i

SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM PEMBUATAN

SURAT KETERANGAN MAHASISWA BERBASIS WEB

PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI PRODI

TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Sarjana Komputer

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Disusun Oleh:

GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN

107091003872

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

2014 M/1435 H

ii

PERANCANGAN SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN

MAHASISWA BERBASIS WEB

PADA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PRODI TEKNIK INFORMATIKA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh:

GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN

107091003872

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMARTIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

2014 M/1435 H

iii

iv

v

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI

BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH

DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA

PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Mei 2014

GEILANDRI RATHELLA DHARMAWAN

NIM. 107091003872

vi

ABSTRAK

Geilandri Rathella Dharmawan, dengan judul Perancangan Sistem

Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis Web Pada Fakultas Sains

dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta, dibimbing oleh Hendra Bayu Suseno, M.Kom dan Rayi

Pradono Iswara, MSc.

Dalam konteks perkuliahan, perkembangan teknologi juga sangat membantu

dalam aktifitas mahasiswa dalam kesehariannya dalam dunia perkuliahan. Proses

yang dianggap mempermudah dalam penunjang perkuliahan antara lain proses

pembuatan surat menyurat yang dibutuhkan mahasiswa. Memang dalam

kenyataannya pada prodi teknik informatika Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah (UIN) Jakarta dalam proses

pembuatan suratnya telah menggunakan komputerisasi. Namun dalam prosesnya

masih terasa kurang efektif dan efisien. Mahasiswa diharuskan untuk membuat

surat yang mereka butuhkan dengan terlebih dahulu mendatangi kampus.

Sebaiknya dengan perkembangan teknologi yang maju saat ini dapat

meminimalisir aktifitas mahasiswa dengan bantuan teknologi yang dianggap

sudah pesat saat ini. Oleh karena itu penulis mencoba untuk membuat sistem

penyuratan berbasis web yang dapat memudahkan mahasiswa yang

membutuhkannya. Sistem ini dapat diakses melalui media komputer, laptop

maupun telepon pintar (smartphone). Sistem ini dibuat dengan tampilan

responsive sehingga dapat diakses melalui media smartphone. Dalam proses

pembuatannya sistem ini menggunakan metode pengembangan sistem waterfall.

Sistem ini dapat memudahkan mahasiswa dalam proses pembuatan surat

keterangan yang mereka butuhkan kapanpun dan dimanapun mereka butuhkan

tanpa harus terlebih dahulu mendatangi kampus untuk hanya sekedar memproses

surat yang butuhkan dan prosesnya lebih efisien, yaitu dapat mengolah data-data

tersebut secara terkomputerisasi, sehingga dapat memudahkan dan

mengoptimalkan kinerja bagi pengguna aplikasi sistem, yaitu Sub Bagian

Akademik dan Mahasiswa.

Kata Kunci : Aplikasi Persuratan, Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa,

Pengembangan Aplikasi Menggunakan metode waterfall,

Smartphone, Web Based

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Illahi Rabbi Allah Subhana Wata‟la yang telah

melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayah kepada hamba-Nya. Semoga shalawat

serta salam selalu terlimpahkan kepada Nabi Muhammad Shalallahu‟alaihi

wassalam.

Walaupun tidak terjadi kendala yang berarti dalam penyusunan skripsi

ini, namun pada skripsi ini masih banyak kekurangan. Untuk itu penulis sangat

mengharapkan dan menghargai adanya kritik dan saran membangun yang

nantinya berguna bagi penulis dan pembaca. Dengan mengucap kalimat

Hamdallah dan semoga ridho Allah SWT selalu menyertai kita sehingga apa yang

tertulis dalam skripsi dapat bermanfaat bagi yang membaca.

Pada kesempatan ini penulis juga hendak mengucapkan terima kasih

kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan dukungan, bimbingan,

bantuan kepada saya selama melakukan praktek kerja dan proses penyelesaian

laporan ini. Secara khusus saya ucapkan terima kasih kepada :

1. Terima kasih sangat besar kepada Allah SWT atas rahmat, taufiq dan

hidayah kepada hamba-Nya dan semua kelancaran yang diberikan-Nya

kepada saya dalam proses pengerjaan skripsi ini dari awal sampai akhir

pengerjaan skripsi ini.

2. Bapak. Dr. Agus Salim M.Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Ibu Nurhayati, Ph.D selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Sains dan Teknologi serta Bapak Hendra Bayu selaku Sekretaris

Program Studi Teknik Informatika di Fakultas Sains dan Teknologi, UIN

viii

Syarif Hidayatullah Jakarta, terimakasih untuk data-data yang sangat

mendukung dalam penelitian serta arahan, bimbingan dan motivasinya.

4. Bapak Hendra Bayu Suseno, M.Kom selaku Dosen Pembimbing I dan

Bapak Rayi Pradono Iswara, M.Sc selaku Dosen Pembimbing II yang secara

bijaksana dan kooperatif telah memberikan bimbingan, bantuan dan

dukungan baik secara moral maupun teknis serta selalu meluangkan waktu

dalam membantu menyelesaikan skripsi ini.

5. Ibunda tercinta, Sri Umiwati yang selalu memberi do‟a dan harapan tak

pernah lepas dari ucapanmu, untuk keberhasilan saya. Ucapan terima kasih

tidak akan cukup membalas semua jasamu.

6. Ayahanda tercinta, Alm. Helmy Tazwar yang telah memberikan semangat

kepada saya dalam melakukan setiap pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

Doaku selalu menyertaimu.

7. Kakak tersayang, Ranggi Rathella Setiawan yang telah memberikan support

dan semangat untuk terus melakukan yang terbaik dan memotivasi untuk

menjadi contoh yang baik.

8. Sahabat-sahabat Kosan Buntu tercinta, Ramadhinara Pratopo, Krismayadi,

Ferdiansyah Farhan, Muhammad Haikal, Sukri Adi, Dede Isnaeni, Rio

Chaerul Umam, Brus Don Mardo, Akong, Achi, Odat beserta semua sahabat

dan teman-temanku yang tidak dapat disebutkan satu-persatu yang telah

bersedia membantu, memberikan masukan, semangat dan ilmu serta

memotivasi saya agar selalu dapat melakukan yang terbaik.

9. Keluarga kedua saya Boyor Family, Afandika Akbar, Ardiansyah Erwin,

Saiful Al Bahri, Arief Rachman, Karina Ramadhani, Dira Aziz, Syahbana

Susanto, Vebro, Alm. Yudha Satya Graha dan masih banyak lagi yang

ix

lainnya, maaf tidak dapat dsebutkan satu persatu yang telah memberikan

masukan, semangat dan ilmu serta memotivasi saya agar selalu dapat

melakukan yang terbaik. Tetap kompak sampai kapanpun.

10. Sahabat saya Freddy Setyawan yang sangat besar jasanya dalam proses

pembuatan skripsi ini, rasanya tak cukup kata terima kasih saja saya berikan

kepadanya untuk bantuannya ini. Terima kasih kawan.

11. Teman-teman kelas Teknik Informatika D dan Multimedia serta Teman-

teman angkatan 2007 seperjuangan. Terima Kasih untuk kerjasamanya,

kalian semua begitu hebat.

12. Rekan-rekan Exotic Sport Academy, Abang Aris Hakiem, Yoppy

Nahumurry, Geo, Desi, Qomarudin dan seluruh anggota yang lainnya, yang

selalu memberikan semangat kepada saya untuk dapat menyelesaikan proses

skripsi ini.

13. Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya skripsi ini, maaf jika

saya tidak bisa menyebutkan satu per satu.

Pada kesempatan ini saya juga memohon maaf yang sebesar-besarnya

dan menyadari bahwa karya ini belumlah sempurna, maka saya sangat

mengharapkan kritik dan saran dari pembaca dan pihak lain untuk penulisan

laporan selanjutnya yang lebih baik.

Akhir kata saya berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca

sekalian. Amien.

Jakarta, 21 Mei 2014

Geilandri Rathella Dharmawan

x

DAFTAR ISI

JUDUL .................................................................................................................... i

HALAMAN JUDUL ............................................................................................. ii

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. iii

PENGESAHAN UJIAN ....................................................................................... iv

HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................... v

ABSTRAK ............................................................................................................ vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... x

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii

DAFTAR TABEL .............................................................................................. xvi

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xviii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah .......................................................................................... 4

1.3. Batasan Masalah ............................................................................................ 4

1.4. Tujuan Penelitian ........................................................................................... 6

1.5. Manfaat Penelitian ......................................................................................... 6

1.5.1 Bagi Penulis ............................................................................................ 6

1.5.2 Bagi Universitas ..................................................................................... 7

1.5.3 Bagi Pengguna ........................................................................................ 7

1.6. Metodologi Penelitian .................................................................................... 7

1.6.1. Metode Pengumpulan Data ................................................................... 8

1.6.2. Metode Pengembangan .......................................................................... 8

1.7. Sistematika Penulisan .................................................................................... 9

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................. 11

2.1. Pengertian Sistem ........................................................................................ 11

2.2. Aplikasi ........................................................................................................ 13

2.3. Internet ......................................................................................................... 13

2.4. Website ......................................................................................................... 15

2.5. Mobile Web .................................................................................................. 16

2.6. JQuery Framework ...................................................................................... 16

2.7. Basis Data .................................................................................................... 18

2.7.1. Komponen Basis Data ......................................................................... 19

2.7.2. Struktur Basis Data .............................................................................. 19

xi

2.8. MySQL Database ........................................................................................ 20

2.9. Structure Query Language (SQL) ................................................................ 21

2.10. PHP .............................................................................................................. 21

2.11. XAMPP ....................................................................................................... 22

2.12. Adobe Dreamweaver ................................................................................... 24

2.13. Smartphone .................................................................................................. 25

2.14. Siklus Hidup Pengembangan Sistem ........................................................... 25

2.15. Flowchart ..................................................................................................... 30

2.16. Data Flow Diagram (DFD) ......................................................................... 32

2.17. Entity Relational Diagram (ERD) ............................................................... 34

2.18. Pengujian Black-Box .................................................................................... 35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ......................................................... 37

3.1. Pengumplan Data ......................................................................................... 37

3.1.1. Studi Kepustakaan ............................................................................... 37

3.1.2. Studi Lapangan .................................................................................... 39

3.2. Planning ....................................................................................................... 44

3.3. Modelling ..................................................................................................... 48

3.4. Construction ................................................................................................ 52

3.4.1. Coding ................................................................................................. 52

3.4.2. Implementasi Sistem............................................................................ 52

3.4.3. Pengujian Sistem ................................................................................. 53

3.5. Deployment .................................................................................................. 53

3.6. Kerangka Berfikir Penelitian ....................................................................... 54

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................... 55

4.1. Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta .......... 55

4.2. Planning ....................................................................................................... 62

4.3. Modelling ..................................................................................................... 73

4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD)......................................................... 78

4.3.2. Flowchart............................................................................................. 82

4.3.3. Entitiy Relation Diagram (ERD) ......................................................... 86

4.3.4. Struktur Data........................................................................................ 87

4.3.5. Desain Interface ................................................................................. 100

4.4. Construction .............................................................................................. 105

4.4.1. Coding ............................................................................................... 105

4.4.2. Implementasi Sistem.......................................................................... 106

4.4.3. Pengujian sistem menggunakan Black Box Testing .......................... 116

xii

4.5. Deployment ................................................................................................ 121

BAB V PENUTUP ............................................................................................. 126

5.1 Kesimpulan .................................................................................................. 126

5.2 Saran .......................................................................................................... 127

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 128

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1. Hasil kuesioner pengguna smartphone ............................................. 3

Gambar 1.2. Metode Waterfall .............................................................................. 8

Gambar 2.1. Fase pengembangan sistem............................................................. 26

Gambar 2.2. Simbol arus atau garis alir .............................................................. 30

Gambar 2.3. Simbol Pertemuan garis alir............................................................ 31

Gambar 2.4. Simbol On line computer proses .................................................... 31

Gambar 2.5. Simbol Logika atau Decision.......................................................... 31

Gambar 2.6. Simbol Terminal ............................................................................. 32

Gambar 2.7. Simbol Disk Storage ....................................................................... 32

Gambar 2.8. Simbol External Entity ................................................................... 33

Gambar 2.9. Simbol Proses ................................................................................. 33

Gambar 2.10. Simbol Data Storage .................................................................... 33

Gambar 2.11. Simbol Data Flow......................................................................... 34

Gambar 2.12. Derajat tiga.................................................................................... 35

Gambar 3.1. Hasil data kuesioner ........................................................................ 42

Gambar 3.2. Kerangka berpikir penulis .............................................................. 54

Gambar 4.1. Diagram alur pembuatan surat ........................................................ 61

Gambar 4.2. Skema alur pembuatan saat ini ....................................................... 63

Gambar 4.3. Alur pembuatan surat yang diusulkan penulis ................................ 67

Gambar 4.4. Diagram Konteks ............................................................................ 79

Gambar 4.5. Diagram Level 1 ............................................................................. 81

Gambar 4.6. Flowchart administrator ................................................................. 83

Gambar 4.7. Flowchart user ................................................................................ 85

xiv

Gambar 4.8. Entitiy Relation Diagram ............................................................... 87

Gambar 4.9. Interface sebelum login ................................................................ 100

Gambar 4.10. Interface halaman admin ............................................................ 101

Gambar 4.11. Interface halaman user ............................................................... 102

Gambar 4.12. Interface user responsive setelah login....................................... 104

Gambar 4.13. Tampilan halaman admin ........................................................... 106

Gambar 4.14. Tampilan menu program studi .................................................... 107

Gambar 4.15. Tampilan Tampilan menu data mahasiswa................................. 107

Gambar 4.16. Tampilan menu data surat admin ................................................ 108

Gambar 4.17. Tampilan menu data surat keterangan ........................................ 109

Gambar 4.18. Tampilan menu data admin ........................................................ 109

Gambar 4.19. Tampilan menu data admin ........................................................ 110

Gambar 4.20. Tampilan menu home user.......................................................... 110

Gambar 4.21. Tampilan menu profil mahasiswa ............................................... 111

Gambar 4.22. Tampilan menu data surat user ................................................... 111

Gambar 4.23. Tampilan home user responsive ................................................. 113

Gambar 4.24. Tampilan profil mahasiswa responsive ...................................... 114

Gambar 4.25. Tampilan data surat responsive .................................................. 115

Gambar 4.26. Tampilan login pengguna ........................................................... 116

Gambar 4.27. Tampilan data mahasiswa responsive ......................................... 117

Gambar 4.28. Tampilan program studi responsive............................................ 117

Gambar 4.29. Tampilan data surat keterangan .................................................. 118

Gambar 4.30. Tampilan data admin responsive ................................................ 119

Gambar 4.31. Tampilan edit data mahasiswa responsive .................................. 120

Gambar 4.32. Tampilan edit password user responsive .................................... 120

xv

Gambar 4.33. Tampilan input data surat responsive ......................................... 121

Gambar 4.34. Tampilan persentase responden ................................................. 123

Gambar 4.35. Tampilan persentase user friendly .............................................. 124

Gambar 4.36. Tampilan kuesioner kegunaan fitur dalam sistem ...................... 125

Gambar 4.37. Kuesioner tampilan sistem .......................................................... 126

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT......................................................................... 69

Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi ........................................................................ 69

Tabel 4.3. Identifikasi Aktor dengan deskripsi .................................................... 76

Tabel 4.4. Daftar Nama Use Case ........................................................................ 76

Tabel 4.5. Tabel Mahasiswa ................................................................................. 89

Tabel 4.6. Tabel prodi .......................................................................................... 90

Tabel 4.7. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah .................................................. 92

Tabel 4.8. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan .................................................. 94

Tabel 4.9. Tabel Surat Riset ................................................................................. 96

Tabel 4.10. Tabel Surat Bimbingan Skripsi ......................................................... 98

Tabel 4.11. Tabel User ......................................................................................... 99

Tabel 4.12. Tabel Tools Perangkat Lunak.......................................................... 106

Tabel 4.13. Tabel Pengujian Login Pengguna.................................................... 116

Tabel 4.14. Tabel Pengujian Tambah Mahasiswa .............................................. 116

Tabel 4.15. Tabel Pengujian Tambah Prodi ....................................................... 117

Tabel 4.16. Tabel Pengujian Cetak Dan Update Surat ....................................... 118

Tabel 4.17. Tabel Pengujian Tambah Admin ..................................................... 119

Tabel 4.18. Tabel Pengujian Edit Data Mahasiswa ............................................ 119

Tabel 4.19. Tabel Pengujian Edit Password ....................................................... 120

Tabel 4.20. Tabel Pengujian Data Surat ............................................................. 121

Tabel 4.21. Tabel Responden ............................................................................. 123

Tabel 4.22. Tabel Kuesioner User Friendly ....................................................... 123

Tabel 4.23. Tabel Kuesioner Fitur ...................................................................... 124

Tabel 4.24. Tabel Kuesioner Tampilan Sistem ................................................. 125

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Surat Keterangan Dosen Pembimbing ............................................................... 130

Surat Data Riset Kepala Prodi ............................................................................ 131

Surat Data Riset Kepala Sub Akademik ............................................................. 132

Diagram SOP Pembuatan Surat Mahasiswa ....................................................... 133

SOP Alur Pembuatan Surat Mahasiswa .............................................................. 134

Lampiran Wawancara Kepala Prodi ................................................................... 135

Lampiran Wawancara Kepala Sub Akademik .................................................... 136

Lampiran Kuesioner ............................................................................................ 137

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat pada jaman sekarang

ini memiliki pengaruh yang cukup besar terhadap semua sektor kehidupan

manusia. Hal ini dapat dirasakan dengan semakin mudahnya kita mendapatkan

informasi baik dalam bentuk teks, gambar, audio dan juga video. Salah satu

teknologi yang terus berkembang adalah telepon pintar atau smartphone, baik dari

segi bentuk, fasilitas yang disediakan, dan juga kemampuan dalam mengakses

data dan mencari informasi yang diinginkan oleh pengguna dalam waktu yang

singkat.

