektifitas training selalu dijaga dan dikembangkan? Apakah organisasi yakin bahwa pekerja sadar akan betapa pentingnya aktivitas mereka dalam kontibusi untuk mencapai tujuan kualitas? Apakah catatan mengenai pendidikan, pengalaman, dan pelatihan disimpan dan dipelihara? (5.5.7) Facilities Apakah fasilitas yang diperlukan telah dipenuhi termasuk: a) Tempat kerja dan fasilitas tambahan b) Peralatan kerja beserta alat pendukungnya c) servis lain sebagai pendukung. Apakah semua fasilitas dijaga untuk mencapai kesuaian produk? Work environment

Apakah tipe dari lingkungan kerja cocok untuk proses produksi sesuai yang telah ditetapkan?

V

V

X X

V

X V

X

V

V

S3

Tabel 4.5. Product Realization

7.0 PRODUCT REALIZATION 7.1

7.1.1

7.2 7.2.1

7.2.1.1

7.2.2 7.2.2.1

7.2.2.2

7.2.2.3

7.2.2.4 7.2.3

7.2.3.1

7.3 7.3.1

7.3.1.1

7.3.1.2

Planning of realization processes Sudahkah organisasi menetapkan hal-hal sbb dalam proses perencanaan realisasi produk: D Tujuan kualitas dari produk sesuai proyek atau kontrak • Kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumentasi serta

menyiapkan sumber daya dan fasilitas sesuai dengan kebutuhan produk

D Rekaman yang diperlukan sebagai bukti dari proses dan kesuaian produk

Customer related processes Identification of customer requirements Apakah proses telah ditentukan untuk memenuhi kebutuhan konsumen termasuk: D Keinginan konsumen termasuk tingkat ketersediaan,

pengiriman, dan saran pendukung D Kebutuhan konsumen yang tidak disampaikan tetapi sangat

diperlukan. D Peraturan dan persyaratan yang diperlukan produk. Review of product requirements Apakah organisasi mengetahui kemauan kcnsumen dan punya komitmen untuk memenuhi kemauan itu? Apakah proses review mencakup: D Pendefinisian keperluan produk / tujuan produk D Apakah organisasi mempunyai kemampuan memenuhi

kebutuhan konsumen Apakah proses review dapat meyakinkan bahwa jika ada perubahan kebutuhan produk dapat dipenuhi sesuai dengan kemampuan organisasi? Apakah hasil review dicatat dan terus ditingkatkan? (5.5.7) Customer communication Apakah ada pengaturan oleh organisasi sehubungan dengan: D Informasi produk; D Pemesanan, kontrak, dan cara penanganan order D Tanggapan konsumen termasuk komplain dari konsumen. Design and / or development Design and / or development planning Apakah organisasi merencanakan dan mengontrol desain dan mengembangkan produk yang ada? Apakah desain dan rencana pengembangan termasuk: D Tahapan desain atau proses pengembangan; D Review, verifikasi dan validasi aktiyitas di setiap tahap

desain atau pengembangan

V V

V

V

V

V

V

V

XX

XX XX

54

7.0 PRODUCT REALIZATION

7.3.1.3

7.3.1.4

132 7.3.2.1

7.3.2.2

7.3.2.3 7.3.3

7.3.3.2

7.3.3.3

73.4 7.3.4.1

7.3.4.2 / uJmJ

7.3.5.1

7.3.5.2

D Tanggung jawab dan kewenangan untuk aktivitas desain dan pengembangan.

Apakah organisasi mengatur pertemuan setiap grup yang terlibat dalam proses pengembangan dan desain untuk meyakinkan bahwa terjalin komunikasi yang efektif dan tanggung jawab yangjelas Apakah rencana hasil desain dan pengembangan selalu di up-date sesuai dengan kemajuan desain dan pengembangan? Design and / or development inputs Apakah masukan yang berhubungan dengan kebutuhan produk telah ditentukan, didokumentasikan, dan dievaluasi untuk kesesuaiannya? Apakah masukan untuk desain dan pengembangan termasuk: D Fungsi dan performance yang diinginkan D Peraturan yang ada / spesifikasi yang ada D Infonnasi yang didapat dari desain lama yang sejenis D Keperluan lain yang perlu untuk desain baru. Apakah semua hambatan selama review dapat dicatat Design and / or development outputs Apakah hasil desain atau pengembangan termasuk: D Sesuai dengan masukan desain D Menyediakan informasi untuk produksi dan service D Berisi kriteria penerimaan produk D Mendefinisikan karakteristik dari produk mulai dari cara

pemakaian sampai penyimpanan sehingga penggunaan produkjelas.

