i02_sop prosedur audit internal - wxmod.bppt.go.idwxmod.bppt.go.id/dokumen/iso9001:2015/sop bbtmc...

PROSEDUR AUDIT INTERNAL2305000/SOP/I/02

BALAI BESAR TEKNOLOGI MODIFIKASI CUACABADAN PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGIGedung Ir. Moch. Soebagio, Geostech (820), Klaster IV, Kawasan Puspiptek, Tangerang Selatan 15314Telp. : 021-75791377 Ext. 4175Fax. : 021-75791409Laman : http://www.bppt.go.id; http://wxmod.bppt.go.idEmail : [email protected]

mailto:[email protected]

http://wxmod.bppt.go.id/

http://www.bppt.go.id/

Dokumen ini tidak dikendalikan jika diunduh/dicetak

HALAMAN IDENTITAS DAN PENGESAHAN

NOMOR 2305000/SOP/I/02 TGL. PEMBUATAN 23 Mei 2018PENANGGUNG JAWAB Tim ISO TGL. REVISI -

NO. REVISI 00 TGL. TERBIT 25 Juli 2018NAMA SOP Prosedur Audit Internal

Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:

Panduan Mutu BB-TMC klausul 9.2 - Memahami Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015- Memiliki sertifikasi auditor internal untuk ISO 9001:2015

Keterkaitan: Peralatan dan Perlengkapan:

Panduan Mutu BB-TMC ATK, Laptop/Komputer, Jaringan Internet, dan Printer

Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:

Apabila SOP tidak dilakukan sebagaimana mestinya, maka:

1. Audit Internal tidak dapat dipastikan mendukung mutu

2. Dicabutnya sertifikasi ISO

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

Dibuat oleh: Disetujui oleh: Disahkan oleh :

Nama Nyayu Fatimah Z Hafsah Halidah Tri Handoko Seto

Jabatan Sekretaris Tim ISO Ketua Tim ISO Kepala BB-TMC

Tanggal

Tanda Tangan

DAFTAR ISI

I. TUJUAN........................................................................................................................1

II. RUANG LINGKUP........................................................................................................1

III. DEFINISI.......................................................................................................................1

IV. REFERENSI..................................................................................................................1

V. ITD TERKAIT................................................................................................................2

VI. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB..............................................................................2

VII. PROSEDUR..................................................................................................................2

A. Kualifikasi Tim Auditor...............................................................................................2

B. Tahapan Program Audit Internal...............................................................................3

VIII. INDIKATOR KINERJA..................................................................................................4

IX. LAMPIRAN....................................................................................................................4


NOMOR No. 2305000/SOP/T/02JUDUL Prosedur Audit InternalPENANGGUNG JAWAB Tim ISO

No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 25 Juli 2018 Hal : 1 dari 4

I. TUJUAN Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk memastikan pelaksanaan audit mutu internal di BB-TMC dapat diimplementasikan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan yang berkesinambungan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam Panduan Mutu.

II. RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur pelaksanaan audit internal yang mengacu pada Panduan Mutu BB-TMC.

Pelaksanaan audit internal terdiri atas proses-proses berikut:

1. Perencanaan Audit

2. Persiapan Audit

3. Pelaksanaan Audit

4. Tindak Lanjut

III. DEFINISI

Audit Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu.

Audit internal Audit yang dilaksanakan oleh staf BB-TMC terhadap Bidang dan Bagian di lingkungan BB-TMC berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.

Auditor Pihak yang melakukan audit

Auditi Pihak pihak yang diaudit

Temuan major Temuan yang berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan sehingga sasaran mutu yang ditetapkan tidak tercapai

Temuan minor Temuan yang tidak berpengaruh secara langsung terhadap mutu layanan sehingga sasaran mutu yang ditetapkan masih dapat tercapai

Temuan observasi Temuan yang tidak dicantumkan pada kriteria audit tapi menjadi masukan yang penting bagi perbaikan berkelanjutan

Tindakan perbaikan

Tindakan-tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki berdasarkan temuan-temuan dari audit internal.

IV. REFERENSI Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan (SNI ISO 9001:2015)




V. ITD TERKAITPanduan Mutu BB-TMC

VI. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB1. Kepala BB-TMC bertanggung jawab untuk melakukan validasi terhadap seluruh

seluruh ITD milik BB-TMC.

2. Kepala Bidang dan Bagian bertanggung jawab untuk melakukan validasi terhadap perubahan ITD yang bersifat darurat/sementara.

3. Tim ISO bertanggung jawab untuk melakukan pengendalian ITD serta memperbaiki dan merevisi prosedur pengendalian ITD jika diperlukan.

4. Tim Auditor bertanggung jawab untuk melaksanakan audit terhadap auditi sesuai dengan jadwal yang ditentukan

5. Ketua Tim Auditor bertanggung jawab untuk memimpin seluruh pelaksanaan audit dari opening hingga closing serta membuat kesimpulan dalam laporan audit.