Smartphone pada saat sekarang ini, tidak hanya berfungsi sebagai alat

komunikasi saja, akan tetapi telah berkembang sebagai alat yang memiliki

berbagai fungsi, salah satunya adalah sebagai alat penyedia berbagai macam

informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dengan memanfaatkan smartphone

sebagai media informasi, penulis ingin merancang aplikasi penyuratan berbasis

web.

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta yang dalam hal ini adalah prodi Teknik Informatika

merupakan tempat dimana komunitas ilmiah berkumpul dan berinteraksi untuk

mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Oleh karena itu bidang

akademik harus dikelola dengan baik. Pengelolaan bidang akademik menjadi

permasalahan yang sangat kompleks apabila hanya ditangani secara manual.

2

Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan pada narasumber Kepala

Prodi Teknik Informatika Ibu Nurhayati Ph.D yang dilakukan di ruang kerja

beliau lantai 3 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah, pengelolaan akademik akan menjadi lebih efektif dan efesien

jika menggunakan komputer atau media smartphone sebagai alat bantu. (hasil

wawancara terlampir)

Jenis telepon smartphone yang ada pada saat ini terdiri dari beberapa

macam sistem operasi. Beberapa sistem operasi telepon pintar yang ada di

Indonesia diantaranya yaitu Symbian OS dari ponsel Nokia, iOS dari Apple,

BlackBerry OS dari RIM, meego dari Intel dan Android dari Google dan

sebagainya.

Alur proses pembuatan surat keterangan mahasiswa pada prodi Teknik

Informatika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini memang sudah cukup baik

dengan standart yang juga cukup bagus pula, hal ini dikuatkan dengan sudah

dikelolanya sistem pembuatan surat keterangan dengan berbasis komputerisasi di

gedung lantai 2 Fakultas Sains dan Teknologi. Tetapi, menurut penulis sendiri,

alurnya akan lebih efisien apabila ditambah dengan bantuan media informasi yang

dalam hal ini adalah komputer atau smartphone yang pastinya akan dapat

menghemat waktu dan tenaga mahasiswa. Saat ini mahasiswa diharuskan untuk

datang ke kampus untuk pembuatan surat – surat seperti surat aktif kuliah, surat

riset, surat pengajuan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dll. Bahkan, tidak jarang

pula proses cetak dari surat keterangan itu sendiri tidak selesai dalam waktu satu

hari dikarenakan adanya beberapa tahap birokrasi yang memang telah menjadi

kebijakan tetap dari kampus. Hal ini menyebabkan terbuangnya waktu dan tenaga

serta pula biaya yang harus dikeluarkan oleh mahasiswa untuk memperoleh surat -

3

surat keterangan yang mereka butuhkan. Tidak jarang mahasiswa harus kembali

ke kampus untuk hanya sekedar memproses surat dan beberapa hari kemudian

kembali lagi hanya untuk mengambil surat yang telah mereka buat sebelumnya.

Efisiensi waktu sangatlah berguna pada zaman yang serba cepat seperti ini,

dengan begitu mahasiswa tidak perlu repot datang berulang kali ke kampus hanya

untuk membuat sebuah surat, sehingga dapat hemat waktu, tenaga dan biaya untuk

keprluan yang lainnya.

Sebagai bukti penulis mencoba untuk melampirkan hasil penyebaran

kuesioner yang dilakukan penulis pada tanggal 15 Januari 2014 dengan sasaran

mahasiswa – mahasiswa pengguna smartphone yang dalam lingkup ini adalah

mahasiswa – mahasiswa jurusan Teknik Infomatika yang berkuliah di Universitas

Islam Negeri (UIN) Jakarta dan sampel diambil secara acak dari berbagai

angkatan.

Gambar 1.1 Hasil kuesioner pengguna smartphone

Dari data diatas, maka penulis menyimpulkan bahwa penggunaan

smartphone dilingkungan prodi Teknik Infomatika Universitas Islam Negeri

4

(UIN) Jakarta sudah cukup tinggi. Untuk itu penulis mencoba untuk membuat

“Sistem Pembuatan Surat Keterangan Mahasiswa Berbasis Web Pada

Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka masalah

yang penulis teliti adalah :

1. Bagaimana merancang sistem penyuratan surat berbasis web pada

Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatulah (UIN) Jakarta?

2. Bagaimana membangun sistem web dengan tampilan responsive

yang dapat memudahkan pengguna smartphone dalam

menggunakannya?

3. Bagaimana hasil implementasi perancangan system pembuatan surat

berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik

Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah (UIN)

Jakarta?

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, batasan masalah penelitian yang

dibahas meliputi :

1. Aplikasi ini hanya berfungsi untuk membuat berbagai macam surat

yang dibutuhkan mahasiswa sebagai penunjang sarana perkuliahan.

2. Aplikasi ini terkonsentrasi hanya pada proses pembuatan surat.

5

3. Aplikasi ini diperuntukkan bagi mahasiswa yang dalam contoh

kasusnya hanya untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Aplikasi ini dapat diakses oleh pangguna yang dalam hal ini adalah

user dan admin.

5. Aplikasi ini dapat diakses pada web browser perangkat desktop dan

juga web browser pada device smartphone yang telah terhubung

dengan jaringan internet.

6. Aplikasi ini berbentuk web based dan bukan aplikasi web yang ter-

install pada perangkat komputer atau smartphone.

7. Hasil cetak dari sistem ini berupa surat dengan format RTF (Rich

Text Format).

8. Peneltian ini dibangun menggunakan metode waterfall yang terdiri

atas beberapa tahapan, yaitu: planning, modelling, construction dan

deployment.

9. Penelitian ini hanya dilakukan sampai tahap pengujian sistem.

10. Penelitian ini mengambil contoh beberapa surat saja, surat dalam

sistem ini hanya berisikan surat keterangan aktif kuliah, surat

bimbingan skripsi, surat Praktek Kerja Lapangan, dan surat riset.

11. Penelitian ini dibangun menggunakan beberapa perangkat seperti:

pembuatan script menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS

6, XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++.

12. Sistem ini hanya sebatas penyebaran hasil saja dan belum di online

kan.

6

13. Sistem ini hanya berjalan pada „local’ dan tidak terintegrasi pada

sistem AIS (Academic Information System).

14. Proses pengambilan surat keterangan mahasiswa masih bersifat

manual.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari penelitian ini adalah untuk

membuat berbagai macam surat yang dibutuhkan mahasiswa sebagai penunjang

sarana perkuliahan dengan menggunakan dekstop dan telepon pintar (smartphone)

yang bisa diakses melalui media browser yang terdapat pada fitur komputer atau

smartphone menggunakan jaringan internet.

1.5. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian dari penyusunan skripsi ini adalah :

1.5.1 Bagi Penulis

1. Sebagai kesempatan untuk menerapkan dan

mengimplementasikan ilmu yang penulis dapatkan selama masa

perkuliahan sehingga dapat meningkatkan pemahaman akan

disiplin ilmu-ilmu tersebut.

2. Memberikan wawasan kepada penulis mengenai sistem

penyuratan berbasis web pada Fakultas Sains dan Teknologi

Prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah (UIN) Jakarta.

7

1.5.2 Bagi Universitas

1. Diharapkan sebagai karya ilmiah dalam disiplin ilmu khusunya

dalam bidang teknologi informasi.

2. Menambah bahan referensi perpustakaan UIN Syarif

Hidayatullah Jakarta khususnya mengenai sistem penyuratan

berbasis web pada Pada Fakultas Sains dan Teknologi Prodi

Teknik Informatika.

3. Diharapkan dapat berkembang dan diimplementasikan pada

sistem akademik prodi teknik informatika.

4. Bagi Prodi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta dapat memanfaatkan hasil penulisan ini untuk

pengolahan data administrasi perkuliahan dalam meningkatkan

pelayanan kepada mahasiswa.

1.5.3 Bagi Pengguna

1. Memudahkan mahasiswa prodi teknik informatika dalam

membuat apapun yang berhubungan dengan surat menyurat.

2. Memasyarakatkan penggunaan teknologi perangkat bergerak

(mobile) yang dapat terintegrasi langsung dalam kehidupan

manusia sehari-hari.

1.6. Metodologi Penelitian

Dalam melaksanakan penelitian ini, digunakan beberapa metode sebagai

berikut :

8

1.6.1. Metode Pengumpulan Data

Metodologi yang digunakan adalah :

1. Studi Kepustakaan

Melakukan pengumpulan data dengan cara membaca skripsi,

artikel media cetak yang berhubungan dengan topik yang akan

dibahas dalam skripsi.

2. Studi Lapangan

Melakukan pengumpulan data dengan cara terjun langsung ke

tempat pokok perancangan sistem. Studi lapangan yang

dipakai dalam penelitian ini yaitu observasi, wawancara dan

kuesioner.

1.6.2. Metode Pengembangan

Metode Pengembangan yang digunakan dalam membangun

aplikasi ini adalah menggunakan siklus hidup pengembangan sistem dengan

model waterfall. metode waterfall dibagi menjadi 4 fase yaitu Planning,

Modelling, Construction, Deployment.

Planning

Modelling

Construction

Deployment

Gambar 1.2 Metode Waterfall

9

1.7. Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah penulisan dalam melakukan penelitian ini, maka

penulis membagi sesuai dengan ruang lingkup yang dijelaskan sebelumnya secara

garis besar yang dibagi menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat

dijabarkan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan latar belakang penelitian, rumusan masalah,

batasan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat

penelitian, metodologi dan sistematika penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menguraikan teori-teori umum dan teori-teori khusus yang

digunakan untuk mendukung penelitian dan proses rancang bangun

aplikasi yang penulis kerjakan.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi tentang analisis metodologi penelitian yang penulis

gunakan dalam proses sistem penyuratan berbasis web pada Pada

Fakultas Sains dan Teknologi Prodi Teknik Informatika.

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang tahapan - tahapan dalam merancang dan

membangun aplikasi daftar periksa pasien dengan menggunakan

metode pengembangan sistem waterfall. Bab ini juga berisi

10

tentang hasil pengujian (Testing) yang melihat apakah tahap

implementasi sudah sesuai dengan perancangan dan dapat

menjawab permasalahan yang penulis bahas.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian

yang penulis lakukan dalam skripsi ini. Pada bab ini juga berisi

jawaban dari rumusan masalah serta saran yang didapat dari

penelitian ini.

11

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang

dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Kadir, 2003:54). Sebagai gambaran,

jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam

mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah

bagian dari sistem.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu

mempunyai komponen–komponen, batas, lingkungan luar sistem, penghubung,

masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan (Jogiyanto, 2008:3).

a. Komponen–komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.

Komponen-komponen sistem atau elemen–elemen sistem dapat berupa

subsistem atau bagian–bagian dari sistem.

b. Batas sistem (boundary).

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem

yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas

suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

12

c. Lingkungan luar (environment).

Merupakan apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi

operasi sistem yang dapat bersifat menguntungkan dan merugikan

sistem tersebut.

d. Penghubung (interface).

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem

lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber–sumber daya

mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lain.

e. Masukan sistem

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa peralatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal

input). Maintenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan

keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya

sedangkan data adalah signal input utuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan

mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan–bahan yang lain

menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah

transaksi menjadi keluaran keuangan dan laporan–laporan lain yang

dibutuhkan oleh manajemen.

13

g. Sasaran sistem (goal).

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives).

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan

ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan

yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2. Aplikasi

Aplikasi menurut Jogiyanto (1999:22) adalah penggunaan dalam suatu

komputer, instruksi (instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun

sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses input menjadi output.

Menurut (KBBI) Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:2) aplikasi adalah

penerapan dari rancang sistem untuk mengolah data yang menggunakan aturan

atau ketentuan bahasa pemrograman tertentu.

2.3. Internet

Internet merupakan contoh jaringan terbesar yang menghubungkan jutaan

komputer yang tersebar di seluruh dunia dan tidak terkait pada suatu organisasi,

dalam hal ini, jaringan tersusun atas berbagai jenis komputer dan sistem operasi,

supaya bisa berhubungan dengan internet seorang pemakai dapat mengakses

komputer yang telah terkoneksi ke internet yang telah berlangganan pada sebuah

ISP (Internet Service Provider). ISP adalah organisasi komersial yang bergerak

dalam bidang penyediaan jasa ke internet.

Ada beberapa istilah yang sering digunakan apabila Anda bekerja dalam

Internet, diantaranya yaitu:

14

1. WWW (World Wide Web), merupakan kumpulan web server dari seluruh

dunia yang berfungsi menyediakan data dan informasi untuk digunakan

bersama. Berbagai informasi dapat ditemukan pada WWW, seperti

informasi politik, ekonomi, sosial, budaya, sastra, sejarah, teknologi,

pendidikan dan sebagainya. Kita dapat mengumpamakan WWW ini

merupakan perpustakaan besar yang menyediakan berbagai informasi yang

dibutuhkan. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext,

yang memungkinkan suatu teks pendekatan menjadi acuan untuk

membuka dokumen yang lain. Dengan adanya hypertext ini seseorang

dapat memperoleh informasi dengan meloncat dari suatu dokumen ke

dokumen yang lain (Kadir, 2003:4)

2. Web Site (Situs Web), merupakan tempat penyimpanan data dan informasi

dengan berdasarkan topik tertentu. Diumpamakan situs web ini adalah

sebuah buku yang berisi topik tertentu.

3. Web Pages (Halaman Web), merupakan sebuah halaman khusus dari situs

web tertentu. Diumpamakan halaman web ini adalah sebuah halaman

khusus buku dari situs web tertentu.

4. Homepage, merupakan sampul halaman yang berisi daftar isi atau menu

dari sebuah situs web.

5. Browser, merupakan program aplikasi yang digunakan untuk

memudahkan Anda melakukan navigasi berbagai data dan informasi pada

WWW.

15

2.4. Website

Website atau yang dalam bahasa Indonesia disebut dengan istilah situs

adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang

disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya.

Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang

dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal

(LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua

situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web

atau lebih dikenal dengan singkatan WWW.

Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks

biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan

instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML. Halaman-halaman web tersebut

diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai

HTTP, sebagai tambahan untuk meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi

yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme

pengaksesan melalui protokol HTTPS.

Penemu situs web adalah Sir Thomas Tim Berners Lee, sedangkan situs

web yang tersambung dengan jaringan pertama kali muncul pada tahuns 1991.

Tujuan Sir Thomas untuk merancang situs web adalah untuk memudahkan

menukar dan memperbaharui informasi pada sesama peneliti di tempat ia bekerja.

Pada tanggal 20 April 1993, tempat Sir Thomas bekerja mengumumkan bahwa

WWW dapat digunakan secara gratis oleh publik.

16

2.5. Mobile Web

Mobile web merupakan aplikasi akses internet menggunakan peralatan

yang bersifat mobile berbasiskan browser yang bertujuan untuk mengakses

layanan data secara wireless dengan menggunakan perangkat mobile seperti

telepon smartphone, PDA dan perangkat portable yang tersambung ke sebuah

jaringan telekomunikasi smartphone.

Mobile web yang dapat diakses melalui perangkat mobile perlu dirancang

dengan mempertimbangkan keterbatasan perangkat mobile seperti sebuah

handphone yang memiliki layar dengan ukuran yang terbatas ataupun beberapa

keterbatasan pada sebuah perangkat mobile.

2.6. JQuery Framework

JQuery merupakan suatu Framework (library) Javascript yang

menekankan bagaimana interaksi antara Javascript dan HTML. JQuery

merupakan pustaka JavaScript yang cepat dan ringkas yang menyederhanakan

traversing dokumen HTML, penanganan event, animasi, dan interaksi Ajax untuk

mempercepat pengembangan web. JQuery pertama kali dirilis pada tahun 2006

oleh John Resig. Pada perkembangannya JQuery tidak sekedar sebagai

Framework Javascript, namun memiliki kehandalan dan kelebihan yang cukup

banyak. Hal tersebut menyebabkan banyak developer web menggunakannya.

JQuery merupakan library open source dengan lisensi GNU General

Public License dan MIT License. Dari segi ukuran, Framework JQuery hanya

berukuran 20 KB dan hanya terdiri dari satu file. Akan tetapi, bagi yang

menginginkan fungsi lebih, JQuery memungkinkan penambahan fungsionalitas

dalam bentuk plugin. Beberapa kelebihan dari JQuery adalah sebagai berikut :

17

1. Mengakses bagian halaman tertentu dengan mudah.

Tanpa adanya library Javascript khusus, untuk mengakses suatu bagian

tertentu dari halaman, harus mengikuti aturan Document Object Model

(DOM) dan pengaksesan harus secara spesifik menyesuaikan dengan

struktur HTML. Dengan kata lain, pengaksesan bagian tertentu dari

halaman sangat tergantung pada struktur dari HTML. JQuery

menawarkan cara yang mudah dalam mengakses bagian tertentu dari

halaman, pengaksesan juga tidak tergantung pada struktur HTML.

2. Mengubah tampilan halaman tertentu

Untuk melakukan pengaturan dalam mempercantik halaman web

dibutuhkan CSS, namun CSS mempunyai kelemahan yang cukup

mengganggu, yaitu beberapa perintah CSS tidak didukung oleh semua

browser. Dengan adanya JQuery, kesenjangan yang terjadi antara

browser dalam urusan CSS akan tertutup dengan baik.

3. Mengubah isi halaman web

Mengubah isi web berarti mengganti teks, menambahkan teks atau

gambar, mengurutkan suatu daftar, menghapus baris tabel dan

sebagainya. Dengan JQuery, hal tersebut dapat dilakukan dengan hanya

beberapa baris perintah.

4. Merespon interaksi user dalam halaman

Website yang baik tidak cukup digambarkan dengan user-interface dan

tampilan yang memukau, namun lebih dari itu, bagaimana pengunjung

dapat berinteraksi dengan website dan dapat mengatur tampilannya

sendiri. Interaktivitas sangat bergantung bagaimana pemrograman yang

dipakai dalam menangani event saat terjadi click. Akan tetapi event

18

handling pada javascript terbatas pada object-object tertentu, dan

jenisnya terbatas. JQuery melengkapi semuanya dengan tambahan

penanganan event handling yang semakin mudah.