Apakah semua hasil desain dan pengembangan telah disetuiui sebelum dikeluarkan? Design and / or development review Apakah organisasi mengidentifikasi tahapan proses review: a) Mengevaluasi kemampuan untuk memenuhi kebutuhan b) Mengidentifikasi persoalan dan meyiapkan pemecahannya Apakah hasil dari review dan tindakan selanjutnya direkam? Design and / or development verification Apakah verifikasi desain dan pengembangan dilakukan untuk meyakinkan bahwa hasil sesuai dengan masukan desain dan pengembangan? Apakah hasil dari review dan tindakan selanjutnya direkam? (5.5.7)

XX

XX

XX

XX

XX XX XX XX XX

XX XX XX XX

XX

XX XX XX

V

V

I

55

7.3.6 7.3.6.1

7.3.6.2 73.7

7.3.7.1

7.3.7.2

7.3.7.3 7.4

7.4.1 7.4.1.1

7.4.1.2

7.4.1.3 7.4.1.4

7.4.2 7.4.2.1

7.4.2.2

7.4.3 7.4.3.1

7.5 7.5.1

7.5.1.1

Design and / or development validation Apakah desain atau pengembangan di validasi untuk meyakinkan bahwa produk sesuai dengan keperluan yang diinginkan? Apakah hasil dari review dan tindakan selanjutnya direkam? Control of design and / or development changes Apakah proses yang ditetapkan untuk kontrol desain dan ditetapkan? Apakah semua desain diverivikasi, divalidasi dan disetujui sebelum dimplementasikan? Apakah hasil dari review dan tindakan seJanjutnya direkarn? Purchasing Purchasing control Apakah organisasi mengontrol proses pembelian agar pembelian sesuai dengan kebutuhan? Apakah organisasi mengevaluasi dan memilih supplier sesuai dengan kemampuannya memenuhi kebutuhan organisasi? Apakah kriteria pemilihan dan evaluasi periodik telah dibuat? Apakah hasil dari review dan tindakan selanjutnya direkam? (5.5.7) Purchasing control Apakah organisasi telah menetapkan isi dari dokumen pembelian? Apakah dokumen pernbelian mempunyai informasi tentang produk yang dibeli termasuk: a) Kualifikasi dari:

D produk D Proses D Prosedur D peralatan D Personel

b) Kebutuhan sistem manajemen kualitas Verification of purchased product Apakah organisasi telah mengidentifikasi dan memverifikasi produk yang telah dibeli Production and service operation Operations control Apakah organisasi mengontrol produk dan service melalui: a) Ketersediaan informasi yang menerangkan karakter dari

produk b) Tersediannya instruksi manual c) Penggunaan peralatan yang sesuai untuk tujuan service d) Ketersediaan peralatan pengukuran dan monitor e) implementasi dari proses yang telah ditetapkan untuk

peluncuran, pengiriman dan layanan purna jual

V

V

XX

V

A/

V

V

V V

X

V

V

V

V V V X

7.5.2 7.5.2.1

7.5.2.2

7.53 7.5.3.1

Identification and treaceability Apakah organisasi dapat mengidentifikasi produksi selama proses produksi dan setelah dijual? Apakah organisai memiliki kontrol dan merekam ciri unik dari produk jika pelacakan diperlukan? (5.5.7) Customer property Apakah proses pelatihan konsumen telah dikontrol organisasi dan telah dilaksanakan? Apakah proses sebagai benkut termasuk dalam hak konsumen D Perlindungan D Maintenance

7.5.3.3

7.5.4 7.5.4.1

Apakah data tentang didokumentasikan?

produk cacat, rusak telah

Preservation of product Apakah metode kontrol termasuk. D Identifikasi D Handling D Penyimpanan D Proteksi

D Pengepakan

T

T

x

XX

T

V

7.5.4.3 Apakah kontrol dilakukan pada semua bagian dari produk? T 7.5.5

7.5.5.1 Validation of processes Apakah organisasi telah mengidentifikasi proses produksi dan proses service hingga dapat divalidasi?