VII. PROSEDURA. Kualifikasi Tim Auditor

Untuk mencapai tujuan audit diperlukan tim auditor yang kompeten dan sesuai. Persyaratan minimal untuk Ketua Tim Audit dan Anggota Tim Audit adalah sebagai berikut:

1. Ketua Tim Auditor

- Memiliki sertifikat pelatihan auditor yang diselenggarakan oleh lembaga dari lembaga yang berwenang

- Memiliki kemampuan manajerial untuk mengelola anggota tim auditor

- Memiliki kemampuan presentasi yang baik untuk mempresentasikan hasil audit kepada pihak manajemen BB-TMC

2. Anggota Tim Auditor

Memiliki sertifikat pelatihan auditor yang diselenggarakan oleh Auditor terkualifikasi.

3. Observer

Calon auditor yang diarahkan untuk menjadi auditor tetap




B. Tahapan Program Audit InternalTahapan proses perencanaan audit adalah sebagai berikut:

No

Kegiatan Pelaksana

Tim ISO Kepala BB-TMC

Ka Bid &Ka Bag

Tim Auditor

A. Perencanaan Audit




No

Kegiatan Pelaksana


Ka Bid &Ka Bag

Tim Auditor

1.Menyusun draft program Audit Internal pada awal tahun kegiatan yang mencakup seluruh kegiatan layanan BB-TMC.

2. Membahas draft program audit internal BB-TMC.

3. Menyetujui program audit internal BB-TMC.

4. Mendistribusikan program Audit Internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

B. Persiapan Audit

1. Mengirim surat pemberitahuan pelaksanaan audit internal kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

2. Menetapkan Tim Auditor Internal dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut.

3. Membuat dan mengesahkan Surat Tugas pelaksanaan audit internal.

4 Melakukan rapat tim auditor untuk membuat daftar periksa audit (check list)

5. Menyerahkan check list kepada Tim ISO.

C. Pelaksanaan Audit

1.Ketua Tim Auditor dan Ka. BB-TMC membuka kegiatan Audit Internal (opening). Ketua Tim Auditor memperkenalkan peserta serta konfirmasi penjadwalan audit.

2.Melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan. Kegiatan audit harus selesai pada waktu yang telah dijadwalkan dan telah ditulis tindaklanjutnya

3.Melakukan rapat auditor yang dipimpin oleh Ketua Tim Auditor. Rapat berisi tentang laporan temuan dari masing-masing auditor

3.Memimpin closing meeting setelah pelaksanaan Audit Internal selesai.




No

Kegiatan Pelaksana


Ka Bid &Ka Bag

Tim Auditor

6.Membuat laporan temuan audit beserta tindaklanjutnya yang telah ditandatangani oleh Auditor dan Auditee, serta menyerahkan laporan asli kepada Tim ISO dan tembusannya kepada Kepala Bidang /Kepala Bagian terkait.

B. Tindak Lanjut

1.Tim ISO dan Ka. BB-TMC memonitor hasil audit internal untuk dilakukannya RTM

2.Mendistribusikan Laporan Audit Internal kepada Kepala BB-TMC, para Kepala Bidang dan Kepala Bagian.

VIII. INDIKATOR KINERJA1. Lama waktu persiapan audit : 8 Hari Kerja

2. Lama waktu pembuatan laporan audit dari audit terakhir hingga closing meeting

: 10 Hari Kerja

IX. LAMPIRANLampiran 1 – Daftar Periksa Audit Internal

Lampiran 2 – Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan

Lampiran 3 – Laporan Audit Internal

DAFTAR PERIKSA AUDIT INTERNAL2305000/FRM/I/03

AUDITOR : AUDITI / FUNGSI :TANGGAL AUDIT :KRITERIA AUDIT(Klausul ISO 9001 / PM-PR-PerUUan)

DAFTAR PERTANYAAN

HASIL PENGAMATAN

KESESUAIAN(Ya/Tidak)

KATEGORI TEMUANMayor Minor Obs

Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan2305000/FRM/I/04

Auditi : Auditor : Tanggal :No. PTP :

Referensi: Kategori Temuan :

URAIAN KETIDAKSESUAIAN:

Auditor : Tanda Tangan : Tanggal :

ANALISA PENYEBAB KETIDAKSESUAIAN :

Auditi : Tanda Tangan : Tanggal :

URAIAN TINDAKAN PERBAIKAN:

Auditi : Tanda Tangan: Tanggal Penyelesaian :

TINJAUAN TERHADAP TINDAKAN PERBAIKAN:

Auditor : Tanda Tangan : Tanggal :

KESIMPULAN : Masalah selesai / Terbitkan PTPP baru : *)

LAPORAN AUDIT INTERNAL2305000/FRM/I/05

Ketua Tim Audit:Tanggal:

No. No. PTP Hasil Pengamatan

Tindakan Perbaikan

Waktu Penyelesaian

Kategori Temuan

i02_sop prosedur audit internal - wxmod.bppt.go.idwxmod.bppt.go.id/dokumen/iso9001:2015/sop bbtmc...

Documents