5. Menambahkan animasi ke halaman

Animasi seringkali disertakan dalam suatu halaman web untuk

menambah kecantikannya. JQuery menawarkan konsep animasi yang

cukup apik namun ramah bandwidth. Salah satu animasi yang bisa dibuat

dengan JQuery adalah fading jika terdapat suatu bagian dari halaman

ditambahkan atau dihilangkan.

6. Mengambil informasi dari server tanpa melakukan refresh seluruh

halaman

Merupakan salah satu konsep dasar dari AJAX (Asychronous Javascript

dan XML). Pada penerapannya, ada beberapa kendala yang dihadapi

pada saat melakukan pembuatan website. Dengan adanya library JQuery

dapat mempermudah dalam melakukan pembangunan website.

7. Menyederhanakan penulisan JavaScript biasa

Semboyan JQuery adalah “Write less, do more” atau dengan kata lain

kesederhanaan dalam penulisan kode, tetapi menghasilkan tampilan yang

lebih. Hal inilah yang menjadi daya tarik tersendiri bagi para

pengembang web untuk menggunakan JQuery.

2.7. Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan

19

menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data merupakan

salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi bagi para pemakai.

Ada beberapa bagian-bagian dari basis data yaitu :

2.7.1. Komponen Basis Data

Komponen yang terdapat pada suatu basis data antara lain :

1. Table

Sebuah komponen yang digunakan untuk menyimpan suatu

data yang telah diakses dan dimasukkan kedalamnya.

2. Record

Isi atau data dari tabel tersebut yang telah dikelola. Record bisa

mempunyai beberapa macam data. Dan data bervariasi tersebut

disimpan ke dalam tabel dan itulah yang disebut record.

3. Field

Pemberian identitas suatu data dimana data tersebut akan

diletakkan sesuai dengan pengelompokan datanya.

2.7.2. Struktur Basis Data

Struktur database adalah suatu pengaturan field-field pada suatu tabel pada

database. Struktur database adalah sebagai berikut :

1. Nama Field

Digunakan sebagai suatu pemberian identitas atau memberi

keterangan pada field.

20

2. Tipe data

Pemberian suatu tipe pada field sesuai dengan identitas yang

telah diberikan.

3. Ukuran data

Pemberian panjang atau banyak data yang telah diinputkan.

4. Keterangan

Memberikan suatu keterangan atau deskripsi pada sebuah field.

2.8. MySQL Database

MySQL merupakan sebuah Database Management System (DBMS) server

buatan TcX Data Konsultan AB, Swedia. MySQL cocok untuk aplikasi berbasis

web dengan skala yang kecil sampai menengah.

Beberapa keunggulan yang ditawarkan MySQL antara lain (Bambang

Hariyanto, 2004, 17) :

1. Kecepatan akses, kecepatan MySQL kira-kira tiga sampai

empat kali lebih cepat dibanding basis data komersial.

2. Kemudahan penggunaan.

3. Biaya yang murah karena MySQL tidak berbayar dan open

source.

4. Konektivitas dan keamanan.

MySQL bermanfaat untuk mengelola data dengan cara yang sangat

flexibel dan cepat. Aktifitas-aktifitas yang dapat dilakukan dengan menggunakan

MySQL adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2010):

1. Menyimpan data kedalam tabel.

2. Menghapus data dalam tabel.

21

3. Mengubah data dalam tabel.

4. Mengambil data yang tersimpan dalam tabel.

5. Memungkinkan untuk memilih data tertentu dalam tabel.

6. Memungkinkan untuk melalukan hak akses terhadap data.

2.9. Structure Query Language (SQL)

Menurut Yenie Kustiyahningsih (2010:145) basis data adalah sekumpulan

informasi yang diatur agar mudah dicari. Dalam arti umum basis data adalah

sekumpulan data yang diproses dengan bantuan komputer yang memungkinkan

data dapat diakses dengan mudah dan tepat, yang dapat digambarkan sebagai

aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi.

SQL adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data

dalam basis data relasional. Bahasa ini secara de facto merupakan bahasa standar

yang digunakan dalam manajemen basis data relasional. Saat ini hampir semua

server basis data yang ada mendukung bahasa ini untuk melakukan manajemen

datanya.

Secara umum SQL terdiri dari dua bahasa yaitu Data Definition Language

(DDL) dan Data Manipulation language (DML). DDL digunakan untuk

mendefinisikan, mengubah, serta menghapus basis data seperti tabel, view, user,

dan lainnnya. Sedangkan DML digunakan untuk memanipulasi data yang ada

dalam basis data.

2.10. PHP

Menurut Valade J. (2004) PHP merupakan bahasa scripting yang bersifat

open source dan dirancang untuk pengembangan situs web. Awalnya, PHP

22

dimulai dari peralatan personal home page yang dikembangkan oleh Rasmus

Lerdorf. PHP merupakan bahasa server-side scripting yang menyatu dengan

HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan

server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di

server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML. Dengan

demikian kode program yangt tertulis dalam PHP tidak terlihat oleh user sehingga

keamanan halaman web lebih terjamin.

Salah satu keunggulan yang dimiliki PHP adalah kemampuannya untuk

melakukan koneksi ke berbagai macam software sistem manajemen basis data,

sehingga dapat menciptakan suatu halaman web yang dinamis. PHP mempunyai

koneksitas yang baik dengan beberapa DBMS antara lain Oracle, Sybase, mSQL,

MySQL, Microsoft SQL Server, Solid, PostgreSQL, Adabas, FilePro, Velocis,

dBase, Unix dbm, dan tak terkecuali semua database ber-interface ODBC. PHP

juga memiliki integrasi dengan beberapa library eksternal yang dapat membuat

pengguna melakukan segalanya dari dokumen PDF hingga mem-parse XML.

Hampir seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan

utama adalah konektivitas basis data dengan web.

2.11. XAMPP

XAMPP merupakan salah satu paket installasi Apache, PHP dan MySQL

instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk

tersebut. Selain paket installasi instant XAMPP versi 1.7.0 juga memberikan

fasiltias pilihan pengunaan PHP4 atau PHP5. Untuk berpindah versi PHP yang

ingin digunakan juga sangat mudah dilakukan dengan mengunakan bantuan PHP

23

Switch yang telah disertakan oleh XAMPP dan yang terpenting XAMPP bersifat

free atau gratis untuk digunakan.

Sejarah singkat XAMPP, XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP

(Linux Apache, MySQL, PHP and PERL), XAMPP ini merupakan project

nonprofit yang di kembangkan oleh Apache Friends yang didirikan Kai 'Oswalad'

Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, project mereka ini bertujuan

mempromosikan pengunaan Apache web server.

Berikut ini detail paket pada XAMPP versi 1.7.0 yang disertakan pada

penulisan ini adalah :

1. Apache 2.2.11

2. MySQL 5.1.30 (Community Server)

3. PHP 5.2.8 + PEAR (Support for PHP 4 has been discontinued)

4. PHP-Switch win32 1.0 (use "php-switch.bat" in the xampp main

directory)

5. XAMPP Control Version 2.5 from www.nat32.com

6. XAMPP Security 1.0

7. SQLite 2.8.15

8. OpenSSL 0.9.8i

9. PhpMyAdmin 3.1.1

10. ADOdb 4.990

11. Mercury Mail Transport System v4.52

12. FileZilla FTP Server 0.9.29

13. Webalizer 2.01-10

24

2.12. Adobe Dreamweaver

Adobe Dreamweaver merupakan program penyunting halaman web

keluaran Adobe Systems yang dulu dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver

keluaran Macromedia. Program ini banyak digunakan oleh pengembang web

karena fitur-fiturnya yang menarik dan kemudahan penggunaannya. Versi terakhir

Macromedia Dreamweaver sebelum Macromedia dibeli oleh Adobe Systems yaitu

versi 8. Versi terakhir Dreamweaver keluaran Adobe Systems adalah versi 12

yang ada dalam Adobe Creative Suite 6 (sering disingkat Adobe CS6).

Tata letak tampilan Design memfasilitasi desain cepat dan pembuatan

kode seperti memungkinkan pengguna dengan cepat membuat tata letak dan

manipulasi elemen HTML. Dreamweaver memiliki fitur browser yang terintegrasi

untuk melihat halaman web yang dikembangkan di jendela pratinjau program

sendiri agar konten memungkinkan untuk terbuka di web browser yang telah

terinstall. Aplikasi ini menyediakan transfer dan fitur sinkronisasi, kemampuan

untuk mencari dan mengganti baris teks atau kode untuk mencari kata atau

kalimat biasa di seluruh situs, dan templating feature yang memungkinkan untuk

berbagi satu sumber kode atau memperbarui tata letak di seluruh situs tanpa

server side includes atau scripting.

Behavior Panel juga memungkinkan penggunaan JavaScript dasar tanpa

pengetahuan coding, dan integrasi dengan Adobe Spry Ajax framework

menawarkan akses mudah ke konten yang dibuat secara dinamis dan interface.

Dreamweaver dapat menggunakan ekstensi dari pihak ketiga untuk

memperpanjang fungsionalitas inti dari aplikasi, yang setiap pengembang web

bisa menulis (sebagian besar dalam HTML dan JavaScript). Dreamweaver

didukung oleh komunitas besar pengembang ekstensi yang membuat ekstensi

25

yang tersedia (baik komersial maupun yang gratis) untuk pengembangan web dari

efek rollover sederhana sampai full-featured shopping cart. Dreamweaver, seperti

editor HTML lainnya, edit file secara lokal kemudian diupload ke web server

remote menggunakan FTP, SFTP, atau WEBDAV.

2.13. Smartphone

Smartphone adalah teknologi canggih yang merupakan kombinasi PDA

dan mobile phone. Menurut (Brusco, 2010), Smartphone adalah mobile phone

yang memiliki fungsi seperti sistem komputerisasi, pengiriman pesan (email),

akses internet dan memiliki berbagai aplikasi sebagai sarana pencarian informasi

seperti kesehatan, olahraga, uang dan berbagai macam topik. Bisa disimpulkan

smartphone layaknya komputer namun dalam ukuran kecil.

Smartphone diciptakan untuk menyediakan berbagai aplikasi yang dapat di

download dari internet dengan menggunakan sebuah operating system (OS)

spesifik seperti Apple dengan iOS, Google Android, Microsoft Windows Mobile

dan Windows Phone, Nokia Symbian, RIM BlackBerry OS dan lain-lain. Harga

dari aplikasi ini bermacam-macam, ada yang berbayar dan ada yang gratis

(Cummiskey, 2011). Fitur yang disajikan oleh smartphone bermacam-macam,

mulai dari fitur multimedia, fitur game, fitur office, dan fitur online.

2.14. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Model proses pengembangan perangkat lunak yang digunakan yaitu

model air terjun (waterfall). Model ini mengambil kegiatan proses dasar seperti

spesifikasi, pengembangan, validasi dan evolusi, dan merepresentasikannya

26

sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan

perangkat lunak, implemetasi, pengujian dan seterusnya (Pressman ,2005: 86) .

Dalam penyusunan skripsi ini, metode perancangan sistem menggunakan

metode waterfall. Menurut Roger S. Pressman, tahapan metodologi perancangan

sistem dengan metode waterfall dibagi menjadi 4 fase yaitu : Palnning,

Modelling, Construction dan Deployment.

Planning

Modelling

Construction

Deployment

Gambar 2.1. Fase pengembangan sistem (Pressman, 2005)

1. Planning

Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari

masalah yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user

requirement (kebutuhan pengguna) atau bisa dikatakan sebagai data

yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan

software, termasuk rencana yang akan dilakukan. Selanjutnya dari

analisis masalah ini penulis akan menguraikan beberapa kebutuhan-

kebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam pembuatan

sistem surat menyurat ini.

2. Modeling

Proses modeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke

sebuah perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum

dibuat coding. Proses ini berfokus pada rancangan struktur data,

27

arsitektur software, representasi interface, dan detail (algoritma)

prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut

software requirement.

3. Construction

Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau

pengkodean merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang

bisa dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan

transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan

tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software, artinya

penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini.

Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap

sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan

kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa

diperbaiki.

4. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software

atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean

maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian

software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara

berkala.

Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi dengan

siklus waterfall adalah sebagai berikut (Ladjamuddin, 2005 :46) :

1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan

kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses

organisasi. Tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang

28

sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan

menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses

analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi

merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan

masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul

serta membuat spesifikasi sistem yang baru (Tata Sutabri,

2004: 88)

2. Perancangan Sistem: merancang sistem baru yang dapat

menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan

yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang baik.

Kegiatan yang dilakukan antara lain merancang output, input,

struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat

lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.

3. Programming dan Testing System: pada tahap ini dilakukan

perancangan algoritma dengan menggunakan psedocode yang

ditulis dalam bahasa Indonesia terstruktur/bahasa Inggris

terstruktur. Perancangan algoritma sebaiknya dilakukan

dengan menggunakan pendekatan Top-Down (Pemograman

Modular). Setelah selesai pembuatan algoritma, maka

dibuatlah program aplikasi dengan menggunakan salah satu

bahasa pemrograman terpilih.

4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru,

melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi

dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

29

6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem telah

dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan

Kelebihan dari model ini adalah ketika semua kebutuhan sistem dapat

didefinisikan secara utuh, eksplisit, dan benar di awal proyek, maka Software

Engineering (SE) dapat berjalan dengan baik dan tanpa masalah.

Meskipun seringkali kebutuhan sistem tidak dapat didefinisikan se-

eksplisit yang diinginkan, tetapi paling tidak, problem pada kebutuhan sistem di

awal proyek lebih ekonomis dalam hal uang (lebih murah), usaha, dan waktu yang

terbuang lebih sedikit jika dibandingkan problem yang muncul pada tahap-tahap

selanjutnya.

Kekurangan yang utama dari model ini adalah kesulitan dalam

mengakomodasi perubahan setelah proses dijalani. Fase sebelumnya harus

lengkap dan selesai sebelum mengerjakan fase berikutnya.

Masalah dengan waterfall :

1. Perubahan sulit dilakukan karena sifatnya yang kaku.

2. Karena sifat kakunya, model ini cocok ketika kebutuhan

dikumpulkan secara lengkap sehingga perubahan bisa ditekan

sekecil mungkin. Tapi pada kenyataannya jarang sekali

konsumen/pengguna yang bisa memberikan kebutuhan secara

lengkap, perubahan kebutuhan adalah sesuatu yang wajar terjadi.

3. Waterfall pada umumnya digunakan untuk rekayasa sistem yang

besar yaitu dengan proyek yang dikerjakan di beberapa tempat

berbeda, dan dibagi menjadi beberapa bagian sub-proyek.

30

2.15. Flowchart

Definisi bagan alir (flowchart) menurut Al-Bahra bin Ladjamuddin dalam

bukunya analisis dan desain sistem informasi, menyatakan bahwa : “Flowchart

adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah

penyelesaian suatu masalah”.

Fungsi dari bagan alir (flowchart) adalah untuk menunjukkan alir dalam

program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir ini digunakan untuk alat

bantu komunikasi dan dokumentasi.

Flowchart disusun dengan simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu

menggambarkan proses didalam program. Simbol-simbol yang digunakan dapat

dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu sebagai berikut:

2.15.1. Simbol Penghubung atau alir (Flow Direction Simbols)

Simbol yang digunakan untuk menghubungkan antara simbol

yang satu dengan simbol yang lain. Simbol ini disebut juga connecting

line. Simbol-simbol tersebut adalah yang diterapkan sebagai berikut :

1. Simbol arus atau garis alir : Untuk menunjukan arah dari suatu

proses, dapat ke atas, ke bawah, ke kanan dan ke kiri.

Gambar 2.2 Simbol arus atau garis alir

2. Pertemuan garis alir : Simbol ini digunakan jika dua garis alir

bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.

31

Gambar 2.3 Simbol Pertemuan garis alir

2.15.2. Simbol Proses (Processing Simbols)

Simbol yang menunjukan jenis operasi pengelolahan dalam

suatu proses atau prosedur. Simbol-simbol tersebut yang diterapkan

adalah sebagai berikut :

1. On line computer proses : Simbol ini menggambarkan

pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama

program ditulis di dalam simbol.

Gambar 2.4 Simbol On line computer proses

2. Simbol Logika atau Decision : Untuk menunjukan suatu kondisi

tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban , ya

atau tidak.

Gambar 2.5 Simbol Logika atau Decision

3. Simbol Terminal : Untuk menyatakam permulaan atau akhir dari

suatu program.

32

Gambar 2.6 Simbol Terminal

2.15.3. Simbol Input_output

Simbol Disk Storage : Untuk menyatakan input berasal dari

harddisk atau output disimpan ke harddisk.

Gambar 2.7 Simbol Disk Storage

2.16. Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan

sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik

secara manual maupun secara komputerisasi. (Jogiyanto, 1999 : 700).

Penggunaan notasi / simbol dalam diagram arus data berguna untuk

membantu komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem (user)

agar dapat memahami suatu sistem secara logika, selain itu notasi / simbol dalam

diagram arus data itu juga membantu sekali untuk memahami suatu sistem pada

semua tingkat kompleksitanya. Data flow diagram (DFD) sering digunakan

untuk menggambar sistem yang sedang berjalan atau sistem yang diusulkan

yang digambarkan secara logik tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut mengalir atau data tersebut disimpan.

Simbol-simbol dalam diagram alir ada 4 (empat) macam (Jogiyanto,1999 :

702) adalah sebagai berikut :

33

1. External Entity

Kesatuan luar merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang bisa

berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat memberikan

input atau menerima output dari luar sistem.

Gambar 2.8 Simbol External Entity

2. Proses

Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,

mesin atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang

masuk kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan

arus data/output. Proses digambarkan dengan notasi/simbol lingkaran

atau empat persegi panjang dengan sudut-sudutnya yang tumpul.

Gambar 2.9 Simbol Proses

3. Data Storage

Simpanan data itu dapat berupa suatu file atau database pada

system komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel

acuan manual, atau suatu agenda / buku.

Gambar 2.10 Simbol Data Storage

34

4. Data flow / Arus Data

Arus data pada DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir

diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini

menunjukan arus dari data yang bisa berupa masukan untuk sistem atau

hasil dari proses suatu sistem. Bentuk fisik arus data bias berupa formulir

atau dokumen, laporan dari sistem, output dilayar komputer dari

sistem, komunikasi ucapan, sedangkan bentuk logika arus data dari

dokumen tersebut misalnya : data pesanan, data yang dibaca atau

direkam suatu file, dan lain-lain.