T 7.5.5.2

7.5.5.3

Apakah proses telah valid hingga mampu memenuhi rencana yang telah disusun?

T Apakah pengaturan validasi ditetapkan dan termasuk: a) Kualifikasi dari prcses b) Kualifikasi dari peralatan dan personel c) Penggunaan prosedur d) Kebutuhan rekaman (record) e) re-vaUdasi

V

V V

7.6 7.6.!

Controi of measuring and monitoring devices Apakah organisasi telah mengidentifikasi peralatan pengukuran dan monitoring beserta hasil pengukuran baku yang diperlukan agar produk sesuai dengan kebutuhan?

V

7.6.2 Apakah peralatan pengukuran dan monitoring tetap terjaga sehinga hasilnya sesuai dengan hasil pengukuran baku?

T 7.6.3 Apakah peralatan pengukuran dan monitoring:

a) Terkalibrasi dan disesuaikan secara periodik atau sebelum digunakan, sesuai dengan standard Terlindungi dari kerusakan dan kesalahan selama penggunaan, penyimpnan dan perawatan Apakah hasil kalibrasi direkam (5.5.7);

b)

c) 7.6.4 Apakah software peralatan untuk pengukuran dan monitoring

softwares telah divalidasi sebelum digunakan? X

Tabel 4.6. Measurament, Analysis and Improvement

s 8.1

8.1.1

8.1.2

8.2 8.2.1

8.2.1.1

8.2.1.2

8.2.2 8.2.2.1

8.2.2.2

8.2.2.3 8.2.2.4 8.2.2.5

8.2.2.6

8.2.2.7

8.2.3 8.2.3.1

8.2.3.2

8,2.4 8.2.4.1

.0 MEASUREMENT, ANALYSIS ANDIMPROVEMENT Planning Apakah organisasi pernah merencanakan aktivitas pengukuran dan monitoring yang diperlukan untuk mendapatkan improvement yang diiinginkan? Apakah organisasi mendefinisikan proses yang harus dikerjakan untuk pegukuran dan monitoring termasuk tujuan, kegunaannya dan metode statistik yang dipakai? Measurement and monitoring Customer satisfaction Apakah organisasi menetapkan metodologi untuk mendapatkan informasi dari kepuasan konsumen? Apakah informasi yang didapat dapat digunakan sebagai alat analisa dari performance sistem manajemen kualitas? Internal audit Apakah dokumentasi prosedur yang dibuat termasuk: D Tanggung j awab D Keperluan untuk diadakan audit D Meyakinkan bahwa audit independen D Merekam hasil audit D Melaporkan pada tingkat manajemen. Apakah audit direncanakan daiam program audit dengan pertimbangan: D Status dan kepentingan dari area yang akan diaudit D Hasil dari audit sebelumnya. Apakah frekwensi audit ditetapkan ? Apakah rencana direview setiap periode? Apakah proses intemal audit mempunyai tujuan dimana sistem manajemen kualitas: D Dapat memenuhi tuntutan standar internasional D Apakah telah diimplementasikan secara efektif dan dijaga. Apakah manajemen meluangkan waktu untuk melakukan tindakan perbaikan dari hasil audit? Apakah tindakan kelanjutan dari proses audit termasuk: D Verifikasi dari implementasi dari tindakan pembetulan D Melaporkan hasil verifikasi Measurement and monitoring of processes Apakah metode yang digunakan dalam pengukuran dan monitoring dapat memenuhi kebutuhan konsumen? Apakah metode dapat memastikan kemampuan setiap proses dalam memenuhi tujuan di atas? Measurement and monitoring of product Apakah organisasi telah menetapkan tahapan untuk mengukur dan memonitoring karaktristik produk?

