PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI

Dokumentasi dalam Pengelolaan Sistem Informasi

Apa pentingnya??????

• Kenangan

• Arsip

• Sesuatu yang perlu diingat

• Bukti

• Sesuatu yang perlu diabadikan

DOKUMENTASI

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi

yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan

informasi tentang suatu subyek.

Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-

deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir,

daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-

contoh obyek dari sistem informasi.

• Dokumen: Segala jenis catatan tertuis, gambar

atau rekaman yang berkaitan dengan kebutuhan

pengelolaan baik bersifat hardcopy ataupun

softcopy

• Dokumentasi: aktivitas pembuatan dan

pengelolaan dokumen

Dokumentasi pada sistem Informasi

Analisis

Perancangan

Implementasi

Perencanaan

Pemeliharaan

Dokumen dalam pengelolaan sistem informasi

Dokumen

Dokumen Pengembangan

Sistem

Dokumen Pengelolaan

Hardware

Software

Jaringan

Data dan Informasi

Pengumpulan data

1. Wawancara: hasil wawancara

2. Observasi: foto

3. Diskusi /rapat: Notulen rapat

Pendekatan Terstruktur

1. Proses: DFD

2. Data: ERD / Normalisasi

3. Program: Flowchart

Pendekatan Objek

UML

Dokumentasi Dokumen Dasar

Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)

Dokumentasi Prosedur Manual

Dokumentasi Prosedur

Dokumentasi Program

Dokumentasi Operasi

Dokumentasi Data

KEPERLUAN DOKUMENTASI

• Mempelajari cara mengoperasikan sistem

• Sebagai bahan pelatihan

• Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

• Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari

• Materi acuan bagi Auditor

• Back-up

• Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai

• Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Sifat Dokumentasi

• Internal, didalam departemen operasi

• eksternal, antar departemen lainnya

Bentuk Dokumentasi

• Dokumentasi Dokumen Dasar

• Dokumentasi Daftar Rekening (chart of

account)

• Dokumentasi Prosedur Manual

• Dokumentasi Prosedur

• Dokumentasi Sistem

• Dokumentasi Program

• Dokumentasi Operasi

• Dokumentasi Data

Dokumentasi Dokumen Dasar

• Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan

dokumen- dokumen dasar sebagai bukti

transaksi yang digunakan dalam sistem.

• Contoh :

Faktur penjualan, Order penjualan, order

pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account)

• Merupakan dokumentasi yang menunjukkan

informasi mengenai rekening-rekening yang

dipergunakan di dalam transaksi. Daftar

rekening berisi daftar dari kode rekening, nama

rekening, klasifikasinya (aktiva, utang, modal,

pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya),

serta petunjuk dari masing-masing rekening

bagaimana rekening tersebut dipergunakan.

Dokumentasi Prosedur Manual

• Merupakan dokumentasi yang menunjukkan

arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam

perusahaan. Dokumentasi ini menyedia-kan

informasi mengenai bagian mana yang

menyiapkan dokumen dasar, jumlah

tembusannya, bagian-bagian mana saja yang

mengarsipkannya dan kepada bagian mana

saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.

Dokumentasi Prosedur

• Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-

prosedur yang harus dilakukan pada suatu

keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur

pengetesan program, prosedur penggunaan file,

prosedur pembuatan back-up dan restore, dsb.

Dokumentasi Sistem

• Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem

informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem

(system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat

deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output

yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan,

deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita

kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian

untuk tiap-tiap sistem pengolahan.

• Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang

dibutuhkan oleh sistem analis, pemakai sistem, dan

auditor.

Dokumentasi Program

• Dokumentasi program menggambarkan logika

dari program dalam bentuk bagan alir program

(program flowchart), tabel keputusan (decision

table) dan bentuk pengendalian program.

• Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh

programmer bila akan memodifikasi atau

mengembangkan program.

Dokumentasi Operasi

• Dokumentasi operasi berisi penjelasan-

penjelasan cara dan prosedur-prosedur

mengoperasikan program. Dokumentasi ini

sangat berguna untuk operator.

Dokumentasi Data

• Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari

item-item data di dalam database yang

digunakan oleh sistem informasi.

• Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi

ini adalah data base administrator (DBA) dan

auditor.