Gambar 2.11. Simbol Data Flow

2.17. Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) atau disebut dengan R-R secara grafis

menggambarkan isi secara database (Fathansyah,2002 : 79). Database

merupakan kumpulan file yang saling berhubungan. Diagram ini memiliki dua

komponen utama yaitu entitas dan relasi. Pada model relasi antara file direlasikan

dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama dari masing-masing file.

ERD menggunakan sejumlah notasi / simbol untuk menggambarkan

struktur dan hubungan antar data. ERD menggunakan tiga macam

notasi/simbol antara lain seperti :

1. Entity : suatu objek yang dapat didefinisikan dalam lingkungan

pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem

35

yang dibuat. Entity digambarkan dengan simbol yang disebut

rectangle/box.

2. Atribut : entity memiliki elemen yang disebut dengan atribut, yang

berfungsi untuk menjelaskan karakter dari entity. Atribut digambarkan

dengan simbol yang disebut ellips.

3. Line : line atau garis ini berfungsi untuk menghubungkan atribut

dengan entity, dan entity dengan relationship/relasi.

4. Hubungan : entity dapat berhubungan satu dengan yang lainnya.

Hubungan ini dinamakan relationship/relasi, seperti halnya entity

maka didalam hubungannya harus dibedakan antara hubungan/bentuk

hubungan antar entity dengan isi dari hubungan itu sendiri.

ERD yang diterapkan dalam pembuatan sistem penyuratan adalah ERD

derajat tiga (Ternary) yaitu relasi yang menghubungkan 3 buah entitas.

Mahasiswa Kuliah Kampus

Cabang

Gambar 2.12. Derajat tiga

2.18. Pengujian Black-Box

Pengujian Black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat

lunak. Dengan mengetahui fungsi yang ditentukan dimana produk dirancang

untuk melakukannya, pengujian dapat dilakukan untuk memperlihatkan bahwa

masing-masing fungsi beroperasi sepenuhnya, pada waktu yang sama mencari

36

kesalahan pada setiap fungsi. Pengujian black-box berkaitan dengan pengujian

yang dilakukan pada interface perangkat lunak. Pengujian black-box digunakan

untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi perangkat lunak adalah operasional

yang memiliki arti bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan

dengan tepat dan integritas informasi eksternal (seperti file data) dipelihara.

Pengujian black-box menguji beberapa aspek dasar suatu sistem dengan sedikit

memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak tersebut. Dengan

demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak

mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua

persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan

merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi merupakan pendekatan

komplementer yang kemungkinan besar mampu mengungkap kelas kesalahan

daripada metode white-box (Pressman, 2002:551).

Pengujian black-box cenderung diaplikasikan selama tahap akhir

pengujian. Pengujian black-box berusaha untuk menemukan kesalahan pada

beberapa kategori, yaitu:

1. Fungsi yang tidak benar atau hilang.

2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.

4. Kesalahan perilaku atau kinerja.

5. Kesalahan inisialisasi atau terminasi.

37

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Pengumplan Data

Tahap ini digunakan untuk mengumpulak data-data yang nanti nya akan

digunakan untuk pengolahan sistem selanjutnya. Pengumpulan data ini sangat

penting karena itu penulis menjabarkan beberapa tahapan dalam pengumpulan

data yang penulis lakukan.

3.1.1. Studi Kepustakaan

Teori-teori yang mendasari masalah dan bidang yang akan diteliti

dapat ditemukan dengan melakukan studi kepustakaan. Selain itu penulis

dapat memperoleh informasi tentang penelitian-penelitian sejenis atau yang

ada kaitannya dengan penelitian yang penulis lakukan, dan penelitian-

penelitian yang telah dilakukan sebelumnya.

Dengan melakukan studi kepustakaan, penulis dapat memanfaatkan

semua informasi dan pemikiran-pemikiran yang relevan dengan penelitian

yang sedang dilakukan.

Ada banyak literatur mengenai aplikasi surat, namun hanya ada

beberapa literatur yang penulis gunakan. Pencarian literatur yang penulis

gunakan hanya berdasar pada kecocokan terhadap judul dan maksud dari

skripsi penulis, serta implementasi aplikasi dari skripsi penulis. Adapun

beberapa literatur adalah sebagai berikut:

38

1. Hendra Kurniawan, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

dalam penelitiannya yang berjudul “Pengembangan Sistem

Manajemen Reservasi Ruangan Online Dengan ZK Ajax Framework

(Studi Kasus: PT. Layang-Layang Business Center)”. Tujuan dari

penelitiannya adalah terpecahkannya permasalahan organisasi

seperti terjadinya tumpang tindih pemesanan dan pembelian barang

yang dapat menyebabkan ganti rugi, terdapatnya pelaksanaan event

yang berbarengan, dan jeda waktu yang lama dalam memproses

sebuah event. Masalah-masalah tersebut dapat diatasi melalui

pengembangan sistem reservasi yang terotomasi sehingga

terdukungnya proses pengorganisasian dan konsistensi data

reservasi.

2. Fauzi Rahman, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam

penelitiannya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Repository

Surat Keputusan (SK) Dengan Memanfaatkan ZKoss Framework

(Studi Kasus: Sub Bagian Organisasi Tata Laksana dan Perundang-

undangan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta)”.

Tujuan dari penelitiannya adalah membuat aplikasi yang dapat

mengolah penyimpanan arsip secara digital di lingkungan UIN

Jakarta dalam bentuk repository berbasis website agar kelak dapat

memudahkan dalam pencarian kembali, dapat diakses oleh pimpinan

dari masing-masing unit kerja, dan pimpinan direktorat pada saat

dibutuhkan secara realtime, serta mengurangi resiko terjadinya

39

kehilangan file SK yang telah dibuat mengingat pentingya surat-

surat yang diarsipkan tersebut.

3. Miftah Haris, Mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam

penelitiannya yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen

Persuratan Mahasiswa Berbasis Web Menggunakan Zk Framework

(Studi Kasus: Akademik Fakultas Psikologi Uin Syarif Hidayatullah

Jakarta)”,. Tujuan dari penelitiannya adalah membuat sistem

pembuatan surat keterangan mahasiswa yang dinamis, jelas dan

cepat serta dapat disajikan dalam bentuk sebuah laporan mengingat

dirasakan kurang efektif dan efisian jika informasi dalam bentuk

kertas yang sifatnya statis atau mengandalkan memori seseorang

sebagai media penyimpanan. Dikarenakan sekolah tersebut masih

menggunakan cara manual dalam penilaian siswa terhadap rapor,

yang bisa mengakibatkan data yang diolah hilang atau rusak, maka

pentingnya sebuah aplikasi yang dapat mengatur informasi secara

teratur, jelas, dan cepat.

3.1.2. Studi Lapangan

Studi lapangan yang dilakukan oleh peneliti adalah wawancara,

observasi dan kuesioner. Deskripsi hasil studi lapangan penulis adalah

sebagai berikut :

40

1. Observasi

Observasi dilakukan oleh penulis sebelum penulis melakukan

wawancara dan penyebaran kuesioner. Observasi dilakukan agar

penulis dapat melakukan pengamatan terkait proses yang sedang

berjalan pada sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa

yang saat ini sedang berjalan di prodi Teknik Informatika

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Observasi

dilakukan pada tanggal 6 Januari 2013.

2. Wawancara

Pada tahap wawancara, peneliti melakukan wawancara dengan

bagian kepala Prodi Teknik Informatika Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, Ibu Nurhayati, Ph.D.

Adapun daftar wawancara yang peneliti lakukan adalah sebagai

berikut :

1. Bagaimana tanggapan anda terhadap proses pembuatan

surat menyurat pada prodi Teknik Informatika sudah

berjalan cukup efisienkah untuk mahasiswa?

2. Apakah format surat yang berlaku saat ini di prodi Teknik

Informatika sudah memenuhi standar penyuratan yang

baik?

3. Apakah tanggapan anda terkait judul skripsi yang penulis

buat terhadap keadaan nyata di prodi Teknik Informatika

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah?

41

4. Bagaimana tanggapan anda terhadap pentingnya proses

komputerisasi yang berjalan pada sistem informasi

akademik prodi Teknik Informatika Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah?

Wawancara berikutnya yang penulis lakukan adalah dengan

mewawancarai Ibu Sunduz Nuzulia, Msi yang menjabat sebagai

Kasubbag Umum Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta.

Wawancara tersebut bertujuan untuk mencari tahu proses

pembuatan surat yang ada saat ini. Adapun pertanyaan

wawancara tersebut sebagai berikut :

1. Bagaimana S.O.P (Standard Operating Procedure)

pembuatan surat yang ada di Akademik saat ini?

2. Siapakah yang berperan langsung dalam proses print dan

penandatanganan surat – surat yang ada saat ini?

3. Apakah S.O.P penandatanganan surat yang ada saat ini

harus menggunakan tanda tangan secara langsung?

4. Berapa lama proses pembuatan surat sampai surat tersebut

berhasil dicetak dan di tanda tanganin oleh pihak yang

berwenang?

5. Kuesioner

Kuesioner diberikan kepada responden pada tanggal 15 Januari

2014 di sekitar Prodi Teknik Informatika Universitas Islam

42

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Jumlah reponden yang

terlibat yaitu dua puluh lima orang. Kuesioner ini bertujuan

untuk mengetahui seberapa pentingnya sistem yang penulis buat

untuk mempermudah mahasiswa dalam proses pembuatan surat

menyurat yang dalam lingkup ini adalah mahasiswa prodi

Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah

Jakarta. Daftar pertanyaan kuesioner terlampir di dalam

lampiran.

Gambar 3.1 Hasil data kuesioner

0

20

40

60

80

100

120

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10Ya

Tidak

Keterangan kuesioner yang didapat yaitu :

1. 52% responden memiliki jarak tempat tinggal yang

berdekatan dengan lokasi perkuliahan. Kurang lebih

setengah dari narasumber memiliki jarak lokasi tempat

43

tinggal yang berjauhan dengan tempat narasumber

melakukan perkuliahan

2. 68% narasumber beranggapan bahwa sistem akademik

yang sudah ada saat ini sudah cukup baik.

3. 32% responden berasumsi bahwa fitur yang terdapat

sistem informasi akademik saat ini sudah cukup

lengkap.

4. 68% responden telah menggunakan sistem akademik

yang ada saat ini dengan semaksimal mungkin.

5. 100% responden berasumsi bahwa birokrasi yang ada

saat ini di kampus kurang efisien.

6. 92% responden merasa proses pembuatan surat

menyurat di kampus saat ini cukup sulit karena

prosesnya yang tidak simple.

7. 92% responden menggunakan tipe handphone

smartphone.

8. 100% responden menganggap pentingnya handphone

dalam kehidupan sehari-hari untuk berbagai macam

aktifitas.

9. 100% responden menyetujui apabila proses pembuatan

surat menyurat dikampus dapat diakses melalui media

smartphone menggunakan fasilitas browser yang

dimiliki tiap smartphone.

44

10. 100 persen responden beranggapan dengan adanya

sistem pembuatan surat yang dapat diakses melalui

media smartphone dapat mempermudah responden.

3.2. Planning

Proses planning merupakan pengidentifikasian dan analisis dari masalah

yang timbul. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement

(kebutuhan pengguna) atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan

keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan

dilakukan. Selanjutnya dari analisis masalah ini penulis akan menguraikan

beberapa kebutuhan-kebutuhan yang akan digunakan oleh penulis dalam

pembuatan sistem surat menyurat ini.

3.2.1. Identifikasi Masalah

Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap masalah yang

berhubungan dengan pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik

Informatika di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Adapun

masalah-masalah yang terjadi adalah sebagai berikut :

a) Kondisi birokrasi yang memakan waktu berdampak kurang

efisiennya proses pembuatan surat di prodi Teknik Informatika.

b) Sebagian besar mahasiswa tidak hanya menghabiskan

waktunya untuk hanya sekedar berkecimpung di dunia

perkuliahan saja, banyak dari mereka yang ternyata

45

menggunakan waktunya untuk bekerja dan kuliah, sehingga

mereka sangat mempergunakan waktu seefisien mungkin.

c) Banyak dari mahasiswa yang ingin memperoleh data yang

dalam hal ini adalah proses pembuatan surat dengan cara

semudah mungkin.

3.2.2. Analisis Masalah

Tahap ini merupakan tindak lanjut dari penelitian terhadap masalah

yang ada dan dilakukan penelitian lebih lanjut sehingga dapat ditemukan

solusi dari permasalahan yang ada. Pada tahap ini juga, akan terbentuk

gambaran umum dari sistem.

Dalam fase ini, terdapat empat langkah yang perlu dilakukan di

dalam membangun sistem pembuatan surat keterangan berbasis web browser

yaitu sebagai berikut :

1) Identifikasi ruang lingkup dan kebutuhan sistem

Identifikasi ini dilakukan untuk mengetahui ruang lingkup

sistem yang akan dibangun dan mencari tahu apa saja yang

menjadi kebutuhan sistem baik yang mandatory maupun

sebagai pelengkap. Hal ini dilakukan agar proses menjadi jelas

dan desain sistem dapat dilakukan. Ruang lingkup dan

kebutuhan sistem pembuatan surat keterangan ini yaitu :

46

a. Sistem ini hanya berlaku untuk mahasiswa prodi Teknik

Informatika sebagai user yang sudah terdaftar oleh bagian

akademik prodi yang dalam hal ini adalah admin.

b. Sistem ini hanya melayani pembuatan surat keterangan aktif

kuliah, surat riset, surat permohonan Praktek Kerja

Lapangan dan surat bimbingan skripsi.

c. Sistem ini berbasis website, artinya adalah untuk dapat

mengakses sistem dibutuhkan jaringan internet baik untuk

akses melalui media komputer maupun media smartphone

yang telah memiliki perangkat browser didalamnya dan

perangkat lain untuk mengaksesnya.

2) Melakukan studi wilayah operasi sistem

Studi wilayah ini bertujuan untuk mencari tahu apakah proses

sistem ini dapat berjalan dengan baik di wilayah bersangkutan dan

mencari solusi dari permasalahan yang ada, dalam hal ini

pembuatan surat menyurat pada prodi Teknik Informatika

Unversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah, sehingga dapat

dibangun suatu sistem untuk mengatasi permasalahan tersebut.

Studi wilayah yang dilakukan antara lain sebagai berikut :

a. Observasi kondisi tempat pembuatan surat keterangan

yang terdapat pada prodi Teknik Informatika bagian

akademik lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

47

b. Observasi sekitaran Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah guna

mencari info terkait fungsi dari sistem yang sedang

dibuat oleh penulis.

3) Menentukan tools dan teknologi

Pada tahapan ini, ditentukan alat atau perangkat apa saja yang

digunakan dalam sistem dan teknologi yang diterapkan. Perangkat

tersebut harus dipersiapkan untuk perancangan dan pembangunan

sistem agar dapat berjalan dengan lancar. Teknologi digunakan

untuk membantu menyelesaikan permasalahan yang ditemukan

dengan menerapkan ilmu teknik informatika sehingga dapat

dihasilkan suatu kemudahan dalam kehidupan sehari-hari.

Teknologi-teknologi yang digunakan di dalam sistem pembuatan

surat ini adalah sebagai berikut :

a. Teknologi perangkat keras

Perangkat keras yang penulis gunakan dalam melakukan

perancangan aplikasi ini adalah komputer dengan

spesifikasi sebagai berikut : Intel(R) Core(TM)2 CPU

6300 @ 1.86GHz (2 CPUs), ~1.9GHz, 3072MB RAM,

NVIDIA GeForce 9500 GT, Hard Disk 160GB.

b. Teknologi perangkat lunak

Perangkat lunak yang penulis gunakan dalam penelitian

ini adalah sebagai berikut. Pada sistem operasi yang

48

penulis gunakan dalam penelitian ini adalah Microsoft

Windows 7 Ultimate 32-bit. Proses pembuatan script

menggunakan teks editor Adobe Dreamweaver CS 6,

XAMPP 1.7.0, dan teks editor NotePad++.

4) Melakukan studi kelayakan sistem

Studi kelayakan sistem adalah mencari tahu apakah sistem itu

pantas dan layak digunakan serta mempunyai manfaat sesuai tujuan

perancangan. Studi kelayakan sistem ini dilakukan dengan cara :

a. Mewawancarai narasumber yang telah disebutkan di awal

pembahasan mengenai apakah sistem ini dapat menjadi

solusi bagi mahasiswa dalam mempermudah proses

pembuatan surat menyurat di prodi Teknik Informatika

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

b. Menguji apakah fitur yang ada didalam sistem sudah

mempunyai solusi untuk permasalahan yang telah

disebutkan diatas

c. Mengetahui apakah sistem layak untuk digunakan karena

melihat kondisi mahasiswa yang pada umumnya memiliki

akses internet melalui media smartphone pribadi.

3.3. Modelling

Tahap desain sistem merupakan tahap dimana perancangan sistem

pembuatan sistem surat melakukan deskripsi atas entitas apa yang terlibat, alur

49

proses yang terjadi dalam sistem, struktur data apa saja yang dibutuhkan, dan

gambaran user interface sistem yang akan dirancang didalam sistem meliputi :

1. Kelas User

Kelas user adalah kelas untuk entitas user di dalam sistem. Entitas

user hanya dapat mengakses sistem dan dapat melakukan proses

apabila sudah terdaftar di dalam sistem atau melakukan registrasi

apabila user belum terdaftar untuk dapat melakukan proses pada

sistem.

2. Kelas Administrator

Kelas administrator adalah kelas untuk entitas admin, yaitu entitas

yang mempunyai peranan untuk melakukan semua proses manajemen

di dalam sistem atau dalam proses nyatanya adalah staf akademik.