<

1

V

V

V

X

V V

V V V

V

V

X

58

8.0 MEASUREMENT, ANALYSIS ANDIMPROVEMENT 8.2.4.2

8.2.4.3

83 8.3.1

8.3.2

8.3.3

8.3.4

8.4 8.4.1

8.4.2

8.4.3

8.5 8.5.1

8.5.1.1

8.5.1.2

8.5.2 8.5.2.1

Apakah ada bukti bahwa karakteristik produk memenuhi tujuan pemakaian dari produk itu sendiri? Apakah produk atau service telah dapat memuaskan konsumen atau minimal dapat diterima oleh konsumen. Control of non-conformity Apakah dokumentasi prosedur telah dibuat untuk mendukung kontrol dari tingkat kecacatan? Apakah kontrol proses dapat memastikan bahwa produk cacat tidak dikirim atau disalah gunakan? Apakah setelah produk diperbaiki, harus dire-verifikasi untuk memastikan kesesuaiannya? Apakah didalam kontrol proses termasuk tindakan jika kecacatan diketahui setelah pengiriman dan akibat yang harus diterima? Analysis of data Apakah organisasi mencari data dan menganalisanya untuk menetapkan kesesuaian dan efektifitas dari sistem manajemen kualitas, seiain itu digunakan untuk mencari pengembangan lain yang bisa dilakukan? Apakah data termasuk yang berasal dari pengukuran dan monitoring dan sumber lain yang dapat dipercaya? Apakah data yang digunakan untuk analisa menyediakan infoimasi tentang: G Kepuasan atau ketidak puasan konsumen D Kesesuaian dengan kebutuhan konsumen D Karakteristik proses, produk dan trend yang ada D Supplisr. Improvement Planning for continual improvement Apakah organisasi merencanakan dan mengatur proses yang diperlukan untuk pengembangan sistem manajemen kualitas. Apakah organisasi menggunakan informasi dibawah ini untuk pengembangan sistem manajemen kualitas: D Kebijaksanaan kualitas D Tujuan kualitas D Hasil audit D Analisa data D Tindakan pecegahan/pembetulan D Review manajemen Corrective action Apakah organisasi membuat dokumentasi prosedur untuk tindakan pembetulan sesuai kebutuhan untuk:

a) Mengidentifikasi kecacatan (termasuk komplain konsumen) b) Penyebab dari kecacatan c) Merencanakan tindakan agar kecacatan tidak terulang d) Menetapkan dan menjalankan tindakan pembetulan e) Merekam hasil dari tindakan yang dilakukan f) Mereview tindakan perbaikan tersebut

V

X

V

V

V

X

V

>/

V

4

V

59

8.0 MEASUREMENT, ANALYSIS ANDIMPROVEMENT 8.5.2.2

8.53 8.5.3.1

8.5.3.2

Apakah tindakan pembetulan untuk pencegahan kecacatan sesuai dengan masalah yang ada? Preventive action Apakah organisasi membuat dokumen tentang tindakan pencegahan sesuai keperluan untuk: a) Mengidentifikasi kecacatan yang mungkin timbul dan

penyebabnya. b) Menetapkan dan meyakinkan implementasi dari tindakan

pencegahan c) Merekam hasil tindakan d) Mereview tindakan pencegahan tersebut Apakah tindakan pencegahan dapat mengatasi penyebab utama kecacatan yang ada?

V

4

Dari hasil pembandingan checklist keadaan awal sistem kualitas P.T

CONBAT dan checklist keadaan akhir ini dapat dilihat bahwa sistem

kualitas dalam lingkungan perusahaan telah mengalami perubahan,

dimana pada checklist akhir ini dapat dilihat bahwa perusahaan telah

hampir sepenuhnya menjalankan sistem kualitas sesuai ISO

9001:2000, kecuali beberapa klausul yang memang tidak diterapkan

dalam lingkungan perusahaan. Hasil checklist akhir ini juga

memperlihatkan tingkat kesesuaian sistem kualitas perusahaan

dibandingkan dengan sistem kualitas ISO 9001:2000 adalah 95%.

• Minor (kekurangan): Hasil dari checklist ini tidak dapat mencapai

100 % karena perusahaan tidak menerapkan beberapa klausul,

klausul-klausul yang tidak diterapkan di perusahaan adalah:

1. Klausul 5.4.1.

Top manajemen belum menentukan mekanisme review

kebijakan kualitas karena belum menemukan cara yang

dianggap tepat Diharapkan dalam waktu dekat ini pihak

manajemen telah menentukan cara review kebijakan kualitas.