Bentuk Dokumentasi

• Dokumentasi Dokumen Dasar

• Dokumentasi Daftar Rekening

(chart of account)

• Dokumentasi Prosedur Manual

• Dokumentasi Prosedur

• Dokumentasi Sistem

• Dokumentasi Program

• Dokumentasi Operasi

• Dokumentasi Data

Arus komunikasi Untuk memberi informasi Untuk mengidentifikasi Untuk menetapkan prosedur dan

standar Untuk mencatat Untuk memberi instruksi

Tujuan Dokumentasi

• Arus komunikasi

Komunikasi terjadi dalam tiga arah :• Ke bawah untuk melakukan instruksi

• Ke atas untuk memberi laporan

• Ke samping (Lateral) untuk memberi saran

• Untuk memberi informasi

Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.

• Untuk mengidentifikasi

Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi.

Tujuan Dokumentasi

• Untuk menetapkan prosedur dan standar

Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.

• Untuk mencatat

Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.

• Untuk memberi instruksi

Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.

Prinsip Dokumentasi

• Metode

Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. ManajerOperasi harus menetapkan dan memelihara salurankomunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikanbahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapatdigunakan.– Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :

• Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?

• Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?

• Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?

• Sirkulasi

• Pemeliharaan

• Aksesibilitas

Prinsip Dokumentasi

• Jumlah dokumentasi

Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.

• Kesederhanaan

Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.

Prinsip Dokumentasi

• Desain Form

Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :

• Typeface (huruf ketikkannya)

• Tata letak

• Warna

• Referensi

• Identifikasi

DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL

• Tujuan

Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi, memaksimalkan, dan mengakuratkan pemrosesan data.

• Cakupan

Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, Manual Hardware, dan Manual Software

– Secara garis besar Manual tersebut mencakup :• Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yang dapat

digunakan untuk referensi oleh semua staf.

• Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi

• Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware

• Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan Manual Software

NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE)

• Tujuan

Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan,pengembangan, dan modifikasi terhadap pelayanan yang merekaharapkan, apakah bersifat sementara atau permanen.

• Cakupan

Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untukmenunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan danpengantaran pekerjaan.

• Tanggung Jawab

Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yangdiberi wewenang.

• Metode Penggunaan

Metode penggunaannya terdiri dari : Waktu pembuatan, Verifikasi,Sirkulasi, Penarikan kembali, Pengarsipan

NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE)

• Tujuan

Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspekaktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementara ataupermanen, kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data.

• Cakupan

Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat inimenentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akandilaksanakan.

Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untukmengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis dimaklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khususatau sementara bagi Manual Operasi.

• Tanggung Jawab

Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggotastaf yang diberi wewenang.

• Metode Penggunaan

Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice

NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE)

• Tujuan

Untuk memberikan media guan mengkomunikasikan informasi umum,administrasi, dan semi teknik dalam departemen operasi.

• Cakupan

Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungandengan staf operasi saja, seperti prosedur internal, masalah lingkungan,keamanan, dan beberapa topik yang nampaknya sepele, namun apabilainstruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja, makainstruksi tersebut dapat mudah dipahami, dilupakan, diabaikan, atautidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan.

• Tanggung Jawab

Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggotastaf yang diberi wewenang.

• Metode Penggunaan

Metode penggunaannya sama dengan User Notice.

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

• SOP merupakan pedoman kerja bagi setiap

perusahaan dalam menjalankan kegiatan

operasionalnya.

• Dalam SOP biasanya diatur ketentuan-ketentuan

umum yang berlaku dalam suatu unit kerja,

sedangkan ketentuan khususnya diatur tersendiri

dalam bentuk Surat Edaran Direksi perusahaan

yang bersangkutan.

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

• Khusus SOP untuk departemen sistem informasi

juga mengatur ketentuan-ketentuan yang berlaku

di departemen tersebut, misalnya mengenai :

– Penggunaan komputer

– Pengiriman dan penerimaan e-mail

– Sistem back-up

– Contingency planning

– Business continuity planning

Secara garis besar setiap materi dalam SOP terdiri atas :

• Kebijakan Umum

– Kebijakan umum ini biasanya terdiri dari :

• Tujuan

• Ruang lingkup

• Penangung jawab

• Hal-hal yang akan diatur dalam kebijakan yang bersangkutan

• Prosedur

– Prosedur biasanya berisi petunjuk pelaksanaan operasional

pekerjaan yang dilakukan.

– Biasanya berupa urutan pekerjaan yang harus dilakukan dan

lebih bagus lagi jika dilengkapi dengan flow of document serta

contoh-contoh format lampiran.