Kelas administrator terdapat di dalam sistem yang berarti untuk dapat

akses kelas ini, pengguna harus melakukan login terlebih dahulu dan

pengguna terdaftar sebagai administrator. Kelas administrator

mempunyai peranan sentral untuk menjaga proses dapat berjalan

karena sistem ini menggunakan metode maker checker yang berarti

untuk membuat suatu hal yang baru / merubah hal yang sudah ada di

dalam sistem, aktor pembuat (maker) harus mendapatkan pengecekan

dan persetujuan (checker) dari aktor lain yang memiliki kelas yang

sama. Contohnya adalah untuk menambahkan entitas operator yang

baru, admin yang lain harus melakukan persetujuan terhadap

50

penambahan operator tersebut. Proses desain sistem yang dibangun

terdiri atas :

1. Data Flow Diagram (DFD)

DFD yang dibangun menggambarkan alur data yang terjadi

didalam sistem meliputi alur data proses cetak (print),

penambahan user, alur data update status surat dan alur

data surat yang diproses.

2. Flowchart

Flowchart ini berisi bagan-bagan yang menggambarkan

langkah-langkah alur dalam program atau prosedur sistem

secara sistematis.

3. Entity Relation Diagram (ERD)

ERD adalah diagram untuk menggambarkan hubungan

antar entitas yang terlibat dalam sistem. Di dalam ERD ini

dapat dilihat dependensi pekerjaan yang terjadi diantara

user dan admin.

4. Desain interface di dalam perancangan sistem pembuatan

surat ini meliputi:

a. Interface halaman sebelum login aplikasi

interface halaman sebelum adalah tampilan aplikasi

sistem untuk user dan admin yang belum melakukan

login. Dalam tampilan aplikasi sistem ini bisnis proses

yang ada hanya tampilan untuk melakukan login

51

untuk user dan administrator. Pada halaman ini user

yang telah teregistrasi oleh admin dapat melukakan

proses yang tedapat dalam sistem ini.

b. Interface halaman Admin setelah login

Interface halaman admin ini adalah tampilan setelah

admin melakukan login. Dengan tampilan beberapa

menu yang hanya dapat diakses oleh admin. Segala

proses pada halaman admin ini yang memiliki hak

penuh dalam proses yang terdapat dalam sistem

seperti mencetak surat dan menambah user.

c. Interface halaman user

Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah

melakukan login. Interface ini berisi beberapa

tampilan yang dapat di gunakan untuk memproses

surat.

d. Interface halaman user responsive

Interface ini berisi tampilan responsive menu user

yang sudah melakukan login. Interface ini berisi

beberapa tampilan yang dapat di gunakan untuk

memproses surat.

52

5. Struktur Data

Pada bagian struktur data ini adalah proses pembuatan

database yang akan digunakan oleh user dan admin dalam

melakukan sistem tersebut.

3.4. Construction

Pada tahap perancangan sistem ini pembuatan perangkat lunak sistem

dilakukan. Dalam tahap ini penulis mencoba untuk melakukan implementasi

dengan pemrograman aplikasi sistem pembuatan surat, setelah dilakukannya

desain sistem, desain database serta desain interface yang sesuai dengan bisnis

proses yang telah dibuat. Pada tahap ini akan dihasilkan listing code dari aplikasi

sistem pembuatan surat.

3.4.1. Coding

Pada tahap ini, penulis melakukan tahap pengkodean (coding) program

terhadap hasil rancangan yang sudah dibuat sebelumnya untuk dijadikan

program aplikasi.

3.4.2. Implementasi Sistem

Tahap implemantasi ini menggambarkan beberapa tampilan dari aplikasi

yang telah dibuat

53

3.4.3. Pengujian Sistem

Pengujian sistem pembuatan surat ini menggunakan metode Black box

testing. Pengujian Black box testing adalah pengujian yang dilakukan

untuk mengecek apakah aplikasi dapat diakses sesuai dengan harapan dan

semua modul dapat berfungsi dengan baik. Black box testing ini meliputi :

a. Pengujian apakah fitur-fitur sistem sudah berfungsi dengan baik

b. Pengujian apakah tampilan aplikasi sistem sesuai dengan yang

diharapkan

c. Pengujian apakah aplikasi sistem sudah terkoneksi dengan basis

data sistem.

3.5. Deployment

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau

sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang

sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian sistem yang telah dibuat

dilakukan penyebaran kepada user yang dalam hal ini adalah mahasiswa untuk

mengetahui hasil yang telah dibuat oleh penulis atau biasa disebut evaluasi.

Evaluasi ini dikemas dalam bentuk kuesioner yang penulis sebar dengan

sasaran mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta. Hasil evaluasi ini akan menjadi tolak ukur berhasil atau

tidaknya sistem ini berjalan sesuai kebutuhan yang dibutuhkan oleh user.

54

3.6. Kerangka Berfikir Penelitian

Berikut ini adalah kerangka berfikir dari penelitian dan perancangan yang:

SELESAI

KUESIONER

PLANNING

MODELLING

CONSTRUCTION

DEPLOYMENT

USER REQUIREMENT

SOFTWARE REQUIREMENT

LISTING CODE

EVALUATE SYSTEM

STAR

STUDI KEPUSTAKAAN STUDI LAPANGAN

WAWANCARA

OBSERVASI

KUESIONER

PENGUMPULAN DATA

Gambar 3.2 Kerangka berpikir penulis 2014

55

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas secara rinci mengenai pengembangan aplikasi dengan

menerapkan metode penelitian yang telah penulis uraikan pada bab sebelumnya.

Metode pengembangan sistem yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode

waterfall. Pembahasan tahapan-tahapan yang digunakan dalam pengembangan

aplikasi ini adalah sebagai berikut.

4.1. Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Keberadaan sekolah-sekolah tinggi di bidang teknologi informasi memang

menjadi hal yang mutlak dibutuhkan oleh negara manapun di dunia, termasuk di

Indonesia. Program studi Teknik Informatika UIN Syarif Hidayatullah merupakan

salah satu dari sekolah-sekolah tinggi tersebut.

4.2.1. Visi dan Misi Studi Teknik Informatika

1. Visi

Menjadi Program Studi Teknik Informatika yang terkemuka, baik

secara nasional, regional, maupun internasional yang mengintegrasikan

kaidah-kaidah keilmuan, norma-norma dan etika ke-Islaman, serta ke-

Indonesiaan.

(Sumber : Panduan Akademik TI UIN Jakarta : 2009)

56

2. Misi

Sesuai visi yang sudah disebutkan, maka misi Program Studi Teknik

Informatika ialah sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan pendidikan di bidang teknik informatika

untuk menghasilkan lulusan yang profesional dan memiliki nilai

kompetitif dengan tetap memperhatikan perkembangan dunia

teknologi dan informasi yang terus berkembang pesat dengan

memadukan pemahaman teori dan aplikasi informasi serta

pemahaman ilmu agama yang relevan bagi pengembangan

teknik informatika secara berkelanjutan.

b. Menyelenggarakan proses pendidikan yang mengintegrasikan

nilai-nilai moral dan pengembangan teknik informatika serta

memberikan pencerahan dalam keyakinan Islami.

c. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan di bidang

teknik informatika.

d. Memberikan kontribusi yang signifikan terhadap kualitas hidup

masyarakat.

(Sumber : Panduan Akademik TI UIN Jakarta : 2009)

4.2.2. Tujuan Program Studi Teknik Informatika

Program Studi Teknik Informatika UIN Jakarta memiliki tujuan

umum dan tujuan khusus. Tujuan umumnya adalah menghasilkan sarjana

komputer yang memiliki pemahaman teori dan metode di bidang teknik

informatika, profesionalitas dan integritas, serta etika dan sikap Islami

57

sehingga mampu menganalisis dan memecahkan berbagai persoalan di

bidang teknik informatika dan teknologi informasi yang bermanfaat bagi

peningkatan kualitas hidup masyarakat.

Sedangkan tujuan khususnya adalah menciptakan lulusan yang

memiliki kemampuan sebagai berikut :

a. Menciptakan sebuah proses pembelajaran teknik informatika

yang mengacu kepada pencapaian Total Quality Management

(TQM).

b. Analisis dan teknik-teknik optimasi sistem perangkat lunak,

perancangan dan implementasi aplikasi perangkat lunak sistem

informasi, jaringan teltkomunikasi, dan multimedia yang

bermanfaat bagi peningkatan kualitas hidup masyarakat.

c. Merencanakan dan menangani proyek pembangunan dan

pengembangan suatu proyek teknologi informasi sebagai

seseorang project manager untuk sebuah organisasi atau sebuah

komunitas berdasarkan kaidah manajemen proyek.

d. Melakukan rekayasa perangkat lunak dan mengoptimalkan

kinerja perangkat lunak dalam suatu proyek teknologi informasi

untuk organisasi yang kompleks dengan keterkaitan

infrastruktur (perangkat keras dan perangkat lunak), struktur

organisasi, proses dan prosedut, kebijakan dan keputusan serta

SDM (Sumber Daya Manusia) dan budaya yang beragam.

58

e. Melaksanakan nilai-nilai Islam dalam sikap dan integritasnya

dalam melakukan pengembangan dalam bidang teknik

informatika.

f. Beradaptasi dengan suatu dunia informasi dalam implementasi

teknik informatika secara efisien dan efektif dalam sebuah

organisasi atau tatanan komunitas.

g. Menguasai teknologi dan metodologi teknik informatika

sehingga dapat melakukan penelitian dan pengembangan yang

berkaitan dengan aplikasi teknik informatika bagi peningkatan

kualitas hidup masyarakat.

4.2.3. Sistem Alur Berjalan

Selain cerita pengguna yang diperoleh dari pelaku-pelaku yang

menggunakan sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa pada Prodi

Teknik Informatika UIN yang digunakan saat ini, penulis juga melakukan

pengamatan, observasi, dan wawancara. Pengamatan, observasi, dan

wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan alur kerja sistem berjalan,

walaupun pihak Prodi Teknik Informatika UIN sudah memiliki Standard

Operating Procedure (SOP) dari alur sistem pembuatan surat keterangan

mahasiswa. Berdasarkan hasil dari pengamatan, observasi, dan wawancara

yang dilakukan oleh penulis, pada paragraf selanjutnya adalah penjelasan

mengenai alur kerja sistem berjalan.

Pada alur kerja sistem berjalan, merupakan alur kerja sistem berjalan

yang sudah menggunakan komputer sebagai media untuk mendaftarkan data

59

diri mahasiswa untuk membuat surat keterangan mahasiswa. Jadi mahasiswa

langsung mendaftarkan sendiri data diri mereka, dan langsung disimpan

sekaligus dicetak. Alur kerja sistem berjalan ini memiliki empat objek yang

ada pada sistem, yaitu mahasiswa, staf akademik, pejabat paraf, dan pejabat

penanda tangan Adapun langkah-langkah alur kerja sistem berjalan adalah

sebagai berikut.

1. Untuk membuat surat keterangan mahasiswa, mahasiswa

datang langsung ke Prodi Teknik Informatika UIN. Namun

yang dapat membuat surat keterangan mahasiswa hanyalah

mahasiswa yang aktif kuliah saja.

2. Mahasiswa langsung meng-input-kan data pada template surat

keteragan mahasiswa yang sudah dipersiapkan oleh akademik

yang pada komputer akademik (di lantai 2).

3. Setelah mahasiswa mengisi datanya, data tersebut disimpan

dan dicetak dengan menggunakan printer yang ada di

Akademik.

4. Surat yang sudah dicetak di Akademik, kemudian diserahkan

kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa untuk dimintai

paraf dan tanda tangan.

5. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan surat

keterangan mahasiswa yang sudah dicetak ke Pejabat Paraf

dan Pejabat Penanda Tangan untuk diparaf dan ditanda tangani

60

dalam hal ini yang berwenang dalam penandatanganan surat

yaitu Wadek I atau Kasubag TU.

6. Proses penandatanganan surat maksimal memakan waktu 3

hari tergantung kondisi.

7. Pegawai pelayanan surat mahasiswa menyerahkan ke Staf

Akademik (Bagian Penomoran Surat) untuk dicatat data data

surat keterangan mahasiswa tersebut pada buku kendali surat

keterangan mahasiswa, dan diberikan nomor surat pada data

surat keterangan mahasiswa tersebut.

8. Mahasiswa mengambil surat keterangan mahasiswa yang

sudah selesai diparaf, ditanda tangani, dan diberikan nomor

surat pada pegawai penomoran surat, kemudian menduplikasi

surat keterangan mahasiswa tersebut sebanyak tiga lembar.

9. Dua surat keterangan mahasiswa hasil duplikat harus

diserahkan kepada pegawai pelayanan surat mahasiswa dan

pegawai penomoran surat untuk keperluan pengarsipan surat.

Jadi masing-masing mendapatkan satu buah surat keterangan

mahasiswa hasil duplikat.

10. Surat keterangan mahasiswa yang asli harus diberikan stempel

untuk keperluan mahasiswa yang bersangkutan.

11. Mahasiswa mendapatkan surat keterangan mahasiswa yang

asli yang sudah distempel dan surat keterangan mahasiswa

hasil duplikat yang belum distempel.

61

Jadi mahasiswa memiliki dua surat keterangan mahasiswa, yakni

back up surat keterangan mahasiswa yang belum diberi stempel (yang

merupakan surat keterangan mahasiswa hasil duplikat) yang nantinya bisa

digunakan sebagai cadangan jika terjadi hal yang tidak diinginkan contohnya

seperti surat keterangan mahasiswa yang asli hilang, dan yang kedua adalah

surat keterangan mahasiswa yang asli yang sudah distempel yang digunakan

untuk kebutuhan mahasiswa yang bersangkutan.

Alur proses Standard Operating Procedure (SOP) yang ada saat ini

adalah sebagai berikut :

Mulai

Selesai

Mahasiswa

Menginput data ke dalam form surat

sesuai kebutuhan

1

Pengadministrasi Akademik

Diserahkan ke Mahasiswa

5

Kasubag Akademik

Memverifikasi dan memparaf surat

3

Pengadministrasi Persuratan

Mencetak surat sesuai kebutuhan

2

Tanda Tangan Surat

4

Komputer / Form

Surat

Kendali Surat

Surat, Bukti Serah

Terima (Buku

Ekspedisi)

· Surat yang tidak jelas atau salah

pengetikan, tidak print

· Kasubag Akademik

memverifikasi dan memparaf

surat

· Wadek I atau Kasubag TU

menandatangani surat sesuai

kebutuhan

· Surat sudah selesai

ditandatangani Wadek I atau

Kasubag TU. Proses

penyelesaian surat selama 3

hari

· Pengadministrasi Akademik

menyerahkan surat kepada

Mahasiswa

Diagram ALir Dokumen Keterangan

Gambar 4.1 Diagram alur pembuatan surat

62

4.2. Planning

Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa

dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan definisi masalah, keinginan user

dalam pembuatan sistem dan termasuk rencana yang akan dilakukan.

4.2.1. Identifikasi Masalah

Pada tahap ini penulis mencoba untuk meneliti apa saja masalah-

masalah yang memungkinkan yang dapat diolah dalam sistem yang penulis

buat dan masih terkait dengan proses pembuatan surat menyurat.

Penulis telah melakukan observasi lokasi dan telah mengambil

gambaran dari alur-alur yang digunakan mahasiswa saat ini dalam proses

pebuatan surat menyurat di Prodi Teknik Informatika Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta serta mengamati proses dalam pembuatan

surat menyurat, sehingga dapat disimpulkan hasil observasi tersebut.

Berikut ini adalah gambaran alur pembuatan surat di Prodi Teknik

Informatika sebelum penulis melakukan penelitian dan perancangan sistem

penyuratan berbasis web di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

63

Gambar 4.2 skema alur pembuatan saat ini

Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Mahasiswa mendatangi langsung Universitas untuk

membuat surat.

2. Setelah sampai di Universitas, selanjutnya mahasiswa

melakukan input data surat yang terdapat pada komputer di

lantai 2 gedung Fakultas Sains dan Teknologi Universitas

Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

3. Hasil input yang sudah dimasukkan oleh mahasiswa akan

diterima oleh admin yang juga berlokasi di lantai 2 gedung

Fakultas Saint dan Teknologi Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah dan selanjutnya dicetak oleh admin.

64

4. Setelah surat berhasil dicetak tidak lantas surat tersebut

dapat diperoleh oleh mahasiswa karena harus melalui

beberapa tahapan proses penandatanganan (memakan waktu

2 sampai 3 hari).

5. Setelah surat ditandatangani maka mahasiswa dapat

mengambil surat tersebut di gedung akademik lantai 2

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah.

Dari alur pembuatan surat tersebut maka penulis menemukan

beberapa masalah yang menurut penulis dapat dijadikan alasan yang kuat

mengapa sistem yang penelitian ini dapat dilakukan. Proses pembuatan surat

memang sudang cukup baik karena telah menggunakan teknologi

komputerisasi yang baik.

Tetapi, dari gambaran diatas penulis mendapatkan sebuah

kesimpulan yang berbeda. Hal ini ditinjau dari kurang efiensinya waktu

mahasiswa karena proses penandatanganan pada pembuatan surat itu sendiri

memakan waktu sampai beberapa hari dikarenakan proses brokrasi yang

memang ada tiap instansi manapun.

Efisiensi dalam hal ini adalah mahasiswa harus kembali ke

universitas hanya untuk melihat atau mengambil surat yang mereka telah buat

beberapa hari sebelumnya. Menurut hasil pengamatan penulis,hal ini dapat di

siasati dengan dibuatnya sebuah sistem yang dapat memudahkan mahasiswa

yang ingin membuat sebuah surat kapanpun tanpa harus terlebih dahulu

65

mendatangi kampus untuk melakukan sebuah input data yang akan digunakan

untuk pembuatan surat menyurat.