2. Klausul 5.4.1.2

Pihak manajemen belum melakukan pengukuran tujuan kualitas

apakah sesuai dengan efektivitas sistem manajemen dengan

alasan belum menemukan cara pengukuran, tetapi pada waktu

dekat ini akan dipakai catatan komplain konsumen sebagai

dasar pengukuran efektifitas tujuan kualitas.

3. Klausul 6.2.1.1

Karyawan personalia tidak mempunyai keterampilan dan

pengalaman yang mencukupi dalam pelaksanaan sistem kualitas

dan implementasinya, tetapi perusahaan segera akan menindak

lanjuti dengan memberikan pelatihan dan ketrampilan dalam hal

sistem kualitas sesuai ISO 9001:2000.

4. Klausul 6.2.2.2

Peiusahaan memang menyediakan fasilitas training, tetapi tidak

pemah menjaga efektifitas dan mengembangkan training,

training dilakukan jika ada karyawan baru dan materi training

selalu tetap.

5. Kiausul 6.2.2.4

Catatan pelatihan tidak pernah dibuat, karyawan yang baru

langsung mulai bekerja tanpa dinilai dari hasil trainingnya.

6. Klausul 7.3.1-7.3.4

Perusahaan tidak pernah melakukan proses desain atau

pengembangan, sehingga klausul 7.3.1 sampai klausul 7.3.4

tidak dilakukan pada lingkungan perusahaan. Karena teknologi

pembuatan accu sudah paten dan selain itu type dan

perkembangan accu sudah maksimal jadi tidak mungkin

dilakukan perubahan atau desain baru lagi, kecuali model casing

dan cover dari accu.

7. Klausul 7.4.2.1

Perusahaan tidak pemah menetapkan isi dari dokumen

pembelian, karena isi dokumen pembelian antara vendor yang

satu dengan yang lain dapat berbeda baik isi maupun perjanjian

pembeliannya, tetapi semua dokumen pembelian harus memuat

hal-hal yang tercantum pada klausul 7.4.2.2

8. Klausul 7.5.1.1 (e)

Perusahaan tidak pemah memberikan layanan puma jual pada

hasil produknya, yang ada adalah pemberian kompensasi barang

sebagai garansi sebesar 1% dari total pembelian.

9. Klausul 7.5.3.1

Perusahaan tidak pemah melakukan pelatihan konsumen.

Karena dianggap konsumen telah tahu dengan baik bagaimana

penggunaan dan cara merawat accu dengan baik, untuk salah

satu jenis accu produksi P.T CONBAT telah dilampirkan

tatacara perawatan dan pemakaian accu dengan baik.

10. Klausul 7.5.3.2

Perusahaan tidak pernak memberikan perlindungan produk pada

konsumen termasuk garansi atau perawatan karena perusahaan

tidak pernah menjual dalam partai kecil, tetapi perusahaan

berusaha untuk memastikan kualitas produknya dengan sebaik

mungkin, selain itu untuk garansi produk telah ditetapkan yaitu

1% dari total pembelian.

11. Klausul 7.6.4.

Perusahaan tidak pernah menggunakan software pengukuran.

Pengukuran dilakukan dengan menggunakan cara manual, yaitu

pengamatan secara visual.

12. Klausul 8.2.2.2

Perusahaan belum pernah melakukan audit mutu sehingga

belum bisa mempertimbangkan hasil audit sebelumnya sebagai

masukan untuk pengembangan sistem, tetapi perusahaan akan

menggunakan hasil audit ini untuk pengembangan sistem di

masa mendatang.

13. Klausul 8.2.4

Perusahaan tidak penah melakukan pengukuran dan

pengamatan produk karena dianggap bahwa accu merupakan

produk yang umum sehingga tidak perlu dilakukan pengukuran

dan pengamatan penggunaan accu secara khusus, yang

dilakukan perusahaan adalah menjaga agar karakteristik produk

dapat memenuhi standard yang telah ditentukan (JIS,DIN).

• Catatan poin baik dan buruk pada departemen PPIC:

- Sebagian besar buruh tidak mengetahui visi dan misi

perusahaan, yang menandakan bahwa kepala bagian belum

melakukan koordinasi dan pelatihan pada karyawannya.

63

- Form-form dan dokumentasi sudah merupakan revisi

terbaru.