Berdasarkan uraian singkat serta alur kerja sistem yang sedang

berjalan saat ini, didapatkan permasalahan-permasalahan yang timbul dari

hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan penulis dan dengan

mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dari sistem yang sedang berjalan saat

ini berdasar pada alur kerja SOP, yang mana juga dijadikan landasan sebagai

rumusan masalah dari skripsi ini, yaitu:

a. Ruangan Akademik Penuh Mahasiswa

Ada saat-saat tertentu dimana mahasiswa ramai-ramai

berkumpul untuk membuat surat keterangan mahasiswa sehingga

ruangan akademik menjadi penuh. Sebagai contoh ketika ada

beasiswa, dikarenakan banyaknya mahasiswa yang berminat

mengikuti beasiswa, maka keperluan persyaratan semuanya harus

terpenuhi, dan satu diantaranya ada yang memerlukan surat

keterangan mahasiswa.

b. Persediaan Fasilitas Terbatas

Prodi Teknik Informatika memfasilitasi dalam pembuatan surat

keterangan mahasiswa. Fasilitas tersebut berupa fasilitas untuk

mencetak seperti kertas dan printer. Adakalanya mahasiswa dalam

waktu mencetak surat ternyata persediaan kertas dan ink toner sudah

habis. Tentu mahasiswa akan menunggu ataupun meng-copy draft

66

surat keterangan mahasiswa yang telah dibuatnya, dan mencetak

surat keterangan mahasiswa di tempat lain.

c. Tidak Adanya Informasi Surat yang Dibuatnya

Disaat surat keterangan mahasiswa sudah dicetak dan saat

menunggu untuk ditanda tangan oleh pejabat yang berwenang,

adakalanya pejabat sedang tidak berada di tempat, sehingga

mahasiswa harus berkali-kali mendatangi akademik untuk mengecek

surat keterangan mahasiswa yang hanya tinggal diparaf ataupun

ditanda tangan.

d. Tidak Online

Mahasiwa menginginkan dibuatnya aplikasi pembuatan surat

keterangan mahasiswa yang diimplementasikan sudah bisa online,

dengan tujuan agar mahasiswa bisa membuat surat kapan saja dan

dimana saja. Jika ada keperluan mendadak ingin membuat surat

keterangan mahasiswa, mahasiswa bisa langsung online kapan saja.

Namun, tidak hanya itu saja yang menjadi permasalahan dalam

sistem berjalan ini, permasalahan lainnya seperti: sistem pelaporan

yang kurang baik dan data-data mahasiswa yang membuat surat

tidak tersimpan dengan baik.

4.2.1. Analisis Masalah

Dari hasil obesrvasi penulis dan dari hasil pengidentifikasian

masalah yang penulis lakukan, maka penulis mencoba untuk

67

menggambarkan alur sistem yang dapat dijadikan sebagai jawaban dari

permasalahan yang penulis temukan dari hasil obesrvasi. Berikut adalah

gambaran alurnya.

Gambar 4.3 alur pembuatan surat yang diusulkan penulis

Alur gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Mahasiswa melakukan login melaui mobile web browser

yang terdapat pada handphone yang dimiliki mahasiswa

dimanapun mahasiswa itu berada saat itu, tanpa harus ke

universitas terlebih dahulu dan melakukan proses input

data surat yang ingin dibuat oleh user.

2. Admin menerima masukan data dari mahasiswa yang

telah berhasil melakukan login dan melakukan proses

input data.

68

3. Surat yang telah berhasil dicetak oleh admin akan diberi

tanda sukses dan sistem akan menerima informasi

tersebut dan selanjutnya akan diinformasikan kepada

user.

4. Mahasiswa menerima informasi bahwa surat telah

dicetak serta waktu pengambilannya.

5. Mahasiswa kembali ke universitas sesuai informasi yang

telah diberikan oleh sistem.

6. Surat telah berhasil dicetak dan ditandatangan sesuai

birokrasi universitas dan siap diambil oleh mahasiswa

atau user.

Dari hasil alur tersebut mahasiswa tidak perlu repot melakukan

input data dengan mendatangi universitas, cukup melakukan login melaui

web browser pada laptop atau smartphone dan selanjutnya meng-input

data surat maka surat dapat segera diproses dan dicetak oleh admin.

Mahasiswa juga diberi informasi kapan surat dapat diambil setelah surat

tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang di universitas sehingga

dapat menghemat waktu mahasiswa yang ingin melakukan aktivitas lain

dihari itu.

4.2.2. Analisis Kebutuhan Sistem (System Requirement)

Menganalisis kebutuhan aplikasi dengan mendefinisikan sistem,

mengidentifikasi profil user (pengguna potensial dari sistem yang akan

69

dibangun), mempertimbangkan kebutuhan hardware, software, dan

perangkat lain yang sesuai untuk membantu membangun aplikasi.

Sistem pembuatan surat keterangan mahasiswa yang masih berjalan

sampai saat ini pada Prodi Teknik Informatika UIN memiliki beberapa

kelemahan yang telah disebutkan pada sub bahasan Identifikasi Masalah

Sistem Berjalan. Salah satunya adalah sistem belum berjalan secara efektif

dan efisien dengan semestinya sesuai dengan aturan alur kerja SOP,

umumnya ini dikarenakan sistem berjalan yang digunakan belum

sepenuhnya secara otomatis.

Melihat permasalahan yang telah diketahui pada sub bahasan

identifikasi masalah sistem berjalan, dan dibahas secara singkat pada

paragraf sebelumnya, maka diperlukan semacam strategi untuk

menentukan solusi-solusi dari permasalahan tersebut dengan cara:

a. Identifikasi Strategi IT

Tabel 4.1. Identifikasi Strategi IT

No. Judul Tolak Ukur Sasaran Perbaikan

1. Ruang akademik

penuh mahasiswa

Pembuatan surat

keterangan

mahasiswa hanya

bisa dilakukan di

ruangan akademik

Aplikasi online yang

bisa diakses dimana

saja

2. Tidak ada

informasi mengenai

surat yang dibuat

oleh mahasiswa

Mahasiswa mesti

aktif mengecek

apakah surat sudah

jadi

Informasi mengenai

surat yang dibuat

mahasiswa ada pada

aplikasi sistem

b. Identifikasi Pola Solusi

Tabel 4.2. Identifikasi Pola Solusi

No. Sasaran Perbaikan Pola Solusi

1. Aplikasi online yang

bisa diakses dimana

Aplikasi yang dibuat berbasi web yang

nantinya bisa di-online-kan, sehingga

70

saja bisa diakses online dimana saja

2. Pengisian data berupa

penginputan digital,

sehingga pelaporan

rapih

Dikarenakan menggunakan sistem

aplikasi yang penginputan datanya

secara digital, maka untuk mencetak

laporan sesuai dengan data digital yang

rapih

3. Informasi mengenai

surat yang dibuat

mahasiswa ada pada

aplikasi sistem

Semua informasi mengenai surat yang

dibuat mahasiswa baik yang sudah jadi

atau akan diinformasikan melalui

sistem dimana saja dan kapan saja

Berdasarkan Identifikasi Strategi IT dan Identifikasi Pola Solusi,

maka diperlukan sebuah sistem berbasis web yang dapat memproses data,

menyimpan data, mencetak data, dan memeriksa data mahasiswa yang

membuat surat keterangan mahasiswa, dengan lebih efektif dan efisien.

Sistem tersebut adalah aplikasi pembuatan surat keterangan mahasiswa.

Setelah melakukan strategi berupa identifikasi berdasar strategi IT

dan pola solusi, perlu ditentukan pula mengenai kebutuhan fungsional

sistem dan kebutuhan non fungsional sistem. Hal ini berguna untuk

mengetahui seperti apa sistem yang nantinya akan berjalan untuk

menyelesaikan permasalahan yang ada.

a. Kebutuhan Fungsional Sistem

Sistem yang dikembangkan harus memiliki functional

requirements, yang mana sebagai berikut:

1. Pada sistem aplikasi pembuatan surat keterangan

mahasiswa, mahasiswa dapat menginput data diri sendiri

sehingga tidak terjadi kesalahan.

2. Sistem aplikasi dapat mendeteksi kelengkapan data

mahasiswa pembuat surat.

71

3. Sistem aplikasi dapat menyimpan data mahasiswa

pembuat surat secara lengkap.

4. Dapat melakukan update status terhadap surat

keterangan mahasiswa yang baru dibuat.

b. Kebutuhan Non Fungsional Sistem

Selain kebutuhan fungsional sistem, maka ada pula

kebutuhan non fungsional sistem, yang diantaranya sebagai

berikut:

1. Setiap pengguna memiliki user account tersendiri untuk

mengakses sistem yang mana telah ditentukan oleh

Administrator.

2. Dalam peragaan awal, sistem aplikasi untuk sementara

dijalankan secara local-server menggunakan jaringan

LAN (Local Area Network).

4.2.3. Definisi Sistem

Sistem pembuatan surat mahasiswa ini adalah sebuah sistem yang

diperuntukkan bagi mahasiswa prodi Teknik Informatika Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Aplikasi ini berisi data surat-surat

yang banyak dibutuhkan oleh mahasiswa dalam aktifitas perkuliahan.

Pengemasan akhir dari aplikasi yang dihasilkan adalah dengan

menghubungkannya ke jaringan internet karena aplikasi ini berbentuk

web. Aplikasi ini dapat diakses melalui media browser yang terdapat pada

72

jaringan mobile phone (smartphone) dan dapat pula diakses melalui

desktop ataupun laptop.

4.2.4. Kebutuhan dan Profil Pengguna (User’s Profile and Needs)

Berdasarkan hasil observasi peneliti mendapatkan informasi

kebutuhan pengguna sistem dan profil pengguna yang dapat menggunakan

aplikasi ini, yaitu :

a. Admin, yang dalam sistem pembuatan ini admin dapat

dikategorikan memiliki fungsi yang sangat penting yaitu

sebagai media yang berperan langsung dalam proses

percetakan surat yang dibutuhkan oleh mahasiswa prodi

Teknik Informatika Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta. Peran admin dilakukan oleh bagian Tata

Usaha Akademik Fakultas.

b. Mahasiswa, yang dalam sistem ini pengguna utama dari sistem

ini adalah mahasiswa yang hendak membuat surat menyurat

yang mereka butuhkan dalam proses perkuliahan sehari-hari.

Adapun bentuk dan tujuan surat yang dibutuhkan mahasiswa

memiliki fungsi yang beragam.

4.2.5. Pertimbangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

(Hardware and Software Considerations)

Berdasarkan tahap pendefinisian system yang peneliti lakukan,

adapun pertimbangan perangkat keras dan perangkat lunak komputer

73

maupun perangkat pendukung lain untuk membangun sistem pembuatan

surat adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware Requirement)

Merupakan kebutuhan hardware komputer yang digunakan untuk

membangun sistem pembuatan surat. Hardware komputer yang

perlu disiapkan adalah :

- Processor : Intel(R) Core(TM)2 CPU 6300 @ 1.86GHz

- Memory : 3072MB RAM

- Hard Drive : ST380211AS ATA Device 80GB

- Monitor : 14.0” Generic PnP Monitor

2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Hardware)

- Operating System : Microsoft Windows 7 Ultimate

- XAMPP Version 1.8.1

- Web Server : Apache 2.4.3

- PHP 5.4.7 (VC9 X86 32bit thread safe)

- MySQL Database : 5.5.27 (Community Server)

- Notepad+

- Adobe Dreamweaver CS6

4.3. Modelling

Setelah semua proses planning atau persiapan yang akan dipakai dalam

pembuatan sistem ini selanjutnya penulis akan menjabarkan beberapa tahapan

74

atau rancangan yang selanjutnya akan dilakukan dalam proses pembuatan sistem

penyuratan.

Adapun tahap selanjutnya yaitu pembuatan modelling atau biasa disebut

desain sistem. Data yang telah diterima oleh penulis setelah melakukan

serangakain studi lapangan, observasi, indentifikasi dan analisis masalah serta

persiapan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diperlukan selanjutnya akan diolah

menjadi bentuk rancangan sistem yang nantinya akan digunakan untuk

memudahkan dalam proses pembuatan sistem penyuratan.

Proses modelling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah

perancangan software yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini

berfokus pada detail (algoritma) prosedural, struktur data atau basis data dan

representasi interface. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut

dokumen kebutuhan sistem (software requirement).

Tahap ini penulis melakukan beberapa tahap alur rancangan yang akan

digunakan dalam proses pembuatan sistem yang nantinya akan berjalan dalam

sistem. Sehingga alur-alur tersebut menjadi acuan dalam pembuatan sistem ini dan

juga menjadi rancangan desain yang akan memudahkan penulis dalam merancang

sistem pembuatan surat ini. Pelaku sistem ini meliputi dua bagian yaitu :

1. Kelas User

Kelas user adalah kelas untuk entitas user di dalam sistem.

Entitas user hanya dapat mengakses sistem dan dapat

melakukan proses apabila sudah terdaftar di dalam sistem atau

melakukan registrasi apabila belum terdaftar untuk dapat

75

melakukan proses pada sistem. Kelas user ini digunakan oleh

mahasiswa.

2. Kelas Administrator

Kelas administrator adalah kelas untuk entitas admin, yaitu

entitas yang mempunyai peranan untuk melakukan semua

manajemen di dalam sistem. Kelas administrator terdapat di

dalam sistem yang berarti untuk dapat akses kelas ini, admin

harus melakukan login dan terdaftar sebagai administrator.

Kelas administrator mempunyai peranan sentral untuk

menjaga proses dapat berjalan karena sistem ini menggunakan

metode maker checker yang berarti untuk membuat suatu hal

yang baru / merubah hal yang sudah ada di dalam sistem, aktor

pembuat (maker) harus mendapatkan pengecekan dan

persetujuan (checker) dari aktor lain yang memiliki kelas yang

sama. Contohnya adalah untuk menambahkan entitas operator

yang baru, admin yang lain harus melakukan persetujuan

terhadap penambahan operator tersebut. Peran admin ini

dilakukan oleh staf bagian akademik

Identifikasi aktor yang didasari pada kebutuhan fungsi-fungsi sistem.

Kebutuhan akan fungsi ini diakomodir di use case. Selanjutnya use case

menyediakan nilai hasil kepada aktor. Jadi use case mendeskripsikan interaksi

antar aktor di dalam sistem, seperti berikut ini :

76

Tabel 4.3. Identifikasi Aktor dengan deskripsi

No. Aktor Deskripsi

2. Administrator

(Staf Akademik)

Aktor dapat mengakses aplikasi,

yang tugasnya menambah prodi,

menambah data mahasiswa,

menambah admin, mencetak

permohonan surat mahasiswa dan

segala bentuk informasi surat

mahasiswa

3. User

(Mahasiswa)

Aktor dapat mengakses aplikasi,

yang memohonan pembuatan surat,

berupa permohonan pembuatan

surat, download, dan cetak surat

4. Kasubbag.

Akademik,

Wadek.

Akademik, dan

Wadek.

Kemahasiswaan

Aktor tidak sebagai user dari

aplikasi, hanya bertugas untuk

pengesahan surat dalam pemarafan

dan penandatanganan

Selanjutnya, tabel 4.4 berikut menggambarkan interaksi antar aktor pada

tabel 4.4 dengan sistem yang diusulkan.

Tabel 4.4. Daftar Nama Use Case

No. Nama

Use Case

Deskripsi Aktor

1. Login Use case

menggambarkan

kegiatan memasukkan

username dan password

untuk dapat mengakses

sistem

Admin dan

User

2. Edit Biodata

Diri Admin

Use case

menggambarkan

kegiatan mengedit

biodata diri staf

akademik

Admin

3. Tambah

Mahasiswa

Baru

Use case

menggambarkan

kegiatan menambah

mahasiswa baru yang

menggunakan dapat

menggunakan sistem

Admin

77

4. Lihat Daftar

Mahasiswa

Use case

menggambarkan

kegiatan melihat daftar

seluruh mahasiswa yang

telah terdafta dan dapat

menggunakan sistem

Admin

5. Tambah

Prodi

Use case

menggambarkan

kegiatan menambah

prodi yang dapat

menggunakan sistem

Admin

6. Edit Data

Diri

Mahasiswa

Use case

menggambarkan

kegiatan mengedit

biodata diri mahasiswa

Admin dan

User

7. Hapus

Mahasiswa

Use case

menggambarkan

kegiatan menghapus

mahasiswa dari sistem

Admin

8. Lihat Inbox

Permohonan

surat

Use case

menggambarkan

kegiatan melihat inbox

permohonan surat yang

dibuat oleh mahasiswa

Admin

9. Cetak Surat Use case

menggambarkan

kegiatan mencetak surat

yang sebelumnya sudah

divalidasi oleh Staf

Akademik

Admin

10. Update

Persetujuan

Surat

Use case

menggambarkan

kegiatan mengupdate

informasi pada daftar

persetujuan surat

Admin

11. Buat

Permohonan

Surat

Use case

menggambarkan

kegiatan membuat

permohonan surat yang

dibutuhkan oleh

mahasiswa

User

12. Lihat Daftar

Permohonan

Use case

menggambarkan

kegiatan melihat daftar

permohonan surat yang

telah dibuatnya

User

78

13. Lihat

Persetujuan

Use case

menggambarkan

kegiatan melihat update

informasi daftar surat

yang telah dicetak

User

14. Logout Usecase

menggambarkan

kegiatan untuk dapat

keluar atau mengakhiri

sistem

Admin dan

User

Tahap selanjutnya dari proses modeling yaitu dengan membuat desain

sistem. Tahap dimana perancangan sistem pembuatan sistem surat melakukan

deskripsi atas entitas apa yang terlibat, alur proses yang terjadi dalam sistem,

gambaran user interface sistem dan struktur data apa saja yang dibutuhkan. Alur

data yang akan dirancang didalam sistem meliputi :

4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) yang dibangun sistem akan menggambarkan

alur data keseluruhan entitas dan deskripsi alur yang lebih spesifik yang terjadi

didalam sistem meliputi alur data proses, penambahan user, alur data update

status surat dan alur data surat yang diproses.

Data Flow Diagram DFD akan berperan sebagai alat bantu yang sering

digunakan untuk menggambarkan sistem jaringan proses yang dihubungkan satu

sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi.

Alur diagram akan digambarkan pada proses context diagram serta

dilanjutkan dengan alur diagram level 0 yang lebih mendetail dan lebih

menjelaskan alur dari sistem penyuratan ini.

79

a. Context diagram

SISTEM

Mahasiswa

ADMIN

Input Program Studi

Registrasi

Input Data AdminApp Form

Informasi Data Profil

Mahasiswa dan informasi

data input surat

Informasi Data Profil Mahasiswa

0

Gambar 4.4 Context Diagram

Berikut penjelasan mengenai alur context diagram diatas :

1. Administrator, melakukan input data program studi pada

sistem dan dapat melakukan update program studi dengan

menambah atau mengurangi program studi yang sudah ada.

2. Administrator melakukan input data mahasiswa pada sistem

dan dapat melakukan update data mahasiswa dengan

menambah atau mengurangi data mahasiswa, input mahasiswa

ini penting karena proses login user pada sistem ini bergantung

pada masukan data mahasiswa yang dilakukan oleh admin.

3. Administrator, melakukan input data admin pada sistem dan

dapat melakukan update data admin dengan menambah atau

mengurangi program studi yang sudah ada.

80

4. User, melakukan input data pembuatan surat, edit profil dan

edit password pada sistem.

5. User, menerima informasi data profil yang telah dibuat oleh

admin dan mendapat informasi dari hasil pembuatan surat yang

sebelumnya sudah di input oleh user dari sistem.

6. Administrator, menerima input dari sistem terkait informasi

yang didapat sistem dari proses update profil dan input

pembuatan surat oleh user.

b. Diagram Level 1

Pada context diagram diatas dapat dilihat alur proses data yang terjadi

pada sistem antara administrator dan user yang selanjutnya dijelaskan

lebih spesifik alur proses antara admin dan user pada diagram level 0

yang digambarkan seperti alur gambar dibawah ini.

81

ADMIN

INPUT

PROGRAM STUDIINPUT DATA

MAHASISWA

INPUT DATA SURAT

BUAT

BUAT DATA SURAT

PROGRAM STUDISURAT

DATA MAHASISWA

2. Masuk database

5. Masuk database

9. Masuk database

1. Input program studi

4. Input data mahasiswa

10. Proses

3. Proses

6. Proses

mahasiswa

8. Input data surat

7. Data mahasiswa diterima

11. Menerima masukan surat

12. Proses cetak surat

13. Informasi hasil surat

Gambar 4.5 Diagram Level 1

Berikut penjelasan mengenai alur diagram level 1 diatas :

1. Proses 1, admin melakukan input program studi

2. Proses 2, hasil inputan masuk database program studi

3. Proses 3, hasil dari database program studi selanjutnya masuk

ke proses „buat‟

4. Proses 4, admin melakukan input data mahasiswa

5. Proses 5, hasil inputan data mahasiswa masuk kedalam storage

database data mahasiswa

6. Proses 6, hasil dari database data mahasiswa selanjutnya

masuk ke proses „buat‟

82

7. Proses 7, setelah diproses data dikirim ke user atau mahasiswa

8. Proses 8, user melakukan input data surat

9. Proses 9, hasil inputan masuk kedalam storage database data

surat

10. Proses 10, data diproses untuk selanjutnya dikirim kepada

admin

11. Proses 11, admin menerima data input data surat dari user

12. Proses 12, data surat diproses oleh admin

13. Proses 13, mahasiswa atau user menerima informasi dari

admin terkait proses pembuatan surat

4.3.2. Flowchart

a. Flowchart Administrator

Flowchart administrator akan menggambarkan langkah-langakah

sistem secara logika yang berisikan bagan-bagan aliran data yang

hanya dapat diakses oleh admin dan langsung terintegrasi oleh sistem.

Berikut adalah gambaran flowchart administrator pada sistem

pembuatan surat mahasiswa yang penulis buat.

83

star

Login

Input NIP

dan Pasword

Cek Login

Halaman Admin

Logout

End

Gagal

Pilih menu

logout

Berhasil

ya

Tidak

Data

Mahasiswa Data AdminInput Program

StudiCetak Surat

Mahasiswa

Pilih program

studiPilih data

mahasiswa

Pilih data

admin

Pilih data

surat

Db_PS Db_DS Db_DA Db_SRT

Gambar 4.6 Flowchart administrator pada sistem

Administrator dapat menggunakan hak aksesnya bila sudah

berhasil melakukan login pada halaman login. Admin memiliki

peranan yang sangat sentral dalam proses sistem ini, tidak

sembarangan pengguna yang dapat menjadi admin. Admin yang dapat

84

memiliki hak akses ini hanyalah admin yang teah terdaftar oleh bagian

akademik fakultas.

Admin memiliki akses untuk menambah atau mengurangi jumlah

prodi yang dapat menggunakan sistem ini, admin juga memiliki hak

untuk melakukan penjumlahan data mahasiswa dan juga pengurangan

jumlah mahasiswa.

Proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa juga

diproses melalui bagaian ini, admin menerima data masukan dari user

dan selanjutnya admin pula yang melakukan proses pencetakan surat

mahasiswa. Setelah surat tercetak, admin pula yang akan memberikan

notifikasi atau pemberitahuan kepada user bahwa surat yang

dibutuhkan oleh user telah tercetak dan user dapat diambil pada saat

yang sudah ditentukan. Data surat yang telah tercetak akan disimpan

oleh admin dalam bentuk arsip yang hanya dimiliki oleh admin saja.

85

b. Flowchart User

star

Halaman Login

Input NIM dan

Password

Cek Login

Home

Logout

End

Gagal

Pilih menu

logout

Berhasil

ya

Tidak

Edit Profil

Mahasiswa, Input Data Surat

DB Profil DB surat

Gambar 4.7 Flowchart userr pada sistem

Sama halnya dengan admin, user yang dapat mengakses sistem

ini hanyalah yang telah terdaftar pada sistem atau telah di registrasi

86

oleh admin. User yang terdata oleh admin dapat melakukan beberapa

fungsi yang terdapat pada sistem ini.

Dalam sistem ini, user dapat melakukan pengecekan data diri dan

juga dapat melakukan proses pembuatan surat yang mereka butuhkan

dengan sebelumnya melakukan penginputan data surat yang terdapat

pada sistem. Setelah input data dilakukan, user akan menerima

notifikasi melalui media yang dipakai baik dari dekstop, laptop

maupun mobile device, tergantung yang dipakai oleh user dalam

mengakses sistem pembuatan surat ini.

User juga dapat melakukan pengubahan security password yang

hanya dapat diakses oleh user karena saat awal user mendaftar pada

admin, maka admin akan menggunakan NIM (Nomor Induk

Mahasiswa) user sebagai password dan selanjutnya admin

membebaskan user apabila ingin merubah password tersebut sehingga

tetap dapat mengakses sistem dan user juga terdata pada sistem dan

admin.

4.3.3. Entitiy Relation Diagram (ERD)

Entitiy Relation Diagram adalah hubungan antar relasi yang terjadi

dalam sistem pembuatan surat menyurat. Tiap entitas memiliki identitas

masing-masing yang unik sebagai kunci utama agar tidak terjadi duplikasi.

87

USER Input data surat

ADMINKonfirmasi

cetak surat

nama

tmp_lahir

tgl_lahir

jns_kelamin

agama

alamat

telp

angkatan

kd_prodi*NIM

semester

*Username

NamaEmail

telp

Gambar 4.8 Entitiy Relation Diagram

Entitas user melakukan input data surat yang tiap suratnya memiliki

ID surat yang masing-masing, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam

pembuatan surat satu dengan surat yang lainnya. Setelah data input user di

masukkan dalam sistem selanjutnya data tersebut akan diterima oleh admin.

Setelah data itu diolah oleh admin maka selanjutnya admin akan

memproses data yang dalam hal ini adalah sebuah proses mencetak data

masukan menjadi surat sebagai ouput hasil dan selanjutnya admin akan

memberikan konfirmasi balasan kepada user bahwa surat telah diproses.

4.3.4. Struktur Data

1. Tabel Mahasiswa

Tabel ini adalah tabel yang menyimpan data-data mahasiswa yang

terlibat dalam sistem. Fungsi tabel ini adalah sebagai media user

88

untuk dapat login ke dalam sistem. Tabel ini hanya dapat diakses

oleh admin.

a) Nim : field ini berisi Nomor Induk Mahasiswa

yang digunakan sebagai password awal user agar dapat

melakukan login.

b) Password : field ini merupakan kode atau kata kunci

untuk dapat masuk kedalam sistem. Password awal ini

biasanya berupa NIM mahasiswa.

c) Nama : field ini dipakai untuk nama mahasiswa.

d) Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan

tempat lahir mahasiswa yang akan dipakai sebagai data

mahasiswa.

e) Tgl_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan

tanggal lahir mahasiswa.

f) Jns_kelamin : field ini menyimpan data jenis kelamin

mahasiswa.

g) Agama : field ini digunakan untuk menyimpan data

yang berisi agama yang dianut oleh tiap mahasiswa.

h) Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan data

alamat atau tempat tinggal mahasiswa.

i) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan data

nomor telepon mahasiswa.

89

j) Email : field ini digunakan untuk menyimpan data

email tiap mahasiswa.

k) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan data

total semester tiap mahasiswa.

l) Angkatan : field ini digunakan untuk menyimpan data

angakatan dalam hitungan tahun tiap mahasiswa.

m) Kd_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan status

prodi yang dimiliki mahasiswa.

Tabel 4.5 Tabel Mahasiswa

Nama Kolom Tipe Data Key

Nim varchar(20) Primary

Password varchar(100)

Nama varchar(100)

Tmp_lahir varchar(20)

Tgl_lahir date

Jns_kelamin varchar(20)

Agama varchar(20)

Alamat text

Telp varchar(20)

Email varchar(100)

Semester int(11)

Angkatan varchar(20)

Kd_prodi varchar(2)

90

2. Tabel Prodi

Tabel ini adalah tabel yang menyimpan nama prodi dari tiap

jurusan dalam skala fakultas yang terdapat pada sistem. Tabel ini

juga hanya dapat diakses oleh admin saja.

a) Kd_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan kode

prodi tiap jurusan.

b) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama

prodi ditiap jurusan.

Tabel 4.6 Tabel prodi

Nama Kolom Tipe Key

kd_prodi varchar(20) Primary

nm_prodi varchar(50)

3. Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah

Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data

dari isi surat keterangan aktif kuliah mahasiswa. Tabel ini diinput

oleh user dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.

a) Id_suket : field ini digunakan untuk menyimpan kode

surat. Keterangan aktif kuliah. Masing-masing surat

memiliki kode yang tidak sama.

91

b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat.

c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

d) Tmp_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tempat

lahir mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

e) Tgl_lahir : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

kapan mahasiswa itu lahir dan datanta akan tertera pada

cetakan surat.

f) Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan alamat

tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada

surat.

g) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama

prodi mahasiswa.

h) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status

semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.

i) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk

j) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database.

k) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data

surat yang telah diproses. Setelah surat dicetak maka admin

92

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data

masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.7 Tabel Surat Keterangan Aktif Kuliah

Nama Kolom Tipe Key

Id_suket int(3) Primary

Nim varchar(15)

Nama varchar(50)

Tmp_lahir varchar(20)

Tgl_lahir varchar(20)

Alamat text

Nm_prodi varchar(25)

Semester int(1)

Tgl_In varchar(20)

Tgl_Out varchar(20)

Status enum('Pending', 'Success')

4. Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan

Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data

dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya

dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user

dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.

93

a) Id_sukpkl : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat

pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat

memiliki kode yang tidak sama.

b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat.

c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

d) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan tempat

nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

e) Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan data

tujuan lokasi tempat praktek kerja lapangan diselenggarakan

atau dapat juga ditujukan kepada instansi ditempat praktek

yang ingin dituju mahasiswa.

f) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama

prodi mahasiswa.

g) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status

semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.

h) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk

i) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database.

j) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat

yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin

94

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data

masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.8 Tabel Surat Praktek Kerja Lapangan

Nama Kolom Tipe Key

Id_sukpkl int(3) Primary

Nim varchar(15)

Nama varchar(50)

Telp varchar(25)

Tujuan text

Nm_prodi varchar(25)

Semester int(1)

Tgl_In varchar(20)

Tgl_Out varchar(20)

Status enum('Pending', 'Success')

5. Tabel Surat Riset

Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data

dari isi surat pengajuan praktek kerja lapangan. Sama halnya

dengan tabel surat aktif kuliah, tabel ini juga dimasukkan oleh user

dan selanjutnya akan diproses cetak oleh admin.

95

a) Id_suris : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat

pengajuan praktek kerja lapangan. Masing-masing surat

memiliki kode yang tidak sama.

b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat.

c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

d) Alamat : field ini digunakan untuk menyimpan alamat

tempat tinggal mahasiswa yang nantinya akan tertera pada

surat.

e) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan tempat

nomor telepon mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

f) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama prodi

mahasiswa.

g) Semester : field ini digunakan untuk menyimpan status

semester mahasiswa yang nantinya akan tertera pada surat.

h) Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan data tujuan

tempat riset atau dapt juga ditujukan kepada personal dalam

instansi tempat riset yang ingin dituju mahasiswa.

i) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk

j) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database.

96

k) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat

yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data

masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.9 Tabel surat riset

Nama Kolom Tipe Key

Id_suris int(3) Primary

Nim varchar(15)

Nama varchar(50)

Alamat text

Telp varchar(25)

Nm_prodi varchar(25)

Semester int(1)

Tujuan text

Tgl_In varchar(20)

Tgl_Out varchar(20)

Status enum('Pending',

'Success')

6. Tabel Surat Pengajuan Skripsi

Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data

dari isi surat pengajuan judul skripsi. Dalam tabel ini, mahasiswa

97

memasukkan judul skripsi yang akan dibuat dan juga nama dosen

pembimbing yang sudah disepakati.

a) Id_suskrip : field ini digunakan untuk menyimpan kode surat

pengajuan judul skripsi yang menjadi tugas akhir dari pihak

universitas kepada mahasiswa. Masing-masing surat

memiliki kode yang tidak sama.

b) Nim : field ini digunakan untuk menyimpan NIM

mahasiswa yang akan tertera pada surat.

c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan nama

mahasiswa yang akan dicetak dalam surat.

d) Tujuan : field ini digunakan untuk menyimpan tujuan

dalam surat yang berarti kepada dosen pembimbing 1 dan

dosen pembimbing ke 2.

e) Judul : field ini digunakan untuk menyimpan data dari

judul skripsi yang mahasiswa ajukan.

f) Nm_prodi : field ini digunakan untuk menyimpan nama

prodi mahasiswa.

g) Tgl_In : field ini digunakan untuk menyimpan status

tanggal surat masuk

h) Tgl_Out : field ini digunakan untuk menyimpan tanggal

surat yg di cetak di dalam database.

i) Status : field ini digunakan untuk menyimpan data surat

yang telah diproses admin. Setelah surat dicetak maka admin

98

akan merubah status menjadi ‘success’ dan apabila data

masih belum diproses maka statusnya akan ‘pending’.

Tabel 4.10 Tabel surat bimbingan skripsi

Nama Kolom Tipe Key

Id_suskrip int(3) Primary

Nim varchar(15)

Nama varchar(50)

Tujuan text

Judul text

Nm_prodi varchar(25)

Tgl_In varchar(20)

Tgl_Out varchar(20)

Status enum('Pending',

'Success')

7. Tabel User

Tabel ini adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data-data

dari user dan admin yang dibutuhkan untuk masuk kedalam sistem

atau login.

a) Username : field ini digunakan untuk menyimpan data nama

pengguna untuk admin yang telah terdata sebagai admin dan

juga username ini dapat berperan sebagai NIM untuk user

atau mahasiswa.

99

b) Password : field ini digunakan untuk menyimpan data

keamanan saat login kedalam sistem. Password ini bila

digunakan oleh user dapat dimasukkan pula dengan NIM,

tetapi dapat berubah apabila user itu teleh melakukan edit

data password setelah user terdaftar pada sistem.

c) Nama : field ini digunakan untuk menyimpan data nama

dari admin ataupun user yang telah terdapata pada sistem.

d) Email : field ini digunakan untuk menyimpan data email

dari admin atau user.

e) Telp : field ini digunakan untuk menyimpan data

nomor telepon admin ataupun user.

Tabel 4.11 Tabel user

Nama Kolom Tipe Key

Username varchar(50) Primary

password varchar(50)

Nama varchar(100)

Email varchar(100)

Telp varchar(15)

100

4.3.5. Desain Interface

Desain interface perancangan sistem pembuatan surat ini meliputi :

a. Interface halaman sebelum login

Interface halaman sebelum adalah tampilan aplikasi sistem

untuk user dan admin yang belum melakukan login. Dalam

tampilan aplikasi sistem ini bisnis proses yang ada hanya

tampilan untuk melakukan login untuk user dan

administrator. Pada halaman ini user yang telah teregistrasi

oleh admin dapat melukakan proses yang tedapat dalam

sistem ini.

Gambar 4.9 interface sebelum login

b. Interface halaman Admin setelah login

Interface halaman admin ini adalah tampilan setelah admin

melakukan login. Dengan tampilan beberapa menu yang

hanya dapat diakses oleh admin. Segala proses pada

halaman admin ini yang memiliki hak penuh dalam proses

101

yang terdapat dalam sistem seperti mencetak surat dan

menambah user.

Gambar 4.10 Interface halaman admin

Keterangan :

1) Home

Menu ini adalah halaman utama saat admin telah

melakukan login.

2) Program Studi

Menu ini berisikan informasi input program studi

yang dapat ditambah ataupun dihapus. Hak akses

sejauh ini dalam sistem adalah prodi Teknik

Informatika.

3) Data Mahasiswa

Menu ini adalah berisi input data mahasiswa atau

user yang dapat ditambah atau dikurang dalam

database admin.

102

4) Data Surat

Menu ini adalah berisikan informasi data surat yang

telah di input oleh user dan siap untuk di cetak oleh

admin.

5) Data Admin

Menu ini adalah berisikan data-data dari admin yang

dapat di tambah, dikurang dan di ubah

6) Logout

Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.

c. Interface halaman user

Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah

melakukan login. Interface ini berisi beberapa tampilan

yang dapat di gunakan untuk memproses surat.

Gambar 4.11 Interface halaman user

103

Keterangan :

1) Home

Menu ini adalah halaman utama saat user telah

login.

2) Profil Mahasiswa

Menu ini berisikan data lengkap user yang dapat di

ubah atau edit dan dapat ubah password yang

digunakan user saat awal login.

3) Surat

Menu ini berisikan pilihan surat yang dapat

digunakan oleh user yang selanjutnya dikirim ke

admin setelah sebelumnya user melakukan pengisian

data untuk selanjutnya diproses oleh admin.