- Pengaturan form atau rekaman kurang teratur.

Hasil internal audit departemen PPIC selengkapnya dapat dilihat

pada lampiran 4

4.2. Manfaat lain dari implementasi sistem kualitas ISO 9001:2000 pada

lingkungan perusahaan

Selain pembuatan dan implementasi sistem kualitas sesuai ISO

9001:2000, manfaat lain yang dirasakan oleh perusahaan adalah peningkatan

hasil produksi/produktifitas karyawan, dan kecepatan waktu belajar karyawan

baru untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaannya.

Berikut ini adalah data produksi dan kecacatan selama tahun 2001

dibandingkan tahun 2002 setelah dilakukan implementasi ISO 9001:2000:

Tabel 4.7. Total Cacat Produksi Accu tahun 2001 - 2002

TYPE NS40

N40

N50 N70

N100 N120 N150 N200 DIN55

DIN66 DIN88 TOTAL

HASIL PRODUKSI

2001

2099

2390

8536

1836

1132

2217 1398

152

601

648

462

21521

2002

605

1428

8232

4247

1002

2177 2558

400

375

580

176

21780

JUMLAH KECACATAN

2001

30

12

210

82

25

41 57

11 39

5 12

524

2002

14

9

221

114

41

39

63

2 7

4 8

522

PERSENTASE KECACATAN

2001

1.43%

0.50%

2.46%

4.35% 2.21%

1.85% 4.08%

7.24%

6.49%

0.77% 2.60%

2.43%

2002 2.31%

0.63%

2.68%

2.68%

4.09% 1.79%

2.46%

0.50%

1.87%

0.69%

4.55% 2.40%

I

PERBEDAM KECACATAN TAHUN

2001 DAN 2002

-0.88%

-0.13%

-0.22%

1.66%

-1.88%

0.06% 1.61%

6.74%

4.62%

0.08% -1.95%

0.04%

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa penurunan jumlah cacat produksi

accu total sebesar 0.04% antara produksi selama tahun 2001 dan tahun 2002.

Tetapi hasil ini belum dapat dikatakan hasil final, untuk memperoleh analisa

apakah benar-benar terjadi penurunan cacat maka harus digunakan bantuan

teknik statistik yaitu menggunakan pengujian distribusi t.

64

Hasil pengujian distribusi t dengan menggunakan minitab adalah sebagai

berikut:

Hipotesa: HO: 5 = 0 a=5% Hl: 5*0

T-Test of the Mean

Test of mu - 0.000 vs mu not = 0.000

Variable N Mean StDev SEMean T P Bedacacat 11 0.883 2.678 0.808 1.09 0.30

Dari hasil ini dapat dilihat bahwa nilai T adalah 1.09, sedangkan nilai tabel T

untuk N (11-1) dan a = 5% adalah 2.228,

Sehingga -2.228 < T < 2.228

Kesimpulan: terima HO, penurunan cacat produk tidak signifikan, tidak ada

perubahan sebelum dan sesudah implementasi sistem manajemen ISO

9001:2000.

Sistem manajemen kualitas ISO 9001:2000 juga memudahkan proses

pembelajaran karyawan baru, proses pembelajaran ini diharapkan jauh lebih

cepat daripada proses pembelajaran selama ini yaitu dengan menerangkan satu

per satu semua sistem yang ada dalam lingkungan perusahaan. Dengan adanya

dokumeniasi sistem kualitas maka karyawan baru tersebut tinggal diberi kopi

manual kualitas, dan standard prosedur/instruksi kerja di tempat dia

ditugaskan, jika ada pertanyaan dapat dibantu dan ditanyakan kepada kepala

departemen, setelah karyawan baru selesai membaca dan mengerti isi instruksi

kerja maka kepala departemen atau karyawan senior bertugas untuk

memberikan pelatihan/keterangan di lingkungan kerja perusahaan pada

karyawan baru tersebut dan menilai apakah dia cocok ditempatkan pada bagian

ini atau harus dicarikan bagian lain yang lebih sesuai dengan kemampuan

karyawan baru ini. Hasil pelatihan karyawan ini disimpan sebagai referensi

untuk masa mendatang, sebagai data untuk promosi atau dasar pemindahan

bagian.