4) Logout

Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.

d. Interface halaman user responsive setelah login

Interface ini berisi tampilan menu user yang sudah

melakukan login melalui media web browser mobile.

Tampilan interface ini berisi beberapa tampilan yang dapat

di gunakan untuk memproses surat. Tampilan ini mengacu

pada ukuran layar mobile yang dimiliki user. Tampilan

interface ini bersifat responsive yang mengacu pada device

yang dipakai oleh user.

104

Gambar 4.12 Interface user responsive setelah login

Keterangan:

1) Home

Menu ini adalah halaman utama saat user telah

login.

2) Profil Mahasiswa

Menu ini berisikan data lengkap user yang dapat di

ubah atau edit dan dapat ubah password yang

digunakan user saat awal login.

3) Surat

Menu ini berisikan pilihan surat yang dapat

digunakan oleh user yang selanjutnya dikirim ke

admin setelah sebelumnya user melakukan pengisian

data untuk selanjutnya diproses oleh admin.

105

4) Logout

Menu ini adalah untuk proses keluar dari sistem.

4.4. Construction

Construction merupakan proses membuat kode. Coding atau pengkodean

merupakan penerjemahan desain dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer.

Programmer akan menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan

inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu software,

artinya penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah

pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat

tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem

tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.

4.4.1. Coding

Pada tahap ini, penulis melakukan tahap pengkodean (coding) program

terhadap hasil rancangan yang sudah dibuat sebelumnya untuk dijadikan program

aplikasi. Tahap ini penulis melakukan implementasi dengan melakukan

pemrograman aplikasi sistem pembuatan surat, setelah dilakukannya desain

sistem, desain database serta desain interface yang sesuai dengan bisnis proses

yang telah dirancang oleh penulis. Selanjutnya akan dihasilkan listing code dari

aplikasi sistem pembuatan surat. Pengembangan ini menggunakan beberapa tools

atau software yang berperan dalam pembuatan sistem ini.

106

Tabel 4.12 Tabel tools perangkat lunak

Perangkat Lunak Hasil

Adobe Dreamweaver CS 6 Terinstal

XAMPP 1.7.0 Terinstal

Notepad++ Terinstal

4.4.2. Implementasi Sistem

Tahap implemantasi ini menggambarkan beberapa tampilan dari aplikasi

yang telah dibuat. Adapun beberapa tampilan tersebut yaitu:

1. Tampilan Halaman Admin

a) Home

Berikut output tampilan home yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.13 Tampilan halaman admin

Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali diakses

oleh pengguna setelah berhasil melakukan login. Pada halaman

ini, pengguna akan ditampilkan halaman yang berisi sambutan

dan gambaran sistem. Pada halaman ini juga sudah terdapat menu

pilihan menu-menu yang dapat diakses oleh pengguna.

107

b) Program Studi

Berikut output tampilan program studi yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.14 Tampilan menu program studi

Halaman ini merupakan halaman yang berisi list dari program

studi yang telah disesuaikan berdasarkan jurusan peminatan yang

terdapat pada fakultas. Pada halaman ini juga terdapat menu yang

dapat digunakan untuk menambah atau mengurangi list dari

program studi.

c) Data Mahasiswa

Berikut output tampilan data mahasiswa yang dihasilkan sistem

:

Gambar 4.15 Tampilan Tampilan menu data mahasiswa

108

Halaman ini merupakan halaman yang berisi list dari daftar

biodata diri mahasiswa. Daftar mahasiswa ini berfungsi sebagai

acuan user untuk dapat mengakses ke dalam sistem. Data awal

mahasiswa diinput oleh admin. Mahasiswa yang sudah terdaftar

atau teregistrasi dalam sistem berhak untuk dapat mengakses dan

menggunakan fitur dalam sistem.

d) Data Surat

Halaman ini merupakan inti proses dari sistem. Menu ini

digunakan untuk melihat masukan yang dikirim oleh user kepada

sistem dan pengecekan surat yang ingin diproses. Berikut output

tampilan data surat yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.16 Tampilan menu data surat admin

Dalam menu data surat ini pengguna dapat melakukan proses

pencetakan surat, identifikasian status surat serta menghapus data

masukan surat yang sudah diproses.

109

Gambar 4.17 Tampilan menu data surat keterangan

e) Data Admin

Berikut output tampilan data admin yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.18 Tampilan menu data admin

Halaman ini berisi data administrator yang memiliki hak akses

untuk menambah atau mengurangi data-data dari sistem. Admin

ini yang mengatur semua control menu dalam sistem.

110

Gambar 4.19 Tampilan menu data admin

2. Tampilan Halaman User

a) Home

Berikut output halaman utama user yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.20 Tampilan menu home user

Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali diakses

oleh user setelah berhasil melakukan proses login. Pada halaman

ini, pengguna akan ditampilkan halaman yang berisi sambutan

dan profil user. Pada halaman ini juga sudah terdapat menu-menu

pilihan sistem yang dapat diakses oleh pengguna.

111

b) Profil Mahasiswa

Halaman ini merupakan halaman yang berisi data profil user

atau mahasiswa. Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan

edit profil diri serta merubah kombinasi password awal sesuai

keinginan user. Berikut output profil mahasiswa yang dihasilkan

sistem :

Gambar 4.21 Tampilan menu profil mahasiswa

c) Surat

Berikut output halaman surat yang dihasilkan sistem :

Gambar 4.22 Tampilan menu data surat user

112

Halaman ini merupakan halaman yang berisi pilihan menu

surat. Pada halaman ini, user dapat memilih berbagai macam

menu surat sesuai kebutuhan user. Dalam halaman ini pengguna

dapat melakukan pemilihan data surat yang diinginkan dan

selanjutnya melakukan proses input data yang nantinya akan

diolah oleh admin menjadi printout surat. Dalam menu ini

pengguna juga dapat melihat status proses surat yang telah

dikirim ke sistem.

3. Tampilan Responsive

Tampilan responsive ini hanya dapat diakses oleh user yang dalam

hal ini adalah user mahasiswa dan tidak berlaku untuk admin.

Tampilan responsive diindikasikan untuk para pengguna sistem surat

menyurat yang mengakses sistem melalui media smartphone atau

mobile. Tampilan responsive ini akan mengikuti kondisi layar mobile

pengguna.

113

Berikut tampilan responsive sistem aplikasi penyuratan :

a) Tampilan home responsive

Gambar 4.23 Tampilan home user responsive

Tampilan home responsive ini adalah halaman utama saat

pengguna atau mahasiswa berhasil melakukan login pada sistem

pembuatan surat menyurat menggunakan media web browser mobile

pada device smartphone.

114

b) Tampilan profil mahasiswa responsive

Gambar 4.24 Tampilan profil mahasiswa responsive

Tampilan gambar diatas adalah tampilan data pribadi mahasiswa

dengan menggunakan media selular yang menghasilkan tampilan web

responsive.

115

c) Tampilan data surat responsive

Gambar 4.25 Tampilan data surat responsive

Tampilan gambar diatas adalah tampilan data menu pembuatan

surat menyurat yang berhasil diakses melalui media smartphone

sehingga tampilan data menu surat ini mengikuti layar device

smartphone user.

116

4.4.3. Pengujian sistem menggunakan Black Box Testing

Berikut ini merupakan hasil pengujian pada aplikasi :

1. Tampilan Login Pengguna

Tabel 4.13 Tabel pengujian login pengguna

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Input username dan

password sesuai dengan

data pengguna

Masuk ke halaman utama aplikasi

akademik pembuatan surat

sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan login aplikasi.

Gambar 4.26 Tampilan login pengguna

2. Tampilan tambah mahasiswa

Tabel 4.14 Tabel pengujian tambah mahasiswa

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih tambah

mahasiswa

Mahasiswa dapat

teregistrasi oleh sistem

sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah mahasiswa.

117

Gambar 4.27 Tampilan data mahasiswa responsive

3. Tampilan tambah prodi

Tabel 4.15 Tabel pengujian tambah prodi

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih program studi Sistem dapat

menambah data prodi

sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah prodi.

Gambar 4.28 Tampilan program studi responsive

118

4. Tampilan cetak dan update surat

Tabel 4.16 Tabel pengujian cetak dan update surat

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih cetak surat Sistem memproses data

surat untuk disimpan

dalam media storage

sukses

Memilih update status

surat

Sistem mengkonfirmasi

surat yang telah dicetak

Sukses

Memilih hapus surat Sistem akan menghapus

surat yang telah di

update dan dicetak

Sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan cetak, update dan

hapus surat.

Gambar 4.29 Tampilan data surat keterangan

119

5. Tampilan tambah admin

Tabel 4.17 Tabel pengujian tambah admin

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih input data

admin

Sistem dapat

menambah data

pengguna sebagai

admin

sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan tambah admin.

Gambar 4.30 Tampilan data admin responsive

6. Tampilan edit data mahasiswa

Tabel 4.18 Tabel pengujian edit data mahasiswa

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih edit data

mahasiswa

Mahasiswa dapat

melakukan proses

ubahdata diri pada

database

sukses

120

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan edit data mahasiswa

Gambar 4.31 Tampilan edit data mahasiswa responsive

7. Tampilan edit password

Tabel 4.19 Tabel pengujian edit password

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih edit password Mahasiswa dapat

melakukan proses ubah

password

sukses

Berikut adalah output yang dihasilkan pada tampilan edit password.

Gambar 4.32 Tampilan edit password user responsive

121

8. Tampilan data surat

Tabel 4.20 Tabel pengujian data surat

Rancangan proses Hasil yang diharapkan Hasil

Memilih data surat Mahasiswa dapat

melakukan proses input

data masukan untuk

membuat surat yang

diinginkan dan

mengirimkan pada

sistem dan selanjutnya

sistem mebgirin ke

admin

sukses

Berikut adalah output pada tampilan form surat data surat.

Gambar 4.33 Tampilan input data surat responsive

4.5. Deployment

Setelah sistem ini di presentasikan dan dicoba oleh penulis dan mahasiswa

UIN Jakarta maka dilakukan evaluasi. Evaluasi ini menggunakan metode sumatif

dengan melakukan uji coba program untuk mengetahui apakah desain dan

122

kegunaan sistem ini sudah sesuai dengan tujuan. Penulis memberikan 30

kuesioner untuk mahasiswa prodi Teknik Informatika UIN Jakarta yang

digunakan sebagai responden, untuk lebih rincinya dapat dilihat pada lampiran.

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah software atau

sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang

sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus

dilakukan pemeliharaan secara berkala.

4.5.1. Pengukuran dengan kuesioner

Pada pembuatan aplikasi ini, peneliti melakukan sebuah survei

dengan menyebarkan suatu kuesioner. Survei untuk evaluasi ini adalah

usability test dengan kuesioner yang ditujukan untuk mengevaluasi efektivitas

aplikasi yang dibuat.

Kegiatan survei dilakukan di prodi Teknik Informatika Universitas

Islam Negeri Jakarta dan kampus UIN Jakarta dengan jumlah responden yang

ditentukan oleh penulis sebanyak 30 responden.

4.5.2. Hasil Kuesioner

Dari hasil kuesioner dapat dilihat nilai dari sistem yang telah dibuat.

Ada beberapa parameter yang dinilai yaitu apakah fitur yang terdapat dalam

sistem sudah berfungsi dengan baik, apakah tampilan sistem sesuai dengan

yang diharapkan user dan apakah sistem mudah digunakan oleh user.

Total responden sebanyak 30 terdiri dari 25 orang mahasiswa prodi

TI dan 5 orang prodi lain di UIN Jakarta.

123

Tabel 4.21 Tabel responden

Responden Jumlah (orang) Total

Responden

Persentase

(%)

Mahasiswa prodi

Teknik Informatika 25 30 83%

Mahasiswa prodi

lain 5 30 17%

Gambar 4.34 Tampilan persentase responden

1) User Friendly

Tujuannya adalah untuk mengetahui tingkat kemudahan dalam

penggunaan aplikasi.

Tabel 4.22 Tabel kuesioner user friendly

User Friendly Jumlah

Penjawab

Total

Responden

Persentase

(%)

Mudah 21 30 70%

Cukup Mudah 7 30 23%

Kurang

Mudah 2 30 7%

124

Gambar 4.35 Tampilan persentase user friendly

Dari hasil diatas dapat dikatakan bahwa 70% responden mengatakan

bahwa sistem pembuatan surat ini mudah untuk digunakan

2) Fitur-Fitur Dalam Sistem

Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah fitur dalam sistem sudah

dapat berjalan.

Tabel 4.23 Tabel kuesioner fitur

Kejelasan

Informasi

Jumlah

Penjawab

Total

Responden

Persentase

(%)

Sudah baik 25 30 83%

Cukup 5 30 17%

Belum 0 30 0%

125

Gambar 4.36 Tampilan kuesioner kegunaan fitur dalam sistem

Berdasarkan hasil kuesioner tersebut dapat diketahui bahwa fitur

sistem pembuatan surat sudah berjalan dengan baik. Artinya

kebutuhan user akan fitur dalam sistem telah terpenuhi.

3) Tampilan Sistem

Tujuannya adalah untuk mengetahui tampilan sistem pembuatan

surat mahasiswa.

Tabel 4.24 Tabel kuesioner tampilan sistem

Pemilihan Warna

dalam Aplikasi

Jumlah

Penjawab

Total

Responden

Persentase

(%)

Menarik 20 30 67%

Cukup Menarik 8 30 27%

Kurang Menarik 2 30 7%

126

Gambar 4.37 Kuesioner tampilan sistem

Berdasarkan hasik kuesioner, tampilan sistem pembuatan surat sudah

cukup menarik bagi responden. Sehingga tampilan sistem pemuatan

surat ini sudah cukup memuaskan.

126

BAB V

PENUTUP

Pada bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan penulis

serta saran-saran yang bermanfaat bagi pengembang aplikais selanjutnya.

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat penulis ambil dari penelitian ini adalah :

1. Sistem aplikasi pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah telah berjalan dengan maksimal.

2. Sistem aplikasi pembuatan surat pada Prodi Teknik Informatika

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah telah support dengan tampilan responsive yang

memudahkan pengguna dalam mengaksesnya.

3. Hasil dari perancangan sistem pembuatan surat pada Prodi Teknik

Informatika Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri

Syarif Hidayatullah ini telah dilakukan sampai tahap implementasi

melalui proses penyebaran kuesioner hasil dan hasil dari pengujian ini

telah berjalan dengan baik.

127

5.2 Saran

Saran yang penulis berikan untuk pengembangan lebih lanjut adalah :

1. Diharapkan modul aplikasi ini dapat digunakan kedalam sistem

akademik yang sudah ada saat ini.

2. Diharapkan modul aplikasi ini bisa dikembangkan dengan kebutuhan

mahasiswa sesuai penyediaan surat yang lebih lengkap saat ini

3. Diharapkan modul sistem aplikasi ini tidak hanya berlaku untuk

pembuatan surat menyurat saja.

4. Diharapkan modul sistem aplikasi ini dapat berlaku untuk seluruh

prodi dan fakultas di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah

Jakarta.

5. Diharapkan hasil surat pada sistem aplikasi ini dapat support pada

format PDF.

6. Ada baiknya bila sebelum implementasi sistem dilakukan dahulu uji

coba dan training yang memadai.

7. Keamanan sistem harus selalu diutamakan.

8. Diharapkan sistem ini selanjutnya dapat terintegrasi ke AIS (Academy

Information System).

9. Diharapkan sistem selanjutnya dapat dikembangan dengan lebih

efektif dan efisien tanpa mengharuskan mahasiswa datang kekampus

untuk dapat memperoleh surat yang mereka butuhkan dalam proses

perkuliahan

128

DAFTAR PUSTAKA

Bin Ladjamudin, al-bahra, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta :

Graham Ilmu, 2005.

Bin ladjamudin, al-bahra, Konsep Sistem Basis Data dan Implementasinya,

Yogyakarta : Graham Ilmu, 2005.

Brusco, J.M, Using Smartphone Application in Perioperative Practice. AORN

Journal Vol.92/5, 503-508, 2010.

Fathansyah , Basis Data, Bandung : Informatika, 2002.

Haris, Miftah. Sistem Informasi Manajemen Persuratan Mahasiswa Berbasis Web

Menggunakan Zk Framework (Studi Kasus: Akademik Fakultas Psikologi

Uin Syarif Hidayatullah Jakarta). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah.

2014.

Hariyanto, Bambang, Sistem Manajemen Basis Data. Informatika. Bandung.

2004.

Hartanto, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta : Cv Andi

offset, 1999.

Hartanto, Jogiyanto, Metodologi Penelitian Sistem Informasi, Yogyakarta : Cv

andi offset ,2008.

Kadir, Abdul, Pemrograman WEB Mencakup: HTML, CSS, JavaScript & PHP,

Yogyakarta : Andi, 2003.

Kadir, Abdul, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi, 2003.

129

Kurniawan, Hendra. Pengembangan Sistem Manajemen Reservasi Ruangan

Online Dengan ZK Ajax Framework (Studi Kasus: PT. Layang-Layang

Business Center). Jakarta: Skripsi UIN Syarif Hidayatullah. 2011.

Kustiyahningsih, Yeni, Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan

PHP dan MySQL, Bangkalan, 2010

Pressman, Roger S, Software Engineering: A Practitioner_s Approach. Sixth

Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc., New York. 2005.

Pressman, Roger S. Rekayasa Perangakat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku

Satu). Yogyakarta: Penerbit ANDI. 2002

Rahman, Fauzi. Rancang Bangun Sistem Repository Surat Keputusan (SK)

Dengan Memanfaatkan ZKoss Framework (Studi Kasus: Sub Bagian

Organisasi Tata Laksana dan Perundang-Undangan Universitas Islam

Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta). Jakarta: Skripsi UIN Syarif

Hidayatullah. 2011.

Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi

Pertama. Jakarta: Balai Pustaka. 1998.

Valade. J, PHP 5 For Dummies. Wiley Publishing. Indiana. 2004.

Wahyuni, Tri, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Data Siswa Pada Mts

Sunan Kalijaga Boyolali Naskah Publikasi. Yogyakarta. 2012.